Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Rewinding Arsip Rekaman Suara Menggunakan Tape Player telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Februari 2010
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP
NOMOR 24 TAHUN 2010
TENTANG PENANGANAN ARSIP YANG TERKENA BENCANA ALAM MENGGUNAKAN MESIN VACUUM FREEZE DRY CHAMBER
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Perubahan iklim global berdampak pada timbulnya bencana alam seperti tsunami, gempa bumi, banjir, angin puting beliung, longsor, gempa bumi, yang banyak melanda wilayah Indonesia berakibat menimbulkan korban jiwa dan harta benda. Dari pengalaman yang lalu seperti tsunami di Aceh pada tanggal 26 Desember 2004, bencana berakibat kepada kerusakan dokumen/arsip yang tersimpan di beberapa lembaga pemerintah di provinsi tersebut. Mengantisipasi fenomena alam seperti ini, Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 mengenai Penanggulangan Bencana. Undang-Undang ini bukan saja berfokus pada usaha untuk menyelamatkan manusia dengan harta bendanya, tetapi juga arsip yang tersimpan di instansi pemerintah pusat maupun daerah, sebagaimana tertuang dalam pasal 6 Undang-Undang ini berbunyi ”pemeliharaan arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana”. Lahirnya undang-undang ini merupakan perwujudan respon positif terhadap Surat Edaran
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Republik
Indonesia
Nomor:
SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana. Sebagai implementasi dan tindaklanjut dari Surat Edaran tersebut dikeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana. Peranan dan kontribusi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam usaha penyelamatan dokumen/arsip yang terkena bencana alam, telah diwujudkan dalam restorasi arsip/dokumen Badan Pertanahan Nasional (BPN) Aceh dan restorasi arsip/dokumen di instansi pusat seperti Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) dan Dinas Pekerjaan Umum DKI Jakarta.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2-
Dengan adanya seperangkat mesin Vacuum Freeze Dry Chamber, maka dilakukan pembersihan arsip-arsip yang terkena bencana banjir tersebut di ANRI. Dalam hal ini ANRI telah ikut andil dalam penyelamatan arsip-arsip pertanahan dan membuktikan bahwa ANRI telah dapat melakukan tugas dan fungsinya seperti yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai tujuan kearsipan, dimana inti semangat dari tujuan tersebut sesungguhnya adalah pelestarian dan pemanfaatan arsip bagi kegiatan administrasi dan memori kolektif bangsa. Vacuum Freeze Dry Chamber merupakan peralatan yang khusus digunakan untuk mengeringkan arsip dan buku dalam jumlah besar serta untuk tinta yang larut dalam air dan kertas yang dilapisi (coating). Arsip-arsip yang telah dibekukan ditempatkan dalam ruang vakum, kemudiaan dikeringkan pada temperatur dibawah 320F, sehingga kristal es akan menguap tanpa mencair terlebih dahulu. Dengan adanya mesin Vacuum Freeze Dry Chamber arsip yang beku dan terbalut lumpur dapat dibuka perlembar, tidak lengket, dan kotoran seperti lumpur dan debu dapat terangkat ke permukaan kertas, sehingga waktu pembersihan menjadi lebih efektif. Mengingat sangat pentingnya cara operasional mesin tersebut, maka untuk mendukung dalam pelaksanaan perbaikan arsip kertas diperlukan adanya suatu petunjuk teknis penggunaan alat. Dalam Petunjuk Teknis Operasional Mesin Vacuum Freeze Dry Chamber Pada Penyelamatan Arsip Pasca Bencana Banjir ini akan dibahas mengenai tahapan-tahapan pelaksanaan operasional mesin secara benar sesuai dengan ketentuan, meliputi persiapan-persiapan arsip yang akan diperbaiki, proses pelaksanaan pengeringan arsip kertas, dan penanganannya setelah pengeringan. B. Maksud dan Tujuan Maksud Penyusunan Prosedur Tetap Penanganan Arsip yang terkena Bencana Alam menggunakan Mesin Vacuum Freezer Dry Chamber ini adalah untuk memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan salah satu cara penangganan arsip yang terkena bencana alam yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip terutama arsip konvensional. Adapun tujuannya adalah untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh seitap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksana fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap Penangganan Arsip Yang Terkena Bencana Alam Dengan Mesin Vacuum Freeze Dry Chamber ini meliputi Prosedur Penanganan Arsip yang Terkena Bencana Alam menggunakan Mesin Vacuum Freeze Dry Chamber.
D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 3. Peraturan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor:
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip NAsional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Penanganan Arsip Yang Terkena Bencana Alam adalah usaha yang bertujuan untuk menyelamatkan fisik dan keutuhan fungsional suatu arsip dengan mengembalikan kondisi arsip mendekati pada keadaan semula akibat-akibat kerusakan dan perubahan yang terjadi pada arsip. 3. Penomoran adalah proses memberikan nomor pada arsip sebelum proses perbaikan dilakukan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
4. Deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang merusak kertas dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar maupun dari dalam kertas.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
BAB II PROSEDUR PENANGANAN ARSIP YANG TERKENA BENCANA ALAM MENGGUNAKAN MESIN VACUUM FREEZE DRY CHAMBER
Prosedur penanganan arsip yang terkena bencana alam menggunakan mesin vacuum freeze dry chamber melalui tahapan sebagai berikut: 1. Kasubdit Restorasi Arsip menginstruksikan Kasi Restorasi Arsip Konvensional untuk mempersiapkan bahan program kerja kegiatan penanganan arsip yang terkena bencana alam. 2. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menugaskan Staf Restorasi Arsip Konvensional untuk mempersiapkan bahan program kerja kegiatan penanganan arsip yang terkena bencana alam. 3. Kasubdit Restorasi Arsip melakukan survei ke tempat terjadinya bencana. 4. Kasubdit Restorasi Arsip melaporkan hasil kegiatan kepada Direktur Preservasi. 5. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menerima arsip yang akan direstorasi. 6. Kasi Restorasi Arsip konvensional menginstruksikan staf dan Arsiparis untuk merestorasi arsip sesuai dengan kondisi fisik arsip. 7. Staf Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mempersiapkan peralatan dan bahan yang diperlukan dalam penyelamatan arsip yang terkena bencana. Peralatan yang perlu disiapkan yaitu: kipas angin, vacuum cleaner, rak pengering, hair dryer, solder listrik/setrika kecil, sikat sedang, kuas, gunting, spatula, sabut stainless, masker, sarung tangan, pinset, tali rafia, pensil, cutter/kacip/gunting, penghapus, PH indicator. Bahan-bahan yang diperlukan yaitu: ethanol, Japanese Tissue Paper, methyl celluloce, magnesium carbonate, aquades, bloting paper, non woven sheet tebal, non woven sheet tipis, kertas lilin 8. Staf dan Arsiparis menyeleksi arsip yang akan dirawat dan diperbaiki fisik arsipnya 9. Staf dan Arsiparis merestorasi arsip, dengan tahapan: a. Membersihkan arsip dari lumpur dengan menggunakan air; b. Merendam arsip dalam Ethanol 70%, tidak terlalu lama langsung diangkat; c. Masukkan arsip ke dalam box plastik; d. Masukkan arsip kedalam freezer, disimpan selama 24 jam dengan temperature -300 C; e. Keluarkan arsip dari freezer, lalu masukkan arsip ke dry chamber. Proses pengeringannya sampai dengan temperature 735,60C selama ± 5 hari, kemudian arsip dikeluarkan dari vacuum freeze dry chamber; f. Setelah dikeluarkan, arsip dilepaskan/dibuka lembar per lembar dan dibersihkan menggunakan kuas dan spatula.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6-
10. Staf dan Arsiparis merapikan arsip menggunakan mesin pres (pengepresan), kemudian dipotong menggunakan cutter atau mesin potong. 11. Staf dan Arsiparis memeriksa ulang dan menyusun arsip sesuai urutan nomor halaman untuk menghindari terjadinya kekacauan pada arsip. 12. Staf dan Arsiparis melaporkan hasil pelaksanaan restorasi arsip yang terkena bencana alam.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7-
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penanganan Arsip Yang Terkena Bencana Alam Menggunakan Mesin Vacuum Freeze Dry Chamber ini dapat memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan pemeliharaan dan perlindungan arsip yang terkena bencana alam secara benar yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip khususnya arsip konvensional. Prosedur Tetap tentang Penanganan Arsip Yang Terkena Bencana Alam Menggunakan Mesin Vacuum Freeze Dry Chamber ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Februari 2010
DIREKTUR PRESERVASI,
KOEWATO
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 24 TAHUN 2010
TENTANG PENANGANAN ARSIP YANG TERKENA BENCANA ALAM MENGGUNAKAN MESIN VACUUM FREEZE DRY CHAMBER
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PENANGANAN ARSIP YANG TERKENA BENCANA ALAM MENGGUNAKAN MESIN VACUUM FREEZE DRY CHAMBER
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PENANGANAN ARSIP YANG TERKENA BENCANA
ALAM MENGGUNAKAN MESIN VACUUM FREEZE DRY CHAMBER
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor Tahun 2010 Tanggal Februari 2010
DIAGRAM ALIR
PENANGANAN ARSIP YANG TERKENA BENCANA ALAM MENGGUNAKAN MESIN VACUUM FREEZE DRY CHAMBER
No
Tahap Kegiatan
1
Kasubdit Restorasi Arsip menginstruksikan Kasi Restorasi Arsip Konvensional untuk mempersiapkan bahan program kerja kegiatan penanganan arsip yang terkena bencana alam
2
Kasi Restorasi Arsip Konvensional menugaskan Staf Restorasi Arsip Konvensional untuk mempersiapkan bahan program kerja kegiatan penanganan arsip yang terkena bencana alam
3
Melakukan survey ke tempat terjadinya bencana
4
Melaporkan hasilsurvey kepada Direktur Preservasi
5
Menerima arsip yang akan direstorasi
6
Menginstruksikan staf dan Arsiparis untuk merestorasi arsip sesuai dengan kondisi fisik arsip
7
Mempersiapkan peralatan dan bahan yang diperlukan dalam penyelamatan arsip yang terkena bencana
8
Menyeleksi arsip yang akan dirawat dan diperbaiki fisik arsipnya
Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional
Unit Penyelesaian Kasi Restorasi Arsiparis Arsip Konvensional
Kasubdit Restorasi Arsip
Direktur Preservasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
No
Tahap Kegiatan
9
Staf dan Arsiparis merestorasi arsip, dengan tahapan: a. Membersihkan arsip dari lumpur dengan menggunakan air; b. Merendam arsip dalam Ethanol 70%, tidak terlalu lama langsung diangkat; c. Masukkan arsip ke dalam box plastik; d. Masukkan arsip kedalam freezer, disimpan selama 24 jam dengan temperature -300 C; e. Keluarkan arsip dari freezer, lalu masukkan arsip ke dry chamber. Proses pengeringannya sampai dengan temperature 735,60C selama ± 5 hari, kemudian arsip dikeluarkan dari vacuum freeze dry chamber; f. Setelah dikeluarkan, arsip dilepaskan/dibuka lembar per lembar dan dibersihkan menggunakan kuas dan spatula Merapikan arsip menggunakan mesin pres (pengepresan), kemudian dipotong menggunakan cutter atau mesin potong Memeriksa ulang dan menyusun arsip sesuai urutan nomor halaman untuk menghindari terjadinya kekacauan pada arsip Melaporkan hasil pelaksanaan restorasi arsip yang terkena bencana alam
10
11
12
Staf Restorasi Arsip Konvensional
Unit Penyelesaian Kasi Restorasi Arsiparis Arsip Konvensional
Kasubdit Restorasi Arsip
Direktur Preservasi
Norma waktu : 5 hari kerja
DIREKTUR PRESERVASI,
KOEWATO
