Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta pada tanggal

Juni 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR


LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 06 TAHUN 2009

TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-1DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

E. DIAGRAM

ALIR

PENYUSUNAN

SKEMA

SEMENTARA

DALAM

PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

I.

DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.


-2-

L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

M. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

P. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DRAFT INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

Q. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.

R. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.


-3DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Melaksanakan identifikasi arsip

2

Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris

3

Melakukan penelusuran sumber dan referensi

4

Membuat skema sementara

5

Merekonstruksi arsip

6

Mendeskripsi arsip (transliterasi dan transkripsi arsip) Membuat skema definitif

7

8

Manuver fisches (kartu deskripsi)

9

Memberi nomor definitif

10

Manuver fisik arsip

11

Memberi label

12

Menata arsip dalam boks

13

Menulis inventaris

14

Menilai dan menelaah inventaris arsip

15

Ekspose draft inventaris

15

Menyempurnakan inventaris

16

Mengesahkan

Arsiparis

Norma waktu: 1 tahun (tergantung jumlah arsipnya)

Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan Arkon


-4DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

2

Memberikan penilaian dan arahan

3

Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

4

Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan ke Direktur Pengolahan

5

Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip

6

Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi

7

Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional

8

Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional

Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional


-5Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

9

Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo

10

Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi

11

Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

12

Menyampaikan laporan identifikasi ke Direktur Pengolahan

13

Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar

Norma Waktu : 10 hari kerja

Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



-6DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan Arsiparis

1

Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

2

Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3

Merevisi draft rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

4

Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5

Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis

6

Merevisi draft penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7

Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh Arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis

8

Membuat pengesahan terhadap rencana teknis

Norma waktu: 3 hari kerja


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit. Penyimpanan Arkon


-7-

DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Peyelesaian No


1

Membuat draft surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait

2

Mengajukan draft surat kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

3

Mengoreksi draft surat

4

Merevisi draft surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

5

Memberi paraf dan mengajukan draft surat ke Direktur Pengolahan

6

Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7

Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8

Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait


Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi Arsip

Instansi Terkait


-8-

Unit Peyelesaian No


9

Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait

10

Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait

11

Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait

12

Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip

13

Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait

14

Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait

15

Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait

16

Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan.



Direktur Pengolahan


Instansi Terkait


-9DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2

Membuat skema sementara

3

Meminta persetujuan/koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

4

Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara

Norma Waktu: 3 hari kerja

Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 10 DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi

2

Memilah antara arsip dan non arsip

3

Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya.

4

Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya. Mengkronologiskan kelompok arsip

5

6

Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis dan informasi arsip


Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 11 DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi

2

Membaca keseluruhan informasi arsip

3

Menelaah isi informasi arsip

4

Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches

5

Melakukan transliterasi terhadap arsip yang berbahasa asing dan melakukan transkripsi terhadap arsip yang beraksara daerah Menentukan bentuk redaksi

6

7

Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

8

Menentukan kurun waktu terciptanya arsip

9

Menentukan tingkat perkembangan arsip

10

Menentukan bentuk luar arsip

11

Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches kemudian membungkus fisik arsip menggunakan kertas kising

Arsiparis


Norma Waktu: 120 hari kerja (tergantung volume arsip)

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 12 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan

2

Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3

Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara

4

Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5

Melakukan konsultasi pada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

6

Melakukan perbaikan atas koreksi

7

Membuat skema definitif


Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 13 DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES (KARTU DESKRIPSI) DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver

2

Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis

3

Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat

4

Menyusun kartu secara kronologis

5

Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema


Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 14 DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

1

2

3

Tahap Kegiatan

Melakukan penomoran definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi) Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi nomor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip


Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 15 DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan fisik arsip

2

Mengelompokkan fisik arsip sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches

3

Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitif

4

Memberi nomor definitif pada sampul arsip sesuai dengan penomoran definitif pada fisches

5

Arsip tersusun berdasarkan nomor definitif

Arsiparis


Norma waktu: 20 hari kerja (tergantung volume arsip)

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 16 DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan label arsip dan perekat untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari: nama lembaga pencipta arsip dan nomor urut arsip

2

Menempelkan label arsip pada sampul arsip

3

Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks sekaligus melakukan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks


Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 17 DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No

1

2

Tahap Kegiatan

Arsiparis


Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan

3

Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks

4

Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya

5

Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks

6

Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

Norma Waktu: 20 hari kerja (tergantung jumlah/volume arsip)

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 18 DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945

Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Menyiapkan data dan fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris Membuat judul inventaris sesuai fonds

2

3

4

Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata Membuat kata pengantar

5

Membuat daftar isi

6

Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam inventaris Mengajukan konsep inventaris arsip kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 Mengoreksi inventaris yang diajukan

7

8

9

Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi


Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 19 DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No


1

Mempersiapkan inventaris yang telah tersusun

2

Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip

3

Mengajukan draft inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

4

Memberikan arahan kepada Arsiparis mengenai penulisan inventaris

5

Merevisi draft inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

6

Mengajukan draft inventaris ke Direktur Pengolahan

7

Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip



Direktur Pengolahan


Instansi Terkait


- 20 DIAGRAM ALIR EKSPOSE HASIL PENGOLAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No


1

Meengajukan draf Inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 sebagai bahan ekspose

2

Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose

3

Membuat pointer Inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

4

Mengajukan draft pointer Inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

5

Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada Arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang diundang dan mempersiapkan kelengkapan untuk acara ekspose

6

Menghubungi Biro Umum untuk permintaan ruangan dan Bagian Kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Unit, membuat undangan untuk peserta ekspose


Direktur Pengolahan

Bagian Umum

Bagian Kepegawaian


- 21 -

Unit Penyelesaian No


7

Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap Arsiparis melaporkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Stl Th. 1945

8

Melaporkan kepada Direktur Pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan

Norma waktu: 5 hari


Direktur Pengolahan

Bagian Umum

Bagian Kepegawaian


- 22 DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian No


1

Mengajukan draft inventaris ke Kasubdit PengolahanArkon Setelah Tahun 1945

2

Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar

3

Merevisi draft inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945

4

Mengajukan draft inventaris ke Direktur Pengolahan

5

Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip

6

Merevisi draft inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7

Arsiparis melakukan uji petik terhadap inventaris

8

Memutuskan inventaris telah final berdasarkan penyempurnaan inventaris yang telah dilakukan



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


- 23 DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 Unit Penyelesaian NO

Tahap Kegiatan

1

Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan disyahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar inventaris yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan Menandatangani inventaris tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 untuk menggandakan inventaris dan menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Menggandakan inventaris dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip

2

3

4

Arsiparis


Direktur Pengolahan

Direktur Pemanfaatan

Direktur Preservasi

Norma waktu: 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman inventaris)

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI


PROSEDUR TETAP NOMOR 06 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945 BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab lembaga kearsipan baik di pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang sangat bernilai tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan. Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventraris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945.


-2B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Direktorat Pengolahan. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.

C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip Statis, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver Fisches, Penomoran Definitif, Manuver Fisik Arsip, Pemberian Label, Penataan Arsip, Penulisan Inventaris, Penilaian Dan Penelaahan, Ekspose Draft Inventaris, Penyempurnaan Inventaris, dan Pengesahan Inventaris.

D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.


-36. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Deskripsi Arsip adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 2. Ekspose Draft Inventaris adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan informasinya. 3. Identifikasi Arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 4. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah arsip

yang

dilengkapi

dengan

sejarah

organisasi,

sejarah

penataan

arsip,

pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi. 5. Manuver Fisches (kartu deskripsi) adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 6. Manuver Fisik Arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai dengan daftar dan inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip serta pada daftar dan inventaris. 7. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 8. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada boks arsip dan bungkus arsip (kertas kising). Label boks berisi nama lembaga pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan nomor boks arsip, sedangkan label arsip berisi lembaga pencipta arsip dan nomor urut arsip. 9. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).


-410. Pembuatan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu organisasi/lembaga/aktivitas tokoh. 11. Penataan dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip ke dalam boks arsip. Boks arsip terdiri dari 2 ukuran yaitu ukuran besar (37,5cm x 20cm x27cm) dan ukuran kecil (37,5cm x 10cm x 27 cm). 12. Penelaahan dan Penilaian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris yang dibuat apakah informasi yang ada di dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan informasi. 13. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 14. Pengesahan terhadap inventaris adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang. 15. Penomoran Definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi berkas arsip statis yang sedang diolah. Nomor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut berkas pada daftar arsip. 16. Penulisan Inventaris adalah kegiatan penyusunan inventaris arsip dari suatu khasanah arsip lembaga pencipta arsip atau khasanah arsip suatu lembaga kearsipan yang berisi deskripsi arsip dalam berbagai rincian dari suatu khasanah arsip 17. Penyempurnaan adalah kegiatan menyempurnakan dan editing terhadap inventaris yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang serta berdasarkan masukan pada kegiatan ekspose. 18. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. 19. Rekonstruksi Arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. 20. Transkripsi aksara daerah yaitu suatu kegiatan menyusun data informasi arsip konvensional dari aksara daerah (Jawa Kuno, Arab Melayu dan lain – lain) ke dalam bentuk tulisan bahasa Indonesia sesuai informasi yang terkandung di dalam arsip. 21. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam arsip dari bahasa daerah ke dalam bahasa Indonesia yang baku


-5BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945

Prosedur Penyusunan Invetaris Arsip Konvensional Setalah Tahun 1945 melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi arsip Penyusunan inventaris arsip konvensional setelah tahun 1945 dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu penyusunan rencana teknis. 2. Penyusunan Rencana teknis Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi. 3. Penelusuran sumber dan referensi Tahapan selanjutnya dari penyusunan inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan melakukan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait yaitu lembaga pencipta arsip. Keberhasilan dalam penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara. 4. Pembuatan skema sementara Setelah

memperoleh data

yang

menggambarkan

tugas

pokok

dan

fungsi

dari

lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekonstruksi arsip. 5. Rekonstruksi arsip Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.


-66. Deskripsi arsip Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam fisches (kartu deskripsi) yang terdiri atas 5 (lima) unsur deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar, dengan mencantumkan nomor urut arsip sementara pada kartu deskripsi. Apabila arsipnya berbahasa asing sekaligus melakukan transliterasi arsip, kemudian untuk arsip yang beraksara daerah sekaligus melakukan transkripsi arsip. Keberhasilan dalam tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses

penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema

definitif. 7. Pembuatan skema definitif Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. Keberhasilan dalam tahapan skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisches (kartu deskripsi) 8. Manuver fisches (kartu deskripsi) Kegiatan manuver fisches (kartu deskripsi) dilakukan dengan mengelompokkan fisches disesuaikan dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisches ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif. 9. Penomoran definitif Setelah manuver fisches selesai maka dilakukan penyusunan urut definitif pada fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip. 10. Manuver fisik arsip Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada sampul arsip. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pemberian label. 11. Pemberian label Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. Keberhasilan dalam tahapan pemberian label ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penataan dalam boks.


-7-

12. Penataan dalam boks Kegiatan selanjutnya adalah penataan arsip dalam boks arsip, arsip yang sudah diberi label dimasukkan ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks baik boks arsip yang berukuran besar maupun boks arsip yang berukuran kecil. Setelah arsip masuk ke dalam boks maka kegiatan selanjutnya adalah menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Keberhasilan dalam tahapan penataan dalam boks ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penulisan inventaris. 13. Penulisan inventaris Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip berdasarkan hasil identifikasi arsip, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan yang berisi: sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris; uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang berisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. Keberhasilan dalam tahapan penulisan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penilaian dan penelaahan. 14. Penilaian dan penelaahan Penulisan draft inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dan Direktur Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaahan ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan daftar. 15. Ekspose Draft Inventaris Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip, dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan inventaris. 16. Penyempurnaan inventaris Apabila terdapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dan Direktur Pengolahan serta dari kegiatan ekspose, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar inventaris arsip tersebut dapat disahkan dan ditandatangani. Keberhasilan dalam penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pengesahan.


-817. Pengesahan Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut diatas adalah pengesahan inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan bahwa penyusunan inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang baca dan ruang penyimpanan arsip.


-9BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dalam menyusun inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

Juni 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

Arsip Nasional Republik Indonesia

Recommend Documents