BABIIPROSESBISNIS 2.1 ProsesBisnis Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, BPIP merupakan lembaga konsultasipsikologiyangsekaligusmerupakantempatpendidikanbagicalonpsikolog untuk melaksanakan prakteknya dengan lingkup usaha pada Psikologi Industri dan OrganisasidanPsikologiKlinisAnak,RemajadanDewasa.Terdapatsedikitperbedaan padaprosesbisnisyangberlangsungdidivisiPIOmaupunDivisiKlinik. 2.1.1
DivisiKlinik Secara umum, proses bisnis dalam Divisi Klinik dapat digambarkan sebagai
berikut.
Gambar2ProsesBisnisDivisiKlinik
Untuk Divisi Klinik, klien datang berdasarkan kebutuhan pribadi (misalnya untukkonsultasi,konselingataupunbimbingankarir)ataupundisarankanolehmedik atau sekolah. Umumnya klien akan diterima oleh receptionist, yang nantinya akan menghubungi Divisi Klinik untuk menentukan psikolog yang akan menangani klien tersebut. Mengingat visi BPIP sebagai tempat pendidikan bagi calon psikolog, maka para calon psikolog dapat menangani klien yang datang, dengan persetujuan Kepala DivisiKlinik. Terdapatalurkerjayangharusdiikutiolehkliendalammemperolehpelayanan di BPIP. Biasanya, klien baru yang datang ke BPIP akan bertemu dengan receptionist yang akan menanyakan kebutuhan klien, kemudian akan dipertemukan dengan
7
psikolog yang piket pada hari tersebut. Biasanya, psikolog akan mendapatkan data permasalahan dari klien untuk menemukenali inti permasalahan yang dialami oleh klien.Setelahpsikologmendapatkandatapermasalahandariklien,makapsikologakan menentukan tindakan selanjutnya yang harus dilakukan dan memberitahukannya kepada receptionist untuk dicatat. Baru kemudian, klien dapat mendiskusikan waktu kunjunganberikutnyadenganreceptionist,untukpenangananselanjutnya,baikuntuk pemeriksaanpsikologi,konseling,terapiataupunkonsultasi. Rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh klien dapat digambarkan sebagaiberikut.
Gambar3AlurAktivitasDivisiKlinik
2.1.2
DivisiPIO Untuk proses bisnis pada Divisi PIO secara umum dapat digambarkan pada
halamanberikut. KLIEN/
OPERATION Kepala Kantor
Divisi PIO
Staf Administrasi
Gambar4ProsesBisnisDivisiPIO
8
Pada Divisi PIO, klien atau user akan menghubungi BPIP jika memerlukan bantuan pihak luar perusahaan untuk melakukan proses seleksi atau rekrutmen, melalui psikotes ataupun pengembangan organisasi. Umumnya, klien atau user akan berhubunganlangsung denganKepalaKantormengenaiprosedurdannegosiasiyang hasilnya akan langsung diinformasikan kepada Divisi PIO melalui stafͲstafnya. Untuk klienatauuserdenganjumlahpesertasedikit(kurangdari20peserta),biasanyaakan ditanganilangsungolehStafAdministrasiDivisiPIOdibantudenganbeberaparekanan tetap dalam divisi tersebut. Namun jika klien tersebut memiliki jumlah peserta lebih dari 20 orang, umumnya staf divisi PIO akan menggunakan rekanan lepas yang akan bertindak sebagai penanggungjawab pelaksanaan kegiatan, yang disebut project officer,denganpersetujuanKepalaDivisidanKetuaBiro. Secara umum, aktivitas yang dilakukan untuk memenuhi permintaan klien berkaitandenganprosesrekrutmen(dalamhalinipsikotes)dapatdijabarkansebagai berikut.
Gambar5AktivitasPsikotesSecaraUmum
TerdapatperbedaanbebankerjapadaStafAdministrasijikaiajugabertindak selakupenangungjawabbagipelaksanaanpsikotesdenganjumlahpesertakurangdari 20 orang. Seperti yang tercantum pada Gambar 6, dimana tanggung jawab staf administrasi dimulai dari proses administrasi yang memang merupakan tugas utamanya,kemudianditambahdenganmempersiapkanpelaksanaanpsikotessampai dengan proses pengetikan dan penyusunan laporan. Oleh karenanya, tugas seorang
9
stafadministrasicukupbanyakkarenaditambahdengantugasnyasebagaipenanggung jawab pelaksanaan psikotes. Berbeda dengan jika jumlah peserta yang mengikuti psikoteslebihdari20orangsehinggadibutuhkanseorang projectofficer(Gambar7), maka staf administrasi hanya mengerjakan tugas utamanya saja, tidak ditambah dengan pekerjaan persiapan psikotes. Hanya saja, ia akan membantu proses pengetikan laporan psikotes serta penyusunan hasil laporan, yang memang merupakansalahsatutugasutamanya. Gambar 6 dan Gambar 7 pada halaman berikut memperlihatkan perbedaan bebankerjayangdialamiolehstafadministrasiketikamerangkapsebagaipenanggung jawab kegiatan pelaksanaan psikotes ataupun hanya membantu pada proses pengetikandanpenyusunanlaporan.Secaraumum,alurprosestidakberbedaantara klien/user yang mengirimkan jumlah peserta kurang dari 20 orang dengan jumlah peserta lebih dari 20, namun perbedaan tersebut berkenaan dengan siapakah penanggungjawabkegiatan.
10
Gambar6
ProsesKerjaDivisiPIO
11
Gambar7ProsesKerjaDivisiPIO(peserta>20orang)
12
