BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah berdasarkan ketentuan UU Nomor
32
Tahun 2004, memberikan
kewenangan kepada Pemerintah
Daerah bersama DPRD untuk mengatur urusan rumah tangga sendiri sesuai dengan corak, sifat dan aspirasi daerah serta masyarakat.Pemerintah Daerah dapat merencanakan, melaksanakan dan mengambil keputusan terhadap rencana strategis, kebijakan, dan program pembangunan daerah yang hendak dilakukan sesuai dengan urusan yang menjadi kewenangannya. Sejalan Sistem
dengan
ditetapkannya UU Nomor 25 Tahun 2004 tentang
Perencanaan Pembangunan Nasional, Pemerintah Daerah
dituntut
untuk melaksanakan perencanaan pembangunan jangka panjang, jangka menengah
dan
jangka
pendek
yang
memberikan
arah
kebijakan
keuangan, strategi pembangunan, arah kebijakan umum dan program pembangunan daerah. Sesuai dengan hirarki perencanaan yang ditentukan, setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), termasuk dalam hal ini adalah Sekretariat DPRD
Kabupaten
Lumajang,
sebagai
bagian
dari
penyelenggara
pemerintahan di Kabupaten Lumajang berkewajiban menyusun Rencana Strategis (Renstra) SKPD sebagai acuan bagi pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya untuk waktu 5 (lima) tahun kedepan dengan mengacu Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) sebagai dokumen perencanaan yang berbentuk secara menyeluruh dalam jangka waktu lima tahunan. Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019 disusun dengan memperhatikan potensi, peluang, dan kendala yang bisa terjadi. Rencana Strategis memuat visi, misi, tujuan, sasaran. cara mencapai tujuan dan sasaran yang meliputi kebijakan, program dan kegiatan yang realistis dengan mengantisipasi perkembagan masa depan.
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....1
Dalam kaitan dengan sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, maka Renstra Sekretariat DPRD merupakan langkah awal dalam rangka pengukuran kinerja di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang. Selanjutnya sebagai dokumen perencanaan jangka menengah, Rencana Strategis dapat berfungsi sebagai : 1. Penuntun kerja organisasi untuk mencapai hasil yang diharapkan secara objektif dengan memberinya kemungkinan untuk merumuskan kegiatankegiatan yang akan dilakukan ke depan. 2. Dokumen yang memberikan peluang untuk melakuka penyesuaian terhadap setiap pekembangan yang terjadi. 3. Penjamin terwujudnya pemberian pelayanan prima kepada masyarakat, khususnya
kepada
Anggota
DPRD
Kabupaten
Lumajang
dalam
menjalankan fungsi legislasi, anggaran dan pengawasan kebijakan pemerintah sebagai wujud representasi masyarakat. 4. Mendorong proses pengambilan keputusan yang demokratis dan teratur serta keberhasilan pencapaian tujuan organisasi . b. Maksud dan Tujuan. Maksud penyusunan Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang Tahun 2015 – 2019 adalah untuk memberikan arah pelaksanaan pembangunan.
Adapun
tujuannya
adalah
sebagai
pedoman
dalam
penyusunan rencana kerja yang memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Landasan Hukum. 1. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah 2. Undang-Undang Nomor. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 3. Peraturan Pemerintah Nomor. 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan,
Pengendalian
dan
Evaluasi
Pelaksanaan
Rencana
Pembangunan Daerah; 4. Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor. 16 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang; Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....2
5. Peraturan Bupati Lumajang Nomor. 16 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang. 6. Peraturan Daerah Nomor. ….. Tahun 2014 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2014; 7. Peraturan Daerah Nomor. …. Tahun …….. tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Lumajang Tahun 20152019; d. Sistematika Penulisan. BAB I
PENDAHULUAN a. Latar Belakang b. Maksud dan Tujuan c. Landasan Hukum d. Sistematika Penulisan.
BAB II
GAMBARAN UMUM TUGAS POKOK a. Dasar Hukum Penetapan b. Struktur Organisasi c. Tugas Pokok dan Fungsi d. Sarana dan Prasarana e. Sumber Daya Manusia
BAB III
ANALISIS ISU-ISU STRATEGIS
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN
BAB V
STRATEGI PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN a. Kebijakan Umum b. Program c. Kegiatan Indikatif
BAB VI
PENUTUP
LAMPIRAN : Matrik Rencana Strategis
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....3
BAB II GAMBARAN UMUM TUGAS POKOK a. Dasar Hukum Penetapan. Sekretariat
DPRD
Kabupaten
Lumajang
dibentuk
berdasarkan
Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor. 16 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang serta Peraturan Bupati Lumajang Nomor. 16 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang. b. Struktur Organisasi. Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD yang membawahi 3 Kepala Bagian. Masing-masing Kepala Bagian membawahi tiga Kepala Sub Bagian. Struktur organisasi selengkapnya adalah sebagai berikut:
SEKRETARIS DPRD
KABAG PERSIDANGAN
KABAG ADMINISTRASI
KABAG KELENGKAPAN DEWAN
KASUBAG ASPIRASI & INFORMASI
KASUBAG KEUANGAN
KASUBAG KOMISI
KASUBAG PERUNDANG UNDANGAN
KASUBAG PERENCANAAN & PELAPORAN
KASUBAG PIMPINAN & BK
KASUBAG RAPAT
KASUBAG TU
KASUBAG KEPANITIAAN
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....4
c. Tugas pokok dan fungsi. Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Selanjutnya Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi : 1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD ; 2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD ; 3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD ; dan 4. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. Penjabaran tugas pokok dan fungsi jabatan di lingkungan Sekretariat DPRD telah diatur dalam Peraturan Bupati Lumajang No. 16 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang sebagai berikut : 1. Tugas Pokok. 1.1 Sekretaris DPRD, mempunyai tugas : a. Membantu Pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewenangan b. Memimpin dan melaksanakan fungsi Sekretariat DPRD ; c. Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan – kegiatan aparat pelaksana dan staf Sekretariat DPRD. 1.2 Bagian Administrasi mempunyai tugas melaksanakan urusan ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, asset, penyusunan program kerja, monitoring, evaluasi dan pelaporan, serta pemberian pelayanan Administratif kepagda Anggota DPRD berdasarkan pedoman dan kebijakan yang ditetapkan Sekretaris DPRD. 1.3 Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu Bagian Administrasi dalam melaksanakan urusan ketatausahaan, Kepegawaian, Keprotokolan, Pelayanan Administrasi dan Rumah Tangga DPRD. 1.4 Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas membantu Bagian Administrasi dalam melaksanakan urusan pengelolaan Keuangan dan perlengkapan.
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....5
1.5 Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas membantu Bagian Administrasi dalam melaksanakan urusan penyusunan program kerja, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pada Sekretariat DPRD. 1.6 Bagian Persidangan mempunyai tugas melaksanakan urusan fasilitasi rapat – rapat DPRD, penyediaan dokumen perundang – undangan dan referensi dalam rangka penyusunan peraturan DPRD dan Keputusan Pimpinan DPRD, fasilitasi kegiatan serap aspirasi, penerimaan pengaduan masyarakat, penyampaian informasi dan publikasi hasil – hasil pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. 1.7 Sub Bagian Rapat mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Persidangan dalam melaksanakan penyiapan kegiatan rapat – rapat DPRD dan penyusunan risalah hasil rapat. 1.8 Sub Bagian Perundang – undangan mempunyai tugas membantu
Kepala
Bagian Persidangan dalam melaksanakan penyiapan referensi pustaka dan dokumen penyiapan Peraturan DPRD, Keputusan DPRD dan Rekomendasi DPRD. 1.9 Sub Bagian Aspirasi dan Informasi mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Persidangan dalam menyiapkan Aspirasi, penerimaan pengaduan masyarakat dan penyampaian Informasi serta publikasi kegiatan DPRD. 1.10 Bagian Kelengkapan Dewan mempunyai tugas melaksanakan urusan pelayanan terhadap alat kelengkapan Dewan yang meliputi Pimpinan, Badan Kehormatan, Panitia Musyawarah, Panitia Anggaran, Panitia Khusus dan Komisi – Komisi DPRD. 1.11 Sub Bagian Pimpinan dan Badan Kehormatan mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Kelengkapan Dewan dalam melaksanakan pelayanan kepada Pimpinan dan Badan Kehormatan DPRD. 1.12 Sub Bagian Kepanitiaan mempunyai tugas membantu Kepalaian
Bagian
Kelengkapan Dewan dalam melaksanakan pelayanan kepada Panitia – Panitia DPRD. 1.13 Sub
Bagian
Komisi
mempunyai
tugas
membantu
Kepala
Bagian
Kelengkapan Dewan dalam melaksanakan pelayanan kepada Komisi – Komisi DPRD. 2. Fungsi. Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....6
2.1
Sekretaris DPRD, mempunyai fungsi : a. Pemimpin pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD ; b. Penetapan Rencana Kerja dan Program/Kegiatan Sekretariat DPRD ; c. Pengkoordinasian rencana kerja dan program DPRD ; d. Pemberian pelayanan Administratif kepada Anggota DPRD ; e. Pelaksanaan fasilitasi rapat-rapat DPRD ; f. Pemberian pelayanan kepada alat-alat Kelengkapan DPRD ; g. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD ; h. Pelaporan program dan kegiatan Sekretariat DPRD ; i. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu di ambil dibidang tugasnya kepada Pimpinan DPRD ; j. Pelaksanaan tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Pimpinan DPRD ;
2.2
Bagian Administrasi, mempunyai fungsi : a. Perumusan program kerja dan kegiatan operasional Bagian Administrasi yang akan ditetapkan sebagai pedoman kerja ; b. Pelaksanaan urusan ketatausahaan ; c. Pelaksanaan urusan kepegawaian ; d.
Pelaksanaan urusan keprotokolan ;
e.
Pelaksanaan urusan keuangan ;
f.
Pelaksanaan urusan perlengkapan ;
g.
Pengkoordinir penyusunan program kerja, pemantauan dan evaluasi dan pelaporan ;
h. Pengkoordinir pelayanan administratif kepada Anggota DPRD ; i.
Pelaporan pelaksanaan tugas dan program kerja Bagian Administrasi ;
j.
Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Sekretaris DPRD ;
k. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Sekretaris DPRD. 2.3 Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja dan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha sebagai pedoman kerja ; Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....7
b. Penyusunan dan pengelolaan urusan rumah tangga dinas, surat menyurat, kearsipan dan keprotokalan ; c. Pengelolaan administrasi kepegawaian dan kesejahteraan pegawai d. Pengumpulan biodata dan penyimpanan berkas keanggotaan DPRD ; e. Pelaksanaan
urusan
rumah
tangga,
kearsipan,
dan
persiapan
penyelenggaraan rapat anggota DPRD; f. Pelaksanaan kebersihan, ketertiban dan keamanan dilingkungan DPRD ; g. Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, pengetikan, pengadaan dan penatausahaan kearsipan ; h. Pelaporan pelaksanaan tugas dan program kerja Sub Bagian Tata Usaha i. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Kepala Bagian Administrasi. 2.4 Sub Bagian Keuangan, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja dan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan sebagai pedoman kerja ; b. Pelaporan administrasi Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD ; c.
Pelaksanaan
pengelolaan
aset
barang
inventaris
DPRD
meliputi
perencanaan kebutuhan, pengadaan, pencatatan, pemeliharaan dan penghapusan sesuai ketentuan yang berlaku ; d. Pelaporan Pelaksanaan tugas dan program kerja Sub Bagian Keuangan e. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya Administrasi ; f.
Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi.
2.5 Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan, mempunyai fungsi : a. Penyusunan
program
kerja
dan
rencana
kegiatan
Sub
Bagian
Perencanaan dan Pelaporan sebagai pedoman kerja ; b. Penyiapan Renstra SKPD, RKA-SKPD, DPA-SKPD dan Dokumen Perencanaan lainnya ; c. Pengaturan jadwal, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program kerja Sekretariat DPRD ; d. Penyusunan laporan pelaksanaan program kerja, LAKIP dan Laporan Keuangan ; Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....8
e. Pelaporan
pelaksanaan
tugas
dan
program
kerja
Sub
Bagian
Perencanaan dan Pelaporan ; f.
Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Kepala Bagian Administrasi ;
g. Pelaksanaan tugas – tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi. 2.6 Bagian Persidangan, mempunyai fungsi : a. Perumusan dan penyusunan program kerja Bagian Persidangan ; b. Pengkoordinasian dan penyusunan program kerja Bagian Persidangan ; c. Penyiapan kegiatan rapat DPRD dan penyusunan risalah hasil rapat. d. Penyiapan Referensi pustaka dan dokumen perundang – undangan ; e. Penyiapan peraturan, keputusan, rekomendasi, dan produk DPRD lainnya f.
Penyiapan
kegiatan
serap
Aspirasi
masyarakat
dan
penerimaan
pengaduan masyarakat kepada DPRD ; g. Penyampaian Informasi dan publikasi pelaksanaan tugas dan fungsi DPR h. Pelaporan pelaksanaan tugas dan program kerja tagihan persidangan ; i.
Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya;
j.
Pelaksanaan tugas – tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Sekretaris DPRD.
2.7 Sub Bagian Rapat mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja Sub Bagian Rapat ; b.
Penyusunan Jadwal kegiatan rapat – rapat DPRD ;lainnya ;
c.
Penyiapan Kebutuhan penunjang rapat meliputi surat – surat, panduan pelaksannaan, daftar presensi dan bahan serta materi penunjang ;
d.
Pendampingan dalam pelaksanaan rapat – rapat DPRD ;
e.
Penyiapan bahan dan materi dalam rangka penyusunan risalah rapat ;
f.
Pelaporan pelaksanaan tugas dan program kerja Sub Bagian Rapat ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....9
g.
Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugaswnya kepada Kepala Bagian Persidangan ;
h.
Pelaksanaan tugas – tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan .
2.8 Sub Bagian Perundang – undangan, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja Sub Bagian Perundang – undangan ; b. Pendataan
kebutuhan,
pengadaan,
pencatatan,
penyimpanan
dan
distribusi bahan referensi, pustaka dokumen perundang – undangan ; c. Penyiapan konsep naskah peraturan, keputusan, rekomendasi dan produk DPRD lainnya ; d. Pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Perundang – undangan ; e. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan indakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada kepala Bagian Persidangan ; f.
Pelaksanaan tugas – tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan .
2.9 . Sub Bagian Aspirasi dan Informasi, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja Sub Bagian Aspirasi dan informasi ; b. Pelaksanaan
penyiapan
kegiatan
serap
aspirasi
masyarakat
dan
penerimaan pengaduan masyarakat kepada DPRD ; c. Pelaksanaan
penyampaian
informasi
dan
publikasi
hasil-hasil
pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD ; d. Pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian aspirasi dan Informasi ; e. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Kepala Bagian Persidangan ; f.
Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan.
2.10 Bagian Kelengkapan Dewan, mempunyai fungsi : a. Perumusan dan penyusunan program kerja Bagian Kelengkapan Dewan ; b. Pengkoordinasian
penyusunan
kebijakan
dan
program
Bagian
Kelengkapan Dewan ; c. Penyediaan bahan, materi dan agenda kegiatan alat kelengkapan dewan Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....10
d. Pengaturan penyediaan dan pengkoordinasian tugas tenaga ahli dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas alat kelengkapan dewan ; e. Pendampingan pelaksanaan tugas Alat-Alat Kelengkapan Dewan ; f. Penyiapan konsep laporan dan rekomendasi hasil pelaksanaan tugas kelengkapan dewan ; g. Pelaporan pelaksanaan tugas Bagian Kelengkapan Dewan ; h. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Sekretaris DPRD ; i. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai
bidang tugasnya yang diberikan
oleh Sekretaris DPRD. 2.11 Sub Bagian Pimpinan dan Badan Kehormatan, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja Sub Bagian Pimpinan dan Badan Kehormatan; b. Pelaksanaan penyiapan bahan, materi dan agenda kegiatan Pimpinan dan badan Kehormatan ; c. Pelaksanaan penyiapan dan pengkoordinasian tenaga ahli dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan dan badan kehormatan ; d. Pelaksanaan pendampingan pelaksanaan tugas-tugas pimpinan dan badan kehormatan ; e. Pelaksanaan
penyiapan
konsep
laporan
dan
rekomendasi
hasil
pelaksanaan tugas pimpinan dan badan kehormatan ; f. Pelaporan pelaksanaan tugas dan program kerja Sub Bagian Pimpinan dan Badan Kehormatan ; g. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Kepala Bag.Kelengkapan Dewan; h. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Kelengkapan Dewan ; 2.12 Sub Bagian Kepanitiaan, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja Sub Bagian Kepanitiaan ; b. Pelaksanaan penyiapan bahan, materi dan agenda kegiatan PanitiaPanitia DPRD ; c. Pelaksanaan penyiapan dan pengkoordiansian tenaga ahli dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas Panitia-Panitia ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....11
d. Pelaksanaan pendampingan pelaksanaan tugas-tugas Panitia-Panitia DPRD ; e. Pelaksanaan
penyiapan
konsep
laporan
dan
rekomendasi
hasil
pelaksanaan tugas Panitia-panitia DPRD ; f. Pelaporan
pelaksanaan
tugas
dan
program
kerja
Sub
Bagian
Kepanitiaan g. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah-langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Kepala Bagian kelengkapan Dewan ; h. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Kelengkapan Dewan. 2.13 Sub Bagian Komisi, mempunyai fungsi : a. Penyusunan program kerja Sub Bagian Komisi ; b. Pelaksanaan penyiapan bahan, materi dan agenda kegiatan komisi-komisi DPRD ; c. Pelaksanaan penyiapan dan pengkoordinasian
tenaga ahli dalam
membantu pelaksanaan tugas-tugas komisi-komisi DPRD ; d. Pelaksanaan pendampingan pelaksanaan tugas komisi-komisi DPRD ; e. Pelaksanaan penyiapan konsep dan rekomendasi hasil pelaksanaan tugas komisi-komisi DPRD ; f. Pelaporan pelaksanaan tugas dan program kerja Sub Bagian komisi ; g. Pemberian saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya kepada Kepala Bag. Kelengkapan Dewan h. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Kelengkapan Dewan. d. Sarana dan Prasarana. Untuk sarana dan prasarana Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang yang menunjang dalam pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD adalah sebagai berikut : 1. Bangunan Gedung/Kantor sebanyak 1 unit 2. Kendaraan Dinas/Operasional sebanyak 26 unit kendaraan roda 4 (empat), 5 unit Kendaraan roda 2 (dua) Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....12
3. Barang Peralatan/Perlengkapan Kantor sebanyak 1.693 buah 4. Buku/Perpustakaan sebanyak 1.200 buah e. Sumber Daya Manusia. Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang didukung oleh SDM sebanyak 33 orang, dengan rincian sebagai berikut : 1. Jumlah personil/pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang menurut pendidikan terkahir : No.
Pendidikan Terakhir
Jumlah (Orang)
1
Sarjana ( S2 )
2
2
Sarjana ( S1 )
10
3
Sarjana ( D3 )
-
4
SLTA
12
5
SLTP
6
6
SD
3
Jumlah
33
Keterangan
2. Jumlah personil/pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang yang telah mengikuti Diklat Fungsional/Struktural : No. Diklat Fungsional/Struktural
Jumlah (Orang)
1
SPAMA
1
2
ADUM
9
Jumlah
10
Keterangan
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....13
BAB III ANALISIS ISU-ISU STRATEGIS Untuk bisa memenuhi harapan masyarakat, Sekretariat DPRD perlu memperhatikan dan menganalisa faktor-faktor yang ada di lingkungan internal maupun eksternal yang mempengaruhi kemampuan Sekretariat dalam memenuhi berbagai tuntutan tersebut. Faktor-faktor tersebut adalah : a. Faktor internal terdiri dari : 1.
Kekuatan (strength) yaitu : Tersediannya anggaran yang cukup, jumlah pegawai cukup dan adanya prasarana dan sarana yang memadai.
2.
Kelemahan (Weaknes) yaitu : Kualitas SDM Pegawai kurang, etos kerja dan disiplin kurang.
b. Faktor Eksternal terdiri dari : 1.
Peluang (Opportinity) yaitu : -
Adanya kepercayaan Pemerintah Kabupaten Lumajang dengan memberikan kedudukan dan tugas kepada Sekretariat DPRD dan menetapkan Perda No. 16 tahun 2007 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang.
2.
Ancaman/tantangan (Treath) yaitu : -
Meningkatnya tuntutan masyarakat yang diarahkan kepada lembaga DPRD.
-
Semakin meningkatnya pelaksanaan fungsi dan kegiatan DPRD yang memerlukan pelayanan Sekretariat DPRD.
Dari keseluruhan aspek strategis tersebut perlu mendapat perhatian dalam menyusun alur proses perencanaan dan analisis perencanaan kinerja.
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....14
BAB IV VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN
A. Visi Dengan mengkaji tugas pokok dan fungsi yang telah ditentukan, serta memperhatikan dan mempedomani visi Pemerintah Kabupaten Lumajang yakni “terwujudnya masyarakat Lumajang yang sejahtera dan bermartabat” maka Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang menetapkan visi sebagai berikut: Menjadi fasilitator fungsi legislasi, penganggaran dan pengawasan kebijakan yang profesional dan bermartabat Dalam kapasitasnya sebagai lembaga perwakilan unsur penyelenggara pemerintahan daerah, DPRD memiliki tiga fungsi yakni fungsi legislasi yang diwujudkan dalam bentuk pembentukan Peraturan Daerah bersama Bupati, fungsi anggaran atau budgeting yang diwujudkan dalam bentuk pembahasan dan penetapan APBD bersama Bupati, dan fungsi pengawasan kebijakan atau controling yang diwujudkan dalam bentuk pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan daerah dan APBD. Sekretariat DPRD sebagai lembaga perangkat daerah yang dibentuk untuk mendukung terlaksananya tiga fungsi DPRD, dituntut untuk mampu memberikan pelayanan yang prima. Satu lagi yang tugas dan fungsi yang tidak tersirat adalah bahwa Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu menjembatani pelaksanaan fungsi-fungsi pemerintahan daerah sehingga hubungan antara pemerintah daerah dan DPRD dapat berjalan serasi dan seimbang serta tidak mendominasi satu sama lain. Sekretariat DPRD harus bisa menjadi fasilitator terselenggaranya fungsi chek and balances DPRD dengan Pemerintah Daerah. Maka Sekretariat DPRD harus profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Kemudian dalam memerikan pelayanan kepada DPRD, Sekretariat DPRD tidak boleh kehilangan jati dirinya sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bertugas di luar wilayah kerja Pemerintah Daerah.
b. Misi
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....15
Sesuai dengan visi dan tugas pokok serta fungsinya, misi Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang dirumuskan sebagai berikut : 1. Melaksanakan pelayanan administrasi kegiatan DPRD 2. Menyiapkan dan mendampingi pelaksanaan kegiatan DPRD Secara teoritis sebuah misi dirumuskan untuk menyatakan mengapa dan untuk apa organisasi atau lembaga itu ada. Sekretariat DPRD dibentuk untuk memberikan pelayanan terhadap fungsi-fungsi DPRD. Dari empat fungsi sekretariat
DPRD,
misi
pertama
dirumuskan
sebagai
perwujudan
dari
pelaksanaan fungsi Sekretariat DPRD untuk menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan administrasi keuangan kegiatan DPRD. Adapun misi kedua dirumuskan sebagai perwujudan dari fungsi penyelenggaraan rapat-rapat serta penyediaan dan pengkoordinasian tenaga atau staf ahli pendamping DPRD.
c. Tujuan dan Sasaran Misi Sekretariat DPRD selanjutnya dijabarkan dalam tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran. Tiap tujuan dan sasaran memiliki indikator yang dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk mengidentifikasi sampai sejauh mana tingkat pencapaian dari tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. 1. Tujuan Tujuan dalam Renstra SKPD sifatnya lebih tajam dari pada misi, tetapi masih cukup luas untuk dapat mendorong lahirnya kreatifitas dan inovasi bagi semua unit kerja yang ada di bawah SKPD. Tujuan diartikan sebagai kondisi jangka panjang yang diinginkan, yang dinyatakan dalam istilah yang umum dan kualitatif.
Tujuan mengarahkan berfungsinya unit-unit organisasi yang ada di
bawah SKPD. Tujuan merupakan instrumen yang paling praktis dalam mengarahkan semua usaha menuju perubahan yang dikehendaki. Oleh sebab itu rumusannya harus dapat memberikan arahan pada perumusan sasaran Sekretariat DPRD merumuskan 4 (empat) tujuan organisasi. Tujuan pertama dan kedua merupakan penjabaran dari misi pertama. Sedangka tujuan kedua merupakan penjabaran dari misi kedua. Selengkapnya hingga tahun 2019, Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang merumuskan tujuan sebagai berikut: 1.1.
Meningkatkan pelayanan administrasi kegiatan DPRD
1.2.
Mengoptimalkan pengelolaan keuangan DPRD
2.1.
Meningkatkan kapasitas fasilitasi pelaksanaan kegiatan DPRD Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....16
2.2.
Meningkatkan pendampingan kegiatan DPRD
Tingkat pencapaian dari masing-masing tujuan, diukur dari indikator kinerja yang secara kuantitatif dapat dilihat dari formula indikator kinerja yang ditentukan. Indikator kinerja berikut formula indikator dari masing-masing tujuan yang dirumuskan dalam Renstra Sekretariat DPRD 2015-2019 adalah sebagai berikut: 1.1.
Tujuan meningkatkan pelayanan administrasi kegiatan DPRD dicapai dengan indikator tingkat pemenuhan layanan administratif terhadap kegiatan DPRD. Formula indikator yang digunakan adalah dengan membandingkan antara jumlah pelayanan administrasi yang diberikan kepada DPRD dengan jumlah pelayanan yang diperlukan sesuai standart yang ditentukan.
1.2.
Tujuan mengoptimalkan pengelolaan keuangan DPRD dicapai dengan indikator efektifitas dan efisiensi anggaran kegiatan DPRD. Formula indikator yang digunakan adalah dengan membandingkan prosentase realisasi fisik kegiatan DPRD dengan prosentase realisasi keuangan kegiatan DPRD.
2.1.
Tujuan meningkatkan kapasitas fasilitasi pelaksanaan kegiatan DPRD dicapai dengan indikator tingkat pembahasan rancangan peraturan daerah (raperda) oleh DPRD. Formula pengukuran indikatornya diperoleh dengan membandingkan antara jumlah raperda yang dibahas dan disetujui DPRD dengan raperda yang direncanakan pembahasannya dalam program legislasi daerah (Prolegda).
2.2.
Tujuan meningkatkan pendampingan kegiatan DPRD dicapai dengan indikator tingkat penanganan terhadap pengaduan dan aspirasi masyarakat oleh DPRD. Formula pengukuran indikator yang digunakan adalah dengan membandingkan jumlah pengaduan dan aspirasi masyarakat yang dibahas, ditindaklanjuti untuk kemudian direkomendasikan penyelesaiannya dengan pihak terkait, dibandingkan dengan jumlah pengaduan dan aspirasi masyarakat yang diterima atau ditampung DPRD melalui berbagai kegiatannya.
2. Sasaran Sasaran merupakan ukuran kuantitatif yang terukur pada jangka waktu tertentu. Sasaran yang jelas akan mengarahkan Sekretariat DPRD pada Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....17
pencapaian visi yang dirumuskan dengan melihat sejauh mana peningkatannya dapat tercapai. Mengacu pada ketentuan PP 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan antara Pemerintah Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota, pasal 8, ayat (1) maka penentuan sasaran hendaklah berlandaskan pada standar pelayanan minimal yang ditetapkan Pemerintah dan dilaksanakan secara bertahap. Dengan memperhatikan rambu-rambu bahwa dalam memformulasikan sasaran haruslah mememenuhi kriteria SMART yakni spesifik (secara jelas mengidentifikasikan apa yang harus dicapai), terukur (dapat dilihat apakah sasaran sudah tercapai atau belum), dapat tercapai (realistis, dalam arti memungkinkan untuk dicapai), relevan (berkaitan dengan kepentingan publik dan publik memang betul-betul menginginkannya) dan berjangka waktu (tercapai dalam jangka waktu tertentu), maka dalam Renstra Sekretariat DPRD ini dirumuskan sejumlah sasaran sebagai berikut : 1.1.1 Tercukupinya kebutuhan administrasi kantor. Pencapaian sasaran diukur dari indikator yakni tingkat pemenuhan terhadap kebutuhan pelayanan administrasi kantor yang diperlukan. Formulanya diperoleh dengan membandingkan antar jumlah pelayanan administrasi
yang diberikan
dengan jumlah pelayanan administrasi yang dibutuhkan 1.1.2 Terpeliharanya kebersihan & ketertiban kantor. Indikator pencapaian sasaran yang digunakan adalah tingkat kebersihan & ketertiban kantor. Yakni dengan membandingkan jumlah pelayanan yang dilakukan dengan jumlah pelayanan yang dibutuhkan. 1.1.3 Tersedianya data & informasi online tahun 2015. Indikatornya adalah jumlah data dan informasi tersedia secara online, dalam hal ini adalah datadata dan informasikegiatan DPRD yang di upload melalui website 1.1.4 Terjaminnya pemeliharaan kesehatan anggota DPRD. Salah satu hak anggota DPRD adalah memperoleh jaminan pelayanan kesehatan dalam pelaksanaan tugasnya. Indikator pencapaian sasaran ini adalah tingkat pelayanan
kesehatan
anggota
DPRD yang
diformulasikan dengan
membandingkan antara jumlah jenis layanan asuransi kesehatan yang diberikan
dengan
jumlah
jenis
layanan
asuransi
kesehatan
yang
dibutuhkan 1.2.1 Tersusunnya perencanaan program yang akurat.
Pencapaian sasaran
diukur dengan indikator tingkat realisasi fisik pelaksanaan program kerja Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....18
yang diperoleh dengan membandingkan prosentase realisasi pelaksanaan program kerja dengan prosentase target pelaksanaan program kerja 1.2.2 Tersusunnya LPJ keuangan SKPD yang tepat & benar. Untuk sasaran ini indikatornya adalah tingkat penyerapan keuangan dalam pelaksanaan program kerja yang diperoleh dengan membandingkan prosentase realisasi penyerapan keuangan dengan target penyerapan keuangan. 2.1.1 Tersedia & terpelihara prasarana kerja DPRD. Indikatornya adalah jumlah prasarana kerja yang tersedia sesuai standart 2.1.2 Tercukupinya atribut kerja anggota DPRD, Pencapaian ssasaran diukur dari indikator jumlah atribut kerja terpenuhi sesuai peraturan. 2.2.1 Terlaksananya kegiatan rapat, konsultasi & koordinasi secara intensif. Indikator pencapaian sasaran yang digunakan adalah tingkat pelaksanaan rapat yang menghasilkan keputusan. Formulasi indikator dilakukan dengan membandingkan jumlah rapat menghasilkan keputusan dengan jumlah rapat yang dilakukan 2.2.2 Terlaksananya serap aspirasi & penanganan pengaduan masyarakat. Indikator sasaran ini meliputi jumlah aspirasi dan pengaduan yang diterima dan ditampung oleh DPRD melalui berbagai kegiatan yang dilakukan serta Jumlah aspirasi dan pengaduan masyarakat yang ditindaklanjuti 2.2.3 Tercukupinya kebutuhan staf & tenaga ahli DPRD. Kemajuan pencapaian sasaran diukur dengan indikator tingkat ketersediaan staf dan tenaga ahli DPRD, yakni dengan membandingkan antara jumlah staf pendamping dan tenega ahli yang tersedia dengan jumlah yang dibutuhkan sesuai standart.
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....19
BAB V STRATEGI PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN Strategi pencapaian tujuan dan sasaran yang dilakukan Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang yaitu dengan melaksanakan : a. Kebijakan Umum. 1. Menyediakan jasa suratmenyurat, ATK, dan jasa perkantoran lainnya secara berkala 2. Meningkatkan kebersihan & ketertiban kantor DPRD 3. Meningkatkan ketersediaan data informasi secara online 4. Meningkatkan pelayanan asuransi kesehatan DPRD 5. Meningkatkan akurasi penyusunan RKA/DPA 6. Meningkatkan akurasi laporan kinerja & keuangan 7. Melengkapi & memelihara sarana prasarana kegiatan DPRD 8. Menganggarkan pengadaan atribut kerja DPRD 9. Meningkatkan kemampuan SDM staf Sekretariat.DPRD 10. Mendampingipelaksanaan kegiatan reses, rapat, kunjungan, konsultasi & bimbingan teknis anggota DPRD 11. Meningkatkan ketersediaan staf & tenaga ahli DPRD b. Program Kerja. 1. Pelayanan administrasi perkantoran 2. Pelayanan kebersihan & ketertiban kantor DPRD 3. Pengembangan sistem informasi kegiatan DPRD 4. Jaminan pemeliharaan kesehatan Anggota DPRD 5. Pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja 6. Pengembangan pengelolaan keuangan daerah 7. Peningkatan sarana prasarana aparatur 8. Peningkatan Disiplin Aparatur 9. Peningkatan Kapasitas Sumberdaya Aparatur 10. Peningkatan Kapasitas Lembaga DPRD Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....20
c. Kegiatan Indikatif 1. Penyediaan jasa surat menyurat 2. Penyediaan jasa administrasi keuangan dan barang daerah 3. Penyediaan komponen instalasi listrik dan penerangan bangunan kantor 4. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan 5. Penyediaan bahan logistik kantor 6. Penyediaan makaman dan minuman kantor 7. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi dalam daerah 8. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah 9. Penyediaan jasa komunikasi, sumberdaya air dan listrik 10. Penyediaan jasa kebersihan dan ketertiban kantor 11. Penyediaan Alat Tulis Kantor 12. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan 13. Penyediaan jasa jaminan pemeliharaan kesehatan anggota DPRD 14. Pengadaan pakaian dinas berikut perlengkapannya 15. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu 16. Hearing/Dialog dan koordinasi dengan pejabat pemerintah dan tokoh agama / tokoh masyarakat 17. Reses Anggota DPRD 18. Koordinasi dan konsultasi dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah Lainnya. 19. Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD Dalngan am Daerah 20. Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota DPRD keluar Daerah 21. Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah 22. Peningkatan Kapasitas Pimpnaan dan Anggota DPRD 23. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran SKPD 24. Publikasi Kegiatan DPRD 25. Rapat=rapat Alat Kelengkapan DPRD 26. Rapat-rapat Paripurna 27. Sosialisai Peraturan Perundang-undangan 28. Pengiriman Aparatur Dalam Rangka Diklat/Sosialisai/Bimtek dan sejenisnya 29. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD / LAKIP Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....21
30. Penyusunan Laporan Evaluasi Hasil Pembangunan 31. Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun 32. Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran dan Prognosis Realisasi Anggaran 33. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor 34. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas Operasional 35. Pemeliharaan Rutin/Berkala Mobil Jabatan 36. Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan dan Perlengkapan Gedung Kantor 37. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan dan Peralatan Kantor 38. Rehabilitasi Sedang dan Berat Gedung Kantor 39. Pengadaan Perlengkapan dan Paralatan Kantor 40. Pemeliharaan Keamanan Gedung Kantor
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....22
BAB VI PENUTUP
Dengan telah disusunnya dokumen Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang Tahun 2015 – 2019 ini, akan sangat membantu untuk melihat sejauh mana capaian dari kebijakan yang sudah dilakukan serta penerjemahan visi dan misi yang telah ditetapkan.
Dengan adanya pandangan tersebut, diharapkan Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang ini dapat menunjukkan indikator-indikator yang jelas dan terukur agar diperoleh cara yang mudah untuk melihat keberhasilan dari Pimpinan SKPD.
Sebagaimana dijelaskan diatas, Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang ini juga akan menjadi acuan dalam mewujudkan visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya dengan berpedoman pada RPJMD dan diharapkan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Lumajang, 25 Juli 2014 SEKRETARIS DPRD KABUPATEN LUMAJANG
Drs. YOS SUDARSO, MM Pembina Utama Muda NIP. 19650215 199010 1 001
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lumajang 2015-2019....23
