Auteur Luc Stolle Advocaat aan de Balie te Gent
Onderwerp De private stichting: boekhouding, jaarrekening en controle
Datum Januari 2004
Copyright and disclaimer Gelieve er nota van te nemen dat de inhoud van dit document onderworpen kan zijn aan rechten van intellectuele eigendom, die toebehoren aan bepaalde betrokkenen, en dat er u geen recht wordt verleend op die desbetreffende rechten. M&D Seminars wil u met dit document de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in dit document vervatte informatie bedoeld kan worden als een advies. Bijgevolg geeft M& D Seminars geen garanties dat de informatie die dit document bevat, foutloos is, zodat u dit document en de inhoud ervan op eigen risico gebruikt. M&D Seminars, noch enige van haar directieleden, aandeelhouders of bedienden zijn aansprakelijk voor bijzondere, indirecte, bijkomstige, afgeleide of bestraffende schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van dit document en van haar inhoud.
© M&D Seminars – januari 2004
M&D CONSULT BVBA HUBERT-FRERE-ORBANLAAN 47 – 9000 GENT TEL 09/224 31 46 – FAX 09/225 32 17 – E-mail:
[email protected] – www.mdseminars.be
1 DE PRIVATE STICHTING: BOEKHOUDING, JAARREKENING EN CONTROLE Luc Stolle Advocaat aan de Balie te Gent I.a.
De boekhouding i.
De “allerkleinste”1 stichtingen die een vereenvoudigde kasboekhouding voeren
De “allerkleinste” stichtingen voeren een vereenvoudigde boekhouding die ten minste betrekking heeft op de mutaties in contant geld of op de rekeningen2. Het zijn de stichtingen die, bij de afsluiting van het boekjaar, niet meer dan één van de volgende drie drempels bereiken: 1. een jaargemiddelde van 5 werknemers uitgedrukt in voltijdse equivalenten die zijn ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten; 2. totale ontvangsten van 250 000 EUR, exclusief de B.T.W., met uitzondering van buitengewone ontvangsten; 3. een balanstotaal van 1 000 000 EUR. Merk op dat de effecten die door tussenkomst van een stichting werden gecertificeerd, niet op de balans van de stichting zullen prijken. De waarde ervan zal dan ook niet in rekening worden gebracht om te bepalen of de private stichting al dan niet de bovengenoemde criteria overschrijdt en of zij al dan niet zal moeten boekhouden overeenkomstig de Boekhoudwet of zelfs onderworpen zal zijn aan de revisorale controle (infra). Dit is het logische gevolg van de opsplitsing van de rechten die door de certificering ontstaat: daarbij komt de juridische eigendom immers toe aan de stichting (die zich als eigenaar manifesteert en de lidmaatschapsrechten uitoefent), terwijl de vermogens- of financiële aanspraken m.b.t. de gecertificeerde effecten bij de certificaathouder blijven (infra). ii.
K.B. van 26 juni 20033
De boekhoudkundige regels voor deze “allerkleinste” stichtingen werden verder omschreven en uitgewerkt in het K.B. van 26 juli 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen. Het K.B. omschrijft eerst de regels die gelden voor de VZW’s (Boek I en II). Voor wat betreft de stichtingen en de internationale VZW bleef de wetgever zeer summier en beperkte hij zich ertoe in artikel 16 (Boek III) de regeling inzake VZW’s van toepassing te verklaren op de stichting en
1
Merk op dat hier de term “allerkleinste stichtingen” wordt gebruikt teneinde in concordantie te blijven met de terminologie die geldt in het vennootschappenrecht. Artikel 15 van het Wetboek van vennootschappen definieert “kleine vennootschappen” immers op basis van dezelfde criteria die gelden teneinde te bepalen of een VZW/stichting al dan niet een commissaris dient aan te stellen (revisorale controle) en al dan niet kan kiezen haar jaarrekening op te stellen overeenkomstig het verkorte schema. Deze criteria vindt men overigens terug in artikel 37, § 5, van de Wet op verenigingen en stichtingen. Aldus omvat de categorie van “allerkleinste stichtingen” de zeer kleine stichtingen, die niet voldoen aan de criteria van artikel 37, § 3 van de Wet op verenigingen en stichtingen en aldus een vereenvoudigde boekhouding kunnen voeren. 2 Art. 37, § 2 van de Wet op verenigingen en stichtingen 3 B.S. 11 juli 2003
2 de internationale VZW. Wij overlopen hierna deze bepalingen. Wij spreken telkens van stichting in plaats van VZW. De globale benadering bij de uitwerking van het vereenvoudigde boekhoudingmodel (dat overigens niet beantwoordt aan de vereisten van het dubbele boekhouden) bestaat erin het voeren van een kasboekhouding op te leggen die de mutaties bevat in contant geld of op rekeningencourant (of als zodanig te beschouwen). In de boekhouding wordt geen enkele andere verrichting opgenomen en zij zal dus niet volledig zijn in de zin waarin deze term over het algemeen wordt aangewend. De wet vereist wel dat de boekhouding wordt aangepast aan de aard en de omvang van de activiteiten van de stichting4. De registratie gebeurt in het dagboek dat iedere kleine stichting moet bijhouden, zonder vertraging, van zodra de betaling is ontvangen of uitgevoerd. De boeking gebeurt naar tijdsorde en volgens de regels van de getrouwheid en volledigheid5. Het ongesplitste dagboek wordt opgemaakt volgens het model dat als bijlage A bij het K.B. van 26 juni 2003 is gevoegd. Het betreft een minimaal model dat er aldus enkel toe strekt de diverse ontvangsten en uitgaven van de stichting te registreren. Dit dagboek moet bovendien beantwoorden aan de vereisten die hun grondslag vinden in het gemeen boekhoudrecht van de ondernemingen en de materiële continuïteit ervan, alsook de regelmatigheid en de onomkeerbaarheid van de boekingen beogen. Daartoe gelden een aantal bijzondere voorschriften: - het dagboek moet genummerd zijn en geïdentificeerd zijn door de naam van de stichting6; - het dagboek moet vóór het eerste gebruik en nadien ieder jaar, worden ondertekend door de perso(o)n(en) die de stichting ten aanzien van derden vertegenwoordig(t)(en) 7. - het dagboek moet naar tijdsorde worden bijgehouden, zonder witte vakken, noch weglatingen; bij correctie moet de oorspronkelijke boeking leesbaar blijven8. Het originele dagboek moet worden bewaard gedurende tien jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan9. Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. De originele verantwoordingsstukken of een afschrift ervan wordt methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard10. Aangezien de bepalingen betreffende het bijhouden van een dagboek en de verantwoordingstukken ten minste gedeeltelijk gegrond zijn op de bepalingen van de Boekhoudwet van 17 juli 1975, kan worden verwezen naar de verduidelijkingen die de
4
Art. 1, van het K.B. van 26 juni 2003 Art. 2, van het K.B. van 26 juni 2003 6 Art. 3, § 1 van het K.B. van 26 juni 2003 7 Art. 3, § 2 van het K.B. van 26 juni 2003 8 Art. 3, § 3 van het K.B. van 26 juni 2003 9 Art. 3, § 4 van het K.B. van 26 juni 2003 10 Art. 4 van het K.B. van 26 juni 2003 5
3 Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft gegeven, inzonderheid in Bulletin nr. 38 over de beginselen van een regelmatige boekhouding. De staat van ontvangsten en uitgaven die moet worden opgemaakt volgens een minimaal schema dat is opgenomen in bijlage B bij het K.B. van 26 juni 2003, vloeit rechtstreeks voort uit het dagboek11. Deze staat moet stelselmatig de aard en het bedrag van de ontvangsten en de uitgaven vermelden. Compensatie tussen ontvangsten en uitgaven is verboden! De “allerkleinste” stichtingen worden tevens verplicht – naast het bijhouden van een dagboek – jaarlijks een volledige inventaris op te maken bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook. Daartoe worden ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen verricht 12. Het is de taak van de bestuursorganen van de stichting om de criteria vast te leggen die ten grondslag liggen aan de waarderingen in de inventaris13. De waarderingsregels moeten worden samengevat in de toelichting De samenvatting moet voldoende nauwkeurig zijn teneinde de toegepaste waarderingsmethodes te kunnen beoordelen14. De waarderingen moeten in ieder geval beantwoorden aan de boekhoudprincipes van voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw 15. In beginsel moeten de waarderingsregels ieder boekjaar identiek zijn. Zij kunnen enkel op gemotiveerde wijze worden aangepast, namelijk wanneer zij niet meer overeenstemmen met de genoemde boekhoudprincipes16. De inventaris mondt uit in een vermogensstaat17 die enerzijds het bedrag van alle bezittingen en de schulden van de stichting vermeldt, ongeacht het bedrag, en anderzijds de rechten en de verplichtingen van de stichting ingeval zij een belangrijke invloed kunnen hebben op de financiële toestand 18. Ingeval deze rechten en verplichtingen niet in cijfers kunnen worden uitgedrukt, moeten zij op passende wijze worden vermeld in de toelichting bij de jaarrekening. De stichtingen zijn vaak eigenaar van hun activa (gebouwen, terreinen, machines, roerende goederen, rollend materieel, ...). De praktijk toont evenwel aan dat zij ook vaak goederen bezitten waarop zij enkel in de tijd en/of in de ruimte beperkte en precaire rechten kunnen uitoefenen (bv. geleasde goederen). Opdat dit uit de staat van het vermogen zouden kunnen worden afgeleid, werd voorzien in een passende onderverdeling met betrekking tot de verschillende betrokken rubrieken van de staat. Zo worden de onroerende goederen, de machines, de roerende goederen en het rollend materieel dat niet in volle eigendom aan de stichting toebehoort, maar wel belangrijk is, opgenomen in de staat van het vermogen. Wanneer deze goederen niet significant zijn, worden zij niet opgenomen in de vermogensstaat, hetgeen in 11
Art. 12 van het K.B. van 26 juni 2003 Art. 5 van het K.B. van 26 juni 2003 13 Hier kan verwezen worden naar de handelwijze voor sommige handelaars, natuurlijke personen, vennootschappen onder firma, en gewone commanditaire vennootschappen. 14 Art. 6 van het K.B. van 26 juni 2003 15 Art. 8 van het K.B. van 26 juni 2003 16 Art. 7 van het K.B. van 26 juni 2003 17 Art. 14, eerste lid van het K.B. van 26 juni 2003 18 Art. 14, derde lid van het K.B. van 26 juni 2003 12
4 de toelichting moet worden verantwoord19. Het is aan het bestuursorgaan van de stichting om te oordelen of met het oog op de duidelijkheid in de toelichting bij de jaarrekening bijkomende inlichtingen moeten worden verschaft. Hoewel over het algemeen alle bezittingen in beginsel kunnen en ook worden gewaardeerd om fiscale of andere redenen (verzekering, ...), kan het zeer uitzonderlijk gebeuren dat een goed dat in het bezit is van een stichting – gelet op de bijzondere aard ervan – moeilijk kan worden gewaardeerd. Het goed dient in voorkomend geval pro memorie in de staat van het vermogen te worden opgenomen en op gepaste wijze in de toelichting te worden vermeld20. De beoordeling van het belang van een goed dat niet in volle eigendom is van een stichting, alsook de beoordeling van het moeilijk waardeerbaar karakter van een goed, valt onder de bevoegdheid van de raad van bestuur, die een beslissing zal nemen overeenkomstig de criteria van voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw. Deze beoordelingsbevoegdheid mag er niet toe leiden de boekhoudkundige verplichtingen voor de grotere stichtingen te omzeilen. Uiteindelijk dient de jaarrekening van de stichting te worden opgemaakt door de raad van bestuur. De jaarrekening van de betrokken stichtingen (geformuleerd in euro zonder decimalen) bevat (1) de jaarlijkse staat van ontvangsten en uitgaven, zoals bedoeld in artikel 12 van het K.B. van 26 juni 2003, en (2) de toelichting die moet worden opgemaakt overeenkomstig het minimaal schema dat als bijlage C bij het K.B. van 26 juni 2003 is gevoegd 21. De toelichting omvat vooreerst de jaarlijks opgemaakte staat van het vermogen, zoals die voortvloeit uit de inventaris van de activa, de rechten, de schulden en de verplichtingen van de stichting. Verder omvat de toelichting onder meer: - een samenvatting van de waarderingsregels 22 en de verantwoording van de eventuele aanpassing van deze regels23; - vermelding van de moeilijk waardeerbare bezittingen en van belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven24. Uiteraard wordt ook de jaarrekening voorzichtig, oprecht, te goeder trouw en duidelijk opgemaakt. Indien de toepassing van de bepalingen van het K.B. van 26 juni 2003 niet volstaat om daaraan te voldoen, moeten hieromtrent bijkomende inlichtingen worden verschaft in de toelichting25. Een kleine stichting kan beslissen zich, voor wat haar boekhouding betreft, te onderwerpen aan de bepalingen van de Boekhoudwet van 17 juli 1975. In dit geval past de stichting het geheel van de bepalingen toe die gelden voor de stichtingen bedoeld in de artikelen 17, § 3 en 37, § 3 van de Wet op verenigingen en stichtingen. In voorkomend geval publiceert zij haar jaarrekening 19
Art. 14, tweede lid van het K.B. van 26 juni 2003 Art. 14, tweede lid, in fine van het K.B. van 26 juni 2003 21 Art. 9 van het K.B. van 26 juni 2003 22 Art. 6 van het K.B. van 26 juni 2003 23 Art. 7 van het K.B. van 26 juni 2003 24 Art. 14, tweede lid van het K.B. van 26 juni 2003 25 Art. 11 van het K.B. van 26 juni 2003
20
5 volgens hetzelfde schema, verkort of volledig, gedurende ten minste drie opeenvolgende boekjaren. Volgens het verslag aan de Koning bij het K.B. van 26 juni 2003 leidt de keuze om te boekhouden volgens de regels van de Boekhoudwet er evenwel niet toe dat de jaarrekening moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, zoals bepaald in het stelsel dat geldt voor de stichtingen die verplicht zijn te boekhouden volgens de regels van de Boekhoudwet. De beslissing om te boekhouden volgens de regels van de Boekhoudwet wordt vermeld en verantwoord in de toelichting bij de jaarrekening. Zij vermeldt ook de belangrijkste gevolgen voor de stichting. Ingeval de stichting later beslist opnieuw een vereenvoudigde boekhouding te voeren, moet een gelijkaardige verantwoording in de toelichting worden opgenomen26. iii.
De kleine en grote stichtingen die boekhouden overeenkomstig de Boekhoudwet van 17 juli 1975
Alle stichtingen die niet behoren tot de hierboven omschreven categorie van de “allerkleinste” stichtingen moeten een boekhouding voeren en een jaarrekening opmaken overeenkomstig de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekening van ondernemingen (de zgn. Boekhoudwet) 27. Het betreft de stichtingen die, bij de afsluiting van het boekjaar, ten minste twee van de volgende drie drempels bereiken: 1. een jaargemiddelde van 5 werknemers uitgedrukt in voltijdse equivalenten die zijn ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten; 2. totale ontvangsten van 250 000 EUR, exclusief de B.T.W., met uitzondering van buitengewone ontvangsten; 3. een balanstotaal van 1 000 000 EUR. iii.
K.B. van 19 december 200328
De Koning kreeg de bevoegdheid om de verplichtingen die voor de VZW’s en stichtingen voortvloeien uit de naleving van de Boekhoudwet van 17 juli 1975 aan te passen, rekening houdend met de bijzondere aard van de activiteiten en het wettelijk statuut van de VZW’s en de stichtingen29. Dit gebeurde in het K.B. van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen. Wij bespreken hieronder de aanpak en de werkwijze van de regelgever bij de totstandbrenging van het boekhoudrecht en beogen enkel een inzicht te verschaffen in de belangrijkste tendensen en kenmerken van de nieuwe regeling. Deze tekst poogt dus geenszins een exhaustieve bespreking met betrekking tot alle aspecten van het nieuwe boekhoudrecht voor stichtingen. Uit de artikelen 17, § 3 (VZW) en 37, § 3 (stichting) van de Wet op verenigingen en stichtingen blijkt dat de verwijzing naar de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 enkel tot doel heeft de regels aan te wijzen die de betreffende verenigingen en stichtingen moeten naleven voor het voeren van hun boekhouding en het opstellen van hun jaarrekening. 26
Art. 15 van het K.B. van 26 juni 2003 Art. 37, § 3, eerste lid van de Wet op verenigingen en stichtingen 28 B.S. 30 december 2003 29 Art. 37, § 3, tweede lid van de Wet op verenigingen en stichtingen; 27
6
Wat het voeren van de boekhouding betreft, is derhalve het gevolg het toepasselijk maken: - van de artikelen 2 tot 10, § 1 van de wet van 17 juli 197530 (en in het bijzonder artikel 9, § 2, dat de rechtsgrond vormt van de regels inzake waardering van de inventaris vervat in het K.B. van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen31), en - van de koninklijke besluiten van 12 september 1983 genomen ter uitvoering van de boekhoudwet (K.B. tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 en K.B. tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel). Met betrekking tot het opstellen van de jaarrekening maakt het K.B. van 19 december 2003 vervolgens artikel 10, § 1 en § 2, eerste lid, van de wet van 17 juli 1975 van toepassing op verenigingen en stichtingen. Deze bepalingen vormen de rechtsgrond van de verplichtingen inzake de vorm en de inhoud van hun jaarrekening die nader zijn bepaald in het genoemde K.B. van 30 januari 2001. Het K.B. van 19 december 2003 bestaat uit vier delen, met de volgende titels: - Deel I: “Regels betreffende de boekhouding en de jaarrekening van de verenigingen zonder winstoogmerk bedoeld in artikel 17, § 3, van de wet”; - Deel II: “Regels betreffende de boekhouding en de jaarrekening van de stichtingen en de internationale verenigingen zonder winstoogmerk bedoeld in de artikelen 37, § 3 en 53, § 3 van de wet”; - Deel III: “Regels betreffende de openbaarmaking van de jaarrekening” en - Deel IV: “Diverse en overgangsbepalingen”. In Deel I worden de regels uiteengezet die gelden voor de VZW. Voor wat betreft de stichtingen en de internationale VZW bleef de wetgever in Deel II zeer summier en beperkte hij zich ertoe te verwijzen naar de bepalingen van Deel I. Het verslag aan de Koning bij het K.B. van 19 december 2003 stelt dat, wanneer mocht blijken dat de uitbreiding van de regels toepasselijk op de VZW naar de stichting en de internationale VZW niet voldoende rekening houdt met de karakteristieken van deze entiteiten, later aanpassingen kunnen worden voorgesteld. Omdat de regels inzake de boekhouding van de VZW’s (Deel I) en de private stichtingen dus voorlopig dezelfde zijn, zullen de belangrijkste bepalingen van Deel I summier worden toegelicht. Deel I bevat in een eerste Boek, onder de vorm van vier Titels, de aanpassingen die werden aangebracht aan de verplichtingen inzake: - Titel I: boekhouding; - Titel II: de maatstaven voor de waardering van de inventaris; - Titel III: de vorm en de inhoud van de jaarrekening die voor de grote verenigingen voortvloeien uit de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen; - Titel IV: de specifieke regels betreffende de waardering van schenkingen en legaten in natura.
30
Art. 1 van het K.B. van 19 december 2003 B.S. 6 januari 2001, zoals gewijzigd bij K.B. van 23 juni 2003 (B.S. 27 juni 2003) dat ertoe strekte de bepalingen van de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister en tot oprichting van erkende ondernemingsloketten te implementeren.
31
7
Wat, vooreerst, de verplichtingen betreft inzake het voeren van de boekhouding, zijn de aanpassingen aan de verplichtingen die volgen uit de bepalingen van de Boekhoudwet van 17 juli 1975 beperkt (Titel I): ze bestaan, - enerzijds, uit het invoegen van specifieke bepalingen met betrekking tot het boeken van schenkingen en legaten in natura32, en, - anderzijds, uit het invoegen, als bijlage bij het besluit, van de minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel, specifiek voor de VZW (en dus de stichting) 33. De naam van de rekeningen kan worden aangepast aan de kenmerken van het bedrijf, van het vermogen en de opbrengsten en kosten van de stichting. De rekeningen van de minimumindeling van algemeen rekeningenstelsel die voor een stichting niet dienstig zijn, moeten niet in haar rekeningenstelsel worden vermeld34. Inzake de boeking van schenkingen en legaten in natura moet een onderscheid worden gemaakt tussen de schenkingen of legaten die worden bestemd voor de activiteit van de stichting enerzijds en de schenkingen of legaten die worden herverdeeld of gerealiseerd anderzijds: de goederen die aan de stichting werden geschonken of nagelaten en die ze voor haar activiteit bestemt, worden geboekt op het ogenblik van hun verkrijging, terwijl de goederen die kosteloos ter beschikking worden gesteld van de stichting enkel worden geboekt indien de stichting ze tegen betaling mag uitbaten (bv. de goederen onderverhuren) 35. De andere goederen die aan de stichting worden geschonken of nagelaten, alsook de diensten die vrijwillig voor deze laatste worden gepresteerd, worden enkel geboekt als ze bestemd zijn om te worden gerealiseerd. Ze worden geregistreerd op het ogenblik van het opmaken van de inventaris of op het ogenblik van hun realisatie indien deze aan de inventaris voorafgaat36. Voor het overige moeten de boeken worden gehouden en bewaard overeenkomstig het K.B. van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen37. Verder kunnen kleine en de grote stichtingen, wat de boekhouding betreft, ruimschoots steunen op de analyse die de Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft gemaakt van de bepalingen van de boekhoudwet en waaraan haar Bulletin nr. 38 betreffende de beginselen van een regelmatige boekhouding is gewijd. Belangrijk zijn ook de bepalingen inzake de aanpassing van de verplichtingen betreffende de maatstaven voor de waardering van de inventaris (Titel II). Algemeen genomen zullen de kleine en grote stichtingen de regels van de ondernemingen toepassen voor het waarderen van de inventaris. Rekening houdend met de bijzondere aard van hun werkzaamheden en hun wettelijk statuut, leek het evenwel aangewezen om de toepassing van de artikelen 39 (inbrengwaarde), 76 (uitgestelde belastingen) en 78 tot 81 (fusies en splitsingen) van het K.B. van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van
32
Art. 2, §§ 1 en 2 van het K.B. van 19 december 2003 Art. 3 van het K.B. van 19 december 2003 34 Art. 4 van het K.B. van 19 december 2003 35 Art. 2, § 1 van het K.B. van 19 december 2003 36 Art. 2, § 2 van het K.B. van 19 december 2003 37 Art. 5 van het K.B. van 19 december 2003 33
8 vennootschappen uit te sluiten38. Andere bepalingen van dit K.B. werden vervangen, (artikelen 58, 61, § 1, eerste lid en 64, § 1, eerste lid,), aangevuld (artikelen 31, 64, § 3, 67, § 3 en 69) of weggelaten (artikelen 57, § 3, 2°)39. Zo bijvoorbeeld werd artikel 64 van het K.B. van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen aangevuld met een § 3, die bepaalt dat wanneer de functionaliteit van materiële vaste activa constant is, de raad van bestuur van de stichting, mits melding en verantwoording in de toelichting, kan beslissen om deze materiële vaste activa niet af te schrijven en de onderhouds- en vervangingskosten die daaraan verbonden zijn, op zich te nemen. Er werd bovendien voorzien in bijzondere regels voor de waardering van schenkingen en legaten in natura (Titel III). De goederen die worden geschonken of nagelaten aan een stichting en die door deze laatste worden bestemd voor haar werkzaamheden, alsook de goederen die kosteloos ter beschikking worden gesteld aan de stichting en die zij onder bezwarende titel mag uitbaten, moeten worden gewaardeerd tegen hun marktwaarde, of, bij gebrek hieraan, tegen hun gebruikswaarde40. De andere goederen die worden geschonken of nagelaten aan een stichting, evenals de diensten die op vrijwillige basis worden gepresteerd in haar voordeel en die kunnen worden gerealiseerd, moeten worden gewaardeerd tegen hun vermoedelijke realisatiewaarde op het moment dat de inventaris wordt opgemaakt of tegen hun realisatiewaarde als deze gekend is op het moment dat de inventaris wordt opgemaakt41. Als de vermoedelijke realisatiewaarde nihil is, worden deze andere goederen of diensten vermeld pro memoria om zodoende derden correct te informeren over de toestand van de stichting op het ogenblik dat de inventaris is opgemaakt. De laatste titel (Titel IV) van Boek I van het K.B. van 19 december 2003 omvat de aanpassingen aan de verplichtingen betreffende de vorm en de inhoud van de jaarrekening. De stichtingen die moeten boekhouden overeenkomstig de Boekhoudwet van 1975 42, dienen hun jaarrekening op te maken overeenkomstig de regels van deze Boekhoudwet. Deze regels zijn verder uitgewerkt in de hoofdstukken I, II, IV van Titel I van Boek II van het reeds genoemde K.B. van 30 januari 2001. Deze regels zijn, met uitzondering van artikel 87, dan ook van toepassing op de stichtingen. Zij werden verder door het K.B. van 19 december 2003 aangepast aan het wettelijk statuut en de bijzondere aard van de werkzaamheden van de stichtingen43 44. De grote stichtingen (dit zijn de stichtingen die aan de revisorale controle onderworpen zijn) moeten hun jaarrekening opstellen overeenkomstig het volledige schema 45 46. De kleine
38
Art. 6 van het K.B. van 19 december 2003 Art. 7 van het K.B. van 19 december 2003 40 Art. 8, § 1 van het K.B. van 19 december 2003 41 Art. 8, § 2 van het K.B. van 19 december 2003 42 Art. 37, § 3 van de Wet op verenigingen en stichtingen 43 Het volledige schema werd omschreven en aangepast in deel I, boek I, titel IV, hoofdstuk II van het K.B. van 19 december 2003 44 Het verkorte schema werd omschreven en aangepast in deel I, boek I, titel IV, hoofdstuk III, van het K.B. hetzelfde K.B. 45 opgemaakt in duizenden euro, zonder decimalen 46 Art. 27, § 1, tweede lid van het K.B. van 19 december 2003 39
9 stichtingen47 (die zijn de stichtingen die geen commissaris moeten aanstellen, maar geen vereenvoudigde boekhouding mogen voeren) kunnen het verkorte schema 48 volgen49. De artikelen 9 tot 20 van het K.B. van 19 december 2003 omschrijven de aanpassingen aan het K.B. van 30 januari 2001. Er worden aangepaste schema’s voorzien voor de balans (zowel van de volledige jaarrekening50 als de jaarrekening in verkorte vorm51) en de resultaatrekening (zowel in staffel- 52 als in scrontovorm53). De resultatenrekening van het verkorte schema wordt omschreven in artikel 17 van het K.B. van 19 december 2003. In de artikelen 15 en 18 wordt de aanpassingen omschreven die betrekking hebben op de inhoud van de toelichting bij de volledige jaarrekening resp. de jaarrekening in verkorte vorm. De stichtingen dienen slechts gegevens over de sociale balans mee te delen als zij op jaarbasis gemiddeld minstens twintig personeelsleden telt, uitgedrukt in voltijdse equivalenten ingeschreven in het personeelsregister, dat wordt gehouden krachtens het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het houden van de sociale documenten. Artikel 19 omschrijft de aanpassingen van de inhoud van een aantal rubrieken van de balans. Een belangrijke aanpassing op dit vlak bestaat uit de vervanging van het begrip “verbonden onderneming” door dit van “verbonden entiteit” 54. Volgens de bewoordingen van het K.B. van 19 december 2003 is een met een vereniging of stichting verbonden entiteit, een entiteit die verbonden is met een stichting in de zin van artikel 11 van het Wetboek van vennootschappen. Uit die definitie blijkt dat een vereniging of stichting die de criteria van artikel 17, § 5 van de wet overschrijdt en bijgevolg haar jaarrekening volgens het volledige schema moet opstellen in de toelichting bij haar jaarrekening (IV, VA, VB, VC en XVIII) gegevens moet verstrekken betreffende (1) de entiteiten die zij controleert, (2) de entiteiten die haar controleren, (3) de entiteiten waarmee ze een consortium vormt en (4) de andere entiteiten waarvan de raad van bestuur kennis heeft die worden gecontroleerd door een entiteit als hiervoor bedoeld. Worden verder en behoudens bewijs van het tegendeel vermoed verbonden entiteiten te vormen: - de entiteiten waarvan de bestuursorganen voor ten minste de meerderheid zijn samengesteld uit dezelfde personen; 47
Art. 37, § 3, van de Wet op verenigingen en stichtingen Opgemaakt in euro, zonder decimalen 49 Het opstellen van de jaarrekening aan de hand van het volledige schema blijft als principe gelden. Art. 27, § 1, tweede lid, van het K.B. van 19 december 2003 verwijst naar de uitzondering voorzien in artikel 82, § 2, van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen, zoals aangepast door artikel 10 van het K.B. van 19 december 2003, om het standaardformulier te gebruiken, genoemd “verkort schema voor verenigingen”. Dit art. 82 verwijst dan weer naar artikel 15 van het Wetboek van vennootschappen, dat de zogenaamde “kleine vennootschappen” omschrijft. De criteria die gelden om te bepalen of een vennootschap een “kleine” of een “grote” vennootschap is, zijn dezelfde als de criteria om te bepalen of een VZW/stichting al dan niet onderworpen is aan de revisorale controle, zoals voorzien in art. 37, § 5 van de Wet van verenigingen en stichtingen. Aldus kunnen wij stellen dat alleen de VZW’s en stichtingen die niet onderworpen zijn aan de revisorale controle, kunnen opteren voor het “verkort schema voor verenigingen”. 50 Art. 12 van het K.B. van 19 december 2003, verwijzend naar de tabel “schema van balans van volledige jaarrekening” in bijlage bij het K.B. 51 Art. 16 van het K.B. van 19 december 2003, verwijzend naar de tabel “schema van balans van de jaarrekening in verkorte vorm” in bijlage bij het K.B. 52 Art. 13 van het K.B. van 19 december 2003, verwijzend naar de tabel in bijlage “schema van de resultatenrekening (voorstelling in staffelvorm)” bij het K.B. 53 Art. 14 van het K.B. van 19 december 2003, verwijzend naar de tabel in bijlage “schema van de resultatenrekening (voorstelling in scrontovorm)” bij het K.B. 54 Art. 19, § 1, 4° van het K.B. van 19 december 2003 48
10 -
de entiteiten waarvan de maatschappelijke zetel of de exploitatiezetel op hetzelfde adres is gevestigd; de entiteiten die, rechtstreeks of onrechtstreeks, duurzaam en betekenisvol verbonden zijn op het vlak van administratieve, financiële of logistieke bijstand, personeel of infrastructuur.
Zowel verbonden entiteiten gevestigd in België als in het buitenland worden beoogd door deze nieuwe definitie die moet toelaten de onderworpen entiteiten beter te situeren in het geheel waartoe ze behoren. Voor de andere aanpassingen die door artikel 19, § 1, van het K.B. van 19 december 2003 zijn aangebracht, verwijzen wij naar de tekst van het K.B. zelve55. De bespreking ervan gaat de contouren van deze bijdrage te buiten. De creatie van nieuwe rubrieken en de weglating van andere rubrieken kan eveneens worden verklaard vanuit de bekommernis de boekhoudverplichtingen volgend uit de wet van 1975 aan te passen aan de bijzondere aard en het wettelijk statuut van de stichtingen. Enkele voorbeelden: - I. “Fondsen van de stichting” 56 (ter vervanging van de rubriek “Geplaatst kapitaal”) en die met name de fondsen van de vereniging/stichting omvat: (1) het beginvermogen (het vermogen op de eerste dag van het eerste boekjaar waarvoor de nieuwe bepalingen gelden) en (2) de permanente financiering (de schenking, de legaten en de subsidies die uitsluitend bestemd zijn om duurzaam bij te dragen tot de activiteiten van de vennootschap); - IV.C. “Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies” (die in de plaats komen van “IV.C. Andere financiële opbrengsten”) 57 - VII.B. “Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht”, die de voorzieningen omvatten die worden gevormd om de terugbetalingsverplichting te dekken waartoe de stichting is gehouden indien de schenkers of de legatarissen hun terugnemingsrecht uitoefenen58. Voor de andere wijzigingen verwijzen wij naar de tekst van het K.B. zelve59. Specifiek met betrekking tot de private stichtingen, kan overigens nog worden aangestipt dat de Commissie voor Boekhoudkundige Normen een advies heeft afgeleverd betreffende de boekhoudkundige aspecten van de certificering van effecten uitgegeven door handelsvennootschappen60. Het tweede Boek van Deel I bevat diverse bepalingen omtrent de overgang van een vereenvoudigde boekhouding naar een volledige boekhouding en andersom. Meer bepaald zal de
55
Art. 19, § 1, 1°, 2°, 3°, 5°, 6° en 7° van het K.B. van 19 december 2003 Art. 19, § 2, 1° van het K.B. van 19 december 2003 57 Art. 19, § 2, 3° van het K.B. van 19 december 2003 58 Art. 19, § 2, 4° van het K.B. van 19 december 2003 59 Art. 19, § 2, 2° en art. 20, 1° t.e.m. 5° van het K.B. van 19 december 2003 60 C.B.N., “Advies nr. 178/1 met betrekking tot de boekhoudkundige aspecten van de certicatie van aandelen van handelsvennootschappen”, Bull. C.B.N., nr. 47, mei 2002, 45,e.v.; VERHOEYE, J., “Enkele boekhoudrechtelijke aspecten bij de certificatie van aandelen”, Accountancy & Tax, 2001, nr. 2, 19-22 en Liber Amicorum Henri Olivier, Brugge, die Keure, 2000, 643-649; VERSCHELDEN, P., “Certificatie van aandelen: CBN buigt zich over boekhoudkundige aspecten” Accountancy Actualiteit 2001, 1-7. 56
11 stichting deze beslissing moeten vermelden en verantwoorden in de toelichting bij de jaarrekening en aangeven welke de belangrijkste gevolgen van deze wijziging zijn61. Deel III62 van het besluit bevat de regels over de openbaarmaking van de jaarrekening van de verenigingen en stichtingen die krachtens de wet van 27 juni 1921 moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Wij verwijzen daarvoor naar punt … hieronder “Openbaarmaking van de jaarrekening”. Het vierde en laatste deel63 van het K.B. van 19 december 2003 bevat een aantal diverse en overgangsbepalingen. Belangrijk zijn de regels betreffende de openingsbalans van het eerste boekjaar. Deze bepalingen moeten worden toegepast door elke VZW en stichting die bestaat op het ogenblik van de inwerkingtreding van het K.B. van 19 december 2003 (i.e. 1 januari 2004) en strekken ertoe de opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen te verrichten die nodig zijn om de openingsbalans van het eerste boekjaar vanaf 1 januari 2004 op te stellen. Als de raad van bestuur van oordeel is dat de VZW of de stichting al over een boekhouding beschikt die minstens beantwoordt aan degene die door het besluit wordt vereist, stemt de openingsbalans van het eerste boekjaar waarvoor de bepalingen van dit besluit gelden, overeen met de afsluitingsbalans van het vorige boekjaar. Het oordeel van de raad van bestuur moet worden opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening. Als een VZW of een stichting waarderingsregels toepast die niet overeenstemmen met degene die het besluit oplegt, moet zij deze uiteraard aanpassen. De vermelding van deze wijziging in de toelichting wordt vervolledigd met een raming van de invloed ervan. Als, daarentegen de raad van bestuur van oordeel is dat de VZW of stichting niet beschikt over een boekhouding die minstens overeenstemt met degene die het K.B. van 19 december 2003 oplegt, dan wordt de openingsbalans van het eerste boekjaar waarvoor de bepalingen van het voorliggend besluit gelden, opgesteld middels waardering van de activabestanddelen tegen hun marktwaarde, of, bij gebreke daarvan, tegen de gebruikswaarde die ze op dat moment hebben. Bij gebrek aan marktwaarde of betrouwbare gebruikswaarde, worden de activa in de toelichting bij de jaarrekening opgenomen met de vermelding dat er geen betrouwbare markt- of gebruikswaarde aan kan worden toegerekend. Inzake de problematiek van de eerste balans werd gekozen voor de oplossing die door de internationale rechtsleer als “zero based” wordt gekwalificeerd en volgens dewelke het goed moet worden gewaardeerd op de dag van de openingsbalans, eerder dan voor de oplossing van de continuïteit die het achterhalen vergt van de initiële aanschaffingswaarde, alsook de berekening van de afschrijvingen sinds de datum van aanschaffing. Gezien er waarschijnlijk nog geen bestaande private stichtingen zijn op 1 januari 2004, zal geen van deze hypothese normalerwijze toepassing vinden op de private stichting! iv.
Verdere evolutie
De boekhoudkundige bepalingen van de wet van 2 mei 2002, alsook de regelgevende bepalingen ter uitvoering ervan, zullen het gemeen boekhoudrecht van de VZW’s en van de stichtingen 61
Artt. 21 en 22 van het K.B. van 19 december 2003 Artt. 24 en 35 van het K.B. van 19 december 2003 63 Artt. 36 en 37 van het K.B. van 19 december 2003 62
12 vormen. Naar het voorbeeld van het gemeen boekhoudrecht van ondernemingen, gevormd door de voornoemde wet van 17 juli 1975 en door sommige bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en van de respectieve uitvoeringsbesluiten, zullen deze bepalingen derhalve een model staan voor de uitwerking of de wijziging van sectorale boekhoudkundige bepalingen. Uit het verslag aan de Koning bij de K.B.’s van zowel 26 juni 2003 als 19 december 2003 blijkt dat het aldus tot stand gekomen gemeen boekhoudrecht van de VZW’s en van de stichtingen ongetwijfeld zal evolueren naar het voorbeeld van het gemeen boekhoudrecht van de vennootschappen. Dit zal, aldus het verslag aan de Koning, gebeuren zowel op grond van de behoeften van de entiteiten die aan deze boekhoudregels onderworpen zijn, als van de partijen die belang stellen in deze jaarrekeningen. Uiteraard zullen ook de ontwikkelingen op Europees en internationaal vlak onder invloed van bijvoorbeeld de IAS/IFRS-normen (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards), goedgekeurd door de International Accounting Standards Board, en de IPSAS-normen (International Public Sector Accounting Standards), voorgesteld door de IFAC (International Federation of Accountants), een belangrijke invloed hebben op de regels die gelden voor VZW’s en stichtingen. In het verslag aan de Koning wordt ook uitdrukkelijk aangegeven dat, in het kader van de tenuitvoerlegging van de nieuwe bepalingen, in het bijzonder voor de grote entiteiten die onder de toepassing van de Boekhoudwet van 17 juli 1975 vallen, lering kan worden getrokken uit de rechtsleer die sinds ongeveer dertig jaar door de Commissie voor Boekhoudkundige Normen is ontwikkeld. De Regering zal daarnaast de noodzakelijke maatregelen nemen opdat de Commissie voor Boekhoudkundige Normen juridisch bevoegd zou zijn en over de passende middelen zou beschikken met het oog op de follow-up van het nieuwe gemeen boekhoudrecht van de VZW’s en de stichtingen, en zodoende deze entiteiten en de beroepsbeoefenaars te machtigen haar te raadplegen over algemene vragen inzake de interpretatie van de nieuwe regelgeving. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen zal in het licht daarvan en op grond van de beginselen vervat in de wet en in de uitvoeringsbesluiten, gemachtigd worden adviezen te verstrekken aan de Regering en aan het Parlement, op hun verzoek of op eigen initiatief, alsook de boekhouddoctrine te ontwikkelen en via adviezen of aanbevelingen de beginselen van een regelmatige boekhouding te formuleren. v.
Bijzondere categorie van stichtingen
Een derde categorie, voor wat betreft de boekhouding, vormen de VZW’s en de stichtingen die wegens de aard van hun hoofdactiviteit onderworpen zijn aan bijzondere, uit een wetgeving of een overheidsreglementering voortvloeiende regels betreffende het houden van hun boekhouding en betreffende hun jaarrekening. Deze regels moeten minstens gelijkwaardig zijn aan de nieuwe regels die vervat liggen in64. De bestuursorganen van deze VZW’s en stichtingen moeten, aan de hand van de aanwijzingen geformuleerd door de Commissie voor Boekhoudkundige Normen, op hun verantwoordelijkheid en onder het toezicht van de optredende commissaris nagaan of de bijzondere boekhoudkundige verplichtingen waaraan zij onderworpen zijn, ten minste gelijkwaardig zijn aan die welke krachtens de Wet op verenigingen en stichtingen en het K.B. van 19 december 2003 van toepassing zouden zijn. Over het algemeen vloeit deze gelijkwaardigheid niet voort uit het 64
Art. 37, § 4 van de Wet op verenigingen en stichtingen
13 loutere gegeven dat de vereniging of de stichting voor het verkrijgen van subsidies verplicht wordt boekhoudkundige inlichtingen te verschaffen aan de subsidiërende overheid. I. b.
Neerlegging van de jaarrekening i.
Algemeen
Ieder jaar en ten laatste binnen de zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar, maakt de raad van bestuur van de private stichting de jaarrekening van het voorbije boekjaar op en keurt ze goed 65. Daar de private stichting geen leden kent, kan de jaarrekening inderdaad niet worden voorgelegd en goedgekeurd aan de algemene ledenvergadering. Tegelijkertijd met de jaarrekening maakt de raad van bestuur de begroting66 op van het volgende boekjaar. ii.
De “allerkleinste”stichtingen
Hierboven werd reeds uiteengezet dat de jaarrekening van de “allerkleinste” stichtingen67 (1) de staat van de ontvangsten en uitgaven68 omvat, alsook (2) de toelichting69. De staat van het vermogen die voortvloeit uit de inventaris, moet worden opgenomen in de toelichting en niet als aparte staat naast de staat van ontvangsten en uitgaven70. De bestuurders van deze stichtingen moeten de jaarrekeningen ter griffie neerleggen. Voor de neerlegging van de jaarrekening en de bijhorende stukken moeten de “allerkleinste” stichtingen wel gebruik maken van de eerste bladzijde van het "volledig schema"71 72. iii.
De kleine en de grote stichtingen
De openbaarmakingsregeling voor de jaarrekening van de kleine en grote private stichtingen, is in grote mate gebaseerd op de regeling die van toepassing is op de handelsvennootschappen. Er is evenwel ook rekening gehouden met bepaalde bijzonderheden (bijvoorbeeld: de afwezigheid van elke consolidatieverplichting of nog het feit dat de vermelding van de neerlegging van de jaarrekeningen niet moet worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad). De jaarrekeningen van deze stichtingen, die werden opgemaakt overeenkomstig de voorschriften zoals omschreven in deel I, boek I, titel IV, hoofdstuk II (volledig schema) of hoofdstuk III (verkort schema), moeten binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan, door de bestuurders worden neergelegd bij de Nationale Bank van België 73 74. 65
Art. 37, § 1 van de Wet op verenigingen en stichtingen In de wet is geen enkele nadere bepaling geformuleerd inzake de vorm en de inhoud van de begroting. Met het oog op relevantie, duidelijkheid en vergelijkbaarheid van de informatie is het aan te raden dat de begroting op dezelfde wijze wordt ingericht als de staten waaruit de jaarrekening bestaat. 67 Art. 9, van het K.B. van 26 juni 2003 68 Art. 12, van het K.B. van 26 juni 2003 69 Art. 13, van het K.B. van 26 juni 2003 70 Art. 14, van het K.B. van 26 juni 2003 71 Art. 27, § 2, van het K.B. van 19 december 2003 72 Dit met weglating van de vermeldingen betreffende het aantal neergelegde gestandaardiseerde bladzijden en het nummer van de niet-neergelegde gestandaardiseerde bladzijden 73 Art. 37, § 6 van de Wet op de verenigingen en stichtingen 74 Op de eerste bladzijde van de neergelegde jaarrekening worden de volgende gegevens vermeld: 1° de naam van de vereniging of stichting zoals die in de statuten voorkomt; 66
14
Het voorgeschreven standaardformulier voor neerlegging75 76 wordt door de Nationale Bank van België aangepast aan de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, na advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. Afhankelijk of de stichting al dan niet kan kiezen om een jaarrekening overeenkomstig het verkorte schema op te stellen, zal zij het overeenkomstige standaardformulier hanteren. De Nationale Bank ontvangt de neerlegging van de jaarrekening en de stukken gelijktijdig met de jaarrekening moeten worden neergelegd 77. Het betreft de volgende stukken: 1. een stuk met de naam en de voornaam van de bestuurders en in voorkomend geval van de commissarissen; 2. in voorkomend geval, het verslag van de commissarissen. Deze stukken worden in één enkel exemplaar neergelegd. De neerlegging kan ook gebeuren op informatiedrager78 79.
2° de rechtsvorm, naargelang het geval, Belgische vereniging zonder winstoogmerk, buitenlandse vereniging zonder winstoogmerk of private stichting; 3° het nauwkeurige adres van de zetel van de vereniging of van de stichting (straat, nummer, eventueel busnumer, postcode, gemeente); 4° het ondernemingsnummer dat de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de vereniging of aan de stichting heeft toegekend; 5° het precieze voorwerp van de bekendmaking; 6° de begin- en afsluitingsdatum van het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft. 75 Het gebruik van dat standaardformulier is niet verplicht voor de jaarrekening waarvan alle of een gedeelte van de gestandaardiseerde bladzijden met een computerprogramma zijn opgemaakt. Deze mogelijkheid mag slechts worden gebruikt indien de aldus opgemaakte bladzijden dezelfde voorstelling hebben en dezelfde rubrieken en codenummers als het standaardformulier bevatten, alsook zijn afgedrukt met een inkjet- of laserprinter (art. 27, § 1, derde lid, van de Wet op de verenigingen en stichtingen). 76 De niet-relevante bladzijden van het standaardformulier worden niet neergelegd. Op de eerste bladzijde wordt het nummer vermeld van de niet-dienstige bladzijden die niet werden neergelegd (art. 27, § 1, vierde lid, van de Wet op de verenigingen en stichtingen). 77 Deze stukken moeten voldoen aan de volgende voorwaarden ingeval zij op papier worden neergelegd: 1° op wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit zijn opgesteld; 2° 297 millimeter lang en 210 millimeter breed zijn (formaat A4); 3° alleen op de voorzijde beschreven zijn; 4° slechts een en dezelfde taal gebruiken voor alle stukken die op hetzelfde tijdstip worden neergelegd; 5° getypt of gedrukt zijn, uitsluitend in zwarte letters, met een scherp contrast tussen tekst en papier en duidelijk leesbaar zijn; 6° persoonlijk zijn ondertekend door de personen die bevoegd zijn de vereniging of te stichting ten aanzien van derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars moeten worden vermeld; 7° bovenaan elk blad een horizontale ruimte van ten minste twintig millimeter openlaten; 8° bovenaan iedere bladzijde het ondernemingsnummer vermelden dat de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de vereniging of stichting heeft toegekend. Deze stukken moeten indien mogelijk getypt of afgedrukt zijn in letters die optisch kunnen worden gelezen (O.C.R.). 78 Art. 29, § 1 van het K.B. van 19 december 2003 79 De neerlegging op informatiedrager wordt verricht hetzij door verzending van een diskette, hetzij door teletransmissie. De neerlegging door teletransmissie is evenwel onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de Nationale Bank van België (art. 29, § 2 van het K.B. van 19 december 2003): De neerlegging op informatiedrager moet voldoen aan de technische voorwaarden die de Nationale Bank van België respectievelijk vaststelt voor het “volledig schema voor verenigingen” en het “verkort schema voor verenigingen”. Deze technische voorwaarden worden door de Nationale Bank van België meegedeeld aan eenieder die ze schriftelijk aanvraagt en worden ter beschikking gesteld op de website van de Nationale Bank van België. Ze betreffen onder meer de naleving van de in artikel 34 bedoelde rekenkundige en logische controles.
15
De kosten voor openbaarmaking van de jaarrekening en bijhorende stukken worden vastgesteld op 105 euro, exclusief BTW, ingeval de stukken op papier worden neergelegd, en op 85 euro ingeval die stukken op informatiedrager worden neergelegd 80. Onverminderd de technische regels die de Nationale Bank van België vaststelt voor de neerlegging door teletransmissie, worden de jaarrekening en de daarbij horende stukken neergelegd aan de hand van een gewone of ter post aangetekende brief op het adres van de Nationale Bank van België 81. De Nationale Bank houdt een staat bij waarin de datum van ontvangst wordt aangetekend van voornoemde stukken. Zij zal nagaan of alle voorgeschreven bepalingen werden nageleefd en zal de neerlegging al dan niet aanvaarden. In het laatste geval82 brengt de Nationale Bank, binnen acht werkdagen te rekenen van de datum van ontvangst, de niet-aanvaarding ter kennis van de betrokken stichting, met aanduiding van de in het vorige lid bedoelde bepalingen die niet werden nageleefd. In geval van aanvaarding83 neemt de Nationale Bank van België de stukken op in de in haar informaticasysteem aangelegde “verzameling der mededelingen”. De Nationale Bank zal binnen de elf werkdagen die volgen op de datum van de aanvaarding van de neerlegging van de stukken de mededeling van de neerlegging overmaken84: - aan de griffie van de rechtbank van koophandel waar het dossier van de private stichting wordt gehouden (door tedoen van de Kruispuntbank van Ondernemingen) - aan de stichting waarvan de jaarrekening is neergelegd. Er werd ook een bijzondere procedure voorzien inzake verbetering van de neergelegde stukken85 en de mededeling van fouten die de Nationale Bank zou vaststellen naar aanleiding van de door haar toegepaste rekenkundige en logische controles86. Iedere jaarrekening moet het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke diskette of een afzonderlijke geïnformatiseerd bericht. Op de diskette moet een etiket zijn gekleefd met de vermelding van: 1° het ondernemingsnummer dat de Kruispuntbank voor ondernemingen aan de vereniging of de stichting heeft toegekend; 2° de datum van afsluiting van de jaarrekening; 3° het gebruikte type standaardschema voor verenigingen; 4° de vermelding “verbetering”, in het geval bedoeld in artikel 33 van dit besluit. De informatiedrager moet de volgende gegevens bevatten (art. 29, § 3 van het K.B. van 19 december 2003): 1° de vermeldingen bedoeld in artikel 26, eerste lid (zie voetnoot nummer …); 2° het gebruikte type standaardschema; 3° de taal waarin de jaarrekening openbaar wordt gemaakt; 4° de vermelding dat uit de rekenkundige en logische controles bedoeld in § 2, derde lid, geen enkele fout is gebleken. 80 De kosten voor openbaarmaking worden betaald (art. 30 van het K.B. van 19 december 2003): 1° hetzij met een cheque op naam van de Nationale Bank van België (…), 2° hetzij via enige andere wijze van girale betaling, mits voorafgaande toestemming van de Nationale Bank van België en volgens de regels die zij bepaalt 81 Art. 31, § 1 van het K.B. van 19 december 2003 82 Art. 31, § 2 van het K.B. van 19 december 2003 83 Art. 32, § 1 van het K.B. van 19 december 2003 84 Art. 32, § 2 van K.B. van 19 december 2003 85 Art. 33 van het K.B. van 19 december 2003 86 Art. 34, § 1 van het K.B. van 19 december 2003; die rekenkundige en logische controles beogen de samenhang van de bedragen betreffende het meest recente boekjaar uit de rubrieken met een code; de Nationale Bank van België zendt aan de betrokken vereniging of stichting en, in voorkomend geval, aan diens commissaris, de lijst toe
16
Bij de Nationale Bank kan men de afschriften bekomen van de jaarrekeningen en de andere stukken die bij haar werden neergelegd 87 88. Alleen de afschriften afgeleverd door de Nationale Bank van België gelden als bewijs van de neergelegde stukken89. I. c.
De revisorale controle
De grote stichtingen zijn onderworpen aan de revisorale controle90. Zij moeten één of meerdere commissarissen belasten met de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid ten aanzien van de wet en van de statuten, alsmede van de in de jaarrekening weer te geven verrichtingen. Het betreft de stichtingen waarvan het jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 bedraagt, uitgedrukt in voltijdse equivalenten, dan wel waarvan, bij de afsluiting van het boekjaar, ten minste twee van de volgende drie criteria worden overschreden: 1. een jaargemiddelde van 50 werknemers uitgedrukt in voltijdse equivalenten die zijn ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten; 2. totale ontvangsten van 6 250 000 EUR, exclusief de B.T.W., met uitzondering van buitengewone ontvangsten; 3. een balanstotaal van 3 125 000 EUR. De Koning kan de boven genoemde bedragen aanpassen aan de evolutie van het indexcijfer der consumptieprijzen. De commissarissen worden benoemd door de raad van bestuur onder de leden van het Instituut van bedrijfsrevisoren. De wet bepaalt geen maximumduur van hun mandaat. Volgens het Verslag aan de Koning bij het K.B. van 19 december 2003 impliceert de verwijzing in de artikelen 17, § 3 (VZW’s) en 37, § 3 (stichtingen) van de Wet op verenigingen en stichtingen niet dat de bepalingen inzake controle van de jaarrekening en openbaarmaking (van de jaarrekening en van het jaarverslag), vervat in het Wetboek van vennootschappen en zijn uitvoeringsbesluit van 30 januari 2001, toepasselijk zijn op de grote verenigingen en stichtingen, bedoeld in de artikelen 17, § 5 (VZW’s) en 37, § 5 van de Wet op de verenigingen en stichtingen.
met fouten die zij zou hebben opgemerkt, zulks binnen vier maanden volgend op de datum van aanvaarding van de neerlegging van de jaarrekening, ingeval die binnen de wettelijke termijnen werd neergelegd. 87 Art. 35, § 1 van het K.B. van 19 december 2003 88 De afschriften worden bezorgd in de vorm van: 1° cd-roms, bedoeld in artikel 183, § 1, van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen, ingeval de vraag betrekking heeft op alle neergelegde stukken; 2° op papier afgedrukte kopieën, op basis van de voormelde cd-roms, ingeval de vraag betrekking heeft op een of meer stukken betreffende individueel aangeduide verenigingen of stichtingen. De kostprijs van de op papier afgedrukte afschriften bedraagt 0,25 euro per blad, exclusief portkosten, eventuele inningkosten en B.T.W. 89 Art. 35, § 2 van het K.B. van 19 december 2003 90 Art. 37, § 5 van de Wet op verenigingen en stichtingen
