BAB 1 RENCANA PEMBELAJARAN DAN RENCANA TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN EVEN 1.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat memahami Rencana Pembelajaran yang akan ditempuh dan Rencana Tugas tang akan dikerjakan selama satu semester.
1.2 Rencana Pembelajaran Rencana Pembelajaran (RP) adalah tahapan proses pembelajaran suatu matakuliah yang akan ditempuh selama satu semester. Adapun RP secara detail untuk Mata Kuliah Manajemen Even adalah sebagai berikut:
1
RENCANA PEMBELAJARAN Mata Kuliah, Program Studi Kompetensi MINGGU KE 1.
: : :
MANAJEMEN EVEN D2 ADMINISTRASI BISNIS Dapat menjadi Asisten Corporate Event Organizer.
KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN Mahasiswa akan dapat mengetahui gambaran umum mata kuliah dengan mengisi Checklist Kesiapan Mengikuti Kuliah Manajemen Even, minimal 70% benar.
2.
Mahasiswa dapat memahami Konsep Dasar Corporate Event
3.
Mahasiswa dapat mengkritisi organisasi sebuah CE dalam sebuah studi kasus.
4.
Mahasiswa dapat mengidentifikasi logistik CE minimal untuk sebuah sie pelaksana.
5, 6, 7.
Mahasiswa dapat menyusun rencana global sebuah CE dengan
Semester
BAHAN KAJIAN (Materi Ajar)
:
II
SKS
BENTUK PEMBELAJARAN
KRITERIA PENILAIAN
1.1 Sasaran Belajar 1.2 Hubungan dengan mata kuliah lain 1.3 Peranan mata kuliah dalam membentuk kompetensi mahasiswa 1.4 Sistem Pembelajarann 1.5 Sistem Penilaian 2.1 Learning Outcomes 2.2 Pengertian Manajemen Even 2.3 Pengertian Corporate Event (CE) 2.4 Tujuan Penyelenggaraan CE 2.5 Jenis dan Bentuk corporate event 2.6 Kebutuhan CE 2.7 Mengidentifikasi Kebutuhan CE
• Presentasi • Diskusi dan Tanya Jawab.
Checklist Kesiapan Mengikuti Kuliah Manajemen Even
• Presentasi • Diskusi dan Tanya Jawab • Latihan
Lihat RENCANA TUGAS – ke 1
3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5.1 5.2
• Presentasi • Diskusi dan Tanya Jawab • Studi Kasus • Presentasi • Diskusi dan Tanya Jawab • Latihan
Lihat RENCANA TUGAS – ke 2
• Presentasi • Diskusi dan Tanya
Semua bagian Rencana Global terintegrasi secara
Learning Ourcome Organisasi Corporate Event Lingkup Tugas Panitia Studi Kasus Pengertian Logistik Corporate Event Supply Chain Logistik Mengidentifikasi Logistik Corporate Event Logistik Corporate Event Latihan Learning Ourcome Pengertian Perencanaan Global
2
Lihat RENCANA TUGAS – ke 3
:
2
BOBOT NILAI
8, 9, 10.
10
11,12,13,14,1 5
16,17,18
pola 5W + 1H, secara kelompok 3 orang. Mahasiswa dapat menyusun rencana detail dan anggaran berdasarkan rencana global sebuah CE dengan pola 5W + 1H, secara kelompok 3 orang.
5.3 5.4 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
Prosedur Penyusunan Rencana Global Latihan Learning Ourcome Pengertian Perencanaan Detail Prosedur Penyusunan Rencana Detail Penyusunan Anggaran CE Latihan
Jawab • Latihan Kelompok • Presentasi • Diskusi dan Tanya Jawab • Latihan Kelompok
Mahasiswa dapat menyusun proposal CE berdasarkan rencana global dan rencana detail, secara kelompok 3 orang. Mahasiswa dapat berperan aktip dalam penyelenggaraan sebuah CE sesuai dengan peran dan tugasnya.
7.1 Learning Ourcome 7.2 Menyusun Proposal CE berdasarkan Perencanaan Global dan Perencanaan Detail 7.3 Latihan 8.1 Learning Ourcome 8.2 Rapat Koordinasi Panitia 8.3 Restrukturisasi Perencanaan Detail dan Anggaran CE 8.4 Checklist Penyelenggaraan CE 8.5 Implementasi Perencanaan Detail 8.6 Running CE 9.1 Learning Ourcome 9.2 Evaluasi Pelaksanaan CE 9.3 Proses Pelaporan CE
• Presentasi • Diskusi dan Tanya Jawab • Latihan Kelompok • Kerja kelompok
Mahasiswa dapat mengevaluasi dan melaporkan penyelenggaraan sebuah CE sesuai dengan peran dan tugasnya.
3
• Kerja kelompok
logis Mendasarkan pada Rencana Global, alur 5W + 1 H terintegrasi secara logis Nilai anggaran benar hitungannya
•
1.3 Rencana Tugas Rencana Tugas (RT) adalah serangkaian tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh semua peserta didik selama tahapan proses pembelajaran suatu mata-kuliah yang berfungsi untuk mengukur tingkat pencapaian kompetensi peserta didik. Adapun RT secara detail untuk Mata Kuliah Manajemen Even adalah sebagai berikut:
RENCANA TUGAS Mata Kuliah
:
MANAJEMEN EVEN
Semester
:
II
SKS
:
2 Sks
RENCANA TUGAS – ke 1 Pemahaman Konsep Dasar CE Minggu Ke
:
2
Tugas Ke
:
1 (pertama)
1.
TUJUAN TUGAS: Memahami Konsep Dasar Corporate Event
2.
URAIAN TUGAS: a. Mereview materi pada Bab I Modul Ajar Manajemen Even ditambah dengan minimal 1 referensi lain serta memberikan contoh real untuk tiap bahasan. b. Waktu pengerjaan 1 minggu. Jadi dikumpulkan padapertemuan berikutnya.
3.
KRITERIA PENILAIAN: a. Ketepatan waktu pengumpulan tugas = 15% b. Kerapian/ tata letak dalam pengerjaan paper = 10% c. Kelengkapan bagian-bagian topik = 50% d. Aturan Pengetikan dan Tata Bahasa = 25%
RENCANA TUGAS – ke 2 Pemahaman Organisasi Panitia CE Minggu Ke
:
3
Tugas Ke
:
2 (kedua)
1. TUJUAN TUGAS: Mahasiswa dapat mengkritisi organisasi sebuah CE 2. URAIAN TUGAS: a. Mencari Stuktur Organisasi Kepanitiaan sebuah CE b. Diskusikan dalam kelompok 3 orang, untuk menemukan kelamahan-kelemahan dan kelebihan-kelebihan organisasi tersebut. Kemudian memberikan saran perbaikan terhadap organisasi tersebut, sehingga menjadi organisasi kepanitiaan yang efektip dan produktip.
4
3. KRITERIA PENILAIAN: a. Ketepatan waktu pengumpulan tugas = 15% b. Kerapian/ tata letak dalam pengerjaan paper = 10% c. Kelengkapan bagian-bagian topik = 50% d. Aturan Pengetikan dan Tata Bahasa = 25%
RENCANA TUGAS – ke 3 Mengidentifikasi Logistik CE Minggu Ke
:
4
Tugas Ke
:
3 (ketiga)
1. TUJUAN TUGAS: Mampu mengidentifikasi logistik CE minimal untuk satu Sie Pelaksana 2. URAIAN TUGAS: a. Membentuk kelompok maksimal 3 orang b. Lakukan pengundian dengan kelompok lain untuk memdapatkan Sie yang akan diidentifikasi logistiknya. c. Lakukan identifikasi logistik Sie, dengan menggunakan format table seperti yang dicontohkan pada Bab 3. 3. KRITERIA PENILAIAN: a. Ketepatan waktu pengumpulan tugas = 15% b. Kerapian/ tata letak dalam pengerjaan paper = 10% c. Kelengkapan isi tugas = 50% d. Aturan Pengetikan dan Tata Bahasa = 25%
RENCANA TUGAS – ke 4 Menyusun Rencana Global Minggu Ke
:
6, 7, 8
Tugas Ke
:
4
(ke-empat)
1. TUJUAN TUGAS: Setelah menyelesaikan tugas ini mahasiswa akan dapat Menyusun Rencana Global sebuah corporate event yang komprehensip. 2.
URAIAN TUGAS
a. Carilah Sasaran Umum (SU) dari even yang akan dibuat Rencana Globalnya. Pilih sebuah organisasi yang sudah Saudara kenal. b. Pelajari Isu Utama yang ada pada organisasi tersebut, dengan cara membandingkan Visi, Misi, dan Tujuan yang hendak dicapai dengan kondisi organisasi pada saat ini. Temukan kesenjangan-kesenjangan atau permasalahanpermasalahan yang ada. c. Kelompokkan kesenjangan atau permasalahan yang ada keterkaitan, yang bisa diselesaikan secara bersamaan dalam sebuah even. Simpulkan permasalahan yang sebenarnya sedang dihadapi. d. Rumuskan Tema berdasarkan hasil penelaahan atau pembahaan terhadap Isu Utama, yaitu kesimpulan tentang permasalahan yang sebenarnya. e. Merumuskan 5 W, yang dimulai dari What (Nama even). Nama even harus mencerminkan Tema dan mudah dipahami oleh SU. 5
f.
g.
h. i. j. k. l.
m. n. 3. 4.
Setelah What terumuskan dengan baik, dilanjutkan dengan menentukan Who (Target/Sasaran Khusus) even. Who diambil sebagian dari SU dalam jumlah tertentu. Jadi harus ada uraian secara kualitatip dan data secara kuantitatip. Langkah berikutnya menguraikan Why (mengapa mereka harus mengikuti even). Jadi yang disajikan di sini adalah tujuan yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan even. Dalam merumuskan tujuan harus mereferensi pada Tema dan dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi. Menguraikan Where (tempat penyelenggaraan even), tempat yang seperti apa dan di mana, yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan even dengan peserta seperti yang sudah dirumuskan, agar tujuannya dapat diwujudkan. Menentukan waktu pelaksanaan (When), kapan dan berapa lama even itu harus dilaksanakan di tempat yang sudah dipilih agar peserta dapat mengikuti even tersebut dan tujuannya dapat diwujudkan. Sebelum masuk ke perumusan How, lakukan pengkajian ulang terhadap rumusan 5 W dulu. Jika dirasa sudah mendapatkan rumusan yang terbaik, baru masuk ke How. Untuk merumuskan How harus didasarkan pada rumusan 5 W. Jadi untuk merumuskan format even yang akan diselenggarakan bisa dilakukan dengan menjawab pertanyaan: “Bagaimana even itu diselenggarakan, untuk semua peserta yang telah ditentukan, agar tujuannya dapat terwujud, di tempat yang telah dipilih, dalam waktu yang telah ditentukan?” Setelah How dirumuskan dilanjutkan dengan Event Needs Analysis. Menyusun Rencana Kerja Penyelenggaraan Even (Lihat Materi Perencanaan Kerja Proyek) pada MK Kesekretariatan). Waktu pengerjaan
Pengerjaan tugas ini selama 3 minggu, tiap minggu 4 jam perkuliahan.
Kriterian Penilaian
(apa yang akan dinilai, sesuaikan dengan Tujuan Tugas)
4.1 Sasaran Umum (SU) even, organisasi riil yang dikenal oleh mahasiswa. (Bobot penilaian 5%) 4.2 Isu Utama (IU) dari SU. Menghasilakn kesimpulan tentang permasalahan atau kondisi yang sedang dihadapi SU. Kesimpulan relevan dengan Visi, Misi, dan Tujuan dari SU. (Bobot penilaian 10%) 4.3 Rumusan Tema (RT). Dibuat berdasarkan IU dan mencerminkan rumusan permasalahan yang akan diselesaikan dengan even. (Bobot penilaian 15%) 4.4 What. Nama even mencerminkan RT dan tidak menimbulkan pertanyaan bagi SU. 4.5 Who. Diambil dari SU dan terdapat uraian deskripsi dan jumlah peserta. 4.6 Why. Menguraikan tujuan even yang menunjang atau relevan terhadap perwujudan tujuan organisasi. 4.7 When. Menyebutkan hari & tanggal pelaksanaan dan durasi waktu yang diperlukan untuk penyelenggaraan even yang disesuaikan dengan What, Who, dan Why. 4.8 Where. 6
A. Tempat Utama: • dapat digunakan untuk menyelenggarakan even • sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan dan durasi pelaksanaan • terjangkau oleh peserta dan • mampu menampung semua peserta • dapat menjamin terwujudnya tujuan even. B. Tempat Penunjang: 4.9 How. Diformulasikan berdasarkan 5 W 4.10 Event Needs Analisys 4.11 Develop Event Global Planning a. Urutan pelaksanaan pemenuhan kebutuhan berdasarkan Event Needs Analisys b. Kronologis waktu pelaksanaan c. Grafik Perencanaan Kerja
RENCANA TUGAS – ke 5 Menyusun Rencana Detail Minggu Ke
:
9, 10
Tugas Ke
:
5
(ke-lima)
1. TUJUAN TUGAS: Mahasiswa dapat menyusun rencana detail Sie CE berdasarkan rencana global, secara kelompok 3 orang. 2. URAIAN TUGAS: a. Gunakan sarana MS Excell untuk menyusun rencana detail. b. Lakukan identifikasi kebutuhan untuk tiap aktivitas pada lingkup tugas Sie dengan mengikuti pola 5 W + 1 H c. Susunlah Checklist Sie untuk keperluan pengendalian pelaksanaan tugas Sie. 2. KRITERIA PENILAIAN: a. Ketepatan waktu pengumpulan tugas = 15% b. Kerapian/ tata letak dalam pengerjaan tugas= 10% c. Kelengkapan identifikasi kebutuhan yang mencakup kelompok V, E, dan N. = 50% d. Ketepan Anggaran = 25%
RENCANA TUGAS – ke 6 Menyusun Proposal CE Minggu Ke
:
10
Tugas Ke
:
6
(ke-enam)
1. TUJUAN TUGAS: Mahasiswa dapat menyusun proposal CE berdasarkan rencana global dan rencana detail, secara kelompok 3 orang. 2. URAIAN TUGAS: a. Siapkan Softcopy Rencana Global dan Rencana Detail. b. Susunlah Proposal CE dengan menggunakan pedoman seperti pada Modul Manajemen Even Bab… c. Sajikan Proposal CE sehingga menunjukkan tingkat profesionalisme CEO.
7
3. KRITERIA PENILAIAN: a. Ketepatan dalam pemilihan lokasi observasi = 10% b. Kerjasama dan kekompakan kelompok = 25% c. Ketepatan dan kelengkapan isi proposal = 50% d. Penyajian proposal = 15%
RENCANA TUGAS – ke 7 Menyelenggarakan CE Minggu Ke
1.
:
10
Tugas Ke
:
7
(ke-tujuh)
TUJUAN TUGAS: Mahasiswa dapat berperan aktip dalam penyelenggaraan sebuah CE sesuai dengan peran dan tugasnya.
2. URAIAN TUGAS: a. Lakukan koordinasi dengan seluruh sie. b. Lakukan berbagai kegiatan sesuai dengan Rencana Global dan Rencana Detail yang telah disusun. c. Gunakan Checklist Sie untuk mengontrol setiap pelaksanaan lingkup tugas sie d. Lakukan cek ulang terhadap semua tugas dan kelengkapan sebelum hari H e. Siapkan PLAN B untuk setiap lingkup tugas f. Monitor semua lingkup tugas selama CE berjalan hingga selesainya CE g. Lakukan Post CE Activities hingga tuntas. 3. KRITERIA PENILAIAN: a. Ketepatan dalam pemilihan lokasi observasi = 10% b. Kerjasama dan kekompakan kelompok = 30% c. Tingkat partisipasi kerja kelompok = 30% d. Ketuntasan pelaksanaan tugas = 30%
RENCANA TUGAS – ke 8 Evaluasi dan Pelaporan CE Minggu Ke
:
17, 18
Tugas Ke
:
8
(ke-tujuh)
1. TUJUAN TUGAS: Mahasiswa dapat mengevaluasi dan melaporkan penyelenggaraan sebuah CE sesuai dengan peran dan tugasnya. 2. JENIS TUGAS: 2.1 Untuk Panitia Inti a. Lakukan koordinasi dengan seluruh Koordinator Sie b. Kumpulkan semua softcopy dan hardcopy Laporan Sie c. Lakukan kompilasi laporan sie menjadi Laporan CE d. Susun laporan CE 2.2 Untuk Panitia Pelaksana a. Lakukan koordinasi dengan seluruh anggota Sie b. Kumpulkan semua bukti-bukti pengeluaran biaya c. Lakukan evaluasi untuk membahas realisasi tugas disesuaikan dengan Perencanaan Detail d. Susun laporan Sie 3. KRITERIA PENILAIAN:
8
a. b. c. d.
Ketepatan waktu pengumpulan tugas = 15% Kerapian/ tata letak dalam penyusunan portofolio = 10% Kelengkapan portofolio = 50% Aturan Pengetikan dan Tata Bahasa = 25%
9
