BAB IV METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
4.1. Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan 4.1.1. Perumusan Masalah Pada metodologi penelitian ini, langkah awal yang dilakukan adalah mencari inti permasalahan pada sistem persediaan yang mendasari penelitian yang dilakukan. Untuk mencari inti permasalahan pada sistem persediaan tersebut dilakukan analisa langsung terhadap sistem yang berjalan dan juga diperlukan teori-teori yang telah dipelajari dalam mendukung analisa permasalahan yang dilakukan. Setelah dilakukan analisis terhadap sistem persediaan, maka didapatkan beberapa masalah yang dialami antara lain adalah : -
Sering terjadinya kekurangan sparepart (suku cadang) tertentu dan untuk mengatasinya dilakukan emergency delivery yang tentunya akan menambah biaya yang cukup tinggi.
-
Sering terjadinya sparepart yang bertumpuk yang disebabkan sparepart yang telah dibeli tersebut tidak terjual karena tidak (belum) adanya permintaan.
4.1.2. Pengambilan Keputusan 4.1.2.1. Pencarian data yang relevan Setelah dilakukan analisa permasalahan dilakukan pencarian data yang relevan untuk memecahkan permasalahan. Adapun data yang dicari antara lain: ¾ Data sparepart pada PT. Alfa Teknindo Perdana
49 ¾ Jenis dan jumlah sparepart pada PT. Alfa Teknindo Perdana ¾ Data penjualan PT. Alfa Teknindo Perdana ¾ Biaya-biaya yang berkaitan dengan persediaan pada PT. Alfa Teknindo Perdana
4.1.2.2 Pengolahan Data dan Analisis Tidak semua persediaan sparepart yang dimiliki perusahaan mempunyai satu tingkat kepentingan yang sama. Untuk mengklasifikasi sparepart apa saja yang sangat penting, penting dan kurang penting bagi perusahaan, digunakan sistem Pareto atau yang dikenal dengan sistem ABC. Pada umumnya dengan klasifikasi ABC, barang dikelompokkan menjadi tiga kelas berdasarkan total nilai penjualan. Selanjutnya setelah dilakukan pengelompokkan spare spare part ke dalam kelaskelasnya kemudian dilakukan uji fungsi permintaan data dengan menggunakan uji goodness of fit untuk menguji apakah fungsi permintaan memenuhi salah satu fungsi metoda distribusi data yang ada, yakni distribusi normal, poisson dan eksponensial. Pada pengujian ini dilakukan pada beberapa item sparepart yang mewakili perhitungan yang ada pada setiap kelas barang. Pada implementasi diharapkan semua item sparepart dapat diuji. Setelah dilakukan pengujian selanjutnya dengan parameter-parameter yang didapatkan dari hasil metoda distribusi data, dipakai untuk menganalisa metoda persediaan continuous review dan periodic review. Pada metoda persediaan continuous review, Untuk sparepat kelas A dan B yang mempunyai permintaan sparepart yang sifatnya cepat, menggunakan metoda (s,Q) yang terdistribusi normal atau eksponensial dalam menghitung kuantitas pemesanan dan titik pemesanan kembali yang optimal
50 sedangkan untuk permintaan sparepart yang sifatnya lambat, digunakan metoda (s,Q) yang terdistribusi poisson.
Untuk sparepart kelas C, mempunyai permintaan yang
sifatnya lambat sehingga menggunakan metoda (s,Q) yang terdistribusi poisson. Pada metoda persediaan periodic review, untuk sparepart kelas A dan B yang mempunyai permintaan yang sifatnya cepat, digunakan metoda (R,S) yang terdistribusi normal dalam menghitung kuantitas pemesanan dan titik pemesanan kembali yang optimal. Begitu juga untuk permintaan sparepart yang sifatnya lambat, digunakan metoda (R,S) yang terdistribusi poisson. Untuk sparepart kelas C, seperti yang telah dijelaskan mempunyai sifat permintaan yang lambat sehingga pemecahan masalah persediaan yang optimal menggunakan metoda (R,S) yang terdistribusi poisson.
4.1.2.3 Solusi Dari dua analisa metoda persediaan kemudian dipilih salah satu metoda yang optimal dalam sistem persediaan. Pemilihan metoda ini berdasarkan biaya persediaan yang dikeluarkan dan tingkat kekurangan sparepart yang lebih kecil, karena minimalisasi biaya adalah tujuan utama perusahaan.
51 Perumusan masalah
¾ Data barang pada PT. Hexindo ¾ Jenis dan jumlah barang pada PT. Hexindo ¾ Data permintaan konsumen terhadap spare spare part traktor. ¾ Biaya-biaya yang berkaitan dengan persediaan pada PT. Hexindo
Pengolahan data
Klasifikasi ABC
Kelas A
Kelas B
Kelas C
Uji Distribusi Data
Penetapan Paremeter hasil Uji Distribusi Data
Model Persediaan Continuos Sistem
Model Persediaan Periodic Review
Pemilihan metoda persediaan yang optimal
Keputusan Berapa jumlah pemesanan yang ekonomis, safety stock, dan kapan dilakukan pemesanan kembali Gambar 4.1 Flow Chart Metodologi Pemecahan Masalah
52
Menggambarkan Sistem yang sedang berjalan
Menemukan masalah
Usulan pemecahan masalah
Menggambarkan DFD Sistem Usulan
Menggambarkan Kamus Data Sistem Usulan
Normalisasi Data
Membuat Spesifikasi Proses
Membuat Program Aplikasi
Implementasi Sistem Usulan Gambar 4.2 Langkah-langkah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang
53 4.2 Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter Dengan mengacu pada masalah dan pokok pembahasan yang ada, maka dilakukan pengumpulan data-data yang berhubungan dengan masalah di atas. Adapun pengumpulan data tersebut dilakukan dengan cara: 1. Wawancara 2. Observasi 3. Studi Pustaka
Data
Sumber Informasi
Sejarah Perusahaan
Direktur
Teknik
Alat
Wawancara dan
Lembar
studi kepustakaan
kerja
Data yang berhubungan
Salesman, gudang,
Wawancara dan
Lembar
dengan persediaan barang
bagian pembelian
observasi
kerja
Form-form yang
Bagian pembelian,
Wawancara
Lembar
berhubungan dengan
gudang, bagian
persediaan barang dagang
penjualan
dagang
kerja
Dalam menentukan parameter, ada sebagian dari parameter tersebut berasal dari perusahaan yang didapatkan dari hasil wawancara dengan bagian pembelian, antara lain sebagai berikut : 1. Biaya pemesanan, yang ditentukan sebesar $10 per pesanan. 2. Fraksi penyimpanan, yang ditentukan sebesar 24% dengan kriteria sebagai berikut : -
Biaya Bunga bank
15%
-
Biaya Asuransi
1.5%
54 -
Biaya Kerusakan
1%
-
Biaya Keusangan
1%
-
Biaya Pajak
3%
-
Biaya Penyimpanan
1%
-
Biaya penyusutan
1.5%
Total
24%
3. Fraksi Kekurangan sparepart yang ditentukan sebesar 50% dari harga sparepart.
