Managementrapportage

Managementrapportage

Juni tot en met medio september 2015

Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen.Deze rapportage heeft betrekking op de maanden juni tot en met medio september 2015. Algemeen Start basisschool Helmgras

VOG voor stagiaires

Samenwerking Tabijn – VU

Tabijn 20 jaar!

Organisatie Raad van Toezicht

Per 1 augustus 2015 is in Castricum basisschool Helmgras van start gegaan. De school is ontstaan uit een fusie tussen de Tabijnscholen Augustinus en Toermalijn. Helmgras is gedurende het lopende schooljaar nog gehuisvest op twee locaties, de hoofdlocatie “Toermalijn” en als nevenlocatie het gebouw van de voormalige Augustinus. In overleg met de gemeente Castricum wordt de hoofdlocatie dit schooljaar uitgebreid en gerenoveerd, zodat basisschool Helmgras met ingang van het schooljaar 2016-2017 op één locatie is gehuisvest. Het gebouw van de voormalige Augustinus zal per 1 augustus 2016 aan de gemeente Castricum worden overgedragen. Zoals bekend is het voor alle medewerkers in het onderwijs verplicht om een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) in het personeelsdossier te hebben. De regelgeving voor stagiaires op dit punt is niet helder. Binnen Tabijn werd voor stagiaires vaak wel een VOG aangevraagd, maar dit was geen sluitend beleid. Naar aanleiding van een incident op een van de Tabijnscholen heeft het CvB besloten dat een VOG verplicht is voor alle studenten en scholieren die binnen Tabijn stage lopen. De VOG dient voor aanvang van de stage te worden overlegd aan de school. Alle toeleverende onderwijsinstellingen in het VO, MBO en HBO zijn hierover schriftelijk geïnformeerd door het bestuur van Tabijn. Tabijn en het Centrum Brein en Leren van de Vrije Universiteit (prof.dr. Jelle Jolles) hebben in 2013 een strategische samenwerking afgesproken. De VU verricht onderzoek op de Tabijnscholen en de resultaten hiervan zullen worden vertaald in concrete maatregelen voor innovatie en verbetering van het onderwijs. Om de implementatie hiervan goed te begeleiden is leerkracht Paulien Hakkert van de Paulusschool in Castricum in het schooljaar 2015-2016 voor één dag in de week vrijgesteld van onderwijstaken en belast met coördinatie van de samenwerking met de VU. Paulien Hakkert heeft de afgelopen twee jaar intensief samengewerkt met het Centrum Brein en Leren van de VU (en een aantal projecten op de Paulusschool begeleid). Tabijn bestaat in 2015 20 jaar. Een mooie gelegenheid voor een feest. Op 28 augustus 2015 is er voor alle Tabijn-medewerkers een spetterend feest georganiseerd in de grote zaal van A9-Studios in Uitgeest. Met naar schatting 400 aanwezigen was de opkomst hoog. Het goed georganiseerde feest werd opgeluisterd door muziek van Bob & The Blue Band. Getuige de vele enthousiaste reacties ter plekke en na afloop is het feest goed bevallen. Voorafgaand aan het feest is een borrel georganiseerd voor gepensioneerde medewerkers van Tabijn (opkomst: ca. 60 mensen). De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 23 juni 2015. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: Passend Onderwijs in de praktijk (een presentatie vanuit twee scholen), het jaarverslag en de jaarrekening 2014 (de RvT verleende goedkeuring), de wisseling van de accountant binnen KPMG, de financiële kwartaalrapportage t/m februari 2015, het verslag van het jaargesprek

GMR Directeurenberaad

Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomsten intern begeleiders

Werkgroep Plusleerlingen

Werkgroep Onderwijskwaliteit

Tabijn academie

Kwaliteitsonderzoek onderwijsinspectie Kornak

Tabijnwedstrijd First Lego League

met de voorzitter CvB. De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) is in de verslagperiode niet bijeen geweest. Het directeurenberaad kwam bijeen op: 15 juni, 22 juni en 24 augustus 2015. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het protocol social media, het gewijzigde reglement directeurenberaad, evaluatie nieuwe werkwijze directeurenberaad/PLG’s, implementatie nieuwe cao, evaluatie verbetertraject opbrengsten. Op 2 juni en 15 september zijn de intern begeleiders bij elkaar geweest. Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen is er aandacht besteed aan het EWS en de verbeteringen die zijn ingevoerd. Daarnaast heeft de groep op 2 juni het schooljaar 2014-2015 geëvalueerd. De tevredenheid onder de intern begeleiders was groot. Op 15 september was het inhoudelijke onderwerp van die ochtend Breinontwikkeling bij jonge kinderen. Een medewerker van OBD Noordwest vertelde wat leerkrachten met deze kennis konden doen. De leden van de werkgroep zijn op 26 augustus bij elkaar gekomen om de reacties na de scholingsbijeenkomsten in mei over het Digitaal Handelingsprotocol Hoogbegaafden (DHH) te bespreken. Het DHH is een geïntegreerd instrument voor signalering, diagnostiek en begeleiding van hoogbegaafde leerlingen. Daarnaast zijn er praktische afspraken gemaakt over de inrichting van het informatiepunt op SharePoint. Tenslotte is er afgesproken om dit kalenderjaar een bijeenkomst voor Pluscoördinatoren van de scholen te organiseren om hen te informeren over de mogelijkheden en het belang van SharePoint en het gebruik van DHH. Op 10 juni en 2 september is de werkgroep OWK bij elkaar geweest. Tijdens de bijeenkomst in juni is gesproken over het gebruik van de (CITO)toetsen op de scholen. Dit wordt teruggekoppeld in het IB-netwerk. Ook is besproken wat de meest wenselijke wijze van bekostiging is van de (psychologische) onderzoeken op de scholen van Tabijn. De werkgroep heeft hierover een advies geformuleerd voor het CvB. Op 2 september is de werkagenda van de werkgroep vastgesteld. Inhoudelijk is er gesproken over de verbetering van de kwaliteitscyclus van Tabijn. In de maand juni is het grootste deel van het aanbod voor het schooljaar 20152016 op de website van de Tabijnacademie geplaatst. De werkgroep Tabijnacademie heeft in de maanden daaraan vooraf rond de 170 modulen bekeken. Leidraad om tot een keuze uit alle modulen te komen is het Strategisch Beleidsplan Tabijn 2014-2018. Alle CPS modulen uit het traject versterken Opbrengstgericht werken zijn eveneens in de Tabijnacademie geplaatst. Op 31 augustus heeft basisschool Kornak in het kader Pilots Toezicht 2020 een bezoek van de onderwijsinspectie gehad. De school is op 10 standaarden beoordeeld. De onderwijsinspectie heeft Kornak op 2 standaarden een voldoende gegeven en op 8 standaarden een goed. Omdat het een pilot betreft wordt het eindoordeel door de onderwijsinspectie wel mondeling gegeven, maar niet gepubliceerd. De onderwijsinspectie heeft Kornak het mondelinge oordeel Goed gegeven. De voorbereidingen voor de nieuwe interne Tabijn wedstrijd First LEGO League zijn van start gegaan. De first LEGO League is een wedstrijd die jongeren uitdaagt om de maatschappelijke rol van techniek en technologie te onderzoeken. Dit doen zij door middel van het programmeren van uit legostenen gebouwde robots in wedstrijdverband waarbij zij een speciaal thema meekrijgen. Het thema dit jaar is ‘Trashtrek’. De aftrap voor deze wedstrijd vond plaats op 2 september 2015. 12 scholen met in totaal 22 teams hebben zich hiervoor opgegeven. Doel van deze wedstrijd is om jonge mensen te inspireren deel te nemen aan de

boeiende wereld van technologie en wedstrijd. De teams worden beoordeeld op de volgende onderdelen: . Het ontwerpen en programmeren van de robot . De robotwedstrijd . Het onderzoeksproject trashtrek (recycling) . Samenwerken Op 14 november vindt de Tabijn wedstrijd plaats. De beste 4 teams gaan naar de Regiofinale op 25 november bij Hogeschool InHolland Alkmaar. Personeel Adjuncten-netwerk

Functiemix

Evaluatie proeftuin PLG’s voor directeuren

ICT Ziggo Internet Provider

Wifi

Werkgroep Ouderportaal en Digitaal Portfolio

Op 5 juni heeft het adjuncten-netwerk vervolg gegeven aan de bijeenkomst van 10 april onder begeleiding van de externe organisatieadviseur Esther de Haan. Tijdens de bijeenkomst zijn de adjunct directeuren aan de slag gegaan met een SWOT-analyse op hun functie en hebben zij een stuk geschreven over de toegevoegde waarde van de functie van adjunct-directeuren bij scholen van Tabijn. Er wordt een afspraak gepland met de heer Gaemers om dit stuk te bespreken met een deel van de adjunct-directeuren. De toetsingscommissie heeft in de CvB-vergadering de volgende kandidaten voorgedragen voor LB-functies: de heer Louman van de Paulusschool in de functie van rekencoördinator, de heer van Brederode van de Paulusschool in de functie van ICT-coördinator, mevrouw Castricum van de Kornak in de functie van gedragsspecialist en mevrouw Kok van de Bareel in de functie van rekencoördinator. Alle LB-functie zijn per 1 augustus gehonoreerd. In het directeuren beraad van 15 juni is de proeftuin-periode van de PLG’s voor directeuren geëvalueerd. Als punten die de PLG hebben opgeleverd zijn genoemd zijn: Schoolbezoeken waren zeer waardevol. Goed om bij elkaar in de keuken te kijken. Mooie nadere kennismaking met elkaar. Belangrijk voor een startende directeur. Er is goed gewerkt aan meer verbinding en vertrouwen. Mooi om elkaar te ondersteunen in de vraagstukken van een directeur. Het werken met kleine leerkernen doorzetten. Als suggesties voor verbetering kwamen naar voren: Thema’s gericht op het leidinggeven aan de strategische doelen. Doelgericht en gefocust inrichten van de bijeenkomsten. Het leren van elkaar leidend laten zijn. Verdieping op thema en gebruik literatuur. Groepen in huidige samenstelling behouden (i.v.m. verdieping, om de 2 jaar wisselen?). Schoolbezoeken behouden. Procesbegeleiders directeuren beraad aanstellen. Ivm de hiërarchische relatie zijn CvB en algemene directie geen Lid meer van de PLG’s. Het aantal in gebruik zijnde draadloze devices neemt enorm toe. Dat vergt een goede infrastructuur. Alle Tabijn scholen zijn in aug/sept gemigreerd naar Internet Pro Plus van Ziggo. Daarmee beschikken de scholen over een op dit moment maximaal te behalen bandbreedte en snelheid. Het bedrijf Network2Day heeft de Tabijnscholen “gescand” om een optimale plaatsing van wifi Access Points in kaart te brengen. Het rapport toont aan dat een extra investering in Aerohive Access Points komend jaar noodzakelijk is om een volledige draadloze dekking te kunnen realiseren. Is regelmatig bijeen gekomen. Wensen van leerkrachten en ouders worden in kaart gebracht. Annemiek Winder doet onderzoek naar de wensen van ouders van de scholen in Castricum als onderdeel van haar afstudeerproject post HBOICT opleiding. De uitslag van dit onderzoek zal meegenomen worden bij het

Protocol Social Media en werkgroep ICT Mobiele telefonie

Digiborden en beamers

Azure

Huisvesting Het Baken

Rinket

Bareel De Duif Helmgras

Uitgeest Meubilair

Keuringen

kiezen van een ouderportaal. Er zijn contacten met diverse aanbieders van bestaande maar ook nog in ontwikkeling zijnde systemen. Een wildgroei aan te gebruiken pakketten wil de werkgroep voorkomen. Een nieuw protocol social media is opgeleverd, in het directeurenberaad behandeld en door het CvB vastgesteld. De werkgroep ICT zal met aanbevelingen komen hoe nu verder te handelen. Tabijn stopt per 1 oktober met het faciliteren van de zakelijke mobiele telefonieabonnementen. De huidige gebruikers krijgen een maandelijkse vergoeding waarmee zelf een abonnement op maat kan worden afgesloten. Een inventarisatieronde langs de scholen leverde het volgende plaatje op: De status van 15 - 20 % van de beamers is matig tot slecht. De eerste digiborden zijn van 2004 en de laatste zijn in 2010 aangeschaft. Afgelopen jaar is er veelvuldig contact geweest met verschillende leveranciers van touchscreens. Mogelijk is het haalbaar de digiborden te gaan vervangen voor touchscreens. Touchscreens geven een beter en scherper beeld. Beamers (en bijbehorend onderhoudscontract) zijn dan niet meer nodig. Dit traject zit nog in de onderzoeksfase. Technisch: Het gebruikersbeheer in O365 is door Microsoft verbeterd. Daardoor werd de ADFS server in Azure overbodig. Deze server synchroniseerde het verkeer tussen de Activ Directory in Azure en de Activ Directory in O365. De uitfasering levert een besparing op aan hostingkosten. De aannemers zijn kort voor de zomervakantie begonnen met de uitvoering van de renovatie en uitbreiding. Met de start van het schooljaar konden de lokalen weer in gebruik worden genomen. Men is nog bezig het werk af te ronden. Na de herfstvakantie is alles gereed. De school heeft een complete metamorfose ondergegaan en kan als IKC gebruikt gaan worden. In de zomervakantie is de kleine patio overkapt en met de ruimte ernaast als teamkamer in gebruik genomen, tevens zijn er twee spreekkamers gerealiseerd. De huidige teamkamer is weer ingericht als lokaal. Een klein lokaal boven is ingericht als teamkamer, zodat de Bareel deze voorziening weer heeft. De keuken en keukenblokken in de BSO afdeling zijn vernieuwd. Tabijn is in gesprek met de Gemeente over het aanpassen van het voormalig gebouw “Toermalijn” in verband met de fusieschool. Gedacht wordt aan bijplaatsen van enkele semipermanente lokalen en het verduurzamen van het huidige gebouw. Momenteel lopen er offerteaanvragen voor het realiseren van de semipermanente uitbreiding. Er is een rapport met voorstellen om het huidige gebouw te verduurzamen, hier dienen keuzes uit gemaakt te worden. Ook is er is onderzoek naar de problemen van de niet geventileerde kruipruimtes en er wordt onderzocht hoe de rioolproblemen kunnen worden opgelost. Eind september zal de Gemeenteraad van Uitgeest een beslissing nemen over de toekomst van de onderwijsgebouwen in Uitgeest. In de zomervakantie hebben DURV! Tochtwaard en de Bosschool nieuw meubilair gekregen. Waar nodig is meubilair bijbesteld of bestaand meubilair verplaatst. In de zomervakantie hebben alle alarminstallaties en de noodverlichting de verplichte jaarlijkse keuringen ondergaan. Ook zijn de toestellen etc. in de speelzalen gecontroleerd.

Financiën Jaarverslag en jaarrekening 2014

Tabijn heeft het boekjaar 2014 afgesloten met een exploitatieresultaat van € 191.000 negatief. Het resultaat is gunstiger dan het negatieve begrote tekort à € 821.000. Het structurele resultaat ligt in de lijn van de begroting 2014. Door met name incidentele meevallers (o.a. vrijval voorziening rechtszaak, eigenrisicodragerschap bij ziekte en extra inkomsten bestuursakkoord) is het

Financiële rapportage t/m mei 2015

Treasury statuut

resultaat minder negatief uitgevallen dan verwacht. De accountant heeft het jaarverslag (bestuursverslag + jaarrekening) gecontroleerd en een goedkeurende verklaring afgegeven. In de RvT-vergadering van 23 juni 2015 is het jaarverslag door de Raad van Toezicht goedgekeurd. Het financiële resultaat tot en met mei 2015 is € 580.000,- gunstiger dan begroot. Het begrote negatieve resultaat voor de tweede periode is € 364.000,-, het gerealiseerde resultaat tot en met mei 2015 is € 216.000,- positief. Het positieve resultaat wordt verklaard door hogere overige baten(BSO), lagere loonkosten en de onderbesteding van de post Onderwijsleerpakket. De laatste twee posten zullen in de loop van het jaar ingelopen worden. De prognose voor het hele jaar 2015 laat zien stijgende loonkosten in de tweede helft van 2015 als gevolg van uitbetaling bindingstoelage in augustus, extra personeelsinzet in verband met de start van extra kleutergroepen en uitbetaling van de eenmalige uitkering van € 328,00 per fte (parttimer naar rato) in oktober. Ten opzichte van de vastgestelde begroting (tekort van € 606.000) is de verwachting dat het resultaat 2015 op € 656.000 negatief zal uitkomen. In het treasurystatuut staat beschreven hoe Tabijn de financiële risico’s beheert. Tabijn belegt maximaal 20% van haar liquide middelen in obligaties, het resterende deel staat op een direct opeisbare spaarrekening. De accountant controleert het treasurystatuut. Het statuut wordt eens in de drie jaar geactualiseerd. Het aangepaste statuut is in de vergadering van 28 augustus 2015 door het CvB voor de komende drie jaar vastgesteld.