Agendapunt 12: Activiteitenplannen 2013

Agendapunt 12: Activiteitenplannen 2013 Inhoudsopgave 1. Landelijk managementteam 2. Programma Groepsontwikkeling 3. Programma Spel 4. Programma Scouting Academy 5. HRM 6. Communicatie 7. Projectenbureau 8. Landelijk servicecentrum Het landelijk bestuur vraagt de landelijke raad dit voorstel goed te keuren.

Agenda landelijke raad – 15 december 2012

121

1. Landelijk managementteam Doelstellingen landelijk managementteam a. Afstemming van werkzaamheden en implementatie van vernieuwingen.

Doelgroep

b. Gezamenlijke verantwoordelijkheid in het behalen van de doelen van het meerjarenbeleid.


Resultaatgebieden

Beoogde resultaten 2013

1. Vormgeven en implementeren van de nieuwe manier van dienstverlening, waarbij het inzetten van de kracht van de vereniging en het aanboren en delen van kennis centraal staat.



Zowel in het leveren van diensten als het ontwikkelen van producten is de nieuwe wijze van dienstverlening geïmplementeerd.

2. Werven van vrijwilligers voor landelijke teams en voor regio-ondersteuning.



Voldoende capabele vrijwilligers om de diverse taken uit te kunnen voeren. 75% van de vacatures is opgevuld.

3. Het ondersteunen van  regio's in de organisatie en uitvoering van de nieuwe dienstverlening, waarbij persoonlijk contact en het stimuleren van onderlinge samenwerking een belangrijke plaats innemen.

Regio’s worden niet alleen vanuit regiosupport, maar integraal vanuit de landelijke teams ondersteund.

4. Implementatie van de  vernieuwingen op het gebied van Spel, Scouting Academy, HRM en Groepsontwikkeling, door samen te werken met regio's in het ontwikkelen

Implementatie van vernieuwingen uit Project 2010 wordt integraal, samen met de regio’s opgepakt.

122

van nieuwe producten en de implementatie van activiteiten te organiseren vanuit multidisciplinaire teams. 5. Alle activiteiten toetsen op Externe profilering van Scouting meenemen mogelijkheden voor in alle activiteiten en mogelijkheden positieve externe benutten. profilering. 6. Verbreden van groeistrategie.


Duidelijk krijgen welke succesvolle maatregelen getroffen kunnen worden om naast Groepsontwikkeling de groei van de vereniging te stimuleren.

123

2. Programma Groepsontwikkeling Doelstellingen Doelgroep Groepsontwikkeling 2012-2014 De realisatie van het programma Groepsontwikkeling, conform de programmaopdracht.

Leden van groepsbesturen en leidinggevenden op groepsniveau.

Resultaatgebieden


1. Organisatie/beheer programmagroep Groepsontwikkeling.



Een functionerende programmagroep met voldoende regio- en seniorcoaches om het activiteitenplan uit te kunnen voeren.



Start van 250 groepen met het programma Groepsontwikkeling in 2013. Follow-up van 220 groepen die in 2011 en 2012 gestart zijn. Verdere ontwikkeling managementinformatie voor groepen. Integratie Geografisch Informatiesysteem en tabblad Kwalificaties. In samenwerking met twee regio’s een peer-to-peer kwaliteitstraject voor groepsbesturen starten. Experiment Meisjes in Scouting: oprichting girls-only speltakken welpen en scouts. Vervolgmeting op het onderzoek nulmeting. Strategisch marketingplan voor de oprichting nieuwe Scoutinggroepen. Externe profilering van de aanpak en resultaten van het programma Groepsontwikkeling. Ontwikkelen van initiatieven als gevolg van ervaringen Groepsontwikkeling.

 





  




124

3. Programma Spel Doelstellingen Spel 2012-2014

Doelgroep

Resultaatgebieden 1. Organisatie/beheer programma.

Beoogde resultaten 2013  Een functionerende programmagroep met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren.

a. De ontwikkeling en implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en de daarbij behorende hulpmiddelen, conform de afspraken die hierover in de LR van 13-12-2008 zijn gemaakt.

Jeugdleden, leidinggevenden, praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches, programmamedewerkers en communicatiemedewerkers op regioniveau.

2. Ontwikkeling nieuw materiaal (project 2010).



Afronden ontwikkeling awards.

3. Implementatie.



Implementatieproject roverscoutsprogramma. Uitvoeren van planmatige communicatieve (en andere) activiteiten t.b.v. de implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en bijbehorende hulpmiddelen. Actief aan de slag met ondersteuning naar regio’s, opdat de regio’s de groepen kunnen ondersteunen en bijdrage leveren aan implementatie van spel. Bijdrage leveren aan ontwikkeling spelgerelateerde materialen t.b.v. GO en SA.







b. Het bieden van reguliere spelinhoudelijke ondersteuning, zoals vastgelegd in art. 57 van het huishoudelijk reglement.

.

Leidinggevenden, praktijkbegeleiders 4. Regulier spelinhoudelijke en groepsbegeleiders op ondersteuning groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches en programmamedewerkers op regioniveau. Programmamedewerkers op landelijk niveau.

  

 


Regiospel bevers voor 2014. Regiospel welpen voor 2014. Landelijk speltakoverleg voor regionale programmamedewerkers en medewerkers binnen de programmagroep Spel. Het beantwoorden van klantvragen op het gebied van Spel. Het plaatsen van informatie over Spel op

125

de websites. Het bieden van speltips via de @-scout, Scouting Magazines en websites.  Het bewaken van en adviseren over de juiste toepassing van de vernieuwde spelvisie en -methode bij landelijke ledenactiviteiten. 

c.

Het volgen van ontwikkelingen en Landelijk bestuur en het landelijk trends binnen de vereniging en managementteam. maatschappij die voor het programma Spel relevant zijn en deze vervolgens vertalen naar beleidsaanbevelingen en projectvoorstellen.

d. Het waar nodig en mogelijk leveren van een bijdrage aan de realisatie van meerjarenbeleidsdoelen en reguliere ondersteuningstaken door de andere organisatieonderdelen van het landelijk niveau.

Medewerkers landelijke organisatie.


5. Monitoring van het gebruik van de spelmethode.



Gebruik spelmethode onderzoeken onder groepen die deelnemen aan Scout-In13.

6. Het onderhouden van contacten.



Bestaande contacten worden onderhouden, tevens uitbreiden contacten.

7. Aanvullende ontwikkeling spel op basis van gesignaleerde trends.



Indien relevant en haalbaar worden ondersteunende producten ontwikkeld.

126

4. Programma Scouting Academy Doelstellingen Scouting Academy 2012-2014

a. De ontwikkeling en implementatie van Scouting Academy.

Doelgroep

Groepsbesturen en regiovrijwilligers

Resultaatgebieden


1. Programmaorganisatie.



Een goed functionerende landelijke Scouting Academy programmagroep met voldoende vrijwilligers.

2. Ontwikkeling.

 



Kwalificatiekaarten voor regiofuncties. Leerbehoeften besturen en regiovrijwilligers inzichtelijk krijgen. Trainingsmodules voor besturen (groep) en regiovrijwilligers. Oriëntatie/onderzoek op e-learning.

3. Procedures en registratie.



Verder uitwerken registratie in SOL.

4. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie.



Platform voor regio’s voor ontmoeting en uitwisseling, incl moduledatabank. Regio's ondersteunen in het uitdragen en implementeren van Scouting Academy in regio en groep. Integreren CWO systeem in Scouting Academy.







b. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van deskundigheidsbevordering van vrijwilligers binnen Scouting Nederland.

Praktijk- en groepsbegeleiders, praktijkcoaches, trainers en opleiders. Bestuurders op alle niveaus.


5. Landelijke opleidingscapaciteit.



Bieden van trainingen voor trainers.




Trainingen en kwalificatietrajecten voor opleiders, trainers, praktijkcoaches. Hierdoor ontstaat er voldoende mogelijkheid praktijkbegeleiders op te leiden en verder te ontwikkelen.

127

Specifiek leidinggevenden en alle andere vrijwilligers voor wat betreft Gilwell, Scoutiviteit en het Programma Scouting Talent.



Aanbieden TO2- en TO3-training in landelijk Team opleiders.




Realiseren van diverse Gilwell-cursussen (4) en het Programma Scouting Talent.

8. Informatie en communicatie.



Beantwoorden klantvragen op het gebied van Scouting Academy en het bieden van informatie over deskundigheidsbevordering in media. Organiseren Landelijk Overleg Scouting Academy/Forumdag. Bijdrage leveren aan Scout-In13.

  8. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie.




Advies en ondersteuning van regio's bij het organiseren van trainingen voor training praktijkbegeleiders.

128

5. HRM Doelstellingen HRM 2012-2014

a. De realisatie en

verdere implementatie van het

Doelgroep

Resultaatgebieden 1. Organisatie/beheer team HRM.

Beoogde resultaten 2013  Een goed functionerend HRM-team dat haar eigen HRM beleid voorleeft.  Met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. Er zijn m.n. nieuwe HRM’ers nodig voor ondersteuning bij regio- en groepsontwikkeling  Alle HRM-medewerkers beschikken over de tools en competenties om hun functie(s) goed uit te oefenen.  In de zomer van 2013 is duidelijk of een organisatorische samenvoeging van SA en HRM wenselijk en haalbaar is.

Projectleiders en medewerkers van landelijke teams.

2. Ontwikkelen en implementeren vrijwilligersbeleid op landelijk niveau.

Ontwikkeling  Omslag van vacature-gestuurd naar vrijwilliger-gestuurd beleid.  Het aantal vrouwen in projectfuncties (OT-niveau) is toegenomen.  De actieve inzet van landelijke plusscouts is toegenomen. Implementatie:  Netwerk van HRM-vrijwilligers die binnen de landelijke projecten en ledenactiviteiten het vrijwilligersbeleid kunnen uitvoeren en/of borgen.  Alle landelijke teams beschikken over de tools en competenties om een op hun situatie afgestemd vrijwilligersbeleid te formuleren en realiseren.  De pools van landelijke vrijwilligers en

vrijwilligersbeleid op landelijk niveau.


129



Regiovoorzitters, groepsvoorzitters en groepsbegeleiders. b. De implementatie van het vrijwilligersbeleid op groeps- en regioniveau.

2. Ontwikkelen en implementeren vrijwilligersbeleid op regio-/groepsniveau.

landelijke plusscouts zijn samengevoegd Alle vrijwilligers op landelijk niveau (landelijke vrijwilligers en landelijke plusscouts) worden op persoonlijk niveau betrokken bij en aangesproken op inzet voor klussen binnen de vereniging.

Ontwikkeling  Doel voor resterende beleidsperiode: de gemiddelde duur van het lidmaatschap van vrijwilligers (nu drie en voor vrijwilligers van buiten twee jaar) is 25% toegenomen, doordat vrijwilliger zijn bij Scouting leuk is en goed aansluit / blijft aansluiten bij de mogelijkheden van de vrijwilliger (o.a. door flexibilisering van de taakomvang).  Groepen en regio’s voeren een actief beleid naar het binden van plusscouts en het tot actieve inzet brengen van deze groep vrijwilligers.  Plusscouts op lokaal niveau voelen zich meer betrokken bij alles wat speelt op betreffend niveau. Implementatie  Regio’s en groepen beschikken over de tools en competenties om een op hun situatie afgestemd vrijwilligersbeleid te formuleren en realiseren.  De samenhang en het verschil tussen de functies van groepsbegeleider en praktijkbegeleider zijn duidelijk en worden ingezet voor een doorgaande lijn


130

HRM-medewerkers op landelijk, regionaal en groepsniveau. c.

Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van HRM aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau.

3. Het faciliteren van kwalitatief goede bemensing.

van ontwikkeling en doorstroom van vrijwilligers. Landelijk niveau:  Het HRM-systeem is zodanig doorontwikkeld dat beschikbare vrijwilligers beter te vinden zijn.  De bemensing van landelijke projecten en ledenactiviteiten is conform projectopdracht en afgesproken procedure gerealiseerd, mits de projectopdracht tijdig beschikbaar is.  Naast inzet van gebruikelijke communicatiekanalen voor het actuele vacatureoverzicht, meer inzet van social media bij de werving van landelijke vrijwilligers.  Gevraagd en ongevraagd advisering van bestuur, programmamanagers, projectleiders en voorzitters van landelijke teams, over de toepassing van het vrijwilligersbeleid en de selectie en aanstelling van vrijwilligers.  Het selecteren van deelnemers voor internationale seminars en congressen in overleg met IC’s. Groeps- en regionaal niveau:  Een helpdesk voor het beantwoorden van klantvragen over HRM en vrijwilligersbeleid.  Tools voor het vinden, binden, boeien en (laten) groeien van vrijwilligers (zowel ready to use als halffabrikaten) zijn makkelijk te vinden en te gebruiken.


131






Een digitaal platform voor koppeling van vraag naar en aanbod van vrijwillige inzet op alle niveaus binnen de organisatie (m.n. bedoeld om potentieel van plusscouts verder te ontsluiten). Regio’s zijn ondersteunend bij het uitvoeren van hun basistaak wat betreft de ondersteuning van groepsbegeleiders m.b.t. het uitvoeren van hun HRM-taken.

132

6. Communicatie Doelstellingen Communicatie 2012-2014

Doelgroep

Resultaatgebieden


1. Organisatie/beheer Team  communicatie.

Een functionerend Team communicatie met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren.

2. Versterken van de naamsbekendheid en positionering.

80% van alle groepen is op de hoogte van en gebruikt de positionering en payoff. Positionering en pay-off worden door 80% van de groepen uitgedragen buiten de vereniging. Gerichte free publicity gegenereerd passend bij positionering. Positionering is versterkt via de inzet van contactpersonen communicatie, mediascouts, LLA’s en programmagroepen.

1 a. Het ontwikkelen en uitvoeren van 2 communicatiebeleid, gericht op het – intern én extern – vergroten van de inhoudelijke naamsbekendheid van Scouting.

Totale vereniging en diverse externe doelgroepen zoals ouders, pers en partners





 

3. Uitrollen social mediastrategie.

   

4. Calamiteitencommunicatie.




Social mediastrategie uitgerold gericht op versterken positionering. Scouting-app is ontwikkeld en uitgerold. Webcare wordt geïntegreerd in de organisatie. Kennisdeling in de vereniging is gestimuleerd en gefaciliteerd. Preventieve adviezen zijn geformuleerd en uitgerold naar groepen, woordvoering bij calamiteiten is verzorgd.

133

b. Het ontwikkelen en uitvoeren van een gerichte interne communicatiestrategie, ter stimulering van de gewenste kwalitatieve veranderingen in de vereniging.

5. Advisering programmagroepen.

   

c.

Het onderhouden van diverse communicatiemiddelen/-diensten om effectieve communicatie te handhaven en door te ontwikkelen.

d. Het geven van communicatieadvies aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau. e. Het volgen van ontwikkelingen en trends binnen de vereniging en maatschappij die voor de inen externe communicatie relevant zijn en deze zo nodig vertalen naar aanbevelingen.


Geadviseerd over communicatieaanpak en communicatiejaarplannen. Geadviseerd over ontwikkeling en implementatie communicatietools. Mede-ontwikkelen specifiek communicatiekanaal roverscouts. De communicatiekanalen naar explorers en roverscouts zijn doorontwikkeld.

6. Onderhouden en doorontwikkelen van de diverse communicatiemiddelen en diensten.

 

7. Geven van communicatieadvies.



Groepen/regio’s/teams kregen advies en antwoord op hun vragen over alle communicatieaspecten.



Indien relevant zijn de ontwikkelingen vertaald naar aanbevelingen richting programmagroepen, directie, bestuur en vereniging.



De websites zijn doorontwikkeld. Communicatiesystemen en kanalen zijn onderhouden. Vernieuwde strategie voor magazines en directe communicatie met onze leden is geïmplementeerd.

134

7. Projectenbureau Doelstellingen Projectenbureau 2012-2014

Doelgroep

Resultaatgebieden


1. Organisatie/beheer team Projectenbureau.



Een functionerend Programmabureau met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren.

a. Het realiseren van landelijke ledenactiviteiten.

Deelnemers aan en projectteams van landelijke ledenactiviteiten.

2. Landelijke ledenactiviteiten.

          

Roverway 2012 (afronding). World Scout Moot 2013. Ghana Challenge en Ghana Experience. HIT. LSZW. LSW. Seacon Zeilschool. JOTA-JOTI. Scout-In13. Nawaka’14 (voorbereiding). WJ Japan 2015 (voorbereiding).

b. Het realiseren van projecten vanuit de landelijke organisatie die aan het projectenbureau zijn gedelegeerd.

Programmamanagers en teamvoorzitters van het landelijk niveau en de doelgroepen op wie de projecten zijn gericht.

3. Projecten.

  

Partnership Ghana. Vrijheid in herdenken. Team waterwerk – integreren waterwerk in organisatie.

c.

Landelijk bestuur, programmamanagers en de projectleiders van de diverse landelijke projecten.

4. Kwaliteitsontwikkeling en -bewaking van projecten.



Goed functionerende projectteams.

3

Het bieden van reguliere ondersteuning aan landelijke teams.


135

8. Landelijk servicecentrum (LSC) Doelstellingen LSC

Doelgroep

a. Het bieden van de 'reguliere Regio's en steunpunten. ondersteuning' (activiteiten, diensten en producten) vanuit het LSC.

Resultaatgebieden


1. Organisatie/beheer LSC.



Een functionerend landelijk servicecentrum en voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren.

2. Landelijke (overleg) bijeenkomsten.



Forumdag en tweemaal regiovoorzittersoverleg.

3. Regio ondersteuning.



Samenwerking met regio’s optimaliseren, o.a. door opzetten en ondersteunen van vrijwilligersteams voor regioondersteuning. Doorvoeren uitkomst dienstverleningsdiscussie met regio’s . Opbouwwerk in ± vier regio's.

  Alle leden.

4. Waarderingstekens.

 

Doorlopend aanvragen behandelen. Zichtbaar maken aan wie waarderingstekens uitgereikt zijn.

5. Scouts Online en andere ICT-toepassingen.



Het zelf ontwikkelen minimaliseren, meer gebruik open source. Groepen en regio's in staat stellen via hun website landelijke SOL-info te kunnen downloaden. Faciliteren vrijwilligersteams, o.a. met toepassing om documenten te kunnen delen. Van vraagvolgsysteem gaan naar klantvolgsysteem.








136

  

6. Financiële administratie

 

7. Fondsenwerving/ sponsoring.

    



 8. ScoutShop (webwinkel, ScoutShop-vestigingen en  mobiele ScoutShop).  


Beheer SOL uitvoeren. Voorbereidingen treffen voor implementatie SEPA (SOL en Exact). Functiespecifieke nieuwsbrieven mogelijk maken. Financiële administratie en beleid uitvoeren en waar nodig aanpassen. Financiële managementinfo uitbreiden met o.a. kwartaalrapportages. Commercieel team uitbreiden. Actief bedrijven gaan bezoeken die passen bij Scouting Nederland. Subsidies aanvragen bij fondsen voor doelen in meerjarenbeleid. Vergroten aantal en bijdrage donateurs. Vergroten deelname en opbrengst Nationale Scoutingloterij voor deelnemende groepen en Scouting Nederland Fonds. Onderhouden contacten m.b.t. overeenkomsten voor centrale inkoop voor de periode 2010-2014. Leveren van producten aan leden. Genereren van inkomsten voor de vereniging d.m.v. verkoop online, in winkels en mobiel. Uitbreiding externe verkoop o.a. door verkoop op externe evenementen. Blijvend aandacht voor verkoop boeken door gezamenlijke acties met programmagroepen en andere teams.

137

9. Juridische zaken.

 

10. Verzekeringen.



Uitbreiden vrijwilligersteam als onderdeel van kennisnetwerk. Doorlopende zaken.

11. Conflicten en geschillen.



Doorlopend in voorkomende gevallen.

12. Opvang bij calamiteiten.



Doorlopend in voorkomende gevallen.

13. Kennisnetwerk.



Omvormen Team accommodaties naar kennisnetwerk met specialisten op randvoorwaarden (accommodaties, materiaal, juridische zaken, financiën, verzekeringen). Ondersteuningsstructuur naar groepen opzetten en aandachtsgebieden team uitbreiden. Integreren ondersteunende teams waterwerk in kennisnetwerk (o.a. schepen cie’s).







b. Ondersteuning landelijke teams en programmagroepen.

LLA’s, programmagroepen, HRM, communicatie.

14. Uitvoeren meerjarenbeleid.

 

 15. Onderzoek.


Uitbreiden vrijwilligersteam als onderdeel van kennisnetwerk. Doorlopende zaken (o.a merkenrecht, verenigingen/stichtingen, geschillen, huishoudelijk reglement).

Ondersteuning aan programmagroepen vanuit ondersteunende teams op LSC. Uitwerken groeistrategie, waaronder witte vlekkenplannen en/of ondersteunen oprichten nieuwe groepen. Ondersteunen programma Groepsontwikkeling bij follow-up nulmeting.

138



Kwaliteitsbewaking en ondersteuning van landelijke teams bij het opstellen en uitvoeren van onderzoek.



Verdere stappen om de inrichtingsplannen te concretiseren, financiën aan te boren (inclusief communicatie rond het terrein).

17. Rentmeesterschap kampeerterreinen.



Doorlopende zaken (o.a. beheer en onderhoud).



Voorbereiden en organiseren vergaderingen en bijeenkomsten. Voorbereiden, uitwerken en verspreiden vergaderstukken en beleidsdocumenten.

c. Het beheer van het vastgoed van Beheerteams, de vereniging (LSC en overige accommodatieconsulenten en andere 16. Ontwikkeling Landgoed terreinen en gebouwen). betrokken vrijwilligers. Scouting.

d. Ondersteuning landelijk bestuur, landelijke raad en landelijk managementteam (LMT)

Landelijk bestuur. Leden landelijke raad. Leden LMT.

18. Beleidsondersteuning.

e. Belangenbehartiging. 4

Totale vereniging.

19. Internationaal beleid



  

20. Belangenbehartiging

 




Deelname Europese conferentie WOSM en WAGGGS. Deelname aan seminars realiseren en ondersteunen Uitbreiden ondersteunend vrijwilligersteam. I.s.m. communicatie inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Doorlopend volgen van politieke en maatschappelijke kansen en bedreigingen voor de vereniging. Blijvend aandacht voor het voorkomen van misbruik en samenwerken met externe partners, waaronder aandacht blijven vragen voor gratis VOG.

139

21. Externe contacten.




N.a.v. externe profilering en wensen van programmagroepen nieuwe contacten aangaan.

140

Agendapunt 12: Activiteitenplannen 2013

Recommend Documents