OuderVereniging Cortemich E-mail OV:
[email protected]
Notulen Datum: 9 september 2015 Onderwerp: OV bestuursvergadering Aanwezig: Anke Willems, Yvonne Sweers, Yvonne Hermans, Rob Vinken, Sanserai Packbier, Clarice Soogelee, Pia Muitjens, Rachel Vis, Dimitri Palmen, Gesina Sandstra, John van Liere en Jessica Vliegen Afwezig: Alexandra Smeets Gast: -
1. Opening Anke opent de eerste vergadering van dit schooljaar en heet iedereen welkom. Een speciaal welkom aan John van Liere, die vanaf dit schooljaar de contactpersoon van Cortemich voor de OV is. Deze vergadering is vroeg in september gepland, daar de voorbereidingen voor Serious Request tijdig dienen te starten. Anke spreekt het voornemen uit om de vergaderingen dit schooljaar niet langer dan 1 uur te laten duren. De vergaderdata voor schooljaar 2015-2016 zijn: • 30 november: dit is tevens de algemene ledenvergadering. Let op! De vergadering start dan om 20.00 uur met de bestuursvergadering en aansluitend om 20.30 uur de algemene ledenvergadering. • 26 januari • 10 maart • 25 mei John gaat er nog achteraan, dat de genoemde data OV vergaderingen niet zijn opgenomen in de kalender van dit schooljaar. Anke verzorgt een vooraankondiging van de algemene ledenvergadering in de Heraut. 2. Notulen en acties bestuursvergadering 16-03-15 De notulen van 21 mei 2015 worden zonder wijzigingen vastgesteld. Daarmee kunnen de notulen (zonder lief en leed) aan Mitchel aangeboden worden voor plaatsing op de website (uitgevoerd). Actielijst 21 mei 2015: Enkel de actie m.b.t. Sinterklaas staat nog open. Deze wordt met de start van de werkgroep opgepakt.
1
3. Ingekomen stukken / vragen: a. Post: volgt…. b. Mededelingen: Er is een nieuwe aanmelding voor de OV: Maud Eurlings. De OV is akkoord met deze aanmelding. Anke nodigt Maud uit voor de volgende vergadering. c. Toelichting aan nieuwkomers in OV: Dit betreft een ingekomen vraag van Rachel. Rachel geeft aan, dat het als nieuwkomer moeilijk is mee te draaien in de geoliede machine die sommige werkgroepen vormen. Er is geen toelichting of ‘inwerkprogramma’. Anke geeft aan, dat dat voor alle leden van de OV geldt. Het eerste jaar is het meekijken en het jaar er op is al duidelijker welke werkzaamheden verricht dienen te worden. 4. Lijst met activiteiten schooljaar 2015-2016 Anke en Jessica hebben geprobeerd de lijst te vereenvoudigen. • De lijst is voor schooljaar 2015-2016. • Kerstmarkt/wandeling en Serious Request zijn samengevoegd. SR vervangt kerstmarkt/wandeling en dezelfde personen vanuit de OV hebben zich opgegeven. • Pasen, vastenactie en viering zijn gecombineerd tot 1 punt. • Schoolreis en het jaar van de mijnen zijn samengevoegd. Jaar van de mijnen vervangt dit jaar de schoolreis en dezelfde personen hebben zich vanuit de OV opgegeven. • Tevens zijn onder aan de lijst de spelregels aangaande de werkgroepen opgenomen. Tevens is een lijst bijgevoegd met de OV bestuursleden en de aangemelde werkgroepen. M.b.t. de paasviering wordt een oproep in de Heraut geplaats voor ouders die willen helpen met de invulling van de viering. Zodra er definitief nieuwe personen in het bestuur plaatsnemen, dan worden deze ook gevraagd te participeren in de Paaswerkgroep. De presentatiegroep (Rachel geeft aan te zijn benaderd) en de werkgroep Jaar van de Mijnen zijn reeds gestart. En op korte termijn starten de werkgroepen leespromotie, Serious Request en Sinterklaas.
5. Activiteiten a. Schoolreisje Dag 1: Bovenbouw. Probleem met bussen, waardoor terugreis later dan gepland. Dit is afdoende met ouders gecommuniceerd. Goed opgelost. Dag 2: helaas slecht weer. Toch geslaagde dag. Ook een probleem met bussen. Eindconclusie: gelaagde schoolreis. Voorhanden problemen adequaat opgelost. Goede communicatie naar ouders en via Heraut. Tijdens schooljaar 2015-2016 enquête onder ouders m.b.t. invulling schoolreis, Rachel maakt een voorzet voor de enquête.
2
b. Kasteelfeest Geslaagde dag met 84 euro opbrengst. Uit de evaluatie van de werkgroep komen nog enkele punten naar voren: • Er zijn veel foto’s gemaakt door juf Monique. Foto’s mogen niet zo maar gepubliceerd worden. Niet voor alle kinderen is hiervoor toestemming. De OVleden geven aan, dat het uitzoeken van de foto’s bij juf Monique thuishoort. Maar dat het zeker leuk is om deze via facebook of website school te laten zien. • Volgende jaar is het thema Cortemich got talent! • Er wordt gezocht naar alternatieven voor hulp, op de dag zelf maar ook bij de voorbereiding. Bijv. oud groep 8 leerlingen, jaar er op vragen te komen helpen. BSO betrekken bij voorbereidende werkzaamheden (instuderen dansje). • Er wordt gedacht een enquête aangaande de kasteelfeesten te organiseren. Dit kan gekoppeld worden aan de enquête inzake schoolreis tot 1 OV enquête. c. Serious Request • Er is een mail gekomen van de gemeente. Zij willen initiatieven ondersteunen en waar mogelijk met elkaar verbinden. • 18 september vindt in Heerlen de kick-off plaats van het Serious Request gebeuren. Wellicht een leuk startmoment voor de werkgroep. Yvonne Sweers neemt het voortouw voor een eerste bijeenkomst van de werkgroep.
d. Jaar van de Mijnen Clarice geeft aan, dat er een eerste oriënterend gesprek is geweest (Pia wordt bijgepraat). De gemeente ondersteunt dit initiatief. Hierin is afgesproken, dat de activiteiten rondom dit thema gaan plaatsvinden tussen 9 en 20 november. Dit worden gecombineerde activiteiten van een tentoonstelling en bezoeken relevante plekken binnen de gemeente met toelichting van oud mijnwerker. 6. Financiën Rob heeft het voorlopig jaaroverzicht schooljaar 2014-2015 opgesteld. Deze wordt ter vergadering uitgedeeld. Er wordt afgesproken, dat bij het grote bedrag dat in kas zit wordt aangevuld dat hiervan geldt gespaard wordt ten behoeve van bijv. jubileum en andere zaken. Rob vraag voor aanlevering van de nieuwe leerlingenlijst. John gaat hier achter aan. De kascontrole vindt dit jaar plaats door: Rob, Etienne Packbier en Dimitri Palmen. a. Subsidie Anke neemt contact op met Alexandra voor de inleverdata van de subsidie aanvragen. Ook vraagt zij Alexandra actief het voortouw te nemen en de werkgroepen te ondersteunen bij het indienen van subsidie aanvragen. 7. Lief & Leed N.v.t.
3
8. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 9. Sluiting Anke bedankt iedereen voor zijn/haar komst en inbreng en sluit de vergadering.
Bijlagen: -
4
Actielijst Actie
Wie
Deadline
Uitzoeken kosten aanschaf toebehoren sinterklaaskostuum en pietenpakken en aan Rob voorleggen.
Jessica / Clarice
5-12-2015
Toevoegen data OV vergaderingen aan schoolkalender
John
12-9-15
Vooraankondiging algemene ledenvergadering in Heraut
Anke
1-10-15
Uitnodigen Maud Eurlings voor volgende vergadering
Anke
1-10-15
Initiatief tot eerste vergadering Serious Request
Yvonne S.
12-9-15
Nieuwe leerlingenlijst doorgeven aan John Rob
15-9-15
Kascontrole
Rob, Dimitri en E. Packbier
1-10-15
Overleg met Alexandra inzake subsidie aanvragen
Anke
1-10-15
Bedankje Joan namens OV
Jessica
15-9-15
Status
5
