BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Banquet Sebelum kita menguraikan lebih jauh tentang Banquet, maka perlu dijelaskan terlebih dahulu pengertian atau defenisinya. Banquet merupakan outlet Food & Beverage Departemen yang bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan makan yang diselenggarakan di hotel, baik itu diselenggarakan oleh pihak hotel itu sendiri maupun oleh suatu panitia atau pihak lain yang membuat pesanan di hotel tersebut. Menurut Pendapat Sukardi (1981), “Banquet adalah pelayanan khusus suatu jamuan atau suatu cara dimana pelayanan tersebut berbeda atau terpisah dengan pelayanan yang ada di restoran, coffee shop atau grill room”. Dari penjelasan kedua Banquet tersebut dapat ditemukan kesimpulan, antara lain sebagai berikut : 1. Jamuan makan dan minum 2. Atas permintaan pemesan 3. Menu pasti dan tamu yang datang cukup banyak. 4. Pelayanannya berbeda dengan tempat-tempat lainnya.
Universitas Sumatera Utara
2.2 Fungsi Banquet Dapat dipastikan bahwa hotel berbintang tiga ke atas mempunyai saran penyewaan ruangan, yang dalam hal ini dapat dikategorikan sebagai Function Room yang berfungsi sebagai ruangan serba guna. Hal ini merupakan fungsi utamanya, disamping beberapa fasilitas yang lain dan sama-sama berfungsi sebagai sarana pelengkap. Namun apabila fungsinya tidak dapat dimaksimalkan mungkin dapat dilihat dari beberapa factor sebagai bahan evaluasi. Tentu factor utamanya tergantung pada Banquet itu sendiri, apakah banquet sebagai sarana pelengkap sudah siap menjadikan personil yang berkualitas, baik kualitas pelayanan umum maupun kualitas makanan dan minuman yang disajikan oleh pelayan kepada tamu. 2.3 Sistim Pelayanan Banquet Pada Hotel Danau Toba Medan memiliki aturan-aturan dan sistim pada saat melakukan pelayanan. Di bawah ini beberapa aturan atau sistim pada saat melayani tamu adalah : 1. Waiter atau waitress harus berpakaian rapi, bersih sewaktu melayani tamu. 2. Perhatikan cara menghidangkan makanan dan minuman supaya menarik, yang mana untuk menghidangkan dari sebelah kanan, dan untuk mengambil peralatan makan yang kotor dari sebelah kiri atau dari depan, ini supaya memudahkan kita. Universitas Sumatera Utara
3. Semua peralatan yang digunakan harus bersih begitu juga dengan table cloth yang kotor akibat tumpahan makanan harus diganti dengan yang baru untuk di gunakan pada tamu yang baru pula. Selain aturan penghidangan di atas, juga terdapat berbagai macam aturan penghidangan lainnya, tergantung pada event yang dilaksanakannya, apakah bersifat formal atau non formal. Service banquet yang umum adalah self service (perasmanan), bisa juga kombinasi antara self service dengan table service. Untuk lebih jelasnya dari kedua service tersebut dapat di uraikan sebagai berikut : 1. Self Service, terdiri dari : a. Cafetaria Service Tamu memilih sendiri makanan yang telah disediakan di counter, dengan dibantu counter helper dan tamu membayar makanan yang dipilihnya. b. Buffet Service Hidangan sudah disiapkan diatas counter, tamu bebas memilih makanan yang disukai dari makanan pembuka sampai makanan penutup. 2. Table Service, terdiri dari : a. Russian Service Pelayanan ini menggunakan waktu yang cukup lama, dengan memakai peralatan
yang formal. Waiter dan waitress memindahkan makanan yang
telah diatur pada plater ke piring tamu atau mengambil sendiri. Universitas Sumatera Utara
b. French Service Yakni jenis pelayanan yang mahal. Dilaksanakan pada acara-acara formal dan resmi saja. Waiter atau waitress mengambil makanan dari dapur yang telah disiapkan di atas silver plate kemudian diletakkan diatas trolly menuju ke tempat tamu dan di hidangkan ke piring tamu dengan menggunakan flambé makanan yang dimasak dihadapan tamu guna menarik perhatian. c. American Service Merupakan Kombinasi antara Russian Service dengan French Service. Pelayanannya yang praktis, makanan telah disiapkan di dinner plate, kemudian dihidangkan ke tamu. 2.4 Ruang Lingkup Banquet Kegiatan di Banquet berkaitan erat dengan kegiatan-kegiatan persidangan, baik itu persidangan mengikat maupun persidangan yang tidak mengikat. Persidangan mengikat adalah merupakan acara-acara yang dalam kehidupan resmi yang akan menhasilkan keputusan, terdiri dari : rapat, musyawarah, konfrensi, kongres, dan sebagainya. Sedangkan persidangan tidak mengikat adalah seminar, lokakarya, symposium, sarasehan, penataran, training, dan sebagainya. Jamuan di dalam banquet Hotel Danau Toba Medan diselenggarakan dalam bentuk sebagai berikut : a. Jamuan Informal, yaitu merupakan acara makan bersama yang dalam pelaksanaannya tidak memiliki acara-acara yang bersifat protokoler.
Universitas Sumatera Utara
b. Jamuan Formal, yaitu jamuan yang bersifat resmi sehingga penyelenggara berdasarkan ketentuan-ketentuan protokoler. Jamuan Formal ini memiliki tertib acara yang di atur secara protokoler. Berdasarkan tata pelaksanaannya, jamuan yang dilaksanakan di dalam Hotel Danau Toba Medan adalah : 1. Buffet Party Tamu duduk di kursi dan menghadap meja makan, namun hidangan diletakkan diatas meja buffet. Tamu akan mengambil sendiri makanan yang disukainya sedangkan minuman di hidangkan oleh pramusaji. 2. Wedding Party Menu disusun dalam komposisi satu makanan, mulai dari makanan pembuka (Appetizer) sampai makanan penutup (Dessert), dan Banquet menu harus di letakkan pada setiap meja untuk memberikan informasi kepada tamu bahwa makanan apa yang akan disajikan dalam pesta tersebut, termasuk urutan penyajian. Penanganan Acara Oleh Banquet Salah satu unit penghasil (income) terbesar pada F & B Departement Hotel adalah Banquet Section. Hal ini dapat diperoleh bila hotel menyediakan fasilitas banquet yang meliputi sarana dan prasarana berupa gedung (hall), fasilitas pesta, konferensi, pertemuan, pertunjukkan dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
Adapun kegiatan yang dilakukan pada bidang banquet Hotel Danau Toba Medan adalah : 1.
Penyelenggaraan Coffee Break (jamuan yang hanya menyediakan minuman kopi dan teh lengkap dengan makanan ringan, berupa cake atau kue)
2.
Buffet Party (jamuan yang menyediakan makanan dan minuman secara perasmanan atau meja yang panjang)
3.
Convention Event (penyelenggara acara seperti pertemuan bisnis, seminar, konfrensi,lokakarya, dan sebagainya)
4.
Show Event (merupakan acara-acara pertunjukkan dan pagelaran)
5.
Room Only (pihak penyelenggara hanya menyewa gedung saja tanpa ada makanan dan minuman dari pihak hotel) Secara umum teknis pelayanan banquet department sama dengan di restoran
yaitu dengan American Service, dan berdasarkan pelaksanaannya biasa menggunakan Buffet Party dan Set Menu.(Soekard,.1981).
Universitas Sumatera Utara
2.5 Tugas dan Tanggung Jawab Banquet Pelayanan Banquet dalam melaksanakan kegiatannya dipimpin oleh seorang Banquet Manager yang membawahi Assistant Banquet Manager, Secretary, Banquet Head Waiter, Assistant Banquet Head Waiter, Supervisor, Banquet Waiter dan Banquet Bush boy. Berikut ini merupakan penjelasan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan, yakni : 1. Banquet Manager a. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya. b. Mengkoordinir seluruh staf yang berada di bawahnya serta memberikan pembinaan secara rutin agar pelayanan di banquet selalu memuaskan tamu. c. Bertanggung jawab terhadap F & B Manager setiap ada penanganan acara banquet. d. Harus menjalin hubungan dengan Public Relation Manager, Sales Manager, Chief Engeenering, Saus Chef, Chief Security, juga Executive House Keeper. e. Melaksanakan tugas-tugas administrasi f. Memeriksa kesiapan tugas Head Waiter di Operating juga kesiapan bagian lain, Kitchen, Steward, House Keeping, Engeenering, juga Bar dan Waiter yang bertugas saat jam operasional maupun jam off shift. g. Harus memperhatikan dan mendengarkan keluhan-keluhan tamu serta segera menyelesaikan masalah dari setiap solusi yang ada. Universitas Sumatera Utara
h. Mengawasi operating banquet sampai selesai. 2. Assistant Banquet Manager Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab Assistant Banquet Manager dalam sehari-harinya juga membantu Banquet Manager apabila berhalangan datang, serta memberikan briefing dan pengawasan selama berlangsungnya acaraacara penting di department banquet tersebut. 3. Secretary a. Membuat tugas-tugas dari Banquet Manager dalam menangani pemasukan dan melakukan pembalasan surat. b. Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan saran-saran dari tamu yang ada. c. Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet Manager, terutama yang ,menggunakan telepon. 4. Banquet Head Waiter a. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operating Banquet. b. Mengkoordinir para waiter dan daily worker. c. Membuat “time schedule” juga pembagian tugas sesuai dengan jabatan masingmasing. d. Menggambarkan susunan ruangan, susunan meja kursi, meja buffet, mengontrol dekorasi serta menyiapkan kartu menu dan nama-nama untuk dipasang dimeja. Universitas Sumatera Utara
e. Mengontrol semua persiapan sebelum peralatan tersebut dipasang di meja. f. Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai. g. Menyambut tamu yang datang sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada Captain Waiter. h. Membuat laporan harian (daily log report) i. Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambah sarana penunjang atau peralatan-peralatn yang harus diganti. j. Menampung semua keluhan tamu untuk disampaikan kepada Banquet Manager bila berhalangan hadir. k. Melaporkan hasil kegiatan kepada Banquet Manager tentang hal-hal yang dianggap pincang di dalam operasi kerja 5. Assistant Banquet Head Manager Fungsi serta tanggung jawab dari assistant Banquet Head
Waiter yaitu
membantu segala kegiatan Head Waiter, juga menggantikan posisi bila Head Waiter berhalangan hadir. Disamping menangani apa saja yang berkaitan dengan pembayaran-pembayaran bill dan mengeceknya kembali. Di akhiri tugasnya membuat laporan tentang pemasukan catatan khusus yang terjadi selama operation berlangsung. 6. Banquet Supervisor a. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai menyiapkan kebutuhan function sampai pelayanan kepada tamu. Universitas Sumatera Utara
b. Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar ataupun bagian-bagian yang lain demi terciptanya suasana kerja yang baik. c. Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang di butuhkan tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada. d. Serta membantu waiter jika ada yang mengalami kesulitan. 7. Banquet Waiter a. Melaksanakan tugas yang telah di instruksikan oleh Head Waiter. b. Menata meja dengan room style plan (rencana dari bentuk susunan ruangan) yang dikehendaki oleh pihak penyelenggara event. c. Menyiapkan dan menata semua peralatan yang dibutuhkan untuk keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, skirting, melipat napkin, cutleries, ashtray, gelas dan lain sebagainya yang harus dipakai dan di siapkan di atas meja. d. Membuat tea atau coffee dengan jumlah yang di kehendaki tamu. e. Menyiapkan air es serta menuangkan kedalam gelas sebelum tamu duduk dan menyalakan lilin. f. Menyiapkan makanan yang dibawa dari dapur yang telah disiapkan Cook atau Bush-Boy untuk dihidangkan kepada tamu. g. Mengirim peralatan yang kotor dan mengirimkannya ke bagian laundry. h. Mengumpulkan linen-linen yang kotor dan mengirimkannya ke bagian laundry untuk dibersihkan. Universitas Sumatera Utara
i. Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan ruangan. 2.6 Peralatan dan Perlengkapan Banquet Salah satu faktor penunjang yang terpenting pada Banquet adalah tersedianya peralatan dan perlengkapannya. Peralatan-peralatan tersebut harus pula disesuaikan dengan jenis makanan dan minuman yang tersedia, mulai dari peralatan yang paling sederhana sampai dengan peralatan yang hanya khusus dipergunakan untuk satu jenis makanan atau minuman yang tertentu saja. 2.6.1 Peralatan Banquet Secara umum peralatan-peralatan yang dipergunakan untuk operasional Banquet dapat di golongkan menjadi 5 bagian besar yaitu : 1. Glassware Glassware merupakan peralatan untuk penyajian minuman dan pada umumnya dipergunakan untuk minum. Meskipun ada juga beberapa macam gelas untuk tempat makanan seperti : ice cream, fruit cocktail, dan sebagainya. Secara keseluruhan jenis gelas dapat dibedakan menjadi 2 macam, yakni gelas yang berkaki dan gelas yang tidak berkaki. Berikut ini adalah jenis-jenis gelas yang biasa dipergunakan pada banquet operation dan kegunaannya : a. Water Goblet, gelas yang dipergunakan untuk penyajian air minum, sebagai pengiring makan. Jenis gelas ini umumnya berkaki.
Universitas Sumatera Utara
b. Cocktail Glass, gelas yang dipergunakan untuk penyajian makanan penutup seperti : ice cream. c. Beer Glass, gelas yang dipergunakan untuk penyajian minuman beer dan sejenisnya seperti : Stout, Ale, dan Porter 2. Cutlery Cutlery adalah alat makan dan minuman yang berfungsi memindahkan sesuatu makanan atau minuman dari piring atau dari gelas ke mulut. Alat ini ada yang terbuat dari perak yang disebut Silverware, sedangkan alat yang terbuat dari keramik disebut Chinaware, namun pada umumnya Cutlery ini terbuat dari Stainless steel. Berikut ini adalah jenis-jenis Cutlery yang biasa dipergunakan pada Banquet Section dan kegunaannya : a. Dinner Fork, yaitu garpu yang digunakan untuk penyajian makan inti (main Course) b. Dessert Fork, yaitu garpu yang dipergunakan untuk penyajian makanan penutup (Dessert) c. Fish Fork, yaitu garpu besar untuk penyajian jenis makanan ikan. d. Serving Fork, yaitu garpu besar untuk penyajian lauk. e. Dinner Spoon, yaitu sendok yang digunakan untuk makanan pokok f. Dessert Spoon, yaitu sendok yang digunakan untuk penyajian makanan penutup (Dessert) Universitas Sumatera Utara
g. Tea / coffee Spoon, yaitu sendok untuk mengaduk teh atau kopi. h. Fruit Spoon, yaitu sendok untuk makanan pembuka atau penutup yang berkuah. i. Cake Tong, yaitu berupa penjepit untuk memindahkan tart / kue dari tempat kue ke piring (B&B plate). 3. Chinaware Chinawere disebut juga Earthware, yaitu barang-barang pecah belah. Umumnya dipergunakan sebagai tempat makan atau minum. Biasanya pada umumnya terdapat pada bagian pinggir yang dibuat dengan motif kembang, ada juga yang polos dengan pinggiran emas, biru, kuning, hitam, serta warna menarik lainnya. Berikut ini adalah jenis-jenis Chinaware yang biasanya dipergunakan pada Banquet Operation dan kegunaanya : a. Bread & Butter Plate, piring ceper berdiameter sekitar 16 cm, untuk penyajian roti, kue dan mentega. b. Dessert plate, yakni piring ceper dengan diameter 20 cm, gunanya untuk penyajian makanan pembuka dan penutup. c. Dinner Plate, yakni piring ceper dengan diameter 26 cm, gunanya untuk tempat
penyajian
main
course
dengan
makanan
pengiringnya
(accompagniment).
Universitas Sumatera Utara
d. Soup Plate, yakni piring cekung dengan diameter 26 cm juga, yang digunakan dalam penyajian soup atau main dish juga makanan yang berkuah lainnya. e. Tea Cup & Soucer, yaitu cangkir dan piringnya khusus untuk penyajian minum kopi. f. Salad Bowl, mangkok salad untuk menghidangkan salad dalam porsi yang besar, seperti Egg Fiorentina, Chicken Casareol dan lain-lain. 4. Miscellaneous (Peralatan Penyajian Lainnya) Berikut ini adalah jenis-jenis Miscellaneous yang biasanya dipergunakan pada Banquet Operation dan kegunaannya : a. Flower Vase, tempat bunga untuk menghias meja b. Asthray, asbak tempat abu rokok c. Water Pitcher, semacam teko dari gelas atau stainless steel untuk tempat air minum, umumnya air es. d. Tray, baki yang dipergunakan untuk membawa makanan dan minuman. Bentuknya ada yang oval, bulat, dan persegi. e. Creamer, yakni teko kecil untuk tempat susu kental f. Tea pot, yakni teko yang memakai tutup, tetapi memiliki saringan untuk penyajian kopi. g. Chapinh Dish / Chaffer, yakni pemanas yang menjaga makanan tetap dengan tempatnya langsung di atas Recaud.
Universitas Sumatera Utara
5. Linen & Stationary Linen adalah peralatan yang dipergunakan untuk memperindah, merapikan meja, membersihkan mulut, dan sebagainya. Sedangkan Stationary adalah peralatan tulis-menulis yang dipergunakan pada waktu seminar. Berikut ini Linen & Stationary yang biasa dipergunakan pada banquet Operation dan kegunaannya : a. Table Cloth, yaitu taplak meja untuk menutupi agar kelihatan rapi. b. Napkin, yakni serbet untuk membersihkan mulut tamu setelah selesai makan. c. Skirting, yaitu kain untuk menutup bagian samping kaki meja d. Overhead Projector, alat untuk memproyeksikan tulisan ke papan tulis. e. Spidol, yakni alat tulis seperti ballpoint yang besar untuk menulis di white board f. White Board, papan tulis besar segi empat untuk menulis makalah. Biasanya pihak penyelenggara (tamu) yang mengadakan seminar atau konfrensi di hotel tidak hanya memesan makanan dan minuman saja, akan tetapi juga memerlukan peralatan dan perlengkapan untuk tujuan tersebut. Untuk itu pihak hotel harus menyediakan fasilitas tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2.6.2 Perlengkapan Banquet Fasilitas perlengkapan dan peralatan yang ada umumnya digunakan dalam ruangan pertemuan (Banquet Hall) dapat di kelompokkan menjadi : 1. Furniture & Meubelair : a. Perlengkapan meja dalam berbagai bentuk (Round Table & Long Table) b. Kursi (chair), beserta cover chair c. Podium d. Platform e. Portable Stage f. Catwalk 2. Perlengkapan Audiovisual : a. Overhead projector b. Slide projector c. Movie projector d. Portable screen e. Light ponter 3. Sound System : a. Sound System Universitas Sumatera Utara
b. Standing mick c. Table mick d. Wireless 4. Lighting Equipment : a. Stage lighting set b. Follow spotlight 5. Perlengkapan Sidang : a. Paper board & Marker b. Stationaries & Table Accessories 6. Perlengkapan Dekorasi : a. Pot planted b. Linen & Table Skirting c. Stereoform, banners, poster, spanduk d. Wording e. Macam-macam alat perekat, seperti : paku payung, tang dan sebagainya. 2.7 Meningkatkan Volume Penjualan Usaha meningkatkan volume penjualan produk hotel dapat dilakukan melalui dua cara, dimana satu dengan yang lain saling berkaitan.Kedua cara meningkatkan penjualan itu ialah : Universitas Sumatera Utara
1. In House Selling 2. Customer Satisfaction (kepuasan tamu) In House Selling adalah rencana di dalam penjualan(sales action plan) yang harus dilaksanakan melalui serangkaian tindakan-tindakan yang sistematik untuk meningkatkan pendapatan hotel melalui tamu-tamu yang sedang menginap di hotel. Kegiatan-kegiatan yang sifatnya membujuk tamu agar tertarik untuk membeli produk hotel adalah kegiatan promosi. Kegiatan promoi yang paling sesuai dapat dilakukan, adalah : 1. Personal Selling, yaitu kegiatan presentasi promosi secara orang per orang atau dengan sekelompok tamu yang dilakukan oleh penjual kepada pembeli.dan kegiatan ini dapat dilakukan di dalam maupun diluar hotel. Promosi penjualan (Sales Promotion) yaitu kegiatan yang dirancang untuk mendukung kegiatan personal selling, seperti penyebaran brosur, paketpaket khusus dan lain-lain. 2. Kepuasan tamu (Customer Satisfaction) Kepuasan tamu dapat dicapai melalui kualitas produk dan kesesuaian perepsi tamu terhadap produk hotel, persepsi tamu terhadap produk hotel dapat terbentuk oleh tingkat pengetahuan dan pengalaman serta tingkat kebutuhan tamu atas produk yang disediakan hotel sejauh mana produk yang tersedia telah di mengerti, di alami dan di butuhkan tamu, sejauh itulah persepsi tamu terhadap produk hotel tersebut.
Universitas Sumatera Utara
