Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta pada tanggal

September 2010

Plt. SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI


PROSEDUR TETAP NOMOR 69 TAHUN 2010 TENTANG PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN BAB I PENDAHULUAN

A. Umum Arsip

Nasional

Republik

Indonesia

(ANRI)

sebagai

Lembaga

Pemerintah

Nonkementerian mempunyai tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan mempunyai fungsi sebagai Lembaga Pembina di bidang kearsipan secara nasional sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 8 ayat (1) yaitu melaksanakan pembinaan terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Untuk melaksanakan fungsi tersebut diperlukan landasan hukum yang bersifat sistematis dan komprehensif dalam suatu produk hukum kearsipan. Upaya ANRI dalam meningkatkan pemahaman dan pengetahuan di bidang kearsipan dilaksanakan melalui penyebarluasan produk-produk hukum kearsipan sebagai salah satu implementasi tugas yang menekankan pada fungsi fasilitatif. Dengan demikian diharapkan setiap Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, dan Perguruan Tinggi Negeri dapat memahami dan mengetahui produk-produk hukum kearsipan yang sudah dikeluarkan oleh ANRI yang dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan.

B. Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan Prosedur Tetap ini adalah untuk dijadikan pedoman atau acuan bagi unit Hukum dan Perundang-undangan dalam melakukan kegiatan Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan. Sedangkan tujuan penyusunan Prosedur Tetap ini adalah sebagai petunjuk tentang tahapan pelaksanaan kegiatan Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2-

C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan ini meliputi tahap penentuan jenis dan materi peraturan, pencetakan peraturan di bidang kearsipan, penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan di intern ANRI, penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan di ekstern ANRI, serta Pemantauan dan Evaluasi penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan.

D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan, Pengundangan, dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan; 3. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M-01.HU.03.02 Tahun 2007 tentang Tata Cara Pengundangan dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan. 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 21/KEP/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Prosedur Tetap yang selanjutnya disebut PROTAP adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2. Penyebarluasan Peraturan di bidang kearsipan adalah kegiatan menyebarluaskan peraturan di bidang kearsipan kepada instansi pemerintah/instansi swasta/pegawai ANRI agar mengerti dan memahami maksud-maksud yang terkandung dalam peraturanperaturan yang merupakan produk hukum ANRI.


-3-

3. Autentikasi adalah Pernyataan tertulis Pejabat Eselon II yang menunjukkan bahwa salinan peraturan adalah sesuai dengan aslinya. 4. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 5. Koreksi adalah pembetulan, perbaikan, pemeriksaan atau pembacaan dan pembetulan cetak coba dengan tanda-tanda tertentu untuk menjamin kecocokan cetak coba dengan naskah peraturan asli. 6. Sampel adalah contoh format buku peraturan yang akan di cetak/diperbanyak. 7. Cetakan adalah Hasil mencetak peraturan dalam bentuk buku. 8. Mengemas adalah kegiatan memasukkan buku peraturan ke dalam amplop untuk siap kirim.


-4-

BAB II PROSEDUR PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN

Prosedur Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan meliputi tahap penentuan jenis dan materi peraturan di bidang kearsipan, pencetakan peraturan di bidang kearsipan, penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan di intern ANRI, penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan di ekstern ANRI, serta pemantauan dan evaluasi penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan.

A. Penentuan Jenis dan Sasaran Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan 1. Kepala Bagian Hukum dan Kepegawaian melakukan koordinasi dengan Direktorat Kearsipan Pusat dan Daerah untuk mengevaluasi penyebarluasan peraturan berdasarkan data yang disusun Bagian Hukum dan Perundang-undangan untuk menentukan jenis peraturan dan sasaran penyebarluasan. 2. Kepala Subbagian Perundang-undangan memerintahkan Staf untuk menyiapkan daftar peraturan produk hukum ANRI berdasarkan hasil rapat koordinasi berupa penentuan jenis peraturan dan sasaran penyebarluasan. 3. Staf membuat daftar peraturan produk hukum ANRI. 4. Kepala Subbagian Perundang-undangan menyiapkan usulan daftar peraturan di bidang kearsipan, sasaran penyebarluasan, dan rencana penyebarluasan peraturan. 5. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan menentukan dan menyusun usulan peraturan yang akan disebarluaskan, sasaran penyebarluasan dan rencana penyebarluasan peraturan, kemudian menyampaikan kepada Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian. 6. Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian menetapkan dan/atau memberikan keputusan terhadap peraturan yang akan disebarluaskan dan menurukan kembali kepada stafnya untuk disebarluaskan. 7. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan menerima hasil keputusan yang akan di sebarluaskan, kemudian mendisposisikan kepada Kepala Subbagian Perundang-undangan untuk proses lebih lanjut. 8. Kepala Subbagian Perundang-undangan menerima dan mempersiapkan untuk proses selanjutnya.

B. Pencetakan Peraturan di Bidang Kearsipan 1. Kepala Subbagian Perundang-undangan memerintahkan staf untuk menyiapkan softcopy peraturan yang akan dicetak beserta desain pencetakannya.


-5-

2. Staf menyiapkan softcopy peraturan dan membuat desain pencetakan. 3. Kepala Subbagian Perundang-undangan menyampaikan usulan desain cetakan. 4. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan menentukan desain cetakan peraturan yang akan diperbanyak. 5. Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian memeriksa, menetapkan, dan/atau memberi masukan atas desain cetakan untuk diproses oleh Kepala Bagian Hukum dan Perundangundangan. 6. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan memerintahkan Kepala Subbagian Perundang-undangan untuk pelaksanaan proses pencetakan. 7. Kepala Subbagian Perundang-undangan menyerahkan softcopy dan desain cetakan kepada Kepala Subbagian Pengadaan untuk dilaksanakan proses pencetakan sampel. 8. Kepala Subbagian perundang-undangan menerima sampel hasil cetakan, kemudian melakukan koreksi isi materi untuk disesuaikan dengan naskah asli peraturan apabila masih ada yang perlu diperbaiki. 9. Staf melaksanakan perbaikan hasil koreksi apabila sampel hasil cetakan masih terdapat kesalahan ejaan dan pengetikan huruf yang harus diperbaiki, kemudian menyampaikan kembali kepada Kepala Subbagian Perundang-undangan. 10. Kepala Subbagian Perundang-undangan memeriksa hasil koreksi Staf dan apabila sudah sesuai dengan aslinya memberikan paraf dan menyampaikan kepada Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan. 11. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan memeriksa dan memberikan paraf persetujuan. 12. Kepala Subbagian Perundang-undangan menyampaikan sampel hasil cetakan yang sudah diparaf dan melakukan koordinasi dengan Kepala Subbagian Pengadaan untuk proses pencetakan.

C. Penyebarluasan Peraturan di Bidang Kearsipan di Intern ANRI 1. Kepala Subbagian Perundang-undangan memerintahkan dan memberikan arahan untuk menyiapkan konsep surat Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian kepada seluruh Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Arsiparis tentang penyebarluasan produk hukum di bidang kearsipan. 2. Staf membuat konsep surat Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian tentang penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan sesuai dengan tujuan. 3. Kepala Subbagian Perundang-undangan memeriksa konsep surat yang dibuat Staf dan menyampaikan kepada Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan.


-6-

4. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan mengoreksi konsep surat Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian tentang penyebarluasan produk hukum ANRI. 5. Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian menandatangani surat penyebarluasan produk hukum ANRI. 6. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan menerima surat yang telah ditanda tangani Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian kemudian menyampaikan kepada Kepala Subbagian Perundang-undangan. 7. Kepala Subbagian Perundang-undangan memerintahkan dan memberikan arahan untuk proses pendistribusian produk hukum ANRI. 8. Staf melaksanakan penyiapan dan pendistribusian produk hukum ANRI untuk disampikan kepada: a. Pejabat Eselon I, II, III, dan Pejabat Fungsional. dan b. Menyiapkan kumpulan produk peraturan di bidang kearsipan apabila ada tamu yang memerlukan peraturan dan membuat buku tanda terima.

D. Penyebarluasan Produk Hukum di Ekstern ANRI 1. Kepala Subbagian Perundang-undangan memerintahkan kepada Staf untuk membuat konsep surat Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian mengenai penyebarluasan produk peraturan di bidang kearsipan kepada sasaran berdasarkan hasil rakor penentuan jenis peraturan dan sasaran penyebarluasan. 2. Staf melakukan penyiapan konsep surat mengenai penyebarluasan. 3. Kepala Subbagian Perundang-undangan memeriksa konsep surat penyebarluasan dan memastikan kebenaran kemudian menyampaikan kepada Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan. 4. Kepala

Bagian

Hukum

dan

Perundang-undangan

mengoreksi

konsep

surat

penyebarluasan dan memberikan arahan, apabila ada perubahan dikembalikan lagi ke Kepala Subbagian Perundang-undangan untuk diperbaiki tetapi apabila tidak ada perubahan dilanjutkan dengan penyampaian konsep surat penyebarluasan kepada Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian untuk penandatanganan surat. 5. Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian menandatangani surat dan memberikan arahan untuk proses penyebarluasan produk hukum ANRI. 6. Kepala Bagian Hukum dan Perundang-undangan menerima surat yang telah ditandatangani Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian dan meneruskan kepada Kepala Subbagian Perundang-undangan untuk proses lebih lanjut.


-7-

7. Kepala Subbagian Perundang-undangan memerintahkan Staf untuk memberikan nomor, tanggal, cap dinas, dan menyertakan formulir tanda terima untuk dikirim kembali ke ANRI. 8. Staf melengkapi nomor, tanggal, cap dinas, dan formulir tanda terima dan mengemas buku peraturan kearsipan sesuai alamat yang dituju serta menyerahkan melalui Subbagian Persuratan, serta melakukan konfirmasi lebih lanjut untuk memastikan bahwa peraturan yang dikirim telah sampai ke tujuannya.

E. Pemantauan dan Evaluasi 1. Staf melakukan konfirmasi lebih lanjut untuk memastikan bahwa peraturan yang dikirim telah sampai kepada tujuannya. 2. Staf menyusun daftar instansi yang sudah dikirim produk peraturan sesuai penentuan sasaran penyebarluasan dan menyampaikan kepada Kepala Subbagian Perundangundangan. 3. Kepala Subbagian Perundang-undangan memeriksa dan menyatukan dengan daftar penyebarluasan tahun sebelumnya untuk dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan, evaluasi, dan perencanaan tahun yang akan datang.


-8-

BAB III PENUTUP

Penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan dapat terwujud apabila Prosedur Tetap ini dilaksanakan dengan tertib dan konsisten oleh unit-unit kerja di Lingkungan ANRI sehingga dapat memberikan dampak positif terhadap penyelenggaraan pemerintahan khususnya di bidang Kearsipan bagi ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

September 2010

Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN,

ZITA ASIH SUPRASTIWI


LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 69 TAHUN 2010

TENTANG PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN


-1-

DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN

LAMPIRAN 1

DIAGRAM ALIR PENENTUAN JENIS DAN MATERI PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN

LAMPIRAN 2

DIAGRAM ALIR PENCETAKAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN

LAMPIRAN 3

DIAGRAM ALIR PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN DI INTERN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN 4

DIAGRAM ALIR PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN DI EKSTERN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN 5

DIAGRAM ALIR PEMANTAUAN DAN EVALUASI PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN


-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : September 2010

DIAGRAM ALIR PENENTUAN JENIS DAN MATERI PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Melakukan koordinasi, mengevaluasi data untuk menentukan jenis peraturan dan sasaran penyebarluasan

2

Memerintahkan staf untuk menyiapkan daftar peraturan produk hukum ANRI berdasarkan hasil rapat koordinasi Membuat daftar peraturan produk hukum ANRI

3

4

Menyiapkan usulan daftar peraturan di bidang kearsipan, sasaran dan rencana penyebarluasan peraturan

5

Menentukan dan menyusun usulan peraturan, sasaran dan rencana penyebarluasan peraturan serta menyampaikan kepada Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian

6

Menetapkan dan/atau memberikan keputusan terhadap peraturan yang akan disebarluaskan dan menurunkan kembali kepada stafnya

Staf

Kasubbag Perundangundangan

Kabag Hukum dan Perundangundangan

Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian

tidak ya

7

Menerima dan mendisposisikan untuk proses lebih lanjut sesuai dengan hasil keputusan

8

Menerima dan mempersiapkan untuk proses selanjutnya

Norma Waktu : 3 hari

Direktorat Kearsipan Pusat dan Daerah



DIAGRAM ALIR PENCETAKAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN Unit Penyelesaian Tahap Kegiatan No 1

Memerintahkan staf untuk menyiapkan softcopy peraturan yang akan dicetak beserta desain pencetakannya

2

Menyiapkan softcopy peraturan dan membuat desain cetakan

3

Menerima, mengoreksi dan menyampaikan usulan desain cetakan

4

Menentukan desain cetakan peraturan yang akan diperbanyak

Staf

Subbagian Pengadaan


Kabag Hukum Kepala Biro dan Perundang- Hukum dan undangan Kepegawaian

tidak ya

5

Menerima, memeriksa, menetapkan, dan/atau memberikan masukan atas desain cetakan

tidak

6

Menerima, dan memerintahkan Kasubbag Perundang-undangan untuk proses pencetakan

7

Menyerahkan softcopy dan desain cetakan untuk proses pencetakan sampel

8

Menerima hasil cetakan dan melakukan koreksi isi materi untuk disesuaikan dengan naskah aslinya

9

Melaksanakan perbaikan hasil koreksi apabila sampel hasil cetakan masih terdapat kesalahan ejaan dan pengetikan huruf

10

Memeriksa hasil koreksi dan memberikan paraf apabila telah sesuai dengan aslinya

ya

11

Memeriksa dan memberikan paraf persetujuan

tidak

ya

tidak

ya

tidak

ya 12

Menyampaikan hasil cetakan yang sudah diparaf dan melakukan koordinasi untuk proses pencetakan Norma Waktu : 30 hari

ya



DIAGRAM ALIR PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN DI INTERN ANRI Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Memerintahkan dan memberikan arahan untuk menyiapkan konsep surat Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian

2

Membuat konsep surat Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian tentang penyebarluasan peraturan di bidang kearsipan sesuai dengan tujuan

3

Memeriksa konsep surat yang dibuat Staf dan menyampaikan kepada Kabag Hukum dan Perundang-undangan

4

Menerima, mengoreksi konsep surat penyebarluasan produk hukum ANRI

5

Menerima dan menandatangani surat penyebarluasan produk hukum ANRI

6

Menerima surat yang telah ditandatangani Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian, kemudian menyampaikan kepada Staf

7

Memerintahkan dan memberikan arahan untuk proses pendistribusian produk hukum ANRI

8

Melaksanakan penyiapan dan pendistribusian produk hukum ANRI kepada Pejabat Eselon I, II, III, dan Pejabat Fungsional, tamu yang datang dari Instansi luar serta membuat buku tanda terima


Staf




Pejabat Eselon I, II, III dan Penjabat Fungsional Arsiparis



DIAGRAM ALIR PENYEBARLUASAN PERATURAN DI BIDANG KEARSIPAN DI EKSTERN ANRI Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Membuat konsep surat penyebarluasan peraturan

2

Menerima, melakukan penyiapan konsep surat

3

Mengoreksi konsep surat sebelum masuk ke kabag

4

Menerima, melakukan koreksi terhadap konsep surat dan memberikan usulan instansi yang akan dituju sebelum masuk ke Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian

5

Menerima, mengoreksi dan menetapkan konsep surat dengan catatan mengembalikan kepada Staf bila ada koreksi, Apabila sudah benar, Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian menandatangani surat tersebut

6

Menerima dan meneruskan kepada bawahannya untuk proses lebih lanjut

7

Menerima dan memerintahkan staf untuk memberikan nomor, tanggal, dan cap dinas surat

8

Menerima dan melengkapi surat dengan nomor, tanggal dan cap dinas dan mengemas buku peraturan sekaligus mendistribusikan melalui Subbag persuratan, dan melakukan konfirmasi lebih lanjut


Staf

Subbagian Persuratan




tidak

ya



DIAGRAM ALIR PEMANTAUAN DAN EVALUASI Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Melakukan konfirmasi lebih lanjut untuk memastikan bahwa peraturan yang dikirim telah sampai kepada tujuannya

2

Menyusun daftar instansi yang sudah dikirim produk peraturan sesuai penentuan sasaran penyebarluasan dan menyampaikan kepada Kasubbag Perundang-undangan

3

Memeriksa dan menyatukan dengan daftar penyebarluasan tahun sebelumnya untuk dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan, evaluasi, dan perencanaan tahun yang akan datang.

Staf

Subbagian Persuratan



Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN,

ZITA ASIH SUPRASTIWI

Arsip Nasional Republik Indonesia

Recommend Documents