ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Selatan 12560, Indonesia Telp. 62 21 7805851, Fax. 62 21 7810280 http://www.anri.go.id, e-mail:
[email protected]
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang
: a.
bahwa dalam rangka mewujudkan tujuan reformasi birokrasi
yaitu
meningkatkan
pemerintahan kualitas
bebas
pelayanan
korupsi,
publik
dan
meningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja; b.
bahwa Peraturan Kepala Nomor 6 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia sudah
tidak
sesuai
dengan
perkembangan
dan
kebutuhan organisasi; c.
bahwa
berdasarkan
dimaksud
dalam
pertimbangan
huruf
a
dan
sebagaimana
huruf
b,
perlu
menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar
Operasional
Prosedur
Administrasi
Pemerintahan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; Mengingat
: 1. Undang-Undang Kearsipan
Nomor
(Lembaran
43
Tahun
Negara
2009
Republik
tentang Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -2-
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025; 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; 4. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan
Kepala
Arsip
Nasional
Republik
Indonesia; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014; 6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN INDONESIA PENYUSUNAN
KEPALA
ARSIP
TENTANG STANDAR
NASIONAL
PETUNJUK
REPUBLIK
PELAKSANAAN
OPERASIONAL
PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -3-
Pasal 1
Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1.
Standar
Operasional
Prosedur
Administrasi
Pemerintahan
yang
selanjutnya disingkat SOP AP adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan
mengenai
berbagai
proses
penyelenggaraan
administrasi pemerintahan berupa aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 2.
Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintahan yang dijalankan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
3.
Unit Kerja Tata Laksana adalah unit kerja setingkat eselon III yang membidangi fungsi ketatalaksanaan.
4.
Unsur Dokumentasi adalah unsur dari Dokumen SOP AP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen.
5.
Unsur Prosedur adalah bagian inti dari dokumen SOP AP.
Pasal 2
(1)
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan SOP AP di Lingkungan ANRI bertujuan untuk memberikan acuan bagi setiap unit kerja dalam menyusun SOP AP.
(2)
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan SOP AP di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia meliputi jenis, ketentuan penulisan, dan dokumen serta penetapan SOP AP. Pasal 3
Ketentuan di
mengenai
Lingkungan
Arsip
Petunjuk Nasional
Pelaksanaan Republik
Penyusunan
Indonesia
SOP
tercantum
AP
dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -4-
Pasal 4
Penyusunan SOP AP berdasarkan prinsip: a.
kemudahan dan kejelasan;
b.
efisiensi dan efektivitas;
c.
keselarasan;
d.
keterukuran;
e.
dinamis;
f.
berorientasi pada pihak yang dilayani;
g.
kepatuhan hukum; dan
h.
Kepastian hukum.
Pasal 5
SOP AP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis: a.
SOP AP Makro; dan
b.
SOP AP Mikro.
Pasal 6
(1)
Unit Kerja Tata Laksana sebagai pemrakarsa penyusunan SOP AP.
(2)
Unit Kerja menyusun SOP AP sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugasnya berdasarkan hasil identifikasi Unit Kerja Tata Laksana.
(3)
Unit kerja berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata Laksana dalam menyusun SOP AP.
(4)
Penandatanganan rancangan SOP AP menjadi SOP AP dilakukan oleh pejabat eselon II di lingkungan unit kerja.
Pasal 8 Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, maka Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -5-
Pasal 9
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkankan dan apabila dikemudian
hari
terdapat
kekeliruan
akan
dilakukan
perbaikan
sebagaimana mestinya.
Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd M. ASICHIN
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Februari 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd AMIR SYAMSUDDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 247
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PRINSIP, JENIS SOP AP, FORMAT DOKUMEN, KETENTUAN PENULISAN, DAN PENETAPAN SOP AP
Tujuan reformasi birokrasi adalah untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, meningkatkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat, dan meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Secara operasional, salah satu upaya untuk mewujudkan tujuan reformasi
birokrasi
penyelenggaraan
tersebut
yaitu
administrasi
dengan
pemerintahan,
memperbaiki
proses
sehingga
mampu
menghasilkan sistem dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance. Untuk mendukung terwujudnya penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang efektif, efisien, dan terukur, diperlukan adanya SOP AP. SOP AP merupakan acuan bagi seluruh unit kerja dan pegawai di lingkungan ANRI yang berisi prosedur, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh masing-masing jabatan sehingga mekanisme kerja dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas yang telah ditetapkan. Disamping itu, SOP AP dapat juga menjadi alat untuk menilai kinerja pegawai dan organisasi serta sebagai pegangan bagi organisasi dalam melakukan kontrol atas kualitas hasil kerja. Dengan adanya SOP AP maka pegawai dapat mengerti dengan jelas peran dan tanggungjwabnya serta dapat menjadi konsistensi dalam menjalankan pekerjaan masingmasing.
A.
Prinsip seluruh prosedur yang dijadikan standar dalam penyusunan SOP AP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: 1.
Kemudahan dan kejelasan. Prosedur dimengerti
yang dan
distandarkan diterapkan
pelaksanaan tugasnya.
harus oleh
dapat semua
dengan
mudah
pegawai
dalam
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -22.
Efisiensi dan efektivitas. Prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.
3.
Keselarasan. Prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur lain yang terkait.
4.
Keterukuran. Output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5.
Dinamis. Prosedur
yang
distandarkan
harus
dengan
cepat
dapat
disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang
dalam
penyelenggaraan
pemerintahan
administrasi pemerintahan. 6.
Berorientasi pada pihak yang dilayani. Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pihak
yang
dilayani
sehingga dapat memberikan
kepuasan
pengguna. 7.
Kepatuhan hukum. Prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan yang berlaku.
8.
Kepastian hukum. Prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.
B.
Jenis SOP AP Menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu: 1.
SOP AP Makro SOP AP Makro adalah SOP AP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP AP yang
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -3merupakan integrasi dari beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP AP tersebut. Contoh: SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP AP makro dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk memahami SOP AP makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut adalah kegiatan makro. 2.
SOP AP Mikro SOP AP Mikro adalah SOP AP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP AP (SOP AP makro) atau SOP AP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP AP (SOP AP
makro) yang lebih besar
cakupannya. Contoh: SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan
Teknis,
dan
SOP
Pelaporan
Bimbingan
Teknis
merupakan SOP mikro dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. Pendekatan yang dilakukan untuk memahami SOP AP mikro adalah melakukan identifikasi kegiatan terkait dari SOP AP makro karena kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan menjadi SOP AP mikro.
C.
Ketentuan Penulisan SOP AP 1.
Penggunaan Kertas a.
Kertas yang digunakan untuk rancangan SOP AP adalah kertas Folio (21,6 cm x 33 cm) HVS maksimal 80 gram.
b.
Kertas yang digunakan untuk ketik final SOP AP adalah kertas Folio (21,6 cm x 33 cm) HVS bebas asam.
2.
Ketentuan Margin a.
Top
: 3 cm
b.
Bottom
: 3 cm
c.
Left
: 3 cm
d.
Right
: 3 cm
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -43.
Warna Tinta a.
Tinta yang digunakan untuk penulisan SOP AP berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan SOP AP berwarna hitam atau biru tua.
b. 4.
Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.
Ketentuan Jarak Spasi Unsur Dokumentasi SOP AP diketik 1,5 spasi, sedangkan Unsur Prosedur SOP AP diketik 1 spasi. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan banyaknya isi naskah SOP AP.
5.
Penggunaan Huruf a.
Unsur
Dokumentasi
dan
Unsur
Pendukung
SOP
AP
menggunakan jenis huruf “Times New Roman” dengan ukuran
12,
sedangkan
Unsur
Prosedur
menggunakan
menggunakan jenis huruf “Arial Narrow” dengan ukuran 11. b.
Header “ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA” dicetak ‘bold’ dengan jenis huruf “Times New Roman” ukuran 12, diletakkan
di
pojok
kiri
atas.
Pada
halaman
yang
menggunakan kop ANRI, tidak perlu menggunakan header. c. 6.
Penggunaan istilah asing dicetak miring (contoh: Central File).
Nomor Halaman Nomor halaman SOP AP ditulis dengan menggunakan nomor urut angka dan dicantumkan secara simetris di tengah atas di bawah header
“ARSIP
NASIONAL
REPUBLIK
INDONESIA”
dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor. Pada halaman
yang
menggunakan
kop
ANRI,
tidak
mencantumkan nomor halaman. 7.
Tanggal SOP AP Tanggal SOP ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a.
Tanggal ditulis dengan angka Arab dengan tinta basah.
b.
Bulan diketik lengkap.
c.
Tahun diketik lengkap empat digit dengan angka Arab.
Contoh: 17 Agustus 2012.
perlu
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -58.
Simbol-simbol dalam Diagram Alir Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Alir yaitu sebagai berikut: NO
SIMBOL
1
Proses Proses Awal dan/atau Akhir
2
D.
ARTI
3
Penghubung untuk perpindahan halaman
4
Pengambilan keputusan
5
Garis Alir
Dokumen SOP AP Dokumen SOP AP memiliki 2 (dua) unsur utama, yaitu: 1.
Unsur Dokumentasi Unsur Dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP AP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP AP antara lain mencakup: a.
Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai: 1)
Judul SOP AP.
2)
Nama Unit Kerja.
3)
Tahun pembuatan
4)
Informasi lain yang diperlukan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -6Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP AP.
Kop ANRI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP
2012
Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta 12560
b.
Judul dokumen SOP sesuai unit kerja yang membuatnya
Tahun SOP
Pembuatan
Alamat ANRI
Keputusan Pimpinan Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan dokumen SOP AP.
c.
Daftar isi dokumen SOP AP Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP AP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -7akan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, masing-masing memiliki daftar isi). d.
Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP AP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: 1)
Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi.
2)
Ringkasan,
memuat
ringkasan
singkat
mengenai
prosedur yang dibuat. 2.
Unsur Prosedur Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu: a.
Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat dijelaskan sebagai berikut: 1)
Logo ANRI dan nomenklatur unit kerja pembuat.
2)
Nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim.
3)
Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh Pejabat Eselon II unit kerja.
4)
Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal
rencana
diperiksa
kembali
SOP
AP
yang
bersangkutan. 5)
Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi.
6)
Judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.
7)
Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP AP beserta aturan pelaksanaannya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -88)
Keterkaitan,
memberikan
keterkaitan
prosedur
penjelasan
yang
mengenai
distandarkan
dengan
prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut). 9)
Peringatan,
memberikan
kemungkinan
yang
dilaksanakan
atau
memberikan
penjelasan
terjadi
tidak
indikasi
mengenai
ketika
prosedur
dilaksanakan.
Peringatan
berbagai
permasalahan
yang
mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana Umumnya
cara
mengatasinya
menggunakan
kata
bila
diperlukan.
peringatan,
yaitu
jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan. 10)
Kualifikasi
Pelaksana,
memberikan
penjelasan
mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya
pada
prosedur
yang
distandarkan. 11)
Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai
daftar
peralatan
utama
(pokok)
dan
perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP. 12)
Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses.
(Misalnya
perjalanan
formulir
sebuah
proses
yang
menunjukkan
pengolahan
dokumen
pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk
mencatat
dan
mendata
apa
yang
sudah
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -9dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”. Contoh Bagian Identitas
b.
Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkahlangkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: 1)
Nomor, diisi nomor urut.
2)
Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan
logis
suatu
proses
kegiatan.
Biasanya
menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-. 3)
Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbolsimbol
diagram
alir
sesuai
dengan
proses
yang
dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 10 yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP AP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan. 4)
Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan
persyaratan/kelengkapan
yang
diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya
(end
product)
memenuhi
kualitas
ditetapkan
dalam
memudahkan
dari
yang
diharapkan,
standar
dalam
sebuah
proses
telah
sebagaimana
pelayanan.
pendokumentasian
Untuk dan
implementasi, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari.
Contoh Bagian Flowchart
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 11 -
c.
Bagian Pendukung Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contohcontoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 12 -
PENGESAHAN SOP AP DAN PENETAPAN DOKUMEN SOP AP
A.
Pengesahan Unsur Prosedur Prosedur pengesahan Unsur Prosedur adalah sebagai berikut: 1.
Unit Kerja Tata Laksana melakukan identifikasi kebutuhan SOP AP, analisis prosedur, dan memprakarsai penyusunan SOP AP Unit Kerja.
2.
Unit Kerja menyusun SOP AP sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsinya berdasarkan hasil identifikasi Unit Kerja Tata Laksana. Unit Kerja dapat membentuk tim untuk mengumpulkan bahan-bahan perumusan materi SOP AP dan persiapan sumber daya manusia maupun sarana lain.
3.
Unit kerja berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata Laksana dalam menyusun SOP AP.
4.
Unit Kerja Tata Laksana melakukan harmonisasi dan koreksi terhadap Rancangan SOP AP yang diusulkan oleh Unit Kerja.
5.
Unit Kerja melakukan perbaikan terhadap Rancangan SOP AP sesuai dengan koreksi, dan menyerahkan Rancangan SOP AP final kepada Unit Kerja Tata Laksana. Pengajuan Rancangan SOP AP final dilakukan oleh pejabat setingkat eselon II kepada pejabat setingkat eselon II yang membidangi fungsi ketatalaksanaan.
6.
Unit Kerja Tata Laksana melakukan finalisasi SOP AP.
7.
Pejabat Eselon II Unit Kerja mengesahkan SOP AP hasil finalisasi.
8.
Unit Kerja menyerahkan SOP yang telah disahkan kepada Unit Kerja Tata Laksana untuk dilakukan penomoran SOP.
9.
Unit
Kerja
Tata
Laksana
menggandakan
SOP,
melakukan
legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada Unit Kerja. 10. Unit Kerja Tata Laksana menyimpan naskah asli SOP. 11. Unit Kerja melaksanakan sosialisasi dan internalisasi SOP di lingkungan Unit Kerja.
B.
Penetapan Dokumen SOP AP Prosedur penetapan Dokumen SOP AP adalah sebagai berikut: 1.
Unit Kerja Tata Laksana mengintegrasikan SOP AP Unit Kerja di lingkungan Eselon I.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 13 2.
Unit Kerja Tata Laksana berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I untuk menyusun konsep Dokumen SOP AP.
3.
Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I mengajukan konsep Dokumen SOP AP kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.
4.
Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I menyerahkan Dokumen SOP AP yang telah mendapat penetapan dari Pejabat Eselon I.
5.
Unit Kerja Tata Laksana menggandakan Dokumen SOP AP, melakukan
legalisasi,
dan
menyerahkan
hasil
penggandaan
kepada Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I. 6.
Unit Kerja Tata Laksana menyimpan naskah asli Dokumen SOP AP.
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
ttd M. ASICHIN