1e Managementrapportage 2014
Versienummer: 2.0 Datum: 22 mei 2014
Inhoudsopgave 1
Inleiding ..................................................................................................................... 4
2
Financiële samenvatting ............................................................................................. 5
3
Programma Milieu ...................................................................................................... 8
4
Programma Bouw- en Woningtoezicht ...................................................................... 11
5
Bedrijfsvoering ......................................................................................................... 14
6
Reserves, voorzieningen en investeringen ................................................................. 20
7
Resultaat vóór en ná bestemming ............................................................................. 23
8
Vaststelling 1e Managementrapportage 2014 ............................................................ 24
Bijlage: Bruto begroting ................................................................................................... 25
-Holland
3 van 25
1
1.1
Inleiding Inleiding
Bij het opstellen van de eerste Managementrapportage van de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) zitten de eerste vier maanden van 2014 er al weer op. Een periode waarin heel wat gebeurd is. Per 1 januari 2014 is de BWT-afdeling uitgebreid door de komst van Zuidplas en Waddinxveen. Daarnaast wordt er van uitgegaan dat de nieuwe fusiegemeente Alphen aan den Rijn per 1 januari 2015 haar milieutaken overdraagt aan de ODMH, hetgeen in 2014 de nodige voorbereidingen vergt. Ook gebeurt er van alles op het gebied van huisvesting. Zo wordt de overname van het eigendom van het pand aan de Thorbeckelaan van het ISMH voorbereid. Dit geldt eveneens voor de volgende fases van de verbouwing van het pand. Tot slot wordt vermeld dat ook de afronding van de eerste verbouwingsfase plaatsgevonden heeft in de eerste maanden van dit jaar. De financiële gevolgen van de ontwikkelingen zijn divers. Door de uitbreidingen treden schaalvoordelen op. Deze maken de bezuinigingsoperatie die de ODMH tot en met 2015 uitvoert, mogelijk. Binnen drie jaar voltrekt zich een doelmatigheidsoperatie die verdisconteerd wordt in de bijdrage van de afzonderlijke deelnemers. De overname en de verbouwing van het pand mogen op de lange termijn niet tot hogere lasten leiden. De kosten ervan vervangen de huur, die nu betaald wordt voor zowel het hoofdgebouw als de dependance. Na de verbouwing zal het gebruik van de dependance niet meer nodig zijn en kan de huur dus stopgezet worden. Naast financiële gegevens bevat deze managementrapportage ook de productiecijfers over de eerste vier maanden. Nieuw is de vermelding van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). In deze rapportage wordt een selectie van de KPI’s weergegeven. Gekozen is voor de prestatie-indicatoren die relevant zijn voor de deelnemende organisaties en die iets over de kwaliteit van de geleverde diensten vertellen. De huidige prognose voor het jaar 2014 bedraagt € 130.000 positief.
1.2
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt de prognose van de ODMH voor het jaar 2014 beschreven. Hier zijn ook de uitgangspunten voor deze prognose benoemd. Hoofdstuk 3, 4 en 5 bevatten informatie over respectievelijk het programma Milieu, het programma Bouw- en Woningtoezicht en over Bedrijfsvoering. Hoofdstuk 6 geeft de actuele zaken weer van de reserves, het weerstandsvermogen en de investeringskredieten. Uiteindelijk komt alle informatie samen in hoofdstuk 7. Hier wordt het verwachte resultaat over het jaar 2014 weergegeven. De vaststelling van deze managementrapportage en de bijbehorende begrotingswijziging zijn opgenomen in hoofdstuk 8. Het document eindigt met drie bijlagen, waarin de concrete begrotingswijzigingen worden weergegeven.
-Holland
4 van 25
2
Financiële samenvatting
Onderstaande prognose voor het lopende boekjaar is gebaseerd op de begroting 2014, op de ontwikkelingen die plaatsvinden in 2014 en op de eerste realisatiecijfers. Deze prognose toont een voordelig resultaat van € 130.000. Voorgesteld wordt om de begroting voor het jaar 2014 aan te passen aan deze prognose en deze managementrapportage dus als begrotingswijziging aan te merken.
2.1
Uitgangspunten
Op 27 juni 2013 is de meerjaren programmabegroting 2014 – 2017 van de ODMH vastgesteld. Op basis van de realisatiecijfers van de periode januari tot en met april en de jaarrekening 2013 wordt in deze managementrapportage een eerste prognose voor 2014 afgegeven. Rekening is gehouden met de overdracht van taken door de provincies aan de gemeenten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) bij provinciale inrichtingen. Dit leidt echter niet tot een begrotingswijziging, omdat de totale bijdrage voor deze taken ongewijzigd blijft. e
In deze 1 managementrapportage is ook de overplaatsing van Bureau Leerlingzaken naar de gemeente Gouda per 1 augustus 2014 verwerkt. Hierdoor vervalt een deel van de dekking van de overhead. De investering als gevolg van de overname van het pand aan de Thorbeckelaan is nog pro memorie e meegenomen. De verwachting is dat hierover meer duidelijkheid gegeven kan worden in de 2 managementrapportage van dit jaar. Overigens zal de overname van het pand niet tot extra lasten leiden. De exploitatie- en kapitaallasten van het pand zullen gelijk zijn aan de huurlasten, die momenteel aan het ISMH betaald worden.
2.2
Gewijzigde begroting
De hierna getoonde prognose is een netto begroting. Dit betekent dat slechts de externe geldstromen gepresenteerd worden. Interne doorberekeningen zijn hierin niet meegenomen. Voor de bruto begroting wordt verwezen naar de bijlage van dit document.
-Holland
5 van 25
Begroting 2014
Bouw- en Woningtoezicht
Milieu
Bedrijfsvoering
Totaal
Baten Contractuele bijdragen Overige bijdragen Projectbaten Doorberekende Bijdragen Onttrekking reserves
-9.188.489
-4.776.769
-314.692
-47.290
-37.248
-564.417
-14.279.950 -648.955
-928.646
-194.228
0
-1.122.874
-1.074.473
-210.187
-448.650
-1.733.310
-72.812
0
0
-72.812
-11.311.709
-5.218.432
-1.327.759
-17.857.900
7.564.676
3.325.209
2.085.198
12.975.082
Bijkomende Personeelskosten
285.193
95.275
127.949
508.417
Apparaatskosten
578.838
0
2.341.154
2.919.992
Directe productkosten
192.234
1.000
0
193.234
Doorberekende kosten
0
0
0
0
928.646
194.228
0
1.122.874
8.302
0
0
8.302
9.557.889
3.615.712
4.554.300
17.727.901
-1.753.821
-1.602.720
3.226.541
-130.000
Totaal Baten Lasten Personeelskosten
Projectlasten Dotatie reserves Totaal lasten Saldo baten en lasten
In dit overzicht zijn de opbrengsten met een minteken weergegeven.
Voor een toelichting op de kostensoorten wordt verwezen naar het hoofdstuk 2.3.
2.3
Toelichting kosten- en opbrengstensoorten
In de tabellen van hoofdstuk 2.2 en ook in latere hoofdstukken en bijlagen worden de baten en lasten weergegeven in diverse kosten- en opbrengstensoorten. Hierna volgt per soort een korte uiteenzetting van de kosten en opbrengsten, die onder deze posten verantwoord worden. Baten: - Contractuele bijdragen: Contractuele bijdragen conform de jaarprogramma’s, de lumpsumvergoeding van de Provincie en de vergoedingen voor de Bouw- en Woningtoezichttaken van de gemeenten Bodegraven Reeuwijk, Gouda, Zuidplas en Waddinxveen; - Overige bijdragen: Overige inkomsten en interne financieringsbaten; - Projectbaten: Projectopbrengsten, deze maken in het algemeen geen onderdeel uit van het exploitatieresultaat; - Doorberekende bijdragen: Bijdragen in de kosten van onder andere de provincie (werkbudgetten), de RDOG en het ISMH; - Onttrekking reserves: Bijdragen in de exploitatie vanuit de reserves. Lasten: - Personeelskosten: Salarislasten van personeel van de ODMH, inclusief ingehuurd personeel; - Bijkomende personeelskosten: Kosten ten behoeve van het personeel, zoals reiskosten en scholingskosten; - Apparaatskosten: Diverse kosten, zoals leaseauto’s en kapitaallasten;
-Holland
6 van 25
-
Directe productkosten: Algemene kosten en concernfaciliteiten; Doorberekende kosten: Interne doorbelasting van kosten (overhead); Projectlasten: Projectlasten, deze maken in het algemeen geen onderdeel uit van het exploitatieresultaat; Dotatie reserves: Bijdragen vanuit de exploitatie aan de reserves.
-Holland
7 van 25
3
Programma Milieu
De Omgevingsdienst Midden-Holland is de dienst die in Midden-Holland in opdracht van de gemeenten in de regio en de provincie Zuid-Holland taken uitvoert op het gebied van de fysieke leefomgeving. De omgevingsdienst is uitvoerder van de wettelijke milieutaken, vergunningverlening en handhaving van bedrijven en de controle en toetsing van specialistische milieu- en veiligheidsaspecten. Daarnaast geeft zij specialistisch milieuadvies, beoordeelt en begeleidt zij projecten. De omgevingsdienst werkt aan een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving en wil daarbij de rechterhand zijn van de deelnemende partijen.
3.1
Productie
De voortgang van de productie kan als volgt worden weergegeven: Organisatie Bergambacht Bodegraven Reeuwijk Boskoop Gouda Nederlek Ouderkerk Schoonhoven Vlist Waddinxveen Zuidplas Provincie ZH Eindtotaal Organisatie Bergambacht Bodegraven Reeuwijk Boskoop Gouda Nederlek Ouderkerk Schoonhoven Vlist Waddinxveen Zuidplas Provincie ZH Eindtotaal
Omgevingsdienst Totaal Milieu geleverd begroot percentage 1.293 3.289 39,3% 4.012 12.304 32,6% 1.334 4.361 30,6% 5.031 14.310 35,2% 1.444 3.924 36,8% 752 3.027 24,8% 875 2.888 30,3% 1.028 3.768 27,3% 2.350 8.134 28,9% 3.466 13.743 25,2% 9.712 33.635 28,9% 31.297 103.383 30,3%
JEV 108,8% 95,4% 89,4% 92,2% 96,0% 90,0% 106,5% 100,0% 92,0% 89,2% 94,8%
Toezicht en Handhaving geleverd begroot percentage 323 1.163 27,8% 1.245 3.825 32,5% 655 1.605 40,8% 1.749 3.744 46,7% 695 1.269 54,8% 298 1.065 28,0% 138 741 18,6% 304 1.609 18,9% 886 2.856 31,0% 1.021 4.733 21,6% 3.687 13.448 27,4% 11.001 36.058 30,5%
JEV 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 80,0%
Vergunningverlening geleverd begroot percentage 302 450 67,1% 320 1.330 24,1% 25 300 8,3% 166 1.184 14,0% 110 650 16,9% 34 503 6,8% 18 168 10,7% 102 646 15,8% 129 750 17,2% 201 1.325 15,2% 999 3.216 31,1% 2.406 10.522 22,9%
JEV 201,3% 72,2% 70,0% 42,1% 70,0% 70,0% 90,0% 70,0% 100,0% 60,0% 93,2%
Bodem en Archeologie geleverd begroot percentage 249 613 40,6% 636 1.667 38,2% 216 487 44,4% 532 1.886 28,2% 255 540 47,2% 118 511 23,1% 276 506 54,5% 213 412 51,7% 264 834 31,7% 460 1.379 33,4% 2.562 9.161 28,0% 5.781 17.996 32,1%
JEV 120,0% 110,0% 120,0% 100,0% 140,0% 80,0% 150,0% 140,0% 105,0% 100,0% 90,0%
Geluid, Lucht en EV geleverd begroot percentage 106 133 79,7% 428 1.273 33,6% 102 368 27,7% 543 1.990 27,3% 58 256 22,7% 88 229 38,4% 105 329 31,9% 84 190 44,2% 264 645 40,9% 355 1.246 28,5% 102 307 33,2% 2.235 6.966 32,1%
JEV 115,0% 100,0% 95,0% 100,0% 100,0% 100,0% 95,0% 100,0% 100,0% 95,0% 100,0%
ROM en Duurzaamheid geleverd begroot percentage 169 492 34,3% 919 2.750 33,4% 128 583 22,0% 1.109 2.595 42,7% 125 489 25,6% 94 359 26,2% 168 626 26,8% 184 485 37,9% 456 1.901 24,0% 857 3.225 26,6% 703 1.678 41,9% 4.912 15.183 32,4%
JEV 100,0% 95,0% 90,0% 115,0% 82,0% 90,0% 85,0% 110,0% 85,0% 95,0% 120,0%
Algemeen begroot percentage 438 32,9% 1.459 31,7% 1.018 20,4% 2.911 32,0% 720 27,9% 360 33,3% 518 32,8% 426 33,1% 1.148 30,7% 1.835 31,2% 5.825 28,5% 16.658 29,8%
JEV 98,6% 95,2% 61,3% 96,0% 83,8% 100,0% 98,5% 99,3% 92,0% 93,5% 85,4%
Organisatie Bergambacht Bodegraven Reeuwijk Boskoop Gouda Nederlek Ouderkerk Schoonhoven Vlist Waddinxveen Zuidplas Provincie ZH Eindtotaal
geleverd 144 463 208 932 201 120 170 141 352 572 1.659 4.962
JEV: Jaareindeverw achting
Toelichting In de bovenstaande tabel is de productie van milieu na de eerste vier maanden in beeld gebracht. Na vier maanden is het rekenkundig gemiddelde 33,3%. De productie Milieu ligt over het algemeen op schema. Opgemerkt moet worden dat de uren die besteed worden aan de vvgb-taken wél worden geleverd, maar nog niet zijn opgenomen in de begroting. De begrote aantallen zullen aangepast
-Holland
8 van 25
worden na akkoord van alle deelnemende gemeenten over de financiële afwikkeling van de vvgbgelden. De productiepercentages van het team Vergunningen en het team Toezicht en Handhaving zullen daardoor iets lager uitkomen.
3.2
Kritische Prestatie Indicatoren
Na vier maanden ziet het resultaat van de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) er als volgt uit: Expertise 90% van de ontvangen taken wordt binnen de afgesproken termijn uitgevoerd 90% van uitgaande adviezen geschiedt binnen geldende termijnen Aandeel gerealiseerde producten RO.01 binnen termijn is minimaal 90% Per schooljaar worden in totaal 180 lessen verzorgd via leszolderaanbod, weerlesaanbod en koekaas projectaanbod Bedrijven Hercontroles binnen 3 weken na verstrijken termijn uitgevoerd 90% van de procedures binnen de termijn afgehandeld 85% van de 8.40 meldingen binnen 3 weken beoordeeld 90% van de helpdeskvragen zijn binnen 5 werkdagen beantwoord
Status
K J K J Status
K J J J
4MR 85%
8MR
12MR
8MR
12MR
90% 83% 93% 4MR 78% 90% 85% 95%
legenda
J Doelstelling gehaald – voortgang in lijn met doelstelling K Doelstelling net niet gehaald – voortgang net onder lijn doelstelling L Doelstelling niet gehaald – voortgang niet in lijn met doelstelling – Actie nodig Toelichting In verband met de overgang naar een nieuw automatiseringssysteem is het op dit moment niet mogelijk alle rapportages op te vragen. Sommige percentages zijn daarom inschattingen van de verantwoordelijk leidinggevende, op basis van alle beschikbare informatie. Mede naar aanleiding van diezelfde overgang worden de doelstellingen niet allemaal volledig gehaald. Gedurende de rest van 2014 zal hier extra aandacht aan geschonken worden.
3.3
Financiële mutaties
Ten aanzien van de programmabegroting voor het programma Milieu zijn de volgende voor- en nadelen te melden: Milieu e
Mutaties 1 Managementrapportage Personeelskosten Bijkomende personeelskosten Apparaatskosten Directe Productkosten Contractuele bijdragen Overige bijdragen Doorberekende bijdragen Totaal
2014 bedragen x € 1.000,incidenteel structureel -148 27 N 191 N 121 2 -279 1 -64 V 154 N -303
-Holland
V N N V N V
9 van 25
Toelichting (Bijkomende) Personeelskosten De prognose omtrent de personeelslasten ziet er voor 2014 gunstig uit. De formatie van Milieu daalt licht. Vacatures bij de afdeling Bouw- en Woningtoezicht worden grotendeels ingevuld door werknemers die eerst voor Milieu werkzaam waren. Dit leidt wel tot incidentele extra kosten in de vorm van studiekosten. Toelichting Apparaatskosten De stijging van de apparaatskosten wordt voor een groot deel veroorzaakt door de verbouwing van het Midden-Hollandhuis. Hiermee was in de programmabegroting nog onvoldoende rekening gehouden. Een deel van deze lasten is structureel in de vorm van terugkerende kapitaallasten. Verder wordt de stijging veroorzaakt door de aanschaf van een juridisch abonnement en door het vertrek van Bureau Leerlingzaken bij het ISMH. Hierdoor valt een deel van de dekking van de afdeling Bedrijfsvoering en van Huisvesting weg. Met het ISMH wordt nog overleg gepleegd over de hoogte van de vergoeding voor deze frictiekosten. Toelichting Contractuele bijdragen De contractuele bijdragen voor het programma Milieu zijn organisatiebreed nauwelijks gewijzigd ten opzichte van de raming in de programmabegroting 2014. Wel heeft er een interne wijziging plaatsgevonden over de verdeling van de bijdragen over de afdelingen Milieu en Bedrijfsvoering. Het voordeel bij Milieu is daarom ongeveer gelijk aan het nadeel bij de afdeling Bedrijfsvoering. Toelichting Doorberekende bijdragen In 2014 worden extra opbrengsten gerealiseerd door detachering van personeelsleden voor tijdelijke, externe opdrachten. Dit zijn incidentele inkomsten.
-Holland
10 van 25
4
Programma Bouw- en Woningtoezicht
De Omgevingsdienst Midden-Holland is de dienst die in Midden-Holland in opdracht van de gemeenten Bodegraven Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen, Zuidplas en de provincie Zuid-Holland taken uitvoert op het gebied van Bouw- en Woningtoezicht (BWT). De omgevingsdienst is uitvoerder van de wettelijke BWT-taken, vergunningverlening, toezicht en handhaving van burgers en bedrijven. De omgevingsdienst werkt aan een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving en wil daarbij de rechterhand zijn van de deelnemende partijen.
4.1
Productie
De voortgang van de productie kan als volgt worden weergegeven: Gemeente Bodegraven Reeuwijk Gouda Waddinxveen Zuidplas Eindtotaal Gemeente Bodegraven Reeuwijk Gouda Waddinxveen Zuidplas Eindtotaal
ODMH Totaal BWT Diversen BWT Handhaving BWT geleverd begroot percentage geleverd begroot percentage geleverd begroot percentage 5.256 15.719 33,4% 570 2.207 25,8% 988 1.465 67,4% 6.145 16.320 37,7% 1.008 2.241 45,0% 715 1.870 38,2% 1.856 6.938 26,8% 441 1.309 33,7% 465 970 47,9% 5.318 17.717 30,0% 847 2.005 42,2% 974 3.186 30,6% 18.575 56.694 32,8% 2.866 7.762 36,9% 3.142 7.491 41,9% Juridische aspecten BWT Toezicht BWT Vergunningverlening BWT geleverd begroot percentage geleverd begroot percentage geleverd begroot percentage 1.019 2.071 49,2% 1.143 4.407 25,9% 1.536 5.569 27,6% 347 1.342 25,9% 1.983 5.448 36,4% 2.091 5.419 38,6% 87 550 15,8% 449 1.904 23,6% 415 2.205 18,8% 670 5.124 13,1% 1.485 3.794 39,1% 1.342 3.608 37,2% 2.123 9.087 23,4% 5.060 15.553 32,5% 5.384 16.801 32,0%
Toelichting In de bovenstaande tabel is de productie van BWT na de eerste vier maanden in beeld gebracht. Opgemerkt moet worden dat de cijfers bij het opstellen van deze managementrapportage nog niet volledig definitief zijn, maar wel een goede indicatie vormen. Na vier maanden is het rekenkundig gemiddelde 33,3%. De productiecijfers zijn positief. Duidelijk is dat de productie van de gemeenten die sinds 1 januari 2014 hun taken hebben overgedragen wat is achtergebleven ten opzichte van de productie van de reeds zittende gemeenten. Het lagere productiepercentage is een logisch gevolg van de overdracht van taken naar de OMDH op 1 januari 2014, aangezien mensen én dossiers hun weg moesten vinden in de nieuwe organisatie. BRIKS-taken Met de overdracht van de BWT-taken (en –mensen) van inmiddels vier gemeenten, worden (ook) de BRIKS-afspraken met de provincie voor die vier gemeenten op een iets andere manier ingevuld. Het uitgangspunt blijft hetzelfde, dus voor provinciale inrichtingen wordt advies gevraagd aan de gemeentelijke BWT-mensen. Alleen voert de afdeling Bedrijven van de ODMH de werkzaamheden uit namens de provincie, en is de afdeling BWT voor de gemeenten Waddinxveen, Zuidplas, Gouda en Bodegraven-Reeuwijk aan zet om het BRIKS-advies op te stellen voor de (provinciale) omgevingsvergunning.
-Holland
11 van 25
4.2
Kritische Prestatie Indicatoren
Na vier maanden ziet het resultaat van de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) er als volgt uit: Bouw- en Woningtoezicht Op 95% van de aanvragen om vergunning wordt binnen de wettelijke termijn beslist Handhavingscontroles incl. rapportage worden 90% binnen termijn uitgevoerd Handhavingsverzoeken worden in 90% van de gevallen binnen wettelijke termijn afgehandeld
Status
J J J
4MR 99%
8MR
12MR
90% 90%
legenda
J Doelstelling gehaald – voortgang in lijn met doelstelling K Doelstelling net niet gehaald – voortgang net onder lijn doelstelling L Doelstelling niet gehaald – voortgang niet in lijn met doelstelling – Actie nodig Toelichting De resultaten van de KPI’s laten zien dat de vooraf gestelde doelen in de eerste vier maanden van 2014 gehaald zijn. De besluiten binnen de wettelijke termijn op de aanvragen om vergunning worden raken zelfs de 100%. Rekening houdend met de zeer recente overdracht van de taken van Zuidplas en Waddinxveen per 1 januari 2014 is dat een mooie prestatie.
4.3
Financiële mutaties
Ten aanzien van de begroting voor het programma Bouw- en Woningtoezicht zijn de volgende vooren nadelen te melden: Bouw- en Woningtoezicht Mutaties 1e Managementrapportage Personeelskosten Bijkomende personeelkosten Directe productkosten Projectlasten Contractuele bijdragen Overige bijdragen Projectbaten Doorberekende bijdragen Totaal
2014 bedragen x € 1.000,incidenteel structureel -476 -3 -68 122 267 -37 -122 -70 0 -387
V V V N N V V V V
Toelichting (Bijkomende) Personeelskosten De personeelskosten van de afdeling Bouw- en Woningtoezicht lijken lager uit te vallen dan aanvankelijk geraamd. De uitblijvende CAO-verhoging (zie ook de toelichting op de personeelskosten van Milieu) is hier deels oorzaak van. Een tweede oorzaak is de overkomst van de afdeling BWT van de gemeente Zuidplas. Bij het opstellen van de programmabegroting gingen we nog uit van een overname van ruim 19 fte. Inmiddels is gebleken, dat ruim 15 fte overgekomen zijn.
-Holland
12 van 25
Toelichting Directe productkosten De raming voor de directe productkosten is afgenomen omdat deze lasten in afwijking van de begroting nu meegenomen worden in de projectlasten. Dit betreft de lasten voor de provinciale BRIKS-taken. Toelichting Projectbaten en -lasten Het voordeel bij de directe productkosten leidt tot hetzelfde nadeel bij de projectlasten. Het resterende nadeel bij de projectlasten betreft de urenbesteding voor asbestzaken in de verschillende gemeenten. Dit nadeel binnen de projectlasten levert uiteraard ook een voordeel op van extra inkomsten Toelichting Contractuele Bijdragen De lagere contractuele bijdragen worden net als een deel van de lagere personeelskosten veroorzaakt door de overkomst van de afdeling BWT van de gemeente Zuidplas. De contractuele bijdrage is nu gebaseerd op de overkomst van ruim 15 fte. Toelichting Doorberekende Bijdragen De doorberekende bijdragen zijn gestegen. De verwachting is dat meer interne inzet gepleegd zal worden in de gemeentelijke asbestzaken en in de provinciale BRIKS-taken.
-Holland
13 van 25
5
Bedrijfsvoering
De afdeling Bedrijfsvoering levert niet alleen diensten aan de overige afdelingen van de ODMH. Ook worden diensten aan het ISMH en de RDOG geleverd. Dit gebeurt op basis van dienstverleningsovereenkomsten met genoemde organisaties. De afdeling Bedrijfsvoering ondersteunt de uitvoering van de programma’s. Het welslagen van de programma’s is mede afhankelijk van de doelmatigheid, transparantie en kwaliteit van de bedrijfsvoering. De externe dienstverlening is gebaat bij een goede interne bedrijfsvoering.
5.1
Personeel & Organisatie
Algemeen De eerste maanden van 2014 heeft P&O gewerkt aan de eerste opzet van de was wordt tabel voor het Organisatie & Formatie-plan in verband met de takenoverdracht vanuit de ODWH. Hiertoe werden de taken en het aantal fte’s ‘vertaald’ naar de functies zoals beschreven in het functiehuis van de ODMH. Verder is er een start gemaakt met het invoeren van e-HRM en de actualisatie van het functiewaarderingssysteem. Per 1 januari 2014 is een wijziging van de CAR-UWO doorgevoerd inzake modernisering en flexibilisering van de werktijden. CAO De gemeentelijke CAO is op 30 juni 2013 afgelopen. Dit gegeven vormt een financieel risico. Een eventueel nieuw CAO-akkoord kan leiden tot loonstijgingen, die zelfs met terugwerkende kracht kunnen gaan gelden vanaf 1 juli 2013. Vooralsnog wordt nog geen akkoord verwacht, maar wordt in de begroting van de ODMH wel rekening gehouden met loonstijging (circa 2,5%). Afhankelijk van de ontwikkelingen op dit gebied zal blijken of voldoende ruimte aanwezig is in de begroting. Plaats onafhankelijk werken De ODMH groeit en daardoor ontstaat er behoefte aan meer werkplekken. Het Managementteam (MT) heeft voorkeur voor huisvesting van de gehele dienst in één pand. Eén van de mogelijkheden om dit te realiseren is het invoeren van plaats onafhankelijk werken. In de tweede helft van 2013 is een e start gemaakt met de verbouwing van het Midden-Hollandhuis. In dat jaar is de 2 verdieping volledig heringericht. Vanaf 1 januari 2014 hebben de medewerkers op deze verdieping geen vaste eigen werkplek meer en is het plaats onafhankelijk werken voor een deel van de organisatie ingevoerd. In 2014 en 2015 wordt hier een vervolg aan gegeven. Nadere toelichting hierop volgt in hoofdstuk 5.4 Huisvesting. Formatie/bezetting De formatie en de bezetting van de ODMH groeien. Op 1 juli 2012 ging de ODMH van start met een bezetting van 143 medewerkers en een bijbehorende formatie van 124,9 fte’s. Een jaar verder, 1 juli 2013, is het aantal medewerkers gegroeid tot 164 medewerkers en een formatie van 146,4 fte’s. Die groei is in zijn geheel toe te rekenen aan de komst van de BWT-afdelingen van de gemeenten Bodegraven Reeuwijk en Gouda. Weer een half jaar verder, op 1 januari 2014, heeft verder uitbreiding plaatsgevonden, door de komst van nog twee BWT-afdelingen. Dit betreft Waddinxveen en Zuidplas. In 2014 zijn 192 medewerkers werkzaam bij de ODMH. De formatie bedraagt momenteel 170,4 fte’s. Het hierna volgende overzicht toont de groei die de ODMH doormaakt. -Holland
14 van 25
De 192 medewerkers per begin 2014 vormden een bezetting van 167,7 fte’s. Daarmee was de bezetting iets lager dan de formatie en was er dus geringe vacatureruimte. In de eerste maanden van 2014 zijn intussen een tweetal vacatures ingevuld, waardoor het verschil tussen formatie en bezetting nog geringer wordt. Het verloop van de bezetting binnen de 3 afdelingen van de ODMH vanaf de start van de organisatie tot begin dit jaar ziet er als volgt uit:
Naast de absolute groei van de ODMH vindt ook een verschuiving plaats. De afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) heeft een forse groei doorgemaakt, terwijl de afdeling Bedrijfsvoering vooralsnog slechts zeer beperkt gegroeid is en de personele bezetting van het programma Milieu zelfs iets gekrompen is. Dit heeft ervoor gezorgd dat de verhoudingen tussen de afdelingen onderling anders zijn komen te liggen. In het volgende overzicht is duidelijk te zien dat de afdeling BWT gegroeid is en dat de afdeling Bedrijfsvoering verhoudingsgewijs gekrompen is ten opzichte van de rest van de organisatie. Omdat de overheadkosten voor het grootste deel bestaan uit de lasten van de afdeling Bedrijfsvoering, vertaalt deze krimp zich in lagere overheadlasten per fte.
-Holland
15 van 25
De verwachting is dat de groei er bij de ODMH inblijft. Per 1 januari 2015 zal de ODMH naar verwachting de Milieutaken van de nieuwe gemeente Alphen aan de Rijn gaan uitvoeren. Omdat de voormalige gemeente Boskoop haar milieutaken al ondergebracht heeft bij de ODMH, betekent dat uitbreiding met de taken van de voormalige gemeenten Alphen aan den Rijn en Rijnwoude.
5.2
Automatisering
Vanaf oktober 2013 t/m februari 2014 heeft de ICT-afdeling veel werk verzet om de ODMH klaar te maken voor het flexwerk principe, gelijktijdig met de verbouwing van de tweede verdieping. Om de kosten zo veel mogelijk te beperken heeft de afdeling dit met eigen mensen gerealiseerd. De hele tweede verdieping is voorzien van een draadloos netwerk voor mobiele apparatuur en een gasten netwerk voor externen. Verder zijn alle werkplekken voorzien van een telefoontoestel waarop medewerkers zich kunnen aanmelden en alle werkplekken zijn voorzien van dubbele schermen. Iedere medewerker kan op elke willekeurige plek aanloggen en zijn werk doen. De medewerker heeft toegang tot alle faciliteiten die hij/zij nodig heeft om zo optimaal mogelijk het werk te kunnen uitvoeren. De organisatie heeft dus zijn eerste treden gezet met het plaats onafhankelijk werken. Voor de komende maanden zal de focus liggen op de ondersteuning daarvan. Met het flexwerken is het vaak lastig om te zien of iemand er is maar nog lastiger is waar de persoon werkt. We hebben daarom een webapplicatie ontwikkeld, de zogenaamde “Flexplek checker”. De applicatie laat precies zien welke flexplekken leeg zijn en waar iemand zit. Om dit voor de medewerkers zo toegankelijk mogelijk te maken, is ook naast de lift een console met touch screen opgehangen, voorzien van de Flexplek checker. Aangezien er steeds meer dataverkeer is en steeds meer digitaal gewerkt wordt, is er tijdens de verbouwing voor gekozen om ook de oude netwerk infrastructuur op de tweede verdieping te vervangen om zo de infrastructuur “toekomst proof” te maken, rekening houdend met de verwachte groei. Met de komst van de BWT-taken en medewerkers van de gemeente Zuidplas en Waddinxveen bleek de bestaande telefoonnummerreeks ontoereikend. De hele telefoon architectuur is daarom aangepast naar een 088 reeks. Deze nieuwe reeks maakt verdere groei van de organisatie ook mogelijk.
-Holland
16 van 25
Applicatiebeheer December 2013 en januari 2014 stonden goeddeels in het teken van de instroom van de medewerkers Bouw- en Woningtoezicht van Zuidplas en Waddinxveen. Ook voor het applicatiebeheer had dit behoorlijke impact: de gegevens vanuit de latende organisaties (GISVG voor Zuidplas en ProVAS van Waddinxveen) zijn geconverteerd naar Squit XO. Verder zijn de scans van de lopende zaken ingelezen in het DMS Verseon. Squit XO en Squit 2Go (mobiel toezicht) bij de Afdeling BWT zijn inmiddels in een beheersfase beland. Vanzelfsprekend wordt nu nog geschaafd aan het efficiënter inrichten van processen en verbeteren van sjablonen. Medio januari is de Afdeling Bedrijven van start gegaan met Squit XO en Squit 2Go. Het beheer van het inrichtingenbestand is daarmee verschoven van Verseon naar Squit XO. Er lopen inmiddels gesprekken met Programma Informatie-uitwisseling Milieuhandhaving (PIM) voor het aansluiten van Squit XO op Inspectieview Milieu (IvM); een belangrijke stap in het samenwerken in de handhavingsketen. Squit 2Go wordt door de Afdeling Bedrijven ingezet voor digitaal toezicht op basis van de landelijke iTP checklisten voor milieu. Het cluster Zwemwater gaat begin mei van start met Squit XO en Squit 2Go. Eind mei gaat de Afdeling Expertise als laatste afdeling van start met Squit XO. Na die stap worden alle primaire producten afgehandeld in Squit XO in combinatie met de bestaande archivering in Verseon. Verder is in 2014 gewerkt aan de voorbereidingen op de aansluiting op het Sectoraal Knooppunt Provincies (SKP) voor wat betreft de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Via deze route kan de ODMH gaan beschikken over dagactuele gegevens voor wat betreft de BAG. Er wordt een vergelijkbare constructie ontwikkeld voor gegevens uit het Nieuw Handelsregister (NHR, voorheen KvK) en de landelijke voorziening voor de Gemeentelijke Basisregistratie (GBA-V). Voor dit laatste loopt op dit moment overleg met Agentschap BPR voor wat betreft een zelfstandig autorisatie voor omgevingsdiensten, dit in samenwerking met het IPO, de VNG en enkele andere omgevingsdiensten. Het ontsluiten van bekendmakingen op de website wordt op dit moment voorbereid als koppeling op Squit XO en Verseon: de openbare documenten van de aanvraag, het ontwerpbesluit en het definitieve besluit zullen op termijn automatisch worden ontsloten op de website van de ODMH. Dit biedt de mogelijkheid om (op termijn) over te gaan op digitale ter inzage legging. Er loopt overleg met Provincie Zuid-Holland om dit op termijn te gaan formaliseren ten faveure van de papieren bekendmakingen in de lokale bladen.
5.3
Huisvesting
De ODMH is grotendeels gehuisvest in het Midden-Hollandhuis. Dit pand is momenteel nog in eigendom van het ISMH en wordt naast het ISMH en de ODMH ook gebruikt door de GGD. Omdat het pand vooralsnog onvoldoende ruimte biedt aan deze drie organisaties, wordt al sinds enkele jaren een deel van de kantoorruimte gehuurd tegenover het Midden-Hollandhuis. Vanwege de uitbreiding van de ODMH wordt sinds vorig jaar extra kantoorruimte gehuurd en wordt nu het volledige pand tegenover het Midden-Hollandhuis gebruikt door zowel ISMH als ODMH. In 2014 zal de ODMH het Midden-Hollandhuis overnemen van het ISMH. Ook is in de tweede helft van het jaar de verbouwing van de begane grond gepland. Na gereedkoming van die verbouwing zal de GGD daar gehuisvest worden en komt de volledige eerste etage beschikbaar voor de ODMH. -Holland
17 van 25
Volgens dezelfde planning wordt vervolgens in 2015 de eerste etage verbouwd en ook geschikt gemaakt voor de verdere invoering van het principe van plaats onafhankelijk werken. Na gereedkoming van deze verbouwing wordt het gebruik van de gehuurde dependance overbodig en kan de gehele ODMH gehuisvest worden. Onderdeel van de verbouwing van de eerste etage is de uitbreiding en/of verplaatsing van de serverruimte. Door de groei én de digitalisering van de ODMH is een grotere serverruimte noodzakelijk. Dit gegeven maakt de verbouwing van de eerste etage iets gecompliceerder dan de verbouwing van de tweede etage. Het grootste deel van de verbouwingskosten zal geactiveerd worden en zal in 10 jaar worden afgeschreven, conform de gestelde termijn in de financiële verordening. De kapitaallasten, die hieruit voortvloeien in de jaren 2015 en later, zijn meegenomen in de meerjarenbegroting van 2015 – 2018, welke gelijktijdig met deze managementrapportage vastgesteld wordt door het Algemeen Bestuur. Deze kapitaallasten worden voor een deel gedekt uit de bestemmingsreserves, die conform het voorstel in de jaarrekening 2013, hiervoor gevormd zijn.
5.4
Financiële mutaties
Ten aanzien van de begroting van de afdeling Bedrijfsvoering zijn de volgende voor- en nadelen te melden: Bedrijfsvoering Mutaties 1e Managementrapportage Personeelskosten Bijkomende personeelskosten Apparaatskosten Contractuele bijdragen Overige bijdragen Doorberekende bijdragen Totaal
2014 bedragen x € 1.000,incidenteel structureel 69 41 22 299 -2 -22 0 407
N N N N V V N
Toelichting Personeelskosten De personeelskosten binnen de afdeling Bedrijfsvoering stijgen licht. In de Programmabegroting was nog onvoldoende rekening gehouden met de (beperkte) groei van deze afdeling als gevolg van de uitbreiding van de afdeling BWT. Toelichting Apparaatskosten Ook de apparaatskosten groeien iets sneller dan aanvankelijk gedacht. Met name op automatiseringsgebied worden extra kosten gemaakt. De licentiekosten worden bijvoorbeeld geconfronteerd met structurele stijgingen als gevolg van het stijgende aantal gebruikers. Toelichting Contractuele bijdragen De contractuele bijdragen voor het programma Milieu zijn organisatiebreed nauwelijks gewijzigd ten opzichte van de raming in de programmabegroting 2014. Wel heeft er een interne wijziging
-Holland
18 van 25
plaatsgevonden over de verdeling van de bijdragen over de afdelingen Milieu en Bedrijfsvoering. Het nadeel bij Bedrijfsvoering is daarom ongeveer gelijk aan het voordeel bij de afdeling Milieu. Toelichting Doorberekende bijdragen De doorberekende bijdragen ondergaan een lichte stijging. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de tijdsbesteding aan projecten.
-Holland
19 van 25
6
6.1
Reserves, voorzieningen en investeringen Reserves en Voorzieningen
Hieronder volgt een overzicht van de reserves en voorzieningen: Omschrijving
Mutaties 2014 Onttrekking Storting
Boekwaarde per 1-1-2014 *
Boekwaarde per 31-12-2014
Reserves Algemene Reserve
957.500
957.500
Bestemmingsreserve Automatisering
121.496
121.496
Bestemmingsreserve Bodemkwaliteitskaarten
218.601
Bestemmingsreserve Verbouwing
659.368
Bestemmingsreserve Digitalisering
150.000
Totaal reserves Voorzieningen
72.812
8.302
154.091 659.368 150.000
2.106.965
72.812
8.302
2.042.455
Voorziening Personeel
88.820
88.820
400.000
400.000
Totaal voorzieningen
88.820
88.820
400.000
400.000
0
0
0
0
Totaal reserves en voorzieningen * Op basis van Jaarstukken 2013
In de programmabegroting 2014- 2017 was reeds rekening gehouden met de onttrekking aan de bestemmingsreserve bodemkwaliteitskaarten ter dekking van de kapitaallasten. Ook de dotatie aan die reserve was reeds geraamd. Ultimo 2013 is een voorziening personeel gevormd om toekomstige personeelslasten van personeel dat uit dienst treedt, te dekken. In 2014 worden kosten verwacht die uit deze voorziening betaald moeten worden. Bovendien wordt een forse aanvullende dotatie in deze voorziening geraamd. Deze vindt zijn oorsprong in de verwachte personele afvloeiing in de komende jaren als gevolg van de bezuinigingstaakstelling binnen de ODMH.
6.2
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen zal als gevolg van deze managementrapportage geen wijzigingen ondergaan. De prognose van het weerstandsvermogen blijft er dus als volgt uitzien: Weerstandsvermogen Bedragen x € 1.000
Stand 1 januari Inbreng vanuit ISMH
2012
2013
2014
2015
-
322
958
958
64
-
-
-
Inbreng door deelnemers
-
298
-
-
Opheffing BR WABO
-
13
-
-
Resultaat
257
325
-
-
Mutaties
322
636
0
0
Stand 31 december
322
958
958
958
-Holland
20 van 25
Het streefsaldo van het weerstandsvermogen blijft in 2014 ongewijzigd. Aan de hand van de geactualiseerde risicoanalyse is het streefsaldo én het werkelijke saldo bij de jaarrekening 2013 bepaald op € 957.500.
6.3
Investeringen
Onderstaand volgt een overzicht van de wijzigingen in de investeringskredieten naar aanleiding van deze managementrapportage. Investeringen
Programmabegroting
Apparatuur milieu Beveiligingsvoorzieningen Automatisering (inclusief FAB) Midden-Hollandhuis Verbouwing (invoering flexwerken) Totale investeringen
150.000
150.000
Wijziging 10.000 17.500 25.000 p.m. 365.000 417.500
1ͤ Marap 10.000 17.500 175.000 p.m. 365.000 567.500
In de programmabegroting was nog maar beperkt rekening gehouden met investeringen die in 2014 gepleegd moeten worden. Bij het opstellen van deze begroting was nog onvoldoende zicht op met name de verbouwing van het Midden-Hollandhuis en met de overige investeringen die verband houden met de digitaliseringslag die onder andere nodig is om het flexwerken op een goede manier in te kunnen voeren. Apparatuur milieu: Ten behoeve van onderzoeken wordt apparatuur, zoals geluidsmeters, aangeschaft. Dit betreft met name vervanging van afgeschreven apparatuur. Beveiligingsvoorzieningen: In het Midden-Hollandhuis zijn beveiligingsvoorzieningen aangebracht om indringers buiten de deur te houden. Met de (geringe) kapitaallasten was nog geen rekening gehouden in de begroting. Automatisering: De investeringen van automatisering zijn enerzijds noodzakelijk voor de verdere digitalisering van de ODMH. Analoge processen worden omgezet naar digitale processen. Anderzijds worden vervangingsinvesteringen gepleegd en worden door de groei van de organisatie extra licenties aangeschaft. Midden-Hollandhuis De verwachting is dat in 2014 het Midden-Hollandhuis overgenomen wordt van het ISMH. Voorlopig is e het investeringsbedrag nog pro memorie opgenomen. In de 2 Managementrapportage zal het werkelijke investeringsbedrag opgenomen worden. Overigens zal de overname van het pand niet tot hogere lasten binnen de ODMH leiden. Er ontstaan weliswaar kapitaal- en exploitatielasten, maar daar staat tegenover dat de huur, die nu aan het ISMH betaald wordt, zal vervallen.
-Holland
21 van 25
Verbouwing: e De verwachting is dat in 2014 de 2 fase van de verbouwing van het Midden-Hollandhuis zal plaatsvinden. In deze fase wordt de begane grond verbouwd, die vervolgens door de GGD in gebruik genomen zal worden. Over de kostenverdeling van deze verbouwing wordt nog gesproken door de directies van de GGD en de ODMH. Daarnaast worden in 2014 voorbereidingen getroffen voor volgende fases in de verbouwing, zodat deze begin 2015 kunnen aanvangen. Ook heeft begin 2014 e de afronding van de 1 fase van de verbouwing plaatsgevonden. Met de lasten van de investeringen is in de begroting van de komende jaren reeds rekening gehouden.
-Holland
22 van 25
7
Resultaat vóór en ná bestemming
Programma Bedragen x € 1.000 Milieu BWT Bedrijfsvoering Totaal resultaat vóór bestemming Milieu BWT Bedrijfsvoering Totaal resultaatbestemming Milieu BWT Bedrijfsvoering Totaal resultaat ná bestemming
Programmabegroting 2014 Lasten Baten Saldo 9.357 -10.897 -1.540 4.041 -5.256 -1.216 4.422 -1.602 2.820 17.820 -17.756 65
1e Managementrapportage Lasten Baten Saldo 192 -342 -150 -425 38 -387 132 275 407 -101 -29 -130
Begroting ná wijziging Lasten Baten Saldo 9.550 -11.239 -1.689 3.616 -5.218 -1.603 4.554 -1.328 3.227 17.720 -17.785 -65
8 0 0 8
-73 0 0 -73
-65 0 0 -65
13 0 0 13
-13 0 0 -13
0 0 0 0
21 0 0 21
-86 0 0 -86
-65 0 0 -65
9.366 4.041 4.422 17.829
-10.970 -5.256 -1.602 -17.829
-1.604 -1.216 2.820 0
205 -425 132 -88
-355 38 275 -42
-150 -387 407 -130
9.571 3.616 4.554 17.741
-11.325 -5.218 -1.328 -17.871
-1.754 -1.603 3.227 -130
In dit overzicht zijn de opbrengsten met een minteken weergegeven.
Bovenstaand overzicht is gebaseerd op de netto begroting. Dit betekent dat interne doorberekeningen niet meegenomen zijn en dus slechts de externe geldstromen gepresenteerd worden. Wanneer nu het rekeningresultaat over het jaar 2014 gepresenteerd zou worden, is dat € 130.000 positief.
-Holland
23 van 25
Vaststelling 1e Managementrapportage 2014
8
Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland, • gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 5 juni 2014. BESLUIT: • • •
e
De 1 Managementrapportage 2014 vast te stellen; De gewijzigde begroting 2014 vast te stellen; De investeringsbudgetten vast te stellen conform hoofdstuk 6.3.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur op 26 juni 2014.
De secretaris,
De voorzitter,
A. Mutter
C. van der Kamp
-Holland
24 van 25
Bijlage: Bruto begroting
Onderstaand is in een overzicht de bruto begroting weergegeven: Begroting 2014
Bouw- en Woningtoezicht
Milieu
Bedrijfsvoering
Totaal
Baten Contractuele bijdragen Overige bijdragen Projectbaten Doorberekende Bijdragen Onttrekking reserves Totaal Baten
-9.188.489
-4.776.769
-314.692
-14.279.950
-47.290
-37.248
-564.417
-648.955
-928.646
-194.228
0
-1.122.874
-3.908.345
-210.187
-5.018.369
-9.136.901
-72.812
0
0
-72.812
-14.145.581
-5.218.432
-5.897.477
-25.261.491 12.975.082
Lasten Personeelskosten
7.564.676
3.325.209
2.085.198
Bijkomende Personeelskosten
285.193
95.275
127.949
508.417
Apparaatskosten
578.838
0
2.341.154
2.919.992
Directe productkosten
192.234
1.000
0
193.234
Doorberekende kosten
4.488.151
1.572.262
1.343.177
7.403.590
928.646
194.228
0
1.122.874
8.302
0
0
8.302
14.046.040
5.187.974
5.897.477
25.131.491
-99.541
-30.458
0
-130.000
Projectlasten Dotatie reserves Totaal lasten Saldo baten en lasten
In dit overzicht zijn de opbrengsten met een minteken weergegeven.
-Holland
25 van 25
