Auteur Marc Joostens - manager Jean-Marc Cambien - senior manager Ine Lejeune - vennoot E-business services PricewaterhouseCoopers
Onderwerp Nieuwigheden inzake facturering: de Europese BTW-Richtlijn is aanvaard!
Datum januari 2002
Copyright and disclaimer Gelieve er nota van te nemen dat de inhoud van dit document onderworpen kan zijn aan rechten van intellectuele eigendom, die toebehoren aan bepaalde betrokkenen, en dat er u geen recht wordt verleend op die desbetreffende rechten. M&D Seminars wil u met dit document de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in dit document vervatte informatie bedoeld kan worden als een advies. Bijgevolg geeft M& D Seminars geen garanties dat de informatie die dit document bevat, foutloos is, zodat u dit document en de inhoud ervan op eigen risico gebruikt. M&D Seminars, noch enige van haar directieleden, aandeelhouders of bedienden zijn aansprakelijk voor bijzondere, indirecte, bijkomstige, afgeleide of bestraffende schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van dit document en van haar inhoud.
© M&D Seminars - 1 februari 2002
M&D CONSULT BVBA HUBERT-FRERE-ORBANLAAN 47 – 9000 GENT TEL 09/224 31 46 – FAX 09/225 32 17 – E-mail:
[email protected] – www.mdseminars.be
Nieuwigheden inzake facturering: de Europese BTW-Richtlijn is aanvaard ! Iets meer dan één jaar geleden werd een voorstel tot Richtlijn inzake het harmoniseren, moderniseren en vereenvoudigen van de factuur ingediend door de Europese Commissie. Deze ontwerprichtlijn was grotendeels gebaseerd op de studie die werd verricht door PricewaterhouseCoopers op vraag van de Europese Commissie. Op de ECOFIN-ministerraad van 4 december jl. werd de Richtlijn unaniem goedgekeurd. De inhoud in vergelijking met het voorstel van Richtlijn werd op bepaalde vlakken grondig gewijzigd. Het is nu aan de Lidstaten om een aangepaste BTW-wetgeving inzake facturering te implementeren tegen uiterlijk 1 januari 2004. Uiteraard bent U ook als onderneming best voorbereid tegen dat tijdstip, aangezien de nieuwe bepalingen ook wijzigingen in uw systemen zullen vereisen. Hierna vindt U een overzicht van de belangrijkste zaken uit de Richtlijn. Elektronische facturering De Richtlijn voorziet in het aanvaarden van elektronische facturering in alle Lidstaten, op voorwaarde dat de authenticiteit van herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen wordt gewaarborgd. Overeenkomstig de Richtlijn kan deze waarborg enkel gegarandeerd worden door gebruik te maken van een geavanceerde elektronische handtekening of EDI-technologie. Bovendien kunnen de Lidstaten nog bijkomende voorwaarden opleggen. Zo kan een Lidstaat (lees Duitsland) eisen dat de elektronische handtekening een gekwalificeerd certificaat bevat. In het geval een onderneming EDI gebruikt om facturen elektronisch te versturen, kan een Lidstaat eisen dat een samenvattende opgave wordt gemaakt op papier onder de voorwaarden door deze laatste zullen worden bepaald. Laat ons hopen dat de Lidstaten grensoverschrijdende elektronische facturering in de praktijk niet onmogelijk maken. In dit verband voorziet de Europese Commissie dat uiterlijk tegen 31 december 2008 een evaluatierapport moet voorbereid zijn, met eventueel een voorstel tot wijziging van de voorwaarden inzake elektronische facturering. Positief nieuws is ook dat de lidstaten kunnen toelaten dat facturen op een andere manier elektronisch worden verstuurd (zo aanvaardt Finland momenteel al facturen die worden verstuurd per e-mail zonder verdere voorwaarden). Niettemin zal deze handelswijze niet haalbaar zijn voor een Fins bedrijf dat facturen uitreikt aan haar Duitse klant (die aan veel strenger eisen moet voldoen om zijn recht op aftrek te behouden). Naast deze voorwaarden omtrent de manier waarop de facturen elektronisch moeten verstuurd worden, zijn er nog twee andere vereisten. Zo moet de klant op voorhand aanvaarden dat hij op elektronische wijze zal gefactureerd worden. Bovendien kunnen de Lidstaten vragen (tot en met 2005) dat zij op de hoogte worden gebracht van het feit of een belastingplichtige elektronisch facturen uitreikt. Bewaring van facturen Elke belastingplichtige moet voorzien dat de uitgaande en inkomende facturen worden bewaard in leesbare en ongewijzigde vorm gedurende de wettelijke termijn,
1
bepaald door elke Lidstaat afzonderlijk. De plaats waar deze worden bewaard is vrij te kiezen door de belastingplichtige op voorwaarde dat ze beschikbaar zijn op verzoek van de bevoegde authoriteiten. De Lidstaten mogen vragen dat de plaats van bewaring wordt meegedeeld als de facturen zich buiten de Lidstaat bevinden. Bovendien kunnen de Lidstaten opleggen dat de bewaringsplaats toch binnen de Lidstaat is, indien de bewaring niet elektronisch gebeurt en geen volledige on-line toegang biedt. Voor bedrijven die elektronisch hun facturen zullen bewaren in een ander land, stelt zich voor België bijkomende de vraag of deze bewaringsmethode in overeenstemming is met de voorzieningen uit het Wetboek der Directe Belastingen en uit het boekhoudrecht. Factuurvermeldingen Teneinde de harmonisering tegemoet te komen binnen de EU, lijst de Zesde Richlijn de vermeldingen op die verplicht op een factuur moeten staan. Dit zijn, in principe,de volgende: • • • • • • • • • • •
•
de datum van uitreiking; een sequentiueel nummer. Dit betekent een uniek nummer dat de factuur identificeert. Sequentiële nummering per Lidstaat is niet langer een vereiste, zoals dat nu nog het geval is in België bijvoorbeeld; het BTW-identificatienummer van de leverancier/dienstverrichter; het BTW-identificatienummer van de klant indien deze de BTW moet voldoen; de volledige naam en het adres van de leverancier/dienstverrichter en zijn klant; de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen en de omvang en aard van de verrichte diensten; indien een andere datum dan de uitreikingsdatum van de factuur, de datum waarop de handeling plaatsvond of werd beëindigd, of de datum van de voorafbetaling; de maatstaf van heffing voor elk BTW-tarief of per vrijstellingsreden, de eenheidsprijs en kortingen daarin niet vervat (in om het even welke munteenheid); het toe te passen BTW-tarief; het te betalen BTW-bedrag (in de nationale munteenheid van het land waar de handeling plaatsvindt); in geval van vrijstelling van BTW of in geval de klant de BTW moet voldoen, moet een verwijzing gemaakt worden naar de relevante bepaling uit de Zesde BTW-Richtlijn, nationale BTW-wetgeving of enige andere indicatie dat geen BTW is verschuldigd; indien degene die de BTW moet voldoen een aansprakelijke vertegenwoordiger is, het BTW-identificatienummer van deze laatste, samen met de volledige naam en het adres ervan.
In vergelijking met de huidige Belgische vereisten, is dit niet zo’n grote wijziging. Voor ondernemingen die veel handel voeren over de grenzen heen, is deze lijst een aangename aanvulling bij de Zesde Richtlijn. Ook op het vlak van factuurvermeldingen worden een aantal openingen gelaten naar de Lidstaten (bijvoorbeeld op het vlak van het BTW-identificatienummer van de
2
klant). Ook kunnen in bepaalde gevallen facturen worden opgesteld met minder vermeldingen. Uitreikingsplicht, self-billing en outsourcing van de opmaak van facturen Op het vlak van de uitreikingsplicht zijn er niet veel nieuwigheden te melden. Hoewel in de ontwerprichtlijn de gevallen waarin een factuur moest worden uitgereikt beperkend werden aangegeven, is dit niet langer het geval in de Ricthlijn zelf. Alweer wordt aan de Lidstaten de mogelijkheid gegeven om ook in andere gevallen, dan deze die zijn vermeld in de Richtlijn, facturen verplicht uit te reiken. Denken we voor België maar aan de lijst uit Koninklijk Besluit nr. 1 (o.a. factureringsplicht aan particulieren voor bepaalde werk in onroerende staat, verkopen op afbetalingen, leveringen verricht door groissiersbedrijven, …). Deze verplichting kan België behouden. Er wordt wel uitdrukkelijk toegelaten dat een belastingplichtige zijn facturen niet langer zelf hoeft uit te reiken, maar door zijn klant (self-billing) of door een derde (outsourcing). Wat het laatste geval betreft zijn er geen voorwaarden voorzien, en laat de Richtlijn ook geen mogelijkheid aan de Lidstaten om voorwaarden te bepalen. Wat self-billing betreft, voorziet de Richtlijn dat er een akkoord moet zijn tussen beide partijen omtrent het gebruik van self-billing. Bovendien moet er in een procedure worden voorzien voor het aanvaarden van elke factuur door de belastingplichtige leverancier/dienstverrichter. De voorwaarden waaraan een dergelijke procedure moet voldoen, zullen bepaald worden door de Lidstaten waar de handeling plaastvindt. Naast deze procedure, kunnen de Lidstaten bijkomende voorwaarden opleggen voor het toelaten van self-billing. De vraag die zich hier stelt is in welke mate de Lidstaten gemeenschappelijke voorwaarden zullen opleggen over de grenzen heen. Conclusie Het doel van de Richtlijn bestaat erin om in een geharmoniseerde lijst van factuurvermeldingen te voorzien en in een aantal gemeenschappelijk voorwaarden met betrekking tot elektronische facturering, bewaring van facturen, self-billing en outsourcing van de opmaak van facturen. Het feit dat de Richtlijn voorziet in een aantal gemeenschappelijke bepalingen omtrent deze materie is uiteraard een pluspunt. We blijven echter achter met de vraag of de Richtlijn voldoende ver gaat in de harmonisering en het creëren van het gemeenschappelijk kader dat eenvoudig kan geïmplementeerd worden door ondernemers. De European e-business Tax Group1 is ervan overtuigd dat dit niet het geval is. De Lidstaten behouden immers een groot aantal vrijheden om eigen lokale voorwaarden op te leggen. We merken nog op dat in het geval een niet in de EU gevestigde belastingplichtige is betrokken, nog in extra voorwaarden kan voorzien worden door de Lidstaten. De boodschap is om de lokale BTW-wetgevingen op het vlak van facturering te blijven raadplegen en opvolgen. 1
www.eetg.com
3
Marc Joostens, Jean-Marc Cambien, Ine Lejeune, resp. manager, senior manager en vennoot e-business services PricewaterhouseCoopers
4
