BAB II PROSES BISNIS 2.1 Proses Bisnis Utama Koperasi merupakan badah usaha yang bertujuan untuk mensejahterakan anggota, dengan demikian proses bisnis utamanya adalah memfasilitasi kebutuhan para anggota. Proses bisnis utama koperasi dapat digambarkan melalui konsep rantai nilai Porter. Model ini merupakan suatu metode atau alat dasar yang sistematik untuk memeriksa semua aktifitas kinerja koperasi dan bagaimana mereka berinteraksi sebagai dasar menganalisis sumber daya yang diandalkan dalam mendapatkan keunggulan bersaing. Berdasarkan pendekatan ini, rantai nilai koperasi pada umumnya dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu kegiatan utama dan kegiatan penunjang. Kegiatan Penunjang
Infrastruktur koperasi Sumber Daya Manusia
M A RG IN
Pengunaan Teknologi Pengadaan Simpan
Toko Konsumsi
Pinjam Agen
umum
anggota
Pendanaan
Service
IN RG MA
Kegiatan Utama
Gambar 2.1 Rantai Nilai Koperasi(Romadhon,2006)
15
PROSES BISNIS
Seberapa besar nilai tambah bagi koperasi bergantung dari seberapa lengkap dan seberapa bagus pelayanan yang diberikan koperasi untuk para anggotanya. Dilihat dari gambar 2.1 di atas, maka kegiatan usaha Koperasi ABC yaitu memberikan pelayanan barang dan jasa bagi anggotanya. Bentuk pelayanan ini antara lain adalah simpan pinjam, toko konsumsi, pendanaan dan kegiatan lainnya seperti pelayanan kesehatan dan pemberian materi seputar manajemen bisnis bagi para anggotanya. Pemberian materi ini dalam rangka edukasi sehingga peranan koperasi dapat lebih optimal, kegiatan ini seringkali dilakukan oleh manajer. Proses bisnis utama di koperasi adalah semua proses yang ditujukan langsung untuk melayani anggota mulai dari proses pendaftaran anggota, sampai dengan pemenuhan kebutuhan anggota. Proses intinya yaitu aktivitas kegiatan usaha koperasi secara umum dapat dilihat pada gambar berikut. Program pelatihan
Seleksi mitra
pendanaan Poin keaktifan
Daftar anggota
Kredit konsumsi
Poin iuran
SHU
Agen
Belanja konsumsi
Poin loyalitas
Gambar 2.2 Proses Bisnis Umum
16
PROSES BISNIS
Proses bisnis ini dimulai dari pendaftaran anggota, disinilah pertama kali hak dan kewajiban anggota dijelaskan dan secara otomatis harus ditaati oleh setiap anggota yang mendaftar. Selanjutnya adalah pencatatan point yaitu pembayaran iuran terutama iuran sukarela, pembelanjaan, keaktifan dan ketepatan waktu dalam pembayaran. Pembelanjaan dan agen toko koperasi akan menambah poin loyalitas. Keikursertaaan anggota dalam menggunakan dana dan kegiatan koperasi, akan dicatat menjadi poin keaktifan. Semakin baik pointnya maka setiap pengajuan dari anggota akan dipermudah dan limit pinjamanpun menjadi naik. Anggota koperasi memiliki kebebasan untuk menyuarakan pendapatnya dalam forum baik formal maupun informal. Setiap orang memiliki hak yang sama atas produk koperasi , namun tetap melihat pemenuhan kewajiban yang dilakukan. Berbagai layanan dan fasilitas dapat digunakan seperti simpan pinjam, pendanaan, agen dan kuliah umum mengenai manajemen. Setiap kegiatan memilki prosedur dan syaratnya masing‐masing. Jika seorang anggota keluar dari keanggotaan maka semua iuran dan simpanan dikembalikan seutuhnya kecuali simpanan pokok, simpanan pokok ini menjadi hak koperasi. Kegiatan simpan pinjam adalah kegiatan yang paling dominan dalam koperasi ABC ini, banyak para anggota yang masuk dengan tujuan dengan memanfaatkan fasilitas ini. Anggota yang dapat meminjam hanyalah anggota yang memiliki catatan yang baik, yaitu lancar dalam pembayaran iuran wajib dan sukarelanya dan lebih diutamakan untuk anggota yang berasal dari lingkungan sekitar hal ini dimaksudkan agar lebih mudah memantaunya. Tidak ada proses yang panjang dan berbelit‐belit untuk pencairan dana jika kriteria diatas dipenuhi dengan baik.
17
PROSES BISNIS
anggota
Trade record
pengajuan
bagus cair
tidak bagus Tidak cair Gambar 2.3 Proses Simpan pinjam
Terlihat dari gambar diatas proses simpan pinjam ini tidak melalui mekanisme rapat anggota hanya cukup diketahui oleh anggota tidak perlu persetujuan atau kesepakatan dalam rapat anggota. Dengan demikian prosesnya sangat mudah, akan tetapi hal ini riskan terhadap kemungkinan terjadinya penyalahgunaan. Kegiatan toko konsumsi adalah kegiatan yang sejak awal didirikan dan dikelola langsung oleh koperasi. Toko ini menyediakan kebutuhan sehari‐hari dan memilki layanan delivery service untuk para anggotanya. Selain delivery service juga disediakan paket belanja bulanan sehingga anggota tidak perlu repot‐repot berbelanja bulanan secara rutin. Berbeda dengan toko koperasi pada umumnya yang mayoritas didirikan didekat komunitasnya, toko koperasi ini sejak awal didirikan ditempat strategis sehingga pangsa pasar yang dibidik tidak hanya dari anggota saja tapi juga masyarakat umum. Setiap anggota yang membeli dari toko ini mendapatkan point yang akan berpengaruh pada pembagian SHU dan catatan loyalitas anggota. Toko ini juga berfungsi sebagai grosir khusus bagi para anggotanya yang mau menjadi agen. Dengan demikian anggota koperasi dapat memanfaatkan fasilitas toko konsumsi
18
PROSES BISNIS
sebagai konsumen atau sebagai agen, semua pembelanjaan bersifat tunai. Setiap pembelanjaan dicatatkan sebagai poin loyalitas.
anggota
Trade record
pengajuan
bagus agen
tidak bagus
konsumtif
Gambar 2.4 Toko Konsumsi
Terlihat dari gambar diatas proses ini mirip dengan simpan pinjam. Perbedaan antara agen dan hanya pembeli konsumtif terletak di jenis pembelian, konsumtif harus tunai sementara agen bisa kredit atau barang koperasi dititipkan pada anggota tanpa harus dilunasi terlebih dahulu atau sifatnya konsingansi. Dilain pihak bagi koperasi sendiri pengadaaan barang‐barang toko koperasi mempunyai model timbal‐balik. Jadi anggota tidak harus selalu menjadi agen bisa juga menjadi pemasok bagi toko koperasi. Model pengadaan supplier barang dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:
19
PROSES BISNIS
Negosiasi & Persyaratan
KOPERASI
ANGGOTA
SUPPLIER PENJUAL
Gambar 2.5 Model Bisnis Jual‐Beli
Dari gambar diatas terlihat anggota dapat menjadi supplier untuk koperasi atau sebaliknya. Anggota dapat juga menitipkan barangnya di koperasi demikian juga sebaliknya koperasi dapat menitipkan barangnya di anggota sesuai dengan kesepakatan. Anggota hanya memungkinkan menitipkan barangnya jika harganya lebih murah dari pemasok lain dan itupun dalam jumlah yang cukup besar. Namun dalam prakteknya terutama untuk koperasi ABC seringkali anggota menjadi agennya koperasi. Kegiatan kemitraaan yaitu pendanaan usaha‐usaha mikro dan kecil dengan sistem bagi hasil. Kriteria usaha mikro menurut koperasi ABC adalah pendanaan dibawah Rp 500.000 (lima ratus ribu rupiah), sementara kriteria usaha kecil adalah diatara Rp 500.000 –Rp 10.000.000. Prinsip bagi hasil tetap memperhatikan nilai‐nilai keadilan. Nisbah dari bagi hasil ini diusulkan oleh mediator dan ditetapkan oleh rapat anggota.
20
PROSES BISNIS
Seleksi mitra dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditunjukan pada gambar 2.4 dan didasarkan pada skala prioritas, dalam hal ini pendanaan usaha mikro diprioritaskan pada usaha yang telah berjalan cukup lama. Kriteria dari penyeleksian ini adalah volume transaksi usahanya dan kelancaran pembayaran iuran. Proses seleksi kemitraan dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:
Dana cair
setuju
selesai
Anggota
Pengajuan
Rapat anggota
tidak setuju
Mediator sesuai
survei tidak sesuai
Gambar 2.6 Proses Seleksi
Anggota mengajukan pinjaman kemudian dilihat trade record pointnya jika memenuhi syarat maka dilanjutkan ketahapan berikutnya. Tahapan berikutnya menggunakan mediator yang berfungsi sebagai wakil mitra usaha, mediator ini adalah tim dibawah seksi pendanaan. Mediator bisa disebut sebagai juru bicara dari mitra usaha, penggunaaan mediator ini didasari karena keterbatasan pengetahuan mitra terhadap manajerial usaha sehingga kebanyakan mitra menjadi kaku dalam diskusi diforum padahal mungkin potensi usahanya cukup baik. Selanjutnya mediator menggali informasi langsung calon mitra usaha dengan cara survei, tim survei adalah tim
21
PROSES BISNIS
dibawah mediator yang berfungsi untuk melihat langsung kelapangan dan kemudian mencocokan informasi dari mitra dengan keaadaan usaha yang sebenarnya. Dengan demikian objektivitas informasi tetap terjaga. Selanjutnya semua informasi dibawa kedalam forum rapat anggota yang memenuhi kuota selanjutnya rapat inilah yang berhak memutuskan bisa atau tidaknya pencairan dana. Namun terkadang ditemukan pada KSU ini kriteria usaha memenuhi tapi dana tidak cair karena keterbatasan modal jadi untuk kasus seperti ini para calon mitra usaha masuk dalam daftar waiting list, setelah dana koperasi bertambah maka langsung disalurkan. Proses ini normalnya memakan waktu selama 1 minggu. 2.2 Proses Bisnis Pendukung Disamping kegiatan bisnis utama, Koperasi ABC juga mempunyai kegiatan pendukung yaitu kegiatan survey pasar dan funding . 1. Survei Pasar Survey pasar merupakan kegiatan penunjang yang cukup penting. Disinilah rencana ekpansi bisnis koperasi dibuat, kegiatan ini menekan kan untuk mencari peluang‐peluang baru yang memungkinkan. Peluang‐peluang baru itu dapat berupa pengembangan bisnis dan masih berhubungan dengan bisnis sebelumnya atau yang sama tidak berhubungan. 2. Funding Proses ini adalah ujung tombak dari koperasi. Hal ini disebabkan karena pendanaan koperasi ABC sejauh ini masih mengandalkan dari investor. Sementara dari anggota sendiri jumlah dananya tidak begitu signifikan terhadap dana koperasi.
22
