Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 36 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Keberhasilan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terutama dalam pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran pembangunan bidang kearsipan dipengaruhi efektifitas koordinasi berbagai elemen manajemen pemerintahan. Perubahan manajemen pemerintahan mengarah pada anggaran berbasis kinerja membawa dampak perubahan kinerja ANRI dalam mewujudkan kelancaran, keterpaduan pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang kearsipan yang profesional, transparan dan akuntabel sebagai upaya dalam menciptakan good governance. Penyelenggaraan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan bidang kearsipan perlu penanganan yang sungguh-sungguh dan mendesain program pembangunan bidang kearsipan yang sistematis dan terencana, sehingga tercipta keserasian, keselarasan, dan keseimbangan program pembangunan. Rencana strategis bidang kearsipan ini akan memberikan arah yang jelas bagi stabilitas program pembangunan bidang kearsipan, pembangunan jangka menengah dan jangka pendek yang lebih operasional, yang terkoordinir melalui kegiatan yang terfokus pada sasaran operasional yang lebih rinci, sehingga capaian visi dan misi menjadi lebih efektif. Dalam Inpres No. 7 Tahun 1999, menyebutkan bahwa perencanaan strategis merupakan proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang mungkin timbul dalam melaksanakan pembangunan bidang kearsipan. Perencanaan strategis merupakan langkah yang harus dilakukan oleh ANRI agar mampu menjawab tuntutan lingkungan strategis lokal, nasional dan global dan tetap dalam tatanan sistem administrasi negara.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Terkait dengan hal tersebut di atas, Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ANRI berusaha menertibkan penyelenggaraan Arsip Dinamis dan wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan Arsip Statis dari Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah, Swasta dan Perorangan. Selanjutnya untuk melaksanakan undang-undang tersebut tugas pokok dan fungsi ANRI diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 64 Tahun 2005 dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja ANRI, mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menetapkan arah kebijakan, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam melaksanakan pembangunan di bidang kearsipan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2, ANRI menyelenggarakan fungsi: a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan; b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI; c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan; d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga. Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut di atas, rencana strategis ini dijadikan acuan dalam melaksanakan program pembangunan di bidang kearsipan secara makro dengan memaksimalkan keunggulan kompetitif dan meminimalkan kelemahan kompetitif. Sehingga kegiatan yang dilakukan tepat sasaran dan mempunyai daya serap tinggi, berhasil guna dan berdayaguna dalam rangka meningkatkan pelayanan di bidang kearsipan. Rencana strategis yang disusun secara partisipatif dengan memperhatikan berbagai aspek yang memuat arah kebijakan, strategi, tujuan, sasaran, program dan kegiatan dalam rangka mewujudkan visi dan misi ANRI ke depan. Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka menengah dengan suatu keinginan mencapai perencanaan terpadu, terintegrasi
dan
menyeluruh
(comprehensive
planning)
berlandaskan
perencanaan menyeluruh dengan sifat: a. Spesifikasi perangkat tujuan yang terpadu. b. Perumusan tingkat kepentingan sesuai informasi sumber daya dan prioritas. c. Kesinambungan informasi. d. Akurat dan dengan waktu ketat, serta harus dipantau secara terinci dan tepat.
rasionalitas
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Perencanaan strategis ANRI berperan dalam mendukung dan meningkatkan keberhasilan pelaksanaan pembangunan bidang kearsipan, mewujudkan kesamaan visi dan misi dan komitmen dari berbagai pihak dalam menyelenggarakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan ke depan. Dengan demikian rencana strategis ini berisikan rencana jangka menengah dan mengimplementasikan kebijakan-kebijakan, program, kegiatan yang mengacu pada visi dan misi, serta target tujuan dan sasaran yang akan dicapai ANRI dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Dari rencana strategis tersebut kita bisa melakukan breakdown secara detail untuk mengetahui program dan kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun 201X-201X+5.
B. Maksud dan Tujuan Maksud ditetapkan standar pelayanan pengkoordinasian penyusunan Rencana Strategis (Renstra) ANRI adalah sebagai panduan bagi Biro Perencanaan dan Tim Penyusun Rencana Strategis, serta unit kerja terkait di lingkungan ANRI. Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem kerja Biro Perencanaan dalam pengkoordinasian penyusunan Renstra ANRI secara menyeluruh, terarah, dan terpadu.
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Rencana Strategis ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis ini meliputi jenis kegiatan, uraian prosedur, cara mengerjakan, pelaksana, dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. D. Dasar 1.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
2.
Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
3.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.
Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah;
5.
Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga;
6.
Inpres No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP);
7.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-48.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
9.
Peraturan Kepala ANRI Nomor 13 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kinerja dan Anggaran ANRI;
10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Ppelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasioanal Republik Indonesia.
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1.
Perencanaan strategis merupakan dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun.
2.
Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan.
3.
Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi.
4.
Tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai dengan lima tahun.
5.
Sasaran adalah menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, sasaran ini memberikan fokus pada penyusunan kegiatan, sehingga bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai.
6.
Pembahasan Substansi adalah pembahasan materi-materi berkaitan dengan rencana strategis.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS A. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis ANRI dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1.
Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sestama kepada Kasubag Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra semua unit Eselon I di lingkungan ANRI Indonesia dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ANRI ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.
2.
Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Perencana/Pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program.
3.
Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program.
4.
Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Program dan Anggaran.
5.
Sestama
menerima,
mempelajari,
meneliti,
mengoreksi,
menandatangani dan
menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Karo Perencanaan kepada TU Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan ANRI. 6.
TU Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Sestama kepada seluruh unit Eselon I di lingkungan ANRI tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I di lingkungan ANRI dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ANRI ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. (Proses 6 s.d. 11 dilakukan 1 hari kerja)
7.
Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ANRI ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan dan selanjutnya disampaikan kepada Sestama. (7 hari kerja)
8.
Sestama menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Karo Perencanaan. (1 hari kerja)
9.
Karo Perencanaan menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon I kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja)
10. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I kepada Kasubag Penyusunan Program.(1 hari kerja) 11. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan
masukan
(Narasi
dan
Matrik)
Renstra
seluruh
Eselon
I
kepada
Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja) 12. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi, menyusun bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra seluruh Eselon I menjadi draf Renstra ANRI serta menyiapkan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan selanjutnya disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (15 hari kerja) 13. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan selanjutnya menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan selanjutnya menyampaikan kepada Karo Perencanaan. (1 hari kerja) 15. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI kepada pejabat eselon I dan II guna meminta tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final dan selanjutnya menyampaikan kepada Sestama. (3 hari kerja) 16. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf final tentang Renstra ANRI dan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan selanjutnya menyampaikan kepada Kepala ANRI. (1 hari kerja) 17. Kepala ANRI menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan Kepala ANRI tentang Renstra ANRI dan menyampaikan pada TU Kepala ANRI. 18. TU Kepala ANRI menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan mengirimkan/menyampaikan Renstra ANRI pada unit terkait. (Proses 22 s.d. 23 dilakukan 1 hari kerja)
Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan: 35 hari kerja B. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis Sekretariat Utama dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1.
Sestama menetapkan Visi dan Misi yang merupakan penjabaran Visi dan Misi ANRI, dan kemudian memberikan tugas kepada Karo Perencanaan untuk merumuskan Renstra
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7Sestama. 2.
Karo Perencanaan menerima, mempelajari, memahami, mendisposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk merumuskan/menyusun Renstra Sestama dengan menjabarkan Visi dan Misi Sestama ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.
3.
Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Sestama kepada Kasubag Penyusunan Program.
4.
Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami dan mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Sestama kepada Perencana/Pelaksana.
5.
Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Sestama kepada Kasubag Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra semua unit Eselon II di lingkungan Sestama dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi tersebut ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.
6.
Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program.
7.
Kabag Program dan anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program.
8.
Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Program dan Anggaran.
9.
Sestama
menerima,
mempelajari,
meneliti,
mengoreksi,
menandatangani
dan
menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Karo Perencanaan kepada TU Sestama untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon II di lingkungan Sestama. 10. TU Sestama menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Sestama kepada seluruh unit Eselon II di lingkungan Sestama tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II di lingkungan Sestama dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. (Proses 1 s.d. 10 dilakukan 2 hari kerja)
11. Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan dan selanjutnya disampaikan kepada Sekretaris Utama. (7 hari kerja)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-812. Sestama menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Karo Perencanaan. (1 hari kerja) 13. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Kasubag Penyusunan Program. (1 hari kerja) 15. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II kepada Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja) 16. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi, menyusun bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Eselon II menjadi draf Renstra Sestama serta menyiapkan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (6 hari kerja) 17. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 18. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan selanjutnya menyampaikan kepada Kepala Biro Perencanaan. (1 hari kerja) 19. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra Sestama dan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama kepada pejabat eselon II di lingkungan Sestama guna meminta tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final dan selanjutnya menyampaikan kepada Sestama. (3 hari kerja) 20. Sestama menerima, meneliti, menyetujui dan menandatangani/menetapkan Keputusan Sestama tentang Renstra Sestama dan menyampaikan pada TU Sestama. 21. TU Sestama menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan mengirimkan/menyampaikan Renstra Sestama pada unit terkait. (Proses 20 s.d. 21 dilakukan 1 hari kerja)
Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan: 25 hari kerja
C. Prosedur Penyusunan Rencana Strategis Biro Perencanaan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-91.
Karo Perencanaan menetapkan Visi dan Misi Biro Perencanaan yang merupakan penjabaran dari Visi dan Misi Sekretariat Utama, dan selanjutnya memberikan tugas kepada Kabag Program dan Anggaran untuk merumuskan Renstra Biro Perencanaan.
2.
Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk merumuskan/menyusun Renstra Biro Perencanaan dengan menjabarkan visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan di Biro Perencanaan.
3.
Kasubag
Penyusunan
Program
menerima,
mempelajari,
memahami
dan
mendisposisikan penugasan perumusan/penyusunan Renstra Biro Perencanaan kepada Perencana/Pelaksana. 4.
Perencana/Pelaksana menerima penugasan, menelaah, menyiapkan dan menyampaikan konsep nota dinas beserta lampiran atas nama Karo Perencanaan kepada Kasubag Penyusunan Program tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan ke semua unit Eselon III di lingkungan Biro Perencanaan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan.
5.
Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program dan menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran.
6.
Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas beserta lampirannya dari Kasubag Penyusunan Program.
7.
Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menandatangani dan menyampaikan nota dinas beserta lampirannya dari Kabag Penyusunan Program dan Anggaran kepada TU Biro untuk disampaikan kepada seluruh unit Eselon III di lingkungan Biro Perencanaan.
8.
TU Karo Perencanaan menerima, memberikan nomor, mendokumentasikan dan mendistribusikan nota dinas Karo Perencanaan kepada seluruh unit Eselon III di lingkungan Biro Perencanaan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan ke semua unit Eselon III di lingkungan Biro Perencanaan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan. (Proses 1 s.d. 8 dilakukan 2 hari kerja)
9.
Unit Kerja Eselon I menerima, mempelajari, memahami, menyusun dan menyampaikan bahan masukan tentang permintaan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 Biro Perencanaan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran. (5 hari kerja) 10. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi tersebut ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan Biro Perencanaan kepada Kasubag Penyusunan Program. (1 hari kerja) 11. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, memahami, mendisposisikan bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dengan fokus berupa penjabaran visi dan misi ke dalam Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan berdasarkan unit eselon III di lingkungan Biro Perencanaan kepada Perencana/Pelaksana. (1 hari kerja) 12. Perencana/Pelaksana menerima, menelaah, menginventarisasi bahan masukan (Narasi dan Matrik) Renstra Biro Perencanaan dari unit-unit eselon III di lingkungan Biro Perencanaan serta selanjutnya menyusun draf Renstra Biro Perencanaan serta menyiapkan Keputusan Kepala Biro tentang Renstra Biro Perencanaan yang kemudian disampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (6 hari kerja) 13. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi dan memaraf draf tentang Rencana Strategis Biro Perencanaan dan Keputusan Karo Perencanaan tentang Renstra Biro Perencanaan serta menyampaikan kepada Kabag Program dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf draf, dan menyampaikan pemaparan tentang Renstra Biro Perencanaan dan Keputusan Karo Perencanaan tentang Renstra Biro Perencanaan kepada pejabat eselon III di lingkungan Biro Perencanaan untuk meminta tanggapan dan masukan guna penyempurnaan draf final serta menyampaikan kepada Karo Perencanaan. (3 hari kerja) 15. Karo Perencanaan menerima, meneliti, menandatangani/menetapkan Keputusan Karo Perencanaan tentang Renstra Biro Perencanaan dan menyampaikan pada TU Biro Perencanaan. 16. TU Karo Perencanaan menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan mengirimkan/menyampaikan Renstra Biro Perencanaan pada unit terkait. (Proses 15 s.d. 16 dilakukan 1 hari kerja)
Total waktu penyelesaian pelaksanaan: 20 hari kerja
D. Prosedur Sosialisasi Rencana Strategis ANRI dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1.
Karo Perencanaan berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 2.
Sestama menugaskan kepada Karo Perencanaan untuk merumuskan/menyusun materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.
3.
Karo Perencanaan menerima disposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk menyiapkan materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.
4.
Kabag Program dan Anggaran menerima disposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI.
5.
Kasubag Penyusunan Program menerima disposisi dan menugaskan kepada Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. (Proses 1 s.d. 5 dilakukan 1 hari kerja)
6.
Perencana/Pelaksana menerima penugasan, merumuskan dan menyiapkan konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program. (3 hari kerja)
7.
Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi Rencana Strategis (Renstra) di lingkungan ANRI dan menyampaikan pada Kabag Penyusunan Program.
8.
8.1
Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Karo Perencanaan.
8.2
Kabag Program dan Anggaran mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangka persiapan pelaksanaan kegiatan Sosialisai Renstra di lingkungan ANRI.
9.
Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memaraf materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Sestama.
10. Sestama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. (Proses 7 s.d. 10 dilakukan 2 hari kerja) 11. Kabag Program dan Anggaran melaksanakan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dibantu oleh Kasubag Penyusunan Program, Kasubag Penyusunan Anggaran, Kasubag Evaluasi dan Pelaporan serta Perencana/Pelaksanan. (2 hari kerja) 12. Kasubag Penyusunan Program menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI dari masing-masing anggota Tim dan menugaskan Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep: 12.1 Laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. 12.2 Nota Dinas dan Buku laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 lingkungan ANRI (Proses 12.1 s.d. 12.2 dilakukan 1 hari kerja)
13. Perencana/Pelaksana menerima penugasan dan menyiapkan konsep: 13.1 Laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. 13.2 Nota Dinas Kasubag Penyusunan Program kepada Kabag Program dan Anggaran perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. 13.3 Nota Dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo Perencanaan perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. 13.4 Nota Dinas Karo Perencanaan kepada Sestama perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkunga ANRI. 13.5 Nota Dinas Karo Perencanaan kepada seluruh pejabat eselon I perihal laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. (Proses 13.1 s.d. 13.5 dilakukan 2 hari kerja) 14. Kasubag Penyusunan Program menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo Perencanaan perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. (1 hari kerja) 15. Kabag Program dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Karo Perencanaan kepada Sestama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. (1 hari kerja) 16. Karo Perencanaan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan menandatangani nota dinas Karo Perencanaan kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI. 17. TU Karo Perencanaan menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi Renstra di lingkungan ANRI kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I. (Proses 16 s.d. 17 dilakukan 1 hari kerja)
Total waktu penyelesaian pelaksanaan: 14 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap Penyusunan Rencana Strategis sebagai pedoman setiap unit kerja dalam menyusun rencana kinerja tahunan pembangunan bidang kearsipan. Sehingga program dan kegiatan akan berdayaguna bagi kemajuan pembangunan bidang kearsipan. Pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Rencana Strategis ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 36 TAHUN 2010
TENTANG PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM
LAMPIRAN 2
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA SRATEGIS SEKRETARIAT UTAMA DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM
LAMPIRAN 3
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS BIRO PERENCANAAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM
LAMPIRAN 4
DIAGRAM
ALIR
SOSIALISASI
RENCANA
SRATEGIS
PEMBANGUNAN
BIDANG KEARSIPAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010
DIAGRAM ALIR SOSIALISASI RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) PEMBANGUNAN BIDANG KEARSIPAN DI SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM Unit Penyelesaian No.
1.
2.
3.
4.
5.
Tahapan Kegiatan
Kepala ANRI
Karo Sestama Perencanaan
Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI Menugaskan kepada Karo Perencanaan untuk merumuskan/menyusun materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI Menerima disposisi dan menugaskan kepada Kabag Penyusunan Program dan Anggaran untuk menyiapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI Menerima disposisi dan menugaskan kepada Kasubag Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI Menerima disposisi dan menugaskan kepada Perencana/Pelaksana Sub Bagian Penyusunan Program untuk menyiapkan konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
Kabag Program dan Anggaran
Kasubag Perencana/ TU Biro TU Penyusunan Pelaksana Perencanaan Sestama Program
1
2
3
4
5
TU Kepala Unit Kerja ANRI Eselon I
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Unit Penyelesaian Tahapan Kegiatan
No.
6.
7.
8.
Karo Sestama Perencanaan
Kabag Program dan Anggaran
Kasubag Perencana/ TU Biro TU Penyusunan Pelaksana Perencanaan Sestama Program
Berkonsultasi dengan Sestama dalamdan rangka memintakonsep arahan Menerima penugasan, merumuskan menyiapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Kasubag Penyusunan Program
6
Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan pada Kabag Penyusunan Program 8.1.
8.2
9.
Kepala ANRI
7
Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Karo Perencanaan
8
Mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangka Persiapan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memaraf materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dan menyampaikan kepada Sestama
10. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
9
10
TU Kepala Unit Kerja ANRI Eselon I
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Unit Penyelesaian No.
Tahapan Kegiatan
Kepala ANRI
Karo Sestama Perencanaan
Kabag Program dan Anggaran
Kasubag Perencana/ TU Biro TU Penyusunan Pelaksana Perencanaan Sestama Program
Berkonsultasi dengan Sestama dalamdan rangka meminta arahan 11. Melaksanakan kegiatan sosialisasi asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 11
12. Menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI dari masing-masing anggota Tim dan menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep :
11
11
12
12.1. Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 12.2. Nota Dinas dan buku laporan Perencana/Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 13. Menerima penugasan dan menyiapkan konsep : 13.1 Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 13.2 Nota Dinas Kasubbag Penyusunan Program kepada Kabag Program dan Anggaran perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
13
11
TU Kepala Unit Kerja ANRI Eselon I
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Unit Penyelesaian No.
Tahapan Kegiatan
Kepala ANRI
Karo Sestama Perencanaan
Kabag Program dan Anggaran
Kasubag Perencana/ TU Biro TU Penyusunan Pelaksana Perencanaan Sestama Program
Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan 13.3 Nota Dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Kepala Biro Perencanaan perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 13.4 Nota Dinas Kepala Biro Perencanaan kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
13.5 Nota Dinas Kepala Biro Perencanaan kepada seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 14. Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Kabag Program dan Anggaran kepada Karo Perencanaan perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
14
15. Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Karo Perencanaan kepada Sestama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI 16. Menerima, mempelajari,meneliti, mengoreksi konsep laporan dan menandatangani nota dinas Kepala Biro Perencanaan kepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI
15
16
TU Kepala Unit Kerja ANRI Eselon I
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Unit Penyelesaian No.
Tahapan Kegiatan
Berkonsultasi dengan Sestama dalam rangka meminta arahan 17. Menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi dan asistensi penyusunan Renstra di lingkungan ANRI kepada Sestama dan seluruh pejabat eselon I
Kepala ANRI
Karo Sestama Perencanaan
Kabag Program dan Anggaran
Kasubag Perencana/ TU Biro TU Penyusunan Pelaksana Perencanaan Sestama Program
TU Kepala Unit Kerja ANRI Eselon I
16
Norma waktu: 14 Hari kerja
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI