BAB II PROSES BISNIS PERUSAHAAN
2.1. Proses Bisnis Secara Umum Pemodelan proses bisnis suatu perusahaan untuk menggambarkan hubungan antara aktivitas satu dengan lainnya, dan setiap aktivitas ditentukan oleh input, control/constraint dan mekanisme yang diperlukan untuk terjadinya proses menghasilkan output perusahaan, dalam hal ini untuk melakukan pengembangan produknya.
Penetapan proses bisnis atau pemodelan aktivitas pengembangan produk dan teknologi dilakukan sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Pemodelan tersebut menggunakan metoda standard – Integration Definition for Function Modelling (IDEF0).
Hal ini bertujuan untuk memetakan arsitektur data yang akan digunakan bagi sistem informasi PT Qolsa Smartsys, khususnya pada serangkaian kegiatan pengembangan produk dan teknologi. Seluruh aktivitas ditetapkan mulai dari pengembangan produk dan teknologi, hingga pengelolaan informasi dan sumberdaya
yang
digunakan
dalam
rangka
pengembangan
produk
perusahaan. Semua itu dalam rangka mewujudkan Visi, Misi, dan Tujuan PT. Qolsa Smartsys.
Proses bisnis pada pengembangan produk dan teknologi pada PT Qolsa Smartsys difokuskan pada teknologi informasi yang dapat mendukung keberhasilan program-program perusahaan, terutama dalam mengikuti perkembangan teknologi yang berjalan sangat cepat. Aktivitas utama dalam pengembangan produk dan teknologi, seperti mengembangkan teknologi dan
9
sistem rekayasa, mengelola data engineering, dan mengembangkan dan modifikasi produk telah digambarkan kedalam model IDEF0.
Setiap aktivitas didefinisikan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya. Elemen-elemen ICOM (Input-Control-Output-Mechanism) didefinisikan secara singkat untuk memberikan pengertian umum kepada pelaku aktivitas dan para pengkaji proses bisnis tersebut. Dengan penggambaran proses bisnis seperti ini akan lebih jelas alur kegiatan serta output maupun elemen-elemen terkait yang mempengaruhi setiap kegiatan. Jadi begitu terjadi gangguan dalam proses segera dapat diketahui penyebabnya dan segera dilakukan penanganan sehingga proses tetap berjalan lancar. Bentuk penggambaran model IDEFO pada PT Qolsa Smartsyst secara global bisa dilihat pada Gambar 2.1. dibawaj ini. Rules
Customer / Market Input
Product Information Sales Proposal & Contract
Audit Evidence Licensor Type Design Data Supplier Input
Manage PT Qolsa Smartsys Develop Product and Technology
Order To Supplier Vendor Payment Packaged Product Commercial Invoice Reports
Fund
Resources
Gambar 2.1. Model IDEFO pada PT Qolsa Smartsyst
Tindak lanjut dari penetapan proses bisnis ini adalah continuing improvement pada aktifitas utama dan setiap aktifitas turunannya dalam upaya efisiensi proses pengembangan produk dan teknologi namun tetap menjaga kualitasnya. Dengan model proses bisnis tersebut maka setiap pelaku atau
10
fungsi yang melaksanakan aktivitas dimaksud diharapkan senantiasa merujuk kepada model ini terutama dalam melakukan perbaikan proses bisnis selanjutnya dalam pengembangan produk dan teknologi dimasa mendatang. Pada saat diperlukan manajemen dapat melaksanakan perbaikan proses bisnis ini
(business process improvement), termasuk melakukan perubahannya
(business process transformation) jika di waktu mendatang dikehendaki oleh dewan Direksi PT Qolsa Smartsyst.
2.2. Supply Chain Perusahaan
Supply Chain Perusahaan ini adalah sebuah gambaran proses bisnis yang dilakukan oleh PT Qolsa Smartsyst dalam menjual dan menghasilkan produknya. Dalam Supply Chain ini ada beberapa tahapan yang dilakukan sehingga perusahaan dapat memberikan suatu nilai tambah kepada material atau bahan baku yang digunakan dengan menggunakan sumber daya ataupun skill yang dimiliki. Berikut ini dapat dilihat beberapa buah gambar yang merupakan gambaran tentang tahapan-tahapan produksi yang ada di PT Qolsa Smartsyst. Gambar 2.2 adalah tahapan proses bisnis utama dimana proses ini terdiri dari Develop Engineering and Technology, Manage Data Engineering dan Develop/Modify Product. Sedangkan Gambar 2.3 merupakan proses yang terjadi di dalam tahapan Develop Engineering and Technology, Gambar 2.4 merupakan gambaran proses yang terjadi pada tahapan Manage Data Engineering, dan Gambar 2.5 merupakan proses yang terjadi pada tahapan Develop/Modify
Product..
11
Strategy/ Regulations / Polcy/ R JPP
Sales C ontract
C C R M arket O utlook C ustom er / M arket Input
Feedback Engineering D ata
C ustom er Req
Intellectual Proprietary R ight Application
D evelop Engineering System and Technology 1 New System & Technology Inovation
Standard, Specification, M ethod, Technique
Licensor Type D esign Data
M anage D ata Engineering
Engineering Data
2
Certified / Q ualified Product M odification Approval Request Test Product
D evelop/M odify Product
Prelim inary D esign Test Requirem ent
R T
System & Tech. D ev. Req Prototype
3 Type Design Data
Gambar 2.2. Pengembangan Produk dan Teknologi
12
Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP
System & Tech. Dev. Req
Market Outlook
Customer Requirements
Engineering Data
Develop System & Technology
Feedback Engineering Data
1.1 New System & Technology Inovation
Establish System & Technology Intellectual Proprietary Right Application
1.2
Gambar 2.3. Develop Engineering System and Technology
13
Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP
New System & Technology Inovation
Licensor Type Design Data
Data Verification Type Design Data
Feedback Engineering Data
2.1
Engineering Data
Standard, Specification, Method, Technique
Release & Distribute Data Engineering Data
2.2
Audit Reports
Control and Audit Data
2.3
Gambar 2.4. Manage Data Engineering
14
Standard, Specification, Method, Technique
Engineering CCR Data
Sales Contract Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP
Prototype Customer Req
System & Tech. Dev. Req Preliminary Design Test Requirement
New design / Modify Product
Type Design Data
3.1
RT Feedback Engineering Data SOM Request
RT
Perform Liaison & Operation Engineering
Modification Approval Request
3.2 Engineering Change
Test Design Product Prototype
Test Report
3.3
IT Type Certificate
Certify Design Product
3.4
Certified / Qualified Product
Gambar 2.5. Develop and Modify Product
15
Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP Sales Contract
Standard, Specification, Method, Technique
Test Report
Engineering Data
Customer Req
Prepare Conceptual Design Engineering Change
3.1.1
Preliminary Design Test Requirement
Preliminary Test Result ( Feedback )
Prepare Preliminary Design 3.1.2
Test Requirement System & Tech. Dev. Req
Prepare Detail Design
Type Design Data
Prototype
3.1.3
Gambar 2.6. New Design / Modify Product
16
Tabel 2.1. Definisi Aktivitas – Pengembangan Produk dan Teknologi Activity Name
Activity
Develop Product and Technology
Develop Engineering System & Technology
1
Develop System & Technology
1.1
Establish System & Technology
1.2
Manage Data Engineering
2
Data Verification
2.1
Release & Distribute Data
2.2
Control and Audit Data
2.3
Develop/Modify Product
3
New Design/Modify Product
3.1
Activity Definition Fungsi Engineering secara umum adalah menghasilkan desain produk PT Qolsa Smartsyst, yang informasinya tersimpan dalam bentuk geometrik dan teks. Menentukan strategi dan kebijakan penerapan & pengendalian teknologi dalam program kerja jangka pendek, menengah dan panjang serta melakukan koordinasi perencanaan, pelaksanaan pengembangan teknologi termasuk memelihara kualitas SDM bidang teknologi informasi serta membina pertumbuhan melalui proses inovasi yang muncul dari program-program utama perusahaan. Mengembangkan rekayasa dan sistem teknologi untuk memenuhi kebutuhan proses rancang bangun produk khususnya produk IT yang berbasis Artificial Intelligent. Mengembangkan sistem-sistem baru ataupun melakukan pembaharuan terhadap sistem yang sudah ada. Menentukan dan menetapkan sistem-sistem serta teknologi baru yang akan digunakan ataupun diterapkan dalam proses pengembangan produk. Mengelola seluruh data dan informasi yang dibutuhkan dan dihasilkan oleh proses rancang bangun. Memeriksa data dan informasi (gambar & dokumen) yang akan diterbitkan. Melakukan proses penerbitan dan pendistribuasian dokumen yang telah disahkan kepada fungsi yang berhak Melaksanakan pemeriksaan berkala terhadap seluruh dokumen yang telah diterbitkan. Proses pengembangan dan memodifikasi produk sampai dengan type certificate atau melengkapi certificate yang telah ada. Proses pengembangan dan memodifikasi untuk produk-produk IT yang baru, dan proses ini dilakukan sampai dengan type certificate atau melengkapi certificate yang telah ada.
17
Prepare Conceptual Design
3.1.1
Prepare Preliminary Design
3.1.2
Prepare Detail Design
3.1.3
Perform Liaison & Operation Engineering
3.2
Test Design Product
3.3
Certify Design Product
3.4
Proses pengembangan dan memodifikasi produk-produk ITyang baru pada tahap konsep. Proses pengembangan dan memodifikasi produk-produk IT yang baru, pada tahap awal (preliminary) dengan mengacu kepada konsep (literatur). Proses pengembangan dan memodifikasi produk-produk IT yang siap diproduksi dimana proses ini mengacu kepada hasil proses preliminary design. Ppenyelesaian masalah yang terjadi terhadap produk design yang ditemuka. Proses ini menjadi input penting terhadap penetuan proses New Design/Modify Product. Sertifikasi produk IT, meliputi sertifikasi produk, software ataupun system baru. Memeriksa design dan proses pembuatan part dari segi kebutuhan kemudahan inspeksi. Proses sertifikasi terhadap produk-produk IT yang merupakan hasil proses New Design/Modify Product
18
Tabel 2.2 Definisi ICOM : Input-Control- Output-Mechanism Activity Number
Activity Name Develop Product and Technology
Input Name Customer/ Market Input
Output Name Intellectual Proprietary Right Application.
Licensor Type Test/Cert Report Design Data Feedback Engineering Engineering Data Data Licensor/ Authority Design Modification Approval Request 1
Develop Engineering System & Technology
1.1
Develop System & Technology
1.2
Establish System & Technology
Market Outlook
Intellectual Proprietary Right Application.
Cust.Req.
New System & Technology Innovation
Feedback Engineering Data System & Tech. Dev. Req. System & Tech. Dev. Engineering Data Req. Market Outlook Cust.Req. Feedback Engineering Data New System & Engineering Technology Data Innovation
Control Name
Sales Contract
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
CCR
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
19
Intellectual Proprietary Right Applic. 2
Manage Data Engineering
2.1
Data Verification
2.2
Release & Distribute Data
New System & Technology Innovation Licensor Type Design Data Feedback Engineering Data Type Design Data New System & Technology Innovation Licensor Type Design Data Type Design Data Feedback Engineering Data
Standard, Spec., method & Tech.
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
Engineering Data
Engineering Data
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
Engineering Standard, Spec., Data method & Tech. Engineering Data
2.3
Control and Audit Data
Audit Reports
Engineering Data Standard, Spec., method & Tech. Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
3
Develop / Modify Product
Cust.Req.
Prototype
Engineering Data
20
Feedback Certified/Qualified Standard, Spec., Engineering product method & Tech. Data Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
RT
CCR Licensor/ Authority Design Modification Approval Request Test Plan Preliminary Design Test Requirement System & Tech. Dev. Req. Type Design Data 3.1
New Design/ Modify Cust.Req. Prototype Product Engineering System & Tech. Change Dev. Req. Preliminary Design Test Requirement Type Design Data Test Requirement
3.1.1
Prepare Conceptual Design
Cust.Req.
DR & O
Engineering Change
Sales Contract
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP Sales Contract Test Report Engineering Data Standard, Spec., method & Tech.
Engineering Data Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP Sales Contract Standard, Spec., method & Tech.
3.1.2
Prepare Preliminary Design
DR & O
Preliminary Design Test Requirement
Prelm. Test Prelim. Product Result (feed Conf back)
Standard, Spec., method & Tech. Test Report
21
3.1.3
3.2
Prepare Detail Design
Perform Liaison & Operation Engineering
Prelim. Product Conf
RT
Test Requirement
Test Report
System & Tech. Dev. Req. Type Design Data Prototype
Standard, Spec., method & Tech.
SOM (Disposition)
Feedback Engineering RT (Disposition) Data SOM Request
Licensor/Authority Design Modification Approval Request
Engineering Data
CCR Standard, Spec., method & Tech.
Engineering Change 3.3
Test Design Product
Type Design Data
Test Plan
Prototype
Test Report
Test Requirement Preliminary Design Test Requirement Engineering Data Standard, Spec., method & Tech. Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
3.4
Certify Design Product
Type Design Data
IT Type Certificate
Engineering Data
Test Report
Test/Cert Report
Standard, Spec., method & Tech.
Test Plan
Strategy/Regulasi / Policy/ RJPP
Cust.Req.
22
2.3. Supplier
Dalam menangani pekerjaan PT.Qolsa Smartsyst sering kali melakukan kerjasama dengan supplier-suplier tertentu dalam melakukan pengadaan hardware. Hal ini dilakukan oleh PT.Qolsa Smartsyst untuk memperlancar pekerjaannya sehingga mereka tetap fokus pada core bisnisnya. Supplier rekanan dari PT.Qolsa Smartsyst sampai saat ini antara lain:
1. PT. Indonet – Bandung
: Internet Service Provider
(Bandwidth) 2. PT. Jesselindo Pratama – Jakarta
: Camera CCTV, Digital Video Recorder (DVR), Proximity Card & Reader
3. PT. Sicurreza – Jakarta
: Proximity Card & Reader,
Trunstile 4. Get Simply Computer – Bandung
: Computer and Accessories
5. PT Surya Niaga – Bandung
: Card Graber, CCTV Camera
6. PT Advantech – Bandung
: Industrial PC
7. PT Berca Indonesia
: PC
23
