10. Rapportage activiteitenplannen 2012

10. Rapportage activiteitenplannen 2012 Inhoudsopgave 10.1 Programma Groepsontwikkeling 10.2 Programma Spel 10.3 Programma Scouting Academy 10.4 HRM 10.5 Communicatie 10.6 Projectenbureau 10.7 Landelijk servicecentrum Bijlage: Rapportage P&O van het landelijk servicecentrum

Agenda landelijke raad – 15 juni 2013

49

10.1 Programma Groepsontwikkeling 10.1 Programma Groepsontwikkeling Doelstelling programma Doelgroep Resultaatgebied Groepsontwikkeling De realisatie van het programma Leden van groepsbesturen Groepsontwikkeling. Groepsontwikkeling, conform en leidinggevenden op programmaopdracht. groepsniveau.

Beoogde resultaten 2012 

 












Follow-up van 70 groepen die in 2011 gestart zijn met het programma Groepsontwikkeling. Start van 150 groepen met programma Groepsontwikkeling in 2012. Selectie van groepen die in de tweede helft van 2012 en de eerste helft van 2013 in aanmerking komen voor deelname aan het programma Groepsontwikkeling. Werving en begeleiding van senior- en regiocoaches, aantal is afhankelijk van voortgang en resultaten, maar blijft binnen taakstelling. Ontwikkelen ondersteuning en praktische materialen voor groepen om succesvol met werving van jeugden kaderleden aan het werk te gaan. In eerste helft van 2012 een analyse op gebruik, waardering en effecten van de light-scan bij de groepen die de scan aangevraagd hebben. Landelijke evaluatiebijeenkomst in maart 2012 voor de 50 groepen die in het najaar van 2011 gestart zijn. Ontwikkelen van productencatalogus voor de ondersteuning van groepen en hun besturen vanuit programma Groepsontwikkeling in samenwerking met andere organisatieonderdelen.

Behaalde resultaten 2012  Ontwikkeling van derde workshop in 2013.  Gerealiseerd.  Gerealiseerd.

  

 Gerealiseerd.



 Gerealiseerd.



 Niet in 2012 gerealiseerd, i.v.m. capaciteit. Actie in 2013.



 Gerealiseerd.



 Gerealiseerd.



50

10.2 Programma Spel 10.2 Programma Spel Doelstellingen Spel 2012-2014

a. De ontwikkeling en implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en de daarbij behorende hulpmiddelen, conform de afspraken die hierover in de landelijke raad van 13-12-2008 zijn gemaakt.

b. Het bieden van reguliere spelinhoudelijke ondersteuning, zoals vastgelegd in art. 57 van het huishoudelijk reglement.

Doelgroep

Resultaatgebied 1. Organisatie/beheer programma.

Jeugdleden, 2. Ontwikkeling nieuw leidinggevenden, materiaal. praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches, programmamedewerkers en communicatiemedewerkers op regioniveau. 3. Implementatie.

Leidinggevenden, praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches en programmamedewerkers op regioniveau. Programmamedewerkers


Beoogde resultaten 2012  Een functionerende programmagroep met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren.







4. Regulier spelinhoudelijke  Ondersteuning. 



De nieuwe spelmiddelen zijn voor alle leeftijdsgroepen gerealiseerd. Voor elke leeftijdsgroep zijn de evt. bijbehorende methodische hulpmiddelen, zoals een insignepakket, gerealiseerd.

Er worden planmatig communicatieve (en andere) activiteiten uitgevoerd t.b.v. de implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en bijbehorende hulpmiddelen. Regiospel 2013 voor bevers en voor welpen. Landelijk speltakoverleg voor regionale programmamedewerkers en medewerkers binnen de programmagroep Spel. Het beantwoorden van klantvragen op het gebied van Spel.

Behaalde resultaten 2012  Programmagroep is goed in opbouw, maar nog onvoldoende vrijwilligers om alle gewenste activiteiten van het activiteitenplan te volbrengen.  Realisatie Explorergids in maart en Roverscoutsgids in december.  Realisatie specialisatieinsignes scouts, met uitzondering van een aantal specifiek gericht op waterscouts, die volgen in 2013.



 

 Reguliere communicatiemiddelen zijn ingezet t.b.v. implementatie nieuw spelaanbod.



 Regiospelen gerealiseerd eind december.  Heeft plaatsgevonden tijdens de Forumdag.

 

 Vragen worden binnen korte tijd en kwalitatief goed



51

op landelijk niveau.

beantwoord. 

Het plaatsen van informatie over Spel op de website.

Het bieden van speltips via de @-scout, Scouting Magazines en website.  Het bewaken van de juiste toepassing van de vernieuwde spelvisie en -methode bij landelijke ledenactiviteiten. 

c.

Het volgen van Landelijk bestuur en het ontwikkelingen en trends landelijk binnen de vereniging en de managementteam. maatschappij die voor het programma Spel relevant zijn en deze vervolgens vertalen naar beleidsaanbevelingen en projectvoorstellen.


5. Monitoring van het gebruik van de spelmethode.

(Deze activiteit is uitgesteld tot na 2012.)

6. Het onderhouden van contacten.

Alle bestaande contacten worden onderhouden.

 De informatie over spel op de verschillende websites wordt regelmatig vernieuwd, de bijdrage van vrijwilligers hierbij is nog beperkt door een tekort aan vrijwilligers.  Realisatie van speltips in bijna elke @-scout en via activiteitenbank online.  Ondersteuning geleverd bij Roverway, JOTA-JOTI, Ghana, Nawaka, Serious Request. Beperkte uitbreiding van ondersteuning kwaliteit gerealiseerd.

  

 Contacten zijn onderhouden, ervaringen m.b.t. spelvernieuwing zijn gedeeld met andere Europese Scoutingorganisaties. In samenwerking met externe partijen zijn materialen voor groepen ontwikkeld, zoals de

52



FSC Quest en het (werk)boekje en opkomst in het kader van de Week van het geld. d. Het waar nodig en mogelijk leveren van een bijdrage aan de realisatie MJB-doelen en ondersteuningstaken door de andere landelijke organisatieonderdelen.

Medewerkers landelijke organisatie.


Aanvullende ontwikkeling (Deze activiteit is uitgesteld tot na 2012.) op basis van gesignaleerde trends.

53

10.3 Programma Scouting Academy 10.3 Programma Scouting Academy Doelstellingen Doelgroep Scouting Academy 2012-2014

a. De ontwikkeling en implementatie van Scouting Academy.

Resultaatgebied

Beoogde resultaten 2012

1. Programmaorganisatie.



Een goed functionerende landelijke Scouting Academy programmagroep met voldoende vrijwilligers.



Deelnemen in Europees project Recognition.



Functieprofielen en kwalificatiekaarten voor de DLG vrijwilligersfuncties. Teamprofielen voor leidinggevenden van elke leeftijdsgroep. Het ontwikkelen van een kwalificatieleidraad voor het vaststellen van competenties. Het doorontwikkelen van trainingsmodules voor DLG.

Leidinggevenden en alle 2. Ontwikkeling. andere vrijwilligers, omdat zij allemaal beoogd worden deel te nemen aan de activiteiten van Scouting Academy om hun deskundigheidsontwikkeling vorm te geven. Specifiek regio’s voor wat betreft de Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie.


 



Behaalde resultaten 2012

 Nog niet alle belangrijke posities zijn ingevuld. Via o.a. de vacaturebank en @-scout wordt actief naar nieuwe kandidaten gezocht. Vooral articipatie/aansluiting vanuit waterwerk vraagt nog steeds aandacht.  Dit project is succesvol afgerond.  Gerealiseerd.  Gerealiseerd.  Gerealiseerd.

 Basisset aan modules is gerealiseerd. Doorontwikkelen van aanvullende modules vergt continu aandacht. Er is tevens een modulebank in ontwikkeling.

54



    






Ontwikkelen van kamp- en bivakmodules en modules voor teamleiders. Opstart van het ontwikkelen van trainingsmodules voor NDLG.



Een passend registratiesysteem voor het invoeren van competenties en kwalificaties (met voorkeur in SOL).

3. Procedures en registratie.



Onderzoek naar een tool voor een eenvoudige(r) inschaling van de persoonsgebonden competenties.

4. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie.

 Regio's worden ondersteund in het uitdragen en implementeren van Scouting Academy in regio en groep.  Bieden van overstaptrainingen van bevoegdheden naar kwalificaties.  Bieden van overstaptrainingen voor trainers.

 De ontwikkeling hiervan is in 2013 gestart.



 Hier zijn we nog niet aan toegekomen, maar dit wordt in 2013 i.s.m. HRM en Groepsontwikkeling opgepakt.  Gerealiseerd.



 Er is een 'spiekbriefje' ontwikkeld. Hiermee kunnen leidinggevenden snel en eenvoudig zien welke competentieniveaus zij (minstens) bereikt hebben wanneer zij voor hun functie gekwalificeerd zijn.



 Er is een ronde langs de regio's gehouden.

  

 Reeds gerealiseerd in 2011.  Reeds gerealiseerd in 2011.

55



b. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van deskundigheidsbevordering van vrijwilligers binnen Scouting Nederland.



Praktijk- en 5. Landelijke groepsbegeleiders, opleidingscapaciteit. praktijkcoaches, trainers en opleiders. Bestuurders op alle niveaus.



Trainingen en kwalificatietrajecten voor opleiders, trainers en praktijkcoaches. Hierdoor ontstaat er voldoende mogelijkheid praktijkbegeleiders op te leiden en verder te ontwikkelen.

 In 2012 zijn trainingen voor trainers en praktijkcoaches gerealiseerd en assessment voor opleiders is uitgevoerd. Voor de kwalificatietrajecten zijn pilots uitgevoerd die momenteel worden geëvalueerd.

Specifiek leidinggevenden en alle andere vrijwilligers voor wat betreft Gilwell, Scoutiviteit en het Programma Scouting Talent.

6. Landelijke opleidingscapaciteit.



Realiseren van diverse Gilwellcursussen, Scoutiviteit en het Programma Scouting Talent.

 Gerealiseerd.

7. Informatie en communicatie.



Beantwoorden klantvragen op het gebied van Scouting Academy en het bieden van informatie over deskundigheidsbevordering in @-scout, Scouting Magazines en website. Organiseren Landelijk Overleg Scouting Academy.

 Helpdesk via scoutingacademy@scouting. nl, nieuwsbrieven, magazines en informatie in @-scout is gerealiseerd.



 Tijdens Forumdag 2012 gerealiseerd. De bijeenkomst in juni 2012 is i.v.m. gering aantal aanmeldingen afgelast. Behoeftenonderzoek hiernaar staat in planning.








56

8. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie.


 Advies en ondersteuning van regio's  Is gedeeltelijk gerealiseerd, bij het organiseren van trainingen voor maar nog volop in praktijkbegeleiders. ontwikkeling. De training voor praktijkbegeleiders wordt momenteel doorontwikkeld en bijgesteld.

57



10.4 HRM 10.4 HRM Doelstellingen HRM 2012-2014

a. De realisatie en verdere implementatie van het vrijwilligersbeleid op landelijk niveau.

Doelgroep

Projectleiders en medewerkers van landelijke teams.


Resultaatgebied



1. Organisatie/beheer.



Een functionerend landelijk HRM-team  Nieuwe werkgroepstructuur met voldoende vrijwilligers om het geïmplementeerd, prioriteit activiteitenplan uit te kunnen voeren. bij werving nieuwe HRMteamleden. 2013: nieuw team werving is bijna rond: daar zitten ook recruiters in zodat deze expertise benut kan worden. Eerste klus is werving operationele HRM’ers/recruiters t.b.v. projecten en teams.



2. Ontwikkelen en implementeren vrijwilligersbeleid.



Het verder ontwikkelen en implementeren van het vrijwilligersbeleid, waarin aandacht voor het werven en behoud van vrijwilligers, man-vrouw verdeling in teams, Arbo en zorg voor vrijwilligers is.



 Voor WJ succesvol nieuwe aanpak werving vrouwelijke projectleider toegepast.  Plusscoutbeleid ontwikkeld, resulterend in LR-voorstel over aanpassen leeftijdsgrens.  Integratie plusscouts en landelijke vrijwilligerspool voorbereid. Klaar in 2013.  De ontwikkeling van de Scouting blokkendoos (manier om taken te verdelen binnen een team) is afgerond. Momenteel wordt het spel uitgetest.

58

  

b. De implementatie van het vrijwilligersbeleid op groepsen regioniveau.

Regiovoorzitters, groepsvoorzitters en groepsbegeleiders.

c. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van HRM aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau.

HRM-medewerkers op landelijk, regionaal en groepsniveau

3. Het faciliteren van kwalitatief goede bemensing.



Het verder ontwikkelen en  In 2012 is met name implementeren van een digitaal HRMgeïnvesteerd in een betere systeem ter ondersteuning van de koppeling tussen het HRMuitvoering van het vrijwilligersbeleid op systeem en SOL en de landelijk niveau. gebruiksvriendelijkheid van het systeem. In 2013 zal het accent liggen op de verbetering van de zoekfunctionaliteit.





Het ontwikkelen van een toolpakket voor de implementatie van het vrijwilligersbeleid op groepsen regioniveau.



 In 2012 zijn er verschillende tools en halffabricaten op de website geplaatst. Vindbaarheid en onderlinge samenhang kan nog verbeterd worden.


 Het voeren van intakegesprekken met kandidaat vrijwilligers voor projecten en teams op landelijk niveau op OTniveau.  Het geven van advies aan bestuur, programmamanagers, projectleiders en voorzitters van landelijke teams, over de toepassing van het vrijwilligersbeleid en de selectie en aanstelling van vrijwilligers.

 Het is gelukt om aan alle nieuwe projectopdrachten een HRM-er te koppelen.  Door onderbezetting is deze rol van HRM wat minder uit de verf gekomen, zeker op het vlak van binden en boeien van vrijwilligers. Er zijn echter (bijna) nieuwe teams gevormd die zowel in 2013 nieuwe HRM’ers gaan vinden als ondersteuning gaan bieden in aanpak

59

 








Het plaatsen en bijhouden van vacatures voor functies op landelijk niveau en informatie over vrijwilligersbeleid op de website. Het informeren van HRMmedewerkers op landelijk, regionaal en groepsniveau over vacatures en vrijwilligersbeleid via @-scout en Scouting Magazines.

Het oprichten van een helpdesk voor het beantwoorden van klantvragen over HRM en vrijwilligersbeleid.

binden en boeien.  Er is wel al een start gemaakt met afstemming, advisering en informeren van beroepskrachten over vrijwilligersbeleid.  Het plaatsen van informatie en vacatures is gerealiseerd.

 In 2012 is regelmatig melding gemaakt van vacatures in @-scout en is er sinds oktober 2012 een interne nieuwsbrief voor het HRM-team. Er heeft verder nog weinig gerichte communicatie plaatsgevonden naar HRMmedewerkers en de LinkedIn-groep HRM is meer actief sinds oktober 2012 maar dit kan nog beter. De nieuwe beleidsgroep binden en boeien gaat in 2013 meer aandacht aan de communicatie met HRMmedewerkers geven.  Het HRM-team is ten alle tijden bereikbaar voor HRMvragen.

60

 






Aantallen klantvragen geven geen aanleiding voor het inrichten van een specifieke helpdesk. Het selecteren van deelnemers voor  Conform doelstelling internationale seminars en congressen gerealiseerd. in overleg met IC’s.

61

 

10.5 Communicatie 10.5 Communicatie Doelstellingen Communicatie Doelgroep 2012-2014 a. Het ontwikkelen en Totale vereniging. uitvoeren van communicatiebeleid, gericht op het – intern én extern – vergroten van de inhoudelijke naamsbekendheid van Scouting.


Resultaatgebied


1. Versterken van de positionering.



Extra free publicity gegenereerd in landelijke pers o.a. met het project mediascouts.



Positionering versterkt via de LLA’s, de in- en externe communicatiekanalen, ScoutTV en tools voor contactpersonen communicatie.

Behaalde resultaten 2012  In 2012 is veel free publicity gegenereerd in regionale en landelijke media.  De mediascouts hebben in 2012 een belangrijke bijdrage geleverd in het genereren van free publicity.  Alle LLA’s hebben zowel in thema als externe communicatie de positionering een belangrijke plek gegeven. Daar waar mogelijk, is op zoveel mogelijk communicatiekanalen de positionering versterkt. Helaas verviel met het annuleren van de NJ een belangrijk moment om de positionering te versterken.  In 2012 zijn de tools voor contactpersonen communicatie nog niet ontwikkeld. In januari 2013 is een afstudeerstagiaire gestart om dit project op te pakken.

62

  



2. Versterken van inhoudelijke naambekendheid gebaseerd op thematiek 2012: Jeugd en leren.







3. Doorontwikkelen social mediastrategie.




Thematiek is geïntegreerd in interne  De thematiek is in alle media (Scouting Magazines, @persberichten e.d. scout, Mijn Scouting) én externe meegenomen. kanalen (nieuwsbrief website, extra publiciteit in vakbladen). Thematiek is opgenomen in landelijke  De thematiek is actief ledenactiviteiten en ondersteunt doorvertaald in de werving van kaderleden. wervingscampagne voor groepen: Laat je uitdagen! Hulpmiddelen zijn uitgerold in de  Er zijn diverse hulpmiddelen vereniging. ontwikkeld die door heel veel groepen en teams opgepakt zijn. Aanvullend zijn goede ideeën van groepen uitgewerkt en gedeeld. En een mooie toevoeging op deze campagne was een commercial op Zapp televisie/Ned 3. Social mediastrategie, inclusief webcarebeleid, is ontwikkeld en de activiteiten zijn uitgerold.

 Naast de ontwikkeling van een strategisch social mediaplan is ook de jaarplanning voor 2013 opgesteld. Ook is gestart met een actief webcarebeleid.

63

  



4. Calamiteitencommunicatie. 

b. Het ontwikkelen en uitvoeren van een gerichte interne communicatiestrategie, ter stimulering van de gewenste kwalitatieve veranderingen in de vereniging (ondersteuning invoer programma’s).


5. Advies en ondersteuning Groepsontwikkeling.







Preventieve adviezen zijn geformuleerd en uitgerold naar groepen, woordvoering bij calamiteiten is verzorgd.

Groepen weten wat speelt in Groepsontwikkeling via @-scout, Scouting Magazines, etc. Ontwikkeling en implementatie van tools.

Redactie en vormgeving productencatalogus voor groepen.

 I.s.m. het LOT heeft Team communicatie dit jaar aanvullende adviezen voor groepen opgesteld in geval van een calamiteit.  Daar waar nodig zijn groepen geadviseerd bij specifieke communicatievraagstukken bij calamiteiten.  Ook is dit jaar ook een format calamiteitencommunicatieplan ontwikkeld voor LLA’s  Dit jaar is op verschillende momenten de pers te woord gestaan.  Algemene informatie over Groepsontwikkeling is via diverse media gegeven.  De Laat je uitdagen!campagne is één van de grootste activiteiten geweest.  De basis van de downloads (de productencatalogus) is opgeleverd.

64

      

6. Advies en ondersteuning Spel.



Best practices groepen op vijf succesfactoren zijn zichtbaar gemaakt.



Interactief platform voor coaches is opgestart.



Groepen geïnformeerd over spel en regiospelen via @-scout, Scouting Magazines, e.d.



(Beeld)redactie gidsen is verzorgd.



Een website voor explorers, website en medium voor roverscouts.






Communicatieve hulpmiddelen thematiek Jeugd en leren zijn ontwikkeld, film over doorlopende leerlijn. Extra ondersteuning in 2012.

 Het delen van best practices is op diverse plaatsen gerealiseerd en wordt in 2013 verder uitgebouwd  Dit is gerealiseerd via LinkedIn.  Er is veel algemene communicatie over spel en regiospelen geweest in de media.  Er is veel aandacht besteed aan de communicatieve ondersteuning van de ontwikkeling van de spelgidsen.  Er is een website voor explorers en roverscouts, een speciale Roverscoutsgame en een eigen medium voor roverscouts ontwikkeld. Tevens heeft ondersteuning plaatsgevonden bij aanvullende spelproducten.  De hulpmiddelen rondom de thematiek en de film zijn vervallen.  In 2012 is een belangrijke stap gezet om meer te doen voor meiden in Scouting.

65

   

 

De samenwerking met Dove op het gebied van zelfvertrouwen bij meiden heeft daar bij geholpen. In 2013 wordt gekeken hoe we meer praktische stappen kunnen nemen om meer aandacht te geven aan meiden in Scouting. 7. Advies en ondersteuning Scouting Academy.



Communicatieplan opgesteld.



Kwalificatiekaarten zijn doorontwikkeld.  Er is veel tijd gestoken in het Inhoudelijke ondersteuning van verder ontwikkelen van de modules over communicatie. communicatieve aspecten, Redactie en vormgeving van modules redactie en vormgeving van zijn verzorgd. de verschillende modules.

 

c.

Het onderhouden van diverse communicatiemiddelen/diensten om effectieve communicatie te handhaven en door te ontwikkelen.


8. Onderhouden en doorontwikkelen van de diverse bestaande communicatiemiddelen en diensten.



Onderhoud communicatiesystemen (websites, social media, nieuwsbrieven).



Heroverweging aanpak Scouting Magazines.

 Er is een basis communicatieplan opgesteld en ook is er voor Scouting Academy veel aandacht geweest in de interne media van Scouting.  Gerealiseerd.

 Het onderhoud aan de diverse communicatiesystemen is volgens plan verlopen.  De heroverweging aanpak magazines is met goed gevolg afgerond met als

66



    



Optimaliseren webgebruik voor leden (Open-ID-login (single sign-on) is ingesteld, web-effectivity-evaluatie is uitgevoerd).



Nieuwsbriefapplicatie voor groepen is  ingevoerd.



Beeldbank en intranet LSC zijn doorontwikkeld.







d. Het geven van communicatieadvies aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau.




Groepen/regio/teams kregen advies en antwoord op hun vragen over alle communicatieaspecten.

resultaat een grote financiële besparing en er is voldaan aan alle communicatieve doelen. Open ID-login is in gang gezet, maar is technisch nog niet geheel afgerond, dit staat op de planning van team ICT. De invoering van een nieuwsbriefapplicatie bracht teveel technische uitdagingen met zich mee en is geïntegreerd in een project ‘Mailservice’ binnen Scouts Online dat in de toekomst ontwikkeld wordt. Het intranet voor het landelijk servicecentrum is doorontwikkeld en draait op volle toeren. De beeldbank is vervangen door een team dat beelden beheert en nieuwe beelden produceert.

 Via alle social media, live help, en alle andere communicatiekanalen wordt actief ingespeeld op vragen van leden en niet-leden.

67

 

  

e.

Het volgen van ontwikkelingen en trends binnen de vereniging en maatschappij die voor de in- en externe communicatie relevant zijn en deze zo nodig vertalen naar aanbevelingen


9. Geven van communicatieadvies.



Indien relevant zijn de ontwikkelingen vertaald naar aanbevelingen richting programmagroepen, directie, bestuur en vereniging.

De leden van Team communicatie zijn liefhebbers van het vak. Vanuit hun eigen motivatie blijven ze op de hoogte van alle ontwikkelingen in het vakgebied. Het team heeft regelmatig geadviseerd om Scouting Nederland nog mooier, beter en optimaler te laten communiceren.

68



10.6 Projectenbureau 10.6 Projectenbureau Doelstellingen Projectenbureau 2012-2014 a. Het realiseren van landelijke ledenactiviteiten.

Doelgroep

Resultaatgebied

Deelnemers aan en 1. Landelijke projectteams van landelijke ledenactiviteiten. ledenactiviteiten.



 Nationale Jamboree 2012.

 Bij gebrek aan aanmeldingen afgezegd.  Alle overige LLA laten een stijging aan deelnemers zien: 2117. 623. 250/33. 260.  Afgerond met 50 deelnemers waaronder 5 ambassadeurs.  229.  Na inzet Projectenbureau is projectteam aangesteld.  De voorbereidingen voor het Nawaka 2014 zijn gestart.  De voorbereidingen voor Exxploraxxion zijn gestart.

    

HIT 2012. LSW 2012. JOTA-JOTI 2012. LSZW 2012. Roverway 2012.

 Zeilschool Scouting Nederland.  Opstarten Scout-In13.  Opstarten NAWAKA 2014.  Opstarten Exxploraxxion.

b. Het realiseren van projecten vanuit de landelijke organisatie die aan het projectenbureau zijn gedelegeerd.

Programmanagers en teamvoorzitters van het landelijk niveau en de doelgroepen op wie de projecten zijn gericht.


2. Projecten.

 Deze projecten zijn benoemd in de activiteitenplannen van de andere onderdelen/programmagroepen.

69

      

c.

Het bieden van reguliere ondersteuning aan landelijke teams.

Landelijk bestuur, programmamanagers en de projectleiders van de diverse landelijke projecten.

3. Kwaliteitsontwikkeling en  Het ontwikkelen van een  Opdrachten worden SMART -bewaking van projecten. kwaliteitsgerichte projectmanagementgeformuleerd en er is een methode (PMT). procedure vastgesteld.

 Alle landelijke projectgroepen passen eind 2012 deze methode toe.  Het bijhouden van een actueel overzicht van de status van de projecten.

 Het geven van advies aan projectleiders en projectteams op het gebied van projectmatig werken.  Het adviseren over het aanstellen van projectleiders.  Het vergroten van het netwerk financieel specialisten t.b.v. het opstellen van begrotingen en gezond financieel beheer van grote projecten en LLA’s.


 80% past de methode toe.  Er is een overzicht van de projecten van het Projectenbureau, de programmagroepen en het landelijk servicecentrum.  Gerealiseerd.

 Gerealiseerd.  Dit team bestaat nog steeds uit één vrijwilliger. Vacature bij HRM.

70

     

10.7 Landelijk servicecentrum 10.7. Landelijk servicecentrum Doelstellingen landelijk Doelgroep servicecentrum 2012-2014 a. Het bieden van de 'reguliere Regio's en steunpunten. ondersteuning' (activiteiten, diensten en producten) vanuit het LSC.

Resultaatgebied



1. Landelijke (overleg-) bijeenkomsten.

 Organiseren Forumdag 14 januari 2012.  Organiseren landelijke raad op 16 juni en 15 december 2012.  Organiseren van twee landelijke bijeenkomsten voor regiovoorzitters (waarvan één op de Forumdag).

 Gerealiseerd, met 431 deelnemers.  Gerealiseerd.

 Organiseren overleg met steunpuntdirecteuren.

2. Opbouwwerk regio's.


 Regiosupport d.m.v. advies en ondersteuning in opbouwen van regio(bestuur).

 Tijdens bijeenkomst is veel aandacht gegeven aan takenpakket van regio's en wijze van ondersteuning. Er zijn daarbij concrete afspraken gemaakt met regio’s m.b.t. de opbouw van een netwerkorganisatie.  Naast reguliere contacten met steunpunten was dit jaar geen behoefte aan apart overleg.  Nieuw regiobestuur in Den Haag Rond de Biesbosch,Lek en IJsselstreek en Noordoost Brabant

71

  

 

 Minimaal één maal per jaar een bezoek aan alle regio's.

Alle leden.


3. Waarderingstekens.

 Dit is door onvoldoende capaciteit niet gerealiseerd. Ondersteuning aan regio's vanuit nieuwe dienstverlening wordt in 2013 opgepakt.

 Beoordelen aanvragen en coördineren  18 goud, 41 zilver, 100 uitreikingen van gouden brons. waarderingstekens door landelijk bestuur.

 

4. Scouts Online en andere  Nieuwe toepassingen voor ICT-toepassingen. Groepsontwikkeling en Scouting Academy realiseren in 2012.

 Gerealiseerd zijn: - Kwalificatiesystematiek Scouting Academy. - In-, door- en uitstroomschema’s groepen. - Managementinformatie voor groepen. - Marketinganalyses voor Groepsontwikkeling. - Productencatalogus i.s.m. Communicatie en Groepsontwikkeling.



5. Fondsenwerving/ sponsoring.

 Er is een relatie aangegaan met Wildkamp, Benergy, Alfatech. Het sponsorpakket van AquaServa is uitgebreid



 Binnenhalen van fondsgelden en sponsoren.

72

en vanuit VriendenLoterij, Seacon en Meeus zijn bijdragen verkregen. 6. ScoutShop (webwinkel, ScoutShop-vestigingen en mobiele ScoutShop).

 Bijdrage aan de vereniging leveren door, conform de begroting, leuke en uitdagende artikelen te voeren.

 Gemiddelde omzet per lid is toegenomen. Veel nieuwe producten waaronder Dutch Oven Cooking lijn in assortiment opgenomen.

7. Juridische zaken.

 Juridisch advies aan groepen en regio's in voorkomende gevallen.

 450 vragen (ca. 9 per week), door beperkte capaciteit is doorlooptijd echter te lang. Door het opbouwen van een specialistisch kennisnetwerk in 2013 wordt getracht de doorlooptijd te verkorten.  Gewijzigd huishoudelijk reglement vastgesteld in de landelijke raad van december 2012.  913 groepsverenigingen (84%) en 21 kringverenigingen (42%).

 Advies geven aangaande het huishoudelijk reglement.

 Realiseren dat eind 2012 95% van de groepen een vereniging is.

8. Verzekeringen.


 Het up-to-date houden van verzekeringen die leden voor het deelnemen aan Scoutingactiviteiten kunnen afsluiten.

 Pakket is uitgebreid met diverse mogelijkheden groepsverzekeringen (milieuschade, aanhanger). Gesprekken over uitbreiden dienstverlening.

73

    

9. Conflicten en geschillen.

10. Opvang bij calamiteiten.

b. Ondersteuning landelijke teams en programmagroepen.

LLA’s, programmagroepen, 11. Uitvoering HRM, communicatie. meerjarenbeleid.


 Het ondersteunen en in stand houden  Team is uitgebreid met vrijwilligers na van het team conflictbemiddeling om wervingscampagne. Er zijn in voorkomende gevallen te 20 bemiddelingen gedaan. bemiddelen bij conflicten binnen en tussen groepen en/of regio's, en/of het organiseren van deze bemiddeling.  Er waren in 2012 zes zaken  Het ondersteunen van de voor de geschillengeschillencommissie om in commissie en drie zaken voorkomende gevallen uitspraken te voor de commissie van doen over aangemelde geschillen, op beroep (waarvan 2 basis van de in het huishoudelijk ingetrokken). reglement opgenomen procedure.  Het ondersteunen en in stand houden  Het LOT bestaat uit 9 vrijwilligers. van het landelijk opvangteam (LOT) om in voorkomende gevallen slachtoffers van en betrokkenen bij activiteiten te begeleiden.  Er werden 90 vragen rond  Het met raad en daad ondersteunen calamiteiten, overlijden, door het opvangteam van regio- en kindermishandeling en groepsbesturen die met een calamiteit zeden beantwoord, waarbij worden geconfronteerd. voor 24 vragen het LOT werd ingezet.  Binnen het landelijk  Het bewaken van de realisatie en managementteam heeft afstemming van activiteitenplannen en overleg plaatsgevonden over voortgangsrapportages. afstemming, rapportage en het opstellen van de plannen voor 2013.

74

    

c. Het beheer van het vastgoed van de vereniging (landelijk servicecentrum en overige terreinen en gebouwen).

Beheersteams, accommodatieconsulenten en andere betrokken vrijwilligers.


 Het vervullen van het vicevoorzitterschap van het projectenbureau.

 Ingevuld door directeur.



12. Accommodatieconsulenten.

 Ondersteunen en uitbreiden van het team met min. 6 nieuwe consulenten.

 Het team accommodaties & materiaal is omgevormd tot het kennisnetwerk waarin diverse ondersteunende teams zijn samengevoegd (financiën, verzekeringen, juridische zaken en accommodaties). Bijna 50 groepen hebben advies gekregen rond nieuw- en verbouw van hun accommodatie. Het aantal vrijwilligers is uitgebreid, maar nog steeds onvoldoende om in de totale behoefte te voorzien.



13. Ontwikkeling Scoutinglandgoed.

 Terrein in Zeewolde verder realiseren.

 De ontwikkeling verloopt volgens planning. Zie kwartaalrapportages.



14. Rentmeesterschap kampeerterreinen.



Waarborgen continuïteit in beheer,  Bestaande terreinen zijn onderhoud, ontwikkeling en exploitatie succesvol beheerd met van kampeerterreinen. toename van omzet en 121.884 overnachtingen.



75

d. Ondersteuning landelijk bestuur, landelijke raad en landelijk managementteam (LMT).

Landelijk bestuur. Leden landelijke raad. Leden LMT.

15. Beleidsondersteuning.



 

e. Belangenbehartiging.

Totale vereniging.


16. Externe contacten.

Agendavoorbereiding en organiseren  Bijeenkomsten zijn bijeenkomsten, gereed maken van de voorbereid en ondersteund. vergaderstukken voor landelijk bestuur en LMT. Het vervullen van het ambtelijk  Gerealiseerd. voorzitterschap van het LMT. Het voeren van het secretariaat voor  Gerealiseerd. de landelijke raad, inclusief opmaak en verzending van stukken.

 Externe contacten en persvoorlichting,  Nadruk bij externe waarbij o.a. de Scouting Academy profilering ligt op brede extern wordt gepromoot. ontwikkeling van jeugd en jongeren. Scouting Academy is daarbij nog niet expliciet onder de aandacht gebracht.  Invloed uitoefenen op algemeen  Wederom veel aandacht jeugdbeleid en vrijwilligerswerk. voor veilig jeugdwerk gegenereerd. Gratis VOG een feit.  Samenwerking met andere  Samenwerking met diverse organisaties. organisaties, al dan niet binnen bestaande verbanden als platform waterrecreatie, vereniging NOV en platform Ruimte voor de Jeugd.

76

     

Bijlage: Rapportage P&O van het landelijk servicecentrum ► Personeelsbestand

► Het overzicht heeft betrekking op de medewerkers van het landelijk servicecentrum met een vaste of tijdelijke arbeidsovereenkomst, inclusief projectmedewerkers (waarvan enkele als ZZP’er). ► De gemiddelde leeftijd op 31 december 2012: 43,7 jaar (2011: 43,4 jaar). ► Het gemiddelde aantal dienstjaren bedroeg op 31 december 2012: 8,1 dienstjaren (2011: 9,4 jaren). ► Het ziekteverzuimpercentage bedroeg in 2012: 4,3% (2011: 6,01%).

Personeelsbestand per 31 december 2011: Leeftijd Totaal aantal

Mannen Fulltime Parttime 15 tot 25 jaar 3 1 25 tot 35 jaar 11 4 3 35 tot 45 jaar 10 5 3 45 tot 55 jaar 12 4 1 2 55 tot 65 jaar 12 8 1 1 Totaal: 48 21 6 6 De medewerkers vertegenwoordigden totaal 37,76 fte, als volgt opgebouwd: - 26,20 fte vaste contracten; - 6,47 fte tijdelijke contracten; - 5,09 fte tijdelijke contracten op projectbasis. - Hierin is 1,24 fte t.b.v. ziektevervanging inbegrepen (dus 36,52 fte inzetbaar). Personeelsbestand per 31 december 2012: Leeftijd Totaal aantal

Vrouwen Parttime

Vrouwen Parttime

Fulltime 2 4 2 5 2 15

Mannen Fulltime Parttime

Fulltime 15 tot 25 jaar 1 1 25 tot 35 jaar 14 5 4 1 4 35 tot 45 jaar 10 4 1 3 2 45 tot 55 jaar 12 7 1 1 3 55 tot 65 jaar 12 7 1 1 3 Totaal: 49 23 7 6 13 De medewerkers vertegenwoordigden totaal 36,76 fte, als volgt opgebouwd: - 24,41 fte vaste contracten; - 5,85 fte tijdelijke contracten; - 6,50 fte tijdelijke contracten op projectbasis (incl. ZZP’ers). Hierin is 0,58 fte vervanging voor ouderschapsverlof inbegrepen (dus 36,18 fte inzetbaar).

Mutaties gedurende het jaar 2012: Omschrijving Aantal 31 december 2011 In dienst Uit dienst 31 december 2012

Vrouwen 48 12 11 49


Mannen 26 10 6 30

22 2 5 19

77

► Formatie

Basisformatie 2011 Uitbreiding ScoutShop Uitbreiding Groepsontwikkeling Basisformatie 2012

► Stagiairs

5 studenten hebben stage gelopen bij Scouting Nederland op het gebied van communicatie, financiële administratie, ICT en juridische zaken. 1 student heeft een afstudeerstage gedaan op het gebied van communicatie.

► Ziekteverzuimcijfer

Het ziekteverzuimpercentage is wederom gedaald. Er waren drie langdurig zieken, waarvan: - één medewerker na een WAO-periode halverwege het jaar uit dienst is gegaan. - een andere medewerker tijdelijk een WAO-uitkering ontving en inmiddels weer volledig aan het werk is.


29,00 fte 1,55 fte 7,00 fte 37,55 fte

78

10. Rapportage activiteitenplannen 2012

Recommend Documents