BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN A. Kajian Pustaka Dalam sub bab ini akan diberikan penjelasan mengenai landasan teoritis yang relevan dengan fenomena yang diangkat oleh penulis dalam penelitian ini, yaitu berupa konsep-konsep dan beberapa definisi. 1. Pengertian Sistem Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Sementara itu menurut Jogiyanto (2010:1), definisi sistem melalui pendekatan pada prosedurnya, yaitu “Suatu sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”. Selain itu Susanto (2011:18) menjelaskan bahwa sistem adalah kumpulan/group dari sub-sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Sedangkan Mulyadi (2010:3) menerangkan bahwa sistem merupakan suatu organisasi formulir, catatan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
6
7
keuangan
yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan. Berdasarkan definisi tersebut diatas maka secara umum sistem dapat diartikan sebagai kumpulan komponen atau unsur yang berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem memiliki ciri dan karakteristik tertentu yang membuat hal tersebut dapat dikatakan suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Komponen sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. Dan apabila perusahaan
dipandang
sebagai
suatu
sistem,
maka
perusahaan adalah supra sistem. b. Batasan sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
8
c. Lingkungan luar sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung sistem (Interface) Penghubung merupakan media penghubung anatara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. e. Masukan sistem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. f. Keluaran sistem (Output) Keluaran
adalah
hasil
energi
yang
diolah
dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
9
pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolah sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Seperti halnya sistem akuntansi akan mengolah data-data menjadi laporanlaporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. h. Sasaran sistem (Objectives) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Selain karakteristik sistem yang disebutkan diatas, sistem juga dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis/kategori, yakni: a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tampak secara fisik. Misalnya sistem
teologia,
yaitu
sistem
pemikiran-pemikiran
hubungan antara manusia dengan Tuhannya. Sistem fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi, dan lain sebagainya.
10
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia, sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan mesin disebut humanmachine system atau man-machine system. c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic sytem). Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sebelumnya. Misalnya sistem komputer karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas. d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem
terutup
adalah
sistem
yang
tidak
berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah sistem relatif tertutup (relatively closed system). Sistem terbuka adalah
11
sistem
yang
berhubungan
dan
terpengaruh
dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran
untuk
lingkungan
luar
atau
subsistem yang lainnya. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup, karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2. Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat (Krismiaji,2010:15). Selain itu, seperti yang dikemukakan oleh Jogiyanto HM., (2010:8), informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Menurut Romney & Steinbart (2012:24), menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah melalui tahap pengolahan atau telah diproses agar mampu memberikan nilai kepada penggunanya dan memperbaiki/meningkatkan kualitas dari proses pengambilan keputusan. Menurut Romney & Steinbart, ada tujuh sifat dasar dari informasi, yaitu:
12
a. Dapat diandalkan (Reliable) Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan, tidak menyesatkan, dan mampu menggambarkan hal yang sesuai dengan fakta di lapangan secara akurat sehingga mampu menunjang proses pengambilan keputusan yang baik. b. Kelengkapan (Completeness) Informasi disajikan dengan lengkap yakni mencantumkan seluruh informasi penting yang diperlukan oleh pengguna informasi dalam membuat keputusan. c. Tepat waktu (Timeliness) Informasi harus disajikan secara tepat waktu, saat informasi tersebut dibutuhkan, karena akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan oleh pengguna. d. Relevansi (Relevance) Suatu informasi dikatakan relevan apabila informasi tersebut dapat berguna dan memberikan nilai tambah bagi para penggunanya dalam proses pengambilan keputusan yang tepat. e. Dapat dimengerti (Understandable) Informasi yang dapat dimengerti itu adalah informasi yang pesan dan
maksudnya jelas,
tidak
ambigu, tidak
13
membingungkan dan disajikan secara sederhana sesuai dengan kebutuhan penggunanya. f. Dapat diverifikasi (Verifiable) Suatu informasi akan menghasilkan hal yang sama ketika diuji kembali. g. Dapat diakses (Accessible) Informasi dapat diakses dan digunakan dengan mudah oleh para pengguna ketika dibutuhkan. Melihat kembali kumpulan definisi informasi diatas, maka secara garis besar informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi objektif perusahaannya. Informasi tidak akan bisa dikatakan informasi jika tidak ada data. Adapun pengertian dari data itu sendiri, yaitu bahwa data adalah fakta yang dimasukan ke dalam, disimpan dan diproses oleh sebuah sistem informasi akuntansi (Krismiaji,2010:15). Sedangkan
menurut
Prasojo
dan
Riyanto
(2011:3),
pengertian informasi data adalah sesuatu (fakta atau keterangan) yang belum diolah dan belum dapat digunakan sebagai dasar yang kuat dalam pengambilan keputusan. Secara umum data dapat diuraikan sebagai sekumpulan fakta atau keterangan yang bersifat independen, masih harus diolah
14
dan
diproses
sehingga
menjadi
sesuatu
yang
bermanfaat
(informasi) dan relevan bagi pemakainya untuk digunakan dalam berbagai tujuan termasuk diantaranya dalam hal pengambilan keputusan. Menurut Romney & Steinbart (2012:30), Sistem Informasi memenuhi tiga fungsi penting, yaitu: a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. 3. Pengertian Akuntansi Menurut
Horngren
(2010:6),
“Accounting
is
the
information system that measures business activity, processes the
15
information into reports, and communicates the results to decision makers.” Akuntansi menurut Reeves J.M, Warren C.S., Duchac J.E. (2012:3) adalah sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi
dan
kondisi
perusahaan.
Pihak-pihak
yang
berkepentingan itu meliputi kreditor, pemasok, investor, karyawan, pemilik dan lain-lain. Dari pengertian tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa, akuntansi adalah suatu sistem informasi yang menyediakan laporan kepada pengguna laporan keuangan mengenai aktivitas dan kondisi atas suatu bisnis. Data tersebut kemudian diproses dengan tahapan pengumpulan data, pengikhtisaran data dan pembuatan informasi. Setelah melewati proses, data tersebut diolah menjadi informasi
yang
menghasilkan
laporan,
yang
nantinya
memberitahukan/menginformasikan hasilnya (analisa dari laporan tersebut) kepada para pengambil keputusan.
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi dan sistem informasi sangat erat kaitannya, dimana akuntansi adalah sistem informasi. Seperti yang dipaparkan oleh Romney dan Steinbart, akuntansi adalah suatu sistem informasi
karena merupakan suatu proses
mengumpulkan,
16
mencatat dan memproses data-data akuntansi dan data-data lainnya untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan dalam hal ini laporan keuangan (2012:30). Menurut Hall, sistem informasi akuntansi adalah suatu sub sistem yang memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang berpengaruh secara langsung terhadap pemrosesan transaksi keuangan (2011:7). Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi yang menghasilkan informasi yang bermanfaat
untuk
merencanakan,
mengendalikan
dan
mengoperasikan bisnis (Krismiaji,2010:4). Senada dengan itu, Diana dan Setiawati mengungkapkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan (2011:4). Berdasarkan pokok pikiran para ahli tersebut dapat disimpulkan pengertian sistem informasi akuntansi (SIA) itu sendiri adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai metode dan
prosedur
untuk
mengumpulkan
mengklarifikasikan,
mengoperasikan dan melaporkan informasi dalam sebuah bisnis. Lebih
singkatnya SIA merupakan sistem
menangani semua tugas-tugas dari akuntansi.
informasi
yang
17
Sistem Informasi Akuntansi terdiri atas catatan-catatan dan metode
yang
digunakan
untuk
memulai,
mengidentifikasi,
menganalisa dan mencatat transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait.
5. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Kualitas informasi yang dihasilkan oleh SIA mempengaruhi kemampuan manajemen dalam melakukan tindakan dan membuat keputusan berkaitan dengan operasi organisasi dan untuk menyiapkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas – tugas sebagai berikut: a. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukannya ke dalam sistem; b. Memproses data transaksi; c. Menyimpan data untuk keperluan di masa mendatang; d. Menghasilkan
informasi
yang
diperlukan
dengan
memproduksi laporan atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer; e. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya (Krismiaji,2010:4-6).
18
Sedangkan tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hall (2011:18) adalah sebagai berikut: a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen
suatu
organisasi/perusahaan.
Karena
manajemen bertanggungjawab untuk menginformasikan pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi tersebut. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, karena sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk melakukan tanggungjawab pengambilan keputusan. c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi akuntansi membantu personil operasional bekerja lebih efektif dan efisien. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk menyajikan informasi akuntansi kepada berbagai pihak yang membutuhkannya. Dengan proses pengolahan data yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh para pembuat keputusan.
19
6. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Sistem
informasi
yang
baik
dalam
pelaksanaannya
diharapkan akan memberikan atau menghasilkan informasiinformasi yang berkualitas serta bermanfaat bagi pihak manajemen khususnya, serta pemakai-pemakai informasi lainnya dalam proses pengambilan keputusan. Sistem Informasi Akuntansi yang efektif akan: a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang sah. b. Menyediakan informasi yang tepat waktu tentang transaksi dengan rincian yang rumit untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan keuangan yang benar. c. Mengukur nilai transaksi keuangan dengan akurat sehingga efek mereka dapat dicatat dalam laporan keuangan. d. Mencatat transaksi dengan akurat pada periode waktu munculnya (Romney & Steinbart,2012:31). Sistem informasi akuntansi memiliki beberapa subsistem yang merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan. Subsistem tersebut adalah: a. Siklus pendapatan, mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk tunai. b. Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pengeluaran dalam bentuk tunai.
20
c. Siklus penggajian (payroll), mencakup kegiatan kontrak dan gaji pegawai. d. Siklus produksi, mencakup kegiatan mengubah bahan mentah menjadi barang jadi. e. Siklus buku besar dan pelaporan, merupakan proses yang berkaitan dengan pelaporan keuangan dan lainnya.
7. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2010:23), unsur-unsur dari sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: a. Fungsi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi akuntansi; b. Dokumen, untuk merekam data transaksi; c. Catatan akuntansi, untuk mencatat transaksi ke dalam jurnal dan memposting data dari jurnal ke buku besar. d. Prosedur, merupakan tahapan yang dilakukan secara berurutan; e. Laporan yang dihasilkan, untuk memberikan informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan oleh manajemen. Sedangkan menurut Mulyadi (2010:3-5), unsur-unsur dari sistem informasi akuntansi, terdiri dari:
21
a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang diinginkan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam dalam secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam untuk pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. b. Jurnal Jurnal
merupakan
catatan
akuntansi
pertama
yang
digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini, data keuangan untuk
pertama
kalinya
diklasifikasikan
menurut
penggolongan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data yang hasil ringkasannya berupa jumlah rupiah transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contohnya
22
yaitu jurnal penerimaan kas, jurnal umum, jurnal penjualan dan jurnal pembelian. c. Buku besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d. Buku pembantu Jika data keuangan digolongkan dalam buku besar maka diperlukan rinciannya lebih lanjut yakni buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar e. Laporan Hasil akhir siklus akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi (untuk perusahaan manufaktur), laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo penjualan yang lambat penjualannya.
23
Berdasarkan dua pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur sistem informasi akuntansi, yaitu fungsi yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi, dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi pertama kali, catatan akuntansi, yaitu jurnal untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya sesuai dengan yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
8. Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah suatu siklus transaksi yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas. Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji,2010:299). Menurut
Romney
&
Steinbart
(2012:352),
siklus
pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Tujuan sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan adalah untuk
24
menunjang pelaksanaan aktivitas – aktivitas bisnis dengan pemrosesan transaksi data secara efektif. Empat aktivitas bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan, yakni sebagai berikut:
a. Penerimaan pesanan penjualan Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan. Kemudian melakukan entry data pesanan penjualan. Proses entry ini mencakup tiga tahap, yaitu mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa, dan menyetujui kredit pelanggan serta memeriksa ketersediaan persediaan. b. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan Proses pengiriman ada dua tahap yaitu mengambil dan mengepak pesanan dan mengirim pesanan. c. Penagihan dan pencatatan piutang usaha Penagihan dan pencatatan piutang usaha sebagai proses terpisah dan dalam praktiknya keduanya dilakukan oleh dua fungsi
yang
berbeda
dalam
departemen
akuntansi.
Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan.
25
d. Penerimaan kas dari pelanggan Penerimaan dari penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas sedang penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang, yang melakukan aktivitas ini adalah bagian kasir. Adapun flowchart dari siklus pendapatan akan digambarkan dalam beberapa tabel flowchart, yang terlampir pada halaman berikut ini:
26
Pelanggan
Penjualan
Kasir
Buku Jurnal
Buku Besar
Membuat Nota Penjualan
Nota Penjualan 1
2 3
Nota Penjualan 3
Periksa nomor urut dokumen
Kas
Bukti Setor 1 Mencatat ke Jurnal
Nota Penjualan 1
Nota Penjualan 1
Bank
Nota Penjualan 2
Mulai
Memilih Barang
Audit
Rekaputalasi Jurnal
2
Bukti Setor 2
Kas
Siapkan setoran bank Jurnal Penerimaan kas
Bukti Setor 1
Proses Posting
Bandingkan dokumendokumen terkait
3
Kas
Membuat Rekapitulasi Jurnal
Buku Besar
Bandingkan LB dengan Catatan Perusahaan
Rekaputalasi Jurnal
GAMBAR 2.1 PROSEDUR PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI Sumber: Krismiaji (2010:313)
Laporan Bank
Arsipkan dokumen secara terpisah
27
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
penjualan tunai, seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai a. Mula-mula
petugas
penjualan
menerima
permintaan
penjualan dari konsumen. Setelah terjadi kesepakatan transaksi membuat nota penjualan sebanyak 2 lembar dan menyerahkan
nota
tersebut
kepada
pembeli
untuk
pembayaran ke kasir. b. Menerima kas dan 3 lembar nota penjualan dari pembeli. Selanjutnya nota penjualan didistribusikan sebagai berikut: 1.
Lembar
ke-1
diserahkan
ke
pelanggan
(untuk
pengambilan barang). 2. Lembar ke-2 diteruskan ke bagian audit. 3. Lembar ke-3 diserahkan ke pemegang buku jurnal. c. Selanjutnya, kasir membuat bukti setor bank sebanyak 2 lembar, kemudian menyetorkan kas tersebut bank. d. Setelah lembar ke-3 nota penjualan, bagian pemegang buku jurnal mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. e. Secara periodik, bagian pemegang buku jurnal membuat rekapitulasi jurnal penerimaan kas ke bagian buku besar untuk diproses.
28
f. Secara periodik bagian buku besar menerima rekapitulasi jurnal penerimaan kas dari pemegang buku jurnal, kemudian melakukan proses posting dari jurnal tersebut ke rekening-rekening buku besar yang bersangkutan. g. Atas dasar tembusan nota penjualan yang diterima dari petugas penjualan, bagian audit memeriksa nomor urut dokumen. h. Setiap akhir bulan bagian audit akan menerima laporan bank bulanan beserta tembusan bukti setor bank dari bank. i. Setelah seluruh dokumen diterima secara lengkap, bagian ini membandingkan nota penjualan dan bukti setor bank, kemudian membuat rekonsiliasi bank setiap bulan.
29
Staff Penjualan
Departemen Penjualan
Departemen Pengolahan Data
Order
Program edit
Menerima order
Menerima order
Batch total
File Induk Pelanggan
Order File Induk Persediaan
(teredit)
Order Batch total
Order
A
Program Penggabung
(50 data) Order
A
Entri data (gabungan)
Batch total
Order
Banding kan
File Induk Pelanggan
Laporan Penolakan Kredit
Proses order penjualan
Tiket Pengambilan Barang
File Induk Persediaan
Back Order
D Manajer kredit
A
Bagian Gudang
Order Penjualan
4 3 2 Order 1 penjualan
Pengiriman
Pelanggan
GAMBAR 2.2 PROSEDUR PEMROSESAN PEMESANAN (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:318)
Penagihan
30
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
pemrosesan pesanan, seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Pemrosesan Pesanan (Terkomputerisasi) a. Petugas penjualan menerima pesanan dari pembeli, kemudian menuliskan order dalam formulir order. Formulir ini dikirimkan melalui fax ke departemen order penjualan setiap hari. b. Departemen order penjualan menerima order pembeli dari petugas penjualan dan mengumpulkannya ke dalam satu kelompok (batch) yang berisi 50 transaksi; c. Sebelum melakukan entry data, membuat jumlah kelompok (total batch) untuk 50 transaksi ke dalam secarik kertas secara manual; d. Memasukkan data pesanan pembeli ke dalam komputer, mencakup elemen data sebagai berikut: nomor rekening pelanggan, nomor petugas penjualan, kode produk, kuantitas produk, dan tanggal pengiriman yang diminta. e. Setelah komputer menerima input data pesanan pembeli, departemen pengolahan data menjalankan program edit, dengan menggunakan file induk pelanggan dan file induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses record dalam file pelanggan. Setelah kode ini dimasukkan,
31
sistem akan menayangkan data nama dan alamat pelanggan, untuk dilengkapi dengan data order penjualan. Kode produk digunakan untuk mengakses record dalam file persediaan dan menayangkan nama produk dan harga. Pada tahap ini, dilakukan edit checks untuk menjamin akurasi input, yaitu sebagai berikut: 1) Cek validitas terhadap nomor rekening pelanggan dan nomor persediaan dan membandingkannya dengan informasi dalam file induk persediaan 2) Cek pengulangan data terhadap nomor dan nama rekening pelanggan, nomor dan nama barang untuk mendeteksi ada tidaknya kode rekening atau kode barang yang valid namun tidak benar. 3) Cek field untuk menjamin bahwa hanya data numerik yang dimasukkan dalam seluruh field numerik
dan
untuk
menghindari
kesalahan
pemrosesan berikutnya. 4) Uji
kewajaran
untuk
memverifikasi
akurasi
kuantitas yang dipesan. Hal ini dilakukan dengan membandingkan kuantitas dipesan dengan standar jumlah pesanan normal sebagaimana ditunjukan dalam record persediaan yang bersangkutan.
32
5) Cek kisaran terhadap order dan tanggal pengiriman untuk memastikan kelayakannya. 6) Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa setiap record transaksi telah berisi seluruh elemen data yang tepat. Seluruh transaksi yang telah lolos pengecekan ini dianggap telah akurat dan valid, sedangkan transaksi yang tidak lolos pengecekan akan dilaporkan dalam laporan error & exception untuk diinvestigasi dan dikoreksi. Keluaran dari proses ini adalah hasil perhitungan jumlah kelompok dan data order pembeli yang telah diedit; f. Menjalankan program
penggabungan kelompok atau
kelompok transaksi yang telah valid. Keluaran dari proses ini adalah data order pembeli yang telah tergabung dalam sebuah file yang berisi banyak data, dan akan digunakan untuk memutakhirkan berbagai file induk. g. Menjalankan program pemrosesan order penjualan dengan menggunakan file induk persediaan. Pertama-tama program menghitung
nilai
penjualan
dan
membandingkannya
dengan sisa jatah kredit (batas kredit dikurangi saldo piutang). Order yang tidak lolos dari uji batas kredit ini akan ditampung dalam laporan penolakan kredit yang akan
33
diserahkan ke manajer kredit. Manajer kredit akan mengevaluasi laporan ini dan menentukan apakah akan menaikkan batas kredit pelanggan tersebut atau menolak. Untuk order yang akan diterima, akan di-entry ulang bersama-sama Selanjutnya
dengan program
kelompok melakukan
data
berikutnya.
pengecekan
apakah
persediaan barang mencukupi untuk memenuhi order, jika cukup maka saldo rekening pelanggan didebit sebesar nilai penjualan, dan field saldo dalam file persediaan dikurangi sebesar order yang dipenuhi. Keluaran dari proses ini adalah: 1) Laporan penolakan kredit untuk diteruskan ke manajer kredit. 2) Tiket pengembalian barang (picking ticket) untuk diteruskan ke bagian gudang. 3) File back order dan file open sales order. 4) Order penjualan sebanyak 4 lembar dan diserahkan ke departemen order penjualan. h. Departemen order penjualan menerima hasil perhitungan jumlah kelompok, kemudian membandingkannya dengan hasil perhitungan jumlah kelompok yang dibuat secara manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan.
34
Selanjutnya kedua dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal; i. Menerima order penjualan, kemudian didistribusikan sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 diteruskan ke departemen penagihan. 2) Lembar ke-2 dikirimkan ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sedang diproses (acknowledgement copy). 3) Lembar ke-3 diteruskan ke departemen pengiriman dan berfungsi sebagai slip pengiriman. 4) Lembar ke-4 diarsipkan urut abjad nama pelanggan.
35
Departemen Pengiriman Penjualan
Departemen Pengolahan Data
Gudang
3 Order Penjualan
File Induk Persediaan
Edit data dan cetak Dokumen Pengiriman
Tiket Pengambilan Barang
File Pengiriman Hitung Barang dan Bandingkan
N
4 3 2 1 Bill of lading
Entri Data
A Order 3 Penjualan (slip pengepakan)
Penagihan
Tiket Pengambilan Barang Pengirim
A
4 3 Bill of Lading
Pelanggan
N
GAMBAR 2.3 PROSEDUR PENGIRIMAN (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:324)
36
Berikut pengiriman,
adalah
seperti
penjelasan
yang
telah
dari
flowchart
digambarkan
di
prosedur halaman
sebelumnya. Prosedur Pengiriman (Terkomputerisasi) a. Departemen pengiriman mula-mula menerima tembusan order
penjualan,
kemudian
diarsipkan
urut
nomor.
Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersama-sama dengan barangnya dari gudang; b. Selanjutnya departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditunjukan pada slip pengepakan (lembar ke-3 dari order penjualan) yang telah diterima sebelumnya; c. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari bagian gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan ke dalam komputer dengan terminal on-line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat, dan lengkap. d. Setelah komputer menerima data input pengiriman, departemen pengolahan data menjalankan program edit data
dan
pencetakan
dokumen
pengiriman,
dengan
37
menggunakan file induk persediaan dan file pengiriman. Proses ini akan memutakhirkan field kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan ke departemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggungjawab terhadap barang yang ada dalam
proses
mengidentifikasikan
pengiriman. perusahaan
Dokumen pengangkut,
ini sumber,
tujuan, dan berbagai instruksi pengiriman, dan menunjukan siapa (pemasok atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman. e. Setelah menerima surat muat, departemen pengiriman akan mendistribusikannya sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 diteruskan ke departemen penagihan untuk memberitahu departemen penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan. 2) Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman. 3) Lembar ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirim ke pembeli. 4) Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.
38
Departemen Penagihan Penjualan
Pengiriman
Order 1 Penjualan
1 Bill of Lading
Departemen Pengolahan Data Order Penjualan
Persediaan
Pelanggan
Membuat Faktur Penjualan Cocokkan dan bandingkan
N
Batch Total
Membuat Batch total
N
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
A A Batch Total
Batch Total
Sejarah Penjualan
EntriData Buku Besar
Bandingkan Koreksi, dan arsipkan
Order 1 Penjualan 1 Bill of Lading
3 2 Faktur 1 Penjualan
T
A
Pelanggan
GAMBAR 2.4 PROSEDUR PENAGIHAN (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:329)
39
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
penagihan, seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Penagihan (Terkomputerisasi) a. Departemen penagihan mula-mula menerima tembusan order penjualan, lalu mengarsipkannya urut nomor. Selanjutnaya, departemen ini juga menerima tembusan surat muat departemen penagihan; b. Atas dasar kedua dokumen tersebut, departemen ini akan mencocokkan
dan
membandingkan
kedua
dokumen
tersebut, kemudian mengarsipkannya urut nomor, membuat jumlah kelompok secara manual, dan memasukkan data penagihan ke komputer. c. Setelah komputer menerima data penagihan, departemen pengolahan data akan menjalankan program pembuatan faktur penjualan, dengan menggunakan file open sales order, file induk persediaan, dan file induk pelanggan. Keluaran dari proses ini adalah sebagai berikut: 1) Hasil perhitungan jumlah kelompok dan diserahkan ke departemen penagihan. 2) Faktur penjualan sebanyak 3 lembar dan diserahkan ke departemen penagihan. 3) File faktur penjualan, file sejarah penjualan, file buku besar.
40
d. Departemen
penagihan
perhitungan
jumlah
mula-mula
menerima
kelompok,
hasil
kemudian
membandingkannya dengan hasil perhitungan manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan. Selanjutnya kedua dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal; e. Selanjutnya departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen
pengolahan
data,
kemudian
mendistribusikannya sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 dan ke-2 dikirim ke pembeli. 2) Lembar ke-3 bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat muat, diarsipkan urut abjad nama pembeli.
26 Bagian Surat Masuk
Piutang Dagang
Pelanggan
Departemen Pengolahan Data File Induk Pelanggan
Kasir A
File faktur Penjualan
Entri data remittance
Remittance Advice
Update Piutang Dagang
Remittance advice
Cek
Daftar Endorse dan Buat Daftar
Bandingkan dan Verifikasi
Slip
3
2
Setoran Bank
Remittance
T
1
File Riwayat Penjualan
Slip
1 Cek Daftar
Setoran Bank 2
1
Cek Remittance Daftar
1
Remittance Cek
File Kas masuk
2 3
Remittance advice A Audit Intern
GAMBAR 2.5 PROSEDUR PENERIMAAN KAS (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:334)
Ke bank
T
42
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
penerimaan kas, seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Penerimaan Kas (Terkomputerisasi) a. Petugas penanganan surat masuk mula-mula menerima amplop pelunasan dari pelanggan, kemudian dua orang petugas membuka dan mengeluarkan cek beserta bukti kas masuk; b. Setelah dilakukan pemeriksaan visual, departemen ini akan mengesahkan (endorse) cek dengan cara membubuhkan tanda tangan di ruang khusus di balik lembar cek, dan membuat daftar penerimaan kas sebanyak 3 lembar; c. Selanjutnya departemen ini akan mendistribusikan daftar penerimaan kas sebagai berikut: 1) Lembar
ke-1
bersama-sama
dengan
ceknya
diserahkan ke bagian kasir, yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan setoran ke bank. 2) Lembar ke-2 diserahkan ke bagian internal audit, yang akan digunakan sebagai dasar untuk membuat rekonsiliasi bank setiap bulan. 3) Lembar ke-3 bersama-sama dengan bukti kas masuk diteruskan ke bagian piutang, untuk digunakan sebagai dasar memutakhirkan catatan piutang.
43
d. Bagian piutang mula-mula menerima daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk, kemudian memasukkan data penerimaan kas ke komputer dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut tanggal. Bagian ini menggunakan terminal
on-line
untuk
memasukkan
jumlah
daftar
penerimaan kas sebagai sebuah batch total, nomor pelanggan, nomor faktur, dan nilai pelunasan. e. Setelah
komputer
menerima
data
penerimaan
kas,
departemen pengolahan data akan menjalankan program edit untuk memverifikasi akurasi entry data, yaitu sebagai berikut: 1) Cek validitas terhadap nomor pelanggan dan nomor faktur. 2) Closed-loop verification untuk menjamin bahwa rekening yang dikredit tepat. Setelah petugas memasukkan nomor rekening pelanggan, sistem menayangkan nama pelanggan yang berhubungan dengan nomor tersebut dan menanyakan untuk konfirmasi bahwa nama yang ditayangkan telah benar. 3) Cek field data untuk menjamin bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk field nilai pembayaran.
44
4) Penjumlahan seluruh nilai yang dimasukkan dan pembandingan total tersebut dengan total batch yang telah dimasukkan sebelumnya oleh petugas; jika kedua angka tersebut cocok, maka batch diterima
dan
file-file
yang
berhubungan
dimutakhirkan. f. Selanjutnya departemen ini akan menjalankan program pembaruan catatan piutang, untuk mengkredit file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan, mencap lunas faktur dan mencatatnya ke file sales history, dan mencatat seluruh kas yang diterima file penerimaan kas. Selanjutnya, komputer akan mencetak bukti setor bank sebanyak 2 lembar dan diserahkan ke kasir. g. Bagian kasir mula-mula menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas penanganan surat masuk. Selanjutnya, bagian ini menerima 2 lembar bukti setor bank dan membandingkan bukti setor bank dengan cek dan daftar penerimaan kas, setelah memverifikasi dokumen-dokumen tersebut; h. Selanjutnya, kasir menyetorkan kas dan bukti setor bank ke bank dan mengarsipkan daftar penerimaan kas urut tanggal (catatan: salah satu lembar bukti setor bank, oleh bank akan
45
dikirimkan langsung ke bagian internal audit yang akan membuat rekonsiliasi bank setiap bulan). i. Setiap bulan, bagian piutang akan membuat dan mencetak laporan pelanggan bulanan dan mengirimkannya kepada setiap pelanggan.
9. Siklus Pengeluaran Kegiatan ini dimulai dengan akuisisi (pengadaan) bahan baku, properti, dan tenaga kerja dalam pertukaran kas. Dari perspektif sistem, transaksi pengeluaran memiliki dua bagian: komponen fisik (akuisisi barang dagang) dan komponen keuangan (pengeluaran kas ke pemasok), dimana setiap komponen diproses oleh sebuah sub-sistem terpisah dari siklus tersebut. Siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan
pembayaran
atas
barang
dan
jasa
yang
dibeli
(Krismiaji,2010:347). Menurut Romney & Steinbart (2012:391) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperoleh organisasi.
46
Pada siklus ini terdapat tiga aktivitas dasar bisnis, yaitu: a. Pemesanan barang Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan dan perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak barang yang akan dibeli, seperti juga mengidentifikasikan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembelian (purchase order) b. Menerima dan menyimpan barang Aktivitas
kedua
dalam
siklus
pengeluaran
adalah
penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan
bertanggungjawab
untuk
mengecek
dan
menerima kiriman barang dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah pesanan pembelian (receiving report). c. Membayar barang dan layanan Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasir
yang
pembayaran.
bertanggungjawab
untuk
melakukan
47
Adapun flowchart dari aktivitas siklus pengeluaran akan diwakili oleh beberapa tabel flowchart, yang terlampir pada halaman berikut ini:
48
Unit Peminta Barang
Pemasok
Mulai
Dept Pembelian
Dept Penerimaan Barang
Memilih Pemasok, buat order Pembelian
Membuat Permintaan Pembelian
1 Permintaan Pembelian
3 Ke Bagian Utang
2 1 Permintaan Pembelian
Ke Bagian Utang
5
N
4 3
Kirim Barang dan Faktur
N
2 Permintaan Pembelian 1
Permintaan Pembelian 4
N Periksa Barang, bandingkan dengan OP, Buat LPB
Order Pembelian 3 2 Permintaan Pembelian
Pemberitahuan Slip Pengepakan Faktur Pembelian
Cocokan dengan LPB
LPB LPB
2 1
Order Pembelian
Permintaan Pembelian 1 Order Pembelian
2
Ke Bagian Utang Cocokan OP, PP, dan LPB, Review Termin
3
2 Permintaan Pembelian
Order 4 Pembelian
Laporan Penerimaan Barang 3
4 3 2 Permintaan Laporan 1 Pembelian Penerimaan Barang
A N
N
GAMBAR 2.6 PROSEDUR PEMBELIAN (MANUAL) Sumber: Krismiaji (2010:357)
49
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
pembelian, seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Pembelian (Manual) a. Jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali, unit peminta barang akan membuat permintaan pembelian sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 diteruskan ke departemen pembelian. 2) Lembar ke-2 diteruskan ke bagian utang. 3) Lembar ke-3 diarsipkan urut nomor. b. Departemen pembelian menerima permintaan pembelian dari unit peminta barang. Atas dasar dokumen tersebut, bagian ini memilih pemasok dan membuat order pembelian sebanyak 5 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 dikirimkan ke pemasok. 2) Lembar ke-2 bersama-sama dengan permintaan pembeliannya diarsipkan urut nomor dokumen. 3) Lembar ke-3 diserahkan ke unit peminta barang. 4) Lembar ke-4 diteruskan ke bagian penerimaan barang. 5) Lembar ke-5 diteruskan ke bagian utang.
50
c. Beberapa saat setelah mengirim order pembelian ke pemasok, departemen pembelian akan menerima dokumen pemberitahuan order (order acknowledgement copy) dari pemasok yang menjelaskan bahwa order pembelian sedang diproses. d. Departemen penerimaan barang mula-mula menerima tembusan order pembelian, kemudian mengarsipkannya urut nomor dokumen. e. Selanjutnya departemen penerimaan barang bersama-sama dengan slip pengepakan (packing slip) dari pemasok, kemudian memeriksa kondisi fisik barang, mencocokannya dengan arsip order pembelian, menghitung dan membuat laporan penerimaan banyak sebanyak 4 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 dan lembar ke-2 bersama dengan barangnya diserahkan ke unit permintaan barang. 2) Lembar ke-3 diserahkan ke departemen pembelian. 3) Lembar ke-4 bersama dengan tembusan order pembelian, diarsipkan urut abjad. f. Setelah menerima barang dan laporan penerimaan barang, unit peminta barang akan mencocokan dokumen, menerima dan menyimpan barang, dan mendistribusikan dokumen sebagai berikut:
51
1) Laporan penerimaan barang lembar ke-1 bersamasama dengan permintaan pembelian dan order pembelian, diarsipkan urut nomor. 2) Laporan penerimaan barang lembar ke-2, diteruskan ke bagian utang. g. Setelah menerima tembusan laporan penerimaan barang, departemen pembelian akan mencocokan dokumen dan mengkaji termin pembelian dan mengarsipkan seluruh dokumen urut nomor.
52
Pemasok
Utang Dagang Permintaan Pembelian 3
Keuangan
Order Pembelian
Akuntansi
5 Dokumen Pendukung
Laporan Penerimaan Barang 3
Faktur Pembelian
Periksa paket voucher, dan cap lunas
Cocokan PP, OP, Faktur dan LPBcek kalkulasi angka, buat voucher
Catat dalam Register
Voucher
Dokumen Pendukung
Buat cek, catat di register kas
Voucher Dokumen Pendukung
Total Voucher
Voucher Registrasi Voucher
Diringkas tiap bulan
T
Dokumen Pendukung Voucher
Cantumkan nomor cek dalam RV Cek dan Remitance Advice
N
Cek dan Remitance Advice
Total Kas
Tanda tangani cek, dan kirimkan Register cek
Diringkas tiap bulan
GAMBAR 2.7 PROSEDUR PENGELUARAN KAS (MANUAL) Sumber: Krismiaji (2010:360)
Posting ke Buku Besar
Buku Besar
53
Prosedur pengeluaran kas yang tergambar dalam gambar 2.7 akan dijelaskan sebagai berikut: Prosedur Pengeluaran Kas (Manual) a. Bagian utang mula-mula menerima tembusan permintaan pembelian dari unit peminta barang. Atas dasar dokumen ini bagian utang akan mempersiapkan catatan utang. Selanjutnya bagian ini juga menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian, kemudian untuk sementara kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor. b. Bagian utang menerima faktur pembelian dari pemasok dan menerima tembusan laporan penerimaan barang dari unit peminta barang. Selanjutnya bagian ini akan mencocokan dokumen, mengecek perhitungan, menyetujui pembayaran faktur, dan membuat voucher. c. Selanjutnya bagian utang akan mencatat voucher dalam register voucher, kemudian mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya (faktur asli, laporan penerimaan barang, order pembelian, dan permintaan pembelian) ke dalam arsip paket voucher urut tanggal jatuh tempo. d. Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang mengeluarkan paket voucher dari arsipnya dan menyerahkannya ke bagian keuangan (kasir).
54
e. Setelah menerima paket voucher dari bagian utang, bagian keuangan memeriksanya dan mengecap lunas. f. Selanjutnya bagian keuangan ini akan membuat cek dan mencatatnya dalam register cek, dan menandatangani cek dan bukti kas keluar, kemudian mengirimkannya ke pemasok yang bersangkutan. g. Setelah dicap lunas, paket voucher yang sudah dilunasi dikembalikan ke bagian utang. h. Setiap akhir bulan bagian keuangan akan membuat ringkasan register cek dan menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting. i. Mula-mula bagian utang menerima paket voucher yang sudah dilunasi, kemudian mencantumkan nomor cek ke dalam register voucher dan mengarsipkan paket voucher tersebut urut nomor. j. Setiap bulan bagian utang akan membuat ringkasan register voucher dan menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting
55
Departemen Pembelian
Departemen Pengolahan Data
Unit pemakai dan Gudang
File Induk Pemasok Membuat File Order Pembelian
Permintaan Pembelian
Entri data Pembelian
File Induk Persediaan
Permintaan Pembelian
Order Pembelian
N
Manajer Pembelian
Mencetak Order Pembelian
Setiap Sore Hari
5
Review dan Tandatangan
4 File Order Pembelian
3 2 Permintaan Pembelian
5
1 4 Order Pembelian
3 2 1 Order Pembelian
N
Bagian Utang
Bagian Penerimaan Unit Peminta
Pemasok
GAMBAR 2.8 PROSEDUR PEMBELIAN (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:369)
56
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
pembelian (terkomputerisasi), seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Pembelian (Terkomputerisasi) a. Berdasarkan kuantitas atau tingkat pemesanan kembali, departemen pengguna dan gudang membuat permintaan pembelian dan diteruskan ke departemen pembelian. b. Berdasarkan permintaan pembelian yang diterima dari departemen pengguna dan gudang, departemen pembelian memasukkan
data
pembelian
ke
komputer
dan
mengarsipkan permintaan pembelian tersebut urut nomor. c. Setelah menerima input data pembelian, departemen pengolahan data menjalankan program pembuatan file order pembelian, dengan menggunakan file induk pemasok dan file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah file order pembelian; d. Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program pencetakan order pembelian dengan menggunakan file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah order pembelian sebanyak lima lembar dan seluruhnya diserahkan ke departemen pembelian. e. Setelah menerima cetakan order pembelian, manajer departemen pembelian mengkaji dan menandatanganinya.
57
Selanjutnya
order
pembelian
tersebut
didistribusikan
sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 dikirimkan kepada pemasok. 2) Lembar ke-2 diteruskan ke departemen penerimaan barang. 3) Lembar ke-3 diteruskan ke bagian utang. 4) Lembar ke-4 diserahkan ke departemen peminta barang atau gudang. 5) Lembar ke-5 bersama-sama dengan permintaan pembeliannya diarsipkan urut nomor dokumen.
58
Bagian Penerimaan Barang
Dari Bagian Pembelian
Departemen Pengolahan Data
Dari Pemasok
Order 2 Pembelian
Gudang
File Induk Persediaan
Slip Pengepakan (+barang) File Induk Pemasok
File Induk Order Pembelian
Verifikasi, Hitung dan Tandatangan
A
Update File dan cetak Laporan Penerimaan Barang
Entri Data Penerimaan
Slip Pengepakan
2
Order 2 Pembelian
Laporan
Verifikasi, Periksa dan Hitung Barang
1
Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang
A
Ke Bagian Utang
GAMBAR 2.9 PROSEDUR PENERIMAAN BARANG (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:374)
59
Berikut penerimaan
adalah
barang
penjelasan
dari
(terkomputerisasi),
flowchart seperti
prosedur
yang
telah
digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Penerimaan Barang (Terkomputerisasi) a. Departemen penerimaan barang mula-mula menerima tembusan
order
pembelian
order
dari
departemen
pembelian, kemudian dokumen tersebut diarsipkan urut abjad nama pemasok; b. Dari pemasok, departemen ini menerima barang bersamasama dengan slip pengepakan (packing slip). Selanjutnya, departemen ini mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelian, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas, dan meng-entry data penerimaan ke dalam komputer. c. Setelah
menerima
input
data
penerimaan
barang,
departemen pengolahan data menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan, dan file order pembelian. Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan di layar monitor agar segera bisa dikoreksi;
60
d. Selanjutnya program komputer akan memperbarui field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan, dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah laporan penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. e. Setelah menerima laporan penerimaan barang, selanjutnya departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang. 2) Lembar ke-2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan, diarsipkan urut nomor dokumen. f. Setelah
menerima
laporan
penerimaan
barang
dan
barangnya dari departemen penerimaan barang, bagian gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani
laporan
penerimaan
meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.
barang,
dan
61
Bagian Utang
Departemen Pengolahan Data
Dari Pemasok
Dari Bagian Pembelian
Dari Bagian Gudang
Faktur Pembelian
Order 3 Pembelian
Laporan 3 Penerimaan Barang
Buat File Faktur Pembelian
Order Pembelian
Faktur Pembelian File Induk Pemasok
Bandingkan review dan verifikasi akurasi
Update file cetak voucher
N
Buku Besar
Voucher
Entri data faktur Pembelian
Laporan 3 Penerimaan Barang
Bandingkan dan arsipkan urut tanggal jatuh tempo
Order 3 Pembelian Faktur Pembelian
Dikeluarkan pada tanggal jatuh tempo dan diserahkan ke kasir
T
Dari Kasir
Paket Voucher
A
GAMBAR 2.10 PROSEDUR PENCATATAN UTANG (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:379)
62
Berikut pencatatan
adalah
utang
penjelasan
dari
(terkomputerisasi),
flowchart seperti
prosedur
yang
telah
digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Pencatatan Utang (Terkomputerisasi) a. Bagian utang mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian. Selain itu, bagian ini juga menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang. Kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor; b. Bagian ini juga menerima faktur pembelian dari pemasok untuk
kemudian
dibandingkan
dengan
arsip
order
pembelian dan laporan penerimaan barang, dikaji, dan diperiksa
ketelitiannya.
Setelah
selesai,
bagian
ini
memasukkan data faktur pembelian ke dalam komputer. c. Setelah menerima input data faktur pembelian, departemen pengolahan data menjalankan program membuat file faktur pembelian dengan menggunakan file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah file faktur pembelian; d. Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan voucher dengan menggunakan file induk pemasok dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah selembar voucher dan diteruskan ke bagian utang.
63
e. Setelah menerima cetakan berupa voucher bagian utang akan mencocokkannya dengan faktur pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan barang. Setelah cocok, voucher dan dokumen pendukungnya (faktur pembelian, order
pembelian,
dan
laporan
penerimaan
barang)
diarsipkan dalam arsip paket voucher; f. Pada tanggal jatuh tempo, paket voucher dikeluarkan dari arsipnya dan diserahkan ke departemen keuangan/kasir; g. Setelah paket voucher, dilunasi oleh kasir, maka paket voucher tersebut akan dikembalikan ke bagian ini setelah dibatalkan (dicap lunas). Selanjutnya paket voucher yang telah dilunasi tersebut diarsipkan urut abjad.
64
Kasir
Departemen Pengolahan Data
Dari Bagian Utang
Faktur LPB
Membuat file voucher
A 1
Order
3 Batch total
Pembelian Voucher
File voucher Bandingkan , review, batch total
Batch total
Cocokkan
Batch total
A
Update file dan cetak cek
File Induk Pemasok
Entry data pelunasan File Order Pembelian n
Paket voucher
Review, tandatangani cek, batalkan paket voucher
Paket voucher
Cek Remittance Advice
Remittance Advice Cek
Bagian Utang
File Faktur Pembelian a
Bagian Utang
Daftar Pengeluaran Kas
Dir. Keuangan
GAMBAR 2.11 PROSEDUR PENGELUARAN KAS (TERKOMPUTERISASI) Sumber: Krismiaji (2010:381)
65
Berikut
adalah
penjelasan
dari
flowchart
prosedur
pengeluaran kas (terkomputerisasi), seperti yang telah digambarkan di halaman sebelumnya. Prosedur Pengeluaran Kas (Terkomputerisasi) a. Pada tanggal jatuh tempo, bagian kasir menerima paket voucher dari bagian utang. Selanjutnya kasir akan mengkaji dan membuat penjumlahan data kelompok pada secarik kertas secara manual, dan memasukkan data pelunasan ke dalam komputer. b. Setelah menerima input data pelunasan, departemen pengolahan data menjalankan program pembuatan file voucher. Keluaran dari proses ini adalah file voucher dan hasil perhitungan jumlah kelompok; c. Departemen ini selanjutnya menjalankan program update file dan pencetakan cek, dengan menggunakan file induk pemasok, file faktur pembelian, dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah cek dan bukti kas keluar – keduanya diserahkan ke kasir, dan register pengeluaran kas yang akan diserahkan ke kepala bagian keuangan. d. Setelah menerima cetakan hasil perhitungan jumlah kelompok, kasir akan mencocokkannya dengan perhitungan sejenis yang telah dilakukan secara manual;
66
e. Setelah menerima cek beserta bukti kas keluar, kasir akan mengkaji,
menandatangani
cek,
membatalkan
paket
voucher (mengecap lunas), dan mendistribusikan dokumendokumen tersebut sebagai berikut: 1) Paket voucher yang telah dibatalkan dikembalikan ke bagian gudang. 2) Cek dan bukti kas keluar dikirimkan ke pemasok.
10. Konsep Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen (Krismiaji 2010: 218). Komponen model pengendalian internal a) Lingkungan pengendalian. Tulang punggung sebuah perusahaan adalah karyawan – meliputi atribut individu, seperti integritas, nilai etika
dan
kompetensi – dan lingkungan tempat karyawan tersebut bekerja.
Merupakan
mesin
penggerak
merupakan fondasi untuk komponen lainnya.
organisasi
dan
67
b) Aktivitas pengendalian. Perusahaan harusnya menetapkan prosedur dan kebijakan pengendalian
dan
melaksanakannya,
untuk
membantu
menjamin bahwa manajemen dapat menetapkan tindakantindakan yang diperlukan untuk menghadapi ancamanancaman yang muncul, sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif. c) Pengukuran risiko. Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai risiko yang dihadapinya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan serangkaian tujuan, yang terintegrasi dengan kegiatan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan, dan kegiatan
lainnya
sehingga
organisasi
dapat
beroperasi
sebagaimana mestinya. Organisasi harus pula menetapkan mekanisme
untuk
mengidentifikasi,
menganalisis,
dan
mengelola risiko-risiko terkait. d) Informasi dan komunikasi. Sistem informasi dan komunikasi mengitari kegiatan pengawasan.
Sistem
tersebut
memungkinkan
karyawan
organisasi untuk memperoleh dan menukar informasi yang dibutuhkan
untuk
melaksanakan,
mengendalikan kegiatan organisasi.
mengelola,
dan
68
e) Pemantauan. Seluruh proses bisnis harus dipantau, dan dilakukan modifikasi seperlunya. Dengan cara ini, sistem akan bereaksi secara dinamis, yaitu berubah jika kondisinya menghendaki perubahan. Ringkasan aktivitas pengendalian pada sistem penjualan tunai, yaitu: a) Otorisasi transaksi pengaman aktiva (kas). Contoh: uang disetorkan ke bank setiap hari. b) Pemisahan tugas. Contoh: pemisahan fungsi pelayanan penjualan dan fungsi penerimaan kas. c) Dokumen dan catatan yang memadai. Contoh: Nota penjualan yang dibuat rangkap, dan bernomor urut. d) Otorisasi transaksi. Contoh: bukti kas yang diotorisasi pada penanganan pelunasan piutang. Ringkasan aktivitas pengendalian pada sistem pembelian tunai, yaitu: a) Otorisasi transaksi. Contoh: bagian utang mengotorisasi pengeluaran kas, bagian keuangan menyetujui. b) Pengamanan terhadap cek atau uang yang akan dikeluarkan. Contoh: dibuat berdasarkan paket voucher/requisition yang telah diotorisasi/di-approve.
69
c) Pemisahan tugas. Contoh: bagian pengeluaran kas yang terpisah dengan bagian akuntansi. d) Dokumen dan catatan yang memadai. Contoh: paket voucher yang lengkap lampirannya dan diotorisasi. B. Rerangka Pemikiran Diawali dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis terhadap transaksi-transaksi dan kegiatan operasional dari UD Aneka Toys seharihari, penulis melakukan tanya jawab pada pengurus toko bagian-bagian mana dari sistem berjalan yang dianggap lemah dan ingin diperbaiki sehingga dapat dicarikan solusi yang dapat mengakomodir keinginan owner dalam menjalankan usahanya. Ketidakhandalan
informasi
keuangan
terkait
siklus
pendapatan/penjualan dan siklus pengeluaran/pembelian tersebut tidak lepas dari tingkat vulnerabilitas akan terjadinya human error dan penyimpangan lainnya dari sistem berjalan yang ada sekarang, yang masih bersifat tradisional berupa catatan-catatan manual, dan prakiraan rasional yang berangkat dari feeling owner berdasarkan pengalamannya dalam mengelola usaha selama ini. Penulis mencoba mencari solusi atas permasalahan tersebut dengan berdiskusi dengan owner dan observasi langsung, berdasarkan kajiankajian ilmiah dari disiplin ilmu yang relevan yang dimiliki oleh penulis. Setelah mempelajari masalah-masalah yang ada, kemudian penulis sampai pada sebuah ide untuk merumuskan tindakan-tindakan tertentu
70
yang akan diterapkan guna memberi saran dan masukan atas sistem yang telah berjalan, dimana sistem yang hendak dibuat ini nantinya dapat dikembangkan lagi ke dalam model yang terkomputerisasi.
Mengamati dan mengobservasi sistem berjalan
Teori Sistem Informasi Akuntansi
Membandingkan sistem berjalan dengan teori SIA
Menganalisis
Penarikan Kesimpulan
GAMBAR 2.12 RERANGKA PEMIKIRAN Sumber : diolah oleh penulis
