BAB 2 TINJAUAN TEORITIS DAN PROPOSISI PENELITIAN
2.1 Konsep Dasar Pengendalian Intern 2.1.1 Pengertian Pengendalian Intern Ada beberapa pengertian mengenai pengendalian intern yang dikemukakan oleh beberapa para ahli diantaranya adalah pengertian pengendalian intern menurut Krismiaji (2010:218), pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Sedangkan pengertian pengendalian intern menurut IAPI dalam buku Agoes (2012:100) adalah pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas-yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan pengertian pengendalian intern menurut Diana dan Lilis (2011:82) adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh
suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta
kekayaan, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Sedangkan pengertian pengendalian intern menurut Rosidah dan Munandar (2008) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan
komisaris, manajemen, personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapain tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
2.1.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Adapun tujuan dari pengendalian intern menurut Krismiaji (2010:220) pengendalian
dikelompokkan
menjadi
tiga,
yaitu
pengendalian
preventif
dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi, pengendalian detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi, pengendalian korektif dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Sedangkan tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (2008:164) dibagi menjadi dua yaitu sistem pengendalian intern akuntansi dan sistem pengendalian intern administrasi, dimana sistem pengendalian akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi. Sedangkan pengendalian intern administrasi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen, seperti telah diuraikan dalam pengertian sistem pengendalian intern terdapat empat tujuan yaitu:
1. Melindungi harta kekayaan perusahaan. Kekayaan perusahaan dapat berupa kekayaan yang berwujud maupun kekayaan yang tidak berwujud. Kekayaan perusahaan sangat diperlukan untuk menjalankan kegiatan perusahaan seperti bangunan peralatan, mesin-mesin, semuanya bernilai sangat material dari segi keuangan dan sangat diperlukan dalam segi operasional. 2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi dasar pembuatan keputusan. Apabila informasi salah, keputusan yang diambil, baik oleh manajemen maupun pihak lain, dapat salah. Keputusan yang salah akan sangat merugikan perusahaan. agar informasi tidak salah perlu dilakukan pengawasan terhadap sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan, sehingga dalam berbagai kegiatan dapat dilakukan penghematan. Efisiensi merupakan suatu perbandingan antara besarnya pengorbanan dan hasil yang diperoleh. Semakin kecil pengorbanan namun hasil yang diperoleh tetap sama, menunjukkan perusahaan efisien. Perusahaan yang efisien akan sangat diharapkan oleh pemegang saham atau pemilik perusahaan dan jajaran karyawan. 4. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Secara berkala, manajemen telah menetapkan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan tujuan tersebut hanya dapat dicapai apabila semua pihak didalam perusahaan bekerja sama dengan baik. Didalam suatu perusahaan terdapat banyak orang yang memiliki berbagai keuntungan namun kepentingan mereka tidak boleh
bertentangan dengan kepentingan perusahaan. Disisi lain manajemen juga harus menetapkan tujuan yang tidak terlalu tinggi, selain juga tidak terlalu rendah. Sedangkan tujuan pengendalian intern menurut Hall dan Singleton (2009:19) terdiri atas kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umum: 1. Mengamankan aktiva perusahaan 2. Memastikan akurasi dan keandalan berbagai catatan dan informasi akuntansi 3. Menyebarluaskan efisiensi dalam operasi perusahaan 4. Mengukur ketaatan dengan berbagai kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. sedangkan tujuan pengendalian intern menurut Diana dan Lilis (2011:84) adalah 1. Efektivitas dan efisiensi operasi. 2. Reliabilitas pelaporan keuangan. 3. Kepatuhan terhadap aturan dan regulasi yang berlaku.
2.1.3 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi penggajian diperlukan pengendalian intern. Pengendalian intern yang baik dan memedai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam suatu usaha pengendalian intern.
Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengekibatkan terhambatnya dari pengendalian intern tersebut. Menurut Mulyadi (2008:164) terdapat beberapa unsur pengendalian intern secara rinci setiap unsur pokok pengendalian intern diuraikan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang membedakan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka tanggung jawab fungsional kepada unitunit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi, fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenag untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya penelitian. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenag untuk menyimpan aktiva perusahaan, sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenag untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenag untuk memberikan otorisasi atas terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan fomulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Dilain pihak, fomulir merupakan dokumen yang dipakai menjadi dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi, prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang diharapkan dalam fomulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkanya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercayai bagi proses akuntansi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak. Pemeriksaan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi saja tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi. d. Perputaran jabatan. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi penjabat dalam melaksanakan tugasnya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian intern tersebut diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian yang penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai
batas
yang
minimum,
dan
perusahaan
tetap
menghasilkan
pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
2.1.4 Komponen Pengendalian Intern Pengendalian intern menurut Agoes (2012:100) terdiri atas lima komponen yang saling terkait berikut ini:
1. Lingkungan pengendalian Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orangorangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. 2. Penaksiran resiko Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan, untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. 3. Aktivitas pengendalian Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan 4. Informasi dan komunikasi Pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggungjawab mereka. 5. Pemantauan Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu Sedangkan menurut Messier et al (2008:251) pengendalian internal terdiri atas lima komponen: 1. Lingkungan pengendalian 2. Proses penentuan risiko entitas 3. Sistem informasi dan proses keuangan dan komunikasi
bisnis terkait yang relevan terhadap pelaporan
4. Prosedur pengendalian 5. Pemantauan pengendalian
2.2 Konsep Dasar Penggajian Karyawan 2.2.1 Sistem dan Prosedur Penggajian Sumber Daya Manusia Sistem penggajian merupakan proses untuk menentukan, mencatat, menaikkan dan mengendalikan tingkat gaji karyawan. Untuk mengendalikan beban gaji secara efektif, perusahaan pertama–tama harus menentukan siapa yang akan menyiapkan anggaran gaji dan mencatat prosedur pengendalian. Anggaran hendaknya berdasar jumlah staf yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang diramalkan dan harus memasukkan kenaikan biaya yang dianggarkan. Metode kenaikan gaji individu harus dirumuskan juga wewenang yang diberikan kepada tiap manajemen untuk memenuhi gaji permulaan. Sedangkan pengertian sistem penggajian menurut (Hastoni dan Suryadinata, 2011) mendefinisikan sistem penggajian adalah rangkaian aktivitas berulang dan operasional pemrosesan data terkait dalam mengelola pegawai. Sistem penggajian terdiri dari beberapa prosedur meliputi pencatatan waktu hadir, pembuatan daftar gaji, distribusi biaya gaji, pembuatan bukti kas keluar, dan pembayaran gaji. Pedoman yang merumuskan dalam pembayaran gaji yang layak hendaknya memberikan dasar untuk keputusan tentang perubahan upah yang berhubungan dengan promosi. Anggaran gaji biasanya disiapkan oleh eksekutif tertinggi dalam organisasi dengan karyawan kurang dari 100 orang, tetapi tanggung jawab ini terletak
pada akuntan kepala, kepala personalia, atau sekretaris perusahaan dalam perusahaan yang sedikit besar. Pengukuran penambahan dan pengurangan karyawan yang digunakan untuk membantu dalam penganggaran gaji. Kenaikan gaji biasanya diputuskan kepada kepala bagian karyawan yang bersangkutan dan disetujui pada tingkat dewan pengurus. Sistem penggajian merupakan sistem pembayaran atau jasa yang diserahkan kepada karyawan yang bekerja sebagai manajer atau karyawan yang gajinya dibayar bulanan dan tergantung pada jumlah jam kerja. Dalam sistem penggajian diperlukan pencatatan waktu kerja, dan sistem penggajian yang baik, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan bukti penandatanganan karyawan atau kartu penghasilan karyawan, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing–masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi yang bersifat rahasia bagi karyawan lain. Adapun Sistem penggajian dari jaringan prosedur penggajian sumber daya manusia terdiri dari: 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau kartu jam lembur (overtime), sehingga dapat
digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif diatas tarif gaji biasa. 2. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. 3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji. Dalam daftar ini, fungsi pembuat daftar membuat daftar
gaji
gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan
daftar gaji adalah surat–surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru., kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. 4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji. Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen–departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5. Prosedur Pembayaran Gaji. Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
Untuk lebih jelas memahami tentang gambaran dari sistem dan prosedur penggajian dapat dijelaskan melalui gambar yang menjelaskan tentang
bagian
pencatatan waktu dan bagian gaji dan upah pada gambar berikut ini: Bagian Pencatatan Waktu
Bagian Gaji dan Upah 1
1
Mulai
KJH
Daftar hadir
Mencatat jam hadir karyawan
Kartu Penghasilan Karyawan
2
1 DG
2
Bukti Ka 3 Keluar
Membuat daftar gaji
T
Kartu Jam Hadir T
Membuat rekap gaji Membuat daftar hadir
KJH = Kartu Jam Hadir
SPG
2 RDG KJH Daftar Hadir Karyawan
2
RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surqat Pernyataan Gaji
1
DG = Daftar Gaji
2
1
A
Daftar Gaji 1
1
Kartu Penghasilan Karyawan
2
Gambar 1 Flow Chart Sistem Penggajian Bagian Pencatatan Waktu dan Bagian Gaji Sumber: Mulyadi (2008:398), Sistem Akuntansi
Kesimpulan dari gambar diatas tentang sistem dalam bagian pencatatan waktu dan bagian gaji dapat dijelaskan sebagai berikut (krismiaji, 2010:406): Bagian Pencatat Waktu 1. Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir. 2. Membuat daftar hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir. 3. Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke bagian gaji. Bagian Gaji: 1. Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu. 2. Membuat daftar gaji serta rekap gaji atas dasar daftar hadir dan kartu jam hadir karyawan. 3. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji. 4. Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji kartu penghasilan karyawan ke bagian utang. 5. Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa. 6. Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal. 7. Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.
Sedangkan dokumen yang digunakan dalam penggajian dalam melakukan proses penggajian diperlukan dokumen lengkap menurut ”Diana dan Lilis (2011:182) adalah sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan atas gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. 2. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap–tiap karyawan diperlukan. Menurut (Iryadi, 2007) pemeriksaan terjadi pencatatan waktu hadir dan waktu kerja dilakukan dengan melihat langsung kartu absensi dan mencocokannya dengan jumlah jam kerja yang dimasukkan dalam daftar gaji. Bentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2
Kartu Hadir Sumber : Diana dan Lilis (2011:175), Sistem Informasi Akuntansi. 3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. a. Daftar gaji Daftar gaji berisi gaji bruto tiap karyawan dikurangi potongan – potongan berupa PPh 21. Utang karyawan, iuran organisasi karyawan. Menurut (Iryadi, 2007) pemeriksaan terhadap pembuatan daftar gaji dilakukan dengan cara memeriksa karyawan yang sedang dalam cuti, keberadaan karyawan yang ada dalam daftar gaji dan melakukan pengujian terhadap perhitungan gaji dan apabila banyak penyimpangan-penyimpangan maka harus segera dicari penyebabnya. b. Rekap daftar gaji Dokumen ini merupakan gaji yang dibuat berdasarkan daftar gaji. c. Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji yang digunakan sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima secara potongan yang dibebankan untuk setiap karyawan.
Contoh surat pernyataan gaji seperti gambar di bawah ini:
Gambar 3 Surat Pernyataan Gaji Gambar 3 Surat Pernyataan Gaji dan Upah Sumber : Diana dan Lilis (2011:176), Sistem Informasi Akuntansi.
d. Amplop gaji Uang gaji yang diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji, halaman muka amplop gaji ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima dalam bulan tertentu. e. Bukti kas keluar
Fungsi pembuat bukti kas keluar memberikan kepada fungsi pengeluaran kas berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diperoleh dari fungsi pembuat daftar gaji.
2.2.2 Proses Rekrutmen Sumber Daya Manusia proses rekrutmen adalah suatu proses penerimaan calon tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja pada suatu unit kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan (Yani, 2012:61). Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisis lowongan pekerjaan yang ada.
Proses rekrutmen disajikan sebagai berikut:
Informasi analisis kerja
Perencan aan SDM
Rencana tindakan yang ditetapka n
Lowongan pekerjaan
persyaratan
yang teridentifi ksi Internal
Perminta an khusus
Metode rekrutmen
Eksternal
Komentar manajer Pelamar yang
manajer
memenuhi syarat Gambar 4 Proses Rekrutmen Sumber Daya Manusia Sumber : Bhayangkara (2008:75), Audit Manajemen. Pelaksanaan rekrutmen harus mampu mendapatkan SDM dengan cara yang paling ekonomis, efektif, dan efisien. Pertimbangan pemilihan sumber tenaga kerja harus didasarkan pada kebutuhan SDM sesuai dengan kualifikasinya, tidak semata-mata memanfaatkan sumber tenaga kerja yang paling murah, tetapi harus diperhatikan pula kredibilitas dari sumber tersebut.
2.2.3 Persyaratan Pemrosesan Penggajian Menurut Bodnar dan William(2007:364) Banyak file yang harus dikelola dalam system penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan - potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File yang diperlukan dalam laporan pemerintah, tabel pajak, pensiun, perencanaan tunjangan kesehatan, dan perencanaan merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian. Aktivitas siklus penggajian terdiri dari: 1. Perbarui File Induk Penggajian Aktivitas pertama dalam siklus penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. 2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak Aktivitas kedua dalam siklus penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi. 3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
4. Mempersiapkan Penggajian Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini. 5. Membayar Gaji Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. 6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel. Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua. 7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronik untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.
2.2.4 Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Penggajian Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengendalian intern penggajian menurut Mulyadi (2008:382) adalah: 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada ditangan Bagian Kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan Umum. 2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatat waktu berada ditangan Bagian Pencatat Waktu, dibawah Departemen Personalia dan Umum.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada ditangan Bagian Gaji, di bawah Departemen Personalia dan Umum. 4. Fungsi Akuntansi Dalam sisten akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam catatan akuntansi diperlukan jejak audit untuk penggajian yang meliputi dokumendokumen antara lain: kartu waktu, kartu pekerjaan, bukti kas keluar, informasi jurnal, akun buku besar, akun buku besar umum (Hall, 2007:398). Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi yang menangani system akuntansi penggajian berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap
karyawan, untuk selanjutnya dibagikan
kepada
karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan berada ditangan Bagian Kasa.
2.3 Konsep Dasar Efektivitas dan Efisien Penggajian 2.3.1 Pengertian Efektivitas dan Efisien Penggajian Dalam pengendalian intern tujuan yang akan dicapai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi dalam usaha sehingga pembahasan mengenai pengendalian intern tidak dapat dipisahkan karena perkataan efisiensi dan efektivitas seringkali dipakai orang menjadi satu istilah yang bergandengan, artinya bila ada perkataan efisiensi pasti dilanjutkan lagi dengan perkataan efektivitas. Hal ini terjadi karena pengertian dan efisiensi menurut Bhayangkara (2008:13) efisiensi adalah rasio antara antara output dan input atau seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki oleh perusahaan. Sedangkan menurut Abdul (2008:7) efisiensi adalah perbandingan antara masukan dan keluaran. Sedangkan efektivitas adalah perbandingan antara keluaran dengan target yang sudah ditetapkan. Jadi efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan. sedangkan efektivitas adalah tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Sedangkan pengertian Efisiensi menurut Vina (2010) Efisiensi adalah jumlah perbandingan antara apa yang dihasilkan (output) dengan apa yang digunakan (input) atau jika suatu perusahaan dikatakan efisien apabila perusahaan jika menggunakan input yang lebih sedikit dari jumlah input pada umumnya dapat menghasilkan output
yang lebih banyak atau dapat menghasilkan minimal sama besarnya. Atau bila perusahaan menggunakan input yang sama besarnya namun dapat menghasilkan output yang lebih besar dari biasanya, sedangkan efektivitas adalah hubungan antara apa yang dihasilkan (output) dengan tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Perusahaan dikatakan efektif apabila output yang dihasilkan dapat memberikan manfaat atau kontribusi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Jika penyelesaian proses yang digariskan dalam sistem dan prosedur penggajian secara efektif tergantung pada cara pengalokasian tanggung jawab untuk mengelola sistem penggajian dan menjalankan prosedur penggajian secara kontinyu, sehingga diperoleh efisiensi dan efektivitas atas sistem penggajian diperusahaan yang sedang diperiksa. harus menjamin adanya kesesuaian dari yang telah ditetapkan. Pengertian efisiensi dan efektivitas dapat diartikan bahwa efisiensi berhubungan dengan sumber daya sedangkan efektivitas berhubungan dengan pelaksanaan. Dalam efisiensi dan efektivitas atas sistem penggajian, kita berpedoman pada sistem dan prosedur penggajian yang telah dirancang di perusahaan yang dijadikan standar operasi
penggajian
menyeluruh.
Sistem
penggajian
digunakan
untuk
menggembangkan sekumpulan prosedur dan memotivasi staf yang berpengalaman serta untuk mengendalikan pembayaran gaji. Dimana prosedur yang digunakan harus menjamin adanya kesesuaian dari yang telah ditetapkan. Jika penyelesaian proses yang digariskan dalam sistem dan prosedur penggajian secara efektif tergantung pada cara pengalokasian tanggung jawab untuk mengelola sistem penggajian dan menjalankan prosedur penggajian secara kontinyu, sehingga
diperoleh efisiensi dan efektivitas atas sistem penggajian diperusahaan yang sedang diperiksa.
2.3.2 Sistem Pengendalian Intern dapat dikatakan Efisien Menurut Vina (2010) dalam blogspot vinakurniadi Sistem pengendalian intern dapat dikatakan Efisien apabila perusahaan jika menggunakan input yang lebih sedikit dari jumlah input dan pada umumnya dapat menghasilkan output yang lebih banyak atau dapat menghasilkan minimal sama besarnya. Sistem pengendalian intern dapat dikatakan efisien ketika: 1. Memiliki sumber daya manusia yang sesuai dengan bakat dan bidang dalam bekerja. 2. Memiliki sumber tenaga kerja didasarkan pada kebutuhan SDM sesuai dengan kualifikasinya, tidak semata-mata memanfaatkan sumber tenaga kerja yang paling murah, tetapi harus diperhatikan pula kredibilitas dari sumber tersebut. Untuk
mendapatkan
sistem
pengendalian
yang
efisien
maka
harus
memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut: 1. Sistem pengendalian merupakan proses yang terintegrasi dan dilakukan terus menerus terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan terus menerus terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. 2. Sistem pengendalian harus mendapatakan dukungan dan menuntut peran serta dari seluruh anggota dan pimpinan managemen organisasi. 3. Perencanaan pengendalian harus mengarah kepada pencapaian tujuan organisasi.
4. Sistem pengendalian memberikan manfaat yang lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan.
2.3.3 Sistem Pengendalian Intern dapat dikatakan Efektif Menurut Vina (2010) dalam blogspot vinakurniadi Sistem pengendalian intern dapat dikatakan Efektif apabila output yang dihasilkan dapat memberikan manfaat atau kontribusi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern dapat dikatakan efektif ketika: 1. Perusahaan memberikan tugas dan tanggung jawab sesuai bidang pendidikan. 2. Perusahaan hanya memberikan 1 tugas dan tanggung jawab kepada sumber daya manusia tidak boleh ada pendobelan tugas dan tanggung jawab. 3. Memiliki fungsi-fungsi yang terkait dengan proses penggajian. 4. Berpedoman terhadap sistem dan prosedur penggajian. Menurut Randal et al (2010:316) sistem pengendalian intern yang efektif mencakup tiga tujuan dari perusahaan dimana manajemen biasanya memiliki tiga tujuan umum antara lain: 1. Keandalan laporan keuangan. Tujuan pengendalian intern yang efektif terhadap laporan keuangan adalah untuk memenuhi tanggaung jawab pelaporan keuangan ini dimana manajemen bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan bagi para investor, kreditor, dan para pengguna lainnya. Manajemen memiliki tanggung jawab hukum maupun
profesional untuk menyakinkan bawah informasi disajikan dengan wajar sesuaai dengan ketentuan dalam pelaporan seperti misalnya GAAP. 2. Efektifitas dan efektivitas operasi. Sebuah tujuan penting atas pengendalian tersebut adalah akurasi informasi keuangan dan nonkeuangan mengenai kegiatan operasi perusahaan yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan oleh pengguna laporan. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Beberapa peraturan ada yang terkait dengan akuntansi secara tidak langsung, misalnya perlindungan terhadap lingkungan dan hukum hak-hak sipil. Sedangkan yang terkait erat dengan akuntansi misalnya peraturan pajak penghasilan dan kecurangan.
2.4 Penelitian Terdahulu Menurut Fitriyah (2012) meneliti tentang “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Atas Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada PT. Garam (Persero) di Surabaya” yang bertujuan untuk mengetahui apakah dengan diterapkannya sistem prosedur penggajian dan pengupahan yang memadai dapat meningkatkan pengendalian intern pada perusahaan, sedangkan penelitian yang sekarang bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian yang terjadi dan untuk mengetahui apakah kebijakan sistem dan prosedur penggajian sudah efisiensi dan efektif. Sedangkan menurut Assegaff (2012) meneliti tentang “Penerapan Audit Operasional Sebagai Alat Bantu Penilaian Kinerja dan Perbaikan Fungsi Sumber
Daya Manusia pada Tanjung Kodok Beach Resort” yang bertujuan untuk mengevaluasi fungsi atau peranan audit operasional yang dilakukan apakah berjalan efektif dan memberikan dampak positif bagi kemajuan perusahaan pada umunya dari fungsi sumber daya manusia. Sedangkan penelitian yang sekarang bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian yang terjadi dan untuk mengetahui apakah kebijakan sistem dan prosedur penggajian sudah efisiensi dan efektif.
2.5 Rerangka Pemikiran Struktur Organisasi
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Pengendalian Intern Penggajian
Proses Penggajian yang Baik
Praktek yang Sehat
Karyawan yang Kompeten Dalam kerangka pemikiran diatas dapat dijelaskan tentang gambaran umum unsurunsur pengendalian intern adalah: 1. Struktur Organisasi Dalam suatu perusahaan harus terdapat struktur organisasi yang menjelaskan tentang pembagian tugas dan tanggung jawabpada setiap unit organisasi, pada
struktur organisasi terdapat satu orang atau unit organisasi yang tidak boleh merangkap tugas. 2. Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi jika mendapat ijin dan pengesahan dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi. Dengan adanya sistem otorisasi, maka akan menjamin dihasilkannya dokumen-dokumen pembukuan yang dapat dipercayai serta tingkat ketelitian dan keandalan data akurat. 3. Praktek yang Sehat Dalam praktek yang sehat digunakan untuk memastikan pembagian dan tanggung jawab fungsional, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan agar terlaksana dengan baik. 4. Karyawan yang Kompeten Dalam karyawan yang kompeten harus mengetahui tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan. Oleh karena itu, dapat ditempuh dengan cara melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan perusahaan sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
2.6 Proposisi Penelitian PT Angasa Pura Logistik di Surabaya telah memanfaatkan pengendalian intern dalam sistem penggajian untuk membantu manajemen dalam memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pengawas dalam memperoleh informasi yang bermanfaat bagi
pengawas, pengendalian intern, perencanaan dan pengambilan keputusan bebagai aktivitas penggajian, sehingga tujuan perusahaan yang ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
