BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha CV. Anugrah berdiri pada tanggal 29 Desember 2004 dengan nomer 045/1.824.221/0105 yang terletak di jalan raya Narogong Km 22,5 Cileungsi Bogor. Sebelum memakai nama CV. Anugrah perusahaan ini melayani jasa antar jemput karyawan dengan menggunakan bus. Seiring dengan berjalannya waktu pemilik perusahaan ini mendirikan CV. Anugrah pada tahun 2004. Bidang usaha yang dijalani berubah dari jasa antar jemput karyawan menjadi jasa angkutan atau expedisi. CV. Anugrah dalam menjalankan proses bisnisnya hanya melayani pelanggan yang memiliki kontrak kerja sama saja. Seiring dengan kemajuan usahanya, CV. Anugrah kini melayani semua pelanggan yang ingin menggunakan jasa pengangkutan barang daerah Jawa dan Bali. Perusahaan ini menggunakan truk berukuran sedang sampai besar dalam kegiatan usaha pengangkutan barang. CV. Anugrah telah mempunyai struktur organisasi yang baik dimana sudah terdapat pembagian tugas dan wewenang masing – masing karyawan. Walaupun sudah dapat dibilang baik perusahaan ini namun sistem informasi yang berjalan pada CV. Anugrah masih secara manual.
33
34
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber dari CV. Anugrah 2005)
35
3.1.3 Wewenang, Tanggung Jawab, Tugas, dan Fungsi Di dalam perusahaan ini ada beberapa tugas dan wewenang tanggung jawab dari setiap divisi adalah sebagi berikut : 1. Komisaris Komisaris bertugas merencanakan penambahan modal serta pembagian keuntungan pada perusahaan. Komisaris sebagai pemilik perusahaan. 2. Direktur Utama Direktur Utama bertugas mememeriksa laporan dari keuangan dan mengamati tindakan bawahannya atau sebagai pengawas umum. 3. Personalia Personalia bertugas untuk menyeleksi penerimaan karyawan baru serta mengawasi kinerja dari para karyawaan. 4. Bagian Keuangan Bagian Keuangan bertugas mengotorisasi tanda terima, menyetujui dan mengeluarkan uang untuk biaya operasional, pembelian suku cadang, pembayaran gaji karyawan kantor.
36
5. Bagian Operasional Bagian Operasional bertugas mengawasi para karyawan cabang di setiap pabrik dalam melakukan pekerjaannya, serta menjaga hubungan baik dengan setiap customer. 6. Administrasi Administrasi bertugas mencatat truk yang disewa tiap harinya serta mencatat transaksi – transaksi keuangan yang terjadi setiap harinya serta membuat tanda terima pesanan. 7. Kepala Cabang Kepala cabang bertugas menerima pesanan dari pelanggan dan mengatur mekanik dan supir yang ada di setiap cabang. 8. Mekanik Mekanik bertugas untuk memperbaiki truk yang sedang mengalami kerusakan. 9. Pengemudi Truk Pengemudi Truk bertugas untuk mengantarkan barang customer sampai tujuan dan mengembalikan surat jalan kepada kantor cabang untuk di laporkan ke kantor pusat.
37
3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur atau Narasi Sistem yang Berjalan Dimulai dari saat pelanggan mengajukan pesanan truk beserta surat jalan yang dikeluarkan pelanggan kepada CV. Anugrah. Pesanan truk diterima oleh kepala cabang, kemudian kepala cabang melaporkan pesanan kebagian administrasi. Bagian administrasi mencatat pesanan truk yang disewa dan membuat tanda terima pesanan truk sebanyak dua rangkap. Yang berisi nama dan keterangan kendaraan yang disewa. Tanda terima pesanan kemudian diberikan kepada bagian keuangan oleh bagian administrasi untuk di otorisasi. Rangkap pertama akan disertakan dengan surat jalan yang dikeluarkan oleh pelangggan pada saat penagihan dan rangkap kedua di arsipkan sebagai catatan. Kemudian bagian keuangan akan mentransfer uang jalan untuk supir ke rekening kepala cabang sesuai dengan yang dibutuhkan. Kepala cabang kemudian memberikan surat jalan dua rangkap yang di keluarkan oleh pelanggan beserta uang jalan kepada supir truk. Kemudian truk di muat sesuai dengan surat jalan yang dikeluarkan oleh pelanggan. Setelah selesai pencocokan pengisian muatan truk dengan surat jalan, supir mengantarkan barang sampai ketempat tujuan dan memberikan surat jalan rangkap satu dari pelanggan untuk di otorisasi oleh penerima tempat tujuan. Saat kembali supir
38
membawa kembali surat jalan rangkap kedua yang telah di otorisasi oleh penerima tempat tujuan pengiriman kepada bagian administrasi. Setelah menerima surat jalan yang telah di otorisasi penerima tempat tujuan, bagian administrasi menyertakan tanda terima dari CV. Anugrah rangkap pertama dengan surat jalan rangkap kedua yang dikeluarkan pelanggan. Bagian administrasi kemudian setiap hari kamis mengirimkan surat jalan rangkap kedua dan tanda terima pesanan rangkap satu beserta rekapitulisasi ke kepala cabang untuk melakukan penagihan. Setelah pelanggan menerima surat jalan rangkap kedua dan tanda terima rangkap pertama, pabrik mentransfer pembayaran ke bagian keuangan. Bagian keuangan kemudian membuat laporan tiap bulannya dan diberikan kepada direktur utama untuk diperiksa.
39
3.2.2 Rich Pitcure Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Rich Pitcure
40
3.2.3 Event Table Sistem yang Berjalan Event Menerima Pesanan
Internal Agent Kepala Cabang
Start When
• Kepala
Pelanggan menelepon
Activity
kepala
cabang
cabang
menerima telepon dari pelanggan. • Kepala
cabang
menerima SJ dari pelanggan. • Kepala
cabang
menelepon bagian administrasi. Membuat TTP
Administrasi
Menerima
laporan
dari kepala cabang.
• Menerima telepon
dari
kepala cabang. • Mencatat pesanan cabang. • Membuat TTP.
41
• Memberikan TTP ke keuangan
bagian untuk
diotorisasi. Otorisasi TTP
Keuangan
Menerima TTP dari administrasi
• Menerima
TTP
dari administrasi. • Mengotorisasi TTP
Mentransfer Uang
Keuangan
Mengotorisasi TTP
• Mentransfer uang sejumlah
yang
dibutuhkan
oleh
supir. Menerima Transfer
Kepala cabang
Menerima uang
transfer
jalan
dari
keuangan
• Menerima transfer
uang
jalan. • Memberikan uang jalan dan SJ kepada supir.
Mengantarkan
Supir
Menerima
uang
• Menerima
uang
42
Barang
jalan dan SJ dari kepala cabang.
jalan dan SJ. • Mengantarkan barang ke tempat penerima tujuan. • Menyerahkan barang beserta SJ.
Menerima SJ
Supir
Otorisasi
Menyerahkan
• Menerima
barang dan SJ
otorisasi. • Memberikan otorisasi
SJ
SJ ke
bagian administrasi. Mengirim SJ+TTP
Administrasi
Menerima otorisasi.
SJ
• Menerima
SJ
otorisasi. • Membuat rekapitulasi. • Memberikan SJ, TTP, rekapitulasi
dan ke
43
kepala cabang. Menagih
Kepala cabang.
Menerima SJ, TTP, dan rekapitulasi.
• Menerima TTP,
SJ, dan
rekapitulasi • Menagih pelanggan beserta memberikan
SJ,
TTP,
dan
rekapitulasi. Menerima
Keuangan
Pembayaran
Menerima pembayaran
• Menerima pembayaran dari pelanggan.
Membuat Laporan
Keuangan
Menerima pembayaran
• Menerima pembayaran. • Membuat laporan cabang. • Memberikan laporan direktur.
ke
44
Memeriksa Laporan
Direktur
Menerima
laporan
dari keuangan.
• Menerima laporan. • Memeriksa laporan.
Tabel 3.1 Event table
45
3.2.4 Overview Activity Diagram
Gambar 3.3 OAD Sistem yamg Berjalan
46
3.2.5 Formulir dan Laporan Sistem yang Berjalan Formulir yang dipakai dalam proses bisnis yang berjalan pada CV. Anugrah: 1. Surat jalan pabrik : Formulir yang berisi nama pelanggan, alamat pelanggan, no surat jalan, tanggal, no PO, no langganan, nama tempat pengiriman, kode barang, nama barang, kuantitas, keterangan, nomor kendaraan, otorisasi penerima, otorisasi pelanggan, otorisasi pengirim. 2. Tanda terima CV. Anugrah : Formulir yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, nama pengirim, nama penerima, tanggal, no polisi, sopir, no, nama barang, koli, berat, keterangan, total, otorisasi penerima, otorisasi pengirim. 3. Laporan Cabang : Suatu lembar laporan yang berisi nama cabang, no, tanggal, kendaraan, no polisi, tahun, surat jalan, asal, tujuan, harga, uang jalan, laba kotor, pajak, pendapatan bersih. Yang dibuat tiap bulannya.
47
3.2.6 Workflow Table Sistem yang Berjalan Actor
Activity Memesan :
Pelanggan
1. Memesan truk ke kepala cabang. 2. Memberikan SJ Menerima Pesanan :
Kepala cabang
3. Menerima pesanan truk. 4. Menerima SJ. 5. Menyimpan SJ 6. Menelepon bagian administrasi. Membuat TTP :
Bagian Administrasi
7. Menerima telepon dari kepala cabang. 8. Mencatat pesanan. 9. Membuat TTP Otorisasi TTP :
Bagian Administrasi
10. Memberikan TTP ke bagian keuangan
48
Bagian Keuangan
11. Menerima TTP dari administrasi. 12. Mengotorisasi TTP 13. Mengembalikan TTP ke administrasi.
Bagian Administrasi
14. Menyimpan TTP. Mentransfer uang :
Bagian Keuangan
15. Mentransfer uang jalan. Menerima transfer :
Kepala cabang
16.Menerima transfer uang jalan. Mengantarkan barang :
Kepala cabang
17.Memberikan uang jalan dan SJ ke sopir
Sopir
18.Menerima uang jalan dan SJ 19.Mengantarkan barang ke tempat tujuan. Menerima barang :
Sopir
20.Menurunkan barang dari truk. 21.Menyerahkan SJ dua rangkap
Penerima tempat tujuan
22.Menerima SJ
49
23.Mengotorisasi SJ 24.Memberikan SJ otorisasi Menerima SJ otorisasi Sopir
25.Menerima SJ otorisasi Mengirim SJ+TTP
Sopir
26.Memberikan SJ otorisasi ke administrasi.
Bagian Administrasi
27.Menerima SJ otorisasi. 28.Membuat rekapitulasi pengiriman. 29.Memberikan SJ, TTP, dan rekapitulasi ke cabang. Menagih :
Kepala cabang
30.Menerima SJ, TTP, dan rekapitulasi dari administrasi. 31.Memberikan SJ, TTP, dan rekapitulasi ke pelanggan. Membayar tagihan :
50
Pelanggan
32.Menerima SJ, TTP, dan rekapitulasi. 33.Membayar tagihan. Menerima pembayaran :
Bagian Keuangan
34.Menerima pembayaran. Membuat laporan :
Bagian Keuangan
35.Membuat laporan . Memeriksa laporan :
Bagian Keuangan
36.Memberikan laporan ke direktur
Direktur
37.Menerima laporan. 38.Memeriksa laporan. Tabel 3.2 Workflow Table Sistem yang Berjalan
51
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Permasalahan sistem informasi yang ditemukan pada sistem informasi yang berjalan pada CV. Anugrah: Temuan 1
CV. Anugrah masih menggunakan sistem informasi manual.
Kriteria
Menurut Jones Rama (2006, p5), “Accounting information system is a subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions.”
Sebab
Masih kurangnya dana untuk mengaplikasikan sistem informasi yang terkomputerisasi.
Akibat
Kurang
cepatnya
Perusahaan
mengambil
keputusan
maupun
pengolahan data. Rekomendasi
Membuat sistem informasi akuntansi untuk jasa penyewaan truk yang terkomputerisasi. Tabel 3.3 Temuan 1
52
Temuan 2
Sering hilangnya dokumen – dokumen yang dibutuhkan.
Kriteria
Data harus terus diperbaharui karena program pemeliharaan file yang terpisah harus dikembangkan dan dikoordinasikan untuk memastikan bahwa data diperbaharui dengan benar. O’brien (2006, p220).
Sebab
Dokumen – dokumen tidak disimpan dengan baik.
Akibat
Dokumen hilang dan bercampur dengan file – file yang lain.
Rekomendasi
Data disimpan ke dalam file di komputer sehingga user dapat menemukan data dengan mudah jika suatu saat data diperlukan dan mempercepat pencarian. Tabel 3.4 Temuan 2
53
Temuan 3
Tidak adanya penomeran disetiap formulir.
Kriteria
Menurut Mulyadi (2001, p82, poin 8), “ Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan form, jika form lebar digunakan untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.”
Sebab
Formulir yang digunakan masih sangat sederhana.
Akibat
Sulitnya menemukan formulir yang dibutuhkan sewaktu – waktu.
Rekomendasi
Sebaiknya dibuat formulir elektronik yang sudah berbasis teknologi informasi, sehingga kesalahan pencatatan dapat dikurangi. Tabel 3.5 Temuan 3
Temuan 4
Tidak adanya bukti terima transfer.
Kriteria
Menurut Mulyadi (2001, p467), “Dokumen penerimaan kas sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas.”
Sebab
Transaksi yang dilakukan hanya menggunakan transfer antar rekening bank.
Akibat
Sulit melacak aliran uang jika sewaktu – waktu diperlukan datanya.
Rekomendasi
Perlu dibuatnya bukti tanda terima pemasukan kas oleh CV. Anugrah. Tabel 3.6 Temuan 4
54
3.4 Indentifikasi Kebutuhan Informasi Informasi – informasi yang dibutuhkan oleh para user yang menjalankan aplikasi penyewaan adalah: 1. Laporan Truk yang sering disewa. 2. Laporan tujuan pengiriman yang sering diminta. 3. Laporan pendapatan tiap bulannya. 4. Laporan customer yang sering menyewa. 5. Laporan sopir yang sering mengirim. 6. Laporan penyewaan tiap bulannya.
