BAB II URAIAN TEORITIS. memperbaiki hubungan sekaligus menciptakan suasana yang menyenangkan dan

BAB II URAIAN TEORITIS

II.1. Komunikasi II.1.1. Pengertian Komunikasi Komunikasi apabila diaplikasikan dengan benar akan mampu mencegah dan memperbaiki hubungan sekaligus menciptakan suasana yang menyenangkan dan menciptakan hubungan yang harmonis baik antarpribadi, antarkelompok, antarbangsa dan sebagainya, membina kesatuan dan persatuan umat manusia seluruh penghuni bumi yang

Universitas Sumatera Utara

menghasilkan image positif. Disinilah terlihat begitu pentingnya komunikasi dalam kehidupan sehari-hari, baik untuk melanjutkan hubungan maupun melepaskan hubungan. Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communication, dan bersumber dari kata communis yang artinya sama. Sama disini dimaksudkan adalah sama makna. Komunikasi merupakan pelengkap bagi kebutuhan tiap individu, dimana memiliki peranan yang penting dalam memahami dan melanjutkan sebuah hubungan. Menurut Goyer,1970 (dalam Ardianto,2007:19) komunikasi adalah berbagi pengalaman, dapat diamati sebagai penelitian dimana respon penggerak dan penerima berhubungan secara sistematis untuk referensi stimulus. Dalam pengertian ini komunikasi memberikan ruang pada individu-individu untuk memahami dan merespon apa yang disampaikan, jika penyampaian dipahami dan dimengerti, maka komunikasi berjalan dengan baik dan sehat. Adapun menurut Hovland, Janis dan Kelley (dalam Ardianto,2007:18)

bahwa

komunikasi

adalah

suatu

proses

dimana

individu

(komunikator) menyampaikan pesan untuk mengubah perilaku individu lain (khalayak). Banyaknya definisi komunikasi melahirkan bahwa begitu berguna dan pentingnya 24 komunikasi dalam interaksi dengan sesama, memiliki prosedur untuk mempengaruhi orang lain. Carl I. Hovland (dalam Widjaja, 2000: 26-27) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang memindahkan perangsang yang biasanya berupa lambang kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Jadi, dengan demikian komunikasi itu adalah persamaan pendapat dan untuk kepentingan itu maka orang harus mempengaruhi orang lain dahulu sebelum orang lain itu berpendapat, bersikap dan bertingkah laku yang sama dengan kita.


Para peminat komunikasi juga sering kali mengutip paradigma Laswell ”Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect?” yang menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan, yaitu: 1. Komunikator (communicator, source, sender) adalah orang yang menyampaikan pesan atau informasi. 2. Pesan (message) adalah pernyataan yang didukung oleh lambang, bahasa, gambar dan sebagainya. 3. Media (channel, media) adalah sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya, maka diperlukan media sebagai penyampai pesan. 4. Komunikan (communicant, communicate, receiver, recipient) adalah orang yang menerima pesan atau informasi yang disampaikan komunikator. 5. Efek (effect, impact, influence) adalah dampak sebagai pengaruh dari pesan. Jadi, berdasarkan paradigma Laswell tersebut komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu (Effendy, 2004: 10). Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi akan dapat berhasil apabila sekiranya timbul saling pengertian, yaitu jika kedua belah pihak dapat memahaminya. (Widjaja, 2000: 15). Komunikasi merupakan penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain.komunikasi akan berhasil jika adanya pengertian serta kedua belah pihak saling memahaminya. Dimana dapat disimpulkan bahwa komunikasi sangat


penting sama halnya dengan bernafas. Tanpa komunikasi tidak ada hubungan dan kesepian dalam menjalani aktivitas. Kualitas komunikasi menentukan keharmonisasian hubungan dengan sesama individu. Adapun bentuk dari komunikasi dalam (Effendy, 2004:7), yaitu : Komunikasi Personal (personal communication) Terdiri dari komunikasi intra personal (intrapersonal communication) dan komunikasi antar personal (interpersonal communication). Komunikasi Kelompok 1. Komunikasi kelompok kecil (small group communication), terdiri dari ceramah, forum, diskusi dan seminar. 2. Komunikasi kelompok besar (large group communication), terdiri dari kampanye : a. Komunikasi Organisasi (organization communication) b. Komunikasi Massa (mass communication) Komunikasi menjadi salah satu hal terpenting dalam proses apapun, maka dalam harmonisasi hubungan ini terbentuk dalam komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok. Hal ini membutuhkan proses di dalamnya, adapun proses komunikasi menurut Onong terbagi atas dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder. (Effendy: 2004:11). a. Proses Komunikasi Secara Primer Adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang sebagai media. Lambang ini umunya bahasa tetapi


dalam situasi komunikasi tertentu lambang-lambang yang digunakan dapat berupa gerak tubuh, gambar, warna dan sebagainya. b. Proses Komunikasi Secara Sekunder Adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Proses ini termasuk sambungan dari proses primer untuk menembus dimensi ruang dan waktu, dalam prosesnya komunikasi sekunder ini akan semakin efektif dan efisien karena didukung oleh teknologi komunikasi yang semakin canggih,yang ditopang oleh teknologi-teknologi lainnya.

Dalam keseluruhan komunikasi menjadi akan memberikan manfaat yang mendalam, jika komunikasi berlangsung dengan baik mampu memberi keuntungan dan mampu mencapai tujuan yang baik, jika komunikasi menjadi efektif. Pentingnya komunikasi untuk membina hubungan yang baik, bahwa kebutuhan utama manusia dan untuk menjadi maunsia yang sehat secara rohaniah adalah kebutuhan akan hubungan social yang ramah, yang hanya bisa terpenuhi dengan membina hubungan yang baik dengan orang-orang lain. Menurut Abraham Maslow (dalam Rakhmat, 2005:9) menyebutkan bahwa satu di antara keempat kebutuhan utama manusia adalah keutuhan social untuk memperoleh rasa aman lewat rasa memiliki dan dimiliki, pergaulan, rasa diterima, memberi dan menerima persahabatan. Dalam komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok tidak perlu ditarik garis pemisah, karena dua bidang tersebut bertumpang tindih dan banyak situasi tatap muka dapat diungkapkan dalam berbagai cara sesuai dengan perhatian dan tujuan si pengamat. Dalam komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok tetap memiliki


kriteria pembeda di dalamnya, yaitu dalam komunikasi antarpribadi terjadi secara spontan dan tidak terstruktur. Sedangkan komunikasi kelompok terjadi lebih terstruktur dan mempunyai kesadaran tinggi dan identitas diri. (Goldberg, 1985:8-9).

II.1.2. Fungsi Komunikasi Komunikasi sebagai ilmu dan seni, sudah tentu memiliki fungsi yang dapat dimanfaatkan oleh manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Dalam terjadinya komunikasi tidak terlepas dari bentuk dan fungsi komunikasi, dimana komunikasi yang baik, tidak jauh dari fungsi yang mendukung keefektifan komunikasi. Adapun fungsifungsi dari komunikasi adalah sebagai berikut : a. Menyampaikan Informasi (To Inform) Komunikasi berfungsi dalam menyampaikan informasi, tidak hanya informasi tetapi juga pesan, ide, gagasan, opini maupun komentar. Sehingga masyarakat bisa mengetahui keadaan yang terjadi dimana pun. Baik yang terjadi diluar, lingkungan daerah, nasional maupun internasional. Dengan menerima informasi yang benar masyarakat akan merasa aman tentram. Informasi akurat diperlukan oleh beberapa bagian masyarakat untuk bahan dalam pembuatan keputusan. Informasi dapat dikaji secara mendalam sehingga melahirkan teori baru dengan demikian akan menambah perkembangan ilmu pengetahuan b. Mendidik (To Educate) Komunikasi sebagai sarana informasi yang

mendidik, menyebarluaskan

kreativitas, tidak hanya sekedar memberi hiburan, tetapi juga memberi pendidikan untuk membuka wawasan dan kesempatan untuk memperoleh pendidikan secara luas, baik


untuk pendidikan formal di sekolah maupun untuk di luar sekolah dan meningkatkan kualitas penyajian materi yang baik, menarik dan mengesankan serta memberikan berbagai informasi tidak lain agar masyarakat menjadi lebih baik, lebih maju, lebih berkembang c. Menghibur (To Entertain) Komunikasi juga memberikan warna dalam kehidupan, tidak hanya informasi tetapi juga hiburan. Semua golongan menikmatinya sebagai alat hiburan dalam bersosialisasi. Menyampaikan informasi dalam lagu, lirik dan bunyi maupun gambar dan bahasa. Membawa setiap orang pada situasi menikmati hiburan, menerima informasi selain untuk memenuhi rasa aman juga menjadi sarana hiburan masyarakat. Apalagi pada masa sekarang ini banyak penyajian informasi melalui sarana seni hiburan. d. Mempengaruhi (To Influence) Komunikasi sebagai sarana untuk mempengaruhi khalayak untuk memberi motivasi, mendorong untuk mengikuti kemajuan orang lain melalui apa yang dilihat, dibaca dan didengar. Serta memperkenalkan nilai-nilai baru untuk mengubah sikap dan perilaku ke arah yang baik dan modernisasi. memberikan berbagai informasi pada masyarakat juga dapat dijadikan sarana untuk mempengaruhi masyarakat tersebut ke arah perubahan sikap dan perilaku yang diharapkan. Mengenai fungsi komunikasi, Mc Bride (Widjaja, 2000: 64-66) menjelaskan dalam arti yang lebih luas, tidak hanya diartikan sebagai pertukaran berita atau pesan tetapi sebagai kegiatan individu dan kelompok mengenai tukar menukar data, fakta dan ide. Maka fungsinya dalam setiap sistem sosial adalah sebagai berikut: a. Informasi


Pengumpulan, penyampaian, pemrosesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta dan pesan, opini dan komentar yang dibutuhkan agar orang dapat mengerti dan bereaksi secara jelas terhadap kondisi internasional, lingkungan dan orang lain, kemudian agar dapat mengambil keputusan yang tepat.

b. Sosialisasi (pemasyarakatan) Penyediaan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif yang menyebabkan ia sadar akan fungsi sosialnya sehingga ia dapat aktif di dalam masyarakat. c. Motivasi Menjelaskan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong untuk menetukan pilihan dan keinginannya, mendorong kegiatan individu dan kelompok berdasarkan tujuan bersama yang akan dikerjakan. d. Perdebatan dan Diskusi Menyediakan dan saling menukar fakta yang diperlukan untuk memungkinkan persetujuan atau menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai masalah publik dan pendidikan. Pengalihan ilmu pengetahuan sehingga mendorong perkembangan intelektual, pembentukan watak, pendidikan, keterampilan serta kemahiran yang diperlukan dalam semua bidang kehidupan. e. Memajukan Kebudayaan


Penyebarluasan hasil budaya dan seni dengan melestarikan warisan masa lalu, membangun imajinasi dan mendorong kreativitas serta kebutuhan estetika. f. Hiburan Penyebarluasan sinyal, simbol, suara, citra (image) dari drama, tari, kesenian, kesusasteraan, musik, komedi, olahraga, permainan, dan sebagainya untuk rekreasi dan kesenangan kelompok dan individu.

g. Integrasi Menyediakan bagi bangsa, kelompok dan individu kesempatan memperoleh berbagai pesan yang diperlukan agar mereka dapat saling kenal, mengerti, dan menghargai kondisi, pandangan dan keinginan orang lain.

II.1.3. Tujuan Komunikasi Dalam berkomunikasi tidak hanya untuk memahami dan mengerti satu dengan yang lainnya tetapi juga memiliki tujuan dalam bekomunikasi. Dan tujuan komunikasi memiliki 4 jenis (dalam Effendy, 2004: 8), yaitu : 1. Perubahan sikap (attitude change), memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan agar masyarakat akan berubah sikapnya. Misalnya memberikan informasi mengenai bahaya menggunakan obat-obatan terlarang dan tujuannya adalah agar masyarakat tidak mengunakan obat-obatan terlarang dan


mengembangkan pola hidup sehat dan sikap masyarakat akan positif terhadap pola hidup sehat. 2. Perubahan pendapat (opinion change), memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan akhir supaya masyarakat mau berubah pendapat dan persepsinya terhadap tujuan informasi yang disampaikan, misalnya dalam informasi mengenai pemilu. Terutama informasi mengenai kebijakan pemerintah yang biasanya selalu mendapat tantangan dari masyarakat maka harus disertai penyampaian informasi yang lengkap supaya pendapat masyarakat dapat terbentuk untuk mendukung kebijakan tersebut. 3. Perubahan perilaku (behaviour change), memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan agar masyarakat akan berubah perilakunya. Misalnya kegiatan tawuran yang mampu merusak kegiatan sekolah dan merugikan masyarakat umum. Maka pada akhirnya bertujuan agar masyarakat maupun siswa dan mahasiswa tidaklah ikut dalam kegiatan tawuran. 4. Perubahan sosial (social change), memberikan berbagai informasi pada masyarakat, yang pada akhirnya bertujuan agar masyarakat mau mendukung dan ikut serta terhadap tujuan informasi yang disampaikan. II.1.4. Proses Komunikasi Pada pengertian sebelumnya telah dijelaskan pengertian dan fungsi komunikasi, maka dalam hal ini adapun proses komunikasi adalah sebagai berikut: 1. Komunikator (communicator, source, sender) adalah orang yang menyampaikan pesan atau informasi.


2. Pesan (message) adalah pernyataan yang didukung oleh lambang, bahasa, gambar dan sebagainya. 3. Media (channel, media) adalah sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya, maka diperlukan media sebagai penyampai pesan. 4. Komunikan (communicant, communicate, receiver, recipient) adalah orang yang menerima pesan atau informasi yang disampaikan komunikator. 5. Efek (effect, impact, influence) adalah dampak sebagai pengaruh dari pesan.

II.2. Komunikasi Organisasi Kehidupan masyarakat modern membawa konsekuensi dan implikasi akan adanya sebuah fenomena masyarakat organisasional. Fenomena ini, telah ada saat ini dan akan terus mewabah dikalangan masyarakat modern. Dalam sejarah peradaban manusia, manusia berusaha memenuhi dan memuaskan kebutuhan dengan menciptakan dan mengembangkan berbagai metode, teknik, sarana/ prasarana baik fisik maupun non fisik dalam menunjang kehidupannya. Sejarah perembangan

meradaban mansia menunjukkan bahwa semakin tinggi tingkat

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam arti luas, baik dalam hal kualitas maupun kuantitas, maka semakin besar pula kebutuhan manusia itu dalam hal kehidupan ber organisasi. Semakin modernnya kehidupan manusia, juga menunjang semakin beragamnya organisasi yang diikuti manusia tersebut. II.2.1. Pengertian Komunikasi Organisasi


Pada dasarnya, organisasi merupakan suatu sarana yang secara struktural menggabungkan sejumlah wumberdaya potensial maupun aktual, yang secara garis besar berisikan dua jenis sumberdaya, yakni sumberdaya manusia dan sumber daya teknis. Sumberdaya manusia meliputi tenaga otot, pendidikan, ketrampilan, keahlian, pengalaman, gagasan, ide, harapan- harapan, spiritual bahkan harapan- harapan. Sumber daya teknis meliputi bahan baku, peralatan serta modal. Secara keseuruhan segala hal ini dapat memberikan atau menjadi dasar dorongan dan arah bago aktifitas yang bersangkutan. Semua organisasi baik dalam skala besar maupun skala kecil, mendefenisikan organisasi paling tidak memiliki tiga karakteristik yakni: a. Orang-orang/ Manusia b. Tujuan c. Keterbatasan perilaku anggota Chruden dan sherman. Jr memandang hakekat dari organisasi dipandang dari dua sisi yakni konsep statis dan dinamis atau disebut juga proses. Statis dimaksudkan merujuk pada fungsi organisasi sebagai wadah, sarana atau tempat yang menggambarkan susunan hirarkis atau struktur dari jenjang jabatan, fungsi serta wewenang, hak dan kewajiban. Dalam kata lain, dapat disebut juga bahwa organisasi merupakan saran untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Pengertian dinamis, organisasi erupakan suatu proses interaksi antara berbagai bidang dan fungsi dalam meningkatkan kerja sama dan koordinasi tinggi guna mencapai sasaran dan tujuan bersama.


Organisasi merupakan aktifitas koordinasi rasional dan formal kegiatan sejumlah manusia yang berusaha mencapai beberapa sasaran dan tujuan umum maupun khusus, melalui pembagian kerja dan fungsi melui jenjang otoritas dan tanggung jawab yang hirarkis Dalam perspektif komunikasi, pengertian organisasi lebih menekankan pada aspek dinamis atau proses sharing informasi dan pengertian yang berkesinambungan. Mengirim, menerima pesan dalam saluran komuikasi baik saluran formal maupun informal. Car Weick, memandang organisasi lebih berbicara pada proses mengorganisasi daripada organisasi itu sendiri. Dengan kata lain, organisasi tidak sebagai struktur, kesatuan, atau kelembagaan, tetapi lebih dari sebagai aktifitas, proses dinamis mengorganisasi. Sebab pada dasarnya inti dari proses organisasi adalah mengambil dan membuat keputusan, dimana proses tersebut tidak lain adalah proses komunikasi itu sendiri. Gerakd L Pepper, mengungkapkan bahwa komunikasi bukanlah sesuatu bagian atau elemen yang mengisi dan terjadi di dalam organisasi. Meskipun dalam arti sempit komunikasi adalah semacam alat yang di gunakan oleh para anggotanya untuk penyelesaian berbagai tugas pekerjaannya. Namun, pada dasarnya komunikasi itu adalah komunikasi itu sendiri dan sebaliknya organisasi adalah komunikasi itu sendiri juga. Dalam pemikiran sederhana, disiplin komunikasi secara umum dan komunikasi organisasi khususnya, ilmu komunikasi memberi kontribusi terutama pada pengkajian yang berfokus pada masalah- masalah apa dan bagaimana mencapai sasaran dan tujuan organisasi dimaksud, strategi dan taktik untuk mencapainya.


Secara

khusus,

kontribusi

disiplin

ilmu

komunikasi

terutama

dalam

mempertanyakan apa serta bagaimana bentuk komunikasi yang digunakan agar komunikasi dapat berlangsusng secara efektif dan edisien. Bagaimana prosesnya, metode dan teknik apa yang digunakan secara efektif. Media apa yang digunakan, faktor apa yang mendorong dan yang menghambat efektifitas dan efesiensi komunikasi dalam situasi, kondisi, dan konteks baik lingkungan internal maupun eksternal organisasi tersebut. Komunikasi organisasi sangat diwarnai oleh eksistensi organisasi itu sendiri, dalam dimensi statis, maupun dinamis/ proses. Dalam organisasi menurut aspek dinamis, terdapat struktur, iklim, budaya, jenjang kepangkatan, status kerja, wewenang, tugas fungsi, departementalisasi, spesialisasi tugas dan tanggung jawab, dan semua hal yang berhubungan dengan struktur formal. Keseluruhan hal tersebut akan memberi warna pada dipilihnya desain pola perilaku komunikatif apa dan bagaimana yang akan diterapkan oleh manajemen yang bersangkutan. Corbett mengatakan bahwa sedikitnya komunikasi organisasi memiliki dua peran penting

yakni:

Pertama

dan

terutama,

memperkuat

tugas

dasar

organisasi,

menyebarluaskan informasi dan pengetahuan yang terjadi dalam tujuan dan strategi, serta memberi inspirasi, memelihara rasa keterhubungan satu sama lain dalam minat, membangkitkan dan memelihara semangat kelompok kerja diantara karyawan. Kedua, pesan- pesan, informasi, ide-ide, dan gagasan disampaikan kepada semua karyawan sehingga mengarah dan mempersiapkan pada proses pengambilan keputusan yang lebih baik, dan lebih menaruh perhatian dalam tindakan kelompok kerja lebih baik.


Berdasarkan pandanga ini dapat disimpulkan bahwa Komunikasi Internal Organisasi memegang peran dan fungsi yang sangat pening bagi setiap organisasi. II.2.2. Saluran Komunikasi Organisasi Dalam konteks organisasi, arus komunikasi mengalir secara formal mengikuti saluran formal sesuai disain struktur organisasi. Secara tradisional ada tiga arah utama arus pesan dan informasi yang mengalir lewat saluran formal yaitu:

1. Saluran Komunikasi Vertikal Arus saluran komunikasi ini terdiri atas dua bagian yakni arus komunikasi vertikan kebawah (Downward Communication) dan arus komunikasi vertikal ke atas (Upward Communication). a. Komunikasi vertikal arus kebawah (Downward Communication) merupakan bentuk komunikasi vertikal dari atasan kepada bawahan. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang biasanya digunakan untuk menyampaikan pesa dari pihakl atasan sebuah organisasi perusahaan kepada para karyawannya. Pada aktivitas komunikasi ini, para atasan memberikan berbagai informasi relevan dengan pekerjaan dan organisasi seperti instruksi, perinatah, pentunjuk pelaksanaan kerja (metode dan prosedur kerja), penghargaan dan penjelasan

tentang berbagai yang

diperlukan, manakala terjadi perubahan diluar kelaziman, persuasi, atau motivasi dan bahkan juga hukuman. Termasuk juga penghargaan, pujian, pengakuan verbal terhadap keberhasilan dan prestasi

yang berhasil diraih karyawan dan kelompok kerjanya

(William J Corbett : 1989)


Dalam sebuah realitas organisasi, setiap organisasi yang mulai berkembang dimana struktur jenjang, tugas penerapan teknologi tinggi yang semakin besar, serta tingkat produksi barang dan jasa yang semakin bervariasi dan meningkat dalam hal kualitas dan kuantitas, maka organisasi akan cenderung mengalami kemunduran dalam hal komunikatif. Kemunduran yang dirasakan oleh karyawan ada beberapa faktor seperti pertrumbuhan organisasi yang menyebabkan isolasi beberapa bagian atau departemen, hilangnya arah dan kejelasan sasaran dan tujuan organisasi karena kurangnya komunikasi yang disebabkan isolasi terhadap bagian/ departemen organisasi tertentu, tidak adanya audit

internal terhadap komunikasi organisasi, tidak

jelasnya siapakah yang

bertanggungjawab akan keberadaan jaringan komunikasi formal kebawah yang efektif, apakah manajer atas, menengah atau tingkat supervisor, pemisahan personal supervisor dengan yang bukan supervisor. Berdasarkan hal ini perlu dilakukan segera erbaikan kepada jaringan komunikasi formal kebawah ini, agar pesan dan informasi yang relevan dalam kualitas dan kuantitas mengalir jelas keseluruh bagian dalam organisasi. Beberapa usaha memperbaiki kendala arus komunikasi bawah ini adalah: -

Membangun tujuan yang jelas dan realistis oleh manajer

-

Mempertimbangkan dan memperhatikan isi pesan yang akan disampaikan

-

Mempertimbangkan cara dan teknik yang harus dilakukan agar pesan yang disampaikan dapat diterima oleh bawahan secara tepat.

b. Komunikasi vertikal arus keatas (Upward Communication)


Arus komunikasi ini merupakan arus komunikasi dari bawahan kepada atasan. Dapat disebutkan juga bahwa komunikasi yang dilakukan oleh karyawan kepada perusahaan.misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk lisan maupun tulisan atau juga laporan hasil dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Adapun tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Menurut pace 1989 dalam ( Muhammad : 1995 ) komunikasi Ketas memiliki beberapa fungsi yaitu: -

Dengan adanya komunikasi ketas , supervisor dapat mengetahui kapan bawahan nya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.

-

Arus komunikasi keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan

-

Memperkuat apresiasi dan loyalita karyawan terhadap organisasi derngan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran- saran tentang jalannya organisasi.

-

Komunikasi keatas membolehkan, bahkan memdorong desas- desus muncul dan membiakan supervisor mengetahuinya.

-

Komunikasi keatas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi kebawah.

-

Komunikasi keatas membantu karyawan mengatasi masalah- masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas- tugasnya dan organisasi.


Melalui komunikasi keatas seorang pimpinan mengharapkan mendapatkan informasi dari bawahan mengenai kegiatannya, hasil yang dicapai. Masalah yang dihadapi, menerima saran dan memberikan solusi berupa ide dan gagasan bagi penyempurnaan divisi dimana karyawan itu berada. Mendapatkan informasi mengenai pikiran dan perasaan meraka mengenai pekerjaan yang mereka hadapi di perusahaan, dimana karyawan itu bekerja.

2. Saluran Komunikasi Horizontal Merupakan komunikasi sejajar yang berlangsung antarkaryawan dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan. Informasi ini bisa berupa informasi mengenai pekerjaan, pendidikan atau pelatihan mengenai pekerjaan karyawan.informasi ini juga dapat berupa informasi mengenai kegiatan diluar kerja (kedinasan) dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan, kesejahteraan dan aktivitas sosial lainnya. Adapun tujuan komunikasi Horizontal adalah : -

Saling membagikan informasi untuk perencanaan dan aktivitas- aktivitas . ide dari banyak orang akan lebih baik dari pada ide dari satu orang. Oleh karena itu, komunikasi horizontal sangat diperlukan mencari ide yang lebih baik dan saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang mereka lakukan.

-

Memecahkan masalah yang timbul diantara orang- orang yang berada dalam tingkat yang sama.


-

Menyelesaikan konflik diantara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian laiannya. Dengan adanya penyelesaian konflik ini maka akan tercipta iklim organisasi yang baik.

-

Mengembangkan dukungan sesama karyawan. Karena sebagian besar waktu mereka berinteraksi dengan temannya maka secara tidak langsung mereka memperoleh dukungan dari hubungan interpersonal dari temannya. Ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakan dalam bekerja.

3. Saluran Komunikasi Informal Saluran komunikasi ini sering juga disebut dengan saluran komunikasi Benalu (Grapevine). Dikatakan demikian karena jenis saluran ini dalam struktur organisasi sebenarnya tidak diharapkan atau tidak diakui secara rsmi oleh manajemen keberadaannya. Keberadaan saluran informal dalam organisasi ini timbul karena adanya kebutuhan informasi relevan, akurat, lengkap dalam tempo waktu yang relatif singkat. Kebutuhan informasi ini dimaksud untuk memberikan jaminan kepastian rasa aman atau mengurangi ketidakpastian yang dihadapi yang berkaitan dengan pekerjaan dan lingkungan kerja. Davis (1953) mengatakan tumbuhnya saluran komunikasi informal inididorong beberapa hal :


-

Pada tiap tingkat organisasi, sekalipun pada tingkat tertinggi, selalu terdapat anggota kelompok yang terisolasi atau menerima informasi sangat terlambat bahkan tidak menerima sama sekali.

-

Proses mekanisme formal untuk komunikasi seperti: pertemuan berkala, tatap muka, dan media formal lainnya dirasa cukup lambat dan tak lengkap.

-

Komunikasi interpersonal formal dan informal berlangsung terlalu sering dan sangat cepat.

-

Dalam struktur organisasi , terdapat pembatasan antara tingkat empat dan lima , dalam situasi demikian, aliran informasi terlambat.

-

Lebih dari setengahnya, informasi dimaksudkan sampai kepada karyawan melompat dari proses saluran formal yang ada.

-

Satu unit informasi cenderung lebih banyak bersifat mengalir searah daripada dua arah.

II.2.3. Hambatan dan Solusi Komunikasi Organisasi Ada beberapa kendala yang menghambat efektifitas komunikasi organisasi antara lain: 1. Perbedaan kerangka acuan (Differing Frames of Reference), yakni adanya perbedaan kompleks latar belakang dan pengalaman komunikatif sebelumnya. Orang akan mempersepsikan yang sama dengan cara yang berbeda. 2. Kredibilitas Sumber (Source Credibility), mengacu pada bagaimana seorang pembicara dipersepsikan oleh receiver sebagai jujur, dapat dipercaya, menyakinkan dan tidak memanipulasi pesan. Orang yang dipersepsikan berkredibilitas rendah, maka receiver akan enggan mendengarkan perkataannya, apalagi menurutinya.


3. Persepsi

selektif

(Selective

Perception),

berdasarkan

kecenderungan

kepentingannya, orang hanya mau menerima dan mempersepsikan berbagai rangsangan, informasi, berita dll yang sesuia dengan nilai kepercayaannya. 4. Penilaian Akhir (Value Judgment). Terjadi bila seseorang terl;alu cepat mengambil kesimpulan akhir sementara keselurahn informasi belum selesai diterima 5. Keterbatasan atau Tekanan Waktu (Time Pressures), seorang manajer terlalu sibuk, kurang waktu sehingga kesempatan berkomunikasi secara efektif dengan karyawan sangat terbatas. 6. Penyaringan (Filtering) merupakan upaya merubah arti dengan cara Melebihkan Arti (Exaggeration) dan Distorsi (Distorton). Akibatnya arti yang dikirimkan dengan yang diterima sama sekali berbeda maksna dan pengertiannya. 7. Masalah Semantik, Bahasa dan kata- kata sangat terbatas menampung atau menggantikan makna realitas fisik, sosial dan psikologis. Kata yang sama memiliki arti yang berbeda bagi orang yang erbeda. 8. Komunikasi Berlebihan (Communication Overload) akibat seringnya komunikasi yang dilakukan oleh karyawan dengan kuantitas dan frekuensi yang tinggi, sehingga seorang karyawan menerima terlalu banyak informasi melebihi kebutuhan dan kemampuannya. Karywan tersebut cenderung untuk mengambil informasi yang penting baginya dan membuang informasi yang menurutnya tidak penting guna membuat keputusan ataupun mengurangi ketidak pastian. Padahal yang justru dibuang terkadang merupakan informasi yang sangat penting. 9. Kurangnya keterampilan atau mendengar yang efektif (Poor Listening Skills)


Adapun beberapa usaha untuk mengatasi kendala komunikasi organisasi adalah sebagai berikut : 1.

Mengikuti terus (Following Up), usaha untuk terus menyimak dan mendengarkan dengan seksama, jika perlu menaya kembali hal yang tidak dimengerti, sehingga maksud, tujuan, makna dan pengertian yang dimaksudkan dapat dipahami secara efektif.

2.

Memanfaatkan Umpan Balikan (Utilizing Feedback), merupakan pemanfaatan optimal terhadap metoda komunikasi dua arah.

3.

Empathy, usaha atau kemampuan source menempatkan diri secara imajiner posisi peran.

4.

Penggunaan bahasa yang sederhana (Simplifying Langguage),

5.

Meningkatkan umpan balikan verbal dan Non verbal (Utilizing Verbal and Nonverbal Feedback)

6.

Meningkatkan kemampuan menyimak yang efektif (Effecting Listening Skills) semua pihak baik manajer maupun karyawan perlu meningkatkan kemampuan ini agar efektifitas komunikasi lebih optimal.

II.3. Public Relations Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relation adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait. Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif (good image), kemauan baik (good will),


saling

menghargai

(mutual

appreciation),

saling

timbul

pengertian

(mutual

understanding), toleransi (tolerance) antara kedua belah pihak. Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat diwujudkan jika teorganiasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola secara professional dan dapat dipertangungjawabkan hasil atau sasarannya. Hal tesebut juga dapat diwujudkan jika adanya pertukaran pendapat, pesan dan informasi yang jelas serta mudah dimengerti oleh kedua belah pihak yang terlibat komunikator dan komunikan di mana pertukaran informasi dilakukan melalui system saluran (channel), media massa atau bentuk media non massa lainnya. Semua itu dapat dimanfaatkan sebagai alat (tool) untuk kegiatan atau aktivitas komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic communication) sehingga diperoleh pencapaian umpan balik (feed back) yang positif. Perencanaan, pengorganisasian, pengkomunikasikan hingga pengevaluasian suatu program kerja PR melalui berbagai aktivitas yang dilaksanakan oleh public relations. Aktivitas praktisi PR di lapangan mencakup sebagai konseptor (Conceptor), penasihat (counselor), komunikator (communicator) dan penilai (evaluator) yang handal. Oleh karena itu menjdi memiliki kemampuan memecahkan berbagai macam masaah yang dihadapinya dalam organisasi. Scott M. Cutlip & Allen H. Center (Prentice – Hall), Inc. 1982 : 139), menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan atau langkahlangkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program keja kehumasan adalah : 1. Penelitian dan Mendengarkan (Research – Listening)


Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu “What’s our problem? (Apa yang menjadi problem kita). 2. Perencanaan dan mengambil Keputusan (Planning – Decision) Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan : “Here what we can do?(apa yang dapat kita kerjakan). 3. Mengkomunikasikan dan pelaksanaan (Communication – Action) Dalam tahap ini informasi yang berkenaan dengna langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dapat mempengaruhi pihakpihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya : Here’s what we did and why? (Apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu). 4. Mengevaluasi (Evaluation) Pada tahapan ini, pihak public relations/Humas mengadakan penilaian terhadap hasilhasil dari program-program kerja atau aktivitas Humas yang telah dilaksanakan. Termasuk

mengevaluasi keefektivitasan dari teknik-teknik

manajemen dan

komunikasi yang telah dipergunakan :


How did we do? (Bagaimana yang telah kita lakukan) Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan di atas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan tahapan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Seumpama suatu proses pemintalan benang (wheel spinning) di pabrik mesin tekstil, yaitu jaringan antar perputaran gelondongan benang dengan gelondongan lainnya harus seirama baik dalam hal kecepatan dan maupun ketika menggulung seutas benang, kalau tidak maka benangnya akan putus, berantakan atau kusut. Setiap tahap dari proses kerja PR di atas, sama pentingnya bagi terlaksanannya suatu program PR yang efektif. Sayangnya banyak di antara praktisi PR yang kurang menyadari akan hal tersebut sehingga dalam menentukan dan melaksanakan program mereka seringkali mengabaikan tahap-tahap di atas. Tahap yang paling sering dibaiakan adalah penelitian, perencanaan dan evaluasi. Sebaliknya, banyak di antara mereka yang terlalu banyka memfokuskan pekerjaanya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul apabila program PR dirancang berdasarkan penelitian, perencanaan dan evaluasi yang serius. Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler teru menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses analisis-analisis komunikasi interpretasi dari kerja PR, merupakan proses yang berkesinambungan dalam bentuk spiral dan seringkali tumpang tindih antara satu dengan yang lainnya. Kalau diuraikan dan digambarkan, maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan PR adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan ;


2. Menentukan dan memaami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi. 3. Menganalisis tingkat opini public, baik yang intern maupun yang ekstern. 4. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah yang potensial, kebutuhan-kebuthan dan kesempatan-kesempatan. 5. Menentkan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan. 6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai unu meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran. 7. Menjalankan dan melaksanakan aktivita-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan. 8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaianpenyesuaian yang diperlukan. Konsekuensi dari proses perencanaan kerja PR seperti di atas adalah tuntutan terhadap kemampuan tinggi dari para praktisi PR dapat berpan ganda dalam menjalankan tugasya. Suatu saat, apabila pimpnn ingin mengetahui secara pasti mengena reaksi public terhadap salah satu kebijaksanaan organisasinya dan PR harus bisa mengemukakan faktafakta yang diperlukan. Lain waktu jika menghadiri pertemuan dengan staf bagian pemasaran dan periklananan yang membahas rencana perkenalan produk baru, maka pihak PR harus siap untuk menunjang usaha tersebut. Pada hari yang sama dia mungkin bertindak sebagai komunikator ataupun penerjemah, apabila pada saat itu berhadapan dengan para wartawan yang ingin mendapatkan keterangan tentang program dan kebijaksnaan yang dijalankan oleh organisasi.


II.3.2. Karateristik Public Relations II.3.2.1. Tujuan Public Relations Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu program PR yang efektif. Perencanaan program PR didasaran kepada fakta dan landasan berpikir yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainya. Oleh karena itu, perlu ditekankan bahwa penelitian (research) merupakan hal yang sangat vital dalam membuat suatu perencanaan program PR. Definisi perencanaan kerja, menurut pakar public relations, Frank Jefkins (1988 : 13), Public Relations consists of all form of planned communications outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”. Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunkasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian. Perencanaan kerja public relations (public relation work planning program) tersebut berkaitan dengan pengertian, perencana, perencanaan, wujud rencana kerja dan alas an dilakukannya perencanaan kerja PR, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut : 1. Perencana kerja, yaitu terdiri dari : a. Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun


kualitatif untuk dianalisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perencanaan kerja yang akan datang. b. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan kehumasan dalam suatu organisasi. 2. Perencanan kerja PR Perencanaan kerja public relations berkaitan dengan : -

Fungsi dan teknis Manajemen Humas yang professional, dinamis serta proaktif.

-

Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi.

-

Penilaian (evaluasi) atau me-review hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang.

-

Mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasarna jangka pendek dan jangka panjang secara periodic dan strategis.

3. Wujud rencana kerja PR Bentuk rencana kerja PR tersebut dapat diimplementasikan : -

Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk (result) dari perencanaan yang telah dilaksanakan,baik jangka pendek maupun panjang.

-

Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang diranang.

-

Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai, where do we want to go? (tujuan), dan how to get there? (strategi)

4. Perencanaan kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR:


a. Alasan dalam kegiatan perencanan (action plan, yaitu dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive, preventif, protektif dan hingga profitabel. Misalnya, seorang PR bertindak sedia payung sebelum hujan (proaktif) atau mencari payung ketika hujan (reaktif). b. Alasan mengapa (why) : -

Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi.

-

Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, system komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis.

-

Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci. Mampu mendefenisikan suatu permasalahan eksternal dan internal organisasi, menemukan fakta (facts findling), SWOT nalusis (penentuan faktor (facts findling), SWOT analysis (penentuan actor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman), merancang rencana kerja yang akan datang (action planning), pelaksanana komunikasi (communication activies) dan hingga penilaian kerja (PR work evaluation).

5. Manfaat perencanaan kerja PR Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu : -

Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi trhadap lingkungan yang sering berubah-ubah.


-

Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerja sama antar departen dan pihak terkait lainnya

-

Menghindar resiko kegagalan dengan tidak melakukan erkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konret.

-

Mampu meiat seara keseluruhan kemampuan operasional organisasi, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai di masa mendatang.

-

Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR/Humas, yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang), rencana tetap (regular yang dapat dilakukan beruang-uang, dan rencana tertentu (rencana jangka pendek, khusus dan terbatas).

Sebelum membentuk perencanaan program PR, seorang praktisi khusus harus terlebih dahulu mengetahu dan memahami tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Dari hasil penelitian yang pernah dilakukan di Ohio, AS, 1989 diketahui bahwa hanya 53% dari para praktisi yang tidak mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR. Akibatnya timbul hambatan-hambatan berikut : 1. Kegagalan

manajemen

menyertakan

para

pelaksana

untuk

turut

serta

mempertimbangkan perumusan kebijaksanaan dan program keja organisasi. 2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR. 3. Kurangnya waktu karena tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai masaah sehari-hari.


4. Kelambatan dan frustrasi yang dialami oleh para pelaksana karena kurangnya koordinasi dengan departement terkait. Menurut Cutlip, Center & Broom (2000) perencanaan program PR harus didasarkan kepada analisis lingkungan situasi dan kondisi : 1. A searching look backward, yaitu penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang sedang terjadi. 2. A deep look inside, yaitu penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan, dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi. 3. A wide around, yaitu melihat kecenderungan-kecenderungan, yang ada pada berbagai aspek (politik, social dan ekonomi) di sekeliling kita, serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang. 4. A long, long looks ahead, (jauh memandang ke depan), tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistis dan kemudahan dalam mencapai tujuan kesesuaian perencanaan dan Program Public Relations, serta prospek organsiasi di masa mendatang. Organisasi sebagaimana halnya individu, memiliki cita-cita dan tujuan. Pada umumnya,

tujuan

dari

suatu

organisasi

adalah

;

(a)

mendapatkan

keuntungan/penghargaan, (b) mempunyai arti bagi lingkungan, (c) mendapatkan dukungan, (d) dihormati oleh masyarakat, (c) menyediakan produk yang diperlukan dan diinginkan oleh masyarakaat, (f) bebas dari keterbatasan dan kebutuhan yang mendesak (g) berpengaruh pada pendapat public.


Perencanaan program kerja PR mau tidakmau haru dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan organisasi tersebut di atas. Sehubungan dengan ini, terdaat dua program PR yang bersifat mendasr yaitu program PR yang bersiat preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis. Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan : 1. Tiga Dasar Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik, yaitu : a. Rencana program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen. b. Rencana program tersebut harus mempunyai tujuan. c. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut. PRO (praktisi PR) tidak boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang direncanakan secara tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun telebih dahulu dan disesuaikan dengan rung lingkup tempat (dalam arti non harafiah) di mana PRO bekerja di perusahaan besar atau kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan keadaan finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun. Bila ruang lingkupnya cukup besar maka dibuat rencana program untuk 3 tahun di mana diperlukan rencana program yang matang, yang perencanaanya 3 bulan sebelumnya. 2. Unexpected Case


Dalam praktek, seorang PRO sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar perkiraan atau tujuan rencana program. Maka rencana progam harus dibuat sebaik mungkin. Penanganan hal-hal yang hadir di luar dugaan tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam rencana program itu sendiri. Karena itulah, tak satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas. 3. Faktor Utama Rencana Program a. Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR, termasuk

special

events

seperti

:

Product

launching,

facility

visit,

penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainnya seperti : pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye. b. Perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang. Anggaran ini bisa meliputi : honorarium, biaya-biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, promosi, iklan, publikasi, dokumentasi, entertaining, band, MC, soun system, lighting, artis, property, sewa tempat, administrai perhitungan untung/rugi dai tiket yang akan dijual, termasuk pengeluaran tidak terduga. c. Perizinan dari yang berwenang. d. Strategi pelaksanaan suatu kegiatan. e. Meeting atau Rapat/Pertemuan periodic. f. Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk jobdescriptionnnya.


g. Penyediaan poroperty/sarana untuk hal-hal yang akan muncul secara tidak terduga/emergency. (seperti penyediaan cadangan property). Tim PPPK, bila perlu penyediaan dokter, toilet, kafetaria, dan lain-lain sebagai kegiatan penunjang. Contoh, dalam kegiatan pameran, Ekspo dan Seniman. 6. Pentingnya Rencana Program PR Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Seseorang tidak akan dapat membangun gedung bertingkat bila hanya memiliki kuli-kuli, material dan uang saja, tanpa dilengkapi dengan perencanaan arsitektur dan budget yang matang. Dapat dibayangkan, kerja PR tanpa didahului oleh rencana pendanaan program tidak akan mencapai hasil yang memuaskan. Sebaliknya, apabila rencana progaam sudah disusun dan dipastikan, bisa diharapkan akan menghasilkan sesuati yang diinginkan sesuai dengan perencanaan. Dukungan dana, tenaga, property, dan lain-lain pada waktu pelaksanan rencana program adalah sesuatu yang mutlak ada agar apa yang direncanakan dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan yaitu melalui : 1. Ketentuan Rencana Program PR a. Budget seharusnya dimasukkan ke dalam rencana program PR yang diajukan setahun di muka. b. Konsultan PR harus membuat “proposal rencana kerja” termasuk rincian budget. Sehingga client dapat mengetahui untuk apa uang yang akan dikeluarkan, dan sebaliknya konsultan PR akan tahu untuk apa dia dibayar. Timbal balik ini harus merupakan dasar dari kontrak kerja yang telah disepakati kedua belah pihak.


c. Derajat PR akan naik apabila mempunyai inisiatif untuk membuat suatu proposal rencana program dan budget walaupun manajemen tidak mengharapkan PRO untuk membuatnya.

II.4. Internal Public Relations Untuk itulah peranan, fungsi dan tugas seorang Public Relations Officer untuk membina hubungan komunikasi masyarakat internal. Peranan tersebut menuntut seseoang praktisi PR untuk dapat menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan, atau sebaliknya mampu bertindak sebagai mediator dan bidang dan tanggung jawabnya masing-masing. Disamping itu pihak Humas mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuan dan keinginan-keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya dari pihak perusahaan terhadap para karyawannya (bertindak sebagai komunikator dan mediator). Komunikasi internal timbal balik yang dilaksanakan oleh PR tersebut dapat dilakukan melalui beberapa jalur. a. Komunikasi arus ke bawah (downward communication), yakni dari pihak perusahaan kepada para karyawannya. Misalnya berupa perintah pimpinan, instruksi, dan informasi spesifikasi teknis suatu pekerjaan yang akan diberikan kepada bawahannya. Media yang dipergunakan dalam bentuk komunikasi lisan (perintah dan instruksi), dan tulisan (nota dinas, peraturan, surat edaran dan lainlain). b. Komunikasi arus ke atas (upward communication), yaitu dari pihak karyawan kepada perusahaan. Misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk tulisn


dan lisan, atau laporan hail dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Media komunikasi baik dalam bentuk lisan maupun tulisan (laporan dan informasi) mengenai pelaksanaan tugas. c. Komunikasi sejajar (sideways communication) yang berlangsung antar karyawan. Misalnya informasi mengenai pekerjaan atau menyangkut kegiatan pendidikan dan pelatihan lainnya, dapat juga mengenai kegiatan di luar pekerjaan (kedinasan) dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan, kesejahteraan dan aktivitas social kepegawaian lain sebagainya. Biasanya yang dipakai sebagai media komunikasi adalah berupa pemberitahuan, pengumuman, sampai kepada penggunaan media Humas (Media of Public Relations), yaitu seperti bulletin, majalah internal dan news letter. Komunikasi hubungan masyarakat internal itu dapat menjadi komunikasi yang efektif, apabila : -

Adanya keterbukaan manajemen perusahaan (open management system), terhadap para karyawannya.

-

Saling menghormati atau menghargai (mutual appreciation) antara satu sama lain, baik ia bertindak sebagai pimpinan maupun sebagai bawahan demi tercapainya tujuan utama perusahaan.

-

Adanya kesadaran atau pengakuan dari pihak perusahan akan nilai-nilai dari arti pentingnya suatu komunikasi timbal balik dengan para karyawannya.

-

Keberadaan seorang PR, yang tidak hanya memiliki ketrampilan (skill) dan berpengalaman sebagai seorang komunikator, mediator dan hingga persuader, tetapi juga harus didukung dengan sumber-sumber daya teknis yang canggih dan sekaligus


sebaga sebagai media komunikasinya, seperti kemampuan mengelola dan membuat media komunikasi seperti : House PR Journal, Internal Magazine, Video and Cassetes Recording, Slide film presentation special Events Programmes, dan media pertemuan sebagai media komunikasi internal. 2. Kegiatan Employee Relations Maksud dan tuuan kegiatan komunikasi hubungan masyarakat internal yang dilaksanakan oleh PR melalui program kerja Employee Relations, antara lain sebagai berikut : a. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan. b. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya. c. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasai dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi/perusahaan. d. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan). Selanjutnya kegiatan Employee Relations dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dilaksanakan dalam bentuk berbagai macam aktivitas dan program, antara lain : 6. Program pendidian dan pelatihan Program pendidikan dan pelatihan dilaksankaan oleh perusahaan, dalam upaya meningkatkan kinerja an ketrampilan (skill) karyawan, an kualitas maupun kuantitas pemberian jasa pelayanan dan lain sebagainya


7. Program motivasi kerja berprestasi. Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training (AMT), di mana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi (etos) kerja serta disiplin karyawan dengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitasyang tinggi. 8. Program penghargaan Program penghargaan yang dimaksudkan di sini adalah upaya pihak perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada para karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaan. Dalam hal ini, penghargaan yang diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan. 9. Program acara khusus (Special Events) Yakni merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka event ulang tahun perusahaan, diadakan berpiknik bersama agamaan, olahraga, lomba dan hingga berpiknik bersama agamaan, olahraga, lomba dan hingga berpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpnan dan semua para karyawannya. Kegiatan dan program tersebut dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama di antara sesame karyawan dan pimpinan. 10. Program Media Komunikasi Internal


Membentuk media komunikasi internal melalui bulletin, news release (majalah dinding) dan majalah perusahaan/PR yang berisikan pesan, informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan.

II.5. Teori Motivasi Prestasi kerja seorang karyawan kadang-kadang tidak sama dengan kecakapan yang dimilikinya. Memang faktor penyebabnya tidak sama antara karyan yang satu dengan yang lainnya. Faktor penyebab ini tergantung dari orangnya sendiri atau lingkungan kerjanya. Tidak sesuainya prestasi kerja dengan kecapakannya itu bagi seorang karyawan mungkin karena tidak mempunyai kemauan, bisa juga karena tidak menyukai pemimpinnya, atua dapat juga karena kekurangan energi, dan lain sebagainya. Dalam psikologi keadaan seperti itu dikatakan sebagai berikut : bukan kecakapan (ability) yang kurang, melaian motivasi (motivation) yang kurang atau tidak ada. Motifnya yang tidak kuat, sehingga hasil pekerjaanya, tidak sesuai dngan kecakapannya. Motivasi adalah kegiatan memberikan dorongan kepada seseorang atau diri sendiri untuk mengambil suatu tindakan yang dikehendaki. Jadi motivasi, berarti membangkitkan motif, membangkitkan gaya gerak, atau menggerakkan seseorang atau diri sendiri untuk berbuat sesuatu dalam rangka mencapai suatu kepuasan atau suatu tujuan. Dimana motif adalah kondisi sseorang yang mendorong untuk mencari suatu kepuasan atau mencapai suatu tujuan. Fungsi PR dalam manajemen ialah memotivasi para karyawan, membangkitkan motif mereka, menggugah daya gerak mereka untuk bekerja lebih giat. Jadi jika dalam memotivasi para karyawan akan menggunakankatakata, makna kata-kata itu harus positif,


mengandung kebijaksanaan, menimbulkan sikap optimitis, bukan kata-kata negatif yang menjatuhkan mental sbagai contoh adalah salah sekali bila berkata kepada seorang karyawan sebagai berikut “Bodoh sekali kamu. Yang begitu saja tidak bisa kamu kerjakan”.

Adalah lebih baik jika berkata seperti ini “ Sebetulnya saudara bisa

mengerjakannya lebih baik. Coba kerjakan lebih cermat”. Esperimen Motivasi Seorang ahli ilmu jiwa R.S. Woodworth telah mengadakan beberapa eksperimen mengenai motivasi ini, yang hasilnya disarankan untuk dipraktekkan dalam kelompok kekaryaan. Salah satu diantarannya ialah persaingan (Competition) daam percobaan ini diambil seorang karyawan yang sedang bekerja. Sebagai hasil pekerjaanya ia memperoleh jumlah tertentu, kemudia ia digantan oleh karyawan lain yang diperkirakan lebih tinggi jumlah hasilnya. Karyawan yang perta tadi disiuh menyakikannya. Setelah mlihat kawan yang menggantikannya itu berprestasi lebih tinggi, karyawan yang pertam tadi berusaha dengan sungguh-sungguh untuk menyamai hasil kerja saingannya tadi. Ekperimen kedua ialah dengan cara bersaing sendiri (self competition). Ini sederhana saja. Berikan kepada seorang karyawan sebuah pekerjaan. Lalu berikanlah kepadanya kesempatan untuk mencoba beberapa kali lagi. Tetapi sebelumnya perlihatkan dulu hasil percobaan yang pertama. Ia berusaha agar berhasil lebih baik daripada sebelumnya. Eksperimen berikutnya ialah degnan cara membuat jarak (pace making). Eksperimen ini sebenarnya dilakukan di luar situasi kerja, tetapi dapat dipratekkan dalam pekerjaan. Eksperimen dilakukan terhadap seorang pelari. Seorang pelari, akan lari lebih cepat jika di depannya terdapat seorang pengendara sepeda sebagai embuat jarak (pace


maker) yang terus menerus berada di depannya. Si pembuat jarak bukanlah saingan yang sebenarnya, dan si pelaripun pun tidak ingin menyusulkannya. Jadi apakah gunanya pembuat jarak itu? Ia merupakan tujuan terdekat selalu berada dekat did epan si pelari, sehingga pelari itu dar saat ke saat selalu berusaa sebaik-baiknya agar jaraknya dengan pace maker itu tetap. Sedang untuk tujuan yang lebih jauh daya pendorongnya kurang. Eksperimen ini menunjukkan betapa pentingnya tujuan yang dekat dan dapat dilihat. Dalam situasi kerja pun demikian. Target yang dekat akan menimbulkan daya orong yang lebih besar daripada target yang jauh untuk dicapai. Ketiga eksperimen tersebut telah menggunakan perangsang-perangsang. Dan perangsang-perangsang itu telah menimbulkan motif sera menggerakkan motif itu untuk mencapai tujuan. Untuk meningkatkan suatu hasil karya, perlu sekali diadaan tujuan yang tegas dan jelas. Tanpa tujuan yang tegas dan jelas, tanpa tujuan yang definitive kemungkinan besar para karyawan tiak bekeja giat sebagaimana diharapkan. Tujuan itu harus yang memang dapat dicapai. Jika tujuan akhir memang jauh hendaknya dibuat tujuan sementara yang lebih dekat yang apat dicapai dengan segera akan menimbulkan usaha yang lebih giat. Sehubungan dengan itu, semakin jelas terlihat cara-cara untuk mencapainya. Ini berlainan dengan tujuan yang samar-samar, karena itu pula, dalam rangka mencapai suatu tujuan, terlebih dahulu perlu dicari metode-metode yang tepat dan alat yang tepat. Dalam pelaksanaanya baik sekali kesempatan untuk memperbincangkan, biasanya sukses tidaknya suatu pekerjaan menyangkut harga diri orang-orang yang mengerjakannya. Para karyawan akan merasa bangga, jika apa yang dikerjakannya berhasil dengan sukses. Sebaliknya akan kecut hatinya apabila gagal. Orang yang ikut membicarakan suatu


pekerjaan yang akan dilaksanakannya, akan mempunyai rasa tanggungjawab. Karena mereka akan bekerja giat demi prestise dirinya dan kelompoknya. Diskusi di antara para karyawan mengenai pelaksanaan suatu pekejaan merupakan laboratorium untuk memotivasi mereka, untuk membangkitkan motif-motif mereka, untuk menggerakkan mereka bekerja lebih giat, sehingga tujuan yang akan dicapai oleh mereka dengan semangat kerja-sama. Motivasi adalah seni, tetapi seni yang dapat dipelajari dan dipratekkan oleh siapa saja.

II.5.1 . Proses Motivasi Motivasi merupakan sebuah predis posisi untuk bertindak dengan cara yang khusus dan terarah pada tujuan tertentu sekalipun rumusan tentang rumusan motivasi dibatasi hingga purposif atau yang diarahkan pada tujuan. Kebutuhan, Keinginan Expectancy

Perilaku

Tujuan

Umpan Balik (Feed Back) Gambar 2. Proses motivasional dasar (winardi,2001:134).

Manusia sebagai mahluk sosial berusaha untuk memenuhi kebutuhan, keinginan dan expektansi. Kebutuhan, keinginan dan expektansi tersebut menimbulkan keteganganketegangan pada para manajer, yang di anggap mereka kurang menyenangkan. Dengan anggapan bahwa perilaku khusus tertentu dapat mengurangi perasaan yang dimiliki,


maka hal tersebut menyebabkan orang yang bersangkutan berperilaku. Perilaku tersebut diarahkan kepada tujuan untuk mengurangi kondisi ketegangan tersebut. Dimulainya perilaku tersebut menyebabkan timbulnya petunjuk-petunjuk yang memberikan umpan balik (informasi) kepada orang yang bersangkutan tentang dampak perilaku.

II.5.2. Jenis-Jenis Motivasi Berdasarkan pengertian dan analisa tentang motivasi yang telah dibahas dimuka, maka pada pokoknya motivasi dibagi menjadi dua jenis Yaitu : 1. Motivasi Intrinsik Motivasi intrinsik adalah motivasi yang tercakup di dalam situasi kerja dan memenuhi kebutuhan dan tujuan-tujuan staf. Motivasi ini sering juga disebut motivasi murni, yakni motivasi yang sebenarnya timbul dari dalam diri sendiri. Motivasi ini timbul tanpa pengaruh dari luar. Motivasi intrinsik adalah motivasi yang hidup dalam diri individu dan berguna dalam situasi kerja yang fungsional. Dalam hal ini pujian atau hadiah atau sejenisnya tidak diperlukan karena tidak akan menyebabkan individu bekerja untuk mendapatkan pujian atau hadiah itu. 2. Motivasi Ekstrinsik Motivasi ekstrinsik adalah motivasi yang disebabkan oleh faktor-faktor dari luar. Motivasi ekstrinsik tetap diperlukan sebab tidak semua pekerjaan dapat menarik minat bawahan atau sesuai dengan kebutuhan. Dalam keadaan ini motivasi terhadap pekerjaan perlu dibangkitkan oleh manajer agar mereka mau dan ingin bekerja secara lebih baik.


II.5.3. Fungsi Motivasi Motivasi mendorong timbulnya kelakuan dan mempengaruhi serta merubah kelakuan. Fungsi motivasi tersebut adalah: 1. Mendorong timbulnya kelakuan atau suatu perbuatan. Tanpa motivasi tidak akan timbul sesuatu tindakan atau perbuatan. 2. Motivasi berfungsi sebagai pengaruh artinya mengarahkan perbuatan untuk mencapai tujuan yang di inginkan. 3. Motivasi berfungsi sebagai penggerak. Besar kecilnya motivasi akan menentukan cepat atau lambatnya suatu pekerjaan.

II.5.4 Tujuan Motivasi Manajer atau pimpianan yang berhasil dalam hal motivasi karyawan seringkali menyediakan suatu lingkungan dimana tujuan-tujuan tepat tersedia untuk memenuhi kebutuhan. Tujuan-tujuan motivasi tersebut antara lain: 1. Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan 2. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan 3. Meningkatkan produktivitas karyawan 4. Mempertahankan loyalitas dan kesetabilan karyawan perusahaan 5. Meningkatkan kedisiplinan dan menurunkan tingkat absensi karyawan 6. Mengefektifkan pengadaan karyawan 7. Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik 8. Meningkatkan kreatifitas dan partisipasi karyawan 9. Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan


BAB II URAIAN TEORITIS. memperbaiki hubungan sekaligus menciptakan suasana yang menyenangkan dan

Recommend Documents