DB-vergadering Agendapunt 12

DB-vergadering 14-10-2009

Agendapunt 12

Onderwerp Concept-Communicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012; Duik eens in de wereld van Waterschap Roer en Overmaas Portefeuillehouder(s) J.J. Schrijen Afdeling Bestuur en Communicatie Bestuursprogramma Pagina 5, 5e bullet en pagina 10, 6e bullet Waterbeheersplan Niet van toepassing. Programma begroting Bestuur, externe communicatie en belastingen Routing Dagelijks bestuur Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Dagelijks bestuur Algemeen bestuur

14 oktober 2009 27 oktober 2009 – – 9 november 2009 24 november 2009

Voorstel Instemmen met de bijgevoegde concept-notitie aan de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegen-heden.

./.

Toelichting In het Bestuursprogramma 2009–2012 is communicatie als één van de speerpunten opgenomen en staat aangegeven dat in 2009 een nieuw communicatieplan wordt vastgesteld, met daarin aandacht voor wijze van bekendheid geven aan activiteiten van het waterschap bij de burger en communicatie gericht op draagvlak. Tevens is aangegeven dat jongeren en dus ook het onderwijs in dat verband belangrijke doelgroepen zijn. In de vergadering van de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden van 2 juni 2009 is de Notitie externe communicatie 2006-2007, samen met de notitie Communicatie Waterschap Roer en Overmaas 2009, kort toegelicht. Het besprokene daaromtrent en de door de commissie bij die gelegenheid geuite suggesties, zijn verwerkt in het bijgevoegde Communicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012; Duik eens in de wereld van Waterschap Roer en Overmaas, dat nu ter vaststelling wordt aangeboden.

091151/VO

1/3

./.

Een concept-notitie aan de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden inzake vaststelling van het communicatieplan treft u eveneens hierbij aan. Beoogd effect De doelgroepen kennen en zien Waterschap Roer en Overmaas als een betrouwbare, transparante en proactieve deskundige organisatie op het gebied van waterkwaliteit en kwantiteit. Ze staan positief tegenover de doelen van het waterschap en weten op hoofdlijnen welke taken Waterschap Roer en Overmaas uitvoert. Duurzaamheid In het communicatieplan zet het waterschap onder andere in op jongeren en educatie en investeert daarmee in waterbewustzijn en de toekomst. Oftewel ‘duurzame’ communicatie en planmatige en structurele inzet van communicatiemiddelen ten behoeve van onder andere jongeren, onderwijs en projectcommunicatie. Op deze wijze beogen we een verantwoorde inzet van communicatiemiddelen met een grote kans van toename van bekendheid over het werk van het waterschap op zowel de korte, maar vooral ook op de lange termijn. Risico's Als partners blijken niet deel te (willen) nemen aan specifieke onderdelen zoals opgenomen in het communicatieplan, kunnen de kosten of hoger uitvallen of kan dit tot gevolg hebben dat een onderdeel geen doorgang vindt. Daarnaast zijn er risico’s in de zin van afbreukrisico’s als een organisatie niet inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en/of niet tijdig, planmatig en structureel communiceert. Dat kan ook leiden tot imagoschade. Financiële consequenties Tijdens de behandeling van het voorstel omtrent de opbrengststijging meerjarenraming 2010-2014 in de vergadering van 27 april 2009, heeft uw bestuur besloten om vooruitlopend op de actualisering van het communicatieplan 2006-2007 de intensivering van de externe communicatie, waarmee een bedrag van € 50.000 was gemoeid, niet te honoreren. Nu ligt er een concept-communicatieplan ter vaststelling voor met daarin verwoord de ambities voor de komende jaren. Om de ambities waar te maken zijn extra middelen noodzakelijk waarmee in de begroting 2010 en de meerjarenraming geen rekening is gehouden. In het communicatieplan zijn ambities neergelegd waarmee voor 2010 en volgende jaren een bedrag van € 56.900 is gemoeid. Daarnaast is in 2010 eenmalig nog een bedrag van € 50.000 noodzakelijk voor een huisstijlhandboek, onderzoek naar communicatiemiddelen, een Hyvesmailing en het ontwikkelen van een computerspel voor jongeren. De totale extra kosten die in 2010 gemoeid zijn met het communicatieplan, bedragen dan ook € 106.900. Hiervan kan € 59.500 worden gedekt uit de middelen die structureel vrijvallen in verband met de overgaan op elektronische bekendmakingen in plaats van papieren bekendmakingen (advertenties). Waarmee in de structurele dekking is voorzien. Voor het resterend (éénmalig) benodigde bedrag van € 47.400 zijn in principe, behoudens de post onvoorzien, geen dekkingsmiddelen in de begroting 2010 voorhanden. De post onvoorzien in begroting 2010 bedraagt € 100.000. De financiële verantwoording van een en ander voor het begrotingsjaar 2010, zal worden opgenomen in de 'Voorjaarsrapportage 2010'.

091151/VO

2/3

Communicatie Na vaststelling van het communicatieplan zal het nieuwe plan in- en extern op de gebruikelijke wijze en via de eigen media van het waterschap worden gecommuniceerd. De secretaris/directeur,

ing. J.M.G. In den Kleef

091151/VO

3/3

DB 14-10-2009 Agendapunt:

#

Sittard, AAN DE COMMISSIE ALGEMEEN BESTUURLIJKE AANGELEGENHEDEN Onderwerp: Concept-communicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012; Duik eens in de wereld van Waterschap Roer en Overmaas

Inleiding In het Bestuursprogramma 2009–2012 is communicatie als één van de speerpunten opgenomen en staat aangegeven dat in 2009 een nieuw communicatieplan wordt vastgesteld, met daarin aandacht voor wijze van bekendheid geven aan activiteiten van het waterschap bij de burger en communicatie gericht op draagvlak. Tevens is aangegeven dat jongeren en dus ook het onderwijs in dat verband belangrijke doelgroepen zijn.

./.

In de vergadering van de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden van 2 juni 2009 is de Notitie externe communicatie 2006-2007, samen met de notitie Communicatie Waterschap Roer en Overmaas 2009, kort toegelicht. Het besprokene daaromtrent en de door de commissie bij die gelegenheid geuite suggesties, zijn verwerkt in het conceptCommunicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012; Duik eens in de wereld van Waterschap Roer en Overmaas, dat u ter beoordeling hierbij aantreft. Beoogd effect communicatieplan De doelgroepen kennen en zien Waterschap Roer en Overmaas als een betrouwbare, transparante en proactieve deskundige organisatie op het gebied van waterkwaliteit en kwantiteit. Ze staan positief tegenover de doelen van het waterschap en weten op hoofdlijnen welke taken Waterschap Roer en Overmaas uitvoert. In het communicatieplan zet het waterschap onder andere in op jongeren en educatie en investeert daarmee in waterbewustzijn en de toekomst. Oftewel ‘duurzame’ communicatie en planmatige en structurele inzet van communicatiemiddelen ten behoeve van onder andere jongeren, onderwijs en projectcommunicatie. Op deze wijze beogen we een verantwoorde inzet van communicatiemiddelen met een grote kans van toename van bekendheid over het werk van het waterschap op zowel de korte, maar vooral ook op de lange termijn. Risico's Als partners blijken niet deel te (willen) nemen aan specifieke onderdelen zoals opgenomen in het communicatieplan, kunnen de kosten of hoger uitvallen of kan dit tot gevolg hebben dat een onderdeel geen doorgang vindt. Daarnaast zijn er risico’s in de zin van afbreukrisico’s als een organisatie niet inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en/of niet tijdig, planmatig en structureel communiceert. Dat kan ook leiden tot imagoschade.

091157/VO

1/2

Financiële consequenties Er ligt nu een concept-communicatieplan ter vaststelling voor met daarin verwoord de ambities voor de komende jaren. Om de ambities waar te maken zijn extra middelen noodzakelijk waarmee in de begroting 2010 en de meerjarenraming geen rekening is gehouden. In het communicatieplan zijn ambities neergelegd waarmee voor 2010 en volgende jaren een bedrag van € 56.900 is gemoeid. Daarnaast is in 2010 eenmalig nog een bedrag van € 50.000 noodzakelijk voor een huisstijlhandboek, onderzoek naar communicatiemiddelen, een Hyvesmailing en het ontwikkelen van een computerspel voor jongeren. De totale extra kosten die in 2010 gemoeid zijn met het communicatieplan, bedragen dan ook € 106.900. Hiervan kan € 59.500 worden gedekt uit de middelen die structureel vrijvallen in verband met de overgaan op elektronische bekendmakingen in plaats van papieren bekendmakingen (advertenties). Waarmee in de structurele dekking is voorzien. Voor het resterend (éénmalig) benodigde bedrag van € 47.400 zijn in principe, behoudens de post onvoorzien, geen dekkingsmiddelen in de begroting 2010 voorhanden. De post onvoorzien in begroting 2010 bedraagt € 100.000. De financiële verantwoording van een en ander voor het begrotingsjaar 2010, zal worden opgenomen in de 'Voorjaarsrapportage 2010'. Wij zijn voornemens het algemeen bestuur voor te stellen het Communicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012 vast te stellen. Graag vernemen wij uw advies ter zake. Het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur,

de voorzitter,

ing. J.M.G. In den Kleef

dr. J.J. Schrijen

091157/VO

2/2

Concept-Communicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012

‘Duik eens in de wereld van Waterschap Roer en Overmaas’

Sittard, september 2009 Charlotte van Voorst Ruud van Heel

Communicatieplan Waterschap Roer en Overmaas 2010-2012

Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................. 3 Hoofdstuk 1 1.1 1.2

Hoe communiceren we? ............................................................................................. 4

Huidige situatie: wat hebben we tot nu toe gedaan?..................................................................... 4 Communicatie in de toekomst ....................................................................................................... 5 1.2.1 Corporate Communicatie ............................................................................................... 5 1.2.2 Creatie beeld en slogan ................................................................................................. 6 1.2.3 Website .......................................................................................................................... 6 1.2.4 Publiekscommunicatie ................................................................................................... 6 1.2.5 Educatieprojecten .......................................................................................................... 7 1.2.6 Projectcommunicatie...................................................................................................... 7 1.2.7 Perscontacten ................................................................................................................ 8 1.2.8 Representatie ................................................................................................................. 8 1.2.9 Nieuwe Media................................................................................................................. 8 1.2.10 Onderzoek...................................................................................................................... 9 1.2.11 Risicocommunicatie ..................................................................................................... 10

Hoofdstuk 2

Samenvatting ............................................................................................................. 11

Bijlagen ................................................................................................................................................. 12

091156

2


Inleiding De Notitie externe communicatie 2006-2007 en het bepaalde in het Bestuursprogramma 2009-2012 vormen de basis van dit communicatieplan 2010-2012. Het Bestuursprogramma zegt over communicatie het volgende: 'De bekendheid met (de activiteiten van) het waterschap bij de burger moet worden bevorderd. Ook zal door een vroegtijdige dialoog met belanghebbenden draagvlak worden gecreëerd voor de activiteiten van het waterschap. Jongeren en dus ook het onderwijs zijn in dit verband een belangrijke doelgroep'. Bijgaand plan laat zien hoe we de mensen voor wie we werken willen bereiken. In dit plan is gekozen voor minder theorie en een zo concreet mogelijk actiegericht communicatieplan. Hierbij hanteren wij dezelfde principes als in de communicatienotitie uit 2006, waarbij we telkens doelen en doelgroepen onderscheiden en op basis van een analyse keuzes maken welke communicatiemiddelen we inzetten. Met dit plan is de wens verankerd om extra inspanningen te verrichten voor de toekomstige belastingbetaler (de jeugd in het voortgezet onderwijs), voor de komende jaren. Vraaggericht communiceren is een van de basisprincipes van een goede consumentenmarketing en deze vraaggerichte benadering zal steeds het vertrekpunt zijn van alle communicatieacties. Daarnaast blijven we bij de tijd en testen voortdurend nieuwe communicatiemiddelen op hun waarde.

091156

3


Hoofdstuk 1

Hoe communiceren we?

Huidige en toekomstige situatie

1.1

Huidige situatie: wat hebben we tot nu toe gedaan?

Het huidige communicatiebeleid van het Waterschap Roer en Overmaas is gebaseerd op diverse onderzoeken en rapporten zoals aangegeven in de door het algemeen bestuur vastgestelde notitie externe communicatie 2006-2007. Belangrijke constateringen daarbij waren dat burgers weinig kennis hebben van het waterschap en dat de taken en rollen van de waterbeheerders niet duidelijk zijn. Wel is er interesse in waterthema’s als water in relatie tot natuur en milieu en water in het huishouden. Ook is er behoefte aan meer informatie over concrete projecten. De kern van het huidige communicatiebeleid is op deze gegevens gebaseerd en laat zich samenvatten in de termen direct, simpel, veel beeldmateriaal, eigen omgeving, persoonlijke benadering én ondersteuning door de inzet van massamedia, persintermediairen en nieuwe communicatiemiddelen en -technieken. Dat uit zich door: • een intensieve projectcommunicatie waarbij we omwonenden van het waterschapsproject zoveel mogelijk direct en persoonlijk benaderen (nieuwsbrief, folder, bewonersbrieven, projectensites, informatiebijeenkomsten en werkateliers); • educatie- en excursieactiviteiten (basisonderwijs, rondleidingen rwzi’s en wandelingen langs beken); • een proactieve benadering van de diverse media en daarmee zoveel mogelijk gratis artikelen en reportages in dagbladen, huis-aan-huisbladen en radio en TV • de zichtbaarheid van het waterschap in het Limburgse landschap vergroten door de inzet van naamborden bij beken, kaden en buffers en informatieborden langs intensief gebruikte recreatieroutes; • een vaste advertorial met strip in een veelgelezen huis-aan-huisblad • het uitbouwen (interactiever en aantrekkelijker maken) van onze internetsite; • aansluiten op nieuwe populaire sociale mediatechnieken als bijvoorbeeld Hyves en Twitter. Het communicatiebeleid tot nu toe is niet zonder succes gebleven. Een greep uit de resultaten: • Regionale en nationale televisie-uitzendingen waarbij het Waterschap Roer en Overmaas uitvoerig aan bod kwam (L-1-serie, uitzendingen op de NCRV in 2007 en 2008). • Intensivering van de projectcommunicatie en proactieve benadering van de pers leidde in 2008 tot ruim 400 artikelen en reportages in vakbladen en Limburgse kranten en regionale en lokale radioen televisiezenders. Met de intensivering van projectcommunicatie zijn ook vaker informatiebijeenkomsten, werkateliers, specifieke projectensites en bewoners- en nieuwsbrieven als resultante te noemen. • Grotere zichtbaarheid in het veld: inmiddels zijn er 350 naambordjes bij regenwaterbuffers geplaatst, 550 kadevakbordjes langs de Maas en staan er 30 uitgebreide informatieborden bij grotere projecten. • Educatieprojecten basisscholen waarmee we 284 klassen hebben bereikt met 6407 leerlingen en 1367 volwassenen begeleiders. • Op jaarbasis verzorgen we gemiddeld 80 gratis excursies naar rwzi’s en waterwandelingen onder leiding van een opgeleide watergids • Maandelijks verzorgen we een informatiepagina met regionaal nieuws in vier edities van het Zondagsnieuws

091156

4


•

Periodiek geven we een eigen relatiemagazine uit.

Eind 2007 is het imago van het waterschap onderzocht. De voornaamste conclusies daarvan luiden als volgt: • het algemeen beeld van WRO is positief: betrouwbaar, actief en modern • ongeveer 50% kent de naam Waterschap Roer en Overmaas • de taken van WRO zijn vrij goed bekend (66-78%) • meer dan 50% is onbekend met de communicatiemiddelen van WRO • Zondagsnieuws, Trompetter, L-1 en Dagblad De Limburger/Limburgs Dagblad zijn het meest populair; • De waardering voor de website van WRO is goed • 40% heeft interesse in water: voorkomen wateroverlast, informatie over natuur langs beken (35plussers). Op basis van dit imago-onderzoek zijn slechts voorzichtig conclusies te trekken. Een specifiek onderzoek naar de kennis en waardering van alle communicatiemiddelen van Waterschap Roer en Overmaas kan hierin meer duidelijkheid bieden. Voorstel is dan ook om in 2010 een dergelijk onderzoek te laten uitvoeren. Het imago-onderzoek laat overigens zien dat we op de goede weg zijn wat betreft de website, de inzet van het zondagsnieuws als communicatiemiddel, het plaatsen van informatieborden langs beken met informatie over wateroverlast en natuur en de intensievere persbenadering van dagbladen en radio en televisie.

1.2

Communicatie in de toekomst

De Mediamonitor 2008 en diverse artikelen in de dagbladen (zie bijlage 1) laten enkele trends zien die er kortweg op neer komen dat er langzaam maar zeker een verschuiving optreedt van papieren media naar digitale media. Dat de regionale televisie niet intensief wordt bekeken en dat de radioluistertijd wat is toegenomen. Wat betreft internet zijn de beste bezochte websites google.nl, live.com en hyves.nl; nu.nl, telegraaf.nl en nos.nl hebben als nieuwssites een maandbereik van meer dan 20%. Tot slot is er sprake van een enorme opkomst van sociale digitale media als o.a. LinkedIn, Hyves en Twitter. Het waterschap speelt op deze ontwikkelingen in wat betreft de inzet van de mix van (digitale en traditionele) communicatiemiddelen en kiest voor een crossmediale benadering voor de komende periode 2010-2012. Dit houdt in dat we uitgaan van een kruisbestuiving van verschillende of een selectie van een aantal media respectievelijk film, televisie, radio, print, internet, games, en evenementen bijvoorbeeld. Dit betekent dat de volgende (nieuwe) communicatieactiviteiten in de periode 2010-2012 worden opgepakt: 1.2.1

Corporate Communicatie

De huisstijl blijft ongewijzigd. Wel gaan we een huisstijlhandboek laten maken voor bedrijven waar we zaken mee doen en voor onze eigen organisatie. Dit is van belang om uniformiteit te waarborgen en de huisstijlregels voor de diverse communicatie-uitingen vast te leggen.

091156

5


1.2.2

Creatie beeld en slogan

De creatie van een concept met beeld en slogan dat in combinatie met het logo van Waterschap Roer en Overmaas voor alle communicatiemiddelen als herkenbaar paraplu (begrip) wordt ingezet. Het beeld met de duikbril en de slogan 'Duik eens in de wereld van …' zal hiervoor gebruikt worden.

1.2.3 Website Bezoekers van de site blijven we periodiek vragen wat ze van de website vinden en hoe ze de website beoordelen. Mede op basis van de uitkomsten kunnen we desgewenst verbeteringen aanbrengen. Sinds 2009 is het mogelijk om niet alleen het aantal bezoekers per dag/tijdstip in kaart te brengen, maar kunnen we ook zien waar onze bezoekers komen c.q. interesse in hebben (tot op zekere hoogte). Op basis van kwartaalrapportages kunnen we bepalen op welke rubrieken en onderwerpen we accenten kunnen leggen. Daarnaast spelen we in op (verplichte) ontwikkelingen zoals elektronische bekendmakingen in plaats van papieren bekendmakingen. 1.2.4

Publiekscommunicatie

•

Continuering van deelname aan evenementen (bijvoorbeeld de park- en natuurdagen in en Festa Natura). Hierbij kan een beroep worden gedaan op leden van algemeen bestuur om informatiestands mede te bemensen. Verder continueren we het ‘kopen’ van publiciteit daar waar het gaat om watergerelateerde, regionale activiteiten waar Waterschap Roer en Overmaas een herkenbare (in)directe rol heeft.

•

Organisatie van open dagen in 2010 en 2012, samen met WPM. Open dagen van operationele diensten met materieel trekken vrijwel altijd veel aandacht.

•

Gratis huis-aan-huisblad Het algemene publiek blijven we opzoeken via een maandelijkse informatieve pagina met regionaal nieuws in een gratis huis-aan-huisblad (regionale edities) en de massamedia (regionale dagbladen en regionale en lokale omroepen en huis-aan-huisbladen).

•

Verdere uitbreiding van (informatie)borden Het waterschap zal in 2010 en volgende jaren meer en meer zichtbaar worden in het veld door het plaatsen van informatie- en naamborden. Het zijn belangrijke informatiedragers om waterschapsprojecten direct en waterschapswerken direct en permanent onder de aandacht te brengen. Voor onderhoud/schoonmaken en vervanging van vernielde borden gaan we jaarlijks een bedrag reserveren.

•

Continuering van periodieke nieuwsbrieven en e-zines

•

In 2010 verschijnt een GPS wandelboekje waterwandelingen samen met MGL/WPM

•

Bij gelegenheid medewerking verlenen aan uitgaven/boeken/tv series die een relatie hebben met water in de regio (zoals bijvoorbeeld ‘Van Jeker tot Geer’, ‘Daarom Limburg’ etc.).

•

Intensivering werving voor rondleidingen RWZI en excursies langs beken door middel van een aparte folder, maar ook via nieuwe (digitale) media. Een toename van excursies leidt naar verwachting tot hogere kosten voor het waterschap.

091156

6


•

In principe deelnemen aan grensoverschrijdende Interreg IV A-project water-wandel-wegen samen met (water)partners in de grensregio (Zweckverband en Duits-Nederlands Grenspark Maas-Swalm-Nette, Waterschap Peel en Maasvallei).

1.2.5

Educatieprojecten

Educatie als middel om kennis over water gekoppeld aan het werk van Waterschap Roer en Overmaas over te brengen. Maar ook om de (jonge) burgers bewust te (blijven) maken van het belang van water en het werk van het waterschap. Droge voeten en schoon water zijn niet vanzelfsprekend. Met het oog op de toekomst is het belangrijk dit vooral naar jongeren uit te dragen. Hierdoor zijn zij later als burger in staat na te denken over de eigen bijdrage aan een beter watermilieu en afwegingen om duurzaam met water om te gaan. Met ons huidige en toekomstige educatieactiviteiten sluiten we aan bij het standpunt van het Rijk zoals verwoord in de Watervisie ‘Nederland veroveren op de toekomst’ . Het is dan ook niet meer dan logisch dat we aanhaken bij landelijke campagnes zoals ‘Nederland leeft met Water’ en materialen die we ontwikkelen ook leveren aan de landelijk ontwikkelde website www.watereducatie.nl. Naast de al lopende educatieprojecten Watch, Geleenbeekproject, Droppie Keutelbeek en het zwerfvuilproject, gaat het waterschap: • Het ontwikkelde materiaal van Watch, het Geleenbeekproject en het zwerfvuilproject ook na afloop van de projectperiode in 2010 ook in de daarna volgende jaren blijven inzetten in de basisscholen. Het materiaal is immers voorhanden. Daarnaast kunnen leerlingen die een scriptie maken van het aangeboden materiaal gebruik maken op www.overmaas.nl en benaderen we verzoeken om informatie positief. • De maatschappelijke stages blijven we voortzetten. Leerlingen kunnen in een week maatschappelijke stage kennismaken met het (werk en de taken van) het waterschap. • Excursies/waterwandelingen voor groepen onder leiding van watergidsen professionaliseren (een goede ontvangstruimte, goed getrainde en toegeruste excursieleiders en goed ondersteunend en actueel materiaal en ruimte, faciliteiten en voorzieningen). • Samen met WPM wordt een nieuwe educatieve film ontwikkeld over de werking van rioolwaterzuiveringsinstallaties /duurzaamheid/ energiewinning /plaats in de waterketen. De conceptontwikkeling hiervan wordt samen met WPM en dochterbedrijf WBL begin 2010 in gang gezet.; oplevering is voorzien in de tweede helft van 2010. • In 2009 en 2010 samen met Limburgse Waterpartners (WPM, Rijkswaterstaat, provincie Limburg) de mogelijkheden en draagvlak in beeld brengen om een lespakket rondom waterbeheer te ontwikkelen voor het voortgezet onderwijs (VMBO,Havo/VWO, een overigens moeilijk bereikbare doelgroep). Het lespakket moet aansluiten bij de leerdoelen van het voortgezet onderwijs. We moeten eerst zeker weten dat het ontwikkelde lespakket daadwerkelijk door de docenten in de klas wordt gebruikt. Wordt deze vraag positief beantwoord, dan kunnen we daadwerkelijk aan de slag vanaf het leerjaar 2010-2011. • De deelname aan Droppie Water website (samen met 12 andere waterschappen) voortzetten. Deze site is gericht op leerlingen van basisscholen. 1.2.6

Projectcommunicatie

We continueren de communicatie rondom projecten. Communicatie vormt een integraal onderdeel van projecten. Er is aandacht voor dialoog met belanghebbenden om zo te komen tot voldoende draagvlak

091156

7


onder betrokken doelgroepen. De kosten voor communicatie over het project (draagvlak, werkateliers, nieuwsbrieven e.d.) komen ten laste van het betreffende project. 1.2.7 •

•

Perscontacten

De proactieve benadering van de (digitale) media zetten we voort. We zetten meer dan voorheen in op digitale nieuwssites. Het communicatiebewustzijn van medewerkers is weliswaar toegenomen, maar kan nog beter. Ook zetten we meer in op nieuws- en wetenswaardigheden van de zuiveringstaken zoals deze worden uitgevoerd door ons dochterbedrijf WBL. De communicatie daarover vindt overigens plaats onder de vlag van de moeder: WRO of WPM afhankelijk van het werkgebied. Een mediatraining (voor projectleiders en medewerkers van diverse afdelingen) en een algemene training communicatiebewustzijn en klantvriendelijkheid (voor projectleiders, regiomanagers en buitendienstmedewerkers) nemen we op in het opleidingsplan van het team Personeel en Organisatie. Dit past ook in de lijn van het project Professionaliseren van de organisatie.

1.2.8

Representatie

Het waterschap laat zijn gezicht zien tijdens ontvangsten en via relatiegeschenken. Ontvangsten vinden plaats in het kader van zakelijk contact, netwerken en relatiebeheer, maar ook om onze organisatie en het werk te presenteren en een dialoog aan te gaan met de bezoekers. Voor ons relatiebeheer zetten we ook relatiegeschenken in en onderscheiden we give-aways en relatiegeschenken bedoeld voor contacten van en namens het bestuur. Deze middelen zetten we in bij gelegenheden zoals ontvangsten, deelname aan evenementen, bezoeken of recepties. Beoogd wordt waardering voor de werkrelatie uit te drukken, naamsbekendheid te genereren, en associatie van de naam met de taak van het waterschap te bewerkstelligen. 1.2.9

Nieuwe Media

Marketingtechnieken gericht op consumenten laten zien dat je altijd aan moet sluiten bij de belevingswereld van de te bereiken doelgroepen. Taalgebruik, stijl, vorm en persoonlijke benadering moeten de consumenten aanspreken, anders is het bestede marketingbudget vergeefs ingezet. Dat geldt ook voor de wijze waarop het waterschap haar doelgroepen bereikt. Ook blijkt uit onderzoek dat de consument in de overheidscommunicatie emotie mist. Consumenten wijzigen echter steeds sneller van media om informatie te vergaren. Veel mensen uit de leeftijdscategorie 15 – 45 jaar maken gebruik van nieuwe media. Hieronder een overzicht van relatief nieuwe media die wij voor het waterschap in willen zetten om onze doelgroepen te bereiken. Hyves Hyves (www.hyves.nl) is een zogenaamd online sociaal netwerk en in een paar jaar uitgegroeid tot een van de grootste en drukst bezochte websites van Nederland (inmiddels meer dan 9 miljoen accounts). Waterschap Roer en Overmaas heeft sinds 2009 een eigen Hyvespagina en experimenteert daar nog mee: www.roerenovermaas.hyves.nl. Dit communicatiemiddel gaan we verder professionaliseren en specifiek (qua stijl en taalgebruik) gaan richten op jongeren. Een te ontwikkelen watergame en aandachtstrekker zal jongeren kennis laten maken met ons waterschap. In de bijlage meer informatie over Hyves en leeftijdscategorieën.

091156

8


Twitter Twitter is een populaire en verder groeiende zogenoemd ‘social networking' en ‘micro-blogging' service. Via korte berichten van maximaal 140 tekens plaats je ‘Tweets'. Deze worden getoond aan alle ‘Followers', mensen die geïnteresseerd zijn in jouw berichtgeving. Sinds 2009 twittert ook het waterschap (twitter.com/roerenovermaas) en verspreidt het waterschap steeds vaker korte berichten en sinds kort met foto’s via Twitter. Het waterschap heeft inmiddels al 45 followers waaronder diverse media. Het blijkt dat ook berichtjes van Twitter door media worden opgepikt. Dit nieuwe medium wordt naast andere (traditionele media) ingezet. YouTube YouTube is een website voor het kosteloos uploaden, bekijken en delen van videofilmpjes door gebruikers met als motto, Broadcast Yourself. De website trekt vele bezoekers. Ook Waterschap Roer en Overmaas plaatst incidenteel webfilmpjes op YouTube of legt link met radioen tv uitzendingen over actuele items van WRO op YouTube. De komende gaan we meer webfilmpjes op YouTube plaatsen. Google Maps Google Maps biedt de mogelijkheid om alleen te zoeken in een specifieke geografische locatie. Het is mogelijk om bij Google Maps een gepersonaliseerde kaart aan te maken. Hier kan de gebruiker zelf lijnen, vormen, plaatsmarkeringen maar ook foto's en video's invoegen. We plaatsen fasegewijs foto’s van waterschapsprojecten op Google Maps om op deze wijze ook naamsbekendheid en bekendheid met het werk van het waterschap te genereren.. Wikipedia Het doel van Wikipedia is om in elke taal een vrije (gratis) internetencyclopedie te creëren. Geleidelijk voegen we de komende jaren teksten over waterschapswerken aan Wikipedia toe met als doel bekendheid met het (specifieke) werk van Waterschap .Roer en Overmaas te bewerkstelligen. Overige nieuwe media Verder spelen we daar wenselijk, mogelijk of noodzakelijk in op nieuwe (sociale) media om een bijdrage te leveren aan kennisoverdracht, draagvlak of om dialoog tot stand te brengen met doelgroepen, maar ook om te netwerken, zoals weblog, LinkedIn (kan ook ingezet worden om personeel te werven), Facebook bijvoorbeeld of flash voor 3d animaties, streamingmedia met webcam om live via internet uit te kunnen zenden. 1.2.10 Onderzoek Om voldoende te weten van onze doelgroepen c.q. om te achterhalen wat ze willen weten en via welke communicatiekanalen ze informatie willen krijgen, is periodiek onderzoek wenselijk en noodzakelijk om zo gericht mogelijk te kunnen communiceren. In 2010 laten we dan ook een onderzoek uitvoeren naar interesse van onze doelgroepen en op welke manier ze benaderd wensen te worden. Hierbij wordt ook gekeken naar de rol die beeld en vormgeving, maar ook (digitale) sociale media daarbij spelen.

091156

9


1.2.11 Risicocommunicatie Goede en tijdige communicatie met in- en externe doelgroepen bij een (dreigende) calamiteit is heel belangrijk voor het omgaan met de crisis en is een van de belangrijkste uitingen die de beeldvorming van het waterschap bepalen. Het doel van de communicatie is het verstrekken van een juiste berichtgeving aan publiek, media en de eigen medewerkers. De middelen die we tot nu toe hebben ingezet (persberichten, interviews voor kranten, radio en televisie, websites van onszelf en de betrokken organisaties en gemeenten) blijven we gebruiken. Daarnaast zullen ook SMS, Hyves en Twitter ingezet worden voor informatie over het handelen van het waterschap naar aanleiding van de calamiteit.

091156

10


Hoofdstuk 2

Samenvatting

Alle externe communicatie is erop gericht om het waterschap positief neer te zetten als een deskundige, betrouwbare, transparante en proactieve waterprofessional. Uitgaande van de belevingswereld van onze doelgroepen, het toepassen van marketingtechnieken uit de consumentenbenadering en meer emotie en beelden in de communicatie vormen de basis. Het beleid van voorgaande jaren (nadruk op projectcommunicatie en educatie) wordt gecontinueerd en verscherpt. Daarbij spelen we in op sociale media (LinkedIn, Twitter, Hyves etc.) en we communiceren crossmediaal: we verwijzen in communicatiemiddelen naar andere communicatie uitingen die elkaar aanvullen. De belangrijkste activiteiten tot en met 2012 zijn: • Ontwikkelen en toepassen nieuwe slogan en beeld (duik eens in de wereld van…) • Samen met waterpartners ontwikkelen van een lespakket voor het voortgezet onderwijs • Continueren vanaf 2011 van lopende educatieprojecten in het basisonderwijs • Vervangen film uit jaren 80 door een nieuwe film voor rondleidingen RWZI • Samen met WPM organiseren van open dagen in 2010 en 2012 • Verdere uitbreiding van informatieborden (noodzakelijk budget voor onderhoud toevoegen) • Verder verbeteren website, afhankelijk van wensen bezoekers (continue onderzoek) • Relatiegeschenken tweejaarlijks herzien • Intensievere inzet diverse nieuwe (sociale) media om doelgroepen te bereiken • Ontwikkelen watergame en Hyvespagina om waterschap meer bekendheid te geven onder jongeren • Intensiveren en professionaliseren gratis excursies rwzi’s en waterwandelingen • Huisstijlhandboek op (laten) stellen • Onderhoud van informatieborden regelen • Onderzoek doen naar communicatiemiddelen WRO • Opleiding communicatiebewustzijn • Deelnemen aan Interreg IV A-project waterwandelwegen

091156

11


Bijlagen Bijlage 1: Artikelen dagbladen Bijlage 2: Hoe bereik je de jeugd? Bijlage 3: Effecten van Natuur- en Milieueducatie Bijlage 4: Emotie en consumentenmarketing Bijlage 5: Activiteiten en financiën

091156

12

430209

externe communicatie








interne communicatie

interne communicatie

32100

32100

32100

32100

32100

32100

32100

32100

90500

90500

430209

430208

440204

431040

431038

431027

431009

431007

430224

Kostensoort

WPP

Totaal

druk- en bindwerk

reprografie derden

ov bijdrgn aan overh

audiovisuele prod

beheer internetsite

abnn/gesprekskn tel

kosten van exposities en educatie

adv & reclamekosten

vergaderkstn/repres

druk- en bindwerk

Naam

203.340

8.240

1.000

15.000

15.000

3.600

36.000

67.000

2.500

55.000

Budget 2009

207.000

8.500

2.500

30.000

2.500

4.000

47.000

60.000

2.500

50.000

Begroting 2010

Actiewebsite met watergame+hyves mailing jongeren

Open dag en professionaliseren excursies, draagvlak lespakket, opmaak en drukkosten lespakket indien 4 partners, deelname Interreg IVA waterwandelwegen, continueren lopende educatieprojecten

Onderhoud Informatieborden

Creatie logo 'Duik eens in de wereld van Waterschap Roer en Overmaas', huisstijlhandboek, onderzoek naar communicatiemiddelen WRO

Van het extra gevraagde bedrag van € 106.900 is € 50.000 eenmalig (21.000 + 29.000). Blijft over een structurele verhoging van het communicatiebudget van € 56.900. Dit bedrag kan geheel gehaald worden uit het budget dat vrijvalt door publicaties enkel digitaal te publiceren.

106.900

29.000

53.900

3.000

21.000

Extra budget gevraagd 2010

DB-vergadering Agendapunt 12

Recommend Documents