BAB I PROFIL PERUSAHAAN 1.1 Sejarah Perusahaan PT. Imora Motor (Istana Mobil Raya) didirikan pada tanggal 6 September 1964, dengan akte Notaris Lumban Tobing SH, di Jakarta. PT. Imora Motor pada awalnya bergerak dibidang perbengkelan otomotif. Pada tahun 1960 PT. Imora Motor diangkat menjadi Agen Tunggal Mobil Honda untuk seluruh Indonesia yang bergerak di bidang perbengkelan dan spare part khusus mobil Honda. Sejalan dengan perkembangan otomotif di Indonesia, PT. Imora Motor benarbenar terjun ke dalam dunia otomotif dengan membangun pabrik perakitan (assembling line) bulan Februari 1975 yang beralokasi di Jl. Laks. Muda Yos Sudarso Sunter II Jakarta Utara.
Pabrik perakitan industri otomotif ini didirikan dengan nama PT.
Prospect Motor. Sejak bulan April 1975 PT. Prospect Motor resmi menjadi assembler dan Agen Tunggal khusus untuk mobil-mobil merek Honda. Sedangkan PT. Imora Motor di tunjuk sebagai Distributor Tunggal (Sole Distributor) atau penyalur tunggal seluruh Indonesia. Pada mulanya kantor pusat PT. Imora Motor belokasi di JL. P. Jayakarta nomor : 137, Jakarta Pusat. Kemudian pada tahun 1986, lokasi kantor pusat dipindahkan ke Gedung Imora, Jl. P. Jayakarta no. 50, Jakarta Pusat yang diperuntukan sebagai show room dan service station. Sedangkan untuk spare parts-nya PT. Imora Motor bertindak sebagai importir, yaitu memasukan spare parts mobil Honda dari Jepang melalui Kanematsu Gosho ke Indonesia. Selain sebagai importir, juga bertindak sebagai penjual, yaitu melakukan
1
penjualan kepada dealer melalui main dealer berdasarkan permintaan pesanan dan kemampuan menjual masing-masing dealer, melakukan penjualan melalui jasa perbaikan mobil (service) juga melakukan penjualan secara langsung ke konsumen. PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor berada di bawah naungan Honda Motor Co. Japan. Pada tahun 1998, PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor bergabung dengan Honda Motor Co. Japan menjadi PT. Honda Prospect Motor sebagai assembler dan distributor sedangkan PT. Imora Motor berubah menjadi main dealer. 1.2 Lingkup Bidang Usaha PT. Imora Motor pada awalnya ditunjuk sebagai Distributor Tunggal (Sole Distributor) atau penyalur tunggal mobil Honda seluruh Indonesia. Tetapi pada saat ini PT. Imora Motor hanya menjadi Distributor mobil Honda (MDÆMain Dealer)untuk wilayah Jabodetabek. Karena pada saat ini Distributor mobil Honda ada lima yaitu : 1. Imora Motor Æ Untuk wilayah Jabodetabek 2. Prospek MotorÆ Untuk wilayah luar pulau Jawa 3. Istana bandung Raya Motor Æ Untuk wilayah Jawa Barat dan sekitarnya 4. Mandalatama Armada Motor Æ Untuk wilayah Jawa Tengah dan sekitarnya 5. Istana Mobil Surabaya Indah Æ Untuk wilayah Jawa Timur dan sekitarnya Adapun tipe-tipe mobil merek HONDA yang masih sedang dipasarkan oleh PT. Imora Motor adalah sbb : a)
Kendaraan penumpang (passenger cars), terdiri dari : •
Honda Civic : ¾ New Civic 2000 CC dan 2400 CC
2
•
Accord : ¾ Accord VTI ¾ Accord VTI-L
•
Stream
•
City I-DSI dan Vtec
•
New CR-V 2007
•
New Honda Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). Setelah menjual mobil-mobil Honda, PT. Imora Motor (dealer) menjual jasa
perbaikan dan perawatan mobil (bengkel dan service station) dan juga menyediakan suku cadang (spare parts), baik yang asli (import) maupun produksi lokal. Hal-hal tersebut dilakukan untuk menunjang pelayanan purna jual (after sales service) setelah terjadinya transaksi penjualan dengan konsumen. PT. Imora Motor memiliki 27 dealer dengan 20 orang owners yang berbeda diseluruh Jabodetabek (lihat pada lampiran A).
Gambar 1.1 Kantor PT. Imora Motor
3
Gambar 1.2 Lokasi & Area Coverage Ringkup Bidang Usaha PT. Imora Motor : Maen Dealer, Dealer, Bengkel dan Sparepart(Dealer 3S). 1.3 Visi, Misi, Value, Tujuan dan Strategi VISI Untuk menjadi sebuah orgnisasi yang hebat, dengan hubungan positif secara optimal dengan untuk dua belah pihak antara HPM dan dealer untuk menghasilkan sesuatu yang saling menguntungkan
MISI 1. Menuju dan memajukan menjadi satu visi dan tujuan 2. Memperkuat struktur dan system organisasi
4
3. Mencerminkan dan melakukan tujuan utama HJC(Honda Jakarta Center) sebagai MD(Main Dealer). VALUE 1. Fair dalam membuat pertimbangan dan keputusan 2. Membuat kepercayaan rekan kerja yang pantas. 3. Berani mengambil tanggung jawab atas yang telah dilakukan. TUJUAN 1. Mencapai tujuan HJC yaitu market share 13% dengan membantu dealer untuk mencapai target penjualan mereka. 2. Fokus dengan hubungan dengan konsumen untuk meningkatkan kepuasan konsumen yang mempengaruhi penjualan 3. Secara teratur melakukan analisaberdasarkan pada pencapaian & kondisi dealer, mendeteksi permasalahan dealer dan menemukan solusi terbaik . STRATEGI Strategies PT. Imora Motor adalah sebagai berikut : 1. Memperkuat hubungan dan komunikasi antara PT. Imora Motor dengan Dealer : •
Dengan mengadakan MD(Main Dealer) meeting reguler dengan Dealer untuk menginformasikan situasi pasar
•
Kunjungan rutin ke setiap dealer yang gunanya mencari informasi situasi dealer saat itu, menganalisa dan menyelesaikan masalah dan kesulitasn yang dihadapi dealer.
2. Memperkuat Sruktur Organisasi perusahaan dan system PT. Imora Motor : •
Menyederhanakan Struktur Organisasi
•
Memilih Direktur Operasional Baru untuk : 5
¾ Membantu PT. Imora Motor untuk menentukan Visi dan Misi Perusahaan ¾ Menjadi pemimpin dan membimbing seluruh dealer 3. Menindak lanjuti kebijaksanaan HPM dan membantu dalam pendistribusian untuk mencapai target market share 1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. Imora Motor dapat dilihat dalam gambar berikut ini.
Pres.Dir Dharmadi B
VP Anton Agus
Advisor
Ang Kang Ho
Corporate Secretary Marluce
Finance Director Widyawati B
Operational Director Daniel Agus Advisor Silvanus R.
General Manager Daniel Agus
General Manager
Daniel Agus
Tax
Sarwono W (Mgr)
Finance & Accounting Johanes (Mgr)
Sales & Marketing
E.D.P Anton At
Ricky (O.M)
Dealer Branch
Sales Department
Kardiawan L. (Mgr)
Fany Fu (AMG)
HRD
Service Division
Andriyani B
Tin Kok Sin (Mgr)
Marketing Department Ricky (O.M)
Mansyur (Ch)
Sales Planning & Distribution Erman (Ch) May'06
Adm Choir & Irfan
Data Base Shierly
Field Budi,Kelvin,Reza
Incentive Andy
Exhibition Anton Dwi
Warehouse Tatang, Yatno,dkk
Distribution Euis & Nita
Dealer Relation Fardian
Faktur, Booking & SJ Monik, Ana, Wenny
Marketing Ricky P, Veby
Training Benyamin DS.
Claim Eng Hong
Delivery
Driver Amir, Dkk
Dlr Dev. & Field
Sales Adm
Handoyo (Ch-T)
Andy (Ch-T)
Promotion & Activities Ari Pasha (Ch-T)
Customer Relation Magdalena
Chief Service Dept Denny (Ch)
Instructor Agus, F.Mubin
CRD Tech. Follow up Lucky Lusi
Gambar 1.3 Struktur Organisasi 6
Dlr Support & Dev Lucky
Dlr.Innov.& Buss.Dev. Steven
Warranty Dian
IT & System Yenny, Hilda
URAIAN TUGAS Berdasarkan susunan organisasi yang ada, PT. Imora Motor telah membagi uraian pekerjaan sebagai berikut : President Director President Director pada saat ini dijabat oleh Bapak Dharmadi Budiman Tugas dan wewenang President Director antara lain : 1. Menetapkan tujuan dan misi perusahaan. 2. Mengawasi dan mengevaluasi kebijakan Vice President dalam menjalankan rencana kerja. 3. Mengawasi kegiatan operasi perusahaan agar sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. 4. Mengawasi pekerjaan Vice President. 5. Mengawasi dan menjaga agar ketentuan-ketentuan dalam anggaran dasar perusahaan ditaati dan dijalankan dengan tertib. 6. Me-review laporan yang dibuat oleh Vice President untuk dibahas dalam RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) dan melakukan evaluasi hasil kerja perusahaan. Vice President Vice President pada saat ini dijabat oleh Bapak Anton Agus Tugas dan wewenang dari seorang vice president antara lain : 1. Membuat dan menentukan garis kebijaksanaan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 2. Menyusun rencana kerja perusahaan sesuai dengan garis besar kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris. 3. Bertanggung jawab atas kegiatan operasi perusahaan dan kelancaran manajemen yang harus dilaporkan kepada Dewan Komisaris pada RUPS.
7
4. Menyampaikan laporan mengenai keadaan perusahaan setiap tahunnya kepada Dewan Komisaris sebagai wakil dari para pemegang saham. 5. Melaksanakan pengawasan dan mengkoordinir tugas-tugas serta kegiatan-kegiatan dari perusahaan yang akan dilaksanakan oleh karyawan. 6. Memiliki wewenang untuk mengangkat, mengawasi dan memberhentikan General Manager serta Manager. 7. Mengkoordinir dan mengadakan pengawasan tugas General Manager serta Manager dalam menjalankan aktivitas perusahaan serta terhadap kegiatan perusahaan. 8. Berwenang untuk menyetujui dan membatalkan segala kegiatan perusahaan. Advisor Advisor pada saat ini dijabat oleh Bapak Silvanus Tugas dan wewenang dari seorang Advisor, antara lain : 1. Memberikan saran untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan operasional perusahaan 2. Menjembatani hubungan-hubungan yang tidak dapat ditangani oleh Operational Director. Operational Director. Operational Director pada saat ini dijabat oleh Bapak Daniel Agus Tugas dan wewenang dari seorang Operational Director : 1. Merencanakan dan menyusun kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. 2. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh pelaksanaan serta hasil pelaksanaan pekerjaan yang berada di bawah wewenangnya. 3.
8
Corporate Secretary Corporate Secretary pada saat ini dijabat oleh Ibu Marluce Tugas dan wewenang dari seorang Corporate Secretary : 1. Membantu Operational Director dalam mengurus tugas-tugas perusahaan. 2. Menyiapkan kebutuhan-kebutuhan dalam rapat misalnya alat-alat tulis dan menyusun laporan hasil rapat. 3. Menerima tamu dan telepon untuk Operational Director. 4. Membuat surat-surat berdasarkan instruksi dari Operational Director. HRD HRD Manager pada saat ini dijabat oleh Ibu Andriyani B Tugas dan wewenang dari seorang HRD Manager : 1. Mengkoordinir kegiatan personalia perusahaan. 2. Mengumumkan peraturan-peraturan perusahaan kepada karyawan. 3. Memotorisasi penerimaan karyawan baru. 4. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan karyawan. 5. Menjalin hubungan yang baik dengan Departemen Tenaga Kerja dan aparat pemerintah terkait. 6. Mengangkat, menempatkan dan mengurus pemberhentian karyawan. 7. Membuat laporan yang berhubungan dengan personalia. Finance Director Finance Director pada saat ini dijabat oleh IbuWidyawati B Tugas dan wewenang Finance Director: 1. Memonitor
dana
perusahaan
secara
keseluruhan
dengan
merencanakan,
menganalisa, mengawasi arus kas masuk, keluar dan memonitor saldo bank perusahaan serta posisi pinjaman bank.
9
2. Menyediakan dana untuk kepentingan biaya rutin, dan hal-hal lain yang bersangkutan dengan keuangan. 3. Mengelola dana yang tersedia supaya kebutuhan operasional perusahaan dapat terpenuhi dan dilaksanakan secara efisien. 4. Berwenang untuk menyetujui dan menolak setiap pengeluaran cek, giro atau uang tunai yang diajukan oleh bagian Finance & Accounting atau karyawan lainnya. 5. Berwenang untuk menandatangani cek, giro, voucher, bukti penerimaan kas dan bank serta bukti pengeluaran kas dan bank. 6. Berwenang untuk menyetujui, menolak dan menandatang ani setiap penyusunan anggaran keuangan yang disampaikan oleh bagian Finance & Accounting. 7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan buku cek, giro dan surat-surat berharga lainnya. Finance Director membawahi 2 (dua) bagian, yaitu : i. Administration 1. Membukukan transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan perusahaan. 2. Membuat laporan dari seluruh kegiatan perusahaan secara periodik. ii. Finance & Accounting 1. Bertanggung jawab atas cash flow perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas pengumpulan piutang perusahaan. 3. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan bank dan hutang perusahaan. 4. Menyimpan invoice sampai jatuh tempo. 5. Memeriksa dokumen pembayaran dan menyimpan dokumen serta data-data yang berhubungan dengan keuangan.
10
6. Berwenang memberikan perintah untuk pengeluaran uang berdasarkan persetujuan Finance Director. 7. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan data akuntansi. 8. Berwenang untuk memeriksa kebenaran pencatatan transaksi akuntansi berdasarkan bukti-bukti pendukung. 9. Mengusulkan pengembangan dan penyesuaian sistem akuntansi yang digunakan. 10. Melaporkan setiap pekerjaan kepada Finance Director. 11. Merencanakan, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan prosedur-prosedurnya. 12. Memastikan bahwa seluruh piutang usaha dapat tertagih tepat waktu. General Manager General Manager pada saat ini dijabat oleh Bapak Daniel Agus, dan Bapak Daniel Agus merangkap dua jabatan. Tugas dan wewenang seorang General Manager, antara lain : 1. Ikut menghadiri rapat planning bersama dengan manajer lainnya. 2. Mengawasi seluruh aktivitas perusahaan. 3. Menerima dan menganalisa laporan dari setiap manajer bagian yang dibawahinya. General manager membawahi 3 (tiga) bagian, yaitu : i. IT Division IT Manager pada saat ini dijabat oleh Bapak Anton Atmaja, tugas dan wewenang manager IT adalah sebagai berikut : 1. Membangun sistem aplikasi yang diperlukan oleh perusahaan 2. Me-maintenance data perusahaan. 3. Menjembatani hubungan antara user dengan aplikasi.
11
ii. Marketing Division Marketing Manager pada saat ini dijabat oleh Bapak Ricky, tugas dan wewenang manager Marketing adalah sebagai berikut : 1. Melakukan perencanaan pemasaran. 2. Mengawasi dan menganalisa pelaksanaan kegiatan pemasaran. 3. Menyiapkan rencana dan menyelenggarakan penelitian serta kajian situasi pasar terhadap unggulan maupun bukan unggulan dengan melakukan perbandingan terhadap perusahaan yang sejenis. 4. Menyiapkan kebijakan dan pengendalian teknik pemasaran sesuai dengan prospek perkembangan situasi pasar maupun selera konsumen. 5. Memonitor surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan dengan ruang lingkup bidangnya. iii. Service Division Service divisi memiliki tugas : 1. Melakukan perbaikan terhadap mobil-mobil yang rusak 2. Melakukan pemeriksaan terhadap mobil-mobil yang baru masuk dari HPM. 3. Mempersiapkan mobil-mobil yang diperlukan untuk suatu event tertentu yang diadakan oleh perusahaan. Service Division : Service Manager Bertanggung jawab kepada pimpinan dan operasional manager dengan cara : a. Merencanakan dan melaksanakan semua program perusahaan agar target yang ditentukan bisa tercapai dan untuk pengembangan perusahaan. b. Menerima laporan dari masing-masing bagian.
12
Service Advisor Service Advisor(SA) di bagian service ada 7 orang, mereka bertanggung jawab kepada service manager, tugas dan wewenang SA adalah sebagai berikut : a. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK). b. Membuat estimasi biaya c. Membuat estimasi waktu d. Memberikan penjelasan tentang pekerjaan yang akan dilakukan. e. Distribusi Kerja f. Kontrol Pekerjaan g. Penyerahan mobil setelah mobil selesai ( Penjelasan setelah perbaikan) h. Follow up contact (Menanyakan kondisi kendaraan setelah diperbaiki) i. Membuat janji dengan customer. Billing Untuk bagian billing dijabat oleh satu orang, tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Membuat kwitansi dan mengisi hasil pekerjaan yang dikerjakan oleh mekanik. b. Mengisi kolom saran pada kwitansi seperti yang disarankan oleh mekanik atau foreman. c. Membuat laporan mengenai pemakaian oli per hari dan per bulan, agar service manager dapat memeriksa setiap diperlukan. d. Mendata dan mencatat kupon free service setiap awal bulan paling lambat tanggal
2
(dua)
yang
menyerahkan
/
melaporkan
kepada
service manager.
13
Kasir Kasir untuk pembayaran di bagian service hanya ada satu orang dan bertanggung jawab kepada service manager, tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. Melayani pembayaran dari langganan yang memperbaiki mobilnya. b. Menyiapkan kwitansi tagihan / credit card dan lain-lainnya setiap pagi. c. Bertanggung jawab terhadap keluar / masuk uang di bengkel sesuai dengan yang tertulis / peraturan. d. Membuat laporan pendapatan bengkel setiap akhir jam kerja atau setiap hari. e. Jangan lupa selalu mengucapkan “terima kasih” kepada langganan setelah selesai. Foreman Foreman dijabat oleh 5 orang, tugas dan wewenang Foreman : a.
Membantu service advisor menganalisa mobil langganan, test drive, serta menentukan / menjanjikan hari dan jam selesainya pekerjaan yang dikerjakan, dengan tepat, jika diperlukan.
b. Mengatur / mengawasi pekerjaan mekanik sebaik mungkin. c. Membantu mekanik bila mendapat kesulitan dalam bidang tehnik. d. Membantu pengadaan suku cadang / peralatan / perlengkapan serta segala sesuatu yang dibutuhkan mekanik dalam melakukan pekerjaannya. e. Mengawasi dan menjaga kebersihan tempat kerja / bengkel / gedung dan perlengkapan / peralatan yang dipakai / yang ada. f. Mengawasi dan menjaga kedisiplinan / tata tertib / suasana / hubungan kerja seluruh bawahannya. g. Memberikan penjelasan yang tepat kepada langganan bila diperlukan.
14
h. Memeriksa hasil kerja dari pada mekanik dan mengujinya (test drive) bila diperlukan. i. Melaporkan semua pekerjaannya kepada service manager dan service advisor setiap hari. Melaporkan seluruh masalah yang ada, yang tidak dapat / belum / dapat diselesaikan setiap saat kepada service manager, dan service advisor. j. Sedapat mungkin seorang foreman tidak memberikan ongkos kerja. k. Membantu dalam melaksanakan P. D.I l. Dapat mengatasi segala masalah di bengkel, terutama masalah-masalah yang mendesak. m. Memberikan pengarahan kepada mekanik setiap pagi sebelum pekerjaan dimulai. Mekanik PT. Imora motor di bagian service memiliki mekanik sebnyak 120 orang, tugas dan wewenang seorang mekanik adalah sebagai berikut : a. Mengerjakan perbaikan mobil sesuai dengan surat perintah kerja. b. Mengechek kondisi mobil setelah perbaikan. c. Mengorder spare part. d. Mengechek keadaan mobil secara keseluruhan (Final Impection). e. Melakukan test drive sebelum dan sesudah perbaikan apabila diperlukan dan didampingi oleh foreman
15
1.5 Sumber Daya Sumber daya yang dimiliki oleh PT. Imora Motor merupakan modal untuk dapat exist dan berkembang selama ini. Sumber daya yang terpenting adalah sumber daya manusia, sumber daya teknologi, dan sumber daya keuangan. 1.5.1
Sumber Daya Manusia
Komposisi jumlah karyawan hingga bulan Januari 2007 tercatat
sebanyak 215 orang dengan jenis kelamin, latar belakang pendidikan yaitu: Karyawan PT. Imora Motor 120 103 100
Jumlah
80 Karyawan
60 35
40
25
20
7
11
14 5
5 Fi na nc e PD I& D riv er
IT
Ri te l
De ve lo pm en t
Sa le s
De al er
Se rv ice
M ar ke tin g
0
Departement
Gambar 1.4 Komposisi Karyawan Berdasarkan Klasifikasi Departement
16
Jumlah Karyawan PT.Imora Motor Berdasarkan Jenis Kelamin
45, 21%
Pria Wanita 170, 79%
Gambar 1.5 Data Karyawan Berdasarkan Klasifikasi Jenis Kelamin Jumlah Karyawan PT.Imora Motor Berdasarkan Pendidikan
40, 19%
8, 4% ≤SMU
10, 5%
D3 S1 S2 157, 72%
Gambar 1.6 Data Karyawan Berdasarkan Klasifikasi Pendidikan 1.5.2
Sumber Daya Teknologi Teknologi yang dimiliki MD PT. Imora Motor memang belum sampai
pada level teknologi tingkat tinggi. Peralatan yang dimiliki masih standar dalam dunia otomotif maupun dunia komputerisasi. Namun, dengan teknologi saat ini dan ukuran dan level pelanggan yang saat ini dilayani, teknologi yang dimiliki masih mereka anggap cukup baik.
17
1.6 Tantangan Bisnis Tantangan yang dihadapi di dalam bisnis otomotif adalah banyaknya competitor seperti competitor baru maupun competitor lama dengan jenis mobil baru. Selain itu, tantangan juga ada di dalam SDM yang dimiliki Main Dealer saat ini. Dengan jumlah yang terbatas sedangkan tuntutan market dan tuntutan dealer yang semakin kompleks menyebabkan Maen Dealer kekurang SDM, namun pihak pemiliki enggan untuk menambah SDM. Hal ini menyebabkan pelayanan yang dilakukan oleh SDM menurun karena meningkatnya beban kerja SDM‐nya.
18
