Modul ke:
Analisis Jabatan Metode Analisis Jabatan
Fakultas
PSIKOLOGI
Program Studi
PSIKOLOGI
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Metode Analisis Jabatan • Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai metode (cara). Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.
Metode Observasi • Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. • Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan.Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
Metode Wawancara • Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis.Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia. • Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
Metode Angket • Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri.Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.
Kegiatan Pengumpulan informasi
Mengidentifikasi jabatan yang akan dianalisis
Menentukan teknik pengumpulan informasi • • • • •
Membuat kuesioner Interview Observasi Panel of Expert Employee Logs
3 (tiga) tahap penting dalam proses analisis jabatan
mengumpulkan informasi
menganalisis dan mengelola informasi jabatan menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku
Prinsip dalam proses analisis jabatan 1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas.
Prinsip dalam proses analisis jabatan (lanjutan) 2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. 3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai dengan rancangan strategi dan struktur organisasi.
Proses analisis pekerjaan Tahap Persiapan
Tahap Pengumpulan Data
Tahap Pengolahan Data
Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data
Proses analisis pekerjaan 1. Tahap Persiapan, meliputi : a. Mempelajari visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan; b. Mempelajari struktur organisasi perusahaan, kebijakan, peraturan, dan berbagai pedoman; c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian; d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang terlibat dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan diadakannya analisis pekerjaan; e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja; f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya; g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan.
Proses analisis pekerjaan 2. Tahap Pengumpulan Data Dalam proses ini, metode yang digunakan untuk menjaring informasi pekerjaan ada berbagai macam, antara lain : a. wawancara; b. daftar pertanyaan; c. pengamatan (observasi); d. buku catatan harian. Adapun pendekatan dalam upaya pengumpulan data menurut Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993), antara lain: • Analisis Pekerjaan Fungsional (APF), adalah proses klasifikasi kerja berdasarkan faktor tugas dan teknologi. • Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ), adalah proses klasifikasi pekerjaan menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi. Analisis ini berfokus pada persyaratan informasional dan antarpribadi serta persyaratan fisik dan kondisi kerja. saling melengkapi informasi yang dibutuhkan.
Proses analisis pekerjaan 3. Tahap Pengolahan Data Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli.
Proses analisis pekerjaan 4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan oleh para penganalisis dengan para penyelia dan pengarah dari masing-masing unit kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut dapat digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan (Job Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification).
Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
Deskripsi Jabatan (Job Description) • Uraian jabatan merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. • Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian Pekerjaan, mencakup: 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
Uraian Pekerjaan, mencakup: 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
Uraian Pekerjaan, mencakup: 6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari.
Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description 1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu. 2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs)yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. 3. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description 4. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya. 5. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang. 6. Other characteristicsmeliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
6 (enam) kualifikasi pembuatan uraian jabatan Sistematis Jelas Ringkas Tepat Taat azas Ringkas
Terima Kasih
