Auteur De Broeck, Van Laere, Van Camp, Coopman, Sandra www.dvvc.be
Onderwerp Bewaren van op digitale wijze gehouden dagboek van ontvangsten en centralisatieboek
Datum 3 april 2008
Copyright and disclaimer Gelieve er nota van te nemen dat de inhoud van dit document onderworpen kan zijn aan rechten van intellectuele eigendom, die toebehoren aan bepaalde betrokkenen, en dat er u geen recht wordt verleend op die desbetreffende rechten. M&D Seminars wil u met dit document de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in dit document vervatte informatie bedoeld kan worden als een advies. Bijgevolg geeft M&D Seminars geen garanties dat de informatie die dit document bevat, foutloos is, zodat u dit document en de inhoud ervan op eigen risico gebruikt. M&D Seminars, noch enige van haar directieleden, aandeelhouders of bedienden zijn aansprakelijk voor bijzondere, indirecte, bijkomstige, afgeleide of bestraffende schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van dit document en van haar inhoud. © M&D Seminars - 2008
M&D CONSULT BVBA Eikelstraat 38 - 9840 DE PINTE Tel. 09/224.31.46 - Fax 09/225.32.17
[email protected] - www.mdseminars.be
BEWAREN VAN OP DIGITALE WIJZE GEHOUDEN DAGBOEK VAN ONTVANGSTEN EN CENTRALISATIEBOEK. Ingevolge de wijziging, door het Koninklijk Besluit van 31 januari 2007 (B.S. 7 februari 2007), van artikel 14 § 2 van het Koninklijk Besluit nr. 1, kunnen belastingplichtigen die per bedrijfszetel een dagboek van ontvangsten en, in voorkomend geval, een centralisatieboek moeten houden, voortaan deze boeken op digitale wijze houden. De BTW-administratie heeft twee beslissingen gepubliceerd met de vereisten waaraan dit digitaal houden moet voldoen om de onomkeerbare aard te waarborgen van de in bedoelde boeken verrichte inschrijvingen (E.T. 112.577 van 8 november 2007 en 112.577/2 van 12 februari 2008). Aangestipt wordt, dat met het houden van een boek op digitale wijze, uiteraard het onmiddellijk aanmaken van dat boek op een digitaal medium is beoogd en geenszins het scannen van een boek dat op papier werd gehouden. Zoals is uiteengezet in de bijdrage over de verplicht te bewaren boeken, moet een belastingplichtige die handelingen verricht waarvoor geen factuur moet worden uitgereikt en waarvoor hij ook daadwerkelijk niet tot uitreiking van een factuur overgaat, per bedrijfszetel een boek houden waarin hij dagelijks de ontvangsten van deze handelingen inschrijft. Dit dagboek dient zich op de bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het werd afgesloten. Indien de belastingplichtige meerdere bedrijfszetels heeft, dan moet hij naast het dagboek, ook nog een centralisatieboek houden waarin hij op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten van dat tijdvak moet aantekenen. Noteer, dat belastingplichtigen die de beslissingen nrs. E.T. 103.018 en E.T. 103.592 dd. 2 juni 2003 met betrekking tot de digitale bewaring van kastickets toepassen, ontheven zijn van de verplichting per bedrijfszetel een dagboek van ontvangsten te houden. In het verleden moesten het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek op papier worden gehouden. Vanaf 7 februari 2007 kan dit ook digitaal gebeuren. Indien het dagboek digitaal wordt gehouden, dient het binnen de voornoemde periode van drie maanden volgend op de afsluiting ervan, elektronisch toegankelijk te zijn op de bedrijfszetel. Belastingplichtigen die slechts over één bedrijfszetel beschikken en die bijgevolg slechts één dagboek van ontvangsten moeten houden, kunnen vrij kiezen dit boek te houden, ofwel op papier onder de ongewijzigde voorwaarden opgenomen in artikel 15 §§ 1, 2 en 4 van het Koninklijk Besluit nr. 1, ofwel op digitale wijze onder de hierna uiteengezette voorwaarden. Belastingplichtigen die over meerdere bedrijfszetels beschikken, kunnen er zelfs voor kiezen om ofwel alle dagboeken op digitale wijze te houden, ofwel een gedeelte van die dagboeken op papier en het andere gedeelte op digitale wijze, met inachtneming van de voorwaarden eigen aan iedere methode. Voor het centralisatieboek is dit evenwel anders. Indien minstens één dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, moet het centralisatieboek eveneens op digitale wijze worden gehouden. Alleen maar als alle dagboeken van ontvangsten op papier worden gehouden, kan het centralisatieboek, naar keuze, worden gehouden op papier of op digitale wijze. De beslissing nr. E.T. 112.577 vestigt er evenwel de aandacht op, dat met het oog op het vergemakkelijken van de controle door de Administratie aangaande de naleving van de veiligheidsmaatregelen die op het digitale dagboek van ontvangsten, of op het digitale centralisatieboek, van toepassing zijn (zie hierna), de controlerende ambtenaar de voorlegging kan vragen van dit digitale dagboek en van dit digitale centralisatieboek, op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige gedurende de voormelde periode waarin het zich verplicht moet bevinden op de bedrijfszetel van de belastingplichtige. De voorlegging dient zonder uitstel te gebeuren indien er een online toegang bestaat tot de beoogde gegevens. Zo niet, dient zij te gebeuren binnen een redelijke termijn bepaald door de controlerende ambtenaar. De voorlegging kan worden gevraagd; zowel in het geval van één enkele bedrijfszetel als in het geval van meerdere bedrijfszetels. In dit laatste geval kan zij ook op de eventueel op papier gehouden dagboeken betrekking hebben. DIGITAAL DAGBOEK VAN ONTVANGSTEN: OUDE EN NIEUWE VEREISTEN. Ten aanzien van het dagboek van ontvangsten werden altijd al strikte voorwaarden opgelegd. Zo wordt herhaald, dat het totaalbedrag van de dagontvangsten, BTW inbegrepen, per BTW-tarief van dag tot dag moet worden ingeschreven en dat verkopen van een goed voor meer dan 250 EUR afzonderlijk moeten worden aangetekend, behalve wanneer de verantwoordingsstukken de aard van het verkochte goed nauwkeurig vermelden. Bovendien, ingeval de belastingplichtige slechts over één bedrijfszetel beschikt, moet op het einde van iedere aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaven van heffing en van de overeenkomstige BTW met betrekking tot die periode worden ingeschreven in het dagboek van ontvangsten. Deze voorwaarden blijven van toepassing op een digitaal gehouden dagboek van ontvangsten. Evenwel, indien het informaticasysteem van de belastingplichtige op het einde van iedere dagelijkse openingsperiode een financieel rapport genereert, dat minstens de in artikel 15 § 4 van het Koninklijk Besluit nr. 1 opgenomen vermeldingen bevat, aanvaardt de Administratie dat het geheel van deze dagelijkse financiële rapporten als dagboek van ontvangsten geldt, op voorwaarde dat het kwestieus rapport naast alle gewone inschrijvingen ook voldoet aan de hierna opgesomde nieuwe voorwaarden en dat de rapporten worden bewaard in een afzonderlijke database. De inschrijvingen in het dagboek gebeuren aan de hand van verantwoordingsstukken die, krachtens artikel 60 § 1 in principe bewaard moeten worden gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. Ongeacht of het dagboek van ontvangsten wordt gehouden op papier of digitaal, dient het de handelingen op te nemen die tijdens een periode van twaalf maanden zijn verricht. In principe moet dus, na het verstrijken van deze periode, een nieuw
dagboek worden aangemaakt. Maar om de administratieve organisatie van de belastingplichtigen te vereenvoudigen, kan hiervan worden afgeweken en hoeft het digitale dagboek van ontvangsten niet te worden beperkt tot een periode van twaalf maanden. Deze periode kan dus vrij worden gekozen. Noteer wel, dat zulks een impact heeft op de bewaringstermijn van zeven jaar, daar deze termijn pas begint te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van afsluiting van het dagboek (digitaal bestand). Ook de plaats waar het dagboek moet worden bewaard, wordt daardoor beïnvloed. Het moet zich immers, zoals gezegd, bevinden op de bedrijfszetel tot op het einde van de derde maand volgend op de afsluiting ervan, terwijl het tegelijk ook consulteerbaar moet zijn op het fiscaal domicilie (centrale zetel ). BIJZONDERE REGEL INZAKE VERBETERINGEN Indien een inschrijving in het dagboek van ontvangsten moet worden verbeterd, moet de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijven (art. 15 § 2, tweede lid, KB nr. nr. 1). Om die reden kan er, wat een digitaal gehouden dagboek betreft, geen sprake zijn van het uitwissen van de oorspronkelijke inschrijving. Teneinde de onomkeerbare aard van de inschrijvingen te waarborgen, voorziet de beslissing nr. E.T. 112.577 in een bijzondere regel. Een rechtzetting van een inschrijving in het digitale dagboek van ontvangsten moet zonder uitstel gebeuren door een nieuwe afzonderlijke inschrijving die moet worden uitgevoerd op de datum waarop de belastingplichtige kennis heeft van de vergissing. Deze verbeterende inschrijving moet, naast het bedrag van de rechtzetting (BTW inbegrepen), in min of in meer, een verwijzing bevatten, ofwel rechtstreeks naar de oorspronkelijke foutieve handeling indien deze het voorwerp is geweest van een afzonderlijke inschrijving in het dagboek van ontvangsten (goed meer dan 250 EUR), ofwel, bij gebrek aan een afzonderlijke inschrijving, naar de datum van de oorspronkelijke inschrijving waarop de rechtzetting betrekking heeft, evenals de reden van de rechtzetting. Wanneer de verbetering het gevolg is van het feit dat de klant achteraf een factuur vraagt (waarop opnieuw BTW moet worden vermeld), moet de verbetering in het dagboek ook nog een verwijzing naar de factuur vermelden. DIGITALE VERSLEUTELING Met betrekking tot een op digitale wijze gehouden dagboek van ontvangsten, heeft de Administratie een methode uitgewerkt om de onomkeerbaarheid van de erin opgenomen inschrijvingen te waarborgen. Zij bestaat erin om, enerzijds, met iedere dagelijkse inschrijving van de ontvangsten, het bedrag van de gecumuleerde ontvangsten van een periode voorafgaand aan de datum van inschrijving te integreren, zodat deze inschrijving wordt gekoppeld aan de vorige inschrijvingen en, anderzijds, het digitale bestand te versleutelen met behulp van een geavanceerde digitale handtekening die gebaseerd is op een certificaat van minimum klasse 2. Eerste stap : integratie van de bedragen van de voorafgaande gecumuleerde ontvangsten In de eerste plaats gaat de belastingplichtige dag na dag, op het einde van elke dagelijkse openingsperiode, over tot de inschrijving in het digitale dagboek van ontvangsten van het totaal van de ontvangsten van die dag (BTW inbegrepen) per BTW-tarief. In voorkomend geval worden de ontvangsten van leveringen van goederen met een waarde boven 250 EUR afzonderlijk ingeschreven. De belastingplichtige vermeldt vervolgens zonder uitstel, per onderscheiden BTW-tarief, het totaalbedrag van de voorafgaande gecumuleerde ontvangsten (BTW inbegrepen) dat als volgt wordt gedefinieerd: - voor de belastingplichtigen die maandaangiften indienen: de som van de ontvangsten van de zes maanden voorafgaand aan de lopende maand (dat is de maand van de datum van de inschrijving) en de dagontvangsten van de lopende maand vóór de datum van inschrijving; - voor de belastingplichtigen die kwartaalaangiften indienen: de som van de ontvangsten van de twee kwartalen voorafgaand aan het lopende kwartaal (dat is het kwartaal van de datum van inschrijving) en de dagontvangsten van het lopende kwartaal vóór de datum van de inschrijving; -voor de belastingplichtigen die niet gehouden zijn tot indiening van periodieke aangiften: de som van de dagontvangsten van het lopende jaar vóór de datum van inschrijving. Uiteindelijk maakt de belastingplichtige de som, per BTW-tarief, van de ontvangsten van de desbetreffende dag en het totaal van de ontvangsten. Indien het gaat om de laatste dag van de periode waarop een BTW-aangifte betrekking heeft, moeten ook nog, per tarief, de totale ontvangsten, de totale maatstaf van heffing en de totaal verschuldigde BTW voor de aangifteperiode worden vermeld. Opmerking. Indien een belastingplichtige die reeds een dagboek van ontvangsten op papier houdt, ervoor kiest om dat boek voortaan op digitale wijze te houden, is hij verplicht over te gaan tot de dagelijkse inschrijving in het digitale dagboek van ontvangsten, per BTW-tarief, van de voorafgaande gecumuleerde ontvangsten (BTW inbegrepen) zoals hierboven werd gedefinieerd, waarbij het bedrag van de ontvangsten van de dag (BTW inbegrepen) wordt opgeteld zoals hierboven beschreven. Wanneer hij overgaat tot het digitaal houden van zijn dagontvangsten, kan hij in geen geval worden beschouwd als een nieuwe belastingplichtige die geen voorafgaande ontvangsten heeft gehad. De overgang van een dagboek op papier naar een digitaal dagboek, onderbreekt overigens de begonnen periode van twaalf maanden niet (zie hoger) en oefent geen enkele invloed uit op
de berekening van die periode.Aldus loopt de periode van twaalf maanden die aanving met het op papier gehouden dagboek voort tot zijn einde, zelfs wanneer inmiddels werd overgeschakeld op een digitaal dagboek. Bijzondere gevallen. In het geval van een adreswijziging van de bedrijfszetel van de belastingplichtige, moet de continuïteit van het dagboek van ontvangsten worden gewaarborgd. Dit betekent dat deze deze wijziging geen enkele invloed uitoefent op de te verrichten inschrijvingen in het dagboek van ontvangsten. De belastingplichtige moet inderdaad verder gaan met de inschrijving van de dagontvangsten en de optelling ervan, per onderscheiden BTW-tarief, met het totaalbedrag van de gecumuleerde ontvangsten (BTW inbegrepen) zoals hierboven beschreven, waarbij het geen belang heeft dat die ontvangsten werden gerealiseerd op het oude adres. De belastingplichtige kan in geen enkel geval aanzien worden als een nieuwe belastingplichtige die geen vroegere ontvangsten heeft gehad als gevolg van de adreswijziging van zijn bedrijfszetel. Daarentegen, wanneer een bijkomende bedrijfszetel wordt geopend, dient de belastingplichtige een nieuw dagboek van ontvangsten aan te leggen en wat betreft de dagelijkse inschrijvingen te handelen zoals een nieuwe belastingplichtige. In het geval van het afschaffen van een bedrijfszetel, moet de belastingplichtige vanzelfsprekend overgaan tot de afsluiting van het dersbetreffende dagboek van ontvangsten. Tweede stap. Geavanceerde digitale handrekening Van zodra de belastingplichtige op het einde van de dagelijkse openingsperiode, zijn dagboek van ontvangsten heeft aangevuld, moet hij het bedrag van het gecumuleerd totaal (BTW inbegrepen) met betrekking tot de datum van inschrijving (dat voortvloeit uit de som van de totale dagontvangsten en het totaal van de voorafgaande ontvangsten) zonder uitstel versleutelen door middel van zijn geavanceerde digitale handtekening gebaseerd op een certificaat van minimum klasse 2. Om de verschillende BTW-tarieven te kunnen onderscheiden, moet het te versleutelen bedrag onmiddellijk worden voorafgegaan door een code bestaande uit twee cijfers die het toepasselijk BTW-tarief aanduiden en dit vóór de toepassing van de geavanceerde digitale handtekening. De belastingplichtigen die krachtens de aanschrijving nr. 101 van 29 december 1970 handelingen in het dagboek van ontvangsten inschrijven zonder uitsplitsing per BTW-tarief en die later hun ontvangsten via een verdeelsleutel uitsplitsen, zullen het te beveiligen niet uitgesplitste bedrag van de ontvangsten moeten laten voorafgaan door de code 99. Het geheel van de gegevens van het dagboek van ontvangsten - met inbegrip van de beveiligde gegevens - wordt vervolgens opgeslagen op een digitale informatiedrager naar keuze gedurende de terzake geldende bewaringstermijn. HET CENTRALISATIEBOEK Het centralisatieboek moet, per tarief, op het einde van elke aangifteperiode het totaalbedrag van de ontvangsten (BTW inbegrepen) van die periode, ingeschreven in de verschillende dagboek van ontvangsten van de belastingplichtige, vermelden. Alsook, opnieuw per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en de verschuldigde BTW (art. 14 § 1, 3°, vierde lid KB nr. 1). In tegenstelling tot het dagboek van ontvangsten dat, zoals gezegd, in principe de handelingen dient op te nemen verricht tijdens een periode van twaalf maanden, wordt de periode die het centralisatieboek bestrijkt, niet beperkt in de tijd. Digitale kastickets Hotel- en restauranthouders en de uitbaters van een carwash, zijn ertoe gehouden een rekening of ontvangstbewijs uit te reiken (art. 22 § 1 KB nr. 1). Maar onder bepaalde voorwaarden kunnen de rekeningen of ontvangstbewijzen worden vervangen door tickets (bons) van kasregisters. In de regel moet dan een controleband van de tickets worden bewaard . Maar de gegevens van de tickets kunnen onder bepaalde voorwaarden ook digitaal worden bewaard. Hiervoor heeft de Administratie eerder al gedetailleerde voorwaarden uitgewerkt in haar Beslissingen nrs. E.T. 103.018/2 en E.T. 103.592 van 2 juni 2003, uitvoerig besproken supra, in de bijdrage over de algemene en de bijzondere regeling inzake digitaal bewaren van kastickets. Eerste hypothese. Indien de hotel- of restauranthouder, of de uitbater van een carwash, geen gebruik maakt van de voormelde beslissingen, moet met het oog op het waarborgen van de onomkeerbaarheid van de in het centralisatieboek opgenomen inschrijvingen, een veiligheidsmethode worden toegepast, analoog aan de door de Administratie uitgewerkte methode met betrekking tot het dagboek van ontvangsten. Enerzijds moet het bedrag van de ontvangsten van de twee voorafgaande aangifteperioden (voor de kwartaalaangevers) of van de zes voorafgaande aangifteperioden (voor de maandaangevers) worden samengevoegd met iedere periodieke inschrijving in het centralisatieboek, zodat deze inschrijving wordt gekoppeld aan de vorige inschrijvingen. Anderzijds moet het digitale bestand worden versleuteld door middel van een geavanceerde digitale handtekening die gebaseerd is op een certificaat van minimum klasse 2. In een eerste stap (integratie van de bedragen van de ontvangsten van de aangifteperioden van de zes maanden die voorafgaan) gaat de belastingplichtige, op het einde van elke aangifteperiode, over tot de inschrijving in het digitaal centralisatieboek, van het totaalbedrag van de ontvangsten van die periode, per BTW-tarief. Daarna vermeldt hij zonder uitstel, per BTW-tarief, het totaalbedrag van de gecumuleerdeontvangsten met betrekking tot de twee aangifteperioden (kwartaalaangever) of de zes aangifteperioden (maandaangever) die de periode van genoemde inschrijving voorafgaan. Ten slotte maakt hij, per BTW-tarief, de som van de beide ingeschreven bedragen.en schrijft hij, eveneens per BTW-tarief,het totaalbedrag van de maatstaf van heffing in, evenals het bedrag van de daarmee overeenstemmende BTW, met betrekking tot
die periode. De belastingplichtige schrijft vervolgens, per BTW-tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing in, evenals het bedrag van de daarmee overeenstemmende BTW, met betrekking tot die periode. Van zodra de belastingplichtige, op het einde van de aangifteperiode, de inschrijvingen heeft verricht in het centralisatieboek, gaat hij zonder uitstel over tot de tweede stap. Hij versleutelt met zijn geavanceerde digitale handtekening gebaseerd op een certificaat van minimum klasse 2, het bedrag van het gecumuleerde totaal van die periode (het resultaat van de som van de ontvangsten van die periode en van het totaal van de ontvangsten van de voorafgaande aangifteperioden). In de praktijk moet, teneinde de identificatie mogelijk te maken van het BTW-tarief waaraan de ontvangsten zijn onderworpen, het te versleutelen bedrag onmiddellijk worden voorafgegaan door een code bestaande uit twee cijfers die het toepasselijk tarief aanduiden en dit vóór de toepassing van de geavanceerde digitake handtekening. Zo zal het te beveiligen bedrag worden voorafgegaan door door de code 06, 12 of 21, naargelang de ontvangsten zijn onderworpen aan het tarief van respectievelijk 6 %, 12 % of 21 %. Het geheel van de gegevens van het centralisatieboek - met inbegrip van de beveiligde gegevens - wordt vervolgens opgeslagen op een digitale informatiedrager naar keuze gedurende de terzake geldende bewaringstermijn. Indien het informaticasysteem van de belastingplichtige op het einde van iedere aangifteperiode (maand of kwartaal) een financieel rapport genereert dat minstens de vermeldingen opgenomen in artikel 15 § 4 van het KB nr. 1 bevat, aanvaardt de Administratie dat het geheel van deze financiële rapporten geldt als centralisatieboek wanneer de rapporten worden bewaard in een afzonderlijke database en de hierboven bedoelde voorwaarden worden nageleefd. Tweede hypothese. Indien de hotel- of restauranthouder, of de uitbater van een carwash, beschikt over een kasregister en de tickets bewaart op een digitale wijze door toepassing van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en 2 juni 2003, of van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003, moet hij geen dagboek van ontvangsten houden per bedrijfszetel, maar op het einde van elke dagelijkse openingsperiode een financieel rapport genereren (Z-totaal) per reeks van opeenvolgende nummers per kassa, per reeks van kassa's in dezelfde inrichting of voor het totaal van de kassa's van eenzelfde inrichting, volgens de voorwaarden bepaald in de genoemde beslissingen. Zoals eerder al is uiteengezet levert de belastingplichtige, die niet gehouden is tot uitreiking van facturen, in het kader van de twee voormelde beslissingen aan zijn klant een kasticket af dat een veiligheidszegel bevat door toepassing van een algoritme bij de digitale opmaak van dat ticket. Deze methode beoogt de onveranderlijke en onomkeerbare aard van de registratie te waarborgen. Daar de twee voormelde beslissingen het vermijden van de bewaring van documenten op papier beogen en gelet op de nieuwe mogelijkheid inzake de wijze van houden van boeken, moeten de belastingplichtigen die één van beide beslissingen toepassen, ongeacht of ze over één of meerdere bedrijfszetels beschikken, het bijzonder register dat net als een centralisatieboek gehouden wordt, voortaan op digitale wijze houden. Bovendien, ermee rekening houdend dat elke individuele handeling van de belastingplichtigen die gebruik maken van één van beide beslissingen, wordt beveiligd op het tijdstip van de realisatie van die handeling volgens de hierboven beschreven procedure van de aflevering van een kasticket dat een veiligheidszegel bevat, acht de Administratie het niet nodig een bijkomende beveiligingsprocedure toe te passen op de inschrijvingen in het vorenbedoeld bijzonder register. Dat is overigens de reden waarom de belastingplichtige voortaan, ongeacht of hij over één of meerdere bedrijfszetels beschikt, verplicht is het in de twee voornoemde beslissingen bedoeld register op digitale wijze te houden. Een register op papier is dus uitgesloten. Daarenboven voorzien beide beslissingen erin, dat dit register op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten van die periode moet vermelden. In de toekomst zal dit register eveneens de ventilatie van dit bedrag moeten weergeven door, per tarief, het bedrag van de maatstaf van heffing te onderscheiden van het bedrag van de BTW met betrtekking tot die periode. Deze maatregel is bedoeld om de bedragen te verkrijgen die de belastingplichtige zal moeten opnemen in de roosters 01 tot 03 en 54 van zijn periodieke aangifte voor de handelingern van die periode waarvoor geen verplichting bestaat tot uitreiking van een factuur TECHNISCHE VERDUIDELIJKING De beslissing nr. E.T. 112.577/2 dd. 17 februari 2008, verschaft enige verduidelijking aangaande de vorm van de te houden digitale boeken. Zoals hierboven is uiteengezet, heeft de beslissing nr. 112.577 dd. 8 november 2007 verscheidene maatregelen ingevoerd om de in het dagboek van ontvangsten verrichte inschrijvingen te beveiligen, maatregelen die door de Administratie afdoend worden geacht om de onomkeerbare aard van die inschrijvingen te waarborgen. De software welke wordt aangewend om deze vast te leggen, evenals de drager waarop zij worden opgeslagen, zijn vrij te kiezen door de belastingplichtige. Dit impliceert dat de belastingplichtige geen specifieke software moet aankopen voor het houden van het dagboek van ontvangsten. Desondanks wenst de Administratie de aandacht te vestigen op de praktische gevolgen van het toegepaste beveiligingsprocédé, rekening houdend met de evolutie van de gebruikte technologieën. Inderdaad, in de huidige stand van zaken, slaat de didgitale handtekening niet zozeer op één of meerdere welbepaalde gegevens van een bestand, maar wel op het bestand in zijn geheel. Deze digitale handtekening waarborgt dat dit bestand niet meer werd gewijzigd nadat zij erop werd aangebracht. Mocht het bestand gewijzigd zijn door toevoeging , wijziging of schrapping van gegevens, na te zijn ondertekend, dan zou de digitale
handtekening daadwerkelijk ervan ontdaan zijn. Dit houdt in dat de digitale handtekening die op dag D wordt aangebracht op het bestand dat de gegevens bevat met betrekking tot de ontvangsten van diezelfde dag, zal verdwijnen als dat bestand wordt gewijzigd door er de ontvangsten van dag D + 1 aan toe te voegen. Echter, de Administratie moet kunnen controleren dat voor elke individuele dagelijkse openingsperiode, de ingeschreven gegevens later niet werden gewijzigd, zodat de digitale handtekening van de ontvangsten van elke openingsperiode dan ook moet worden bewaard. In de huidige stand van de technologie is die controle derhalve niet mogelijk als de ontvangsten van dag tot dag worden ingeschreven in één- en hetzelfde bestand. Datzelfde principe geldt voor het centralisatieboek. Dit betekent dat één bestand moet worden aangemaakt per openingsperiode voor wat betreft het dagboek van ontvangsten en dat één bestand moet worden aangemaakt per aangifteperiode voor wat betreft het centralisatieboek. Bovendien moet de Administratie, naast het feit dat de digitale handtekening wel degelijk werd aangebracht, eveneens het moment van het aanbrengen kunnen controleren. Uit wat voorafgaat volgt dat ofwel het programma van digitale ondertekening een timestamp (tijdsaanduiding) moet toevoegen die minimum de datum van ondertekening preciseert, ofwel dat de belastingplichtige, op elk verzoek van de controleambtenaren, de datum moet bewijzen waarop een bestand van het dagboek van ontvangsten werd ondertekend, bijvoorbeeld middels de meta-informatie van het bestand (datum van laatste wijziging). De Broeck Van Laere Van Camp Coopman Sandra
