Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta pada tanggal

Juni 2010

Plt. SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI


PROSEDUR TETAP NOMOR 60 TAHUN 2010

TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang efektif dan efisien adalah dengan mengimplementasikan prosedur tetap pada seluruh proses penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Pelaksanaan implementasi prosedur tetap harus secara terus menerus dipantau sehingga proses implementasinya dapat berjalan dengan baik. Pemantauan dilakukan untuk melihat sampai sejauh mana setiap pelaksana menguasai prosedur tetap yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggung jawab terhadap kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku. Tahap lanjutan dari tahap pemantauan yaitu evaluasi, yang dapat meliputi substansi prosedur tetap atau berkaitan dengan proses implementasinya. Evaluasi diperlukan karena suatu prosedur tetap tidak selamanya berlaku secara permanen, yang diakibatkan oleh perubahan lingkungan organisasi yang dapat berpengaruh pada prosedur tetap yang telah ada. Tujuan evaluasi adalah untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan prosedur tetap yang telah ditetapkan dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Masukan-masukan dalam kegiatan pemantauan akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap prosedur tetap dapat dilakukan secara tepat sesuai kebutuhan. B. Maksud dan Tujuan Maksud dari Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini adalah memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam memantau dan mengevaluasi implementasi prosedur tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2-

Tujuan Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap yaitu agar proses pemantauan dan evaluasi dapat berjalan dengan baik untuk memastikan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit-unit kerja sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan.

C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini meliputi Persiapan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap, Pengajuan Usulan Unit Kerja Yang Akan Dipantau dan Dievaluasi, Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap, dan Tindak Lanjut Hasil Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas pengaturan yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2. Evaluasi adalah proses penilaian untuk mengukur tingkat efektivitas prosedur tetap di unit kerja.


-3-

3. Evaluator adalah tim penilai yang dibentuk untuk mengukur tingkat efektifitas prosedur tetap di unit kerja. 4. Pejabat Unit Kerja adalah pejabat di lingkungan unit kerja yang prosedur tetapnya dipantau dan dievaluasi. 5. Formulir Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap adalah lembaran penilaian yang digunakan evaluator untuk mencatat hasil pelaksanaan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap di unit kerja


-4BAB II PROSEDUR PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

A. Persiapan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap 1. Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana (Kabag Ortala) memerintahkan Kepala Subbagian Tata Laksana untuk menyusun Keputusan Kepala (Kepka) tentang Tim Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf yang terkait. 2. Kasubbag Tata Laksana mengarahkan Staf Subag Tata Laksana untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim. 3. Staf menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim kepada Kasubbag Tata Laksana. 4. Kasubbag Tata Laksana menyusun konsep Kepka tentang Tim dan memerintahkan Staf untuk membuat nota dinas. 5. Kabag Ortala memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep Kepka tentang Tim kepada Kepala Biro (Karo) Hukum dan Kepegawaian. 6. Karo Hukum dan Kepegawaian memproses lebih lanjut Kepka tentang Tim. 7. Kabag Ortala menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk disimpan dan digandakan, selanjutnya memerintahkan Kasubbag Tata Laksana untuk menyusun formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 8. Kabag Ortala, Kasubbag Tata Laksana, Evaluator, dan Staf menyusun konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. a. Kabag Ortala mengarahkan; b. Kasubbag Tata Laksana mengorganisasikan; c. Evaluator menyusun formulir; d. Staf menyiapkan bahan. 9. Kasubbag Tata Laksana memerintahkan Staf untuk membuat nota dinas penyampaian konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 10. Kabag Ortala memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap kepada Karo Hukum dan Kepegawaian.


-511. Karo Hukum dan Kepegawaian memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menyetujui formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap 12. Kabag Ortala menerima formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap yang telah disetujui dan menyerahkan kepada Kasubbag Tata Laksana

B. Pengajuan Usulan Unit Kerja yang akan Dipantau dan Dievaluasi 1. Kasubbag Tata Laksana mengarahkan Staf untuk menyiapkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi. 2. Staf menyiapkan dan menyerahkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi. 3. Kasubbag Tata Laksana menyusun usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi selanjutnya memerintahkan Staf untuk membuat konsep nota dinas. 4. Kabag Ortala memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas tentang usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk disampaikan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian. 5. Karo Hukum dan Kepegawaian memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menandatangani nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 6. Kabag Ortala menerima nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 7. Kasubbag Tata Laksana memerintahkan Staf untuk menggandakan nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 8. Staf mendistribusikan nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap ke unit kerja. C. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap 1. Kasubbag Tata Laksana menghubungi evaluator untuk memastikan waktu pemantauan dan evaluasi prosedur tetap di unit kerja. 2. Kasubbag Tata Laksana menghubungi unit kerja untuk memastikan waktu dan tempat pemantauan dan evaluasi prosedur tetap di unit kerja, selanjutnya memerintahkan staf untuk menggandakan prosedur tetap unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi.


-63. Staf menyerahkan prosedur tetap unit kerja yang telah digandakan. 4. Kabag Ortala, Kasubbag Tata Laksana, Evaluator, dan Staf mengunjungi unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk memantau dan mengevaluasi implementasi prosedur tetap di unit kerja dengan wawancara langsung. a. Kabag Ortala mengarahkan; b. Evaluator mewawancarai pejabat dan staf di lingkungan unit kerja; c. Kasubbag Tata Laksana mengorganisasikan; d. Staf mencatat dan menyiapkan bahan. 5. Kabag Ortala, Kasubbag Tata Laksana, Evaluator, dan Staf memberikan koreksi dan masukan pada prosedur tetap di unit kerja. 6. Evaluator mencatat hasil pemantauan dan evaluasi di formulir pemantauan dan evaluasi yang telah disiapkan. 7. Evaluator meminta pejabat unit kerja untuk menandatangani Formulir Pemantauan dan Evaluasi Implentasi Prosedur Tetap selanjutnya menyerahkan kepada Kasubbag Tata Laksana. 8. Kasubbag Tata Laksana memerintahkan staf untuk menggandakan formulir pemantauan dan evaluasi prosedur tetap hasil koreksi evaluator kepada unit kerja untuk diperbaiki. D. Tindak Lanjut Hasil Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap 1. Kabag Ortala berkoordinasi dengan unit kerja tentang hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 2. Kabag Ortala menerima hasil revisi prosedur tetap dari unit kerja, selanjutnya menyerahkan Kasubbag Tata Laksana. 3. Kasubbag Tata Laksana menindaklanjuti hasil revisi prosedur tetap, selanjutnya memerintahkan staf untuk Menyiapkan bahan laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 4. Staf menyiapkan bahan laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap dan menyerahkannya kepada Kasubbag Tata Laksana. 5. Kasubbag Tata Laksana menyusun laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap. 6. Kabag Ortala menerima laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap.


-7BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini dapat menjadi pedoman bagi Bagian Ortala dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap yang akan berdampak pada efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit-unit kerja yang sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan. Prosedur Tetap tentang Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

Juni 2010

Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN,

ZITA ASIH SUPRASTIWI


LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 60 TAHUN 2010

TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP


-1-

DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

LAMPIRAN 1

DIAGRAM

ALIR

PERSIAPAN

PEMANTAUAN

DAN

EVALUASI

IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

LAMPIRAN 2

DIAGRAM ALIR PENGAJUAN USULAN UNIT KERJA YANG AKAN DIPANTAU DAN DIEVALUASI

LAMPIRAN 3

DIAGRAM

ALIR

PELAKSANAAN

PEMANTAUAN

DAN

EVALUASI

IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

LAMPIRAN 4

DIAGRAM ALIR TINDAK LANJUT HASIL PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

LAMPIRAN 5

CONTOH FORMULIR PROSEDUR TETAP

PEMANTAUAN

EVALUASI

IMPLEMENTASI


-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010

DIAGRAM ALIR PERSIAPAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Memerintahkan untuk menyusun Kepka tentang Tim Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf yang terkait

2

Mengarahkan untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim

3

Menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim

4

Menyusun konsep Kepka tentang Tim dan memerintahkan staf untuk membuat nota dinas

5

Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep Kepka tentang Tim kepada Karo Hukum dan Kepegawaian

6

Memproses lebih lanjut Kepka tentang Tim

7

Menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk disimpan dan digandakan, selanjutnya memerintahkan untuk menyusun formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap Menyusun konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap bersama dengan tim: a. Kabag. Ortala mengarahkan; b. Kasubag Tata Laksana mengorganisasikan; c. Evaluator menyusun formulir; d. Staf menyiapkan bahan.

8

Staf Subag Tata Laksana

Kasubag Tata Laksana

Kabag Ortala

Karo Hukum dan Kepegawaian

Evaluator


-3-

Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

9

Memerintahkan Staf membuat nota dinas penyampaian konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap

10

Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas dan menyerahkan konsep formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap kepada Karo Hukum dan Kepegawaian

11

Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menyetujui formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap

12

Menerima formulir pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap yang telah disetujui dan menyerahkan kepada Kasubag Tata Laksana

Norma waktu : 5 hari kerja



Kabag Ortala


Evaluator



DIAGRAM ALIR PENGAJUAN USULAN UNIT KERJA YANG AKAN DIPANTAU DAN DIEVALUASI Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Mengarahkan untuk menyiapkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Menyiapkan dan menyerahkan bahan usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Menyusun usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi beserta jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi selanjutnya memerintahkan Staf untuk membuat konsep nota dinas Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Ortala menandatangani nota dinas tentang usulan unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk disampaikan kepada Karo Hukum dan Kepegawaian Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Karo Hukum dan Kepegawaian menandatangani nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Menerima nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi prosedur tetap

2

3

4

5

6



Kabag Ortala


Eselon II terkait


-5-

Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

7

Memerintahkan Staf untuk menggandakan nota dinas tentang jadwal pelaksanaan pemantauan dan evaluasi prosedur tetap

8

Mendistribusikan ke unit kerja terkait




Kabag Ortala


Eselon II terkait



DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP Unit Penyelesaian

No

Tahap Kegiatan

1

Menghubungi evaluator untuk memastikan waktu pemantauan dan evaluasi prosedur tetap di unit kerja

2

Menghubungi unit kerja untuk memastikan waktu dan tempat pemantauan dan evaluasi prosedur tetap di unit kerja, selanjutnya memerintahkan staf untuk menggandakan prosedur tetap unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi

3

Menyerahkan prosedur tetap unit kerja yang telah digandakan

4

Mengunjungi unit kerja yang akan dipantau dan dievaluasi untuk memantau dan mengevaluasi implementasi prosedur tetap di unit kerja dengan wawancara langsung a. Evaluator mewawancarai pejabat dan staf di lingkungan unit kerja b. Kabag. Ortala mengarahkan c. Kasubag. Tata Laksana mengorganisasikan d. Staf mencatat dan menyiapkan bahan Memberikan koreksi dan masukan pada prosedur tetap di unit kerja

5

Staf Subbag Tata Laksana

Kasubbag Tata Laksana

Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana

Evaluator

Unit Kerja terkait


-7-

Unit Penyelesaian

No

Tahap Kegiatan

6

Mencatat hasil pemantauan dan evaluasi di formulir pemantauan dan evaluasi yang telah disiapkan

7

Meminta pejabat unit kerja untuk menandatangani Formulir Pemantauan dan Evaluasi Implentasi Prosedur Tetap selanjutnya menyerahkan kepada Kasubag Tata Laksana

8

Memerintahkan staf untuk menggandakan formulir pemantauan dan evaluasi prosedur tetap hasil koreksi evaluator kepada unit kerja untuk diperbaiki




Kabag Ortala

Evaluator

Unit Kerja terkait



DIAGRAM ALIR TINDAK LANJUT HASIL PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan

1

Berkoordinasi dengan unit kerja tentang hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap

2

Menerima hasil revisi prosedur tetap dari unit kerja, selanjutnya menyerahkan Kasubag Tata Laksana Menindaklanjuti hasil revisi prosedur tetap, selanjutnya memerintahkan staf untuk Menyiapkan bahan laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap Menyiapkan bahan laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap dan menyerahkannya kepada Kasubag Tata Laksana Menyusun laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap

3

4

5

6



Kabag Ortala

Unit Kerja Terkait

Menerima laporan hasil pemantauan dan evaluasi implementasi prosedur tetap


Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN,

ZITA ASIH SUPRASTIWI


-9Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal: Juni 2010

CONTOH FORMULIR PEMANTAUAN DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PROSEDUR TETAP

I.

Unit Kerja Eselon II

:

II.

Unit Kerja Eselon III : a. …………………………………….. b.……………………………………. c. ……………………………………. d.…………………………………….

III.

Jumlah Prosedur Tetap yang dimiliki :…………

IV.

Kesesuaian Prosedur Tetap dengan Tahapan Kerja: Nama No

V.

Tahapan Kerja L

Tidak lengkap

Lengkap

Tingkat Kemudahan Prosedur Tetap

No

VI.

Prosedur Kerja

Kejelasan Tahapan Kerja Ya Tidak

Nama Prosedur Tetap

Keberadaan Diagram Alir Ya Tidak

Kemudahan Implementasi Ya

Hambatan Implementasi

Catatan

Tidak

Kepatuhan Kerja Terhadap Prosedur Tetap Judul Prosedur Tetap:

No

Tahapan Kerja

Dilaksanakan ya

VII.

tidak

Kesesuaian dengan tindakan ya tidak

Kompetensi Pelaksana ya

Tidak

Apakah prosedur tetap sudah disosialisasikan? (sudah/belum)

Ketepatan Waktu Penyelesaian Ya tidak

Dokumen/ Bukti Kerja

Catatan


- 10 -

VIII.

Laporan Ketidaksesuaian Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap

Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi Implementasi Prosedur Tetap Tanggal Evaluasi : Evaluator

:

yang dievaluasi : Bidang Evaluasi :

Lokasi

:

Uraian Ketidaksesuaian

Paraf Evaluator Rencana Tindakan

:

Target Selesai, tanggal : Paraf yang dievaluasi Verifikasi Efektivitas Tindakan

Evaluator :

Tanggal:

Ketua Tim Evaluator :

Arsip Nasional Republik Indonesia

Recommend Documents