BAB III OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN
III.1
Objek Penelitian
III.1.1 Sejarah Singkat PT. NNAP Multifinance PT. NNAP Multifinance merupakan perusahaan pembiayaan yang didirikan Mei 1974 sebagai alternatif lembaga keuangan non-bank yang bergerak di bidang pembiayaan kapal, dengan tujuan untuk mengembangkan pelayaran nasional. Fokus Bisnis PT. NNAP adalah Pembiayaan kapal-kapal niaga nasional dengan fokus pembiayaan kepada perusahaan pelayaran kelas menengah ke bawah. Pembiayaan dapat berupa Leasing, Purchase on Installment, Sale and Lease back. Pada Tahun 1991 – 2004 kegiatan usaha PT. NNAP diperluas menjadi perusahaan multifinance yang dapat membiayai berbagai jenis barang modal. Nama perusahaan berubah menjadi PT. NNAP Multifinance. Pada Tahun 2004 selanjutnya pada awal didirikannya perusahaan untuk membiayai kapal dengan tujuan mengembangkan armada niaga nasional dan ternyata selama ini bisnis pembiayaan kapal niaga menguntungkan, maka perusahaan kembali fokus pada core business yaitu pembiayaan kapal.
1
III.1.2 Visi dan Misi PT. NNAP Multifinance a.
Visi Menjadi perusahaan publik di bidang pembiayaan kapal dan berperan aktif dalam pembangunan Industri Maritim Indonesia.
b.
Misi 1.
Melakukan pembiayaan kapal melalui pembangunan kapal, pembelian kapal baru dan bekas serta perawatan kapal untuk kepentingan pelanggan dan perusahaan.
2.
Memaksimalkan stakeholder value.
3.
Membangun kemitraan dengan pelanggan yang berkesinambungan.
III.1.3 Kegiatan Usaha PT. NNAP Multifinance PT. NNAP Multifinance didirikan tahun 1974, sebagai alternative ship financing company khususnya untuk membantu kepada perusahaan pelayaran yang membutuhkan pembiayaan kapal dengan tujuan untuk mengembangkan armada niaga nasional. Dengan segmen/fokus pembiayaan pada perusahaan pelayaran skala menengah kecil, PT. NNAP menjadi jembatan untuk pemerataan kesempatan berusaha di sektor pelayaran.
2
Namun sejak tahun 1991, kegiatan usaha PT. NNAP tidak saja membiayai perusahaan tapi juga membiayai berbagai jenis barang modal Mekanisme pembiayaan yang telah dilaksanakan antara lain: a. Sewa (Leasing) Kegiatan pembiayaan yang dilakukan dalam bentuk pengadaan barang modal bagi penyewa guna usaha, baik dengan opsi beli maupun tanpa opsi beli untuk membeli barang tersebut. b. Beli Angsur (Purchase on Installment) Pembiayaan kapal yang dilakukan dengan adanya pembayaran uang muka sebesar 30% (self financing) dan sisanya dicicil selama jangka waktu dan bunga yang disepakati. Pada saat serah terima kapal dilakukan, grow akte kapal sudah terdaftar atas nama operator. c. Anjak Piutang (Factoring) Kegiatan pembiayaan yang dilakukan dalam bentuk pembelian dan/atau pengalihan serta pengurusan piutang atau tagihan jangka pendek suatu perusahaan dari transaksi perdagangan dalam dan/ luar negeri. Untuk pengembangan peluang bisnis PT. NNAP Multifinance melakukan peningkatan terhadap perlindungan kapal-kapal selama masa leasing dan membentuk image kepercayaan dikalangan Perbankan/Investor dengan adanya sarana jaminan keamanan dalam berinvestasi. PT. NNAP Multifinance menggunakan fasilitas Ship Security Alert Systems (SSAS) yang telah dikembangkan, sehingga bisa mengetahui 3
posisi kapal secara real time dan pelanggan mendapatkan benefit akurasi ETA/ETD kapal untuk optimalisasi operasi kapal. Transmitter yang terpasang ini dapat terintegrasi dengan unit GPS dan atau unit lainnya sebagai backup terhadap sistem GPS (Global Positioning System). Perangkat ini dapat digunakan untuk memonitor posisi, kecepatan, dan arah haluan kapal, dan sesuai dengan ketetuan SOLAS XI-2/6. Manfaat yang didapat : 1.
Memberikan layanana kepada operator terhadap posisi kapal secara real time.
2.
Segera mengambil langkah-langkah yang cepat apabila kapal dalam keadaan darurat.
3.
Membantu untuk meningkatkan efisiensi pengoperasian kapal.
4.
Membantu meningkatkan marketing dari kapal dengan pemasangan SSAS di kapal.
5.
Memenuhi aturan SOLAS Chapter XI-2/6 tentang SSAS.
III.1.4 Struktur Organisasi PT. NNAP Multifinance Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi dengan ciri khas dan bentuk yang sesuai dengan kebutuhan dan bidang usaha perusahaan tersebut. Hal ini tentunya berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Oleh karena didasari akan kebutuhan dan bidang usaha masing-masing perusahaan, tentunya diharapkan struktur 4
organisasi tersebut mampu mendukung jalannya kegiatan operasional perusahaan demi mencapai tujuan akhir perusahaan serta mampu mengarahkan SDM di dalamnya dalam hal tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam bekerja. STRUKTUR ORGANISASI PT. NNAP (PERSERO) Multifinane PEMEGANG SAHAM
DEWAN KOMISARIS DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR OPERASI
DIVISI USAHA
DIREKTUR KEPATUHAN & Risiko
DIREKTUR ADMINISTRASI KEUANGAN
DIVISI TREASURY
STAF KREDIT ADMINISTRASI
DIVISI KEUANGAN
DIVISI KEPATUHAN & MANAJEMEN
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
III.1.5 Uraian Tugas Struktur organisasi PT. NNAP ini terdiri atas Direktur Utama dan empat Direktorat yaitu terdiri dari Direktur Operasi, Direktur Kepatuhan dan Manajemen Risiko, dan Direktur Administrasi dan Keuangan dengan tugas dan tangggungjawab mengembangkan dan membawahi fungsi dari masing-masing Direktorat kearah yang profesionalis. Dalam bab III ini akan dibahas struktur organisasi, tiga fungsi terbut dibawahi oleh pemilik wewenang tertinggi perusahaan yaitu Pemegang Saham dan Komisaris. 5
1.
Direktur Operasi Direktur Operasi mempunyai tugas untuk mengawasi dan mengontrol pekerjaan
dari bagian Divisi Usaha, serta bertanggung jawab penuh terhadap komisaris. Adapun Divisi Usaha mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan pemasaran serta mengkoordinir Divisi terkait dalam proses serah terima barang modal, dan mengawasi kehgiatan supervise barang modal yang dihasilkan serta melakukan penagihan pembayaran kewajiban dari operator serta melaksanakan penarikan barang modal dari operator yang tidak memenuhi persyaratan, bekerjasama dengan Divisi terkait. Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi kepada Kepala Divisi Usaha. Kepala Divisi ini dibantu oleh : a.
Bag. Pemasaran Merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan pemasaran barang modal, pembuatan studi kelayakannya, pengadaan, administrasi kewajiban operator sampai pelunasan kewajiban, dan mempunyai tanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan pemasaran yang telah ditetapkan. 1.
Melaksanakan kegiatan pemasaran barang modal.
2.
Membuat study investasi proyek yang akan ditandatangani dan study kelayakan dalam berbagai alternative guna mengetahui kemungkinan pelakasanaanya.
6
3.
Mengadakan hubungan kerjasama dengan berbagai Instansi (Pemerintah maupun Swasta) untuk pemasaran barang modal yang telah direncanakan.
4.
Melakukan administrasi terhadap semua permohonanfasilitas pembiayaan malaui perusahaan serta administrasi dokumen-dokumen lainnya yang diperlukan.
5.
Melaksanakan korespondensi dengan berbagai instansi (Pemerintah maupun Swasta) berkenaan dengan permohonan fasilitas pembiayaan investasi maupun proyek-proyek.
6.
Melakukan seleksi atas permohonan-oermohonan pembiayaan investasi malalui perusahaan yang mungkin dapat ditindak lanjuti.
7.
Menerbitkan surat persetujuan pendahuluan pembiayaan barang modal untuk ditanda tangani oleh Direksi maupun operator.
8.
Melakukan analisa penawaran barang modal.
9.
Melakukan proses penawaran barang modal baik secara langsung maupun melalui broker bersama-sama dengan calon operator.
10.
Memilih dan menganalisa barang modal yang akan dibeli bersama calon operator.
11.
Mempersiapkan dokumen-dokumen kontrak dengan divisi terkait dalam rangka pembelian maupun penyerahan barang modal.
7
12.
Membantu Divisi Usaha untuk mengkoordinir Divisi terkait dalam hal serah terima barang modal kepada operator.
13.
Melakukan administrasi terhadap semua dokumen kegiatan pengadaan barang modal.
14.
Melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen dari lingkungan terkait dalam rangka pembayaran untuk pembeli, pembangunan perbaikan barang modal.
15.
Menyiapkan surat penegasan leasing/beli angsur (confirmation letter) barang modal.
16.
Melakukan penagihan pembayaran kewajiban yang lancar kepada operator sehubungan penjualan/leasing/beli angsur barang modal.
17.
Melaksanakan administrasi pelunasan barang modal.
18.
Melaksanakan pencatatan dan pelaporan piutang operator.
19.
Penjagaan kemungkinan pembiayaan-pembiayaan dalam rangka peluasan usaha, perbaikan maupun pembiayaan lainnya
2.
Direktur Administrasi dan Keuangan Direktur Administrasi dan Keuangan memiliki tanggungjawab untuk melakukan
supervise pekerjaan Kepala bagian Treasury dan Kepala bagian pembiayaan. a.
Kepala Bagian Treasury
8
Merencanakan,
melaksanakan,
mengelola,
menilai,
memverifikasi,
mengevaluasi, dan meneliti kegiatan Treasury. Dan bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi Kepada Divisi Treasury. 1.
Merencanakan, melaksanakaan, menyiapkan, dan mengawasi kebutuhan pembiayaan, menerapkan instrument perpajakan dan memantau arus kas perusahaan.
2.
Mengembangkan dan menerapkan sistem pengelolaan dana secara optimal, efisiensi sesuai tujuan perusahaan.
3. b.
Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Direksi.
Kepala Divisi Keuangan Menerima pembayaran uang tunai atau cek dari pelanggan untuk selanjutnya segera disetorkan ke Bank Perusahaan.
3.
Direktur Kepatuhan dan Manajemen Resiko
a.
Merencanakan, mengkoordinir dan mengendalikan atas pelaksanaan pemenuhan kepatuhan perusahaan sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
b.
Merencanakan,
mengkoordinir,
dan
mengendalikan
penerapan
sistem
manajemen resiko perusahaan yang terukur berdasarkan tingkat resiko yang dapat di terima oleh perusahaan.
9
c.
Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Direksi.
d.
Mengkoordinir penerapan dan evaluasi penerapan sistem manajemen resiko dengan unit kerja yang terkait.
e.
Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Kepala Kepatuhan dan Manajemen Risiko.
f.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiataan yang telah ditetapkan dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi kepada Kepala Divisi Kepatuhan dan Manajemen Risiko.
III.2
Prosedur Anjak Piutang
III.2.1 Prosedur Anjak Piutang Penerimaan Klien Baru Pada PT. NNAP (PERSERO) ini terdapat beberapa prosedur anjak piutang yaitu, seperti Penerimaan Klien Baru, Pembayaran Dimuka, Penerimaan Pembayaran Faktur Dari Customer untuk memenuhi prosedur anjak piutang di atas harus memenuhi sebagi berikut : 1.
Penerimaan Klien Baru
Adapun syarat-syarat pemberian fasilitas anjak piutang (factoring) : a.
Nasabah pemohon (klien) harus merupakan suatu badan hukum atau bentuk usaha tetap seperti PT. CV, NV, Firma dan lain-lain, dan bukan perorangan/individual, demikian pula halnya dengan pelanggan (Customer). 10
b.
Calon klien diminta untuk mengisi secara lengkap Formulir Aplikasi secara lengkap dengan dilampiri nya dokumen sebagai berikut : •
Laporan Keuangan (neraca dan rugi laba) tiga tahun terakhir, kalau ada sebaiknya yang sudah di audit oleh akuntan publik.
•
Rekening Koran dua belas bulan terakhir
•
Volume penjualan calon klien maximal Rp. 5.000.000.000,- dengan jangka waktu setiap transaksi maximal dua bulan/enam puluh hari dengan penjualan yang dapat di factorkan adalah penjualan oleh klien secara rutin setiap bulannya, bukan penjualan yang hanya dilakukan dalam jangka waktu satu tahun atau enam bulan sekali.
•
Modal perusahaan calon klien harus memadai dan sesuai dengan total asset perusahaan.
•
Calon klien harus bersedia untuk memeberikan jaminan pribadi (borgtocht) dari pemegang saham atau manajemen nya atas pemberian fasilitas factoring yang dilakukan secara recourse, yaitu klien menjamin pembayaran apabila customer tidak memenuhi kewajiban membayar piutang yang sudah dialihkan kepada PT. NNAP.
•
Calon klien harus bersedia untuk di audit/survey oleh team audit PT. NNAP khususnya yang meliputi pemeriksaan purchase order, invoice, delivery order, sales ledger,kredit nota dan semua catatan mengenai bad debt.
11
Bagian-bagian yang berhubungan dengan prosedur penerimaan klien baru adalah pemasaran, kepala administrasi & keuangan, staff credit administration, bagian kepatuhan dan manajemen resiko. 1.
Bag. Pemasaran/Marketing Officer Menerima Formulir Aplikasi klien yang sudah di isi secara lengkap dan
ditandatangani oleh klien. Kemudian Pemasaran mengecek kebenaran dari data-data yang sudah di isi dalam Formulir Aplikasi Klien dengan melakukan hal-hal sebagai berikut : a.
Mengirimkan Banker’s Enquiry kepada Bank Indonesia mengenai apakah calon klien menikmati fasilitas kredit dari Bank lain dan bagaimana kondisi kredit yang dinikmati.
b.
Konfirmasi kepada pelanggan/trade checking
c.
Pengecekan pemegang saham dan pengurus dengan anggaran dasar yang dilampirkan Apabila hasil pengecekan cukup memuaskan, bagian Pemasaran melakan survey atau audit ke perusahaan pemohon agar dengan membawa suatu check list yang berisikan data-data mana saja yang harus dilakukan pengecekan. Berdasarkan hasil audit, bag. Pemasaran menentukan pemberian Plafond untuk setiap Customer (Customer’s Maximum Advance Limit), nilainya sekitar dua kali penjualan perbulannya. Berdasarkan hasil survey pemasaran membuat Laporan Comparizon dan analisa laporan keuangan empat tahun terakhir. Laporan Comparizon dan
12
analisa laporan keuangan disimpan Pemasaran (Marketing Officer) karena merupakan pegangan bag. Pemasaran untuk mendukung Proposal Memorandum. Data yang sudah dikumpulkan dalam aplikasi permohonan, hasil audit dan pengecekan, kemudian dikumpulkan untuk mendukung Proposal Memorandum yang dibuat oleh bag. Pemasaran (Marketing Officer). Proposal Memorandum yang diajukan harus mencantumkan informasi yang mencakup hal-hal sebagai berikut : a.
Client Advance Limit (CAL)
b.
Maximum Advance Limit (MAL) untuk masing-masing pelanggan, dilengkapi dengan data pelanggan antara lain nama, alamat, nomor, telepon dan contact person. Menyerahkan Proposal Memorandum (info Memo) kepada Kepala Administrasi & Keuangan dengan dilampirkan Formulir Aplikasi Klien (seperti laporan keuangan, copy akte pendirian, copy NPWP, copy TDP, copy SIUP, surat persetujuan istri, specimen tanda tangan). Apabila permohonan ditolak oleh Kepala Administrasi & Keuangan maka bagian Pemasaran mencatatnya dalam agenda aplikasi yang ditolak (batal dan blaclist) dan membuat Surat Penolakan rangkap satu dan diserahkan ke calon klien. Formulir Aplikasi Klien yang ditolak diarsip sesuai abjad nama. Tetapi apabila disetujui maka Marketng Officer membuat Surat Penawaran rangkap dua, yang harus ditandatangani oleh klien apabila syarat dan kondisi dalam Surat Penawaran tersebut disetujui. klien diharapkan mengemballikan Surat Penawaran kepada Marketing Officer dalam waktu dua minggu. salinan Surat 13
Penawaran diberikan kepada klien dan yang asli diberikan kepada Administrasi Keuangan. Selanjutnya info Memo, Formulir Aplikasi Klien, Check List dan dokumen pendukungnya diberikan kepada Administrasi Keuangan untuk didokumentasikan. Surat Penawaran yang sudah ditandatangani oleh klien kemudian menjadi Surat Penerimaan/Persetujuan (Letter Of Acceptance) rangkap dua, lembar satu diserahkan kebagian Kepatuhan & Manajemen Resiko dan lembar dua diserahkan ke Administrasi Keuangan sebagai arsip. Setelah pengikatan dilaksanakan, bagian Pemasaran
membuat MKBAK
(Memorandum Kepada Bagian Administrasi Keuangan), yang kemudian menyerahkannya kepada Administrasi Keuangan. MKBAK berisi data-data klien, data fasilitas dan data pelanggan. 2.
Kepada Administrasi dan Keuangan
Kepala Administrasi dan Keuangan menerima info Memo, Formulir Aplikasi Klien, Check List dari Pemasaran (Marketing Officer), kemudian meneliti kelayakan analisa Marketing Officer dan kelengkapan data-data yang mendukung. Info Memo itu sendiri harus mencantumkan informasi yang mencakup hal-hal sebagai berikut : a.
Latar Belakang Usaha yang meliputi nama perusahaan dan orang-orangnya, Pengalaman Kerja, Modus Operandi.
b.
Analisa Keuangan yang meliputi Analisa Rekening Koran, Analisa Laporan Keuangan, Analisa Laporan Piutang.
14
c.
Analisa Resiko yang meliputi Resiko Kredit, Resiko Debitur/Customer,Resiko Competitor Client. Apabila Kepala Administrasi dan Keuangan mengatakan layak maka info memo di setujui, bila tidak layak akan diberitahukan alasannya.
3.
Bagian Kepatuhan & Manajemen Resiko Berdasarkan Surat Penerimaan/Persetujuan (Letter Of Acceptance) lembar satu
yang diterima dari Bagian Pemasaran, Bagian Kepatuhan dan Manajemen Resiko (merangkap bagian Legal) menyiapkan sebagai berikut untuk pengikatan : 1.
Perjanjian Anjak Piutang
2.
Jaminan Pribadi (Borgtoch)
3.
Nota Pengikatan Kredit
4.
Surat Kuasa Khusus Pengikatan tersebut dilakukan dibawah tangan dengan keharusan untuk
dilegalisir oleh notaris yang ditunjukan oleh PT. NNAP finance. Pada waktu penandatanganan perjanjian factoring, juga harus ditandatangani Surat Pemberitahuan kepada pelanggan (Notification Letter) rangkap tiga yang telah disiapkan oleh PT. NNAP finance diatas kop surat klien, agar pada waktu pembayaran dilakukan langsung kapada PT. NNAP finance. Surat Pemberitahuan yang telah ditandatangani oleh klien segara dikirim kepelanggan untuk diminta tandatangannya sebagai tanda bahwa pelanggan penyetujui pengalihan piutang ini. Notification Letter lembar satu, Perjanjian Anjak Piutang,
15
Borgtoch, Surat Kuasa Khusus diserahkan kepada Administrasi Keuangan, sedangkan Notification Letter lembar dua untuk pelanggan dan lembar tiga untuk klien. 4.
Staf Kredit Administrasi Menerima surat penawaran lembar satu, Letter Of Acceptance lembar dua, info
memo, MKBAK, Formulirn Aplikasi Klien, Check List dan dokumen pendukung lainnya dari Marketing Officer, kemudian disimpan sebagai referensi data tentang klien. Dari bag. Kepatuhan dan Manajemen Risiko, staf kredit administrasi menerima perjanjian anjak piutang, Bortoch, surat kuasa khusus dan Notification Letter lembar satu dan menyimpannya dalam lemari besi.
III.3
Prosedur Pembayaran Dimuka Bagian-bagian yang berhubungan dengan prosedur pembayaran dimuka adalah
bagian pemasaran, bagian akuntansi dan keuangan dan staf kredit administrasi. 1.
Pemasaran Bag. Pemasaran menerima faktur penjualan dan DO yang diterbitkan dengan
stempel pengalihan piutang yang diterbitkan klien kepada pelanggan. Kemudian semua faktur tersebut dicap dengan stempel pengalihan piutang atau keterangan “bahwa pembayaran atas faktur ini harus di transfer ke PT. NNAP” yang ditulis atau diketik pada fakturnya. Meminta klien untuk mengisi jadwal penawaran yang isinya mengenai daftar faktur, Delivery order (DO), Purchasing Order (PO)/copy PO. Jadwal penawaran 16
tersebut harus ditandatangani oleh klien. Bagian pemasaran mengecek kebenarannya kemudian mencapnya dengan stempel mesin. Jadwal penawaran lembar satu bersama dengan faktur-fakturnya dikirim ke staf kredit administrasi, sedangkan lembar dua untuk klien. 2.
Staf Kredit Administrasi Berdasarkan jadwal penawaran yang asli dan faktur-faktur yang diterima dari
bagian pemasaran, staf kredit administrasi mengadakan verifikasi dan pemeriksaan terhadap faktur-faktur dan dokumen-dokumen pendukung, apakah dokumen telah lengkap. Kemudian dilanjutkan dengan menghitung service charge dengan nilai faktur, sebesar 0,5% x faktur SLC atau menghitung profisi dengan mengalikan persntase profisi dengan nilai plafond yaitu sebesar 1% x plafond. Service charge dihitung setiap kali ada faktur masuk tetapi kalau ada profisi nilai yang dibebankan tetap dan tidak dipengaruhi oleh banyak atau tidaknya faktur yang diterima. Maka apabila fakturnya sedikit lebih baik memilih pembebanan dengan service charge. Staf kredit administrasi menginput semua data faktur dalam komputer kemudian memfilekan jadwal penawaran ke dalam File Operation Client dan semua faktur diurut berdasarkan klien dan jatuh tempo, kemudian disimpan ke dalam suatu map. Staf kredit administrasi menerima Formulir Permohonan pembayaran Dimuka yang telah di isi klien. Kemudian mencetak CAS (Credit Avaibility Sheet). CAS ini berisikan data penjualan klien dan beberapa dana yang masih bias/dapat ditarik oleh klien. CAS ini dapat dilihat didalam komputer bagi karyawan perusahaan yang ingin mengetahuinya. 17
Staf kredit administrasi melihat apakah permohonan tersebut masih dalam batas yang dapat diberikan pembayaran atau tidak. Bila permohonan tersebut masih dalam batas pembayaran dimuka dengan specimen, seandainya tidak cocok bag. Staf kredit administrasi menghubungi bag. Pemasaran untuk mengkonfirmasikan kepada klien. Seandainya cocok maka di tandatangani dan kdivalidasi kemudian salinannya diserahkan kembali kepada klien. Apabila dalam pembayaran dimuka ini mengakibatkan OMAL (Over Maximum Advance Limit) harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Administrasi dan Keuangan. Selanjutnya staf kredit administrasi membuat voucher debet untuk pembuatan jurnal. Kemudian menyerahkan voucher debet tersebut kebagian Akuntansi dan Keuangan. Sedangkan Permohonan Pembayaran Dimuka disimpan berdasarkan nomor kontrak. 3.
Bagian Akuntansi dan Keuangan Bag. Akuntansi dan Keuangan menerima voucher debet dari staf kredit
administrasi. Bagian Akuntansi dan Keuangan menghubungi bagian Treasury untuk konfirmasi ketersediannya dana senilai yang tertera di formulir Permohonan Pembayaran Dimuka. Lalu membuat voucher kredit untuk melengkapi voucher debet yang telah dibuat staf kredit administrasi. Kemudian meminta pejabat yang berwenang untuk menandatangani permohonan transfer voucher sebagai pengesahan transaksi. Bagian Akuntansi dan Keuangan menginput transaksi Advance tersebut ke dalam komputer. Dan menyimpan voucher debet dan kredit tersebut. Pembayaran dilakukan dengan mengkreditkan Rekening Koran klien yang ada di Bank.
18
III.4
Prosedur penerimaan Pembayaran Faktur Dari Customer Bagian-bagian yang terhubung dengan prosedur ini adalah bagian
Akuntansi
dan Keuangan dan Staf Administrasi Keuangan. Pembayaran yang dilakukan oleh palanggan dapat melakukan pembayaran penuh atau bertahap. Pembayaran secara penuh (full payment) adalah pembayaran pada saat piutang tersebut jatuh tempo dan dibayar seluruhnya oleh pelanggan. Sedangkan pembayaran bertahap (partial payment), PT. NNAP dengan pelanggan mengadakan persetujuan untuk pelunasan piutang tersebut, pembayaan dilaksanakan secara cicilan (partial) tetapi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 1. Bagian Akuntansi dan Keuangan Bag. Akuntansi dan Keuangan setiap pagi bagian Akuntansi dan Keuangan memeriksa daftar faktur-faktur mana yang sudah jatuh tempo. Semua data faktur yang sudah jatuh tempo di dapatkan dari Laporan Computer Print Out. Selain itu, setiap pagi harus menghubungi pihak Bank untuk menanyakan apakah ada uang yang masuk. Apabila ada menerima uang / cek, ditanyakan dari siapa dan dari kota apa. Apabila hasil pembayaran dari pelanggan dari dalam kota berupa uang tunai atau cek, maka bagian Akuntasni dan Keuangan membuat slip kliring dua rangkap, lembar satu disimpan sedangkan lembar dua diserahkan ke Staf Administrasi dan Keuangan. Apabila dari luar kota, maka bagian Akuntansi dan Keuangan membuat slip inkaso dua rangkap, yang asli disimpan dan salinannya diserahkan ke staf Administrasi dan Keuangan. Uang tunai atau cek yang diterima segera disetor ke Bank. Dan salinan Bukti Setor Bank disimpan. Sedangkan bila ada transfer uang, maka dibuat Credit Note satu lembar, dan diserahkan 19
ke Staf Administrasi dan Kuangan. Tetapi untuk Credit Note, bagain staf Administrasi dan Keuangan harus mengembalikannya kembali bersama dengan voucher kredit kepada bagian Akuntansi dan Keuangan. Setelah bagian Akuntansi dan Keuangan menerima Voucher kredit dari Staf Administrasi dan Keuangan maka dibutlah voucher debet sebagai jurmal masuknya uang. Kemudian minta tanda tangan supervisor untuk pengesahan pada voucher debet dan kredit. Kemudian menginput data pembayaran dari customer ke dalam komputer Apabila pembayran dari customer merupakan cek/bilyet dari bank-bank lain, maka bilyet giro/cek tersebut harus dikliringkan dahulu dan smentara hasil kliring belum diketahui, pembayaran tersebut dikreditkan ke perkiraan Kewajiban lainnya. Apabila dananya sudah efektif keesokan harinya, barulah mendebet kembali perkiraan Kewajiban lainnya kemudian mengkredit ke perkiraan Tagihan Factoring. Untuk penerimaan cek mundur dicatat dalam Daftar Giro Mundur, dan belum dianggap sebagai pengurang Tagihan Factoring. 2. Staf Adninistrasi dan Keuangan Bag. Staf Administrasi dan Keuangan menerima slip kliring atau slip inkaso atau credit note dari bagian Akuntansi dan Keuangan, kemudian mengkreditkan faktur klien sebesar piutang klien yang dibayar. Lalu bagian staf Administrasi dan Keuangan membuat voucher kredit, dan menyerahkan voucher tersebut ke bagian Akuntansi dan Keuangan. Apabila bagian Staf Administrasi menerima Credit Note maka selain menyerahkan Voucher kredit juga Credit Note kepada bagian Akuntansi dan Keuangan.
20
Apabila customer menolak untuk membayar atau hanya bersedia melakukan pembayaran sebagian dari nilai faktur dengan balasan yang berkaitan dengan barang kiriman (retur barang) maka laporkan segera ke supervisor kemudian bagian staf Administrasi dan Keuangan membuat Dispute Notice. Staf Administrasi dan Keuangan juga melapokan kepada supervisor apabila Setelah lima belas hari sejak jatuh tempo faktur belum dilunasi, sehingga supervisor bisa mengambil tindakan untuk mengirim Surat Peringan pelanggan. Setelah lima belas hari dari Surat Peringatan satu ternyata faktur masih belum dilunasi juga maka diberi Surat Peringatan ke dua. Seterusnya setiap lima belas hari berikutnya apabila faktur belum dibayar, pelanggan harus dikirimi Surat Peringgatan berikutnya sampai dengan yang ke empat. Untuk Surat Peringatan yang ke empat, klien harus dihubungi dahulu untuk dimintai persetujuannya, karena Surat Peringatan yang ke empat bernada keras. Apabila klien keberatan atas pengiriman Surat Peringatan ke empat maka klien harus mengambil alih kembali piutang tersebut dengan menerbitkan Nota kredit kepada klien.
21
