Modul ke:
Fakultas
PSIKOLOGI
Analisis Jabatan MetodeAnalisisJabatan (Lanjutan) 1. Unsur / Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan 2. Variasi-Variasi dalam Analisis Jabatan 3. Prosedur Analisis Jabatan
Program Studi
PSIKOLOGI
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
1. Unsur/ Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan
Elemen dalam deskripsi pekerjaan (jabatan) 1. Informasi Jabatan (Job information)
• Judul jabatan • Identitas jabatan
2. Aturan utama jabatan (Primary job role)
• Menguraikan alasan terhadap pertanyaan mengapa posisi diakan dan baggaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.
3. Dimensi (dimentions)
• Ukuran dan skala pekerjaan yang berada di bbawah tanggung jawab dan pengawasannya
4. Akuntabilitas (key accountability)
• Pertanggungjawaban atau keadaan untuk dipertanggungjawabkan atau keadaan untuk dimninta pertanggungjawaban
5. Pengukuran kinerja (performance measurement)
• Hasil kuantitatif dan atau kualitatif dari tugas, tanggung jawab, dan kewajiban
Elemen dalam deskripsi pekerjaan (jabatan) 6. Hubungan kerjasama (relationship)
• hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola oleh seorang pemegang jabatan (incumbent) agar tugas-tugas yang dikerjakan dengan efektif dan efisien
7. bentuk hubungan (reporting relationship)
• bagan yang menunjukkan struktur departemen/divisi/bagian dan hubungan secara internal
8. Pengetahuan dan keterampilan (knowledge and skill), 9. Pembuatan keputusan (decision making),
• berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan tersebut
• wewenang untuk menentukan suatu keputusan.
Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) tugas-tugas yang telah dikelompokkan diberi nama yang mana harus mencerminkan isi dari tugasnya.
1
Nama jabatan
2
Ringkasan tugas
ikhtisar dari keseluruhan tugas yang ada dalam suatu jabatan dan disusun dalam satu kalimat.
Hasil kerja
produk atau luaran (output) pekerjaan yang dapat berupa benda atau sesuatu yang bersifat fisik; data, informasi, layanan atau sesuatu yang bersifat nonfisik.
3
4
5
Bahan kerja
sesuatu yang diolah atau diproses dalam pelaksanaan tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja.
Peralatan kerja alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas.
Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan yang berisi antara 5 (lima) sampai 12 (duabelas) tugas
6
Rincian tugas
7
Kondisi tempat kerja
gambaran tentang kondisi tempat beserta lingkungan di sekitar tempat kerja yang memengaruhi pegawai
Upaya fisik
upaya fisik yang dalam pelaksanaan tugas menyerap tenaga berlebihan atau berdampak negatif bagi pegawai.
8
9
10
Resiko bahaya
resiko baik fisik maupun mental yang mungkin timbul dan menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya.
Syarat jabatan
rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan jabatan. Syarat tersebut berupa keahlian, keterampilan, pengetahuan kerja serta kondisi fisik atau kemampuan jasmani dan kemampuan mental.
2. Variasi-varias dalam Analisis Jabatan
4 (empat) jenis analisis jabatan Analisis jabatan untuk persyaratan pegawai/karyawan Analisis jabatan untuk tujuan pelatihan Analisis jabatan untuk menentukan tarif Analisis jabatan untuk perbaikan metode
Analisis jabatan untuk persyaratan pegawai/karyawan • Suatu penentuan ciri-ciri utama (badaniah, rohaniah, pendidikan, dan sebagainya) yang harus dimiliki oleh seseorang untuk mengisi suatu jabatan tertentu secara memuaskan. Ini merupakan jenis analisis jabatan yang terutama digunakan oleh pegawai/karyawan kantor penempatan tenaga kerja.
Analisis jabatan untuk tujuan pelatihan • Suatu pencatatan yang teratur dari langkahlangkah tertentu yang diambil untuk mengajarkan suatu jabatan kepada seorang pegawai/karyawan baru.
Analisis jabatan untuk menentukan tarif • Jenis analisis jabatan ini biasanya disebut evaluasi jabatan. Tujuannya adalah untuk menentukan tarif atau susunan-susunan tarif untuk beragam jabatan, sehingga masing-masing sesuai dengan syarat-syarat dan permintaan (kebutuhan) masing-masing jabatan.
Analisis jabatan untuk perbaikan metode • Jenis analisis jabatan ini merupakan hasil penggunaan beberapa teknik, terutama studi gerak dan waktu, oleh seorang insinyur industri yang dibebani dengan tanggung jawab untuk menganalisis metode-metode pelaksanaan jabatan guna menyederhanakan tata ruang kerja, menghapuskan gerak-gerak yang tidak perlu, dan menjadikan jabatan suatu tugas yang lebih sederhana, efektif, dan efisien.
3. Prosedur Analisis Jabatan (a) perencanaan analisis jabatan, (b) pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis, (c) apa yang dianalisis, (d) jenis informasi yang dikumpulkan, (e) sumber informasi jabatan, (f) orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan analisis jabatan, (g) metode analisis jabatan, (h) siapa yang bertanggung jawab untuk menganalisis jabatan.
Perencanaan Analisis Jabatan • Tujuan dan kegunaan/manfaat analisis jabatan menentukan prosedur yang harus diikuti dalam program analisis jabatan. Langkah pertama adalah perencanaannya. • Langkah ini biasanya dilakukan oleh seorang ahli, staf atau panitia yang ditunjuk untuk tujuan tersebut. Seorang ahli dari luar organisasi dapat juga diminta untuk membantu membuat garis-garis besar langkah-langkah yang harus diikuti. • Apabila diharapkan kerjasama dari karyawan/pegawai secara efektif, maka penjelasan tentang tujuan dan metode analisis jabatan akan bermanfaat. Penjelasan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis, atau kedua-duannya. • Suatu panitia yang bertanggung jawab mungkin berguna untuk menjelaskan alasan-alasan mengadakan analisis jabatan, menghilangkan kecemasan dan kecurigaan, dan mendapatkan kerjasama pegawai secara tulus ikhlas.
Pemilihan Jabatan-jabatan yang akan Dianalisis • Suatu jabatan mungkin dipilih karena jabatan tersebut mengalami perubahan dalam isinya dan fungsi-fungsi kepegawaian yang tergantung kepada dokumentasi yang cermat tidak dapat dilaksanakan dengan baik. • Dalam keadaan-keadaan seperti ini, permintaan untuk analisis suatu jabatan dapat berasal dari pegawai, pengawas, atau manajer. • Apabila pegawai yang mengajukan permintaan maka hal ini biasanya karena tuntutan-tuntutan jabatan baru belum • Pengawas-pengawas dan manajer-manajer dapat juga mengajukan permintaan analisis untuk menentukan kompensasi yang layak, tetapi dapat juga mereka berkepentingan dengan pembuatan dokumen-dokumen resmi mengenai perubahan-perubahan yang penting dalam penarikan tenaga kerja, seleksi, dan pelatihan untuk jabatan.
Apa yang akan Dianalisis? Sebelum proses analisis jabatan dapat dilaksanakan, ada beberapa masalah penting yang perlu dipecahkan. 1. Masalah pertama adalah pengertian yang sesungguhnya dari kata “jabatan”. 2. Masalah kedua menganggap bahwa semua pegawai yang mempunyai nama jabatan yang sama melakukan jabatan yang sama. Dengan demikian semua mandor dianggap melakukan jabatan yang sama, dan hanya satu analisis jabatan dan satu uraian jabatan dibuat untuk menganggap bahwa semua mandor melakukan hal-hal yang pada dasarnya sama. 3. Masalah ketiga , hanya menganalisis klasifikasi-klasifikasi okupasi yang jelas berbeda. Apabila hal ini dilakukan, maka semua juru tatausaha di atas tingkat permulaan dianggap menjadi juru tata usaha tingka menengah, dan hanya satu dari jenis-jenis jabatan ini yang dianalisis.
Jenis informasi analisis jabatan yang dikumpulkan • Menurut Dale Yoder dalam bukunya yang berjudul Personnel Principles and Policies, ada 4 (empat) jenis informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis jabatan:
1. Apa yang dilakukan? - 2 (dua) jenis kegiatan: Fisik dan mental/psikis - Pertanyaan dalam kegiatan ini: a) jabatan yang akan dianalisis terdiri atas tugas-tugas apa saja; b) bagaimana mengerjakannya; c) bagaimana urutan pengerjaan tugas-tugas; d) metode apa yang digunakan; e) mengapa tiap-tiap tugas itu dilakukan.
• (4 (empat) jenis informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis jabatan menurut Dale Yoder- lanjutan)
2. Syarat-syarat bagi Pemegang Jabatan (Individual) 3. Tanggung jawab Jabatan 4. Kondisi Kerja
Sumber informasi jabatan • Menurut Dale Yorder dalam bukunya yang berjudul Personnel Management and Industrial Relations, informasi tentang jabatan-jabatan dapat diperoleh dari 3 (tiga) sumber pokok: • (1) pemegang jabatan (incumbent); • (2) pegawai-pegawai lain; termasuk para pengawas yang mengetahui jabatan itu; dan • (3) pengamat-pengamat bebas yang mengamati pegawai-pegawai yang sedang melaksanakan jabatanjabatan mereka.
Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi analisis jabatan Penganalisis yang terlatih
Pengawas
Keuntungan
Kerugian
Keobyektifan dimaksimumkan Pelaporan informasi yang tetap Digunakan keahlian dalam metode analisis jabatan Mengenal jabatanjabatan yang dianalisis (kedalaman informasi yang lebih besar dan mengenal aspek-aspek jabatan yang tidak dapat diraba) Pengumpulan data ceoat(mungkin)
Mahal Mungkin mengabaikan aspek-aspek jabatan tertentu yang tidak dapat diraba karena kurang mengenal/ mengetahui
Perlu melatih pengawas untuk analisis jabatan yang efektif Beban waktu yang lama diberikan kepada pengawas Keobjektifan mungkin merupakan masalah (khususnya apabila pengawas merasa bahwa pegawai-pegawai sekarang terlalu banyak kerja) Standardisasi informasi kurang
Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi analisis jabatan Keuntungan Pemegang jabatan
•
Mengenal jabatan lebih baik Pengumpulan data cepat Tidak begitu mahal kecuali tiap pegawai mendapat pelatihan analisis jabatan
Kerugian Masalah-masalah dengan pola-pola tanggapan karena kedwiartian dalam daftar pertanyaan analisis jabatan Pegawai mungkin mengabaikan melaporkan kewajiban-kewajiban jabatan tertentu Standarisasi dapat sangat kurang Contoh jabatan bersifat membatasi (kecuali pegawai-pegawai lain dalam jabatan yang sama juga menganalisis jabatan mereka)
Sumber :Terry L. Leap dan Michael D. Crino, Personnel/ Human Resource Management, Macmillan Publishing Company, New York, 1990, halaman 113.
Terima Kasih
