Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 55 TAHUN 2010 TENTANG PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum Dalam pelaksanaan kerja di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia terdapat kegiatan perjalanan dinas. Perjalanan dinas adalah kegiatan perjalanan dalam rangka melaksanakan tugas dinas yang berada di luar tempat kedudukan bekerja/di luar kantor tempat bekerja. Kegiatan perjalanan dinas dibagi dalam 3 (tiga) kategori, yaitu: 1. Perjalanan dinas luar negeri; 2. Perjalanan dinas dalam negeri; 3. Perjalanan dinas dalam kota. Selain itu dalam pelaksanaan perjalanan dinas, pengajuan kegiatan dibedakan menurut anggaran unit kerja. Apabila kegiatan perjalanan dinas berada dalam anggaran kedeputian atau di luar Sekretariat Utama, maka pelaksana penatausaha dan penanggung jawab adalah Kedeputian yang melaksanakan perjalanan dinas sedangkan Bagian Keuangan hanya sebagai pemfasilitasi berkas perjalanan untuk pengajuan dana ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. Sedangkan bila kegiatan perjalanan dinas berada dalam anggaran Sekretariat Utama ma ka penata usaha berkas dilakukan di Bagian Keuangan sedangkan penanggung jawab kegiatan perjalanan dinas tetap dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan. Dengan demikian, guna menghasilkan sistem yang terkoordinir dengan rapi dan efisien antara unit-unit kerja yang melakukan kegiatan perjalanan dinas dengan Bagian Keuangan sebagai pelaksana tugas fasilitatif di Lingkungan ANRI dibuatlah petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penatausahaan Dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2-
perjalanan dinas di Lingkungan ANRI. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi unit-unit kerja di Lingkungan ANRI. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit kerja dengan Bagian keuangan sebagai pelaksana tugas fasilitatif untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan kerja ANRI.
C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan ANRI. Prosedur Tetap tentang tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas ini meliputi penatausahaan berkas perjalanan dinas dalam negeri yang dipertanggungjawabkan dalam anggaran Sekretariat
Utama,
penatausahaan
berkas
perjalanan
dinas
luar
negeri
yang
dipertanggungjawabkan dalam anggaran Sekretariat Utama, penatausahaan berkas perjalanan kedeputian, dan pertanggungjawaban berkas perjalanan dinas.
D. Dasar 1.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
2.
Undang-Undang Nomor 41 Tahun 2008 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun 2009 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 171, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4920);
3.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 45/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;
5.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
6.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
7.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 01/PM.02/2009 tentang Standar Biaya Umum Tahun Anggaran 2010;
8.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 108/PMK.02/2009 tentang Standar Biaya Khusus Tahun Anggaran 2010;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
9.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;
10.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;
11.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 01.A Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara pada Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun Anggaran 2009;
E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Perjalanan Dinas Dalam Negeri yang selanjutnya disebut perjalanan dinas adalah perjalanan keluar tempat kedudukan baik perseorangan maupun secara bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan Negara atas perintah Pejabat yang Berwenang. 2. Biaya Riil adalah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluran yang sah. 3. Perhitungan Rampung adalah perhitungan biaya perjalanan yang dihitung sesuai kebutuhan riil berdasarkan ketentuan yang berlaku. 4. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah surat perintah kepada Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap untuk melaksanakan perjalanan dinas. 5. Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB) adalah surat setoran atas penerimaan pengembalian belanja tahun anggaran berjalan (yang bersifat telah membebani anggaran). 6. Wilayah Jabatan adalah wilayah kerja dalam menjalankan tugas. 7. Tempat Kedudukan adalah tempat/kota kantor/satuan kerja berada. 8. Tempat Bertolak adalah tempat/kota melanjutnya perjalanan dinas ke tempat tujuan. 9. Tempat Tujuan adalah tempat/kota yang menjadi tujuan perjalanan dinas.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4-
BAB II PROSEDUR PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Prosedur Penatausahaan Berkas Perjalanan Dinas Dalam Negeri dan Luar Negeri dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: A. Menerima Surat Perintah Dalam melakukan perjalanan dinas didasari oleh Surat Perintah dari pejabat di atas pegawai yang hendak melakukan perjalanan dinas. Pada perjalanan dinas luar negeri Surat Perintah dilengkapi dengan Surat Persetujuan Penugasan Ke Luar Negeri dari Sekretariat Negara Republik Indonesia. Surat Perintah dan Rincian Pengajuan Pembiayaan dari unit yang bersangkutan diterima oleh Kabag Keuangan yang kemudian didisposisikan kepada Kasubag Pembukuan B. Membuat dan memeriksa berkas perjalanan dinas Berdasarkan Surat Perintah tersebut dibuatlah berkas perjalanan berupa DOP (Daftar Ongkos Perjalanan), DOP Riil, SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas), dan Daftar Nominatif dan memeriksa berkas perjalanan yang sudah dibuat, menyerahkan ke Kasubag Perbendaharaan untuk diproses lanjut, sedang berkas yang belum lengkap dikembalikan ke Unit kerja untuk diperbaiki. C. Prosedur Pertanggungjawaban Berkas Perjalanan Dinas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut : 1. Menerima pertanggungjawaban berkas perjalanan dari unit kerja. Subbagian Pembukuan menerima pertanggungjawaban berkas perjalanan dari unit berupa DOP dan DOP Riil yang telah ditandatangani pegawai yang melakukan perjalanan dinas, bukti tiket, bukti hotel dan SPPD yang telah ditandatangani dan distempel oleh Instansi yang dikunjungi dan pejabat pemberi perintah. 2. Menyetorkan selisih realisasi dana perjalanan. Dari DOP yang telah ditandatangani diperiksa apakah ada selisih antara biaya tiket dan hotel dengan bukti tiket dan hotel. Apabila ada selisih maka unit yang bersangkutan harus menyetorkan kelebihan pembayaran perjalanan, yang kemudian diserahkan ke Bendahara Pengeluaran untuk disetorkan ke Kas Negara. 3. Mengarsipkan berkas perjalanan Copy SSPB dari Bendahara Pengeluaran oleh Subbagian Pembukuan dijadikan satu dengan berkas perjalanan yang telah dipertanggungjawabkan dan diperiksa, diserahkan kepada Petugas Arsip Keuangan untuk diarsipkan ke dalam Arsip Keuangan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5-
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan ANRI dalam kegiatan perjalanan dinas sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
Juni 2010
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 55 TAHUN 2010
TENTANG PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN BERKAS PERJALANAN DINAS
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 55 Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010
DIAGRAM ALIR PENATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN BERKAS PERJALANAN DINAS
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima Surat Perintah Perjalanan Dinas dari unit kerja. Untuk Perjalanan Luar Negeri dilengkapi Exit Permit dari Sekretariat Negara, kemudian mendisposisikan
2
Membuat berkas perjalanan kemudian menyerahkan berkas perjalanan dinas yang lengkap dan benar untuk diproses lanjut, sedangkan berkas yang tidak lengkap dikembalikan untuk diperbaiki dan dilengkapi
3
Memproses lebih lanjut berkas perjalanan dinas yang sudah lengkap dan benar kemudian menyerahkan biaya perjalanan dinas beserta kelengkapannya ke Unit Kerja
4
Menyerahkan bukti pertanggungjawaban perjalanan dinas selesai
5
Mengecek berkas Perjalanan dinas yang telah selesai dilaksanakan kemudian menyerahkan bukti selisih biaya perjalanan dinas jika ada dan membuat surat pemberitahuan ke unit bila ada kelebihan membayar
6
Menyetorkan kelebihan pembayaran perjalanan ke kas Negara
7
Mengopi SSPB dan dijadikan satu dengan berkas perjalanan yang telah dipertanggung jawabkan dan diperiksa
Arsiparis
Bendahara Pengeluaran
Unit Penyelesaian Kasubag Kasubag PerbendaPembukuan haraan
Kabag Keuangan
Tidak
Ya
Unit Kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3-
No
8
Tahap Kegiatan
Arsiparis
Bendahara Pengeluaran
Unit Penyelesaian Kasubag Kasubag PerbendaPembukuan haraan
Kabag Keuangan
Mengarsipkan berkas perjalanan di Subag Pembukuan.
Norma waktu: 15 menit/perjalanan/orang
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Unit Kerja