BAB II PROSES BISNIS PERUSAHAAN 2.1
Proses Bisnis TELKOM TELKOM sebagai perusahaan penyelenggara telekomunikasi terbesar di
Indonesia, saat ini mencoba untuk menjadi perusahaan informasi dan komunikasi (Infocom) yang menyediakan jasa dan jaringan telekomunikasi (fullservice and network provider). Aktivitas utama TELKOM adalah menyediakan jasa dan jaringan telekomunikasi. Proses bisnis yang dilakukan oleh TELKOM secara global yaitu meliputi Key Value Creation Process, Functional Support, Product Owner, Delivery Channel Service, dan Customer. Key Value Creation Process fokus kepada beberapa hal yaitu: usaha mempertahankan bisnis existing yang sedang memasuki masa saturasi, pengembangan secara agresif bisnis yang memiliki potensi pertumbuhan tinggi, dan persiapan platform bisnis masa depan yang berbasis internet dan mulitimedia. Kegiatan-kegiatan tersebut dijabarkan dalam suatu bisnis portfolio dan strategi, dimana hasilnya dapat dilihat dari bisnis performance yang merupakan tolak ukur keberhasilan implementasi bisnis portfolio dan strategi tersebut. Setelah itu, hasil ini diimplementasikan oleh tiap-tiap fungsi bisnis atau Functional Support untuk menjabarkan bisnis portfolio dan strategi TELKOM ke dalam setiap aktivitas, diwujudkan dengan tersedianya jasa telekomunikasi yang merupakan produk dari core business TELKOM. Sesuai dengan struktur organisasi TELKOM yang berbasis pada customer-centric orientation, maka dibentuklah Product Owner sebagai penghasil dan pemelihara produk jasa telekomunikasi dan Delivery Channel sebagai pemasaran produk TELKOM kepada Customer. Product Owner sendiri tidak bertugas dalam penyaluran distribusi. Product Owner hanya memfokuskan pada masalah teknis produk dan tidak melakukan kegiatan pemasaran. Semua produk TELKOM disampaikan kepada customer melalui Delivery Channel sebagai jalur distribusi. Delivery Channel
juga bertugas untuk mendapatkan informasi mengenai kepuasan serta kebutuhan customer, dimana customer TELKOM terdiri dari tiga segmen yaitu : 1. Segmen Personal/Retail, segmen ini menjadi tanggung jawab Divisi Regional (DIVRE) 2. Segmen Bisnis, segmen ini menjadi tanggung jawab Divisi Enterprise Service (DIVES) 3. Segmen Operator (Other Licenced Operator), segmen ini menjadi tanggung jawab Divisi Carrier & Interconnection Service (DIVCIS) Melalui proses bisnis ini, diharapkan TELKOM dapat mengembangkan bisnisnya sesuai harapan customer.
TELKOM
requirement
requirement
KEY VALUE CREATION PROCESS
FUNCTIONAL SUPPORT assurance
requirement
PRODUCT OWNER assurance
assurance
D E L I V E R Y C H A N N E L
satisfaction & value
Customer knowledge
Gambar 6. Proses Bisnis Global PT. Telekomunikasi Indonesia
27
C U S T O M E R
2.2
Proses Bisnis Divisi Long Distance Proses-proses manajemen yang diterapkan di Divisi Long Distance
berbasis pada T-QMS (TELKOM Quality Management System) mengadop pada sistem mutu ISO 9001:2000. Sistem ini diterapkan guna menjamin konsistensi semua proses dan untuk melakukan improvement dari proses itu sendiri, sesuai dengan requirement dan ekspektasi dari stakeholder (employee, customer, supplies, partners, shareholders, communities, dan regulator) yang selaras dengan perilaku bisnis TELKOM Long Distance. Proses Manajemen TELKOM Long Distance mencakup dua kelompok proses yaitu proses-proses Key Value Creation dan proses-proses pendukung (Support Process). Proses Bisnis Divisi Long Distance dapat dilihat pada Gambar 10 berikut ini:
28
CUSTOMER
DELIVERRY CHANNEL
OTHER DIVISI/UNIT
R E Q U I R E M E N T S
KEY VALUE CREATION PROCESSES
A
B
C
Business Planning & Development
Network Planning & Development
Product Management
BID/SUBDIV
BID/SUBDIV
BID/SUBDIV/RO
CUSTOMER
PLANNING & DEV.
N
N
F
Customer Interface Management
E
CIM
G
Fault Management
D
Customer Interface Management
E
CIM
CORPORATE
PARTNER
VENDOR
GOVERNMENT/ SOCIAL
N E E D S & E X P E C T A T I O N
SUBDIV/RO
D
G
E F G
D Configuration Management
Performance Management
BID/SUBDIV/RO
BID/SUBDIV
E X C E L L E N T
S E R V I C E S
DELIVERRY CHANNEL
OTHER DIVISI/UNIT
CORPORATE
PARTNER
E VENDOR
F INFORMATION MANAGEMENT H
E
F
Network Security Management
D F
G NETWORK OPERATION
Information Tech. (IT) and Reporting Management
GOVERNMENT/ SOCIAL
BID/SUBDIV/RO
BID/SUBDIV
SUPPORT PROCESSES I
J
K
L
M
Organization Performance Review and Improvement
Human Resource Management
Finance Manaement
Logistic Management
General Administration
BID/SUBDIV/RO
BID/SUBDIV/RO
BID/SUBDIV/RO
BID/SUBDIV/RO
BID/SUBDIV/RO
Gambar 7. Proses Bisnis Divisi Long Distance TELKOM
29
2.3
Unit Fungsional Logistik Salah satu bagian dari proses bisnis Divisi Long Distance adalah bagian
support process. Support process terdiri dari organization performance review and improvement, human resource management, finance management, logistic management, dan general administration. Salah satu yang memegang peranan penting adalah logistic management. Logistik dapat didefinisikan sebagai proses perencanaan, implementasi, dan pengendalian secara efektif dan efisien aliran dan penyimpanan bahan baku, barang setengah jadi, dan finished goods, dan informasi yang menghubungkan kesiapan supply dengan kebutuhan pelanggan. Logistik merupakan bagian dari rantai supply, dimana rantai supply terdiri dari supplier, manufacturing, warehousing, distributor, retail dan end customer. Misi logistik adalah menyediakan barang dan jasa yang tepat (kuantitas maupun kualitas) pada saat yang tepat dengan lokasi yang telah ditentukan sehingga akan meminimalisir biaya dan meningkatkan service level. Dalam operasional perusahaan, terdapat tiga hal yang berhubungan dengan logistik, yaitu: 1. Inbound logistics, adalah perpindahan raw materials dari supplier ke pabrik. 2. Conversion operations, meliputi perpindahan produk dalam pabrik dan dari pabrik ke gudang (warehouse). 3. Outbound logistics, perpindahan produk dari gudang sampai kepada customer. Tiap divisi di TELKOM memiliki unit fungsional logistik tersendiri yang bertanggungjawab untuk memenuhi pengadaan akan barang dan jasa di divisinya. Bahkan level korporat memiliki unit fungsional logistik sendiri yang khusus menangani permintaan korporat. Unit fungsional logistik bertugas sebagai bagian pengadaan (procurement) terhadap permintaan user. User logistik bukanlah customer atau masyarakat tetapi pemberi tugas yaitu divisi atau bidang lain di TELKOM. Selain itu, tidak terdapatnya gudang menyebabkan tidak adanya inventory pada unit logistik,
30
artinya ketika barang pesanan sudah diperoleh, maka langsung diserahterimakan kepada user. Untuk dapat memenuhi permintaan user, maka unit logistik menjalin kerjasama dengan mitra usaha (supplier-supplier). Kemitraan adalah salah satu kerjasama dalam pengadaan barang atau jasa dengan pihak lain yang bersifat strategis, yaitu bersifat jangka panjang dan mempunyai prinsip win-win yang mengandung unsur opportunity dan risk sharing. Untuk lebih jelasnya, maka dapat digambarkan logistik dari sisi stakeholder sebagai berikut:
PEMERINTAH
KOMUNITAS REGULATOR INTERNAL KARYAWAN
MITRA
ANAK PERUSAHAAN
UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK (UFL)
UNIT
PELANGGAN
PENGORDER
UFL DIVISI LAINNYA MNGMT TELKOM & DLD UFL KOMPETITOR
PEMEGANG SAHAM
Gambar 8. Logistik dari Sisi Stakeholder
Dari gambar diatas, Unit Fungsional Logistik (UFL) dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi karyawan, UFL divisi lain, manajemen TELKOM dan DLD, dan regulator internal, sedangkan untuk faktor eksternal meliputi pemegang saham, UFL competitor, komunitas karyawan, dan pemerintah. UFL berusaha memenuhi kebutuhan unit pengorder melalui anak
31
perusahaan TELKOM dan mitra usahanya. Dari sisi aktivitas, logistik sebenarnya adalah kegiatan yang lebih kecil dari supply chain dan lebih besar dari proses procurement.
2.4
Proses Bisnis Unit Fungsional Logistik Pengadaan adalah keseluruhan kegiatan perencanaan, penelitian kondisi
market, pemilihan mitra, negosiasi, pengawasan pelaksanaan, dan pengendalian yang bertujuan mengusahakan tersedianya barang dan jasa yang diperlukan untuk operasi perusahaan, baik dengan cara pembelian, penyewaan, pemindahan antar unit operasi maupun pembuatan. 1. Pembelian adalah salah satu cara pengadaan barang/jasa yang diperlukan perusahaan dengan cara membeli/mengupah, sehingga terjadi pemindahan hak milik barang atau pemanfaatan jasa tersebut ke perusahaan. 2. Sewa adalah salah satu cara pengadaan barang/jasa yang diperlukan perusahaan, dimana perusahaan membayar sejumlah nilai tertentu selama kurun waktu sewa. Dengan demikian hak milik barang yang disewa tidak berpindah ke perusahaan, kecuali ada ketentuan lain/opsi untuk hal tersebut. 3. Pemindahan (transfer) antar unit operasi adalah cara pengadaan yang dilakukan melalui bantuan/pengiriman barang antar unit operasi/mitra usaha, dengan penyelesaian pembebanan atau penggantian barang sejenis. 4. Pembuatan barang adalah pengadaan barang dengan cara dibuat sendiri di salah satu unit perusahaan. Pengadaan adalah usaha atau kegiatan penyediaan barang dan atau jasa yang dilakukan oleh TELKOM. Pelaksana pengadaan adalah unit fungsional logistik (UFL) atau panitia pengadaan yang ditunjuk dan diberi wewenang oleh pemberi tugas untuk melaksanakan kegiatan pengadaan. Adapun proses bisnis pengadaan adalah sebagai berikut :
32
PLAN
USER
U N IT F U N G S IO N A L L O G IS T IK
PENYUSUNAN DOKUM EN PRA PENGADAAN
P E N Y IA P A N DOKUM EN PENGADAAN
M IT R A
P E M IL IH A N M IT R A
EXECUTE PENYUSUNAN KONTRAK
PENGAW ASAN PELAKSANAAN
CO NTRO L
PENYERAHAN DAN P E N E R IM A A N H A S IL PENGADAAN
PEM ANFAATAN H A S IL PENGADAAN
Gambar 9. Proses Bisnis Pengadaan
Pada pra pengadaan terdapat berbagai macam project, sehingga harus dipilih project dengan kelengkapan dokumen, dimana justifikasi kebutuhan telah diterima dari user yang memuat jenis, spesifikasi teknis, volume, waktu kebutuhan,dan ketersediaan anggarannya. Pada tahap penyiapan dokumen pengadaan, unit logistik menetapkan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengadaan. Pada tahap pelaksanaan, dimulai dengan mengundang mitra yang terkait dan diakhiri dengan penandatanganan kontrak yang dilakukan oleh mitra pemenang. Pengawasan pelaksanaan dimulai dengan kick off pelaksanaan, yaitu mitra pemenang wajib untuk memenuhi segala kebutuhan pengadaan sesuai kontrak. Ketika semua kebutuhan telah terpenuhi maka selanjutnya adalah melakukan Berita Acara Serah Terima (BAST) bersama user. Proses pengadaan diatas adalah pengadaan secara umum. Terdapat tiga metode untuk proses pengadaan yaitu pelelangan, pemilihan langsung, dan penunjukkan langsung. Tiap-tiap metode memiliki langkah-langkah yang berbeda antara satu dan lainnya. Pada gambar dibawah dijelaskan prosedur penetapan metoda pengadaan berdasarkan KR.14/LG000/SDM-50/2005.
33
Gambar 10. Prosedur Penetapan Metode Pengadaan
34
Dari gambar dapat dilihat prosedur untuk menetapkan metoda yang akan dipilih untuk proses pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik, yang mana persetujuan akan penetapan pemilihan metoda adalah wewenang dari pihak Direksi/Komisaris. Perbedaan uyang mendasar antara ketiga metode tersebut adalah : ¾ Pelelangan Proses pengadaan melalui pelelangan artinya pengadaan yang dilakukan dengan mengumumkan secara luas tentang rencana pengadaannya melalui media massa, sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Peserta pelelangan tidak dikenal oleh TELKOM sebelumnya dan jumlah peserta pelelangan biasanya banyak. Mekanisme penentuan harga dilakukan dengan teknik e-Auction atau tawarmenawar harga. ¾ Pemilihan Langsung Pemilihan langsung adalah pengadaan yang dilakukan dengan mengundang mitra yang dipilh sebelumnya oleh TELKOM dan jumlah mitra sekurangkurangnya tiga mitra. Mekanisme penentuan harga dilakukan dengan eAuction. ¾ Penunjukan Langsung Penunjukan langsung adalah metoda pengadaan yang dilakukan dengan menunjuk satu mitra usaha sebagai calon pelaksana pekerjaan. Untuk melakukan penentuan harga dilakukan dengan cara negosiasi.
Seperti telah dijelaskan bahwa pihak yang diberikan tanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan di setiap divisi adalah Unit Fungsional Logistik. Proses pengadaan tersebut berbeda sesuai dengan metode pengadaan yang akan dilakukan yaitu metode pelelangan, pemilihan langsung atau
penunjukan
langsung. Proses bisnis untuk ketiga metode tersebut dapat dilihat pada gambar berikut.
35
INITIATION & AUTHORIZATION PELAKSANA PENGADAAN (UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK atau PANITIA PENGADAAN)
1 3
Penyusunan dokumen pengadaan (syarat administrasi, teknik dan harga)
Pengumuman Pelelangan melalui Media Massa
Pengambilan dokumen pengadaan
Rapat penjelasan dengan mitra
Pemasukan dokumen penawaran administrasi dan teknik
Berita acara rapat penjelasan
Penyusunan dan penetapan Owner Estimate (OE) / Harga Perhitungan Sendiri (HPS)
Pembukaan sampul dokumen penawaran
Evaluasi Administrasi dan Teknik
Berita acara pembukaan sampul (adm dan teknik)
Klarifikasi Administrasi dan Teknik
Berita Acara Klarifikasi Administrasi dan Teknik
Berita acara Evaluasi Administrasi dan Teknik
2
Gambar 11. Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan
36
Gambar 12. Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan (Lanjutan)
37
INITIATION & AUTHORIZATION SEKPER/KADIV/ KAPUS/GM/KETUA KKSO
PELAKSANA PENGADAAN (UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK atau PANITIA PENGADAAN)
SELESAI
Evaluasi terhadap sanggahan dan dituangkan dalam berita acara
5
Sanggahan benar?
4
Setuju?
Persetujuan penetapan pemenang
Pengumuman pemenang lelang oleh pelaksana pengadaan
Lelang pekerjaan jasa konstruksi
YA
Masa sanggah
Ada sanggahan?
TIDAK
Pembatalan proses lelang
Pembatalan proses pelelangan
TIDAK
YA
YA
YA
TIDAK
Surat penetapan pemenang dan meminta surat kesanggupan
6
TIDAK
Gambar 13. Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan (Lanjutan)
38
Gambar 14 Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan (Lanjutan)
39
INITIATION & AUTHORIZATION PELAKSANA PENGADAAN (UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK atau PANITIA PENGADAAN)
1 3
Penyusunan dokumen pengadaan (syarat administrasi, teknik dan harga)
Undangan pengambilan dokumen pengadaan
Pengambilan dokumen pengadaan
Rapat penjelasan dengan mitra
Pemasukan dokumen penawaran administrasi dan teknik
Berita acara rapat penjelasan
Penyusunan dan penetapan Owner Estimate (OE) / Harga Perhitungan Sendiri (HPS)
Pembukaan sampul dokumen penawaran
Evaluasi Administrasi dan Teknik
Berita acara pembukaan sampul (adm dan teknik)
Klarifikasi Administrasi dan Teknik
Berita Acara Klarifikasi Administrasi dan Teknik
Berita acara Evaluasi Administrasi dan Teknik
2
Gambar 15. Prosedur Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung
40
INITIATION & AUTHORIZATION PELAKSANA PENGADAAN (UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK atau PANITIA PENGADAAN)
2
3
Memenuhi syarat administrasi dan teknik?
YA
Surat Penetapan bagi yang memenuhi persyaratan
Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran harga
TIDAK
Surat pemberitahuan bagi yang TIDAK MEMENUHI persyaratan
DIREKSI
Berita acara pembukaan sampul harga
Tender harga melalui e-Auction
5
Berita acara hasil e-Auction
Laporan Hasil Pelaksanaan Pemilihan Langsung kepada Pemberi Tugas disertai usulan Penetapan Pemenang Pemilihan Langsung
YA
Kewenangan Direksi?
YA
Setuju?
Persetujuan penetapan pemenang
TIDAK TIDAK
4
Pembatalan proses lelang
Gambar 16. Prosedur Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung (Lanjutan)
41
Gambar 17. Prosedur Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung (Lanjutan)
42
Gambar 18. Prosedur Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung
43
INITIATION & AUTHORIZATION
PELAKSANA PENGADAAN
SEKPER/KADIV/ KAPUS/GM/KETUA KKSO
DIREKSI
PELAKSANA PENGADAAN
3
Laporan hasil pengadaan penunjukan langsung kepada pemberi tugas dengan usulan pelaksana pekerjaan dan penetapan harga
Kewenangan direksi
YA
YA
Setuju?
Persetujuan penetapan harga dan pelaksana pekerjaan
YA
Setuju?
Persetujuan penetapan harga dan pelaksana pekerjaan
TIDAK
TIDAK
Surat penetapan harga dan penunujukan pelaksana pekerjaan serta meminta surat kesanggupan
5
4
4
TIDAK
Gambar 19. Prosedur Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung (Lanjutan)
44
INITIATION & AUTHORIZATION PELAKSANA PENGADAAN (Unit Fungsional Logistik atau Panitia Pengadaan)
5
Surat Kesangupan
Diskusi Draft Kontrak
Create dan posting PO (Purchase Order)
DIREKSI/ KADIV/GM
Tandatangan kontrak
PELAKSANAAN PENGADAAN
Release PO
SELESAI
Gambar 20. Prosedur Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung (Lanjutan)
45
