BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN PADA PT ERICSSON INDONESIA
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Latar Belakang dan Sejarah Perusahaan Ericsson pertama kali didirikan oleh Lars Magnus Ericsson pada tahun
1876.
Ericsson
merupakan
anak
perusahaan
dari
Telefonaktiebolaget LM Ericsson (perusahaan registrasi number 5560160680) yang berpusat di Stockholm, Sweden. Hingga saat ini, Ericsson telah berada di 5 benua termasuk diantaranya di negara Australia, Amerika, China, Canada, Singapore, Thailand, Korea, Japan, German, Indonesia. Ericsson telah hadir di Indonesia selama hampir 100 tahun dan memiliki peranan yang signifikan dalam perkembangan industri telekomunikasi di Indonesia, melalui PT Ericsson Indonesia. Ericsson menyediakan infrastruktur untuk solusi dan layanan komunikasi tetap dan bergerak kepada pelanggannya. Ericsson memasok jaringan selular (NMT) pertama pada tahun 1987 dan merupakan pelopor dalam menyediakan jaringan bergerak digital (GSM 900) di tahun 1995 dan juga jaringan GSM 1800 di tahun 2000. Ericsson berperan penting dalam perkembangan potensi lokal dan telah membangun catatan yang solid sebagai good corporate citizen di Indonesia
84
PT. Ericsson Indonesia berpusat di Wisma Pondok Indah Lt. 10, Jln Sultan Iskandar Muda V-TA, Jakarta-12310. Dan memiliki kurang lebih 5 gudang (warehouse) yang tersebar di Jakarta, Kalimantan (Balikpapan), dan Medan. Penelitian skripsi (tugas akhir) ini bertempat di salah satu gudang di Jakarta, yang beralamat di Kawasan Industri Pulo Gadung, Jln. Pulo Kambing Raya II E no. 8, Jakarta Timur 13920.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Ericsson memiliki visi menjadi penggerak utama dalam dunia telekomunikasi. Yang artinya menjadikan dunia dimana semua orang dapat menggunakan suara, data, gambar, dan video untuk saling berbagi ide dan informasi dimana saja dan kapan saja mereka mau. Karena Ericsson percaya bahwa kemudahan untuk berkomunikasi di mana saja dan kapan saja adalah merupakan kebutuhan dasar manusia. Dengan kemudahan teknologi komunikasi, Ericsson berharap dapat lebih memperkenalkan
keindahan
alam
dan
budaya
Indonesia
yang
tersembunyi. Juga meningkatkan kualitas hidup dan produktifitas masyarakat Indonesia. Misi Ericsson Indonesia adalah memahami kebutuhan dan kesempatan para konsumen dan menyediakan solusi komunikasi yang lebih baik dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing lainnya. Karena itu, Ericsson harus memberikan keuntungan ekonomi yang lebih baik untuk para pemegang sahamnya.
85
3.1.3
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Top Management
86
Gambar 3.2 Struktur Operasional Support
87
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Devisi Logistic
88
3.1.4
Uraian Tugas Manajer Distribusi (Warehouse) : Mengelola dan mengatur kinerja tim secara keseluruhan untuk menjamin setiap bagian dalam perusahaan berjalan sesuai dengan sistem yang diinginkan perusahaan.
Asisten Manajer Distribusi (Warehouse): 1. Membantu Manajer dalam menjalankan tugas dan fungsinya. 2. Menggantikan manajer warehouse (distribusi) dalam menjalankan tugasnya jika sedang berhalangan hadir atau ada kepentingan lain.
Logistic Controller 1. Memantau keadaan barang atau material melalui report atau laporanlaporan yang diterima dari Project Material Admin dalam kurun waktu tertentu, yang berupa laporan incoming dan outgoing material 2. Memesan barang ke Swedia untuk memenuhi kekurangan barang di gudang untuk menunjang permintaan dari konsumen atau proyek. 3. Memantau dan menjamin terlaksananya kinerja yang baik dari timnya
untuk
menunjang
ditanganinya.
89
pelaksanaan
proyek
yang
menjadi
3.1.4
Uraian Tugas Manajer Distribusi (Warehouse) : Mengelola dan mengatur kinerja tim secara keseluruhan untuk menjamin setiap bagian dalam perusahaan berjalan sesuai dengan sistem yang diinginkan perusahaan.
Asisten Manajer Distribusi (Warehouse): 1. Membantu Manajer dalam menjalankan tugas dan fungsinya. 2. Menggantikan manajer warehouse (distribusi) dalam menjalankan tugasnya jika sedang berhalangan hadir atau ada kepentingan lain.
Logistic Controller 1. Memantau keadaan barang atau material melalui report atau laporanlaporan yang diterima dari Project Material Admin dalam kurun waktu tertentu, yang berupa laporan incoming dan outgoing material 2. Memesan barang ke Swedia untuk memenuhi kekurangan barang di gudang untuk menunjang permintaan dari konsumen atau proyek. 3. Memantau dan menjamin terlaksananya kinerja yang baik dari timnya
untuk
menunjang
ditanganinya.
89
pelaksanaan
proyek
yang
menjadi
Material Controller : 1. Mengawasi secara detil keadaan barang di gudang, baik keadaannya, jumlahnya, sehingga kekurangan material dapat diantisipasi dengan cepat. 2. Mengawasi keluar masuknya barang ke gudang. 3. Mengawasi proses penyiapan barang yang dilakukan karyawan gudang. 4. Membuat dan mengeluarkan dokumen permintaan barang (Material Request) untuk mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan permintaan dari konsumen atau proyek tim.
Project Material Admin : 1. Membuat laporan incoming dan outgoing material ke gudang untuk digunakan oleh Logistic Controller untuk memantau jumlah barang di gudang. 2. Mengarsipkan dokumen-dokumen dan surat-surat yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari gudang sampai ke konsumen.
90
3.2 Gambaran Umum Sistem Gambaran umum sistem yang di evaluasi adalah Sistem Informasi Distribusi pada divisi logistik PT Ericsson Indonesia adalah : 3.2.1 Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen (dilampirkan) yang digunakan PT Ericsson untuk Sistem Informasi Distribusi Material Controller mereka : 1. Laporan Incoming dan Outgoing Material 2. DO (Delivery Order) dari supplier 3. Surat Jalan Surat Jalan adalah dokumen bukti pengiriman barang yang dilampirkan bersama dengan BAST (Berita Acara Serah Terima Barang) sebagai bukti bahwa barang yang dipesan dari supplier sudah diterima oleh pihak Ericsson. Dibuat oleh pihak supplier berdasarkan waktu pengiriman barang yang dilakukan ke warehouse Ericsson. Surat Jalan berisi data mengenai : a) No Surat Jalan b) Waktu dikirimkannya barang ke warehouse Ericsson c) Keterangan barang, kode produk, dan jumlah barang yang dikirim d) Nomor Purchase Order yang digunakan e) Nomor Material Request yang menjadi referensi f) Keterangan jam barang keluar dari warehouse supplier g) Jam dan tanggal diterimanya barang di warehouse Ericsson h) No polisi kendaraan yang digunakan untuk mengirimkan barang dari warehouse supplier ke warehouse Ericsson 91
i) Tanda tangan dan cap supplier yang mengirimkan barang j) Tanda tangan dan cap Ericsson sebagai pihak yang menerima barang
4. BAST (Berita Acara Serah Terima barang) dari supplier BAST atau Berita Acara Serah Terima barang adalah dokumen bukti pengiriman barang dari supplier ke warehouse Ericsson dan dilampirkan bersama dengan surat jalan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan dari supplier sudah diterima oleh pihak Ericsson. Dibuat oleh pihak supplier berdasarkan waktu pengiriman barang yang dilakukan ke warehouse Ericsson. Berita Acara Serah Terima barang berisi data mengenai : a) Nomor Berita Acara Serah Terima barang b) Waktu dikirimkannya barang ke warehouse Ericsson c) Keterangan barang, kode produk, jumlah barang yang dikirim d) Nomor Purchase Order yang digunakan e) Nomor Material Request yang menjadi referensi f) Pilihan mengenai kondisi barang pada saat diterima di warehouse Ericsson g) Catatan mengenai keadaan barang ( Jika ditemukan masalah) h) Tanda tangan dan cap supplier yang mengirimkan barang i) Tanda tangan dan cap Ericsson sebagai pihak yang menerima barang
92
5. Proof of Delivery (POD) Proof of Delivery adalah dokumen bukti pengiriman barang dari warehouse Ericsson ke konsumen. Dibuat oleh pihak warehouse Ericsson untuk disertakan pada saat pengiriman barang ke konsumen dan mengacu pada Material Request dan Plan Spesification yang diterima dari Material Controller. Salinan dari Proof of Delivery diarsipkan oleh pihak Ericsson. Proof of Delivery berisi data mengenai : a) Nomor dan tanggal Proof of Delivery b) Nomor Material Request yang dijadikan referensi c) Nama Proyek yang meminta barang, keterangan tujuan (Nama tujuan, alamat dan kotanya), dan nomor Purchase Order dan Network Number yang digunakan (sesuai Material Request) d) Waktu dikirimkannya barang ke konsumen atau site. e) Keterangan barang, kode produk, dan jumlah barang yang dikirim (Sesuai Plan Spesification) f) Keterangan jam barang keluar dari warehouse supplier g) Nomor polisi kendaraan yang digunakan untuk mengirimkan barang dari warehouse supplier ke warehouse Ericsson h) Keterangan penerima barang i) Tanda tangan dan nama pihak warehouse Ericsson j) Tanda tangan dan nama transporter yang ditugaskan menerima barang
93
6. Purchase Requisition Purchase Requisition adalah rencana pembelian material yang dibuat harian untuk keperluan internal perusahaan. Purchase Requisition dibuat oleh Admin Proyek berdasarkan permintaan dari pihak konsumen kepada proyek, yang disesuaikan dengan kebutuhan konsumen. Admin Proyek kemudian mengirimkan dokumen tersebut kepada Proyek Manager dan Engineer untuk pembuatan Plan Spesification. Setelah disetujui oleh Proyek Manager, maka Purchase Requisition akan dipakai sebagai acuan untuk memproses Plan Spesification oleh Engineer. Purchase Requisition berisi data mengenai : a) Nama Proyek yang meminta barang b) Jumlah dan jenis barang yang diminta c) Harga dan currency yang digunakan d) Nama tujuan beserta areanya e) Nomor Purchase Order dan Network Number yang digunakan f) Nama dan nomor telepon penerima barang tersebut g) Kondisi pembayaran h) Perkiraan tanggal dibuat dan selesainya proses pengiriman tersebut ke site.
94
7. Plan Specification Plan Specification adalah spesifikasi dari barang-barang yang akan dibeli dari warehouse Ericsson. Dibuat oleh Engineer berdasarkan Purchase Requisition yang diterima dari Admin Proyek. Setelah
membuat
Plan
Specification,
Engineer
mengirimkan
dokumen tersebut kepada Material Controller dengan tembusan kepada Proyek Manajer dan Admin Proyek agar diproses lebih lanjut untuk pembuatan Material Request. Plan Specification berisi data mengenai : a) Nama Engineer yang membuat Plan Specification tersebut b) Nomor dokumen dan tanggal pembuatan Plan Specification c) Nomor referensi, nomor Purchase Order yang digunakan, nama proyek yang memesan barang, nama tujuan dan area (Sesuai Purchase Requisition) d) Alamat lengkap dari site yang dituju e) Spesifikasi barang yaitu kode produk, jumlah barang yang diminta, keterangan barang
8. Material Request Material Request adalah dokumen yang akan digunakan sebagai bukti untuk memproses permintaan barang dari proyek ke warehouse Ericsson. Dibuat oleh Material Controller berdasarkan Purchase Requisition dan Plan Spesification yang diterima dari Admin Project dan Engineer via e-mail. 95
Setelah membuat Material Request, Material Controller mengirimkan dokumen tersebut kepada pihak warehouse Ericsson dengan tembusan kepada Proyek Manager, Enginner dan Supplier untuk diproses lebih lanjut Material Request berisi data mengenai : a) Nomor Material Request b) Waktu pembuatan Material Request c) Nama konsumen dan proyek yang meminta barang d) Nomor Purchase Order dan Network Number yang digunakan (Sesuai Purchase Requisition) e) Nama site (Tujuan) dan areanya f) Jenis pengiriman yang digunakan g) Keterangan mengenai barang yang diminta h) Nama dan no telepon yang bertanggung jawab i) Tanggal perkiraan barang dari supplier tiba di warehouse j) Tanggal perkiraan barang diberangkatkan dari warehouse dan tiba di site k) Tanda tangan dan nama requestor dan authorised person
96
3.2.2 Unit-unit yang Terkait Unit-unit yang terkait pada Sistem Informasi Distribusi Material Controller PT Ericsson Indonesia, yaitu: 1. Departemen Proyek (Project Department) Departemen ini mengurus permintaan dari proyek atau konsumen, mengurus dan membuat Purchase Order, Purchase Requisiton, Plan Spesification, Bill of Quantity. 2. Departemen Gudang (Warehouse Departement) Departemen ini mengurus penempatan barang, keluar masuk barang dari warehouse, membuat Proof of Delivery, Incoming report, Daily Shipment Report, mengatur dan memantau pengiriman barang dari warehouse ke konsumen (site).
3.2.3 Prosedur Untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan, PT Ericsson Indonesia menggunakan teknologi komputer. Salah satu penggunaan teknologi tersebut adalah digunakannya sistem aplikasi pada sistem material controller PT Ericsson Indonesia, yang digambarkan sebagai berikut :
Bill of Quantity
Purchase Requisition atau Purchase Order issue
Purchase Order untuk Supplier
Gambar 3.4 Alur Proses Purchase Requisition atau Purchase Order
97
Keterangan : a) BoQ (Bill of Quantity) diterima dari Engineer b) Purchase Requisition atau Purchase Order dikeluarkan oleh Logistic atau Procurement c) Purchase Requisition atau Purchase Order dibuat berdasarkan spesifikasi kontrak dengan konsumen d) Purchase Order berisi semua kebutuhan implementasi roll out dalam jangka waktu 1-2 bulan, dengan kemungkinan Purchase Order mungkin selesai lebih awal dari waktu yang ditetapkan.
Purchase Order warehouse
Plan Spesification
Material Request issue
Warehouse
Site
Supplier
Gambar 3.5 Alur Proses Permintaan dan Pengiriman Barang Keterangan : a) Plan Spesification diterima dari Engineer b) Material Request dibuat oleh Material Controller untuk warehouse, supplier sesuai dengan nomor Purchase Order yang ditentukan c) Supplier mengirim paket lokal material ke warehouse Ericsson. d) Konsolidasi material di warehouse Ericsson dan dikirimkan ke site oleh Ericsson’s Distribution Service Provider (DSP) yaitu DHL-Exel
98
Material Request And Delivery Process Material Request akan dikirim ke supplier melalui Material Controller. Data yang diperlukan dalam form supplier seperti dihubungi (Contact Person), nomor telepon dan fax, alamat email, dan poin eskalasi. Paket Material akan diterima oleh pihak warehouse Ericsson, dan dokumen
Delivery Order/Proof Of
Delivery ditandatangani oleh
Material Controller yang berwenang. 2 lembar Delivery Order/Proof Of Delivery akan dipegang oleh Material Controller (1 copy untuk dokumentasi Material Controller, dan 1 copy lagi dilampirkan pada dokumen pengiriman). Berita Acara Serah Terima dibuat oleh Material Controller. DHLExel (Ericsson’s DSP) membuat 2 Delivery Order/Proof Of Delivery untuk dokumen pengiriman ke site. Satu Delivery Order/Proof Of Delivery untuk material import dan satu dokumen Proof Of Delivery yang lain untuk material lokal dalam bentuk paket. Proof Of Delivery dari supplier yang sudah ditandatangani dilampirkan bersama dengan Proof Of Delivery dari DHL-Exel (Ericsson’s DSP).
99
Proses Invoice (Penagihan) Invoice (dokumen penagihan) diterima dari supplier dalam jangka waktu antara satu atau dua bulan. Dokumen-dokumen yang perlu dilampirkan pada invoice adalah: Delivery Order/Delivery Note, Berita Acara Serah Terima, Purchase Order dari Ericsson Indonesia, serta Purchase Order yang diperbaiki apabila ditemukan jumlah material yang tertulis dalam Purchase Order berbeda dengan jumlah material yang diterima.
3.3 Diagram Umum Sistem Membuat Material Request
Respon Material Request
Pengiriman Barang
Tidak Cocok? Mengacu ke Note A
Pengecekan Barang
Keberangkatan
Tidak Cocok? Mengacu ke Note B
Barang Handover disite
Gambar 3.6 Diagram Umum Sistem 100
3.4 Prosedur Distribusi Material Request Release 1. Material Contorller mengeluarkan Material Request dan dikirim ke DHL dengan lampiran Plan Spesification import material dan Material Request yang sama juga dikirimkan ke supplier dengan lampiran Plan Spesification lokal material. Pengiriman melalui email. Keterangan pada Material Request harus jelas bahwa paket yang diminta mengacu kepada nomor Purchase Order dari PT Ericsson Indonesia ke supplier. 2. Nomor Purchase Order pada Material Request harus sesuai dengan nomor Purchase Order pada Plan Spesification 3. Material Request ditujukan pada supplier yang ditentukan oleh Logistic Controller
Response or Preparation 1. DHL dan supplier memberikan respon bahwa Material Request sudah diterima dan penyiapan material dilakukan 2. Material Lokal akan tiba di gudang DHL paling lambat 6 jam setelah Material Request diterima oleh supplier 3. Supplier menyediakan lokal material dalam paket-paket yang sudah disepakati ukurannya 4. Paket-paket tersebut sudah dilengkapi dengan label yang menuliskan nama site dan jumlah koli 5. Supplier menuliskan isi atas setiap box yang dikirimkan dan menyegelnya
101
Material Delivery 1.
Material lokal tiba di gudang Ericsson sesuai dengan jumlah Material Request yang diterima oleh supplier dilengkapi dengan copy Material Request dan Proof of Delivery dari supplier
2.
Proof of Delivery berisi daftar lokal material yang sesuai dengan Plan Spesification pada Material Request.
3.
Pembongkaran lokal material dari truk supplier dilakukan oleh pihak DHL-Exel.
4.
Paket-paket lokal material tersebut ditempatkan di area transit untuk paket site di warehouse Ericsson.
Pemeriksaan atau Pengecekan Barang (Material Checking) 1.
Pemeriksaan paket lokal material yang baru tiba dilakukan oleh Material Controller, DHL-Exel dan supplier
2.
Pemeriksaan difokuskan pada jumlah koli sesuai dengan nama site yang diminta pada Material Request dan tertulis pada Proof of Delivery dari supplier tersebut
3.
Secara umum Material Controller dan DHL tidak melakukan pemeriksaan isi box yang sudah disegel supplier
4.
Secara acak atau random Material Controller, DHL dan supplier akan melakukan pemeriksaan dengan membuka paket yang diterima
5.
Material Controller menandatangani Proof of Delivery dari supplier
102
6.
Note A : Apabila ada box yang rusak akan dilakukan pemeriksaan atas isi box. Supplier harus mengganti apabila ada barang yang rusak atau hilang dan box yang rusak tersebut.
Departure atau Despatch 1.
DHL menggabungkan Import material dan lokal material dalam satu shipment yang akan dikirim sesuai dengan Material Request
2.
DHL membuat Proof of Delivery atas import material dan lokal material dalam list yang berbeda dan ditandatangani oleh Material Controller
3.
Copy Proof of Delivery lokal material dari supplier harus disertakan pada pengiriman material ke site
Site Handover 1.
Import material dan lokal material harus tiba di site dalam satu shipment sesuai Material Request yang dimaksud
2.
Setiap copy Proof of Delivery yang dikeluarkan DHL harus diterima oleh Material Controller sesuai lead time yang telah disepakati setelah material tiba di site
3.
Note B : Kekurangan lokal material setelah tiba di site pada saat handover dari transporter ke installer menjadi tanggung jawab supplier dengan catatan kondisi box masih disegel dan box tidak rusak. Dalam hal ini pihak Domestik Transportation DHL harus segera memberikan informasi kepada Material Controller
103
4.
Local material yang tidak lengkap atau rusak yang bukan disebabkan oleh
kesalahan transporter, harus diganti supplier dan dikirimkan
langsung ke site.
3.5 Data Flow Diagram Sistem Informasi Distribusi Bill of Quantity (BoQ) Email-Request, Laporan MRDaily Purchase Requisition, Laporan Site Package Material Plan Specification
Project Departement
Logistic Controller
Incoming Material Report Fwd E-mail Request, Material Controller, Plan Specification
E-mail Respon (Material Request &Plan Specification) E-mail Request
Supplier
Gudang E-mail respon Daily Shipment, Incoming Material Report
Sistem Informasi Material Controller
Copy POD/DO, BAST dari site
BAST untuk Warehouse (gudang) POD/DO, BAST untuk Site POD/DO
Konsumen
Gambar 3.7 DFD Sistem Informasi Distribusi
104
3.6 Rich Picture
Gambar 3. 8 Rich Picture
105
Gambar 3. 9 Rich Picture
106
3.7 Flowchart Sistem Informasi Distribusi Project Manager
Admin Project
Mulai
1
By phone, By e-mail By note
Instruksi order
Order
Membuat dokumen Purchase Requisition (PR)
Membuat instuksi pengorderan request
Instruksi order 2 Instruksi order
1 Instruksi order 2 Purchase Requisition 1 N
Dikirimkan ke Admin via E-mail Cc: Enginner, Material Controller, Konsumen
N
1
2
107
Material Controller (MC)
Engineer
3
2
Instruksi order 3 Purchase Requisition 2
Instruksi order 2 Purchase Requisition 1
Plan Specification 1
Membuat Plan Specification (PS) Membuat Material Request (MR)
Instruksi order 3 Purchase Requisition 2
Instruksi order Purchase Requisition 3
Plan Specification 1
4
Plan Specification 2 Material Request 1
N
Dikirim ke Material Controller (MC) via E-mail untuk diproses
N
3 Dikirim ke Warehouse (Gudang) dan supplier via E-mail untuk proses pengeluaran barang dari gudang dan dikirim ke konsumen
4
108
Warehouse (Gudang)
Domestik Transportation 5
4
Instruksi order Purchase Requisition 3
Instruksi order Purchase Requisition 5
4
6
Plan Specification 4
Plan Specification 2
Material Request 3
Material Request 1
BAST POD
2 1
Membuat laporan pengiriman barang (Daily Shipment)
Membuat POD dan BAST
Laporan Daily Shipment
Instruksi order 6 Purchase Requisition 5 N
Plan Specification 4 Material Request 3 BAST POD
Dikirim ke Material Controller via E-mail CC: PM. LC
2 1
Selesai
N
Diserahkan ke bagian pengiriman bersama MR, dengan barang yang sudah dipaketkan
5
109
3.8 Laporan-Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan PT Ericsson Indonesia atas sistem distribusi oleh Material Controller, yaitu : 1. MR Daily Report Laporan yang berisi data mengenai jumlah dan detil dari dokumen Material Request yang dibuat setiap hari. MR Daily Report berisi : a) Tanggal dikeluarkannya Material Request b) Nomor Material Request c) Nama site (tempat tujuan pengiriman barang) d) Nomor Purchase Order, Network Number, Purchase Requisition e) Keterangan dan perincian material f) Material Tambahan g) MOT (Transportasi yang digunakan) h) Remarks
2. Site Package Material Report Laporan mengenai perincian pembelian paket-paket barang lokal dari supplier Site Package Material Report berisi : a) Nomor Material Request, Nomor Purchase Order b) Tanggal dan waktu dikeluarkannya Material Request c) ATA (Actual Time Arrived) Material Date and Time d) Remarks
110
3.9 Teknik Penilaian Resiko dan Pengendalian Matrik Penilaian Resiko Matrik penilaian resiko adalah metode analisis dengan menghitung aspek tingkat resiko (dampak) dan tingkat terjadinya resiko tersebut, dengan nilai L (low) = -1, M (Medium) = -2, dan H (High) = -3. Teknik perhitungan dalam matrik penilaian resiko menggunakan fungsi perkalian antara dampak dengan nilai terjadinya. Kriteria penilaian dalam matrik pengendalian terdiri dari : 1. Resiko kecil (low) nilainya berkisar antara -1 dan -2, seperti : a. Jika dampak low (-1) dan terjadinya low (-1), maka nilai resiko adalah -1. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah kecil. b. Jika dampak low (-1) dan terjadinya medium (-2), maka nilai resiko adalah -2. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah kecil. c. Jika dampak medium (-2) dan terjadinya low (-1), maka nilai resiko adalah -2. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah kecil.
2. Resiko sedang (medium) nilainya berkisar antara -3 dan -4, seperti : a. Jika dampak low (-1) dan terjadinya high (-3), maka nilai resiko adalah 3. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah sedang b. Jika dampak medium (-2) dan terjadinya medium (-2), maka nilai resiko adalah -4. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah sedang c. Jika dampak high (-3) dan terjadinya low (-1), maka nilai resiko adalah 3. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah sedang.
111
3. Resiko tinggi (high) nilainya berkisar antara -6 dan -9, seperti : a. Jika dampak medium (-2) dan terjadinya high (-3), maka nilai resiko adalah -6. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah tinggi, b. Jika dampak high (-3) dan terjadinya medium (-2), maka nilai resiko adalah -6. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah tinggi c. Jika dampak high (-3) dan terjadinya high (-3), maka nilai resiko adalah 9. Artinya, nilai resiko dari dampak dan terjadinya adalah tinggi.
Matrik Penilaian Pengendalian Matrik Penilaian Pengendalian adalah metode analisis desain (rancangan) dan tingkat efektifitas pengendalian intern. Biasanya tingkat efektifitas dan desain (rancangan) dinyatakan dengan nilai L (low) = -1, M (Medium) = -2, dan H (High) = -3. Teknik perhitungan dalam matrik penilaian resiko menggunakan fungsi perkalian antara efektifitas dengan desain (rancangan). Kriteria penilaian dalam matrik pengendalian terdiri dari : 1. Resiko kecil (low) nilainya berkisar antara -1 dan -2, seperti : a. Jika efektifitasnya low (-1) dan terjadinya low (-1), maka nilai pengendaliannya adalah -1. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah kecil. b. Jika efektifitasnya low (-1) dan terjadinya medium (-2), maka nilai pengendaliannya adalah -2. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah kecil.
112
c. Jika
dampak
medium
(-2)
dan
terjadinya
low
(-1),
maka
nilai
pengendaliannya adalah -2. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah kecil.
2. Resiko sedang (medium) nilainya berkisar antara -3 dan -4, seperti : a. Jika efektifitasnya low (-1) dan terjadinya high (-3), maka nilai pengendaliannya adalah -3. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah sedang b. Jika efektifitasnya medium (-2) dan terjadinya medium (-2), maka nilai pengendaliannya adalah -4. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah sedang c. Jika efektifitasnya high (-3) dan terjadinya low (-1), maka nilai pengendaliannya adalah -3. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah sedang
3. Resiko tinggi (high) nilainya berkisar antara -6 dan -9, seperti : a. Jika efektifitasnya medium (-2) dan terjadinya high (-3), maka nilai pengendaliannya adalah -6. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah tinggi, b. Jika efektifitasnya high (-3) dan terjadinya medium (-2), maka nilai pengendaliannya adalah -6. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah tinggi
113
c. Jika efektifitasnya high (-3) dan terjadinya high (-3), maka nilai pengendaliannya adalah -9. Artinya, nilai pengendalian dari efektifitas dan desain adalah tinggi.
Penetapan tingkat efektifitas antara resiko dan pengendalian adalah sebagai berikut : 1. Jika jumlah penilaian resiko dan pengendaliannya adalah 0, maka tingkat pengendalian dan resiko adalah standar. Artinya setiap resiko yang terjadi dapat ditanggulangi oleh pengendalian yang ada 2. Jika jumlah penilaian resiko dan pengendaliannya adalah positif, maka tingkat pengendalian dan resiko adalah baik. Tapi jika nilai pengendaliannya terlalu tinggi dibanding dengan resiko, maka kemungkinan akan terjadi kelebihan
pengendalian
(overcontrol)
yang
menyebabkan
terjadinya
pemborosan dalam operasional. 3. Jika jumlah penilaian resiko dan pengendaliannya adalah negatif, maka tingkat pengendalian dan resiko adalah buruk. Sehingga perlu dilakukan pengingkatan terhadap pengendalian karena resiko yang dihadapi besar.
114
Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian No.
1
Resiko
Dampak
Keterjadi
Nilai
an
Resiko
Efektifit
Pengendalian
as
Desain
Nilai
Jumlah
Pengenda
Pengujia
lian
n
Login akses (password dan username),
Unauthorized
-3
intrusion
-1
-3
kartu identitas karyawan disertai foto, dan
3
1
3
0
1
3
3
1
3
2
6
3
2
3
6
3
3
3
9
6
2
3
6
6
33
13
penempatan penjagan Larangan membawa minuman dan makanan
2
Polusi
-2
-1
-2
dari luar, penutup hardware yang tahan air dan udara Alarm
3
Kebakaran
-3
-1
-3
dan
tabung
kebakaran,
prosedur
kebersihan, kabel dan penghantar listrik dilapisi dengan bahan yang tidak mudah terbakar
4
5
6
Energy
-3
Variations
-1
-3
Stabilizer dan UPS Power utama, pembersihan saluran air secara
Kerusakan
-3
karena air
-1
-3
rutin, semua material aset sistem informasi diletakan di tempat yang tinggi
Virus
-3 Jumlah
-2
-6
Program anti virus dan scan virus secara rutin
-20
Table 3.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control)
115
No.
1
Resiko
Dampak
Nilai
Keterjadian
Pengendalian
Resiko
Efektifitas
Desain
Nilai
Jumlah
Pengenda
Pengujia
lian
n
3
0
3
0
Login akses, encryption, invisible
Unauthorized
-3
intrusion
-1
password, otorisasi, dan manajemen
-3
3
1
user Jumlah
-3
Table 3.2 Pengendalian Aplikasi Batasan (Boundary Control)
No.
1
2
3
4
5
Resiko
Keterjadi
Nilai
an
Resiko
-3
-1
-3
-2
-1
-2
-3
-3
-3
-3
Dampak
Unauthorized intrusion Kesalahan entry data Kesalahan yang terlewatkan Pemasukan yang berulang kali Kehilangan dokumen sumber Jumlah
Pengendalian
Otorisasi dan prosedur persetujuan pemasukan
Efektifit as
Desain
Nilai
Jumlah
Pengenda
Pengujia
lian
n
3
3
9
6
Mendesain tampilan layar dengan baik
3
3
9
7
-9
Error message dan menu konfirmasi
3
3
9
0
-2
-6
Tanda check ( v )
3
3
9
3
-1
-3
Arsip dokumen sumber
3
3
9
6
45
13
data
-23
Table 3.3 Pengendalian Aplikasi Masukan (Input Control) 116
No.
1
2
3
Resiko
Keterjadi
Nilai
an
Resiko
-3
-1
-3
-3
-1
-3
-2
-2
-4
-3
-1
-3
Dampak
Unauthorized intrusion Pengeluaran laporan yang salah Laporan yang tidak jelas
Efektifit
Pengendalian
as
Otorisasi dan contact person pada laporan Sistem
pengawasan
catatan,
prosedur
permintaan laporan Judul, no urut, halaman, tanggal waktu dan periode laporan
Desain
Nilai
Jumlah
Pengenda
Pengujia
lian
n
3
3
9
-6
2
3
6
3
3
3
9
5
3
3
9
6
33
20
Penumpukan 4
kesalahan dan pemusnahan
Catatan mutu
laporan Jumlah
-13
Table 3.4 Pengendalian Aplikasi Keluaran (Output Control)
117
118 3.10
Aplikasi yang Digunakan 1. Perangkat keras (hardware) yang digunakan berupa : a. Alat masukan (input device) : keyboard, mouse, scanner b. Alat pemroses (processing device) : processor pentium 4, server c. Alat keluaran (output device) : printer, mesin fotocopy, monitor d. Alat simpan luar (external memory): Floppy disk, Harddisk, Flashdisk 2. Perangkat lunak (software) yang digunakan adalah : a. Sistem aplikasi umum a) Microsoft Outlook : Digunakan sebagai sarana untuk bertukar informasi via e-mail. Input : email dari sumber sebelumnya, lampiran data dalam bentuk dokumen. Output : informasi dalam bentuk email yang berisi respon atau jawaban dari informasi yang diminta atau pertanyaan yang diajukan. b) Microsoft Excel : Digunakan untuk membuat laporan-laporan data yang berhubungan dengan rumus, grafik, table. Input : data atau informasi dari dokumen Purchase Requisition, Material Request, Plan Spesification. Output : laporan-laporan yang dibutuhkan seperti laporan material request daily, dan laporan site package material dari supplier
118
119 c) Microsoft Word : Digunakan untuk membuat laporan tertulis dalam bentuk narasi. Input : poin-poin hasil rapat Output : dokumen notulen rapat /MOM (minutes of meeting) d) Microsoft Access : Digunakan sebagai database penyimpanan data, yang terdapat di LAN (Local Area Network) Sistem operasi : Windows NT : digunakan sebagai network. Sistem aplikasi khusus : Program Material Request (MR Logbook) Microsoft Visual Basic versi 6 : 1. Digunakan sebagai sarana membuat Material Request dokumen. 2. Input : data dari dokumen Plan Spesification, Purchase Requisition, dan permintaan via Email. 3. Output : dokumen Material Request
119
120
Gambar 3.10 Login awal Material Request Logbook
120
121
Gambar 3.11 Halaman awal setelah Login Material Request Logbook
Gambar 3.12 Informasi mengenai Material Request yang perlu diperbaharui
121
122
Gambar 3.13 Halaman utama aplikasi Material Request Logbook
Gambar 3.14 Aplikasi utama Material Request Logbook sebelum di input
122
123
123
124
Gambar 3.15 Aplikasi utama Material Request Logbook saat di input
Gambar 3.16 Aplikasi utama Material Request Logbook setelah disimpan
124
125 Langkah kerja Material Request Logbook: 1. Klik icon Material Request Logbook pada desktop. 2. Tunggu beberapa saat sampai muncul login box pada layar 3. Isi username dan password pada login box. 4. Jika username dan password sesuai, maka icon yang berwarna merah berubah menjadi warna hijau. 5. Setelah data yang dimasukan benar, klik tombol login pada login box. 6. Maka tampilan pada layar akan berubah ke halaman utama aplikasi Material Request Logbook. 7. Pada saat halaman utama aplikasi Material Request Logbook muncul, kita akan menjumpai dialog box yang berisi beberapa informasi mengenai Material Request dalam database 8. Pilih ”No” 9.
Lalu pilih menu ”Maintain data” yang terdapat pada bagian atas layar.
10. Setelah memilih ”Maintain data”, tampilan akan berubah menjadi gambar 3.9 11. Isi field-field pada halaman tersebut sesuai dengan data yang diperoleh dari Plan Spesification dan Purchase Requisition. 12. Jika sudah selesai mengisi data, pilih tombol print Material Request 13. Maka langsung didapatkan dokumen Material Request yang diinginkan (dalam halaman Excel) untuk mencetak Material Request.
125
126
126
127
Gambar 3.17 Langkah mengeksport data ke LAN
127
128
Gambar 3.18 Proses Mengekspor Data ke LAN (Berhasil)
Gambar 3.19 Proses Mengekspor Data ke LAN (Gagal) 128
