BAB 3 OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Magnus Mitra Sejahtera (Insurance Broker & Consultant) adalah perusahaan yang bergerak di bidang broker asuransi. Pemegang sahamnya terdiri dari lima orang yaitu Soedarto Jono, Lily Florencia Aswita, Salim Kartono, PT. Multi Kreasi Utama, dan PT. Trans Armada Indonesia. PT. Magnus Mitra Sejahtera (Insurance Broker& Consultant) adalah sebuah perusahaan independen dan profesional pialang dan konsultan asuransi, berdiri pada tanggal 20 April 2006 di Jakarta, sesuai Akta Notaris Linda Herawati SH No. 44 dan telah disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM dan mendapatkan izin untuk mengelola bisnis broker dan konsultan asuransi dari Menteri Keuangan Republik Indonesia No. KEP-119/KM.12/2006 pada tanggal 12 Oktober 2006 dan PT. Magnus Mitra Sejahtera telah terdaftar di Asosiasi Broker Asuransi Indonesia (ABAI) sejak Oktober 2006. Produk asuransi yang ditawarkan meliputi: 1) Asuransi Property All Risk Meliputi asuransi kebakaran dan kerusakan lain yang disebabkan oleh peristiwa yang bersifat tiba-tiba, meliputi perluasan jaminannya terhadap kerusuhan, pemogokan, huruhara, perbuatan jahat orang lain dan penjarahan, gempa bumi, badai, banjir, topan dan lain lain terhadap industri mulai dari rumah tinggal, rumah susun, perkantoran, show room mobil, toko, gudang, gedung bertingkat, pabrik dan industry lainya. PT. Magnus Mitra Sejahtera (Insurance Broker & Consultant) juga mengurus penempatan produk asuransi gangguan usaha yang merupakan perluasan Polis Asuransi Property All Risk & Machinery Breakdown. 33
34 2) Asuransi Aneka Meliputi Workmens Compensation, Personal Effect, Moveable All Risk, Commercial General Liability, Employer Liability, Freight Forwarder Liability, Professional Liability, Public Liability, Product Liability, Golf, Fidelity Guarantee, Directors and Officers, Bankers Blanket Bond, dan lain-lain. 3) Asuransi Pengankutan (Marine Cargo) Meliputi Pengangkutan Darat, Udara, Antar Pulau, Impor, Ekspor, Containers, Paket Pos, Pengangkutan Barang Pindahan, Pengiriman Souvenir hingga Paket Pos Kilat Khusus, dan lain-lain. 4) Asuransi Rangka Kapal Meliputi Hull & Machinery, Etc. dari berjenis - jenis kapal berkonstruksi besi baja, aluminium, dan fiberglass, Kapal Oil Tanker, Kapal Chemical Tanker, Kapal General Cargo, Kapal Bulk Carrier, Kapal Kontainer, Kapal Passenger, Kapal Roro Passenger, Kapal Ferry, Fishing Vessel, Supply Vessel, Kapal Tugboat, Kapal Tongkang (Barge) dan lain-lain. Termasuk juga asuransi untuk risiko pembangunan kapal (builders’ risks insurance). 5) Asuransi Penerbangan Meliputi Asuransi Satelit, Rangka Kapal Pesawat Udara, Penumpang, Liability, Third Party Liability, Cargo Liability, Baggage Liability, Loss of License, Airport Owner Liability, Personal Accident Crew, dan lain-lain. 6) Asuransi Engineering Meliputi Contractor All Risk (CAR), Erection All Risk, Contractor Plant Machinery (CPM) atau Asuransi Peralatan Berat, Machinery Breakdown (MB), Loss of Profit (LOP) Following
MB,
Electrical
Equipment
Insurance,
LOP
following CAR, Deterioration of Stock, CPM Non Project Civil Engineering Completed Risks, dan lain-lain.
35 7) Asuransi Oil and Gas Meliputi Oil and Gas on Shore Exploration, Oil and Gas on Shore Production, Oil and Gas on Shore Construction, Oil and Gas off shore Exploration, Oil and Gas off shore Production, Oil and Gas off shore Construction, Equipment All Risk Insurance, dan lain-lain. 8) Asuransi Kecelakaan Diri Meliputi Kecelakaan Diri, Asuransi Perjalanan, baik untuk Anak Sekolah, Karyawan Perusahaan, Pengunjung Wisata, Tamu Hotel, Mubalig, Haji & Umroh, dan lain-lain. 9) Asuransi Keuangan Meliputi Asuransi Uang di dalam lokasi, Uang dalam Perjalanan, Asuransi Ketidakjujuran Karyawan, Custom Bond, Bid Bond, Performance Bond, Advance Payment Bond, Maintenance Bond, Installment Sales Bond, dan lain-lain. 10) Asuransi Kesehatan dan Program Pensiun Meliputi Asuransi Kesehatan (Cash Benefit), Asuransi Kesehatan kumpulan Rawat Jalan, Rawat Inap, Perawatan Gigi, Persalinan, Cardiac, Kacamata, dan Program Pensiun serta Program Pesangon, Asuransi Jiwa. 3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1. Visi Menjadi pasangan kerjasama yang berkualitas dan dapat dipercaya untuk menangani pelayanan asuransi dan membantu dalam penyelesaian masalah klaim asuransi. 3.1.2.2. Misi Memberikan pelayanan asuransi yang profesional dengan biaya yang efektif dan pembaharuan-pembaharuan manajemen risiko.
36 3.2.
Struktur Organisasi 3.2.1. Struktur Organisasi
RUPS KOMISARIS DEWAN DIREKSI D irektur U ta m a
Dir. Operasional
D iv. S u r v e y & C la im
Bag. Marketing
Property & Casuality
Dir. Keuangan / Finance
D iv. P e laya n a n
ICT
Bag. Client Service
Motor Vechicles
Keuangan
Div. Keuangan
A c c o u n tin g & Tax
Div. Umum
HRD
Marine Cargo
Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT Magnus Mitra Sejahtera (Insurance Broker & Consultant)
Umum
37 3.2.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Komisaris Tugas dan wewenang Komisaris: 1. Mengawasi kegiatan direksi. 2. Memberikan pendapat dan saran terhadap program kerja yang diajukan direksi. 3. Menilai atas kinerja perusahaan meliputi aspek keuangan dan operasional. 4. Mengesahkan program kerja perusahaan. 5. Menerima atau menolak laporan pertanggungjawaban keuangan dan program kerja direksi tahun berjalan. 6. Memberhentikan untuk direksi yang bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar Perusahaan dan peraturan perundangundangan yang berlaku. 2. Direksi Tugas dan wewenang Direksi: 1. Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugas pengurusan
perusahaan dengan tetap
memperhatikan keseimbangan kepentingan seluruh pihak yang berkepentingan dengan aktivitas perusahaan. 2. Direksi wajib tunduk pada ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku, Anggaran Dasar dan keputusan RUPS dan memastikan seluruh aktivitas perusahaan telah sesuai dengan ketentuan peraturan-peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar, keputusan RUPS serta peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Menyampaikan laporan berkala kepada komisaris mengenai seluruh kegiatan perusahaan termasuk laporan keuangan.
4. Perbuatan hukum untuk mengalihkan, melepaskan hak atau menjaminkan
utang
harta
kekayaan
perusahaan
harus
mendapatkan persetujuan dari Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
38
5. Mengawasi kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan oleh perusahaan agar tidak melanggar hukum dan undang-undang yang berlaku. 3. Direktur Utama Tugas dan wewenang Direktur Utama: 1. Mengkoordinasikan dibidang
dan
administrasi
mengendalikan keuangan,
kegiatan-kegiatan
kepegawaian
dan
kesekretariatan. 2. Bertanggung jawab sepenuhnya kepada Dewan Komisaris. 3. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. 4. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar. 5. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. 6. Mengangkat maupun memberhentikan tiap personil atau pekerja dengan surat keputusan, dan mempunyai wewenang untuk memindahkan atau memutasikan. 7. Mengadakan kontrol-check keadaan keuangan perusahaan. 4. Direktur Operasional Tugas dan wewenang Direktur Operasional: 1. Menentukan lulus atau tidaknya karyawan masuk perusahaan. 2. Mengatur sistem kerja dan menyiapkan standar operasional perusahaan. 3. Dalam
melaksanakan
tugas-tugas
Direktur
Operasional
bertanggung jawab kepada Direktur Utama. 4. Berkewajiban membantu dan mengatur setiap pelaksanaan kerja yang bertujuan memperlancar operasional disegala bidang baik disiplin dan kemampuan manusianya, materialnya serta sistem administrasinya yang terpadu secara menyeluruh. 5. Sebagai
pembantu
pimpinan
menangani
khusus
bidang
perkantoran yang meliputi masalah personalia, administrasi perkantoran maupun ketertiban kantor.
39 6. Memberikan pengarahan dan teguran kepada karyawan yang tidak melaksanakan tugas dengan baik. 7. Mengevaluasi kinerja karyawan. 5. Direktur Keuangan Tugas dan wewenang Direktur Keuangan: 1. Secara rutin mengkoordinir dan mengawasi dalam arti luas segala kegiatan atau aktivitas keuangan perusahaan, dan membuat pertanggung jawaban masalah keuangan perusahaan kepada direktur sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Menetapkan dengan pembubuhan tanda paraf setiap persetujuan pembiayaan yang dapat dikeluarkan, dan memberikan laporan situasi kas kepada Direktur. 3. Mengawasi kegiatan yang berkaitan dengan ICT, divisi keuangan, dan divisi umum. 4. Melakukan pemeriksaan terhadap data gaji karyawan dan laporan-laporan perusahaan yang berkaitan dengan keuangan. 5. Mengawasi pelaporan pajak perusahaan dan pelaksanaannya dilakukan dengan tepat waktu. 6. Menjamin bahwa laporan keuangan perusahaan sudah disusun secara benar sebelum dilaporkan kepada direktur utama dan dewan direksi. 6. Divisi Keuangan Divisi Keuangan dan Umum dipimpin oleh seorang Kepala Divisi, yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: Tugas dan wewenang divisi keuangan: 1. Membuat dan mengusulkan usulan rencana anggaran. 2. Mengatur
pelaksanaan
tugas
yang
berhubungan
dengan
keuangan perusahaan antara lain : a. Mengatur pencatatan hasil transaksi dan hutang/piutang. b. Mengatur penagihan dan pembayaran. c. Melakukan investigasi. d. Melakukan perhitungan cash flow, neraca dan laba rugi. e. Menyiapkan data pelaporan pajak
40 3. Melakukan pemeriksaan, penelitian dan pengesahan awal data informasi yang tercantum dalam dokumen baik keluar maupun ke dalam. 4. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus administrasi dan arus pekerjaan harian. 5. Bertanggung
jawab
terhadap
keamanan
keuangan
dan
pengendalian intern perusahaan. 7. ICT (Information and Communication Technologies) Tugas dan wewenang ICT: 1. Melakukan perencanaan dan pengoperasian sistem ICT. 2. Monitoring & evaluasi keamanan sistem serta melakukan kontinuitas atas sistem ICT. 3. Bertanggung jawab atas manajemen proyek yang berkaitan dengan ICT. 4. Bertanggung jawab dalam pengadaan dan quality assurance yang berkaitan dengan kebutuhan ICT. 5. Menjaga keamanan sistem informasi perusahaan. 6. Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga atau vendor yang melakukan pengembangan sistem.
7. Melaporkan setiap kebutuhan yang berkaitan dengan sistem ICT kepada direktur keuangan.
3.3.
Sistem yang Berjalan 3.3.1. Proses Bisnis yang Berjalan Pertama-tama bagian marketing melakukan pendekatan kepada calon client yang potensial untuk bergabung, dengan cara mengunjungi calon client atau bisa melalui telepon maupun e-mail. Untuk itu calon Client yang membutuhkan jasa asuransi dapat mengirimkandata melalui fax atau e-mailyang berisi permintaan asuransi kepada PT. Magnus Mitra Sejahtera (Insurance Broker& Consultant) dan diterima oleh bagian Client Service. Setelah Client Service membaca permintaan asuransi dari client, mereka membuat Quotation Slip yang berisi rincian perusahaan mana yang menanggung, detil apa saja yang ditanggung, beserta harga yang ditawarkan pihak asuransi. Quotation Slip ini merupakan penawaran
41 dari pihak asuransi yang nantinya akan dikirimkan oleh Client Service ke client. Quotation Slip ini terdiri dari dua rangkap, rangkap pertama akan dikirim kepada client dan rangkap kedua untuk arsip perusahaan. Setelah Quotation Slip dikirim kepada client, Client Service menunggu persetujuan dari client, bila client setuju atas penawaran dalam Quotation Slip tadi, maka pihak asuransi bersama dengan divisi survei dan klaim melakukan survei objek yang akan diasuransikan. Setelah dilakukan survei objek asuransi, Client Service langsung membuat Closing Instruction berdasarkan Quotation Slip yang dikembalikan oleh client, yang sudah ditandatanganinya. Closing Instruction ini berisi sebanyak dua rangkap. Dimana rangkap pertama diberikan oleh Client Service kepada pihak asuransi dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip perusahaan. Closing Instruction yang dikirim ke pihak asuransi sekaligus merupakan instruksi penutupan premi. Setelah penutupan premi oleh pihak asuransi, Client Service membuat Debit Note berdasarkan Closing Instruction. Debit note ini merupakan tagihan yang harus di bayar oleh client. Debit note ini berjumlah sebanyak 3(tiga) rangkap. Rangkap pertama dikirimkan kepada client, rangkap kedua diserahkan kepada Bagian Keuangan, dan rangkap ketiga sebagai arsip perusahaan. Setelah client membayar, maka terbitlah polis. Polis ini terdiri dari tiga rangkap. Setelah polis terbit, pihak asuransi mengirimkannya ke pihak broker, dimana polis tersebut diterima oleh Client Service. Bagian Client Service menyerahkan rangkap pertama kepada client, dan rangkap 2 dan 3 disimpan sebagai arsip.Lalu setiap harinya Bagian Keuangan membuat Laporan Produksi Jasa / produksi harian berdasarkan Debit Note dari Client Service. Dan setiap akhir bulan dibuat juga Laporan Akhir Bulan oleh Bagian Keuangan yang isinya merupakan total pendapatan setiap harinya dalam sebulan.
42 3.4.
Desain Penelitian Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif. Data yang diperoleh dari penelitian, diolah dan kemudian dianalisis dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Metode-metode pengumpulan data yang digunakan meliputi : 1. Metode Studi Kepustakaan Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori dan informasi dari buku-buku, hasil penelitian ilmiah, dan sumber-sumber lainnya dengan mempelajari literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini. 2. Metode Studi Lapangan Penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung kepada perusahaan, untuk dapat memahami dan melihat keadaan yang sebenarnya dari suatu objek yang akan diteliti. Penelitian ini dapat dibagi menjadi : a) Observasi Observasi
dilakukan
dengan
pengamatan
langsung
ke
perusahaan dengan meneliti objek penelitian secara langsung untuk mengetahui keadaan secara langsung, sehingga dapat mengidentifikasi atau menemukan masalah-masalah yang ada pada PT. Magnus Mitra Sejahtera (Insurance Broker& Consultant). b) Wawancara Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan tanya jawab secara lisan mengenai sistem dan prosedur yang dijalankan oleh perusahaan. c) Studi Dokumentasi Studi
dokumentasi
dilakukan
dengan
mengumpulkan,
memeriksa atau mengevaluasi bukti-bukti dokumen yang dimiliki oleh perusahaan.
