34 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum PT. SAAG Utama. 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan. PT.SAAG Utama adalah sebuah perusahaan dagang yang bertindak sebagai agen penjual produk compressor yang diperlukan untuk mengebor sumber minyak atau gas. Aktifitas utama bisnisnya ditekankan pada pembelian dan penjualan barang dagang serta pelayanan kepada pelanggan. Para pelanggan potensial PT. SAAG Utama meliputi perusahaan pengeboran minyak atau gas alam di seluruh pelosok Indonesia. Perusahaan-perusahaan pengeboran minyak bumi dan gas di Indonesia mempunyai standar prosedur pembelian barang yang umum dimana seluruh transaksi pemesanan pembelian barang selalu didahului dengan transaksi penawaran harga kepada beberapa agen penjual produk dan suku cadang tak terkecuali PT.SAAG Utama baik melalui penunjukan langsung (inquiry) atau pelelangan (tender). Untuk meningkatkan penjualan, pihak perusahaan bersikap proaktif dalam mengajukan penawaran barang (Quotation) kepada perusahaan pengeboran minyak yang ada di seluruh Indonesia. Karena terbatasnya pangsa pasar yang ada dan terdapat beberapa pesaing, sedangkan transaksi penjualan hanya beberapa atau bersifat jarang maka untuk memperluas sumber pendapatan penjualan dan menjaga kredibilitas perusahaan di mata pelanggan, PT. SAAG Utama hanya
35 memasok beberapa suku cadang peralatan pengeboran minyak dan gas hingga produk perawatan mesin-mesin pengeboran minyak dan gas hanya dari barang memiliki jaminan kualitas terbaik dan memenuhi standar internasional
serta
dijual
dengan
harga
yang
bersaing,
sehingga
meperbesarkan kemungkinan untuk memenangkan order penjualan dari pelanggan melalui transaksi inquiry dan tender.
Untuk menjaga kualitas barang, pihak perusahaan terlebih dahulu menyeleksi semua Principal yang menjual produk-produk yang dipakai oleh perusahaan pengeboran minyak atau gas alam sebelum memutuskan menjadi rekanan Principal sebagai agen penjual dalam mendistribusikan produk yang ada. Principal yang dimaksudkan adalah sebuah perusahaan yang mewakili dan menjalin kerja sama dengan perusahaan manufaktur yang membuat produk dan suku cadang peralatan pengeboran minyak atau gas. Principal bertindak sebagai distributor utama dari produk manufaktur tersebut.
Semua produk yang dijual oleh Principal diimpor dari perusahaan manufakturnya yang berada di Amerika dan Inggris untuk yang dijual di Indonesia, antara lain yaitu: 1. COOPER ENERGY SERVICES : Ajax, Cooper Bessemer, Superior, Enterprise. Penn, Grifin. 2. ROLLS-ROYCE : Coberra, Allison, En-Tronic. 3. NORRISEAL : Liquid Level Conrollers, Liquid Level Switches, Chambers&Domes,
Control
Valves,
Pressure
36 Controllers, Temperature Controllers, Regulators, Check Valves. 4. BALON
: Ball Valve, Check Valve, Needle Valve.
5. CRANE
: Ball Valve, Check Valve, Glove Valve, Gate Valve.
6. FLOWSERVE : Mechanical Seals.
PT. SAAG Utama didirikan tanggal 20 Maret 1993 oleh Petrus Indratjuatja (Direktur Utama) dengan dasar akte notaris Hermawan Saputra, SH no. 142. Akte pendirian disahkan surat keputusan menteri kehakiman No. B24618 BT08.02.TH’1993 dengan bentuk badan hukum perusahaan perorangan, dan beralamat kantor di Menara Batavia, 21st lantai-1B Jl. K.H. Mansyur, Kav.126 Jakarta 10220, Indonesia. Perusahaan ini telah mendapat izin dari Departemen Perdagangan Republik Indonesia dan telah diumumkan dalam berita Negara R.I tanggal 18 April 1994. Saat ini PT. SAAG Utama telah beroperasi secara maksimum dengan 20 orang pekerja yang terdiri dari pemilik perusahaan, karyawan, manajer dan direktur. Saat ini omzet PT. SAAG Utama mencapai 20 juta USD dan 40 Milyar Rupiah.
Dalam menjalankan kegiatan operasional, PT. SAAG Utama sangat menekankan efisiensi tinggi untuk mengendalikan biaya dan meningkatkan laba operasional. Berdasarkan hal tersebut, pemilik dan direktur utama PT. SAAG Utama memutuskan untuk menerapkan sistem JIT dalam aktivitas pembelian dan penjualan barang dagang yang ada. Dengan sistem JIT, investasi untuk pembelian gudang, biaya yang berkenan persediaan barang dagang dapat dihilangkan, waktu
37 respon terhadap pemesanan barang dagang dari pelanggan lebih cepat dan harga penjualan barang dapat bersaing. Sistem JIT berhasil mendekatkan hubungan kerjasama PT. SAAG Utama dengan Principal. Hal ini, ditunjukkan dimana Principal dan Sales After Director PT. SAAG Utama bertanggung jawab proaktif terhadap kualitas dan jaminan garansi produk compressor yang dijual dengan tetap mengontrol kualitas barang yang dibeli pelanggan dan hadir pada saat pengujian pemakaian produk di tempat pengeboran yang berlangsung.
Saat ini PT. SAAG Utama menyewa sebuah gudang sementara (Exwarehouse) yang berlokasi di Singapura. Semua barang yang diajukan dalam PO kepada Principal, akan dikirimkan langsung dari pabrik manufaktur atau produsen pembuat produk yang berada di Amerika dan Inggris ke gudang sementara tersebut. Gudang ini berfungsi sebagai tempat transit, dan penyimpanan barang selama beberapa hari hingga barang tersebut dikirimkan ke perusahaan pengiriman umum, TIKI dan langsung diteruskan ke gudang pelanggan yang berlokasi di dekat pengeboran minyak atau gas alam.
Adapun alasan pemilik PT. SAAG Utama memilih menyewa sebuah gudang
sementara
(Ex-warehouse)
yang
berlokasi
di
Singapura
karena
pertimbangan efisiensi biaya dan jaminan keamanan. Perusahaan pengiriman umum, TIKI dipilih karena selain efisiensi biaya dan luasnya jangkauan pengiriman barang. Sedangkan dokumen lainnya seperti Invoice, faktur pajak dan Delivery Order beserta PO asli milik pelanggan dikirimkan ke kantor pusat pelanggan yang berlokasi di sekitar Jakarta untuk dilakukan penagihan.
38 Aktivitas utama penjualan barang dagang PT. SAAG Utama bersumber dari inquiry (penunjukkan langsung) dan tender (pelelangan). Di samping aktivitas tersebut PT. SAAG Utama bersikap proaktif dalam mengajukan penawaran barang (Quotation) kepada perusahaan pelanggan. Quotation yang dikirimkan PT. SAAG Utama memiliki 2 pengertian, yaitu : 1.
Surat penawaran harga barang kepada calon pembeli. Umumnya surat penawaran harga ini dikirimkan secara aktif ke seluruh kantor pusat perusahaan pengeboran minyak yang berlokasi di Jakarta dan tidak bergantung pada permintaan penawaran barang dari calon pembeli. Surat penawaran harga ini berisi harga produk baru, produk yang telah diupgrade, atau harga produk lama yang direvisi.
2. Dokumen yang merupakan jawaban penawaran harga dan status barang yang diminta calon pembeli melalui surat permintaan penawaran barang (SPPB). Jika barang Harga barang yang ditawarkan harus sesuai dengan barang yang disebutkan pada SPPB.
Baik melalui aktivitas inquiry dan tender, umumnya selalu dimulai perusahaan pelanggan mengajukan surat penawaran permintaan barang kepada berbagai agen pemasok compressor. Berdasarkan penawaran dari pelanggan, PT. SAAG Utama perlu menanyakan Principle Quotation (seperti nama barang, harga pembelian per unit jika barang tersebut seandainya dipesan pihak perusahaan, tanggal pengiriman dan status ketersediaan barang di gudang pemasok dan kontrak lainnya menyangkut garansi produk) untuk memastikan bahwa Principal harus dapat memenuhi syarat dan ketentuan yang ditetapkan
39 baik oleh perusahaan. Principle Quotation (PQ) ini merupakan surat permintaan penawaran harga dari PT. SAAG Utama kepada Principal dan penawaran ini tidak bersifat mengikat, artinya PT. SAAG Utama tidak wajib melakukan pemesanan pembelian terhadap barang yang diajukan dalam PQ tersebut. Sebagai balasannya, Principal mengirimkan Principal Quote Response (PQR) yang berisi jawaban yang diminta oleh pihak perusahaan.
3.1.2 Ketentuan Dalam Transaksi Permintaan Penawaran Dengan Calon Pembeli Setiap kali menerima SPPB (Surat Permintaan Penawaran Barang) untuk transaksi Inquiry atau penunjukan langsung atau undangan untuk hadir dalam pelelangan. Calon pembeli umumnya selalu mengajukan syarat-syarat tertentu seperti syarat kredit, batas maksimal harga pembelian barang yang diinginkan, kepastian jaminan garansi produk, serta mengajukan denda keterlambatan pengiriman yang besarnya bervariasi sekitar 1% -5 % dari total PO calon pembeli (sesudah PPN) yang nantinya diajukan apabila seandainya calon pembeli tersebut menyetujui penawaran PT. SAAG Utama. Disamping itu terdapat denda pembatalan terhadap PO yang diajukan calon pembeli bervariasi sebesar 5- 10 % dan adanya dana jaminan pelaksanaan terhadap PO tersebut yang besarnya tergantung calon pembeli. Dana jaminan ini akan efektif disetorkan ke rekening yang diminta calon pembeli, apabila seandainya manajemen puncak PT. SAAG Utama menyetujui persyaratan pada SPPB atau undangan tersebut. Dana jaminan baru akan dikembalikan ke rekening PT. SAAG Utama setelah 6 bulan pemakaian barang yang dibeli tersebut oleh calon pembeli.
40 3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.3
Uraian tanggung jawab A. President Director Tugas dan wewenangnya : 1. Merupakan pemilik dan pendiri PT. SAAG Utama dan memegang kekuasaan penuh untuk menentukan kebijakan perusahaan. 2. Bertanggung jawab penuh atas otorisasi dan pembayaran semua transaksi pengeluaran kas terutama dalam mata uang Dollar Amerika. 3. Membantu Sales After Director memeriksa barang yang telah dikirimkan ke gudang sementara.
B. Managing Director Tugas dan wewenangnya : 1. Bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan dengan memberi koordinasi dan mengawasi kegiatan
41 yang dilakukan perusahaan agar sesuai tujuan dan kebijakan perusahaan. 2. Bertanggung jawab penuh atas otorisasi semua transaksi dalam mata uang Rupiah. 3. Meminta dan menerima pertanggungjawaban dari manajer-manajer yang dipimpinnya dalam menjalankan kegiatan perusahaan. 4. Memberi laporan secara teratur sebagai pertanggungjawaban kepada Presiden Direktur.
C. After Sales Director 1. Bertanggung jawab untuk mengontrol kualitas barang yang telah dibeli oleh pelanggan. 2. Memeriksa spesifikasi teknis barang bersama president director dan staff technical support 3. Hadir pada pengujian pemakaian produk di tempat pengeboran dan memberikan feedback kepada Principal atas kualitas barang yang telah dibeli pelanggan dan telah diuji cobakan pemakaiannya. 4. Bertanggung jawab dan menyelidiki transaksi retur penjualan dari pelanggan terutama yang disebabkan karena kerusakan teknis. 5. Bertanggung jawab dan mengontrol penuh atas retur pembelian perusahaan 6. Bertanggung jawab atas transaksi penggantian barang yang diretur pelanggan.
42 After Sales Director turut membawahi Sales&Marketing Manager dan staff technical support administrasi penjualan.
D. Sales and Marketing Manager 1. Menetapkan harga jual, termasuk diantaranya melakukan negosiasi harga dan kontrak dengan perusahaan pelanggan. 2. Menentukan strategi pemasaran dan analisa penjualan 3. Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengendalian anggaran penjualan dan pemasaran. 4. Bertanggung jawab atas terpenuhinya permintaan penawaran barang dari pelanggan. 5. Mengkoordininasi seluruh aktivitas penawaran barang kepada pelanggan. 6. Bertanggung jawab untuk memenangkan pesanan pelanggan, menghadiri proses tender, dan mengawasi aktivitas permintaan penawaran harga kepada principal. 7. Mengawasi dan memastikan transaksi pengiriman barang ke gudang pembeli tepat pada waktunya. 8. Melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, kontrak dan ketersediaan barang dari Principal untuk memenuhi penawaran barang dari pelanggan. 9. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan Principal dan pelanggan. 10. Bertanggung jawab atas pembelian barang dari principal, dan mengontrol aktivitas pengiriman barang dan retur barang (jika ada).
43 11. Membuat laporan seluruh aktivitas permintaan penawaran barang dari pelanggan yang tidak atau berhasil dipenuhi, penggunaan anggaran penjualan tiap 3 bulan sekali kepada Managing Director.
E. Administrasi Penjualan 1. Menerima order dari pelanggan 2. Membuat dan mengirimkan Quotation ke perusahaan pelanggan. 3. Membuat Principle Quotation (PQ) Principal 4. Membuat DO ke pelanggan, 5. Membuat PO dan DO ke Principal 6. Mejalin hubungan baik dengan pelanggan. 7. Melakukan pencatatan transaksi permintaan penawaran dari calon pembeli. 8. Menbuat laporan penjualan produk dan laporan penjualan per pelanggan kepada Sales & Marketing Manager.
F. Staff Technical Support 1. Membantu Sales After Director memeriksa spesifikasi dan kualifikasi teknis serta kerusakan barang yang diretur oleh pelanggan. 2. Membuat Laporan Pemeriksaan Barang (LPB) kepada Sales After Director.
G. Finance Manager 1. Mengontrol terjadinya kewajiban (hutang) kepada principal. 2. Menetapkan anggaran untuk setiap divisi.
44 3. Bertanggungjawab atas pengendalian penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan. 4. Mengawasi penggunaan cek perusahaan. 5. Bertanggungjawab memantau aktivitas seluruh keuangan terhadap rekening bank perusahaan. 6. Mengawasi dan menandatangani pencatatan transaksi keuangan ke dalam voucher penerimaan dan voucher pengeluaran kas.
H. Staff Keuangan 1. Mencatat dan menjurnal transaksi penerimaan dan pengeluaran kas ke dalam receipt voucher dan payment voucher. 2. Bertanggung jawab atas penggunaan dana perusahaan (termasuk dana kas kecil) 3. Membuat laporan penerimaan kas sehubungan dengan transaksi penjualan kepada manajer keuangan (Finance Manager) 4. Membuat laporan pembayaran kas sehubungan dengan pembelian barang dagang dan laporan rekonsilasi bank secara periodik. 5. Membuat faktur (invoice) dan faktur pajak 6. Menerima cek dari pelanggan dan menyetorkannya ke bank 7. mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan arus kas dan Bank.
I. Manager Akuntansi 1. Menagawasi penggunaan voucher yang ada. 2. Mengkoordinir kegiatan pembukuan perusahaan
45 3. Memeriksa laporan keuangan dan melaporkannya kepada direktur utama. 4. Bertanggungjawab atas seluruh pembukuan perusahaan.
J. Staff Akuntansi 1. Mencatat voucher penjualan dan voucher penggunaan kas kecil. 2. Melakukan semua pencatatan transaksi dari seluruh voucher ke dalam jurnal, posting ke buku besar. 3. Membuat laporan keuangan
3.1.4. Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan 3.1.4.1.
Prosedur Sistem Penjualan Yang Sedang Berjalan 1. Transaksi pesanan penjualan PT. SAAG Utama selalu dimulai dengan transaksi permintaan penawaran barang dari pelanggan. Bagian penjualan menerima SPPB (Surat Permintaan Penawaran Barang) dari calon pembeli barang.
2. Berdasarkan SPPB dari pelanggan maka bagian penjualan kemudian mengecek data barang yang diminta oleh pelanggan untuk ditawarkan, jika barang yang dipesan tidak ditemukan pada katalog, maka SPPB dikembalikan kepada calon pembeli. 3. Jika valid, maka bagian penjualan membuat Principle Quotation (PQ) sebanyak 2 rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : a. PQ rangkap 1 diserahkan kepada Principal b. PQ rangkap 2 dan SPPB diarsipkan sementara menurut nomor
46 4.
Bagian penjualan menerima jawaban atas Principle Quotation yang dikirimkan yaitu berupa dokumen Principal Quote Response (PQR) dari Principal, kemudian dibandingkan dengan PQ rangkap 2 yang telah diarsipkan menurut nomor.
5.
Jika valid, maka bagian penjualan akan membuat Quotation kepada calon pembeli. Quotation merupakan surat penawaran harga barang.
6.
Jika tidak valid, maka bagian penjualan akan membuat konfirmasi Principle Quotation dan PQR dikirimkan kembali kepada Principal.
7.
Jika bagian penjualan menerima dokumen Quote Response dari calon pembeli, maka manajer penjualan dan pemasaran akan menghadiri pelelangan pada tempat yang ditetapkan oleh calon pembeli. Quote Response merupakan dokumen yang berisi undangan untuk menghadiri pelelangan dan konfirmasi ulang atas transaksi permintaan penawaran barang dan syarat-syarat tertentu dari calon pembeli seperti syarat pengiriman, pembayaran serta batas harga pembelian barang yang diinginkan calon pembeli.
8.
Jika perusahaan tidak berhasil atau memenangkan lelang, maka manajer penjualan dan pemasaran harus membuat laporan mengenai status transaksi penawaran kepada direktur. Laporan dibuat berdasarkan SPPB dan Quote Response serta SKKPL yang dari calon pembeli. Lalu SPPB dan Quote Response diarsipkan permanen menurut nomor. SKKPL diarsipkan sementara menurut nomor.
47 9.
Jika berhasil memenangkan lelang, maka pihak perusahaan akan menerima SKPPL (Surat Keputusan Penetapan Pemenang Lelang) dari panitia lelang dan menunggu pengiriman PO dari Pelanggan.
10.
Bila jenis transaksi disebutkan pada SPPB terdahulu adalah inquiry, maka transaksi permintaan penawaran barang ke calon pembeli hanya sampai sebatas pengiriman Quotation. Selanjutnya tergantung pada pertimbangan calon pembeli, apakah mau meneruskan transaksi permintaan penawaran tersebut menjadi pemesanan pembelian barang.
11.
Bagian penjualan menerima pesanan pelanggan sebanyak 3 rangkap yang diperoleh baik melalui transaksi inquiry maupun tender dan kemudian membuat PO kepada Principal dan DO (Delivery Order) atas pesanan pelanggan yang didistribusikan sebagai berikut : a. PO #3 untuk bagian keuangan b. PO #2 diarsipkan sementara berdasarkan nomor. c. PO #1 digunakan untuk untuk membuat PO perusahaan sebanyak 4 rangkap kepada Principal dan DO untuk pelanggan sebanyak 4 rangkap dan diarsipkan sementara menurut nomor. d. PO milik perusahaan masuk ke dalam sistem pembelian barang.
12. Memeriksa spesifikasi barang berdasarkan Invoice rangkap#1, faktur pajak sebanyak 3 rangkap dari bagian keuangan, dan PO Pelanggan rangkap#1 serta DO sebanyak 4 rangkap yang diambil dari arsip. Selanjutnya barang dikirimkan. 13. Invoice rangkap #1, 3 rangkap faktur pajak, DO rangkap #1 dan PO Pelanggan rangkap #1 dikirimkan ke pelanggan.
48 14. DO rangkap #2 diserahkan kepada kurir bersama barang 15. DO rangkap #3 untuk slip pembungkus yang ditempelkan pada kotak kemasan barang. 16. DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2 yang diterima dari bagian akuntansi, staf penjualan membuat laporan penjualan per produk dan penjualan per pelanggan, kemudian diserahkan kepada pihak manajemen. 17. DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2 diarsipkan sementara menurut nomor.
Bagian Keuangan 18. Menerima PO rangkap #3 milik pelanggan dari bagian penjualan dan kemudian membuat invoice dan faktur pajak, dengan distribusi : a. Invoice rangkap #1 dan faktur pajak rangkap #1, #2, #3 diserahkan kepada bagian penjualan. b. Invoice rangkap 2, faktur pajak rangkap #5 dan PO Pelanggan rangkap #3 diserahkan diserahkan kepada bagian akuntansi. c. Faktur pajak rangkap #4, diarsipkan sementara berdasarkan abjad.
Bagian Akuntansi 19. Menerima PO Pelanggan rangkap#3, Invoice rangkap 2, dan faktur pajak rangkap 5 dari bagian keuangan. Selanjutnya berdasarkan ketiga dokumen tersebut, maka staff akuntansi mengisi Sales voucher untuk merekam transaksi penjualan. 20. Faktur pajak rangkap#5 dan PO Pelanggan rangkap#3 diarsipkan sementara. 21. Invoice rangkap#2 diserahkan kepada bagian penjualan.
49 22. Menerima konfirmasi tertulis mengenai tanggal penerimaan Invoice/tagihan dari kantor pusat pelanggan berupa salinan PO Pelanggan. Selanjutnya staff akuntansi akan memperbaharui tanggal penerimaan tersebut ke dalam voucher penjualan dan mempostingnya ke dalam jurnal penjualan secara periodik. 23.
Sales voucher dan konfirmasi penerimaan tagihan (salinan PO Pelanggan) kemudian diarsipkan permanen menurut nomor.
3.1.4.2 Prosedur Penerimaan Pembayaran Dari Pelanggan Bagian Keuangan 24. Dimulai dari staff keuangan menerima bukti transfer bank dari pelanggan. Bukti transfer bank dibadingkan dengan Faktur Pajak rangkap #4 yang diambil dari arsip sementara 25. Jika tidak valid, maka Bukti Transfer Bank dikembalikan kepada pelanggan dan Faktur Pajak rangkap #4 diarsipkan sementara memurut abjad. 26. Jika valid maka transaksi penerimaan kas dari pelanggan dicatat dalam voucher penerimaan kas. 27. Voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank milik pelanggan kemudian diserahkan kepada bagian akuntansi. 28. Menerima voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank pelanggan dari bagian akuntansi, berdasarkan dokumen tersebut bagian keuangan membuat bukti kas masuk (BKM) sebanyak 2 rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : a.
BKM rangkap #1 diserahkan kepada kantor pusat pelanggan
50 b.
BKM rangkap #2 dan Bukti Transfer Bank milik pelanggan diarsipakn sementara menurut nomor dan secara periodik digunakan untuk membuat laporan pembayaran pelanggan dan diserahkan kepada manajemen
29.
Bukti transfer Bank pelanggan dan BKM rangkap #2 dibandingkan dengan laporan bank untuk dibuat laporan rekonsilasi bank.
30.
BKM rangkap #2 dan Bukti Transfer Bank pelanggan diarsipkan permanen menurut nomor. Laporan bank dan laporan rekonsiliasi bank diserahkan kepada manajemen.
Bagian Akuntansi 31.
Menerima voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank pelanggan dari bagian keuangan. Berdasarkan dokumen tersebut, maka staff bagian akuntansi melakukan posting ke dalam jurnal penerimaan kas.
32.
Voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank pelanggan kemudian dikembalikan kepada bagian keuangan.
3.1.4.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan Bagian Penjualan 1. Menerima pemberitahuan retur penjualan dari pelanggan, termasuk nota debet, yang dikirimkan bersama sertifikat manufaktur, PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap#1. Staff penjualan kemudian membandingkan dokumen tersebut dengan DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2 yang diambil dari arsip.
51 2. Bila ternyata tidak valid, maka DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2 diarsipkan kembali menurut nomor. a. PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap #1 dikembalikan ke pelanggan bersama nota debet. 3. Bila valid, maka staff penjualan melakukan kofirmasi ke Principal dan membuat TTB sebanyak 3 rangkap lalu diarsipkan sementara menurut nomor. 4. PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap #1 dan nota debet pelanggan diserahkan ke bagian akuntansi. 5. Menerima PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1 dan nota debet yang ditolak bagian akuntansi, berdasarkan dokumen tersebut maka staff penjualan membuat Surat Penolakan Retur. a. TTB sebanyak 3 rangkap kemudian dibatalkan dan diarsipkan secara permanen menuru nomor b. Surat penolakan retur, PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1 dan nota debet dikembalikan kepada pelanggan bersama sertifikat manufaktur.
6. Menerima PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1 dan nota debet dan memo kredit sebanyak 3 rangkap dan kemudian diverifikasi dengan TTB sebanyak 3 rangkap yang diambil dari arsip. 7. PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1, TTB rangkap #1, dan Memo kredit rangkap #1 diserahkan kepada pelanggan.
52 8.
Memo kredit rangkap #2 bersama sertifikat manufaktur masuk ke dalam sistem retur penjualan.
9.
Memo kredit rangkap #3 diserahkan kepada technical support untuk meneriksa barang sebelum diambil dan diserahkan kepada kurir Principal.
10. Setelah memeriksa barang, Memo kredit rangkap #3 digunakan untuk membuat LPB (Laporan Pemeriksaan barang) dan laporan retur penjualan. Lalu laporan tersebut diserahkan ke manajemen. Memo kredit rangkap #3 diarsipkan sementara menurut nomor.
Bagian Akuntansi 11. Menerima PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1 dan nota debet, kemudian dibandingkan dengan Sales voucher untuk mengecek tanggal penerimaan tagihan. Bila tagihan valid atau sudah diterima oleh pelanggan (kantor pusat pelanggan), maka staff akuntansi akan membuat memo kredit sebanyak 4 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut : i. Memo kredit sebanyak 3 rangkap, PO Pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap #1 diserahkan kepada bagian penjualan. ii. Memo kredit rangkap #4 dan nota debet dari pelanggan masuk ke sistem retur pembelian. 12. Bila tidak valid, maka PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1 dan nota debet dikembalikan ke bagian penjualan.
53
3.1.4.4 Prosedur Sistem Penggantian barang Bagian Penjualan 1. Dimulai dari bagian penjualan menerima konfirmasi barang pengganti secara tertulis dari Principal. Konfirmasi ini berisi nama barang, jumlah barang yang diganti dan tanggal pengiriman barang dari gudang pemasok serta perkiraan tanggal barang tiba ke gudang sementara milik perusahaan. 2. Dokumen konfirmasi barang pengganti dari Principal kemudian dibandingkan dengan memo kredit lembar #3, jika tidak valid maka : a. Dokumen konfirmasi barang pengganti dikirimkan kepada Principal bersama surat pemberitahuan yang dibuat oleh Sales After Director. b. Memo kredit lembar #3 diarsipkan sementara menurut nomor. 3. Jika valid, maka dibuat 3 rangkap BPB dan DO untuk pengiriman barang pengganti. Barang baru akan diambil dan diperiksa setelah ada konfirmasi dari Principal bahwa barang telah tiba di Gudang sementara milik perusahaan (Ex-Warehouse). Adapun dokumen BPB dan DO untuk pengiriman barang pengganti dibuat dan didistribusikan sebagai berikut : a. BPB lembar #1 dan DO lembar #1 untuk barang pengganti diserahkan kepada pelanggan. b. DO lembar #2 diserahkan kepada kurir bersama barang pengganti c. DO lembar #3 untuk slip pembungkus
54 d. BPB lembar #2 untuk bagian Akuntansi e. BPB lembar #3, Memo Kredit lembar #3, dan DO untuk barang pengganti diarsipkan sementara menurut nomor, dan digunakan untuk membuat laporan penggantian barang kepada manajemen. Bagian Akuntansi 1. Menerima BPB lembar #2 dari bagian penjualan. 2. Verifikasi BPB lembar #2 dengan Nota debet pelanggan dan Memo kredit lembar #4, lalu diarsipkan permanen menurut nomor.
55
Gambar 3.2 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Tender
56
Mulai N
Principal
Terima permintaan penawaran barang
Quote_ Response
PQ
2
SPPB
Bandingkan
Cek data barang pada katalog Valid?
Valid?
Ya
Tidak Buat Principle Quotation
Ya
Tidak
Buat Qtn
Buat konfirmasi Principle Quotation
Quotation
SPPB PQ PQR
SPPB
Calon Pembeli
2
Konfirmasi Principle Quotation
2 PQ
Calon Pembeli
1
N Principal N Principal
Qtn = Quotation PQR = Principal Quote Response PQ = Principle Quotation
Gambar 3.3 Trnasaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Inquiry
57
Gambar 3.4 Sistem Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)
58 Bagian Penjualan
N 3
4 Invoice
1
3 3
2 2
Faktur Pajak
DO
1 PO Cust
1
1
Ambil barang, Periksa spesifikasi barang dan kirim barang
Invoice
4
Apabila barang yang dikirim Principal telah sampai ke gudang sementara
Untuk Slip pembungkus
1
Diserahkan bersama barang
4 3 Invoice
2
2 DO
1 3
Buat laporan
2 Faktur pajak 1
DO Invoice
PO Cust
4 2
1
Laporan Penjualan produk Penjualan per pelanggan
Diserahkan kepada kurir
N
Manajemen
Pelanggan
Gambar 3.5 Sistem Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)
59
Gambar 3.6 Sistem Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)
60
Gambar 3.7 Sistem Prosedur Penerimaan Kas
61 Bagian Akuntansi
N
5
Voucher Penerimaan Kas Voucher Penjualan Bukti Transfer Bank
Posting ke jurnal penerimaan kas
6
Jurnal penerimaan kas
Gambar 3.8 Porsedur Sitem Penerimaan Kas (Lanjutan)
62
Gambar 3.9 Sistem Prosedur Retur Penjualan
63 Bagian Akuntansi
1
PO Cust
1 N
DO
1 Invoice
1 Sales Voucher
Nota debet
Cek tanggal terima barang
Tidak
PO Cust
Valid?
Ya
1
DO
Buat memo kredit
1 Invoice
1 PO Cust Nota debet
1
DO
1 Invoice
1
Nota debet 4 3 2 2 Memo Kredit
1
Retur pembelian
3
Gambar 3.10 Prosedur sistem retur penjualan (lanjutan)
64
Bagian Penjualan
2
3
PO Cust PO Cust
1
1
DO
DO
Invoice
1 Invoice
A
1 1 3
1
3 2 2
Nota debet
Memo Kredit
1
TTB
1
Buat surat penolakan retur verifikasi 3 2 TTB
PO Cust
1
PO Cust
Bersama sertifikat manufaktur
1
DO
1 Invoice
Oleh Technical Support
1 3
1 Invoice
Pembatalan TTB
1
DO
Surat penolakan retur
Bersama sertifikat manufaktur
2
1 Memo Kredit
Nota debet
1 Periksa dan serahkan barang
3 2 3
TTB
Diserahkan pada kurir Principal
1
2 TTB
Buat Laporan retur pelanggan dan LPB
1 Pelanggan
Pelanggan
Retur pembelian
Memo Kredit 3
A LPB N Laporan retur penjualan
LPB = Laporan Pemeriksaan Barang
N
Manajemen
Gambar 3.11 Sistem Prosedur Retur Penjualan (Lanjutan)
65
Gambar 3.12 Sistem Prosedur Penggantian Barang
66 Bagian Akuntansi
4 Memo Kredit 4
BPB
2
Nota debet (Pelanggan)
Verifikasi
BPB
2
Memo Kredit 4 Nota debet (Pelanggan)
N
Selesai
Gambar 3.13 Sistem Prosedur Penggantian Barang
67 Purchase Order Surat Permintaan Penawaran Barang Invoice Calon Pembeli
Pelanggan
Surat Permintaan Penawaran Barang Invalid
Delivery Order Faktur Pajak
Pembayaran Bukti Kas Masuk Surat Penolakan Retur
Quotation Quote_Response
Sistem Penjualan Dan Piutang Dagang Pada PT. SAAG Utama
Nota debet
Memo Kredit Tanda Terima Barang Bukti Penggantian Barang
Manajemen
Gambar 3.14 Diagram Hubungan Sistem yang Sedang Berjalan
68
Surat Permintaan Penawaran Barang
Calon Pembeli
Katalog Barang
1.0 Penawaran
Surat Permintaan Penawaran Barang Invalid
Penawaran calon pembeli
Quote Response
Status penawaran berhasil Pelanggan 2.0 Penerimaan Pesanan Pelanggan
Pesanan Pelanggan
Purchase Order Pelanggan
3.0 Buat Delivery Order
Delivery Order
Delivery Order Invoice Faktur Pajak 4.0 Buat Invoice dan faktur pajak
Pelanggan
Faktur Pajak
Bukti Kas Masuk
5.0 Penerimaan pembayaran pelanggan
Invoice
Bukti Kas Masuk
Nota debet 6.0 Retur Penjualan
Memo kredit Tanda Terima Barang
Tanda Terima Barang Bukti Penggantian Barang Memo Kredit
7.0 Penggantian Barang dan buat DO untuk barang pengganti
DO Penggantian barang
BPB BKM
Buat laporan Laporan status penawaran calon pembeli Laporan penjualan per produk
Penawaran Pelanggan
Laporan penjualan per pelanggan Laporan pembayaran
Laporan retur penjualan Manajemen Laporan penggantian barang
Gambar 3.14 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan
69 3.5 Analisa Permasalahan dan Identifikasi Kebutuhan Informasi Masalah yang terjadi di dalam organisasi diidentifikasikan sebagai sesuatu yang menghambat kinerja organisasi untuk mencapai sasarannya. Sebelum menganalisis permasalahan yang terjadi dan menyusun solusi pengembangan sistem baru, perlu dilakukan analisis terhadap hasil penelitian. Pada PT. SAAG Utama, sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan masih terdapat beberapa masalah yang dapat disimpulkan : Identifikasi masalah pertama: a)
Perusahaan belum pernah mengalami masalah dalam mengelola transaksi piutang usaha dan penerimaan pembayaran dari pelanggan sehingga pihak manajemen kurang memberikan perhatian untuk mengendalikan transaksi piutang usaha akibatnya tak ada laporan mengenai piutang usaha yang dihasilkan untuk manajemen. Besarnya saldo piutang pelanggan diketahui melalui laporan penjualan per pelanggan yang dihasilkan oleh divisi penjualan.
b)
Tidak adanya pembatasan terhadap kredit yang diberikan kepada pelanggan.
Titik Keputusan : a) Tidak adanya pembatasan limit kredit, dapat memungkinkan timbulnya piutang macet apabila seandainya pihak perusahaan menerima pesanan penjualan dalam jumlah cukup besar dari calon pembeli (terutama dari pelanggan lama) tanpa dibarengi pemeriksaan terhadap riwayat catatan pembayaran pelanggan tersebut di masa lalu. Catatan pembayaran pelanggan berisi rincian mengenai nama pelanggan yang melakukan transaksi beserta
70 nomor dan tanggal Invoice, tanggal jatuh tempo Invoice, jumlah tagihan dan tanggal penerimaan pembayaran pelanggan ke rekening bank perusahaan, jumlah hari keterlambatan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Dari catatan pembayaran dan transaksi yang dilakukan pelanggan, dapat dilakukan penilaian terhadap kredibilitas pelanggan. Apabila kredit diberikan tanpa batas kepada pelanggan yang bermasalah dengan ketepatan waktu pembayaran piutangnya, maka terdapat kemungkinan munculnya piutang macet yang cukup besar, maka aliran kas perusahaan akan terganggu.
b)
Kurangnya laporan mengenai transaksi piutang usaha, pihak manajemen akan mengalami kesulitan memperoleh informasi mengenai transaksi piutang usaha dan penerimaan pembayaran tagihan dari pelanggan, seperti Invoice yang mana telah lewat tanggal jatuh tempo, berikut nama pelanggan yang belum membayar tagihan dan seberapa besar jumlah piutang tersebut. Dan hal tersebut menyebabkan pengendalian manajemen terhadap transaksi piutang usaha menjadi lemah.
Alternatif pemecahan masalah dan Identifikasi kebutuhan informasi : 9 Memberikan konfirmasi dan penjelasan kepada pihak manajemen puncak, bahwa transaksi piutang usaha memegang peranan penting bagi perusahaan. Berdasarkan laporan keuangan PT. SAAG Utama, dapat diketahui bahwa akun piutang usaha menempati posisi terbesar yang kedua setelah akun kas/bank dan ini menunjukkan sumber terbesar pendapatan perusahaan. Piutang usaha ini dapat dikonversikan nilainya menjadi kas pada saat diterimanya pembayaran dari
71 pelanggan dan kas tersebut dapat digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Karena itu sangat penting untuk menerapkan pengendalian yang baik terhadap transaksi piutang usaha yang dimulai dengan manajemen kredit yang meliputi : A. Proses evaluasi kredit pelanggan Evaluasi kredit bertujuan untuk menilai kredibilitas pelanggan atau kualitas kredit yang diberikan kepada pelanggan dan seberapa besar kredit yang harus mereka terima. Pada sistem yang baru, mensyaratkan adanya proses evaluasi kredit pelanggan yang dilakukan oleh manajer keuangan, dimana seluruh transaksi permintaan penawaran barang dari calon pembeli dan pada saat menerima pesanan penjualan terutama pada pelanggan lama harus didahului pemeriksaan terhadap catatan pembayaran pelanggan lama di masa lalu yang berisi riwayat mengenai ketepatan waktu pembayaran atas seluruh tagihan yang ada. Ketepatan waktu pembayaran piutang dapat diperoleh dengan menjumlahkan seluruh hari keterlambatan pembayaran untuk tiap Invoice yang ada atas nama pelanggan tersebut dan kemudian mengelompokkan subtotal jumlah keterlambatan penerimaan pembayaran tersebut ke dalam 4 katerogi dan diberi bobot nilai dari skala 1 (buruk) sampai 4 (baik). Berdasarkan katerogi tersebut, maka diperoleh mengenai status debitur dengan asumsi bahwa ketepatan waktu penerimaan jumlah pembayaran tagihan Invoice ke rekening perusahaan menjadi tanggungjawab pelanggan sepenuhnya. Adapun kriteria katerogi tersebut berikut bobot nilai yang diberikan adalah :
72
No
Subtotal Jml Hari Keterlambatan Pembayaran
Status Debitur
Bobot Nilai
1
<0–1
Lancar
4
2
2
Cukup Lancar
3
3
3
Daftar Merah
2
4
>3
Daftar Hitam
1
Penjelasan status debitur : 1) Lancar >> merupakan katerogi pelanggan yang baik, selalu disiplin dalam melakukan pembayaran hampir seluruh tagihannya dan jumlah pembayarannya telah diterima serta tercantum pada rekening bank PT. SAAG Utama sebelum atau menyentuh tanggal jatuh tempo. Manajer keuangan dapat mengetahuinya melalui rincian laporan bank. 2) Cukup lancar >> Katerogi pelanggan yang cukup baik, namun tanggal penerimaan dari transaksi pembayaran tagihannya ke rekening bank perusahaan hanya sesekali melewati dari jatuh tempo Invoice. 3) Daftar Merah >> Katerogi pelanggan yang harus diwaspadai, tanggal penerimaan transaksi pembayaran tagihannya ke rekening bank perusahaan sering melewati dari jatuh tempo Invoice. 4) Daftar Hitam >> katerogi pelanggan bermasalah, tanggal penerimaan transaksi pembayaran tagihannya ke rekening bank perusahaan seringkali lama atau telat membayar.
Keterangan : Untuk katerogi status debitur daftar merah atau daftar hitam, dapat disebabkan apabila seandainya debitur yang bersangkutan terlambat
73 mengajukan pengiriman pembayaran tagihan ke bank bersama dokumen yang dipersyaratkan oleh Bank seperti Invoice dan DO. Untuk sementara ini, berdasarkan hasil analisis dari hasil penelitian terhadap Invoice yang ada menunjukkan seluruh pelanggan PT. SAAG Utama, berada pada mayoritas katerogi status debitur “Lancar” dan sangat sedikit diantaranya menempati katerogi debitur “Cukup lancar”.
B.
Pembatasan Pemberian Limit Kredit Pada sistem yang baru, adanya pembatasan jumlah limit kredit yang diberikan ke pelanggan yaitu berkisar antara $ 35,000.00 - $ 350,000.00. Tujuan pembatasan limit kredit yaitu agar pemberian jumlah kredit kepada pelanggan tetap terkendali dan kredit yang ada dapat digunakan semestinya dan diberikan sesuai kredibilitas pelanggan tersebut. Nilai batas kredit $ 35,000.00 diperoleh dari jumlah rata-rata dari Invoice sebanyak 20 lembar terhitung dari periode Mei - Juli 2005. Nilai batas kredit $ 350,000.00 diperoleh dari pesanan penjualan yang berhasil dimenangkan oleh PT. SAAG Utama melalui tender pada pertengahan bulan Agustus 2005. Jumlah ini merupakan nilai tender ratarata yang diperoleh PT. SAAG Utama selama 3 tahun terakhir.
Berdasarkan hasil evaluasi kredit dengan memeriksa catatan riwayat transaksi penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan apabila status debitur kurang memuaskan atau baik sekali atau cukup, maka manajer keuangan dapat mempertimbangkan penambahan atau pengurangan limit kredit yang telah diberikan kepada pelanggan. Jumlahnya bergantung
74 kepada penilaian manajer tersebut selama dalam batas $ 35,000.00$350,000.00. Untuk itu pada sistem yang baru menyediakan modul untuk penambahan atau pengurangan limit kredit pelanggan dan untuk mendukung proses evaluasi kredit pelanggan terdapat file Transaksi Piutang Pelanggan yang berisi rincian transaksi penggunaan limit kredit untuk tiap pelanggan. 9 Untuk mengetahui status dari seluruh pelanggan yang ada untuk membantu penilaian kredibilitas pelanggan yang ada, manajemen puncak dapat menggunakan laporan kredibilitas pelanggan. 9 Untuk mengetahui jumlah piutang yang melebihi tanggal jatuh tempo dan lamanya piutang tersebut beredar beserta nama pelanggan yang melakukan transaksi penjualan tersebut dapat digunakan laporan umur piutang. 9 Pada laporan mutasi kredit pelanggan, pihak manajemen dapat mengetahui penggunaan kredit yang telah diberikan untuk tiap pelanggan berikut jumlah saldo kredit yang belum terpakai. 9 Pada Laporan Saldo Piutang, akan membantu manajer keuangan dan manager akuntansi untuk mengetahui saldo piutang untuk tiap pelanggan yang melakukan transaksi berdasarkan Invoice yang ada berikut nilai tagihannya dalam kurs Dollar dan Rupiah. Perhitungan kurs Rupiah diperoleh dari nilai valuta USD terhadap Rupiah pada Invoice dikalikan dengan Grandtotal Invoice (setelah Invoice dikurangi denda keterlambatan pengiriman barang, jika ada).
75 Identifikasi Masalah Kedua : a) Formulir-formulir yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan dan retur penjualan seperti Invoice, DO (Delivery Order), TTB (Tanda Terima Barang), BPB (Bukti Penggantian Barang) dan Memo Kredit tidak memiliki nomor pracetak yang berurutan.
Titik Keputusan : 1. Pemberian nomor formulir yang baru untuk mengidentifikasi transaksi yang ada dilakukan dengan mengecek terlebih dahulu nomor formulir yang terakhir ditemukan dari bundelan arsip yang sesuai dengan nama formulir bersangkutan. Apabila nomor formulir terakhir berhasil diidentifikasikan, maka nomor urut untuk formulir yang baru adalah nomor berikut sesudah nomor formulir yang terakhir. Umumnya untuk mencegah formulir yang sama memiliki nomor ganda atau melompat, maka pihak manajemen operasional yaitu manajer akuntansi, manajer keuangan, dan manajer penjualan mendapat tugas ekstra memeriksa nomor urut formulir yang penggunaannya berada di bawah wewenangnya tiap minggu secara periodik pada bundelan arsip dan mencocokkannya satu-persatu pada file di komputer.
Alternatif Pemecahan Masalah : 9 Pada sistem yang baru, seluruh dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan pesanan penjualan hingga transaksi retur dan penggantian barang akan menggunakan nomor urut otomatis sehingga akan menghilang pemberian tugas ekstra bagi manajer operasional untuk
76 memeriksa semua formulir yang ada di bawah wewenang pengawasannya sehingga manajer tersebut akan memusatkan perhatiannya pada tugas utamanya dan menghilangkan kemungkinan adanya formulir yang memiliki nomor identifikasi yang sama.
C. Identifikasi Masalah Ketiga Kesalahan mencatat nilai valuta Dollar saat mengkonversikan transaksi penjualan atau penerimaan kas ke dalam mata uang rupiah pada voucher penjualan dan voucher penerimaan kas.
Pihak perusahaan mempunyai kebijakan bahwa untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas atau pengeluaran kas dalam mata uang Dollar Amerika harus terlebih dahulu dicatat pada formulir yang ada seperti Invoice dan Bukti Kas Masuk (BKM) lalu berdasarkan dokumen tersebut, nilai transaksi (dalam USD) dicatat pada voucher berikut nilai valuta Dollar yang berlaku pada saat pembuatan dokumen. Nilai transaksi dalam Dollar kemudian dikonversikan ke mata uang Rupiah secara manual dengan memakai kalkulator. Adapun kesalahan yang seringkali terjadi dalam melakukan perhitungan: a. Salah memasukkan nilai transaksi Dollar b. Salah memasukkan koma atau nilai kurs yang berlaku.
Titik Keputusan : a. Untuk memperbaiki kesalahan yang ada, seluruh transaksi harus dicek ulang dari dokumen sumbernya dan dilakukan perhitungan ulang, dan
77 apabila banyak voucher yang salah cukup banyak harus diedit dengan dibuat ulang untuk menjaga kerapihannya, maka akan meningkatkan biaya peralatan kantor seperti biaya pencetakan kertas voucher.
b. Pekerjaan mengedit membutuhkan waktu cukup lama dimulai dari mencari voucher yang salah, menelusuri dokumen sumbernya dan mengecek perhitungan dari seluruh voucher yang ada sehingga pekerjaan pembukuan yang dilakukan staff akuntansi kurang efisien.
Alternatif Pemecahan Masalah dan Identifikasi Kebutuhan Informasi: a. Pada sistem yang baru, kehadiran voucher tidak akan lagi diperlukan untuk mencatat ayat jurnal untuk merekam transaksi keuangan.
b. Sebagai gantinya pada sistem informasi yang baru menyediakan jurnal menggunakan 2 sistem mata uang yaitu, USD dan Rupiah. Pada formulir masukan Invoice dan BKM, pada saat pembuatan dokumen tersebut, melalui pengendalian progam, user harus memasukkan nilai kurs Dollar terhadap Rupiah yang berlaku. Selanjutnya sistem akan mengotomasi perhitungan kurs pada jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Kurs yang dihitung pada jurnal penerimaan kas sudah termasuk selisih keuntungan atau kerugian antara kurs pada saat penjualan yang tercantum pada Invoice dan transaksi penerimaan kas pada dokumen BKM.
78 3.6 Identifikasi kebutuhan informasi lainnya : 1. Laporan Penjualan Kelompok Produk Laporan
ini
membantu
menyediakan
informasi
kepada
manajemen mengenai rincian produk yang terjual dikelompokkan menurut sub item produk dan status penjualan per produk untuk tiap Invoice. Pengukuran status penjualan per produk untuk tiap Invoice yang ada dapat membantu manajer penjualan cepat mengetahui jenis produk yang paling banyak dipesan oleh pelanggan berdasarkan transaksi sehari-hari. Laporan ini dapat disaring berdasarkan periode tanggal penerbitan Invoice yang ada.
2. Laporan Penjualan Berdasarkan Daerah Pemasaran Membantu manajer penjualan dan pemasaran untuk memberi informasi besarnya jumlah penjualan mengenai tiap daerah pemasaran yang ada. Dari laporan tersebut, manajer dapat mengetahui nama pelanggan dan banyaknya produk yang terjual untuk tiap daerah pemasaran tertentu dan jumlah transaksi yang disediakan dalam dua sistem mata uang, yaitu Dollar dan Rupiah. Selain itu dapat diketahui, daerah pemasaran mana saja yang memiliki pasar potensial terbesar. Laporan ini merupakan gabungan antara laporan penjualan tiap produk dengan laporan penjualan per pelanggan. Agar daerah pemasaran menjadi unik, maka lokasinya ditentukan dengan berdasarkan propinsi alamat pengiriman barang ke gudang pelanggan yang umumnya dekat dengan lokasi pertambangan atau pengeboran.
79 3. Laporan Pembayaran Pelanggan Laporan ini menyediakan informasi sekitar detil transaksi pembayaran yang dilakukan oleh tiap pelanggan berdasarkan Invoice yang ada. Adapun informasi yang disediakan meliputi : a. Nama bank pembayar, nomor bukti transfer bank, b. Nama pelanggan, Nomor Invoice, tanggal Invoice dan tanggal jatuh tempo Invoice yang dibayar oleh pelanggan yang bersangkutan c. Jumlah hari keterlambatan pembayaran d. Jumlah pembayaran dalam 2 sistem mata uang yaitu Dollar dan Rupiah serta nilai kurs USD yang berlaku pada saat pembuatan BKM. e. Otoritas manajemen yang berwenang melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas.
