BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1
Pengumpulan Data Pada tahap pengumpulan data digunakan analisa manajemen strategi sebagai
studi awal strategi yang harus dilakukan oleh organisasi atau perusahaan dan analisa 4M + 1E sebagai tahap awal penentuan faktor penyebab masalah dari strategi yang diambil tersebut. Kerangka analisa manajemen strategi yang dilakukan meliputi : 4.1.1 Matriks EFAS dan IFAS Untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi acuan penentuan analisa manajeman strategi, dibawah ini telah dikumpulkan beberapa faktor eksternal dan internal di seksi Die Design yang terangkum dalam matriks EFAS dan IFAS berikut : Tabel 4.1 Matriks EFAS
32
Tabel 4.2 Matriks IFAS
Kumpulan faktor-faktor tersebut diatas disusun oleh penulis berdasarkan analisa internal dan eksternal dengan melihat situasi yang terjadi saat ini, analisa tersebut dilakukan bersama-sama dengan pimpinan kerja yang terkait di seksi die design ataupun berdasarkan pengalaman kerja yang dialami oleh penulis sendiri. Jumlah faktor yang dianalisa hanya dibatasi sebanyak 5 faktor untuk tiap kelompok, yang dianggap merupakan faktor-faktor yang dominan yang terjadi di tempat tersebut. Untuk melihat faktor lainnya yang tidak termasuk dalam kelompok diatas dapat dilihat pada lampiran 4.12. 4.1.2 Matriks SWOT Berdasarkan matriks EFAS dan IFAS tadi, faktor-faktor strategi tersebut akan diolah dalam bentuk matriks SWOT untuk merumuskan strategi yang nanti dipakai oleh organisasi, dalam hal ini adalah seksi die design, dalam rangka menghasilkan produk yang baik dari segala aspek yang menjadi pertimbangan, yaitu menyangkut Safety, Quality, Cost, Delivery, Moral, Productivity and Environment (SQCDMPE).
33
Tabel 4.3 Matriks SWOT STRENGTHS ( S ) 1. Teknologi tinggi pendesainan 2. Lingkungan kerja yang baik 3. SDM yang handal 4. Orientasi produk yang global 5. Budaya Kaizen ( Continuous Improvement )
WEAKNESSES ( W ) 1. Manajemen data design yang lemah 2. Prosedur design yang bervariasi 3. Standarisasi yang tidak lengkap 4. Budget investment yang sedikit 5. Project preparation yang lemah
OPPORTUNITIES ( O ) 1. Kontinuitas order 2. Branch design program 3. Minor & mayor change model 4. ICT ( Intra Company Transfer ) program 5. Domestic supplier component
STRATEGI - SO Pengembangan pasar dengan mempromosikan hasil produk desain yang berkualitas secara global
STRATEGI - WO Meningkatkan productivity dengan menghasilkan lead time proses perancangan dies yang cepat
THREATS ( T ) 1. Meningkatnya persaingan 2. Krisis ekonomi global 3. Security data 4. Keadaan politik yang tidak stabil 5. Restrukturisasi organisasi
STRATEGI - ST Meningkatkan budaya dan lingkungan kerja yang baik
STRATEGI - WT Penerapan CRP ( Cost Reduction Program ) dalam proses perancangan dies
IFAS EFAS
Dari matriks SWOT diatas dapat terlihat 4 tipe strategi yang memungkinkan dilakukan di seksi die design dalam rangka penentuan prioritas untuk pengembangan seksi tersebut, yaitu : 1. Strategi SO (Strength - Opportunity) : Pengembangan pasar dengan mempromosikan hasil produk desain yang berkualitas tinggi. 2. Strategi WO (Weakness - Opportunity) : Meningkatkan productivity dengan menghasilkan lead time proses perancangan dies yang cepat. 3. Strategi ST (Strength - Threat) : Meningkatkan budaya dan lingkungan kerja yang baik. 4. Strategi WT (Weakness - Threat) : Penerapan CRP (Cost Reduction Program) dalam proses perancangan dies.
34
4.1.3 Matriks QSPM Pada tahap penentuan strategi yang merupakan tahapan awal perumusan masalah, akan digabungkan tahapan analisa 1 (Matriks EFAS dan IFAS) dengan tahapan analisa 2 (Matriks SWOT), sehingga didapatkan strategi terbaik yang harus dilakukan untuk bisa menunjang keberhasilan organisasi. Penggabungan tahapan analisa untuk penentuan strategi akan terlihat pada matriks QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix). Pada tahapan ini akan ditambahkan nilai daya tarik (AS) untuk masing-masing faktor kunci dengan melihat seberapa pengaruhnya terhadap strategi yang telah ditentukan. Tabel 4.4 Matriks QSPM
NO FAKTOR-FAKTOR KUNCI PELUANG 1 Kontinuitas order 2 Branch design program 3 Minor & mayor change model 4 ICT ( Intra Company Transfer ) program 5 Domestic supplier component
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
ANCAMAN Meningkatnya persaingan Krisis ekonomi global Security data Keadaan politik yg tdk stabil Restrukturisasi organisasi JUMLAH KEKUATAN Teknologi tinggi pendesainan Lingkungan kerja yang baik SDM yang handal Orientasi produk yang global Budaya Kaizen ( Continuous Improvement ) KELEMAHAN Manajemen data dsg yg lemah Prosedur design yg bervariasi Standarisasi yang tdk lengkap Budget investment yg sedikit Project preparation yg lemah JUMLAH JUMLAH TOTAL NILAI DAYA TARIK
BOBOT
Pengembangan pasar dengan mempromosikan produk desain yg berkualitas secara global AS TAS
Meningkatkan Productivity dengan menghasilkan lead time proses perancangan yg cepat AS TAS
Meningkatkan buda- Penerapan CRP ya dan lingkungan ( Cost Reduction kerja yang baik Program dalam proses perancangan dies AS TAS AS TAS
0.20 0.20 0.15 0.15
3 2 2 1
0.60 0.40 0.30 0.15
4 3 2 2
0.80 0.60 0.30 0.30
2 1 1 1
0.40 0.20 0.15 0.15
3 2 2 1
0.60 0.40 0.30 0.15
0.10
1
0.10
1
0.10
1
0.10
1
0.10
0.05 0.05 0.05 0.03 0.02 1.00
3 1 2 1 1
0.15 0.05 0.10 0.03 0.02
4 2 2 1 1
0.20 0.10 0.10 0.03 0.02
3 1 1 1 1
0.15 0.05 0.05 0.03 0.02
4 3 2 2 1
0.20 0.15 0.10 0.06 0.02
0.20 0.15 0.15 0.15 0.10
4 1 3 3 2
0.80 0.15 0.45 0.45 0.20
3 2 3 3 3
0.60 0.30 0.45 0.45 0.30
2 3 2 1 3
0.40 0.45 0.30 0.15 0.30
3 2 2 1 2
0.60 0.30 0.30 0.15 0.20
0.10 0.05 0.05 0.03 0.02 1.00
1 2 1 1 1
0.10 0.10 0.05 0.03 0.02
4 4 3 1 3
0.40 0.20 0.15 0.03 0.06
3 2 1 1 3
0.30 0.10 0.05 0.03 0.06
2 2 1 4 2
0.20 0.10 0.05 0.12 0.04
4.25
5.49
3.44
4.14
35
Dengan melihat matriks QSPM maka dapat terlihat bahwa nilai daya tarik yang paling tinggi adalah untuk strategi-WO ( Weakness – Opportunity ) yaitu peningkatan productivity dengan menghasilkan lead time proses perancangan dies yang cepat. Selanjutnya untuk mencapai peningkatan productivity dengan lead time proses perancangan yang cepat, maka diperlukan analisa lanjutan yaitu dengan melihat aktual data lead time proses perancangan yang terjadi. Berdasarkan data lead time proses perancangan pada project 913L – Dyna pada tahun 2008 dapat terlihat bahwa penyimpangan lead time proses perancangan yang terjadi cukup signifikan, sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa proses perancangan di seksi desain mengalami masalah dalam hal lead time. G R A F IK P E N Y IM P A N G A N L E A D T IM E 913L - D YN A PR O JEC T
p la n n in g a c tu a l
30
27 25
DAY
20
24
23 19
19
20
21 19 19
19
24
23
21 19
19
18
19
18
19
19
15
10
5
0 D A 01A
D A 01B
DA 01C
D A 02A
D A 02C
DA 02B
D A 0 3 /0 4 A D A 0 3 /0 4 B D A 0 3 /0 4 C
D A 05
KANB AN
Grafik 4.1 Grafik Balok Lead time project 913L-Dyna Sumbu X menunjukkan penomoran suatu proyek perancangan dies (kanban), sedangkan sumbu Y menunjukkan satuan lead time yaitu hari. Balok yang diarsir merupakan rencana lead time yang ditetapkan oleh perusahaan, sedangkan balok yang tidak diarsir merupakan pencapaian aktual lead time yang terjadi.
36
GRAFIK LEAD TIME 913L-PROJECT 30 25
DAY
20
PLANNING ACTUAL
15 10
PENYIMPANGAN LEAD TIME
5 0 DA 01A
DA 01B
DA 01C
DA 02A
DA 02C
DA 02B
DA 03/04A
DA 03/04B
DA 03/04C
DA 05
KANBAN
Grafik 4.2 Grafik Garis Lead time project 913L-Dyna Sumber data pencapaian lead time diperoleh dari laporan pencatatan jam kerja desain di seksi die design, PT. TMMIN. 4.1.4 Analisa 4M + 1E Menurut hasil survey dan Genba (pengamatan langsung) yang telah dilakukan terhadap anggota desain serta pimpinan kerja terkait, dapat diketahui bahwa tingginya lead time proses perancangan dapat disebabkan oleh berbagai faktor. Dengan menggunakan analisa 4M + 1E dapat disimpulkan faktor-faktor tersebut adalah : Tabel 4.5 Tabel 4M + 1E MAN CONTROL POINT Mempunyai kemampuan sesuai dengan level standar seorang designer ACTUAL
Х
MATHODE CONTROL POINT Mempunyai metode kerja yang bagus dalam hal pendesainan
ACTUAL
Х
MACHINE CONTROL POINT Mempunyai fasilitas yang baik untuk mendukung proses pendesainan ACTUAL
Х
MATERIAL CONTROL POINT Mempunyai data tehnikal yang baik untuk digunakan saat proses pendesinan ACTUAL
Х
ENVIRONMENT CONTROL POINT Mempunyai lingkungan kerja yang nyaman utk menunjang proses pendesinan ACTUAL
О
Control point merupakan acuan standar dari faktor-faktor yang dianalisa. Simbol X menunjukkan bahwa aktual yang terjadi tidak sesuai dengan standar. Sedangkan simbol O menunjukkan bahwa aktual yang terjadi sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan.
37
Secara lebih detail faktor-faktor yang menyimpang dari analisa tadi dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Faktor Manusia 9 Kemampuan analisa design kurang, sehingga repair desain tinggi. 9 Pengetahuan tentang global design standard kurang. 2. Faktor Metode 9 Urutan kerja perancangan masih bervariasi antar desainer. 9 Perancangan konstruksi dan komponen yang sudah standar dibuat berulang. 9 Lama dalam menetukan standar komponen yang akan dipakai. 3. Faktor Mesin 9 Mesin plotter untuk output drawing hanya ada satu, sehingga pengecekan visual konstruksi 2D lama. 9 Penggunaan software design yang heterogen, sehingga memerlukan waktu untuk konversi data. 9 Waktu untuk pencarian katalog design dan proses perhitungan desain lama. 4. Faktor Material 9 Waktu tunggu untuk teknikal data lama. 9 Perubahan informasi teknikal data sering berulang-ulang. 5. Faktor Lingkungan Untuk faktor lingkungan ( environment ) dirasa sudah cukup menunjang untuk proses kerja perancangan, sehingga tidak menimbulkan masalah pada proses kerja desain.
38
4.2
Pengolahan Data
4.2.1
Fish Bone Data Fish bone diagram atau diagram tulang ikan merupakan diagram yang
menunjukkan hubungan sebab akibat untuk mencari akar dari suatu pokok permasalahan yang ditinjau dari berbagai faktor yang ada. Dari hasil pengumpulan data diatas kemudian data diolah untuk mencari akar penyebab permasalahan yang ditinjau dari beberapa faktor yaitu faktor manusia (Man), faktor metode (Method), faktor mesin (Machine) dan faktor material (Material), sebagaimana terlihat pada diagram berikut ini : MESIN
MANUSIA Repair desain tinggi
Pengecekan drawing lewat hard paper lama
h
Pencarian katalog & perhitungan desain lama
j
Buku katalog dan proses perhitungan masih manual
Waktu tunggu teknikal data lama
k
Teknikal data tidak lengkap
Teknikal data sering berubah-ubah
MATERIAL
c
d
i
Flow design tidak sama
Desain konstrusi & komponen berulang
Belum ada data base / library standar konstruksi & komponen
Tidak ada pengecekan teknikal data
l
Hasil desain diluar Proses pengecekan standar masih manual lewat Defect design Proses pengecekan output data plotter tinggi tidak maksimal Repair data hasil konversi lama Pengetahuan globa l Software desain utk design kurang 1 no. kbn heterogen Tidak ada review Data konversi yg secara periodik dihasilkan tdk bagus LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
g
Tidak ada review flow design yg baku
e
Penentuan standar komponen lama Standar komponen bervariasi
f
METODE
Diagram 4.1 Diagram Tulang Ikan untuk Lead Time Problem
39
Pengujian analisa sebab akibat dari fish bone diagram harus bisa dilakukan secara bolak-balik, dari masalah awal sampai akar masalah dan juga sebaliknya. Pengujian untuk seluruh permasalahan
yang dianalisa menggunakan fish bone
diagram dapat dilakukan sebagai berikut : Masalah ke-1 dari faktor manusia :
MANUSIA
Lead time proses perancangan dies tinggi Repair desain tinggi
disebabkan oleh repair desain yang tinggi.
Hasil desain diluar standar Defect design Proses pengecekan tinggi tidak maksimal
c
Kenapa? karena deffect design tinggi, Kenapa? karena hasil desain diluar standar,
LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
Kenapa?
karena
proses
pengecekan
tidak
maksimal. Diagram 4.2 Fish Bone Problem-1
MANUSIA
Masalah ke-2 dari faktor manusia : Lead time proses perancangan dies tinggi Pengetahuan globa l design kurang Tidak ada review secara periodik
d
disebabkan oleh pengetahuan global design kurang.
LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
Diagram 4.3 Fish Bone Problem-2
Kenapa? karena tidak ada review secara periodik.
40
LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
Masalah ke-3 dari faktor metode : Lead time proses perancangan dies tinggi disebabkan oleh flow design yang tidak sama.
Flow design tidak sama Tidak ada review flow design yg baku
e
Kenapa? karena tidak ada review flow design yang baku.
METODE
Diagram 4.4 Fish Bone Problem-3 LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
Penentuan standar komponen lama Standar komponen bervariasi
Masalah ke-4 dari faktor metode : Lead time proses perancangan dies tinggi disebabkan oleh penentuan standar komponen yang lama.
f
Kenapa?
karena
standar
komponen
yang
METODE
bervariasi. Diagram 4.5 Fish Bone Problem-4 LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI Desain konstrusi & komponen berulang
Masalah ke-5 dari faktor metode : Lead time proses perancangan dies tinggi disebabkan oleh desain konstruksi & komponen yang lama.
Belum ada data base / library standar konstruksi & komponen
g
METODE
Diagram 4.6 Fish Bone Problem-5
Kenapa? karena belum ada data base / library standar konstruksi dan komponen.
41
Masalah ke-6 dari faktor mesin :
MESIN
Lead time proses perancangan dies tinggi Pengecekan drawing lewat hard paper lama Proses pengecekan masih manual lewat output data plotter
disebabkan oleh pengecekan drawing lewat hard paper yang masih lama.
h LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
Kenapa? karena proses pengecekan masih manual lewat output data plotter.
Diagram 4.7 Fish Bone Problem-6
Masalah ke-7 dari faktor mesin : Lead time proses perancangan dies tinggi MESIN
disebabkan oleh repair data hasil konversi yang Repair data hasil konversi lama Software desain utk 1 no. kbn heterogen Data konversi yg dihasilkan tdk bagus
i
lama. Kenapa? karena data konversi yang dihasilkan tidak bagus. Kenapa? Karena software desain untuk satu
LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
Diagram 4.8 Fish Bone Problem-7
nomor kanban dibuat heterogen atau tidak sama (proses desain tandem).
42
Masalah ke-8 dari faktor mesin :
MESIN
Lead time proses perancangan dies tinggi Pencarian katalog & perhitungan desain lama
j
Buku katalog dan proses perhitungan masih manual
disebabkan
oleh
pencarian
katalog
dan
perhitungan desain yang lama. Kenapa? karena buku katalog dan proses LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI
perhitungan desain masih manual.
Diagram 4.9 Fish Bone Problem-8 LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI Waktu tunggu teknikal data lama
k
Masalah ke-9 dari faktor material : Lead time proses perancangan dies tinggi disebabkan oleh waktu tunggu untuk teknikal data yang lama.
Teknikal data tidak lengkap
Kenapa? karena teknikal data untuk proses perancangan dies tidak lengkap.
MATERIAL
Diagram 4.10 Fish Bone Problem-9 Masalah ke-10 dari faktor material : LEAD TIME PROSES PERANCANGAN DIES TINGGI Teknikal data sering berubah-ubah
Lead time proses perancangan dies tinggi disebabkan oleh teknikal data yang sering berubah-ubah.
Tidak ada pengecekan teknikal data
l
Kenapa? karena tidak ada pengecekan terhadap teknikal
data
MATERIAL
perancangan dies. Diagram 4.11 Fish Bone Problem-10
sebagai
pendukung
proses
43
4.3 4.3.1
Analisis Data Analisa 5W + 1H Dari masing-masing akar permasalahan yang ada kemudian dilakukan
pemecahan masalah dengan metode analisa 5W + 1H sebagai berikut : 1. Proses pengecekan tidak maksimal Frekuensi repair desain yang tinggi yang berakibat tingginya lead time perancangan salah satunya disebabkan oleh proses pengecekan produk desain yang tidak maksimal. Pengecekan dapat dilakukan dengan efektif jika pada saat proses perancangan dilakukan dengan
prinsip build in quality, artinya setiap desainer
mempunyai kesadaran yang tinggi terhadap kualitas produk yang dihasilkannya. Perbaikan yang dilakukan adalah dengan cara meningkatkan frekuensi pengecekan saat proses desain yang dimasukkan kedalam alur perancangan, serta perbaikan check sheet perancangan dengan penambahan visualisasi standar untuk memperjelas dan memudahkan bagi desainer. Penangulangan ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Februari 2009 oleh tim perumus format check sheet dan alur desain. Detail aktifitas terlihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.6 Tabel 5W+1H Problem 1 What
Why
Perbaikan check
Untuk mengurangi
sheet & alur pengecekan saat desain
kesalahan (defect) pendesainan
How
Where
When
Who
Dengan melakukan - di seksi Jan '09 Tim Flow PDCA 1 Desain s/d Desain Feb '09
44
FLOW PDCA 1 Proses pengecekan desain tidak maksimal
Meeting koordinasi dgn leader design ttg check sheet & alur pengecekan Membuat check sheet dan metode alur pengecekan desain Penerapan check sheet dan metode alur pengecekan desain
Evaluasi hasil check sheet & metode pengechekan
TIDAK
YA Sosialisasi check sheet & metode pengecekan
Gambar 4.1 Flow PDCA 1 Penulis dalam hal ini ikut merumuskan format check sheet dan sebagai penyusun alur pengecekan desain yang tertuang pada flow die design. Contoh format check sheet desain dapat dilihat pada lampiran 4.1, sedangkan alur pengecekan terlihat pada flow die design di lampiran 4.3. 2. Tidak ada review pengetahuan global design secara periodik Global design standard merupakan standar perancangan dan manufaktur dies yang dibuat untuk dijadikan acuan pada saat pembuatan dies serta dipakai oleh grup Toyota yang ada di tiap negara, termasuk PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia. Jika pengetahuan desainer terhadap global design standard kurang, maka akan sering terjadi kesalahan saat proses perancangan, yang menyebabkan lead time
45
perancangan menjadi tinggi. Untuk itu salah satu penanggulangan yang dilakukan adalah review atau training tentang global design standard secara periodik untuk seluruh anggota desain. Yang dimaksud dengan periodik adalah proses yang dilakukan secara terjadual dan berkesinambungan, hal ini dilakukan karena setiap saat akan selalu ada perubahan (up-date) terhadap global design standard yang disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi. Pelaksanaan training ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Februari 2009 dan diikuti oleh seluruh anggota die desain. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.7 Tabel 5W+1H Problem 2 What
Why
How
Review pengetahuan Meningkatkan peglobal dsg standard secara periodik
ngetahuan tentang global dsg standard
Where
When
Who
Dengan melakukan - di seksi Jan '09 semua Flow PDCA 2 Desain s/d anggota Feb '09 Desain
FLOW PDCA 2 Tidak ada review Global Dsg Standard secara periodik
Setting schedule dan data peserta review / training
Pelaksanaan review tentang Global Design Standard
Evaluasi hasil review Global Design Standard
YA Implementasi pada pekerjaan desain
Gambar 4.2 Flow PDCA 2
TIDAK
46
Pada review atau training tersebut, penulis berperan sebagai trainer dan peserta training adalah seluruh anggota desain. Untuk visual global design standard dapat dilihat pada lampiran 4.2. 3. Tidak ada review flow design yang baku Alur proses perancangan ( flow design ) di seksi die design belum dibakukan, hal ini terjadi karena penggunaan software perancangan yang berbeda-beda sehingga tiap unit software mempunyai alur perancangan sendiri-sendiri. Alur proses perancangan harus dikaji ulang dan dibakukan, untuk menghindari ketidakseragaman langkah dalam hal perancangan. Di seksi die design penggunaan software untuk proses perancangan tidak sama, tetapi tipe out put data yang nanti dipakai oleh proses berikutnya sama, sehingga alur kerja desain harus dibuat sama untuk pencapaian target lead time yang telah ditentukan dengan mempertimbangkan kemampuan software dan sumber daya yang lain. Pembuatan alur proses pendesaian yang baru ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Februari 2009 dan dilakukan oleh penulis sendiri. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini :
Tabel 4.8 Tabel 5W+1H Problem 3 What
Dibuatkan metode
Why
Agar urutan proses
pendesainan yg baku pendesainan bisa seragam
How
Where
When
Who
Dengan melakukan - di seksi Jan '09 Mamat Flow PDCA 3 Desain s/d Mar '09
47
FLOW PDCA 3 Tidak dilakukan review alur pendesainan (flow design) yang baku
Analisa alur pendesainan yang ada
Menyusun alur pendesainan yang baku
Uji coba penerapan alur pendesainan yang baru
Evaluasi hasil penerapan alur pendesainan
TIDAK
YA Sosialisasi dan implementasi alur pendesainan yang baru
Gambar 4.3 Flow PDCA 3 Alur proses perancangan yang baru dapat dilihat pada lampiran 4.3. 4. Standar komponen bervariasi Pemilihan komponen dies pada saat proses perancangan memerlukan analisa yang tepat sehingga komponen yang akan digunakan tersebut tepat guna dan bisa berfungsi dengan baik. Komponen tersebut diperoleh dari bermacam-macam supplier, namun dengan analisa yang dilakukan menyangkut fungsi, kualitas dan harga, maka komponen yang bervariasi tersebut bisa diklasifikasikan dan dibuatkan suatu standar yang disebut DSP atau Dies Standard Part. Dengan adanya DSP ini maka pemilihan komponen dies pada waktu proses desain bisa lebih cepat. Referensi dalam hal pemilihan standar komponen untuk di grup Toyota sendiri adalah melalui suatu standar yang di sebut Stamping Manufacturing Standar
48
atau disingkat SMS. SMS ini merupakan standar yang dijadikan panduan dalam hal proses manufacturing dies. Penangulangan untuk pembuatan Dies Standard Part ini dilakukan di seksi die design pada bulan Februari 2009 s/d Maret 2009 oleh tim desain. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.9 Tabel 5W+1H Problem 4 What
Why
How
Where
When
Dibuatkan standar - Untuk mempercepat Dengan melakukan - di seksi Feb '09 DSP (Dies Standard Part )
proses penentuan Flow PDCA 4 komponen yg dipakai
Desain
s/d Mar '09
Who Tim Desain
FLOW PDCA 4 Standar komponen untuk dies masih bervariasi
Pendataan standar komponen
Analisa data standar komponen
Pembuatan DSP (Dies Standard Part)
Penerapan DSP (Dies Standard Part)
Evaluasi pemakaian DSP
TIDAK
YA Sosialisasi pemakaian standar DSP
Gambar 4.4 Flow PDCA 4 Untuk penanggulangan ini penulis termasuk dalam tim yang menyusun DSP tersebut. Contoh format DSP dapat dilihat pada lampiran 4.4.
49
5. Belum ada database ( library ) standar konstruksi dan komponen Dalam setiap proses perancangan dies, konstruksi yang dibuat maupun komponen yang dipilih mempunyai karakteristik yang sama, karena dies yang dibuat untuk proses stamping press body maupun frame sebuah mobil mempunyai dasar konstruksi yang sama. Pada kenyataannya seringkali untuk setiap proyek pekerjaan, desainer harus selalu mendesain konstruksi dies dan membuat komponen untuk dies tersebut dari awal, sehingga diperlukan waktu yang cukup lama untuk membuatnya. Dari masalah tersebut maka diperlukan suatu database atau library konstruksi dan komponen dies untuk mempercepat proses perancangan. Library tersebut dibuat di masing-masing software design yang ada, dan harus selalu dilakukan maintenance data jika terjadi perubahan terhadap konstruksi atau komponen yang digunakan. Penangulangan masalah ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Maret 2009 oleh PIC dari tiap software design yang ada, yaitu : 1) Catia
PIC : Mamat
2) Togo
PIC : Gunadi
3) Pro-E
PIC : Iman
4) Inventor
PIC : Firman
Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.10 Tabel 5W+1H Problem 5 What
Why
Dibuatkan library
Untuk mempercepat
konstruksi & komponen standar
proses pendesainan konstruksi
How
Where
When
Who
Dengan melakukan - di seksi Jan '05 PIC Flow PDCA 5 Desain s/d software Mar '05 desain
50
FLOW PDCA 5 Belum ada library konstruksi & komponen standar
Analisa konstruksi dan komponen standar
Pembuatan library konstruksi & komponen standar
Penerapan library konstruksi & komponen standar
Evaluasi hasil penerapan library
TIDAK
YA Sosialisasi library konstruksi dan komponen
Gambar 4.5 Flow PDCA 5 Contoh data library konstruksi dan komponen dapat dilihat pada lampiran 4.5. 6. Proses pengecekan desain masih manual lewat output data plotter Proses pengecekan konstruksi dilakukan secara manual setelah output 2D drawing diplotter, sehingga mengakibatkan waktu proses pengecekan lama karena ketersediaan mesin plotter yang ada hanya 1 unit. Untuk mengatasi masalah ini, maka standar urutan kerja (SUK) untuk proses pengecekan harus diubah, yaitu pengecekan dilakukan secara paralel oleh leader design tanpa harus menunggu desain selesai melalui data 3D dengan menggunakan software viewer (Fox-Viewer) maupun di software desain itu sendiri. Dengan cara tersebut maka total lead time perancangan dapat dikurangi, sekaligus juga sebagai penerapan dari sistem Built in Quality sebagai cara untuk
51
mendeteksi masalah dari awal saat proses berlangsung tanpa harus menunggu proses perancangan selesai. Jika masalah cepat ditemukan maka proses perbaikan pun dapat segera dilakukan. Pembuatan SUK pengecekan dengan data 3D Fox-Viewer dilakukan di seksi die design pada bulan Februari 2009 s/d Maret 2009 oleh seluruh tim desain. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.11 Tabel 5W+1H Problem 6 What
Why
How
Where
When
Membuat metode
Untuk mempercepat Dengan melakukan - di seksi Feb '09
pengecekan lewat data 3D di komputer
proses pengecekan pendesainan
Flow PDCA 6
Desain
FLOW PDCA 6 Proses pengecekan desain masih manual lewat output data plotter
Mendata software yang digunakan untuk proses pendesainan
Analisa fasilitas dan kemampuan software yang ada
Pembuatan SUK untuk pengecekan konstruksi 3D di software Fox-Viewer
Evaluasi SUK baru untuk proses pengecekan
YA Sosialisasi SUK proses pengecekan untuk data 3D konstruksi
Gambar 4.6 Flow PDCA 6
TIDAK
Who
Tim s/d Desain Mar '09
52
Penulis termasuk dalam tim yang menyusun SUK pengecekan data 3D. Contoh visual pengecekan data di Fox-Viewer dapat dilihat pada lampiran 4.6. 7. Software perancangan untuk satu nomor kanban dibuat heterogen Kanban adalah suatu sistem penandaan / penomoran dalam suatu proyek proses manufaktur dies. Satu nomor kanban adalah untuk satu set dies. Di seksi die design jenis software perancangan yang tersedia bermacam-macam, yaitu : Mechanical Desktop, Autodesk Inventor, Pro-E, Togo dan Catia. Out put data yang akan dipakai oleh proses berikutnya di seksi yang lain adalah berupa data drawing 2D dan data solid konstruksi 3D. Untuk data solid 3D output data yang dihasilkan adalah berupa data Togo, sehingga diperlukan konversi data untuk software selain Togo. Namun demikian hal ini sudah menjadi bagian dari alur proses perancangan yang harus dilakukan. Masalah sebenarnya yang terjadi adalah jika proses perancangan untuk satu nomor kanban dalam suatu proyek dilakukan secara tandem menggunakan software yang berbeda-beda ( heterogen ), maka proses konversi yang dilakukan akan sering terjadi, perbaikan akibat data konversi yang tidak bagus juga akan sering terjadi. Untuk itu penanggulangan yang dilakukan adalah dengan membuat metode scheduling yang tepat dalam hal pembagian loading pekerjaan di tiap software, agar dalam satu nomor kanban bisa dikerjakan menggunakan software yang sejenis. Pembuatan design scheduling ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Februari 2009 oleh tim desain beserta section head yang melakukan proses scheduling perancangan dan menentukan loading pekerjaan terhadap seluruh
53
anggota die desain. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.12 Tabel 5W+1H Problem 7 What
Why
How
Where
When
Menyusun format
Untuk menekan man Dengan melakukan - di seksi Jan '09
schedule loading pekerjaan di tiap S/W
hour deffect repair konversi data
Flow PDCA 7
Desain
Who
SH & s/d Tim Feb '09 Desain
FLOW PDCA 7 Software pendesainan untuk satu k anban dibuat heterogen
Mendata software yang digunakan untuk proses pendesainan
Analisa fasilitas dan kemampuan software yang ada
Penentuan klasifikasi loading pekerjaan dengan format design scheduling
Penerapan format design scheduling sesuai software desain
Evaluasi penerapan format design scheduling untuk loading desain
TIDAK
YA Sosialisasi penerapan format design scheduling
Gambar 4.7 Flow PDCA 7 Untuk penanggulangan masalah ini, penulis ikut terlibat menyusun format design scheduling yang digunakan pada saat penentuan loading pekerjaan desain di awal proyek. Contoh format design scheduling dapat dilihat pada lampiran 4.7.
54
8. Buku katalog dan proses perhitungan masih manual Pada saat proses perancangan diperlukan waktu yang cepat untuk menentukan komponen di katalog, namun saat ini katalog yang tersedia masih berupa data hard file berbentuk buku, sehingga pencarian komponen di katalog dirasa tidak efektif dan lama. Selain itu proses perhitungan yang dilakukan untuk menentukan press power dan pad power yang diperlukan untuk perancangan dies juga masih manual, sehingga kemungkinan terjadi salah perhitungan. Penanggulangan yang dilakukan adalah dengan cara mengumpulkan dan menyusun semua katalog komponen dalam bentuk soft data dan ditempatkan dalam server tertentu yang bisa diakses oleh seluruh anggota desain, soft data katalog tersebut diperoleh dari suplier komponen yang biasa digunakan saat perancangan. Kemudian selain itu juga dibuatkan program untuk perhitungan perancangan. Aktifitas ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Maret 2009. Penyusunan soft data katalog komponen dilakukan oleh penulis sendiri, sedangkan pembuatan program perhitungan perancangan dilakukan oleh PIC yang telah ditunjuk. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.13 Tabel 5W+1H Problem 8 What
Why
How
Where
When
Who
Disusun soft data
Untuk mempercepat Dengan melakukan - di seksi Jan '09 Mamat
katalog & program perhitungan desain
pencarian komponen dan perhitungan dsg
Flow PDCA 8
Desain
s/d & PIC Mar '09 Desain
55
FLOW PDCA 8 Buku katalog komponen dan perhitungan proses pendesainan masih manual
Mendata katalog dan proses perhitungan desain
Analisa katalog & proses perhitungan yg digunakan saat pendesainan
Penyusunan soft data katalog komponen & pembuatan program perhitungan design
Penerapan penggunaan soft data katalog dan program perhitungan design
Evaluasi penggunaan soft data katalog dan program perhitungan
TIDAK
YA Sosialisasi penggunaan soft data katalog dan program perhitungan
Gambar 4.8 Flow PDCA 8 Contoh bentuk soft data katalog komponen dapat dilihat pada lampiran 4.8, sedangkan program perhitungan proses perancangan dapat dilihat pada lampiran 4.9. 9. Teknikal data tidak lengkap Jenis teknikal data yang diperlukan saat proses perancangan antara lain : Process Sheet, Part Drawing, Die Face Data, Hinpyo serta dokumen pendukung yang merupakan feed back dari proyek sebelumnya. Penyediaan teknikal data ini dilakukan oleh bagian Technical Project. Masalah yang timbul adalah ketika teknikal data tersebut di terima oleh seksi die design, ada beberapa dokumen yang tidak lengkap, akibatnya ada penundaan
56
waktu yang dilakukan saat perancangan untuk menunggu kelengkapan teknikal data tersebut. Penanggulangan yang dilakukan untuk permasalahan ini adalah dibuatkan metode aliran distribusi teknikal data melalui time chart system, dan harus disepakati oleh semua seksi yang terkait. Sistem ini tidak mengharuskan teknikal data harus lengkap sebelum proses perancangan, tetapi penyediaan teknikal data dan proses perancangan bisa dilakukan secara paralel, sehingga konsumsi waktu proses menjadi lebih efisien. Penanggulangan masalah ini dilakukan di seksi die design bekerja sama dengan seksi technical project pada bulan Januari 2009 s/d Februari 2009. Pembuatan konsep time chart system ini dilakukan oleh penulis sendiri bekerja sama dengan PIC dari seksi lain yaitu seksi technical project, untuk menentukan sistem pembagian waktu distribusi teknikal data. Detail aktifitas yang dilakukan dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini :
Tabel 4.14 Tabel 5W+1H Problem 9 What
Why
Dibuatkan metode
Untuk menjamin
aliran teknikal data (time chart system)
kelengkapan teknikal data pendesainan
How
Where
When
Who
Dengan melakukan - di seksi Jan '09 Mamat Flow PDCA 9 Desain s/d & PIC Mar '09 T/P
57
FLOW PDCA 9 Teknikal data untuk pendesainan tidak lengkap
Analisa distribusi teknikal data
Membuat sistem distribusi teknikal data berupa time chart system
Penerapan format time chart system
Evaluasi hasil penerapan time chart system
TIDAK
YA Sosialisasi penerapan metode distribusi teknikal data
Gambar 4.9 Flow PDCA 9 Contoh format time chart system dapat dilihat pada lampiran 4.10. 10. Tidak ada pengecekan teknikal data Kesalahan isi dokumen teknikal data untuk perancangan sering terjadi. Jika kesalahan itu ditemukan diawal proses, maka hal itu tidak akan akan berpengaruh terlalu besar terhadap lead time perancangan. Tetapi jika ditemukan dipertengahan atau bahkan diakhir proses perancangan sehingga memerlukan perubahan konstruksi desain, maka hal itu akan sangat berpengaruh besar terhadap lead time perancangan. Untuk itu penanggulangan yang dilakukan untuk mengantisipasi hal tersebut adalah dilakukan aktifitas Kentokai ( pengecekan bersama ) dan dibuatkan check sheet untuk teknikal data yang diterima oleh die design.
58
Pembuatan check sheet teknikal data ini dilakukan di seksi die design pada bulan Januari 2009 s/d Maret 2009 oleh tim desain. Detail aktifitas dapat dilihat pada tabel analisa 5W+1H dan flow PDCA yang dilakukan dibawah ini : Tabel 4.15 Tabel 5W+1H Problem 10 What
Why
How
Where
When
Dibuatkan aktifitas
Untuk menghindari Dengan melakukan - di seksi Jan '09
Kentokai dan check sheet teknikal data
kesalahan teknikal data
Flow PDCA 10
Desain
Who
All s/d Member Mar '09 Desain
FLOW PDCA 10 Tidak ada pengecekan terhadap teknikal data
Analisa metode pengecekan yang efektif
Merancang & menyusun check sheet untuk teknikal data Penerapan check sheet untuk teknikal data
Evaluasi hasil penerapan check sheet teknikal data
TIDAK
YA Sosialisasi check sheet untuk teknikal data
Gambar 4.10 Flow PDCA 10 Untuk penyusunan check sheet teknikal data ini penulis terlibat dalam tim yang merumuskan format check sheet tersebut, dan contoh format check sheet teknikal data dapat dilihat pada lampiran 4.10.
59
4.3.2
Evaluasi Hasil Pada tahapan evaluasi hasil dapat terlihat pada pencapaian lead time
perancangan untuk proyek 800L/801L – EFC tahun 2009. Disini terlihat pencapaian aktual lead time telah lebih cepat dibandingkan dengan rencana yang targetkan untuk semua nomor kanban proses. Hal ini tentunya berkat adanya perbaikan dibeberapa faktor yang telah dilakukan. Data pencapaian lead time ini diperoleh dari laporan pencatatan jam kerja desain untuk proyek EFC di seksi die design, PT. TMMIN. Tabel 4.16 Data Lead Time Die Design 800L/801L-Project NO KBN NO.
PART NO.
C.PNT
PROCESS
PROGRES CONTROL STATUS
DELAY
MAN HOUR P
A
MH
MH/
LEAD TIME
DELAY C POINT
P
A
ANNUAL JOBS DESIGN RUTIN TOTAL
DESIGNER
BY
1 IA 04
58311-801L
1,60 Draw 1/3
CLOSE
2
208
195
13
121,9
26
24
21,5
216,5
2 IA 05
58311-801L
1,60 Trim 2/3
CLOSE
2
208
192
16
120,0
26
24
23
215
PRO-E
Tri W.
3 IA 06
58311-801L
1,60 Trim Flange 3/3
CLOSE
12
208
109,5
98,5
68,4
26
14
18,5
128
TOGO
Gunadi
4 IA 07
58111-800/801L
2,00 Draw 1/3
CLOSE
3
260
240,5
19,5
120,3
33
30
24
264,5
PRO-E
Ari
5 IA 08
58111-800/801L
2,00 Trim 2/3
CLOSE
14
260
153
107
76,5
33
19
22,5
175,5
TOGO
Roni
TOGO
Jamil
6 IA 09
58111-800/801L
2,00 Trim Flange 3/3
CLOSE
12
260
169,5
90,5
84,8
33
21
20,5
190
7 IA 10
58211-800/801L
1,60 Draw 1/3
CLOSE
4
208
175,5
32,5
109,7
26
22
25
200,5
8 IA 11
58211-800/801L
1,60 Trim 2/3
CLOSE
5
208
167
41
104,4
26
21
26
193
INV
Firman
INV
Rois
PRO-E
Joko
9 IA 12
58211-800/801L
1,60 Trim Flange 3/3
CLOSE
2
208
190
18
118,8
26
24
21,5
211,5
CATIA
Dany
10 IA 13
58311-800L
1,60 Draw 1/3
CLOSE
12
208
115
93
71,9
26
14
20
135
CATIA
Mamat
11 IA 14
58311-800L
1,60 Trim pierce 2/3
CLOSE
2
208
193
15
120,6
26
24
19,5
212,5
INV
Nanang
12 IA 15
58311-800L
1,60 Cam Flange 3/3
CLOSE
9
208
139
69
86,9
26
17
21
160
TOGO
Roni
Keterangan tabel : 1. Kanban number
: Identitas nomor proyek proses manufaktur dies.
2. Part number
: Nomor part yang diproses desain
3. C-Point
: Satuan konstanta untuk proses manufaktur dies.
4. Process
: Jenis proses yang dilakukan di dies yang dirancang.
5. Progress control : Status close jika proses perancangan telah selesai dilakukan dan delay menunjukan keterlambatan dalam satuan hari.
60
6. Man Hour
: Jumlah waktu kerja yang dilakukan dalam satuan jam. P = Planning dan A = Actual.
7. Man Hour Delay
: Menunjukkan penyimpangan waktu kerja dalam satuan jam.
8. MH / C-Point
: Menunjukkan pembagian antara Man Hour aktual dengan C-Point.
9. Lead Time
: Jumlah waktu kerja yang dilakukan dalam satuan hari. P = Planning dan A = Actual.
10. Annual Job
: Klasifikasi pemilahan konsumsi waktu proses terhadap jenis aktifitas yang tidak terkait langsung dengan proses desain, dan memiliki satuan jam.
Untuk contoh penentuan C-Point proses manufaktur dies dan penentuan lead time standar perancangan dies dapat dilihat di bab 2 halaman 22. Berikut adalah grafik yang menunjukkan kondisi pencapaian lead time antara rencana dengan aktual yang terjadi, sumbu X menunjukkan nomor kanban dan sumbu Y menunjukkan satuan pencapaian lead time, yaitu hari. GRAFIK LEAD TIME 800L/801L - PROJECT 35 30
DAY
25 20
PLANING ACTUAL
15 10 5 0 IA 04
IA 05
IA 06
IA 07
IA 08
IA 09
IA 10
IA 11
IA 12
IA 13
IA 14
KANBAN
Grafik 4.3 Grafik Lead time project 800L/801L
IA 15
61
Dari grafik lead time perancangan project 801L/800L - EFC tersebut dapat diketahui bahwa tidak terjadi lagi keterlambatan proses perancangan, sehingga pengiriman produk desain untuk next process dapat dilakukan tepat waktu sesuai dengan schedule yang telah ditetapkan. Dan pada akhirnya diharapkan secara total proses mamufaktur pembuatan dies di PT. TMMIN dapat berjalan dengan baik karena pencapaian lead time di awal proses yaitu proses perancangan telah berjalan sesuai dengan schedule dan kemudian diharapkan proses pengiriman produk dies kepada customer bisa tepat waktu (Delivery on Time). 4.3.3
Standarisasi Dari semua penangulangan yang telah dilakukan, ada beberapa hal yang bisa
dibuat standarisasi yaitu : 1. Standarisasi proses pengecekan desain. 2. Standarisasi alur proses perancangan. 3. Standarisasi konstruksi dan komponen desain 4. Standarisasi design scheduling 5. Standarisasi time chart system untuk teknikal data desain 6. Standarisasi proses pengecekan teknikal data desain. Tahapan selanjutnya adalah dilakukan kontrol berkala terhadap standarisasi yang telah dibuat, sebagai bagian dari evaluasi terhadap standar sehingga konsep perbaikan yang terus menerus untuk kemajuan organisasi ( seksi die design ) dapat terus ditumbuh kembangkan dan akan menjadi budaya kerja sehari hari.
