Managementrapportage
Medio maart tot en met april 2013
Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden medio maart t/m april 2013.
Algemeen Fusie Anne Frank Burghtweijt
De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) van Tabijn en de medezeggenschapsraden van de Anne Frankschool en de Burghtweijt hebben ingestemd met de fusie-effectrapportage en met het voorgenomen fusiebesluit van het CvB. Ook de gemeente Heemskerk heeft een positief advies uitgebracht m.b.t. de voorgenomen fusie van beide basisscholen. Op grond hiervan heeft het CvB het definitieve fusiebesluit genomen. Beide basisscholen fuseren per 1 augustus 2013. De naam van de fusieschool wordt/blijft: Anne Frankschool. Het gebouw van de Burghtweijt zal nog enige jaren in bezit van Tabijn blijven voor medegebruik door de Anne Frankschool (als nevenvestiging). Het leegstaande gedeelte van de school wordt verhuurd aan de Professor Van Gilseschool (speciaal onderwijs). Na de fusie bedraagt het aantal scholen binnen Tabijn 25.
Buitenschoolse Opvang (BSO)
Alle BSO’s die door Tabijn in eigen beheer zijn opgezet zijn met ingang van 1 april 2013 aangesloten bij de landelijke klachtencommissie kinderopvang. Dat geldt ook voor de ouderverenigingen van de BSO’s. Voortaan wordt de klachtenregeling kinderopvang gehanteerd.
Mogelijke samenwerking met de Vrije Universiteit
Er heeft een oriënterend gesprek plaatsgevonden met Prof. Jelle Jolles, hoogleraar onderwijskundige neuropsychologie van de VU om te bekijken in hoeverre Tabijn en de VU kunnen samenwerken. De heer Jolles is deskundige op het terrein van brein en leren. In mei vindt een vervolggesprek plaats.
Tijdelijke en vaste benoemingen
Aangezien de regio waar Tabijn haar scholen heeft staan de komende jaren te maken heeft met krimpende leerlingenaantallen, is het voor Tabijn financieel van belang dat zij haar flexibele schil van personeel scherp bewaakt. Dit betekent dat in het geval van flexpoolers met een tijdelijke contract, dit contract bij vervangende werkzaamheden op scholen, niet per definitie bij een voldoende beoordeling wordt verlengd of in een vast contract wordt omgezet. In het schooljaar 2012/2013 is het verlengen van contracten of het omzetten naar een vast contract bepaald in overleg met de algemene directie, de directeuren van de scholen, de sector administratie en de sector HRM. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een voorstel aan het CvB en heeft het CvB besloten om het contract van 7 fte leerkrachten om te zetten van tijdelijke dienst naar vaste dienst. Ook in het schooljaar 2013-2014 zal deze werkwijze worden gehanteerd.
Bijzondere bekostiging professionalisering schoolleiding
Het kabinet trekt extra geld uit voor professionalisering van schoolleiders in het primair onderwijs, voor zowel directeuren als adjunct-directeuren. Ieder directielid heeft met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013 recht op € 2.000,per jaar voor professionalisering. Het zijn geen geoormerkte middelen en het budget mag ook gedurende drie jaar opgespaard worden. Als de middelen niet
gebruikt worden, zullen de middelen aan de exploitatie van de school worden toegevoegd. Deze middelen zouden ook (deels) bovenschools ingezet kunnen worden bij het strategisch beleidsplan of het MD-traject. Besloten is om met de directeuren en adjunct-directeuren te overleggen hoe deze middelen besteed gaan worden.
Organisatie Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 23 april 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de evaluatie van het functioneren van het CvB en de evaluatie van het eigen functioneren (van de RvT); de verzuimcijfers Tabijn 2012, de financiële meerjarenprognose van Tabijn en de concepttekst van het jaarverslag van de RvT 2012.
GMR
De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 18 april 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de zorgplannen van de samenwerkingsverbanden WSNS (de GMR stemde in met beide zorgplannen); de voorgenomen fusie Anne Frankschool – Burghtweijt (de GMR stemde in); het jaarverslag van de GMR 2011-2012.
Directeurenberaad
Het directeurenberaad kwam bijeen op 8 april en 25 april 2013. De bijeenkomst van 25 april was een themabijeenkomst over de krimp van de leerlingenaantallen en de gevolgen die deze heeft voor de Tabijnscholen. Met name de daling van de leerlingenaantallen van de Alkmaarse Tabijnscholen is (als bijzondere casus) uitgebreid besproken. De bijeenkomst van 8 april 2013 was een reguliere vergadering van het directeurenberaad. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het taakbeleid en de werktijdenregeling; ouderbetrokkenheid en ouderparticipatie. Het laatste onderwerp werd besproken na een presentatie door een externe adviseur, Peter de Vries van CPS.
Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomst intern begeleiders
Op 18 april zijn de intern begeleiders bij elkaar gekomen. Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden, Halen en Brengen en het werken in intervisiegroepen is plenair een casus besproken, die betrekking had op een groep, waarin problemen waren met het gedrag van de kinderen.
Netwerken leerkrachten
Op 24 april kwamen de leerkrachten van de groepen 5 en 6 en op 29 mei kwamen de leerkrachten van de groepen 3 en 4 bij elkaar voor een netwerkbijeenkomst. Het onderwerp was voor beide netwerken dezelfde: gedifferentieerd werken. Beide bijeenkomsten zijn goed bezocht. De waardering was minder positief. Volgens de deelnemers is er te weinig aandacht besteed aan ‘good practice’ en het inhoudelijke uitwisselen met elkaar. De volgende keren wordt hier meer aandacht aan besteed.
Bijeenkomst rugzakbegeleiders
Op 24 april zijn voor het eerst 16 collega’s die leerlingen met een rugzak begeleiden op de Tabijnscholen bijeengekomen. De bijeenkomst was een initiatief van Janny Hollenberg (Cunera) en Thea Smakman (Molenhoek). Na de kennismaking met elkaar zijn kennis, praktische ideeën en materialen onder elkaar uitgewisseld. De bijeenkomst was geslaagd in zijn opzet. Meteen is er afgesproken om in het nieuwe schooljaar een volgende bijeenkomst te organiseren.
Personeel Uitgangspunten minimale arbeidstijd
Door de sector HRM en bestuursondersteuning is bekeken of er binnen Tabijn afspraken gemaakt konden worden over de minimale arbeidstijd (WTF) voor medewerkers binnen Tabijn. Aanleiding om dit te onderzoeken was dat er door directeuren van scholen werd aangegeven problemen te ervaren in het rond krijgen van de roosters, zonder dat er meer dan twee leerkrachten voor een groep kwamen te staan. Om voor scholen de flexibiliteit te behouden is er voor gekozen om geen beleid te schrijven, maar met elkaar uitgangspunten te formuleren die richting geven aan directeuren en medewerkers. Deze uitgangspunten houden in: Niet meer dan twee leerkrachten voor de groep mogen staan op structurele basis. Een minimale 0,5 WTF is de basisafspraak. Als de arbeidsduur leidt tot zwaarwegende onderwijskundige of organisatorische problemen wordt er, altijd in overleg, gezocht naar (tijdelijke) mogelijkheden elders in de organisatie, bijvoorbeeld in de flexpool. Deze uitgangspunten zijn besproken in het directeurenberaad, geaccordeerd in de vergadering van het CvB en gecommuniceerd in de Tabijn Nieuwsbrief. Naar aanleiding van deze uitgangspunten heeft de sector HRM en Bestuursondersteuning jurisprudentie besproken in het directeurenberaad om met elkaar de kaders te verduidelijken.
Presentatie werkgroep Taakbeleid Personeelsraad
De werkgroep Taakbeleid was door de Personeelsraad uitgenodigd om een presentatie te verzorgen met als thema het Taakbeleid. De werkgroep heeft gekozen voor een interactieve werkvorm ‘de carrousel’, met als procesbegeleider de sectormanager HRM. Er werd gewerkt met drie groepen die rouleerde over de voorzitters van de thema’s. Elk thema had als voorzitter een directeur uit de werkgroep die het gesprek met de leden van de Personeelsraad voerde. De tafels hadden de volgende thema’s: Stellingen n.a.v. het Taakbeleid Het invullen van het Taakbeleid formulier Zijn er Tabijn-breed afspraken te maken over de verdeling van uren over de taken (verschillen kleine/grote scholen) Na de carrousel zijn de resultaten plenair door groepen gepresenteerd en besproken.
Werkgroep Werk en gezondheid
De werkgroep werk en gezondheid heeft in een bijeenkomst verschillende aanbieders uitgenodigd om een nieuw bureau te selecteren voor de trainingen hartcoherentie. Eén bureau is uitgenodigd om een offerte op te stellen. Deze offerte wordt besproken in de werkgroep.
De werkgroep gesprekkencyclus
Het projectplan van de werkgroep gesprekkencyclus is geaccordeerd door het CvB. Momenteel vinden er in de organisatie gesprekken plaats met directeuren om een programma van eisen vast te stellen voor vernieuwingen in de gesprekkencyclus. Naast deze gesprekken worden ook HRM-ontwikkelingen en – vernieuwingen op het gebied van het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken in het programma van eisen meegenomen.
ICT Heliomare
Na 2 maanden proef is besloten Luuk Beentjes een aanstelling te geven voor 24 uur voor maximaal 3 jaar.
Ecabo
Tabijn is wederom door ECABO voor 4 jaar gecertificeerd om mbo ICT-studenten op te leiden.
Project “Tabijn wil gaan”
In april zijn de voorbereidende werkzaamheden met DiVa, onze partner, gestart, voor de migratie naar Microsoft Azure en Office 365. Deze migratie hopen we midden juli voor het grootste deel afgerond te hebben. Naast dat het een technische verbetering is, levert het op termijn ook een flinke geldbesparing op.
Migratie Exact /Synergy
Op het bestuursbureau zijn Exact en Synergy van de ASP naar de Enterprise versie omgezet door Brainsquare.
PC’s vervangen/servers verder gevirtualiseerd
Alle werkplekken op het bureau zijn voorzien van nieuwe computers met windows 7 64 bit als besturingssysteem. Tevens is de virtualisatie van de servers verder doorgevoerd op het platform van Windows 2008 r2.
Atrium
De vijfde school van Atrium is voorzien van nieuwe computers en de server is vernieuwd. Op één school na zijn alle scholen van Atrium voorzien van nieuwe apparatuur. Voor de zomervakantie zal ook de laatste school aangepakt worden.
Internationalisering
Er is contact gelegd met VPCO op Curaçao in het kader van een toekomstige samenwerking tussen leerlingen van Tabijn en VCPO.
Financieel beleid e Financieel verslag 1 kwartaal 2013
Huisvesting De Bareel
Prinsenhof 2
Het resultaat t/m maart is bijna € 100.000,- positiever dan begroot. In de loop van het jaar, als de kosten voor het onderwijsleerpakket afgeschreven worden, zal dat weer rechtgetrokken worden. De prognose voor heel 2013 komt uit op € 861.000 (begroot: € 880.000). Enkele scholen hebben meer uitgegeven aan loonkosten dan begroot is. Daarover zullen gesprekken met de directeur plaatsvinden. Afspraak is dat de komende jaren de tekorten op de exploitatie geleidelijk gereduceerd worden tot 0. Vanaf 2016 wil Tabijn een sluitende begroting presenteren.
De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semi-permanente gebouw (Het Blok) moet worden omgezet naar een definitieve omgevingsvergunning per 1 juli 2014. Het gebouw zal moeten worden aangepast aan welstandseisen en de eisen van het Bouwbesluit. Samen met gemeente en leverancier wordt gekeken hoe dit mogelijk wordt. De bouw van de twee scholen aan de Amstelstraat in Alkmaar is medio oktober 2012 gestart. Naast de nieuwbouw van de Prinsenhof wordt ook de nieuwbouw van een VSO school voor Helioskoop gerealiseerd. Eind april is officieel de eerste steen gelegd. Het nieuwe gebouw voor Prinsenhof 2 wordt juli 2013 opgeleverd. De bouw ligt op schema, Tabijn ontvangt in week 29 de sleutels van het nieuwe gebouw. De werkzaamheden tot de ingebruikname op 12 augustus worden ingepland.
Burghtweijt
Volgend schooljaar zal een gedeelte van het gebouw van de Burghtweijt worden verhuurd aan de Professor van Gilseschool en de Stichting NSDSK. De Professor van Gilseschool is een school voor speciaal onderwijs. Op de school zitten slechthorende kinderen en kinderen met ernstige spraak/taalmoeilijkheden. De NSDSK biedt zorg, advies en begeleiding bij gehoormoeilijkheden en bij spraaken taalontwikkelingsmoeilijkheden. De partijen hebben in onderling overleg bepaald welke ruimten een ieder gaat gebruiken. De gemeente heeft haar goedkeuring aan het medegebruik en verhuur gegeven. Een plan voor kleine aanpassingen aan het gebouw zal worden verwezenlijkt.
