Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta pada tanggal

Agustus 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR


PROSEDUR TETAP NOMOR 12 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Pengolahan Arsip. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun inventaris arsip media baru. Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat Pengolahan Arsip Media Baru, sehingga inventaris arsip media baru yang disusun memiliki relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.

C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru ini berlaku dan digunakan di lingkungan Unit Pengolahan Arsip Media Baru. Prosedur Tetap ini meliputi penyusunan inventaris arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, penyusunan skema sementara, rekonstruksi arsip media baru, deskripsi arsip media baru, penyusunan skema definitif, manuver fisches, penomoran definitif, manuver fisik arsip media baru, labeling arsip, boksing/penempatan arsip dalam tempatnya, penulisan inventaris arsip media baru, penilaian dan penelaahan (uji petik arsip, keterbukaan dan ketertutupan arsip, diagram penilaian kerusakan arsip), ekspose inventaris arsip, penyempurnaan inventaris arsip media baru, pengesahan inventaris arsip media baru.

D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan

Arsip Statis

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.


-3E. Pengertian 1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya foto, film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm, mikrofis. a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak bergerak. b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di atas bahan film. f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel. g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk. 2. Boksing adalah kegiatan memasukkan arsip media baru ke dalam boks, can atau tempatnya sesuai dengan ukurannya. 3. Deskripsi Arsip Media Baru adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip media baru yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip media baru yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya. 4. Identifikasi Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 5. Inventaris Arsip Media Baru adalah salah satu sarana penemuan arsip yang merekam informasi dari arsip media baru dilengkapi dengan pendahuluan, sejarah organisasi, indeks dan lain-lain.


-46. Labeling Arsip Media Baru adalah pemberian identitas pada arsip media baru sesuai dengan nomor urut arsipnya. 7. Manuver Fisik Arsip Media Baru yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip media baru sehingga arsipnya tersusun sesuai dengan inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip media baru disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada amplop, can, dan boks tempat arsip media baru. 8. Manuver Kartu Deskripsi adalah kegiatan mengelompokkan kartu deskripsi arsip media baru sesuai dengan skema definitif yang dibuat. 9. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 10. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang akan diolah. 11. Pengesahan Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil penyempurnaan inventaris arsip media baru dari pimpinan yang berwewenang. 12. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan Arsip. 13. Penomoran Definitif yaitu kegiatan pemberian nomor urut pada arsip media baru secara tetap baik pada kartu deskripsi maupun pada arsipnya sesuai dengan hasil manuver kartu deskripsi. Nomor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut arsip media baru pada inventaris arsip. Nomor definitif inilah yang dijadikan sebagai pedoman jalan masuk bagi penemuan kembali arsip media baru atau penataan dan penyimpanan arsipnya. 14. Penulisan Inventaris Arsip Media Baru adalah perumusan materi prosedur tetap inventaris yang dituangkan dalam format inventaris berdasarkan hasil identifikasi arsip media baru, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. 15. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap inventaris arsip media baru yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang. 16. Penyusunan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip media baru yang sudah definitif (tetap). 17. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 18. Rekonstruksi Arsip Media Baru adalah kegiatan menata kembali arsip media baru dalam rangka penataan arsip media baru dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.


-519. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan penyusunan inventaris arsip media baru. 20. Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip media baru dan akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip media baru yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.


-6BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

Prosedur Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru melalui tahapan sebagai berikut: 1. Melaksanakan Identifikasi Arsip Media Baru Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru diawali dengan melakukan kegiatan identifikasi arsip media baru untuk mengetahui tugas pokok, fungsi organisasi, jumlah, kondisi fisik arsip, sistem penataan, pencipta (provenance) arsip media baru. Kegiatan ini akan mempermudah proses Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru. 2. Menyusun Rencana Teknis Membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menyusun perincian tentang waktu pelaksanaan, lamanya kegiatan, biaya yang diperlukan hal ini berkaitan dengan pengolahan arsip. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi Kegiatan penelusuran sumber dan referensi dengan melakukan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/lembaga pencipta arsip yang akan disusun sejarahnya dalam Penyusunan Inventaris Arsip Media Baru. 4. Penyusunan Skema Sementara Perolehan data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga pencipta arsip media baru sebagai dasar dalam mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara. 5. Rekonstruksi Arsip Media Baru Arsip media baru yang akan dibuatkan inventarisnya dikelompokan berdasarkan skema pengaturan arsipnya hal ini akan memudahkan dalam penyusunan inventaris. 6. Deskripsi Arsip Media baru Kegiatan pembuatan deskripsi arsip media baru dimulai dengan membaca dan pengoperasian alat sebagai sarana pendukung terbacanya informasi arsip kemudian dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches sesuai standar ISAD.


-77. Penyusunan Skema Definitif Isi deskripsi arsip media baru dapat memberikan gambaran informasi peristiwa yang ada di dalamnya sehingga akan merubah skema sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. 8. Manuver Fisches Arsip Media Baru Kegiatan melakukan manuver fisches deskripsi dengan mengelompokkan kartu disesuaikan dengan skema definitif. 9. Penomoran Definitif Hasil kegiatan dari manuver fisches adalah memberikan nomor definitif arsip media baru untuk memudahkan dalam manuver fisik arsip. 10. Manuver Fisik Arsip Kegiatan ini dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada arsip media baru. 11. Labeling Arsip Media Baru Setelah manuver fisik selesai dilakukan, maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada arsip dan atau tempatnya. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks.. 12. Boksing/penempatan arsip pada tempatnya Arsip media baru yang sudah diberi label sesuai nomor definitif dimasukkan dalam boks penyimpanan arsip. Misalnya film/mikrofilm pada can film, foto pada amplop dan boks foto. 13. Penulisan Inventaris Penulisan inventaris arsip media baru berdasarkan data yang dikumpulkan dari deskripsi yang sudah disusun sesuai dengan skemanya. Penulisan inventaris terdiri dari judul, kata pengantar, daftar isi, pendahuluan yang berisi berisi sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris, uraian isi. Sedangkan lampiran berisi daftar indeks masalah, indeks nama, dan indeks tempat. 14. Penilaian dan Penelaahan Dengan selesainya penyusunan Inventaris Arsip Media Baru perlu mendapatkan masukkan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk kesempurnaan Inventaris Arsip Media Baru yang dibuat.


-815. Ekspose Arsip Media Baru Kegiatan ekspose dilakukan guna mensosialisasikan hasil pembuatan Inventaris Arsip Media Baru dengan harapan untuk mendapatkan masukkan dari peserta ekspose sebelum disajikan di Unit Layanan Informasi Arsip. 16. Penyempurnaan Inventaris Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan dari peserta tentang isi inventaris yang disusun, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan Inventaris Arsip Media Baru. 17. Pengesahan Pada tahap ini Inventaris yang disusun perlu mendapatkan pengesahan dari pejabat yang berwenang, yaitu Direktur Pengolahan Arsip, hal ini untuk membuktikan bahwa penyusunan Inventaris Arsip Media Baru telah selesai dan siap untuk diserahkan di Unit Layanan Informasi dan Depo Penyimpanan Arsip Media Baru guna kepentingan pengguna arsip serta petugas depo penyimpanan.


-9BAB III PENUTUP Penyusunan Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru ini merupakan salah satu upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media baru. Dengan adanya Prosedur Tetap Inventaris Arsip Media Baru diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo Penyimpanan Arsip Media Baru dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan oleh pengguna.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

Agustus 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI


LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 12 TAHUN 2009

TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU


-2-

DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK ARSIP, SISTEM, DAN PROVENANCE ARSIP MEDIA BARU C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU E. DIAGRAM

ALIR

PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM

PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP

MEDIA BARU G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU I.

DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU

J. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU K. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU L. DIAGRAM ALIR LABELING DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU M. DIAGRAM ALIR PENEMPATAN ARSIP DALAM CAN FILM/BOKS FOTO DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU


-3O. DIAGRAM ALIR UJI PETIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU P. DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Q. DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU R. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU S. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU T. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU


-4DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No

Tahap Kegiatan Arsiparis

1

2

3

4

Melaksanakan Identifikasi (Arsip Media Baru, Sistem dan Provenance) Menyusun Rencana Teknis

Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip media baru Penyusunan skema sementara arsip

5

Rekonstruksi arsip

6

Penyusunan deskripsi

7

Penyusunan skema definitif

8

Manuver fisches arsip

9

PeNomoran definitif

10

Manuver fisik arsip

11

Labeling arsip

12

Penulisan Inventaris Arsip Media Baru

13

Penilaian dan Penelaahan

14

Ekspose

15

Penyempurnaan

16

Pengesahan

Norma waktu: 1 khasanah per tahun

Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru


-5DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2

Memberikan penilaian dan arahan

3

Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4

Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan

5

Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang teknik identifikasi arsip

6

Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi

7

Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru


Direktur

Direktur

Pengolahan

Preservasi



-6-

Unit Penyelesaian No


8

Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke depo

9

Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi

10

Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

11

Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan

12

Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat inventaris

Norma waktu: 10 hari kerja


Direktur

Direktur

Pengolahan

Preservasi



-7DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2

Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3

Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4

Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5

Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan rencana teknis

6

Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7

Berdasarkan penyempurnaan draf penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas pengolahan arsip



Diektur Pengolahan

Direktur Preservasi



-8DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Peyelesaian No


1

Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait

2

Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

3

Mengoreksi draf surat

4

Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

5

Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

6

Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang draf surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7

Melakukan penyempurnaan terhadap draf surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8

Membuat Nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip


Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi Arsip

Instansi Terkait


-9-

Unit Peyelesaian No


9

Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait

10

Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait

11

Melakukan identifikasi khasanah arsip pada instansi terkait

12

Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip

13

Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait

14

Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip pada instansi terkait

15

Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi instansi terkait dibuat laporan

16

Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan

Norma waktu: 14 per hari kerja


Direktur Pengolahan


Instansi Terkait


- 10 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2

Membuat skema sementara

3

Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung

4

Perbaikan atas koreksi skema sementara



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 11 DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP MEDIA BARU DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Menyiapkan arsip media baru yang akan direkonstruksi

2

Melakukan pemilahan arsip

3

Mengelompokkan arsip berdasarkan informasi/masalah

4

MengkroNologiskan kelompok arsip

5

Arsip telah mengelompok berdasarkan informasi/masalah



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 12 DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP MEDIA BARU DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Menyiapkan arsip media baru yang akan dideskripsi

2

Membaca keseluruhan informasi arsip

3

Menelaah isi informasi arsip

4

Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches (kartu deskripsi)

5

Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

6

Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches (kartu deskripsi)


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Norma waktu: 2 kaset rekaman suara/video/film/mikrofilm per hari kerja 50 lembar foto per hari kerja

D


- 13 DIAGRAM ALIRP ENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Menyiapkan skema sementara arsip media baru yang akan diubah/ditetapkan

2

Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3

Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara

4

Mengurangi atau menambahkan seri atau group pada skema penataan arsip sementara

5

Melakukan konsultasi pada atasan

6

Memberikan arahan mengenai perbaikan skema sementara

7

Melakukan perbaikan atas koreksi skema sementara

8

Membuat skema definitif



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 14 DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Menyiapkan fisches arsip media baru/kartu deskripsi yang akan dimanuver

2

Menggabungkan kartu fisches yang memiliki informasi sejenis

3

Mengelompokkan kartu berdasarkan skema definitif yang telah dibuat

4

Menyusun kartu secara kroNologis

5

Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema definitif

Norma waktu: 70 fisches per hari kerja


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 15 DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Melakukan peNomoran definitif pada fisches (kartu deskripsi) berdasarkan hasil manuver fisches (kartu deskripsi)

2

Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan Nomor definitif

3

Melakukan pengecekan kembali fisches (kartu deskripsi) yang sudah diberi Nomor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu penataan fisik arsip

Norma waktu 20 hari kerja


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 16 DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches (kartu deskripsi)

2

Menggabungkan beberapa arsip Nomor sementara menjadi satu Nomor definitif sesuai skema definitif

3

Memberi Nomor definitif pada sampul arsip sesuai dengan peNomoran definitif pada fisches (kartu deskripsi)

4

Mempersiapkan label untuk ditempel pada arsip media baru dengan Nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada can film untuk film/mikrofilm dan amplop pada foto arsip



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 17 DIAGRAM PEMBERIAN LABEL DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Menyiapkan arsip media baru yang akan dilabel

2

Membuat label arsip media baru sesuai dengan Nomor definitif arsip yang sudah disiapkan

3

Menempelkan label sesuai dengan Nomor pada inventaris arsip media baru

4

Mengurutkan arsip media baru yang sudah dilabel sesuai dengan Nomornya



Direktur Pengolahan


Instansi Terkait


- 18 DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS (AMPLOP PADA FOTO, CAN PADA FILM) DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS Unit Penyelesaian No


1

Mempersiapkan arsip media baru (foto) yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks

2

Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan

3

Menata arsip media baru (foto) ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks foto

4

Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya

5

Menyusun boks sesuai dengan Nomor urut boks

6

Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

Norma waktu 30 hari kerja


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 19 DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

Menyiapkan data dan fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris arsip media baru

2

Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu deskripsi) ke dalam inventaris

3

Membuat judul inventaris arsip media baru sesuai fonds

4

Membuat kata pengantar

5

Membuat pendahuluan meliputi sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris

6

Membuat daftar isi

7

Membuat daftar pustaka

8

Membuat lampiran yang meliputi indeks, komkordan, akronim, istilah asing

9

Mencocokkan informasi arsip media baru dengan fisik arsip

10

Mengajukan hasil penulisan inventaris arsip media baru kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

11

Melakukan revisi pembuatan Inventaris Arsip Media Baru



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 20 DIAGRAM ALIR UJI PETIK DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

Membaca/menelaah informasi/deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip media baru

2

Mengambil arsip media baru yang akan di uji petikan

3

Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsip media baru



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 21 DIAGRAM ALIR KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

2

3

4

5

Memberikan surat perintah untuk melakukan penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip media baru pada satu inventaris Mencocokkan deskripsi arsip dengan fisik arsipnya, menelusuri peraturan, Memorandum of Understanding (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip Mencari finding aids yang dimaksud di ruang baca

Melakukan penilaian apakah arsip dalam finding aids tersebut dapat diakses atau tidak dapat diakses untuk kepentingan publik, sesuai dengan (MoU), Berita Acara yang terkait dengan klasifikasi arsip Membuat rekomendasi terhadap inventaris yang telah dinilai tersebut

6

Membuat laporan hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip statis ke Direktur Pengolahan untuk diperiksa melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

7

Merevisi hasil penilaian keterbukaan dan ketertutupan arsip

8

Memberikan hasil revisi ke Direktur Pengolahan untuk dilegalisasi



Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 22 DIAGRAM ALIR PENILAIAN KERUSAKAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

2

3

4

Meneliti arsip media baru yang terindikasi rusak

Menemukan arsip media baru yang mulai bau, lengket, berjamur

Memisahkan arsip media baru yang mengalami kerusakan

Mendata dan membuat daftar arsip media baru yang rusak

Norma waktu: 30 per hari kerja


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi



- 23 DIAGRAM ALIR EKSPOSE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian

No


1

2

3

Mengkoordinasikan dengan Direktur Pengolahan dan unit/rekan kerja Menentukan waktu, tempat, materi, pembicara

Membuat surat undangan bagi peserta, pembicara, nara sumber dan daftar hadir dan mempersiapkan kegiatan ekspose

4

Melakukan penataan ruangan/lay out

5

Melaksanakan kegiatan ekspose

6

7

8

9

10

Memaparkan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis

Melakukan kegiatan tanya jawab antara pemapar dan peserta Mencatat hasil tanya jawab

Menyusun Notulen hasil ekspose

Menyusun rekomendasi terhadap hasil kegiatan pengolahan arsip statis

Norma waktu : 1 kali per tahun


Direktur Pengolahan

Kabag Hubungan Masyarakat

Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga

Nara sumber


- 24 DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2

Memberikan arahan kepada Arsiparis berdasarkan penilaian dan penelaahan yang telah dilakukan dan perbaikan yang harus diselesaikan

3

Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

4

Mengajukan draf inventaris ke Direktur Pengolahan

5

Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang penyusunan inventaris arsip

6

Merevisi draf inventaris yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

7

Berdasarkan penyempurnaan dinventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan inventaris telah final

Norma waktu: 15 hari kerja per inventaris


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


- 25 DIAGRAM ALIR PENGESAHAN ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No


1

Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan disahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru

2

Membuat Nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar inventaris yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan

3

Menandatangani inventaris dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk menggandakan inventaris dan menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Menggandakan inventaris dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru

4


Direktur Pengolahan

Direktur Pemanfaatan

Direktur Preservasi

Norma waktu : 10 hari kerja per inventaris

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

Arsip Nasional Republik Indonesia

Recommend Documents