Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Juli 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 07 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di mana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan. Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan kearsitekturan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2-
B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini berlaku dan digunakan di lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan. Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini meliputi Penyusunan Daftar Arsip Kartografi Dan Kearsitekturan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penulisan Daftar, Penilaian Dan Penelaahan Daftar, Penyempurnaan Daftar, Penilaian Dan Pengesahan.
D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia. 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 3. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 4. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 5. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh. 6. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. 7. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap). 9. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 10. Penulisan Daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat rincian yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip. 11. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II. 12. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah. 13. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah /dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Penyusunan Daftar. 2. Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan rencana teknis. 3. Penyusunan Rencana Teknis Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang rincian biaya,waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip. 4. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip. 5. Penyusunan Skema Sementara Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip. 6. Rekonstruksi Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan untuk selanjutnya dideskripsi. 7. Deskripsi Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi. 8. Penyusunan Skema Definitif Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah skema definitif (tetap). 9. Manuver Setelah skema definitif tersusun,selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang ada. 10. Penulisan Daftar Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
11. Penilaian dan Penelaahan Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan Direktur Pengolahan. 12. Penyempurnaan Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali. 13. Pengesahan Pengesahan merupakan prosedur akhir dari penyusunan daftar arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6-
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan dalam menyusun daftar arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Juli 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 07 TAHUN 2009
TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN A. DIAGRAM
ALIR
PENYUSUNAN
DAFTAR
ARSIP
KARTOGRAFIK
DAN
KEARSITEKTURAN B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN I.
DIAGRAM
ALIR
MANUVER
ARSIP
DALAM
PENYUSUNAN
DAFTAR
ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN J. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN K. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN L. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN M. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No
Tahap Kegiatan
1
Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance
2
Menyusun Rencana Teknis
3
Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda Menyusun skema sementara
4
5
Merekonstruksi pengaturan arsip
6
Mendeskripsi
7
Menyusun Skema Definitif
8
Manuver
9
Memberi nomor definitif
10
Menulis daftar
11
Menilai dan menelaah daftar arsip
12
Menyempurnakan daftar
13
Mengesahkan
Norma waktu: 60 hari kerja per guide
Arsiparis
Unit Penyelesaian Kasubdit Pengolahan Direktur Direktur Arsip Pengolahan Preservasi Kartografik & Kearsitekturan
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2
Memberikan penilaian dan arahan
3
Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4
Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan
5
Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi, Direktur Preservasi Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan
6
Memerintahkan arsiparis untuk melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip
7
Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo
8
Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
9
Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan.
10
Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan.
11
Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar.
Norma waktu: 10 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Mengajukan draf rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2
Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3
Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4
Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5
Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis
6
Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai selanjutnya diarahkan kepada Direktur Pengolahan
7
Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis dan membuat pengesahan terhadap rencana teknis
Norma waktu: 3 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait
2
Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
3
Mengoreksi draft surat
4
Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5
Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
6
Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7
Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8
Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi Arsip
Instansi Terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
9
Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait
10
Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait
11
Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
12
Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
13
Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait
14
Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
15
Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan
16
Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan
Norma waktu: 10 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi Arsip
Instansi Terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran
2
Membuat skema sementara
3
Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4
Perbaikan atas koreksi skema sementara
Norma waktu: 3 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-9DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi
2
Memilah antara arsip dan nonarsip
3
Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya
4
Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya
5
Mengkronologiskan kelompok arsip
6
Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis, dan unit informasinya
Norma waktu: 5 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP KARTOGRAFIK DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi
2
Membaca keseluruh informasi arsip
3
Menelaah isi informasi arsip
4
Menuangkan isi informasi arsip ke dalam kartu / formulir deskripsi
5
Menentukan bentuk redaksi
6
Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip
7
Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
8
Menentukan tingkat perkembangan arsip
9
Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu/formulir deskripsi
Norma waktu: tergantung volume arsipnya
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan
2
Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3
Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema
4
Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara
5
Melakukan konsultasi pada atasan
6
Melakukan perbaikan atas koreksi
7
Membuat skema definitif
Norma waktu: 3 hari
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang akan dimanuver
2
Menggabungkan kartu/formulir yang memiliki informasi sejenis
3
Mengelompokkan kartu/formulir berdasarkan skema yang telah dibuat
4
Menyusun kartu/formulir secara kronologis
5
Kartu/formulir deskripsi tersusun sesuai dengan skema
Norma waktu: 5 hari
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Menyiapkan kartu/formulir yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar
2
Membuat judul daftar sesuai fonds
3
Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata
4
Membuat kata pengantar
5
Membuat daftar isi
6
Menuangkan deskripsi dari kartu /formulir deskripsi ke dalam daftar
7
Mangajukan konsep daftar arsip kepada atasan
8
Mengoreksi daftar yang diajukan
9
Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
Norma waktu: tergantung volume arsipnya
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Mempersiapkan draf daftar dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam daftar arsip
2
Mempersiapkan arsip yang akan diujipetikkan
3
Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip
4
Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5
Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar
6
Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
7
Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan
8
Memberikan arahan ke Kasubdit Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip
Norma waktu: 5 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi Arsip
Instansi Terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahapan Kegiatan Arsiparis
1
Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2
Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar
3
Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4
Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan
5
Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan daftar arsip
6
Merevisi draf daftar teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7
Melakukan uji petik terhadap daftar
8
Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar telah final
Norma waktu: 5 hari kerja
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Memeriksa kelengkapan daftar yang akan dilegalisasi yang akan disahkan
2
Membuat nota dinas untuk ditandatangani oleh Direktur Pengolahan
3
Mensahkan daftar
Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan Arkon
Norma waktu: 2 hari kerja
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI