AGENDA VAN DE GEMEENTERAADSZITTING VAN 3 FEBRUARI 2014 SAMENVATTENDE INHOUD VAN DE AGENDAPUNTEN

1

AGENDA VAN DE GEMEENTERAADSZITTING VAN 3 FEBRUARI 2014

SAMENVATTENDE INHOUD VAN DE AGENDAPUNTEN

Openbare zitting

1.

Goedkeuring notulen 2 en 9 december 2013

OVERWEGEND GEDEELTE Juridische grond Artikelen 33, 180 en 181 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen. Feiten – context De notulen van de vergadering van 2 en 9 december 2013 werden conform de bepalingen van het gemeentedecreet opgemaakt en tijdig ter beschikking gesteld van de raadsleden. Er zijn geen opmerkingen geformuleerd waardoor ze als goedgekeurd kunnen beschouwd worden. BESCHIKKEND GEDEELTE Op basis van deze overwegingen worden de notulen van de zitting van 2 en 9 december 2013 als goedgekeurd beschouwd.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.

Tijdelijke politieverordening n.a.v. de 100 dagen viering op 27 en 28 februari 2014

OVERWEGEND GEDEELTE: Juridische Grond - de nieuwe gemeentewet, bekrachtigd bij de wet van 26 mei 1989, inzonderheid op art. 135§2, ingevoegd bij de wet van 27 mei 1989 en op artikel 119bis, hernummerd bij de wet van 27 mei 1989 en gewijzigd bij het KB van 30 mei 1989; - de wet van 13 mei 1999 houdende de invoering van de gemeentelijke administratieve sancties; - de wet van 7 mei 2004, de wet van 17 juni 2004 en het KB van 7 januari 2001; - de gemeenteraadsbeslissing van 4 juli 2005 en 6 december 2010 houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke administratieve sancties. Context Om de openbare orde tijdens de 100 dagen viering te verzekeren zijn er bijzondere maatregelen nodig wat betreft de verkoop van alcoholische dranken in nachtwinkels en herbergen. In het verleden zijn er vaak problemen en vandalenstreken geweest door overtollig drankgebruik. Tevens dient het bezit, gebruik en misbruik van voetzoekers verboden te worden. De periode van dit verbod is ruimer dan de dagen van de 100 dagen viering. Traditioneel wordt ook het bezit (uitgezonderd voor beroepsdoeleinden) en misbruik van alle vervuilende stoffen verboden. Dit dient ruim geïnterpreteerd te worden gezien er vaak inventief gehandeld wordt. Om de herkenning van overtreders niet te bemoeilijken wordt het maskeren verboden. Argumentatie Naar aanleiding van deze manifestatie zijn bijzondere maatregelen nodig wat betreft de handhaving van de openbare orde en is er sprake van “openbare overlast”. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad: Artikel 1: a) Op vrijdag 28 februari 2014 van 0.00 tot 8.30 uur is het verboden: - voor de uitbaters van nachtwinkels: alcoholische dranken te verkopen;

2

- op openbare plaatsen en openbare wegen alcoholische drank te verkopen, uit te delen of te verbruiken; b) Op vrijdag 28 februari 2014 van 3.00 tot 8.30 uur is het verboden: voor café-uitbaters hun café te openen of op enige wijze het publiek tot het verbruik van drank toe te laten; c) Vanaf donderdag 27 februari 2014 om 06.00 uur tot zaterdag 1 maart 2014 om 6.00 uur is het bezit (met uitzondering van beroepsdoeleinden) of het gebruik op openbare wegen of plaatsen van scheerschuim, bloem, vetstoffen, vetstiften, alcoholische drank en/of andere bevuilende stoffen, goederen of voorwerpen verboden. d) Vanaf dinsdag 4 februari 2014 t.e.m. 5 maart 2014 is het bezit en gebruik van voetzoekers, bommetjes, thunderflashes, vuurwerk, knal- of rookbussen of andere gelijkaardige tuigen verboden. Artikel 2 : Alle voorwerpen aangetroffen in strijd met dit reglement zullen administratief in beslag worden genomen. De niet aangebroken levensmiddelen worden overgemaakt aan het OCMW en alle andere voorwerpen worden weggemaakt via het legale afvalcircuit. Artikel 3 Inbreuken op art.1 c en d van deze verordening zullen bestraft worden met een administratieve sanctie van 60,00 EUR en inbreuken op de art. 1 a en b van deze verordening zullen bestraft worden met een administratieve sanctie van 250 euro via een procedure vastgelegd in het gemeenteraadsbesluit van 4 juli 2005.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3.

Uitbreiding camerabewakingsinstallatie Neerstad.

OVERWEGEND GEDEELTE: Juridische Grond - de beslissing van het politiecollege dd. 23 augustus 2005 waarbij bepaald werd dat de initiatiefnemende gemeente de kosten draagt voor de installatie en het onderhoud; - de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, en latere wijzigingen; - het gemeentedecreet, in het bijzonder de artikelen 28 en 42; - de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s, inzonderheid het art. 5§2 waarbij het positief advies van de gemeenteraad wordt vereist. - het gunstig advies van de korpschef van de lokale politie; Context In 2010 werd de camerabewakingsinstallatie in de ondergrondse parking van de Neerstad in gebruik genomen. De camera’s werden geplaatst met een bestuurlijke finaliteit Het effect van de camera’s is tweeledig: enerzijds werkt hun aanwezigheid preventief, anderzijds is het voor ons een belangrijk hulpmiddel bij het opsporen van verdachten nadat ordeverstoringen of misdrijven gepleegd werden. Ondertussen heeft het parket van Ieper ook bevestigd dat de opgeslagen beelden politioneel geëxploiteerd kunnen worden als bewijsmiddel bij het opsporen en vaststellen van misdrijven. Wij kunnen stellen dat de installatie werkt zoals het hoort en voldoet aan alle verwachtingen ter zake. De beelden zijn van een zeer goede kwaliteit en worden bewaard op een server die geplaatst is binnen de technische ruimte van de bibliotheek. De beelden zijn niet rechtstreeks consulteerbaar door de lokale politie. Wij streven ernaar deze installatie op het bestaande netwerk te krijgen bij de uitbreiding het glasvezelnet en de geplande verhuis van de stadsdiensten naar Ter Waarde. De positieve ervaringen met het systeem en de uitstekende kwaliteit van de installatie leert ons dat wij verder kunnen op de ingeslagen weg. Met de bestaande installatie werden reeds feiten van vandalisme en een inbraak in een particuliere garagebox opgelost. Met de uitbreiding van de installatie nemen wij beelden van de gaanderij langs de Weverijstraat, waar regelmatig vandalisme gepleegd word. Ook de leesput op het plein achter de bibliotheek wordt gebruikt als geliefkoosde plaats door skaters. Camerabewaking zou hen afschrikken en de lokale politie helpen bij de identificatie van eventuele overtreders. Kostprijs volgens offerte RTS : 9762 euro, inclusief BTW.

3

De offerte van RTS kadert in het IT-raamcontract van de stad Kortrijk. De gemeenteraad keurde in zitting van 2 juli 2012 de deelname in dit raamcontract goed. Daarna volgde gunning door het college van Burgemeester en Schepenen van de stad Kortrijk in zitting van 19 december 2012, meer bepaald perceel 11(Levering en installatie van camerabewakingssystemen en gerelateerde diensten) uit het bijzonder bestek aan de firma RTS, Paddevijverstraat 56A, 8900 Ieper. Argumentatie Naar aanleiding van herhaalde openbare overlast in de gaanderijen langs de Weverijstraat en aan de leesput achter de bibliotheek is de uitbreiding van de camerabewakingsinstallatie van de Neerstad wenselijk . De korpschef van de lokale politie geeft gunstig advies voor de uitbreiding. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad: Artikel 1 : Principieel akkoord te gaan met de uitbreiding van de camerabewakingsinstallatie in de Neerstad, meerbepaald de gaanderij langs de Weverijstraat en de leesput op het plein achter de bibliotheek. Artikel 2 : De prestaties te gunnen overeenkomstig de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten en latere wijzigingen. Artikel 3 : De kosten van de opdracht te financieren met het krediet voorzien op het artikel ACS 220/490/230000 van de stadsbegroting 2014 en hiervoor middelen te voorzien bij de eerste begrotingswijziging; Artikel 4 : Het College van Burgemeester en Schepenen te gelasten met de uitvoering van onderhavige opdracht

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4.

Streekpact Resoc Westhoek 2013-2018. Bekrachtiging.

OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. Feiten, Context, Argumentatie Vanuit Resoc Westhoek is het de doelstelling om de 18 gemeenten van de Westhoek op sociaal economisch vlak te versterken. Dit willen ze realiseren door vernieuwingen door te voeren en deze neer te schrijven onder de vorm van vijf uitdagingen. Deze vijf uitdagingen situeren zich op het vlak van: - vernieuwend besturen ondernemen en investeren - de mens in de werkomgeving - een kwaliteitsvolle omgeving - grotere verbondenheid tussen mensen en organisaties. Samenwerking is daarbij een essentieel gegeven om een versterkte Westhoek uit te dragen. Om de strategische positionering van de Westhoek te verbeteren, lanceert Resoc Westhoek opnieuw een streekpact waarin de belangrijkste sociaaleconomische doelstelling en acties voor de Westhoek omschreven worden voor een periode van zes jaar : het streekpact 2013-2018. Het streekpact is een verplichting, per decreet vastgelegd. Aan de raad wordt voorgesteld om het streekpact Resoc Westhoek 2013-2018 te bekrachtigen. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad dat de stad Ieper

4

Artikel 1 : de strategische doelstellingen van het streekpact Resoc Westhoek onderschrijft en bekrachtigt als dusdanig het streekpact. Artikel 2 : zich ertoe engageert de uitvoering van het streekpact te ondersteunen en eventuele gemeentelijke engagementen verbonden aan acties of maatregelen te overwegen binnen de reguliere gemeentelijke opmaak van beleidsplannen, jaarplannen en budgetten.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5.

Principiële goedkeuring van nieuwe straatnaam (Vermeerschstraat)

OVERWEGEND GEDEELTE Nabij de Crescendostraat wordt een nieuwe straat aangelegd. Conform artikel 2 van het decreet van 28 januari 1977 tot bescherming van de namen van openbare wegen en pleinen wordt bij het vaststellen van nieuwe straatnamen bij voorkeur geput uit gegevens van de plaatselijke geschiedenis, het kunst- en cultuurleven, de toponymie en de volkskunde. Bij persoonsnamen wordt de voorkeur gegeven aan figuren die voor de gemeente of voor de onmiddellijke omgeving van betekenis zijn geweest. De straatnamencommissie heeft, rekening houdend met het decreet van 28 januari 1977 tot bescherming van de namen van openbare wegen en pleinen, op de vergadering van 10 december 2013 unaniem het voorstel geformuleerd om volgende nieuwe straatnaam toe te kennen: “Vermeerschstraat”. Daarenboven stelt de commissie voor om op het straatnaambordje een verplichte verhelderende tekst aan te brengen. Het schepencollege heeft op 6 januari 2014 dit advies gevolgd. Gerard Vermeersch (Ieper, 8 juni 1923 – 29 augustus 1974) is een bekend Iepers toneelspeler, theaterregisseur en cabaretier. Hij woonde in de wijk waar de nieuwe straat is gelegen (het betreft een zijstraat van de Crescendostraat). Hij was uiterst actief in de toneelkring Crescendo. BESCHIKKEND GEDEELTE Op basis van deze overwegingen besluit de raad Artikel 1: Voor de nieuwe straat uitkomend op de Crescendostraat, de straatnaam "Vermeerschstraat" principieel goed te keuren Artikel 2: Op het straatnaambord onderstaande tekst te voorzien: "Gerard (°1923-+1974), cabaretier”

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6.

Samenwerkingsovereenkomst Stad Ieper en EVAP IFFM vzw. Goedkeuring.

OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Het gemeentedecreet artikelen 42, 43, 57 en 58 (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het Gemeentedecreet Titel VII - artikelen 221 tot en met artikel 247 bis de gemeentelijke verzelfstandige agentschappen en de artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen van 27 juni 1921, en latere wijzigingen. De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Juridische Grond Het decreet van 6 juli 2001, inzonderheid de artikelen 43 § 2,5° en 247 bepaalt de intergemeentelijke samenwerking. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. De beslissing van de Gemeenteraad van 4 februari 2013 waarbij de bestuurders werden aangeduid. Conform het Gemeente decreet werden de statuten aangepast van IFFM vzw en wordt de vervanging

5

van de leden van IFFM vzw in de bestuursorganen voorzien bij gemeenteraadsbesluit van 2 september 2013. Het gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2013 waarbij vastgesteld wordt dat IFFM vzw een entiteit is die een taak van gemeentelijk belang uitvoert. Tussen de Stad en IFFM vzw werd onderhandeld om de samenwerkingsovereenkomst van de EVAP conform het Gemeentedecreet in te vullen. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad in te stemmen met de samenwerkingsovereenkomst van IFFM vzw EVAP, waarvan de tekst hier volgt: TITEL I

Artikel 1

– ALGEMEEN JURIDISCH EN BELEIDSKADER

Voorwerp en grondslag van deze overeenkomst

§1. Deze overeenkomst wordt gesloten binnen het juridisch kader van de Nieuwe Gemeentewet, het Gemeentedecreet en het oprichtingsbesluit van de gemeenteraad van 2 september 2013 goedgekeurd door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand bij ministerieel besluit van 6 december 2013. §2. Deze overeenkomst steunt bovendien op de statuten van de vzw’s waarvan de gewijzigde gecoördineerde statuten werden goedgekeurd bij beslissing van de Algemene Vergadering van 17 september 2013 en door de gemeenteraad goedgekeurd werd op 2 september 2013. Ze wordt in het bijzonder gesloten ter uitvoering van artikel 3 van de statuten van IFFM vzw inzake de verplichting voor de Stad en het EVAP tot het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst. §3. Deze overeenkomst wordt gesloten met het oog op het vastleggen en bepalen van het financieel en operationeel kader van IFFM vzw, het afstemmen van het beleid van IFFM vzw op het beleid van de Stad, alsmede met het oog op het formuleren van een duidelijke en transparante verhouding tussen de partijen in het kader van de werking van IFFM vzw dat, overeenkomstig artikel 3 paragraaf 5 van de statuten, als maatschappelijk doel heeft. De bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst mogen niet in tegenspraak zijn met de beheersovereenkomst die wordt afgesloten tussen de Vlaamse Gemeenschap en het In Flanders Fields Museum vzw over de werking van het IFFM als Vlaams ingediend museum (voor de beleidsperiode 2014-2018). (zie bijlage)

Artikel 2

Doel, activiteiten en bevoegdheden

§1. IFFM vzw wordt belast met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van stedelijk belang, die zij uitvoert in het kader en binnen de grenzen die worden bepaald in de samenwerkingsovereenkomst, waarvan sprake in deze overeenkomst. §2. De vereniging heeft tot doel in te staan voor het beheer, de begeleiding, ontwikkeling en promotie van het In Flanders Fields museum, in de ruimste zin. De hoofdtaken van de vereniging bestaan uit het wetenschappelijk uitbouwen en ontwikkelen van de permanente tentoonstelling en aanverwante activiteiten en acties en uit het verzorgen van het zakelijke beheer van het museum als cultuur toeristische attractie. De vereniging mag hiervoor alle activiteiten ondernemen. §3. De vzw mag, binnen de grenzen van zijn doel, vrij beslissen over de verwerving, de aanwending en de vervreemding van zijn lichamelijke en onlichamelijke goederen, de vestiging of de opheffing van de zakelijke rechten op die goederen, alsook over de uitvoering van dergelijke beslissingen en over hun financiering. Het mag ook gebruik maken van alle rechtstechnieken, waaronder de vestiging en de opheffing van zakelijke en persoonlijke rechten, de verlening en de beëindiging van concessies, en het uitgeven en verhandelen van vastgoedcertificaten, obligaties en andere effecten en andere wettelijke mogelijkheden van alternatieve financiering.

6

IFFM vzw is bevoegd voor de affectaties en de desaffectaties van alle goederen waarvan het zelf eigenaar is. IFFM vzw kan geen affectaties of desaffectaties doen van goederen waarvan het slechts beheerder is. Tegen deze achtergrond legt de samenwerkingsovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van partijen vast. §4. De samenwerkingsovereenkomst regelt overeenkomstig artikel 235, §2 van het Gemeentedecreet, zoals gewijzigd door het Wijzigingsdecreet van 29 juni 2012, en artikel 3 van de statuten van IFFM vzw minstens de volgende aangelegenheden: 1° de concretisering van de wijze waarop IFFM vzw zijn taken moet vervullen en de concretisering van de doelstellingen van IFFM vzw; 2° de modaliteiten van toekenning van middelen door de Stad voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van IFFM vzw; 3° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het bedrag van het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van IFFM vzw worden toegekend; 4° de voorwaarden waaronder door IFFM vzw eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend; 5° de wijze waarop de tarieven voor de geleverde prestaties door de raad van bestuur vastgesteld en berekend worden; 6° de gedragsregels inzake de publieke dienstverlening door IFFM vzw; 7° de voorwaarden waaronder IFFM vzw andere rechtspersonen kan oprichten, erin kan deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen; 8° de wijze van informatieverstrekking en rapportering door IFFM vzw aan de Stad; 9° de wijze waarop IFFM vzw zal voorzien in een systeem van interne en externe controle; 10° de maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst; 11° de omstandigheden waarin en de wijze waarop de samenwerkingsovereenkomst kan worden verlengd, gewijzigd, geschorst en ontbonden.

Artikel 3

Algemene opdracht van IFFM vzw

§1. IFFM vzw of de vereniging heeft tot doel in te staan voor het beheer, de begeleiding, ontwikkeling en promotie van het museum In Flanders Fields, in de ruimste zin. De hoofdtaken van de vereniging bestaan uit het wetenschappelijk uitbouwen en ontwikkelen van de permanente tentoonstelling en aanverwante activiteiten en acties en uit het verzorgen van het zakelijke beheer van het museum als cultuur toeristische attractie. De vereniging mag hiervoor alle activiteiten ondernemen. Zij kan in deze zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend wordt besteed aan het doel waarvoor zij werd opgericht. Het stedelijk beleid is ter zake gebaseerd op de volgende uitgangspunten en pijlers: • • •

• •

De vereniging heeft tot doel in te staan voor het beheer, de begeleiding, ontwikkeling en promotie van het museum In Flanders Fields, in de ruimste zin. De hoofdtaken van de vereniging bestaan uit het wetenschappelijk uitbouwen en ontwikkelen van de permanente tentoonstelling en aanverwante activiteiten en acties en uit het verzorgen van het zakelijke beheer van het museum als cultuur toeristische attractie. De vereniging is belast met het verwezenlijken van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van stedelijk belang, met name het beheer en de uitbating van het In Flanders Fields Museum. De vereniging is hiertoe gemachtigd door de Stad overeenkomstig artikel 245 van het Gemeentedecreet en onder de voorwaarden van het Gemeentedecreet; Deze opsomming van taken is niet limitatief. Daarbij kan de vereniging alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel. De visie en de missie van de vzw zijn in deze context te omschrijven als in te staan voor het beheer, de begeleiding, ontwikkeling en promotie van het museum In Flanders Fields.

7

§2. IFFM vzw zal, binnen haar visie en missie, instaan voor het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en valorisering van zowel het eigen patrimonium als van het patrimonium behorende tot het publiek of privaat domein van de Stad dat aan IFFM vzw, op welke wijze ook, wordt toevertrouwd, bestemd voor het beheer en de uitbating van het In Flanders Fields Museum en zoals passend binnen haar maatschappelijke doelstelling en de taken van stedelijk belang waarmee IFFM vzw is belast. IFFM vzw wordt door de Stad meer bepaald belast met een publiekrechtelijke opdracht tot beheer en / of exploitatie van de volgende goederen: Het museum in Flanders Fields inclusief Kenniscentrum, museumcafé, de tentoonstellingsruimten, museumshop. §3. Het beheer en de exploitatie van de bovenvermelde goederen omvat, in de mate er in deze overeenkomst niet verder wordt van afgeweken, minstens het volgende: • het onderhoud, met inbegrip van alle vereiste herstellingen, om de goederen in goede staat te houden en bruikbaar te houden voor de dienstverlening of doelstelling waarvoor zij zijn bestemd • dat er geen huur gevraagd wordt voor het gebruik van de stadsgebouwen, dat de eigenaarskosten ten laste van de Stad Ieper zijn en dat slechts een forfaitair deel van de kosten voor de verwarming aan de Stad moet worden terugbetaald. • de verdere uitbouw en aanpassing van de goederen in samenspraak met de Stad, bvb. gericht op nieuwe noden en behoeften, gebruiksvriendelijkheid,…. §4. Alle aan IFFM vzw toevertrouwde goederen worden, middels tussenkomst van IFFM vzw, binnen de krijtlijnen van deze overeenkomst terug ter beschikking gesteld van de Stad, de verenigingen, organisaties, ondernemingen of bevolkingsgroepen, ongeacht hun ideologische of filosofische strekking. §5. IFFM vzw volgt, behoudens afwijking tussen partijen, de stedelijke reglementen over de ter beschikking stelling en tarifering van goederen. §6. Het beheer en de exploitatie van andere goederen dan vermeld in deze overeenkomst kan eveneens worden overgedragen of toevertrouwd aan IFFM vzw binnen de uitvoering van het beleid en de visie van de Stad. De lijst bij deze overeenkomst kan dan ook steeds tussen partijen worden uitgebreid door middel van een convenant of naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie van onderliggende samenwerkingsovereenkomst door de gemeenteraad. §7. IFFM vzw kan ook zelf goederen oprichten of verwerven van derden, steeds binnen de budgettaire grenzen zoals vastgelegd met de Stad. De door IFFM vzw verworven of opgerichte goederen worden ter beschikking gesteld van derden of van de Stad zoals vermeld in dit artikel.

Artikel 4

Engagementen in verband met de algemene werkwijze van IFFM vzw

§1. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan IFFM vzw ter beschikking gestelde middelen en goederen uitsluitend aangewend voor het bereiken van deze doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van IFFM vzw. Dit geldt zowel voor de financiële toelage van de Stad, als voor middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen die door IFFM vzw zelf gegenereerd werden of enige andere middelen waarover IFFM vzw beschikt, evenals alle goederen die aan IFFM vzw worden toevertrouwd. §2. IFFM vzw moet alle middelen en goederen, zowel haar eigen als deze van de Stad, steeds zorgvuldig en voorzichtig beheren op de wijze van een goede huisvader. §3. IFFM vzw streeft bij haar werking steeds de volgende waarden en basisfilosofie na:

8

Het In Flanders Fields Museum brengt het historische verhaal van de Eerste Wereldoorlog in de West-Vlaamse frontstreek, ingebed in een internationale context, met de menselijke ervaring als uitgangspunt en met aandacht voor de actuele landschappelijke en stedelijke omgeving als ‘laatste getuige’ en de voortdurende herdenking sedert het einde van de oorlog. Het museum werkt binnen het kader van Ieper Vredesstad, ligt in de frontstreek en bevindt zich in het symboolgebouw dat de heropgebouwde Lakenhallen zijn. Het museum werkt vanuit zoveel mogelijk gezichtspunten – algemeen en militair-historisch, cultureel, artistiek, sociologisch, antropologisch – en richt zich tot een ruim, heterogeen en internationaal publiek van alle generaties. Omdat het wezen van oorlog door de tijd heen niet verandert, beschouwt het museum het brengen van dit oorlogsverhaal als een universele en eigentijdse vredesboodschap, en dus als een belangrijke maatschappelijke opdracht. Het werkt daartoe nauw samen met partners in binnen- en buitenland die achter deze missie staan. §4. IFFM vzw verbindt zich ertoe eveneens de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren, zoals daar zijn het redelijkheidsbeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het zuinigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en openbaarheid van bestuur.

Artikel 5

Engagementen met betrekking tot interne beleidsplanning

IFFM vzw concretiseert haar maatschappelijke opdracht, evenals de concrete uitwerking ervan in deze overeenkomst, verder in een meerjarige beleidsplanning, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen.

Artikel 6

Financiële en niet-financiële engagementen

§1. De financiële engagementen van de Stad zijn verder opgenomen in deze overeenkomst. §2. De Stad stelt huisvesting ter beschikking aan IFFM vzw om de in deze overeenkomst overeengekomen doelstellingen te realiseren. §3. Partijen kunnen elkaar mandateren om, voor overheidsopdrachten, op te treden als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten. TITEL II

Artikel 7

– SPECIFIEK BELEIDSKADER

De gedragsregels inzake dienstverlening door IFFM vzw

§1. IFFM vzw handelt steeds overeenkomstig de algemene gedragsregels die moeten worden nageleefd bij de dienstverlening in het algemeen binnen de Stad. Ze zal daartoe onder meer steeds een kwalitatieve dienstverlening evenals toegankelijkheid garanderen. §2. IFFM vzw zal zich, voor wat betreft de onderlinge relaties tussen bestuursorganen en personeel evenals voor wat betreft de relaties met de Stad en haar adviesorganen, steeds gedragen in overeenstemming met de gedragscode die geldt voor de Stad.

Artikel 8

De voorwaarden waaronder IFFM vzw andere rechtspersonen kan oprichten, erin deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen §1. Binnen de perken van zijn maatschappelijk doel, zoals vermeld in deze overeenkomst, kan IFFM vzw, overeenkomstig artikel 242, §5 van het Gemeentedecreet, andere rechtspersonen oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen, voor zover dat past in zijn opdrachten. §2. IFFM vzw streeft met de oprichting, deelname of vertegenwoordiging geen speculatieve oogmerken na. De oprichting, deelname of vertegenwoordiging gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun en de voorwaarden, zoals

9

bepaald in deze samenwerkingsovereenkomst. De beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging toont aan dat aan deze voorwaarden is voldaan. §3. Behoudens toepassing van andere wettelijke en decretale bepalingen, draagt IFFM vzw in geen geval zijn taken van stedelijk belang, noch geheel noch gedeeltelijk, over aan andere (rechts)personen. TITEL III

Artikel 9

- PERSONEEL

Eigen personeel van IFFM vzw.

§1. Binnen IFFM vzw wordt er geen personeel tewerk gesteld. Al het personeel wordt ter beschikking gesteld via de Stad en is ook opgenomen binnen het organigram van de stad. §2. IFFM vzw heeft dan ook geen eigen personeelsstatuut. Iedereen werkzaam binnen IFFM vzw, behoort tot het stadspersoneel onder het gezag van en binnen het organigram van het stadbestuur. IFFM vzw bepaalt de rechtspositieregeling van de betrekkingen die niet bestaan binnen de Stad. TITEL IV

Artikel 10

– FINANCIËLE AFSPRAKEN

Financiële tussenkomst door de Stad

§1. Met het oog op de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde taken en bevoegdheden stelt de Stad de nodige financiële middelen ter beschikking te stellen aan IFFM vzw. Wat het exploitatiebudget betreft, kan de financiële ondersteuning bestaan uit bijzondere werkingstoelagen en terbeschikkingstellingen van stedelijke infrastructuur. Daarnaast kan de Stad ook een periodieke algemene werkingstoelage voorzien om de algemene werkingskosten van IFFM vzw te financieren. Wat het investeringsbudget betreft, kan de ondersteuning diverse vormen aannemen, afhankelijk van de aard van de investering: een kapitaalsubsidie, een doorgeeflening, een renteloze lening, een bijdrage in de aflossing van een lening,… §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van een beleidsplan en het budget van IFFM vzw zal telkens voorafgaandelijk overleg plaatsvinden tussen het college van burgemeester en schepenen van de Stad en het Dagelijks Bestuur van IFFM vzw, teneinde overeenstemming te bereiken over de concrete financieringsmodaliteiten. De afspraken die in dit verband tussen partijen worden gemaakt, worden opgenomen in het budget en het meerjarenplan van de Stad en IFFM vzw. §3. De Stad kan ook tussenkomen in het verlies van IFFM vzw indien uit het ontwerp van de jaarrekening van IFFM vzw een verlies blijkt. De tussenkomst in het verlies van IFFM vzw door de Stad zal maar gebeuren mits uitdrukkelijk verzoek van IFFM vzw en de opgelopen kosten niet het gevolg zijn van kennelijk onredelijke beslissingen van IFFM vzw. De tussenkomst bedraagt maximaal het verlies zoals blijkt uit de resultatenrekening (rubriek “Te verwerken verlies van het boekjaar”). De Stad dient een beslissing te nemen voor een gehele of gedeeltelijke tussenkomst in het verlies. Op basis van de genomen beslissing engageert de Stad zich de nodige kredieten voor de tussenkomst in het verlies in haar budget of budgetwijziging in te schrijven. De beslissing van tussenkomst in het verlies dient te gebeuren vooraleer de jaarrekening van IFFM vzw wordt afgesloten. In onderling overleg wordt bepaald of de tussenkomst definitief verworven is dan wel als schuld t.o.v. de Stad wordt uitgedrukt. IFFM vzw zal daartoe tijdig het verzoek tot tussenkomst in het verlies voorleggen aan de Stad, zodat de Stad de vraag tot tussenkomst in het verlies kan voorleggen aan haar bevoegde organen en vooraleer IFFM vzw de jaarrekening ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad.

10

De tussenkomst in het verlies is op geen enkele wijze te beschouwen als een tegenprestatie voor de levering van een dienst door IFFM vzw.

Artikel 11

Presentiegeld en andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van IFFM vzw worden toegekend Aan de leden van de raad van bestuur wordt geen presentiegeld toegekend in toepassing van artikel 18 van de statuten van IFFM vzw.

Artikel 12

De voorwaarden waaronder eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend §1. IFFM vzw kan, binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden. §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van het budget en het meerjarenplan (iedere vijf jaar) zal IFFM vzw concreet aangeven in welke mate van deze mogelijkheid wenst gebruik gemaakt te worden en volgens welke modaliteiten. De Stad en IFFM vzw zullen op dat ogenblik in onderling overleg bepalen of desgevallend een andere financieringswijze meer aangewezen is. §3. Elementen die niet in het budget konden voorzien worden en die het gebudgetteerde resultaat negatief beïnvloeden, moeten voorafgaand aan enige verbintenis, door de IFFM vzw aan de Stad ter goedkeuring voorgelegd worden, behoudens in gevallen van hoogdringendheid in dit geval dient zo snel mogelijk teruggekoppeld te worden met de Stad.

Artikel 13

Tarifering van de door IFFM vzw geleverde prestaties

§1. De prestaties die door IFFM vzw worden geleverd, zowel aan derden als aan de Stad, worden aangerekend: in de mate er voor gelijkaardige diensten tarieven zijn vastgesteld door de Stad voor haar eigen diensten, in overeenstemming met deze tarieven; in de mate er geen gelijkaardige tarieven zijn vastgesteld door de Stad voor haar eigen diensten, volgens de tarieven vastgelegd binnen IFFM vzw. §2. Over nieuwe tarieven of wijzigingen aan bestaande tarieven, inbegrepen de eenvoudige indexering ervan, mag IFFM vzw zelfstandig beslissen op voorwaarde dat er een redelijke verhouding bestaat tussen het tarief en de kosten die betrekking hebben op de dienstverlening waarvoor het tarief geldt. Ingeval IFFM vzw een aanpassing wenst van meer dan 25% voor bestaande tarieven, dient eerst de goedkeuring van de gemeenteraad te worden gevraagd.

Artikel 14

Toezicht op de financiële toestand van IFFM vzw

§1. IFFM vzw voorziet in een boekhouding overeenkomstig de wetgeving. §2. Het toezicht op de financiële toestand en op de jaarrekeningen van IFFM vzw wordt opgedragen aan een bedrijfsrevisor of erkend accountant, met ingang van 1 januari 2014. Deze erkende bedrijfsrevisor/accountant wordt benoemd door de Algemene Vergadering voor een hernieuwbare periode van telkens drie jaren. §3. De bedrijfsrevisor/accountant wordt gekozen buiten de raad van bestuur van IFFM vzw en vervult zijn opdracht in overstemming met de wettelijke bepalingen. Andere bepalingen met betrekking tot financiële aangelegenheden

11

In de gevallen voorzien in artikel 10 van deze overeenkomst, kan de Stad kosten aanrekenen aan IFFM vzw. De Stad raamt deze kosten, indien mogelijk, voor de uitvoering van de prestaties in een offerte die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan IFFM vzw. TITEL V

Artikel 15

– INFORMATIEVERSTREKKING EN RAPPORTERING, INTERNE CONTROLE Rapportering door IFFM vzw

§1. Met het oog op • de uitoefening van het toezicht door de Stad op de naleving van deze overeenkomst; • de controle op de gerechtvaardigde aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking worden gesteld aan IFFM vzw, zoals ook bedoeld in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de aanwending van sommige toelagen; • de evaluatie van de uitvoering van de opdracht van IFFM vzw door de gemeenteraad; • de evaluatie na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad door de gemeenteraad over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan; stelt IFFM vzw voor de Stad een jaarverslag en een financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar. §2. Het jaarverslag en financieel verslag omvat: • een rapportering over de uitvoering van deze overeenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende doelstellingen en opdrachten zoals bepaald in deze overeenkomst bereikt werden. In het geval van het niet bereiken van de vooropgestelde resultaten, moeten de vermoedelijke oorzaken vermeld worden, alsook eventuele suggesties voor correctieve acties, bijsturing van de overeenkomst of bijsturing van het gevoerde beleid. Ter gelegenheid van de evaluatie wordt het jaarverslag van het voorgaande jaar uitgebreid met respectievelijk een beknopt rapport over de voorgaande werkingsjaren van de overeenkomst; • een beknopt overzicht van de geleverde acties, te situeren binnen de opdrachten van IFFM vzw; • een financieel verslag, bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), het verslag van de raad van bestuur met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen, alsmede het verslag van de bedrijfsrevisor/erkend accountant. §3. De raad van bestuur maakt de vastgestelde rekening op, inbegrepen het jaarverslag en het financieel verslag, conform het decreet van de Vlaamse Regering en overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. §4. De raad van bestuur maakt jaarlijks het actieplan en het budget op overeenkomstig de beheersovereenkomst met de Vlaamse Gemeenschap. §5. Uiterlijk op 31 december van ieder jaar doet IFFM vzw de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de vzw, van welke aard ook.

Artikel 16

Toezicht en opvolging door de Stad

§1. Partijen komen overeen dat de gemeenteraadsleden, alsmede de betrokken dienst van de Stad, volledig inzagerecht hebben in de werkings- en financiële documenten van IFFM vzw. §2. De stedelijke diensten oefenen minstens jaarlijks, toezicht uit op de naleving van deze overeenkomst en de aanwending van de door de Stad ter beschikking gestelde middelen. §3 De stedelijke dienst stelt een beknopt opvolgingsverslag op over de uitvoering door IFFM vzw en legt dit voor aan de Gemeenteraad. §4. IFFM vzw erkent het inlichtingenrecht van de Stad m.b.t. informatie en/of stukken die op de overeenkomst betrekking hebben. De Stad mag op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten vragen.

12

§5. IFFM vzw en de Stad streven steeds naar een vlotte, snelle, correcte en eenvoudige informatie uitwisseling. Er kunnen door de Stad en IFFM vzw periodieke overlegmomenten worden voorzien.

Artikel 17

De wijze waarop IFFM vzw zal voorzien in een systeem van interne controle

§1. IFFM vzw voorziet binnen het jaar na aanvang van deze samenwerkingsovereenkomst in een ontwerp van gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat onder meer de volgende elementen behelst: • • • • •

het effectief en efficiënt beheer van risico’s binnen IFFM vzw; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen IFFM vzw; de naleving van de regelgeving en de procedures binnen IFFM vzw; de effectieve en efficiënte werking van de diensten van IFFM vzw; de bescherming van de activa van IFFM vzw.

§2. Vanaf het tweede jaar na aanvang van deze samenwerkingsovereenkomst wordt het proces van organisatiebeheersing of interne controle minstens één maal per jaar door de raad van bestuur geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd. §3. Om de realisatie van een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing haalbaar te maken, zal IFFM vzw een stappenplan opstellen, waarin aangegeven wordt hoe IFFM vzw de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie zal inbedden tegen eind 2016. Tegen dat tijdstip dienen de beheersingsmaatregelen ontwikkeld en aanwezig te zijn. Eveneens zijn de beheersingsmaatregelen gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden toegepast. TITEL VI

Artikel 18

– AFSLUITENDE BEPALINGEN

Overdracht van overeenkomsten aan IFFM vzw

§1. IFFM vzw treedt in de rechten en plichten van de Stad die neergelegd zijn in en voortvloeien uit overeenkomsten die zijn afgesloten met betrekking tot het beheer en/of de exploitatie van de goederen die volgens deze overeenkomst zijn toevertrouwd aan of ingebracht in IFFM vzw, behoudens andersluidende afspraak tussen partijen. Het gaat om de overeenkomsten zoals opgenomen als bijlage bij deze overeenkomst. §2. Bedoelde rechten en plichten, met inbegrip van de betreffende deze overeenkomsten hangende gedingen, worden door de Stad van rechtswege overgedragen aan IFFM vzw overeenkomstig de statuten.

Artikel 19

Aanpassing aan wijziging van de regelgeving

Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het evenwicht vervat in deze overeenkomst maximaal en te goeder trouw te behouden.

Artikel 20

Uitvoeringsmodaliteiten

§1. Met het oog op de uitvoering, vervolledigen en verfijning van deze overeenkomst kunnen de partijen convenanten sluiten die aan deze overeenkomst zullen worden gehecht. §2. Op grond van een bijzondere motivering kan aan deze convenanten terugwerkende kracht worden verleend.

Artikel 21

Verzekering

13

§1. IFFM vzw zal voor de werking van haar bestuursorganen een verzekering BA voor administratieve fouten en een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afsluiten. §2. IFFM vzw zal voor de goederen en infrastructuur van de Stad die haar wordt toevertrouwd of die zij zal exploiteren, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten minstens de bestaande verzekeringspolis van de Stad overnemen.

Artikel 22

Duur

§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2014. De inwerkingtreding heeft geen invloed op de geldigheid van de voor de inwerkingtreding van deze overeenkomst door de Stad en de vzw gestelde handelingen. Deze handelingen worden hierbij uitdrukkelijk door de Stad en IFFM vzw, voor zoveel als nodig, bekrachtigd. §2. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding eindigt de samenwerkingsovereenkomst in ieder geval uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad, zijnde 30 juni 2019. Partijen drukken de intentie uit om een nieuwe samenwerkingsovereenkomst te sluiten die uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad ingaat en geldt voor een periode van zes jaar. §3. Als bij het verstrijken van een samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande samenwerkingsovereenkomst van rechtswege verlengd. §4. Als geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na de verlenging of als een samenwerkingsovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de gemeenteraad na overleg met IFFM vzw voorlopige regels vaststellen inzake de in de samenwerkingsovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Deze voorlopige regels zullen als samenwerkingsovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking treedt.

Artikel 23

De omstandigheden waarin en de wijze waarop de samenwerkingsovereenkomst kan worden gewijzigd, geschorst en ontbonden Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin IFFM vzw actief is, hetzij in de beleidsopties, de financiële organisatie, hetzij door een wijziging in de wetgeving, en deze wijzigingen de opdrachten van IFFM vzw dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de contractanten, zijn partijen verplicht hierover te onderhandelen, op initiatief van de meeste gerede partij. Desgevallend zal de samenwerkingsovereenkomst gewijzigd, dan wel geschorst of ontbonden worden.

Artikel 24

De maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst Indien blijkt dat de Stad dan wel IFFM vzw haar verbintenissen niet naleeft, worden in overleg tussen partijen correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot resultaat moeten leiden, alsook de wijze en de frequentie waarop IFFM vzw hierover moet rapporteren. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de gemeenteraad geëvalueerd. Indien de gemeenteraad dan een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door IFFM vzw vaststelt, mag zij, na het horen van IFFM vzw, het gemotiveerde besluit formuleren om de overeenkomst te ontbinden.

14

Artikel 25

Woonplaatskeuze, communicatie en mededelingen

§1. Voor de Stad: Burgemeester Secretaris Jan Durnez Stefan Depraetere Voor IFFM vzw: Naam: Eerste Schepen Jef Verschoore Naam dossieropvolger Peter Slosse Functie: Zakelijk leider Adres: Grote Markt 34 Telefoon: 057 239 221 E-mail: [email protected] §2. Alle correspondentie en uitwisseling van informatie of bescheiden in uitvoering van deze overeenkomst is rechtsgeldig gedaan voor zover deze persoonlijk wordt afgeleverd of via geschrift of via schriftelijk bevestigde elektronische data - communicatie gebeurt op één van de bovenvermelde coördinaten, in de mate dat er niets anders geregeld is in deze overeenkomst.

Artikel 26

Wijzigingen

Deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd bij akkoord van de partijen.

Artikel 27

Deelbaarheid

§1. Indien krachtens wettelijke bepalingen van openbare orde of van dwingend recht één of meerdere bepalingen van de huidige overeenkomst nietig of niet - tegenstelbaar zouden zijn, dan zullen de artikelen die nietig of niet - tegenstelbaar zijn, als ongeschreven beschouwd worden. De nietigheid of niet - tegenstelbaarheid van een bepaling in deze overeenkomst zal geenszins de nietigheid of de niet - tegenstelbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst of van de overeenkomst zelf met zich meebrengen. §2. Partijen nemen een inspanningsverbintenis op zich om, in voorkomend geval, de nietige bepaling(en) te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een gelijkaardig resultaat, in die zin dat ten allen tijde het voorwerp van de huidige overeenkomst in essentie dient bewaard te blijven.

Artikel 28

Overmacht en Onvoorziene Omstandigheden.

§1. Partijen zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze overeenkomst niet kunnen nakomen ingevolge bewezen overmacht. Overmacht moet in de gemeenrechtelijke zin van het woord worden toegepast. Partijen kunnen zich slechts beroepen op overmacht voor zover deze overmacht bij aangetekend schrijven aan de andere partij wordt gemeld binnen de dertig kalenderdagen nadat zij zich heeft voorgedaan. In geval van overmacht zullen partijen in gemeen overleg beslissen de overeenkomst te herzien. Indien de overmacht gedurende meer dan twintig kalenderdagen blijft aanhouden, heeft elke partij het recht om de overeenkomst bij aangetekend schrijven op te zeggen, zonder dat hierdoor partijen tegenover elkaar kunnen gehouden zijn tot schadevergoeding. De verzending van het aangetekende schrijven heeft de beëindiging van rechtswege van de overeenkomst tot gevolg. §2. Indien er zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst onvoorziene omstandigheden voordoen, kan elke partij herziening van de overeenkomst verzoeken, inbegrepen het recht voor beide partijen op een passende compensatie, als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: • •

de omstandigheden dienen een abnormaal karakter te hebben; zij konden niet redelijkerwijze worden voorzien bij het sluiten van de overeenkomst;

15

• •

de vragende partij heeft alle nodige inspanningen geleverd om de onvoorziene omstandigheden te verhelpen of te vermijden; de onvoorziene omstandigheden maken de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk moeilijker of kostelijker.

§3. Indien, gelet op het specifieke karakter van de Stad en IFFM vzw als lokaal openbaar bestuur, een beslissing van een hogere overheid die de Stad of IFFM vzw niet naast zich neer kan leggen meebrengt dat de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de overeenkomst onmogelijk wordt gemaakt, wordt dit als een onvoorziene omstandigheid aanzien. Hieronder worden ondermeer verstaan het nemen van beslissingen ingevolge bindende adviezen van andere overheden en het verplicht nemen of ondergaan van begrotingsmaatregelen ingevolge het verplicht financieel evenwicht voor lokale besturen.

Artikel 29

Overdracht

IFFM vzw kan, zonder schriftelijke toestemming van de Stad, en op straffe van ontbinding van rechtswege van deze Overeenkomst lastens IFFM vzw, haar rechten en/of plichten uit deze overeenkomst noch geheel noch gedeeltelijk overdragen.

Artikel 30

Verzaking

De nalatigheid of vertraging van een partij bij de uitoefening van een recht of rechtsmiddel krachtens deze overeenkomst, kan in geen geval beschouwd worden als een verzaking aan dit recht of rechtsmiddel, of aan enig ander recht of rechtsmiddel waarop deze partij zich kan beroepen krachtens deze overeenkomst. Tenzij anders voorzien in deze overeenkomst, dient elke verzaking schriftelijk te gebeuren en geldig ondertekend te worden door de verzakende partij.

Artikel 31

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

§1. Deze overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgische recht. §2. Elk geschil wordt tussen Partijen behandeld waarbij steeds wordt gezocht naar een oplossing in der minne bij gebreke waaraan het geschil door de meest gerede Partij onderworpen aan de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Ieper.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7.

Samenwerkingsovereenkomst Stad Ieper en EVAP JOC vzw. Goedkeuring.

OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Het gemeentedecreet artikelen 42, 43, 57 en 58 (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het Gemeentedecreet Titel VII - artikelen 221 tot en met artikel 247 bis de gemeentelijke verzelfstandige agentschappen en de artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen van 27 juni 1921, en latere wijzigingen. De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Juridische Grond Het decreet van 6 juli 2001, inzonderheid de artikelen 43 § 2,5° en 247 bepaalt de intergemeentelijke samenwerking. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

16

De beslissing van de Gemeenteraad van 4 februari 2013 waarbij de bestuurders werden aangeduid. Conform het Gemeente decreet werden de statuten aangepast van JOC vzw en wordt de vervanging van de leden van JOC vzw in de bestuursorganen voorzien. Decreet van 6 juli 2012, met aandacht voor de inspraak en participatie bij de voorbereiding, implementatie en evaluatie van een lokaal jeugdbeleid. Brief van 23 januari 2013 van Minister van Onderwijs, Jeugd, Gelijke kansen en Brussel waarin aandacht gevraagd wordt voor een participatief jeugdbeleid Het gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2013 waarbij vastgesteld wordt dat JOC vzw een entiteit is die een taak van gemeentelijk belang uitvoert. Het gemeenteraadsbesluit van 2 september 2013 waarbij de statuten van de EVAP JOC Ieper vzw werden goedgekeurd. Tussen de Stad en JOC Ieper vzw werd onderhandeld om de samenwerkingsovereenkomst van de EVAP conform het Gemeentedecreet in te vullen. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad in te stemmen met de Samenwerkingsovereenkomst van JOC Ieper vzw EVAP, waarvan de tekst hier volgt: TITEL I – ALGEMEEN JURIDISCH EN BELEIDSKADER Artikel 1.


§1. Deze overeenkomst wordt gesloten binnen het juridisch kader van de Nieuwe Gemeentewet, het Gemeentedecreet en het oprichtingsbesluit van de gemeenteraad 6 oktober 1986 goedgekeurd door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand bij ministerieel besluit. §2. Deze overeenkomst steunt bovendien op de statuten van de vzw’s en EVAP’s waarvan de gewijzigde gecoördineerde statuten werden goedgekeurd bij beslissing van de Algemene vergadering van 18 oktober 2013 en door de gemeenteraad goedgekeurd werd op 2 september 2013. §3. Deze overeenkomst wordt gesloten met het oog op het vastleggen en bepalen van het financieel en operationeel kader van JOC Ieper vzw, het afstemmen van het beleid van JOC Ieper vzw op het beleid van de Stad, alsmede met het oog op het formuleren van een duidelijke en transparante verhouding tussen de partijen in het kader van de werking van JOC Ieper vzw dat, overeenkomstig artikel 3, §5 van de statuten, als maatschappelijk doel heeft. Artikel 2.


§1. JOC Ieper vzw heeft tot doel het welzijn binnen de vrije tijd van de jeugd in Ieper en de Ieperse regio te verzorgen en verhogen. Binnen deze opdracht onderhoudt de vereniging de beleidsvoorbereidende en beleidsuitvoerende functie van het jeugdbeleid van de Stad Ieper, zoals omschreven in de toepassing van de beheers – en beleidscyclus. Bij de uitvoering van deze opdracht start JOC Ieper vzw Ieper initiatieven op, organiseert en onderhoudt deze, waarbij de uitvoering in samenwerking kan gebeuren met andere partijen. §2. De vereniging tracht dit omschreven doel onder meer te bereiken door het bevorderen van inspraak en participatie van jongeren; de ondersteuning van Ieperse particuliere jeugdinitiatieven; te streven naar een geïntegreerd jeugdbeleid binnen een gemeentelijk, intergemeentelijk en bovenlokaal kader; de uitbouw van een jeugdontmoetingscentrum, jeugddienstverlening en speelpleinwerking. §3. De vereniging staat tevens in voor de organisatie en uitbating van de camping op de site Kasteelwijk en de functies hieraan verbonden. §4. Het geheel van dienstverlenende activiteiten wordt ingezet ten dienste van de Ieperse jeugd en bij uitbreiding van het ganse Ieperse sociaal – culturele leven.

17

De vereniging kan meer algemeen alle middelen aanwenden die tot de verwezenlijking van het doel rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen. De vereniging kan ter uitvoering van wat hierboven bepaald is, ondermeer alle eigendommen of zakelijke rechten verwerven, in huur nemen, verhuren, personeel aanwerven, rechtsgeldige overeenkomsten sluiten, fondsen inzamelen, kortom alle activiteiten uitoefenen of laten uitoefenen die haar doel rechtvaardigen. In het kader van het realiseren van haar doel, kan de vereniging zelfs daden van koophandel stellen. Deze opsomming van taken is niet limitatief. Daarbij kan de vereniging alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel. De vereniging is hiertoe gemachtigd door de Stad overeenkomstig artikel 245 van het Gemeentedecreet en onder de voorwaarden van het Gemeentedecreet, zoals verder uitgewerkt in deze statuten. Tegen deze achtergrond legt de samenwerkingsovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van partijen vast. §5. De samenwerkingsovereenkomst regelt overeenkomstig artikel 235, §2 van het Gemeentedecreet, zoals gewijzigd door het Wijzigingsdecreet van 29 juni 2012, en van de statuten van JOC vzw Ieper vzw minstens de volgende aangelegenheden: 12° de concretisering van de wijze waarop JOC Ieper vzw zijn taken moet vervullen en de concretisering van de doelstellingen van JOC Ieper vzw; 13° de modaliteiten van toekenning van middelen door de Stad voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van JOC Ieper vzw; 14° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het bedrag van het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van JOC Ieper vzw worden toegekend; 15° de voorwaarden waaronder door JOC Ieper vzw eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend; 16° de wijze waarop de tarieven voor de geleverde prestaties door de raad van bestuur vastgesteld en berekend worden; 17° de gedragsregels inzake de publieke dienstverlening door JOC Ieper vzw; 18° de voorwaarden waaronder JOC Ieper vzw andere rechtspersonen kan oprichten, erin kan deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen; 19° de wijze van informatieverstrekking en rapportering door JOC Ieper vzw aan de Stad; 20° de wijze waarop JOC Ieper vzw zal voorzien in een systeem van interne en externe controle; 21° de maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst; 22° de omstandigheden waarin en de wijze waarop de samenwerkingsovereenkomst kan worden verlengd, gewijzigd, geschorst en ontbonden. Artikel 3.

Algemene opdracht van JOC Ieper vzw

§1. De vereniging heeft tot doel het welzijn binnen de vrije tijd van de jeugd in Ieper en de Ieperse regio te verzorgen en verhogen. Binnen deze opdracht onderhoudt de vereniging de beleidsvoorbereidende en beleidsuitvoerende functie van het jeugdbeleid van de Stad Ieper. Bij de uitvoering van deze opdracht start JOC Ieper vzw Ieper initiatieven op, organiseert en onderhoudt deze, waarbij de uitvoering in samenwerking kan gebeuren met andere partijen. De vereniging mag hiervoor alle activiteiten ondernemen.

18

Zij kan in deze zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend wordt besteed aan het doel waarvoor zij werd opgericht. Het stedelijk beleid is ter zake gebaseerd op de volgende uitgangspunten en pijlers: Deze opsomming van taken is niet limitatief. Daarbij kan de vereniging alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel. De vereniging tracht het in lid 1 van dit artikel omschreven doel onder meer te bereiken door het bevorderen van inspraak en participatie van jongeren; de ondersteuning van Ieperse particuliere jeugdinitiatieven; te streven naar een geïntegreerd jeugdbeleid binnen een gemeentelijk, intergemeentelijk en bovenlokaal kader; de uitbouw van een jeugdontmoetingscentrum, jeugddienstverlening en speelpleinwerking. De vereniging staat tevens in voor de organisatie en uitbating van de camping op de site Kasteelwijk en de functies hieraan verbonden. De vereniging is hiertoe gemachtigd door de Stad overeenkomstig artikel 245 van het Gemeentedecreet en onder de voorwaarden van het Gemeentedecreet, zoals verder uitgewerkt in deze statuten. §2. JOC Ieper vzw zal, binnen haar visie en missie, instaan voor het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en valorisering van zowel het eigen patrimonium als van het patrimonium behorende tot het publiek of privaat domein van de Stad dat aan JOC Ieper vzw, op welke wijze ook, wordt toevertrouwd, bestemd voor het beheer en de uitbating van het Jeugd Ontmoetingscentrum en zoals passend binnen haar maatschappelijke doelstelling en de taken van stedelijk belang waarmee JOC Ieper vzw is belast. JOC Ieper vzw wordt door de Stad meer bepaald belast met een privaatrechtelijke opdracht tot beheer en / of exploitatie van de volgende goederen: • Het Jeugdontmoetingscentrum – Fochlaan 3, 8900 Ieper, • De Fenix, Leopold III laan 16, 8900 Ieper • Het domein Froidure, Leopold III laan 16, 8900 Ieper • De camping Jeugdstadion, Bolwerkstraat 1, 8900 Ieper. §3. Het beheer en de exploitatie van de bovenvermelde goederen omvat, in de mate er in deze overeenkomst niet verder wordt van afgeweken, minstens het volgende: •

het onderhoud, met inbegrip van alle vereiste herstellingen, om de goederen in goede staat te houden en bruikbaar te houden voor de dienstverlening of doelstelling waarvoor zij zijn bestemd.

•

dat er geen huur gevraagd wordt voor het gebruik van de stadsgebouwen, dat de eigenaarskosten ten laste van de Stad Ieper zijn en dat slechts een forfaitair deel van de kosten voor de verwarming, water en elektriciteit aan de Stad moet worden terugbetaald.

•

de uitbating ten overstaan van derden, op welke wijze dan ook, inbegrepen doch niet beperkt tot de verhuring of de terbeschikkingstelling, met inbegrip van alle hiermee verband houdende aspecten zoals het verzorgen van een behoorlijke dienstverlening en informatieverstrekking aan de gebruikers, een nauwgezette en transparante facturatie van verstrekte diensten, etc…;

•

de verdere uitbouw en aanpassing van de goederen in samenspraak met de Stad, bvb. gericht op nieuwe noden en behoeften, gebruiksvriendelijkheid,….

19

§4. Alle aan JOC Ieper vzw toevertrouwde goederen worden, middels tussenkomst van JOC Ieper vzw, binnen de krijtlijnen van deze overeenkomst terug ter beschikking gesteld van de Stad, de verenigingen, organisaties, ondernemingen of bevolkingsgroepen, ongeacht hun ideologische of filosofische strekking. §5. JOC Ieper vzw bepaalt in haar reglement en tarifering op voor het gebruik van de roerende en onroerende goederen op die JOC Ieper in haar beheer heeft. §6. In de mate het eigendomsrecht van de goederen overgaat van de Stad naar JOC Ieper vzw, beschikt de Stad over een genotsrecht op de goederen indien zij dit wenst. §7. Het beheer en de exploitatie van andere goederen dan vermeld in deze samenwerkingsovereenkomst kan eveneens worden overgedragen of toevertrouwd aan JOC Ieper vzw binnen de uitvoering van het beleid en de visie van de Stad. De lijst bij deze samenwerkingsovereenkomst kan dan ook steeds tussen partijen worden uitgebreid door middel van een convenant of naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie van onderliggende samenwerkingsovereenkomst door de gemeenteraad. §8. JOC Ieper vzw kan ook zelf goederen oprichten of verwerven van derden, steeds binnen de budgettaire grenzen zoals vastgelegd met de Stad. De door JOC Ieper vzw verworven of opgerichte goederen worden ter beschikking gesteld van derden of van de Stad zoals vermeld in dit artikel. Artikel 4. Ieper vzw

Engagementen in verband met de algemene werkwijze van JOC

§1. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan JOC Ieper vzw ter beschikking gestelde middelen en goederen uitsluitend aangewend voor het bereiken van deze doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van JOC Ieper vzw. Dit geldt zowel voor de financiële toelage van de Stad, als voor middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen die door JOC Ieper vzw zelf gegenereerd werden of enige andere middelen waarover JOC Ieper vzw beschikt, alsmede alle goederen die aan JOC Ieper vzw worden toevertrouwd. §2. JOC Ieper vzw moet alle middelen en goederen, zowel haar eigen als deze van de Stad, steeds zorgvuldig en voorzichtig beheren op de wijze van een goede huisvader. §3. JOC Ieper vzw streeft bij haar werking steeds de volgende waarden en basisfilosofie na: De werking van JOC Ieper vzw is in hoge mate gebaseerd op in de eerste plaats een effectieve samenwerking en medewerking van jongeren binnen de verschillende diensten en organisaties zowel in voorbereiding, uitvoering als beslissingen, de jeugdraad voor wat betreft de jeugddienst, de monitoren in de speelpleinwerking en het jongerenbestuur in de jeugdhuiswerking §4. JOC Ieper vzw zal zich bij de uitoefening van haar bevoegdheden steeds houden aan de toepasselijke wetgeving, waaronder doch niet beperkt tot de reglementering overheidsopdrachten, de wettelijke regels inzake de formele motivering en de openbaarheid van bestuur, voor deze beide laatste zoals de regels gelden voor de Stad.

20

§5. JOC Ieper vzw verbindt zich ertoe eveneens de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren, zoals daar zijn het redelijkheidsbeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het zuinigheidsbeginsel. §6. JOC Ieper vzw verbindt er zich toe te goeder trouw en constructief samen te werken met alle diensten van de Stad en haar acties maximaal te coördineren met andere actoren die binnen het stedelijk beleidsveld actief zijn. Met de stedelijke diensten kunnen daartoe bijkomende werkafspraken worden gemaakt. Artikel 5.


JOC Ieper vzw concretiseert haar maatschappelijke opdracht, alsmede de concrete uitwerking ervan in deze samenwerkingsovereenkomst, verder in een begroting en een jaaractieplan, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Artikel 6.


§1. De financiële engagementen van de Stad zijn verder opgenomen in deze samenwerkingsovereenkomst. §2. De Stad stelt kosteloos huisvesting ter beschikking aan JOC Ieper vzw om de in deze samenwerkingsovereenkomst overeengekomen doelstellingen te realiseren. JOC Ieper vzw sluit een afzonderlijke gebruiksovereenkomst / huurovereenkomst / zakelijk recht met de Stad met betrekking tot deel •

van het gebouw Fochlaan 3, Ieper, deel van kadastraal perceel: 3 afd. D 0184 C/13

•

Camping, Bolwerkstraat 1, Ieper, kadastrale percelen: 1e Afd. sectie A 15T, 17C en E 12

•

de trekkershutten en het atletiekgebouw, deel van kadastraal perceel 1 afd. C15

•

de Feniks, Leopold III laan 16, Ieper, deel van kadastraal perceel 1 afd. C15

•

het domein Froidure, het skatepark en de gebouwen op het domein,- Leopold III laan 16; Ieper 1 Afd. C 12 en 19L

•

de repetitielokalen gelegen Oud Strijderslaan 1, 8900 Ieper kadastraal perceel 3 Afd. E 153V/10 §3. De Stad kan JOC Ieper vzw verder ondersteunen op het vlak van: -

loonverwerking, indien van toepassing; ICT- ondersteuning; administratieve ondersteuning; financiële en boekhoudkundige ondersteuning; gebruik van databanken beheerd door de binnen de grenzen toegelaten door de privacywetgeving, bvb. met het oog op invorderingen; operationele ondersteuning.

Hieromtrent kunnen nadere afspraken worden gemaakt tussen partijen, onverminderd hetgeen reeds opgenomen is in deze samenwerkingsovereenkomst inzake personeel.

21

§4. Partijen kunnen elkaar mandateren om, voor overheidsopdrachten, op te treden als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten. TITEL II – SPECIFIEK BELEIDSKADER Artikel 7.

De gedragsregels inzake dienstverlening door JOC Ieper vzw

§1. JOC Ieper vzw handelt steeds overeenkomstig de algemene gedragsregels die moeten worden nageleefd bij de dienstverlening in het algemeen binnen de Stad. Ze zal daartoe onder meer steeds een kwalitatieve dienstverlening evenals toegankelijkheid garanderen. §2. In samenspraak met de Stad kan een systeem van klachtenbehandeling worden opgezet voor JOC Ieper vzw. §3. JOC Ieper vzw zal zich, voor wat betreft de onderlinge relaties tussen bestuursorganen en personeel evenals voor wat betreft de relaties met de Stad en haar adviesorganen, steeds gedragen in overeenstemming met de gedragscode die geldt voor de Stad. Artikel 8. De voorwaarden waaronder JOC Ieper vzw andere rechtspersonen kan oprichten, erin deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen §1. Binnen de perken van zijn maatschappelijk doel, zoals vermeld in deze samenwerkingsovereenkomst, kan JOC Ieper vzw, overeenkomstig artikel 242, §5 van het Gemeentedecreet, andere rechtspersonen oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen, voor zover dat past in zijn opdrachten. §2. JOC Ieper vzw streeft met de oprichting, deelname of vertegenwoordiging geen speculatieve oogmerken na. De oprichting, deelname of vertegenwoordiging gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun en de voorwaarden, zoals bepaald in deze samenwerkingsovereenkomst. De beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging toont aan dat aan deze voorwaarden is voldaan. §3. JOC Ieper vzw zendt zijn beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging binnen dertig dagen aan de Vlaamse regering. Tot de oprichting, deelname of vertegenwoordiging kan pas worden overgegaan nadat de beslissing hiertoe werd goedgekeurd. Binnen honderd dagen na verzending keurt de Vlaamse Regering de beslissing al dan niet goed. Als die termijn verstrijkt zonder dat de Vlaamse Regering een beslissing heeft genomen en die beslissing heeft verzonden aan JOC Ieper vzw, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend. §4. Behoudens toepassing van andere wettelijke en decretale bepalingen, draagt JOC Ieper vzw in geen geval zijn taken van stedelijk belang, noch geheel noch gedeeltelijk, over aan andere (rechts)personen. TITEL III - PERSONEEL Artikel 9.

Eigen personeel van JOC Ieper vzw.

§1. Het personeel van JOC Ieper vzw kan in contractueel dienstverband worden aangesteld. §2. De raad van bestuur beslist principieel over het aanwerven van personeel en stelt hun personeelsstatuut telkens vast. {Artikel 3 van de statuten van JOC Ieper vzw}

22

§3. Het voeren van de aanwervingsprocedure kan worden gedelegeerd aan het dagelijks bestuur die dit verder kan doordelegeren aan een personeelslid van JOC Ieper vzw.. Beslissingen over aanwervingen, ontslagen en bevorderingen blijven een bevoegdheid van de raad van bestuur, behoudens bij delegatie. §4. De overeenstemmende rechtspositieregeling van de Stad is van toepassing op het personeel van JOC Ieper vzw. JOC Ieper vzw stelt de afwijkingen op deze rechtspositieregeling vast, voor zover het specifieke karakter van JOC Ieper vzw dat verantwoordt. JOC Ieper vzw bepaalt de rechtspositieregeling van de betrekkingen die niet bestaan binnen de Stad. Artikel 10.

Personeelsinzet door middel van dienstverlening door de Stad

§1. Binnen de grenzen van de regelgeving, inbegrepen de wetgeving op de uitzendarbeid, de Nieuwe Gemeentewet en het Gemeentedecreet, zal JOC Ieper vzw met de Stad dienstverleningsovereenkomsten kunnen sluiten waarbij de uitvoering van bepaalde taken of opdrachten aan de Stad wordt toevertrouwd, waaronder: -

het ondersteunen van de dagelijkse werking van JOC Ieper vzw; de administratieve ondersteuning inzake documentenbeheer; het beheer van de rekeningen; de archivering van documenten; ICT; de operationele ondersteuning bij het beheer of exploitatie van goederen; Artikel 11.

Welzijn op het werk

JOC Ieper vzw staat, voor het personeel dat bij haar, op welke wijze ook, wordt tewerkgesteld in voor de toepassing van de wetgeving inzake de reglementering en de bescherming van de arbeid die gelden op de plaats van het werk, behoudens andersluidende afspraken tussen partijen voor wat betreft het personeel dat wordt ter beschikking gesteld of wordt ingezet op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Artikel 12.

Beroep op derden

JOC Ieper vzw kan steeds een beroep doen op derden, overeenkomstig de ter zake geldende wettelijke bepalingen. TITEL IV – FINANCIËLE AFSPRAKEN Artikel 13.


§1. Met het oog op de uitvoering van de in deze samenwerkingsovereenkomst opgesomde taken en bevoegdheden stelt de Stad de nodige financiële middelen ter beschikking te stellen aan JOC Ieper vzw. §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van een jaaractieplan en het budget van JOC Ieper vzw zal telkens voorafgaandelijk overleg plaatsvinden tussen het college van burgemeester en schepenen van de Stad en het dagelijks bestuur van JOC Ieper vzw, teneinde overeenstemming te bereiken over de concrete financieringsmodaliteiten. De afspraken die in dit verband tussen partijen worden gemaakt, worden opgenomen in het budget en het meerjarenplan van de Stad en JOC Ieper vzw.

23

§3. De Stad kan ook tussenkomen in het verlies van JOC Ieper vzw indien uit het ontwerp van de jaarrekening van JOC Ieper vzw een verlies blijkt. De tussenkomst in het verlies van JOC Ieper vzw door de Stad zal maar gebeuren mits uitdrukkelijk verzoek van JOC Ieper vzw en in de mate dat het verlies noch direct noch indirect voortvloeit uit opgelopen kosten en niet het gevolg zijn van kennelijk onredelijke beslissingen van JOC Ieper vzw. De tussenkomst bedraagt maximaal het verlies zoals blijkt uit de resultatenrekening (rubriek “Te verwerken verlies van het boekjaar”). De Stad dient een beslissing te nemen voor een gehele of gedeeltelijke tussenkomst in het verlies. Op basis van de genomen beslissing engageert de Stad zich de nodige kredieten voor de tussenkomst in het verlies in haar budget of budgetwijziging in te schrijven. De beslissing van tussenkomst in het verlies dient te gebeuren vooraleer de jaarrekening van JOC Ieper vzw wordt afgesloten. In onderling overleg wordt bepaald of de tussenkomst definitief verworven is dan wel als schuld t.o.v. de Stad wordt uitgedrukt. JOC Ieper vzw zal daartoe tijdig het verzoek tot tussenkomst in het verlies voorleggen aan de Stad, zodat de Stad de vraag tot tussenkomst in het verlies kan voorleggen aan haar bevoegde organen en vooraleer JOC Ieper vzw de jaarrekening ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad. De tussenkomst in het verlies is op geen enkele wijze te beschouwen als een tegenprestatie voor de levering van een dienst door JOC Ieper vzw. Artikel 14. Presentiegeld en andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van JOC Ieper vzw worden toegekend Aan de leden van de raad van bestuur en het dagelijks bestuur wordt geen presentiegeld toegekend in toepassing van artikel 17 van de statuten van JOC Ieper vzw. Artikel 15. De voorwaarden waaronder eigen inkomsten financieringen mogen worden aangeworven en aangewend

of

andere

§1. JOC Ieper vzw kan, binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden. §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van de begroting en het jaaractieplan zal JOC Ieper vzw concreet aangeven in welke mate deze van deze mogelijkheid wenst gebruik gemaakt te worden en volgens welke modaliteiten. De Stad en JOC Ieper vzw zullen op dat ogenblik in onderling overleg bepalen of desgevallend een andere financieringswijze meer aangewezen is. §3. Elementen die niet in het budget konden voorzien worden en die het gebudgetteerde resultaat negatief beïnvloeden, moeten voorafgaand aan enige verbintenis, door de vzw JOC aan de Stad ter goedkeuring voorgelegd worden, behoudens in gevallen van hoogdringendheid in dit geval dient zo snel mogelijk teruggekoppeld te worden met de Stad. Artikel 16.

Tarifering van de door JOC Ieper vzw geleverde prestaties

§1. De prestaties die door JOC Ieper vzw worden geleverd, zowel aan derden als aan de Stad, worden aangerekend: -

in de mate er voor gelijkaardige diensten tarieven zijn vastgesteld door de Stad voor haar eigen diensten, in overeenstemming met deze tarieven;

24

§2. De tarieven dienen zo te worden vastgelegd door JOC Ieper vzw dat zij tegemoetkomen aan de werkelijke kost voor JOC Ieper vzw om de dienst te leveren, onverminderd de mogelijkheid voor JOC Ieper vzw om, gelet op de opdracht van stedelijk belang en al dan niet in overleg met de Stad, in de publieke dienstverlening gunsttarieven of kortingen toe te staan hetzij op de werkelijke kostprijs een toeslag aan te rekenen met het oog op het opbouwen van reserves binnen JOC Ieper vzw voor een verdere optimalisering van de publieke dienstverlening in het algemeen. §3. Over nieuwe tarieven of wijzigingen aan bestaande tarieven, inbegrepen de eenvoudige indexering ervan, mag JOC Ieper vzw zelfstandig beslissen op voorwaarde dat er een redelijke verhouding bestaat tussen het tarief en de kosten die betrekking hebben op de dienstverlening waarvoor het tarief geldt. Artikel 17.

Toezicht op de financiële toestand van JOC Ieper vzw

§1. JOC Ieper vzw werkt overeenkomst de rechtspersonenbelasting, overeenkomstig de wetgeving en het Gemeentedecreet. §2. Het toezicht op de financiële toestand en op de jaarrekeningen van JOC Ieper vzw wordt opgedragen aan een (bedrijfs)revisor, met ingang van 1 januari 2014. Deze erkende (bedrijfs)revisor wordt benoemd door de JOC Ieper vzw voor een hernieuwbare periode van telkens drie jaren. §3. De (bedrijfs)revisor wordt gekozen buiten de Algemene vergadering van JOC Ieper vzw en vervult zijn opdracht in overstemming met de wettelijke bepalingen. Andere bepalingen met betrekking tot financiële aangelegenheden. In de gevallen voorzien in artikel 9 van deze overeenkomst, kan de Stad kosten aanrekenen aan JOC Ieper vzw. De Stad raamt deze kosten, indien mogelijk, voor de uitvoering van de prestaties in een offerte die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan JOC Ieper vzw. TITEL V – INFORMATIEVERSTREKKING EN RAPPORTERING, INTERNE CONTROLE Artikel 18.

Rapportering door JOC Ieper vzw

§1. Met het oog op de -

-

uitoefening van het toezicht door de Stad op de naleving van deze overeenkomst; de controle op de gerechtvaardigde aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking worden gesteld aan JOC IEPER vzw, zoals ook bedoeld in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de aanwending van sommige toelagen; de evaluatie van de uitvoering van de opdracht van JOC IEPER vzw door de gemeenteraad; de evaluatie na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad door de gemeenteraad over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan; stelt JOC IEPER vzw voor de Stad een jaarverslag en een financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar. §2. Het jaarverslag en financieel verslag omvat:

-

een rapportering over de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende doelstellingen en opdrachten zoals bepaald in deze overeenkomst bereikt werden. In het geval van het niet bereiken van de vooropgestelde resultaten, moeten de vermoedelijke oorzaken

25

-

-

vermeld worden, alsook eventuele suggesties voor correctieve acties, bijsturing van de samenwerkingsovereenkomst of bijsturing van het gevoerde beleid. Ter gelegenheid van de evaluatie wordt het jaarverslag van het voorgaande jaar uitgebreid met respectievelijk een beknopt rapport over de voorgaande werkingsjaren van de samenwerkingsovereenkomst; een beknopt overzicht van de geleverde acties, te situeren binnen de opdrachten van JOC Ieper vzw; een financieel verslag, bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), het verslag van de raad van bestuur met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen, alsmede het verslag van de bedrijfsrevisor/erkend accountant. §3. De raad van bestuur maakt de vastgestelde rekening, inbegrepen het jaarverslag en het financieel verslag conform het decreet van de Vlaamse Regering en overeenkomstig het Gemeentedecreet. §4. De raad van bestuur maakt jaarlijks het actieplan op en de begroting op overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Gemeentedecreet. §5. Uiterlijk op 31 december van ieder jaar doet JOC IEPER vzw de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het vzw, van welke aard ook. Artikel 19.


§1. Partijen komen overeen dat de gemeenteraadsleden, alsmede de betrokken personeelsleden van de Stad, volledig inzagerecht hebben in de werkings- en financiële documenten van JOC Ieper vzw. §2. De stedelijke dienst oefent minstens jaarlijks, op eigen stukken, toezicht uit op de naleving van de onderhavige samenwerkingsovereenkomst en de aanwending van de door de Stad ter beschikking gestelde middelen. §3. De stedelijke dienst maakt ter gelegenheid van de evaluatie van deze samenwerkingsovereenkomst zelf een beknopt opvolgingsverslag over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst door JOC vzw ten aanzien van de gemeenteraad. Hierbij baseert de dienst zich op de rapporteringsdocumenten van JOC Ieper vzw, en op door JOC Ieper vzw en door toezichthouders eventueel verstrekte inlichtingen. Het opvolgingsverslag heeft tot doel de Stad te informeren over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst, eventuele gevolgen voor de nieuwe samenwerkingsovereenkomst en de aanwending van de door de Stad aan JOC Ieper vzw ter beschikking gestelde middelen. §4. JOC Ieper vzw erkent het inlichtingenrecht van de Stad m.b.t. informatie en/of stukken die op de samenwerkingsovereenkomst betrekking hebben. De Stad mag op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten vragen. §5. JOC Ieper vzw en de Stad streven steeds naar een vlotte, snelle, correcte en eenvoudige informatie – uitwisseling. Er kunnen door de Stad en JOC Ieper vzw periodieke overlegmomenten worden voorzien. Artikel 20. De wijze waarop JOC Ieper vzw zal voorzien in een systeem van interne controle

26

§1. JOC Ieper vzw voorziet binnen het jaar na aanvang van deze samenwerkingsovereenkomst in een ontwerp van gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat onder meer de volgende elementen behelst: -

het effectief en efficiënt beheer van risico’s binnen JOC Ieper vzw; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen JOC Ieper vzw; de naleving van de regelgeving en de procedures binnen JOC Ieper vzw; de effectieve en efficiënte werking van de diensten van JOC Ieper vzw; de bescherming van de activa van JOC Ieper vzw. §2. Vanaf het tweede jaar na aanvang van deze samenwerkingsovereenkomst wordt het proces van organisatiebeheersing of interne controle minstens één maal per jaar door de raad van bestuur en het dagelijks bestuur geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd. §3. Om de realisatie van een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing haalbaar te maken, zal JOC Ieper vzw een stappenplan opstellen, waarin aangegeven wordt hoe JOC Ieper vzw de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie zal inbedden tegen eind 2016. Tegen dat tijdstip dienen de beheersingsmaatregelen ontwikkeld en aanwezig te zijn. Eveneens zijn de beheersingsmaatregelen gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden toegepast. TITEL VI – AFSLUITENDE BEPALINGEN Artikel 21.

Overdracht van overeenkomsten aan JOC Ieper vzw

§1. JOC Ieper vzw treedt in de rechten en plichten van de Stad die neergelegd zijn in en voortvloeien uit beheersovereenkomsten die zijn afgesloten met betrekking tot het beheer en/of de exploitatie van de goederen die volgens deze samenwerkingsovereenkomst zijn toevertrouwd aan of ingebracht in JOC Ieper vzw, behoudens andersluidende afspraak tussen partijen. Het gaat om de overeenkomsten zoals opgenomen als bijlage bij deze samenwerkingsovereenkomst. §2. Bedoelde rechten en plichten, met inbegrip van de betreffende deze overeenkomsten hangende gedingen, worden door de Stad van rechtswege overgedragen aan JOC Ieper vzw overeenkomstig de statuten. Artikel 22.


Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het evenwicht vervat in deze overeenkomst maximaal en te goeder trouw te behouden. Artikel 23.


§1. Met het oog op de uitvoering, vervolledigen en verfijnen van deze overeenkomst kunnen de partijen convenanten sluiten die aan deze overeenkomst zullen worden gehecht. §2. Op grond van een bijzondere motivering kan aan deze convenanten terugwerkende kracht worden verleend. Artikel 24.

Verzekering

27

§1. JOC Ieper vzw zal voor de werking van haar bestuursorganen een verzekering BA voor administratieve fouten en een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afsluiten. §2. JOC Ieper vzw zal voor de goederen en infrastructuur van de Stad die haar wordt toevertrouwd of die zij zal exploiteren, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten minstens de bestaande verzekeringspolis van de Stad overnemen. Artikel 25.

Duur

§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2014. De inwerkingtreding heeft geen invloed op de geldigheid van de voor de inwerkingtreding van deze overeenkomst door de Stad en de vzw gestelde handelingen. Deze handelingen worden hierbij uitdrukkelijk door de Stad en JOC Ieper vzw, voor zoveel als nodig, bekrachtigd. §2. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding eindigt de samenwerkingsovereenkomst in ieder geval uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad, zijnde 30 juni 2019. Partijen drukken de intentie uit om een nieuwe samenwerkingsovereenkomst te sluiten die uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad ingaat en geldt voor een periode van zes jaar. §3. Als bij het verstrijken van een samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande samenwerkingsovereenkomst van rechtswege verlengd. §4. Als geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na de verlenging of als een samenwerkingsovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de gemeenteraad na overleg met JOC Ieper vzw voorlopige regels vaststellen inzake de in de samenwerkingsovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Deze voorlopige regels zullen als samenwerkingsovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking treedt. Artikel 26. De omstandigheden waarin en de wijze waarop de samenwerkingsovereenkomst kan worden gewijzigd, geschorst en ontbonden Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin JOC Ieper vzw actief is, hetzij in de beleidsopties, de financiële organisatie, hetzij door een wijziging in de wetgeving, en deze wijzigingen de opdrachten van JOC Ieper vzw dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de contractanten, zijn partijen verplicht hierover te onderhandelen, op initiatief van de meeste gerede partij. Desgevallend zal de samenwerkingsovereenkomst gewijzigd, dan wel geschorst of ontbonden worden. Artikel 27. De maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst Indien blijkt dat de Stad dan wel JOC Ieper vzw haar verbintenissen niet naleeft, worden in overleg tussen partijen correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot

28

resultaat moeten leiden, alsook de wijze en de frequentie waarop JOC Ieper vzw hierover moet rapporteren. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de gemeenteraad geëvalueerd. Indien de gemeenteraad dan een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door JOC Ieper vzw vaststelt, mag zij, na het horen van JOC Ieper vzw, het gemotiveerde besluit formuleren om de overeenkomst te ontbinden. Artikel 28.


§1. Voor de Stad: Naam Burgemeester Naam Secretaris Adres Dossieropvolger:

Jan Durnez Stefan Depraetere Grote Markt 34, 8900 Ieper

Voor het vzw: Naam (bevoegde schepen): Naam dossieropvolger Functie: Adres: Telefoon: E-mail:

Schepen Eva Ryde Klaas Kindt Verantwoordelijke Fochlaan 3, 8900 Ieper 057 239 564 [email protected]

§2. Alle correspondentie en uitwisseling van informatie of bescheiden in uitvoering van deze overeenkomst is rechtsgeldig gedaan voor zover deze persoonlijk wordt afgeleverd of via geschrift of via schriftelijk bevestigde elektronische data communicatie gebeurt op één van de bovenvermelde coördinaten, in de mate dat er niets anders geregeld is in deze overeenkomst. Artikel 29.

Wijzigingen

Deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd bij akkoord van de partijen. Artikel 30.

Deelbaarheid

§1. Indien krachtens wettelijke bepalingen van openbare orde of van dwingend recht één of meerdere bepalingen van de huidige overeenkomst nietig of niet tegenstelbaar zouden zijn, dan zullen de artikelen die nietig of niet - tegenstelbaar zijn, als ongeschreven beschouwd worden. De nietigheid of niet - tegenstelbaarheid van een bepaling in deze overeenkomst zal geenszins de nietigheid of de niet - tegenstelbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst of van de overeenkomst zelf met zich meebrengen. §2. Partijen nemen een inspanningsverbintenis op zich om, in voorkomend geval, de nietige bepaling(en) te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een gelijkaardig resultaat, in die zin dat ten allen tijde het voorwerp van de huidige overeenkomst in essentie dient bewaard te blijven. Artikel 31.


§1. Partijen zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze overeenkomst niet kunnen nakomen ingevolge bewezen overmacht. Overmacht moet in de gemeenrechtelijke zin van het woord worden toegepast. Partijen kunnen zich slechts beroepen op overmacht voor zover deze overmacht bij aangetekend schrijven aan de andere partij wordt gemeld binnen de dertig kalenderdagen nadat zij zich heeft voorgedaan.

29

In geval van overmacht zullen partijen in gemeen overleg beslissen de overeenkomst te herzien. Indien de overmacht gedurende meer dan twintig kalenderdagen blijft aanhouden, heeft elke partij het recht om de overeenkomst bij aangetekend schrijven op te zeggen, zonder dat hierdoor partijen tegenover elkaar kunnen gehouden zijn tot schadevergoeding. De verzending van het aangetekende schrijven heeft de beëindiging van rechtswege van de overeenkomst tot gevolg. §2. Indien er zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst onvoorziene omstandigheden voordoen, kan elke partij herziening van de overeenkomst verzoeken, inbegrepen het recht voor beide partijen op een passende compensatie, als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: -

de omstandigheden dienen een abnormaal karakter te hebben; zij konden niet redelijkerwijze worden voorzien bij het sluiten van de overeenkomst; de vragende partij heeft alle nodige inspanningen geleverd om de onvoorziene omstandigheden te verhelpen of te vermijden; de onvoorziene omstandigheden maken de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk moeilijker of kostelijker. §3. Indien, gelet op het specifieke karakter van de Stad en JOC Ieper vzw als lokaal openbaar bestuur, een beslissing van een hogere overheid die de Stad of JOC Ieper vzw niet naast zich neer kan leggen meebrengt dat de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de overeenkomst onmogelijk wordt gemaakt, wordt dit als een onvoorziene omstandigheid aanzien. Hieronder worden ondermeer verstaan het nemen van beslissingen ingevolge bindende adviezen van andere overheden en het verplicht nemen of ondergaan van begrotingsmaatregelen ingevolge het verplicht financieel evenwicht voor lokale besturen. Artikel 32.

Overdracht

JOC Ieper vzw kan, zonder schriftelijke toestemming van de Stad, en op straffe van ontbinding van rechtswege van deze Overeenkomst lastens JOC Ieper vzw, haar rechten en/of plichten uit deze overeenkomst noch geheel noch gedeeltelijk overdragen. Artikel 33.

Verzaking

De nalatigheid of vertraging van een partij bij de uitoefening van een recht of rechtsmiddel krachtens deze overeenkomst, kan in geen geval beschouwd worden als een verzaking aan dit recht of rechtsmiddel, of aan enig ander recht of rechtsmiddel waarop deze partij zich kan beroepen krachtens deze overeenkomst. Tenzij anders voorzien in deze overeenkomst, dient elke verzaking schriftelijk te gebeuren en geldig ondertekend te worden door de verzakende partij. Artikel 34.



30

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8.

Samenwerkingsovereenkomst Stad Ieper en EVAP ACCI vzw. Goedkeuring.

OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Het gemeentedecreet artikelen 42, 43, 57 en 58 (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het Gemeentedecreet Titel VII - artikelen 221 tot en met artikel 247 bis de gemeentelijke verzelfstandige agentschappen en de artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen van 27 juni 1921, en latere wijzigingen. De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Juridische Grond Het decreet van 6 juli 2001, inzonderheid de artikelen 43 § 2,5° en 247 bepaalt de intergemeentelijke samenwerking; Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; De beslissing van de Gemeenteraad van 4 februari 2013 waarbij de bestuurders werden aangeduid. Het gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2013 waarbij vastgesteld wordt dat ACCI vzw een entiteit is die een taak van gemeentelijk belang uitvoert; Conform het Gemeentedecreet werden de statuten aangepast van ACCI vzw en wordt de vervanging van de leden van ACCI vzw in de bestuursorganen voorzien bij gemeenteraadsbesluit van 2 september 2013. Het Cultuurpact van 28 januari 1974 en latere wijzigingen. Tussen de Stad en ACCI vzw werd onderhandeld om de samenwerkingsovereenkomst van de EVAP conform het Gemeentedecreet in te vullen. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad in te stemmen met de Samenwerkingsovereenkomst van ACCI vzw EVAP, waarvan de tekst hier volgt: TITEL I – ALGEMEEN JURIDISCH EN BELEIDSKADER Artikel 1


§1. Deze overeenkomst wordt gesloten binnen het juridisch kader van de Nieuwe Gemeentewet, het Gemeentedecreet en het oprichtingsbesluit van de gemeenteraad 7 maart 2002 goedgekeurd door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand bij ministerieel besluit. §2. Deze overeenkomst steunt bovendien op de statuten van de vzw’s en EVAP’s waarvan de gewijzigde gecoördineerde statuten werden goedgekeurd bij beslissing van de Algemene Vergadering van 16 september 2013 en door de gemeenteraad goedgekeurd werd op 2 september 2013. §3. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten met het oog op het vastleggen en bepalen van het financieel en operationeel kader van ACCI vzw, het afstemmen van het beleid van ACCI vzw op het beleid van de Stad, alsmede met het oog op het formuleren van een duidelijke en transparante verhouding tussen de partijen in het kader van de werking van ACCI vzw dat, overeenkomstig artikel 3 paragraaf 5 van de statuten, als maatschappelijk doel heeft: Artikel 2


§1. Met inachtneming van het decreet van 28 januari 1974 betreffende het Cultuurpact en gelet op het decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid met bijbehorende uitvoeringsbesluiten heeft ACCI vzw tot doel het Cultuurcentrum dat erkend is in categorie B in

31

-

-

staat te stellen zijn doelstellingen te realiseren, namelijk cultuurparticipatie, cultuurspreiding en gemeenschapsvorming en dit door: Het realiseren van een eigen cultuuraanbod met een lokale en regionale uitstraling dat inspeelt op de vragen en behoeften van diverse bevolkingsgroepen en aandacht heeft voor een spreiding van en wisselwerking met door de Vlaamse Overheid gesubsidieerde en ondersteunde gezelschappen; Actief ondersteuning te bieden aan amateurkunsten en sociaal- en culturele verenigingen; In te zetten op een aangepast aanbod van kunst- en cultuureducatie in samenwerking met relevante actoren. §2. ACCI vzw kan hiervoor alle activiteiten ondernemen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht. §3 ACCI vzw is belast met het verwezenlijken van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang met name de organisatie van culturele programmatie, het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het CultuurCentrum. ACCI vzw is hiertoe gemachtigd door de Stad overeenkomstig artikel 245 van het Gemeentedecreet. §4. ACCI vzw kan meer algemeen alle middelen aanwenden die tot de verwezenlijking van het doel rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen. ACCI vzw kan ter uitvoering van wat hierboven bepaald is, onder meer alle eigendommen of zakelijke rechten verwerven, in huur nemen, verhuren, rechtsgeldige overeenkomsten sluiten, fondsen inzamelen, kortom alle activiteiten uitoefenen of laten uitoefenen die haar doel rechtvaardigen. In het kader van het realiseren van haar doel, kan ACCI vzw zelfs daden van koophandel stellen. Deze opsomming van taken is niet limitatief. Daarbij kan ACCI vzw alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel. ACCI vzw is hiertoe gemachtigd door de Stad overeenkomstig artikel 245 van het Gemeentedecreet en onder de voorwaarden van het Gemeentedecreet. Tegen deze achtergrond legt de samenwerkingsovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van partijen vast. §5. De samenwerkingsovereenkomst regelt overeenkomstig artikel 235, §2 van het Gemeentedecreet, zoals gewijzigd door het Wijzigingsdecreet van 29 juni 2012, en van de statuten van ACCI vzw minstens de volgende aangelegenheden: 23° de concretisering van de wijze waarop ACCI vzw zijn taken moet vervullen en de concretisering van de doelstellingen van ACCI vzw; 24° de modaliteiten van toekenning van middelen door de Stad voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van ACCI vzw; 25° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het bedrag van het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van ACCI vzw worden toegekend; 26° de voorwaarden waaronder door ACCI vzw eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend; 27° de wijze waarop de tarieven voor de geleverde prestaties door de raad van bestuur vastgesteld en berekend worden; 28° de gedragsregels inzake de publieke dienstverlening door ACCI vzw; 29° de voorwaarden waaronder ACCI vzw andere rechtspersonen kan oprichten, erin kan deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen; 30° de wijze van informatieverstrekking en rapportering door ACCI vzw aan de Stad; 31° de wijze waarop ACCI vzw zal voorzien in een systeem van interne en externe controle; 32° de maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst; 33° de omstandigheden waarin en de wijze waarop de samenwerkingsovereenkomst kan worden verlengd, gewijzigd, geschorst en ontbonden.

32

Artikel 3

Algemene opdracht van ACCI vzw

§1. ACCI vzw is belast met het verwezenlijken van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van stedelijk belang met name de organisatie van culturele programmatie, het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het CultuurCentrum. ACCI vzw mag hiervoor alle activiteiten ondernemen. Zij kan in deze zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend wordt besteed aan het doel waarvoor zij werd opgericht. Het stedelijk beleid is ter zake gebaseerd op de volgende uitgangspunten en pijlers: het ter beschikking stellen van ruimten voor activiteiten van de verschillende culturele werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen ; het op eigen initiatief organiseren van culturele activiteiten waarin het kunstgebeuren een prioritaire rol vervult ; het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact ; het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het Cultureel Centrum en zo nodig het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden. Deze opsomming van taken is niet limitatief. Daarbij kan ACCI vzw alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel. ACCI vzw is hiertoe gemachtigd door de Stad overeenkomstig artikel 245 van het Gemeentedecreet en onder de voorwaarden van het Gemeentedecreet. §2. ACCI vzw zal, binnen haar visie en missie, instaan voor het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en valorisering van zowel het eigen patrimonium als van het patrimonium behorende tot het publiek of privaat domein van de Stad dat aan ACCI vzw, op welke wijze ook, wordt toevertrouwd, bestemd voor het beheer en de uitbating van het Cultuurcentrum en zoals passend binnen haar maatschappelijke doelstelling en de taken van stedelijk belang waarmee ACCI vzw is belast en conform haar erkenning als cultuurcentrum categorie B. ACCI vzw wordt door de Stad meer bepaald belast met een publiekrechtelijke opdracht tot beheer en / of exploitatie van de volgende goederen: Het Perron – Fochlaan 1, 8900 Ieper Kadastraal gekend 3 AFD E 0184 C 13 Stadsschouwburg, Vandenpeereboomplein 55, 8900 Ieper Kadastraal gekend 1 AFD F 0290P, 0290L, 0290 M en 0290N Cultuurcentrum Vlamertinge – Poperingseweg 483 , 8908 Ieper-Vlamertinge Deel van sportgebouw Kadastraal gekend 12 AFD G 0067V -5 §3. Het beheer en de exploitatie van de bovenvermelde goederen omvat, in de mate er in deze overeenkomst niet verder wordt van afgeweken, het volgende: •

• •

Zijn ten laste van Stad: de eigenaarskosten, de gebruikskosten, het onderhoud, met inbegrip van alle vereiste herstellingen, om de goederen in goede staat te houden en bruikbaar te houden voor de dienstverlening of doelstelling waarvoor zij zijn bestemd. Er wordt geen huur gevraagd voor het gebruik van de stadsgebouwen aan ACCI vzw, de verdere uitbouw en aanpassing van de goederen gebeuren in samenspraak met de Stad en ACCI vzw, bvb. gericht op nieuwe noden en behoeften, gebruiksvriendelijkheid,…. en zijn ten laste van Stad de uitbating ten overstaan van derden, op welke wijze dan ook, inbegrepen doch niet beperkt tot de verhuring of de terbeschikkingstelling, met inbegrip van alle hiermee verband houdende

33

aspecten zoals het verzorgen van een behoorlijke dienstverlening en informatieverstrekking aan de gebruikers, een nauwgezette en transparante facturatie van verstrekte diensten, etc…; §4. De stedelijke reglementen over de ter beschikking stelling en tarifering van roerende en onroerende goederen worden door ACCI vzw en de Stad verplicht gevolgd en gerespecteerd conform het retributiereglement, behoudens afwijking tussen partijen. §5. In de mate het eigendomsrecht van de goederen overgaat van de Stad naar ACCI vzw, beschikt de Stad over een genotsrecht op de goederen indien zij dit wenst in zoverre dit de doelstellingen en de werking van ACCI vzw niet hypothekeert . §6. Het beheer en de exploitatie van andere goederen dan vermeld in deze overeenkomst kan eveneens worden overgedragen of toevertrouwd aan ACCI vzw binnen de uitvoering van het beleid en de visie van de Stad. De lijst bij deze overeenkomst kan dan ook steeds tussen partijen worden uitgebreid door middel van een convenant of naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie van onderliggende samenwerkingsovereenkomst door de gemeenteraad. §7. ACCI vzw kan ook zelf goederen oprichten of verwerven van derden, steeds binnen de budgettaire grenzen zoals vastgelegd met de Stad. De door ACCI vzw verworven of opgerichte goederen worden ter beschikking gesteld van derden of van de Stad zoals vermeld in dit artikel. Artikel 4

Engagementen in verband met de algemene werkwijze van ACCI vzw

§1. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan ACCI vzw ter beschikking gestelde middelen en goederen uitsluitend aangewend voor het bereiken van deze doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van ACCI vzw. Dit geldt zowel voor de financiële toelage van de Stad, als voor middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen die door ACCI vzw zelf gegenereerd werden of enige andere middelen waarover ACCI vzw beschikt, alsmede alle goederen die aan ACCI vzw worden toevertrouwd. §2. ACCI vzw moet alle middelen en goederen, zowel haar eigen als deze van de Stad, steeds zorgvuldig en voorzichtig beheren op de wijze van een goede huisvader. §3. ACCI vzw verbindt zich ertoe eveneens de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren, zoals daar zijn het redelijkheidsbeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het zuinigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en openbaarheid van bestuur. Artikel 5


ACCI vzw concretiseert haar maatschappelijke opdracht, alsmede de concrete uitwerking ervan in deze overeenkomst, verder conform de wettelijke bepalingen voor vzw’s. Artikel 6


§1. De Stad stelt kosteloos infrastructuur ter beschikking aan ACCI vzw om de in deze overeenkomst overeengekomen doelstellingen te realiseren. §2. De Stad zal ACCI vzw verder ondersteunen op het vlak van: • • • • •

loonverwerking, indien van toepassing; ICT- ondersteuning; administratieve ondersteuning; financiële en boekhoudkundige ondersteuning; gebruik van databanken beheerd door de Stad binnen de grenzen toegelaten door de privacywetgeving, bvb. met het oog op invorderingen; • operationele ondersteuning.

34

Hieromtrent kunnen nadere afspraken worden gemaakt tussen partijen, onverminderd hetgeen reeds opgenomen is in deze overeenkomst inzake personeel. §3. Partijen kunnen elkaar mandateren om, voor overheidsopdrachten, op te treden als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten. TITEL II – SPECIFIEK BELEIDSKADER Artikel 7

De gedragsregels inzake dienstverlening door ACCI vzw

§1. ACCI vzw handelt steeds overeenkomstig de algemene gedragsregels die moeten worden nageleefd bij de dienstverlening in het algemeen binnen de Stad. Ze zal daartoe onder meer steeds kwalitatieve dienstverlening garanderen. §2. ACCI vzw zal zich, voor wat betreft de onderlinge relaties tussen bestuursorganen en personeel evenals voor wat betreft de relaties met de Stad en haar adviesorganen, steeds gedragen in overeenstemming met de gedragscode die geldt voor de Stad. Artikel 8 De voorwaarden waaronder ACCI vzw andere rechtspersonen kan oprichten, erin deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen §1. Binnen de perken van zijn maatschappelijk doel, zoals vermeld in deze overeenkomst, kan ACCI vzw, overeenkomstig artikel 242, §5 van het Gemeentedecreet, andere rechtspersonen oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen, voor zover dat past in zijn opdrachten. §2. ACCI vzw streeft met de oprichting, deelname of vertegenwoordiging geen speculatieve oogmerken na. §3. De oprichting, deelname of vertegenwoordiging gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun en de voorwaarden, zoals bepaald in deze samenwerkingsovereenkomst. De beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging toont aan dat aan deze voorwaarden is voldaan. §4. Behoudens toepassing van andere wettelijke en decretale bepalingen, draagt ACCI vzw in geen geval zijn taken van stedelijk belang, noch geheel noch gedeeltelijk, over aan andere (rechts)personen. TITEL III- PERSONEEL Artikel 9

Eigen personeel van ACCI vzw.

§1. Al het personeel wordt ter beschikking gesteld via de Stad en is ook opgenomen binnen het organigram van de stad. §2. ACCI vzw heeft dan ook geen eigen personeelsstatuut. Iedereen werkzaam binnen ACCI vzw, behoort tot het stadspersoneel onder het gezag van en binnen het organigram van het stadbestuur. TITEL IV– FINANCIËLE AFSPRAKEN Artikel 10

Financiële tussenkomst door de Stad.

§1. Met het oog op de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde taken en bevoegdheden stelt de Stad de nodige financiële middelen ter beschikking te stellen aan ACCI vzw onder de vorm van werkingstoelagen. §2. De Stad kan ook tussenkomen in het verlies van ACCI vzw indien uit het ontwerp van de jaarrekening van ACCI vzw een verlies blijkt.

35

De tussenkomst in het verlies van ACCI vzw door de Stad zal maar gebeuren mits uitdrukkelijk verzoek van ACCI vzw en in de mate dat het verlies noch direct noch indirect voortvloeit uit opgelopen kosten en niet het gevolg zijn van kennelijk onredelijke beslissingen van ACCI vzw. De tussenkomst bedraagt maximaal het verlies zoals blijkt uit de resultatenrekening (rubriek “Te verwerken verlies van het boekjaar”). De Stad dient een beslissing te nemen voor een gehele of gedeeltelijke tussenkomst in het verlies. Op basis van de genomen beslissing engageert de Stad zich de nodige kredieten voor de tussenkomst in het verlies in haar budget of budgetwijziging in te schrijven. De beslissing van tussenkomst in het verlies dient te gebeuren vooraleer de jaarrekening van ACCI vzw wordt afgesloten. In onderling overleg wordt bepaald of de tussenkomst definitief verworven is dan wel als schuld t.o.v. de Stad wordt uitgedrukt. ACCI vzw zal daartoe tijdig het verzoek tot tussenkomst in het verlies voorleggen aan de Stad, zodat de Stad de vraag tot tussenkomst in het verlies kan voorleggen aan haar bevoegde organen en vooraleer ACCI vzw de jaarrekening ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad. De tussenkomst in het verlies is op geen enkele wijze te beschouwen als een tegenprestatie voor de levering van een dienst door ACCI vzw. Artikel 11 Presentiegeld en andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van ACCI vzw worden toegekend Aan de leden van de raad van bestuur wordt geen presentiegeld toegekend. Artikel 12 De voorwaarden waaronder eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend §1. ACCI vzw kan, binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden. §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van het budget en het beleidsplan (iedere zes jaar) zal ACCI vzw concreet aangeven in welke mate van deze mogelijkheid wenst gebruik gemaakt te worden en volgens welke modaliteiten. De Stad en ACCI vzw zullen op dat ogenblik in onderling overleg bepalen of desgevallend een andere financieringswijze meer aangewezen is. §3. Elementen die niet in het budget konden voorzien worden en die het gebudgetteerde resultaat negatief beïnvloeden, moeten voorafgaand aan enige verbintenis, door de ACCI vzw aan de Stad ter goedkeuring voorgelegd worden, behoudens in gevallen van hoogdringendheid in dit geval dient zo snel mogelijk teruggekoppeld te worden met de Stad. Artikel 13

Tarifering van de door ACCI vzw geleverde prestaties

§1. De prestaties die door ACCI vzw worden geleverd, zowel aan derden als aan de Stad , worden aangerekend: in de mate er voor gelijkaardige diensten tarieven zijn, vastgesteld door de Stad voor haar eigen diensten, conform de retributie tarieven door de Gemeenteraad goedgekeurd. §2. Over nieuwe tarieven of wijzigingen aan bestaande tarieven, inbegrepen de eenvoudige indexering ervan, mag ACCI vzw zelfstandig beslissen op voorwaarde dat er een redelijke verhouding bestaat tussen het tarief en de kosten die betrekking hebben op de dienstverlening waarvoor het tarief geldt. Ingeval ACCI vzw een aanpassing wenst van meer dan 25% voor bestaande tarieven, dient eerst de goedkeuring van de gemeenteraad te worden gevraagd. Artikel 14

Toezicht op de financiële toestand van ACCI vzw

36

§1. ACCI vzw voert een boekhouding overeenkomstig de wetgeving. §2. Het toezicht op de financiële toestand en op de jaarrekeningen van ACCI vzw wordt opgedragen aan een bedrijfsrevisor of erkend accountant, met ingang van 1 januari 2014. Deze erkende bedrijfsrevisor/accountant wordt benoemd door de Algemene Vergadering voor een hernieuwbare periode van telkens drie jaren. §3. De bedrijfsrevisor/accountant wordt gekozen buiten de raad van bestuur van ACCI vzw en vervult zijn opdracht in overstemming met de wettelijke bepalingen. TITEL V– INFORMATIEVERSTREKKING EN RAPPORTERING, INTERNE CONTROLE Artikel 15

Rapportering door ACCI VZW

§1. Met het oog op: -

-

de uitoefening van het toezicht door de Stad op de naleving van deze overeenkomst; de controle op de gerechtvaardigde aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking worden gesteld aan ACCI vzw, zoals ook bedoeld in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de aanwending van sommige toelagen; de evaluatie van de uitvoering van de opdracht van ACCI vzw door de gemeenteraad; de evaluatie na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad door de gemeenteraad over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan; stelt ACCI vzw voor de Stad een jaarverslag en een financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar.

§2. Het jaarverslag en financieel verslag omvat: -

-

een rapportering over de uitvoering van deze overeenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende doelstellingen en opdrachten zoals bepaald in deze overeenkomst bereikt werden. In het geval van het niet bereiken van de vooropgestelde resultaten, moeten de vermoedelijke oorzaken vermeld worden, alsook eventuele suggesties voor correctieve acties, bijsturing van de overeenkomst of bijsturing van het gevoerde beleid. Ter gelegenheid van de evaluatie wordt het jaarverslag van het voorgaande jaar uitgebreid met respectievelijk een beknopt rapport over de voorgaande werkingsjaren van de overeenkomst; een beknopt overzicht van de geleverde acties, te situeren binnen de opdrachten van ACCI VZW; een financieel verslag, bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), het verslag van de raad van bestuur met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen, alsmede het verslag van de bedrijfsrevisor/erkend accountant .

§3. De raad van bestuur maakt de vastgestelde rekening op , inbegrepen het jaarverslag en het financieel verslag, volgens de bepalingen van het Decreet van de Vlaamse Gemeenschap. §4. De raad van bestuur maakt jaarlijks het beleidsplan en het budget op overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Gemeentedecreet en andere wettelijke en decretale bepalingen. §5. Uiterlijk op 31 december van ieder jaar doet ACCI VZW de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van ACCI vzw, van welke aard ook. Artikel 16


§1. Partijen komen overeen dat de gemeenteraadsleden, alsmede de betrokken dienst van de Stad, volledig inzagerecht hebben in de werkings- en financiële documenten van ACCI vzw. ACCI vzw erkent het inlichtingenrecht van de Stad m.b.t. informatie en/of stukken die op de overeenkomst betrekking hebben.

37

§2. De stedelijke dienst oefent minstens jaarlijks, op eigen stukken, toezicht uit op de naleving van de onderhavige overeenkomst en de aanwending van de door de Stad ter beschikking gestelde middelen. §3. De stedelijke dienst maakt ter gelegenheid van de evaluatie van deze overeenkomst zelf een beknopt opvolgingsverslag over de uitvoering van de overeenkomst door ACCI vzw ten aanzien van de gemeenteraad. Hierbij baseert de dienst zich op de rapporteringsdocumenten van ACCI vzw, en op door ACCI vzw en door toezichthouders eventueel verstrekte inlichtingen. Het opvolgingsverslag heeft tot doel de Stad te informeren over de uitvoering van de overeenkomst, eventuele gevolgen voor de nieuwe overeenkomst en de aanwending van de door de Stad aan ACCI vzw ter beschikking gestelde middelen. Artikel 17

De wijze waarop ACCI vzw zal voorzien in een systeem van interne controle

§1. ACCI vzw voorziet binnen het jaar na aanvang van deze samenwerkingsovereenkomst in een ontwerp van gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat onder meer de volgende elementen behelst: -

het effectief en efficiënt beheer van risico’s binnen ACCI vzw; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen ACCI vzw; de naleving van de regelgeving en de procedures binnen ACCI vzw; de effectieve en efficiënte werking van de diensten van ACCI vzw; de bescherming van de activa van ACCI vzw.

§2. Vanaf het tweede jaar na aanvang van deze samenwerkingsovereenkomst wordt het proces van organisatiebeheersing of interne controle minstens één maal per jaar door de raad van bestuur en het dagelijks bestuur geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd. §3. Om de realisatie van een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing haalbaar te maken, zal ACCI vzw een stappenplan opstellen, waarin aangegeven wordt hoe ACCI vzw de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie zal inbedden tegen eind 2016. Tegen dat tijdstip dienen de beheersingsmaatregelen ontwikkeld en aanwezig te zijn. Eveneens zijn de beheersingsmaatregelen gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden toegepast. TITEL VI – AFSLUITENDE BEPALINGEN Artikel 18

Overdracht van overeenkomsten aan ACCI vzw

§1. ACCI vzw treedt in de rechten en plichten van de Stad die neergelegd zijn in en voortvloeien uit overeenkomsten die zijn afgesloten met betrekking tot het beheer en/of de exploitatie van de goederen die toevertrouwd zijn aan of ingebracht in ACCI vzw, behoudens andersluidende afspraak tussen partijen. Het gaat om de overeenkomsten zoals opgenomen als bijlage bij deze overeenkomst. §2. Bedoelde rechten en plichten, met inbegrip van de betreffende deze overeenkomsten hangende gedingen, worden door de Stad van rechtswege overgedragen aan ACCI vzw overeenkomstig de statuten. Artikel 19


Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het evenwicht vervat in deze overeenkomst maximaal en te goeder trouw te behouden. Artikel 20


38

§1. Met het oog op de uitvoering, vervolledigen en verfijnen van deze overeenkomst kunnen de partijen convenanten sluiten die aan deze overeenkomst zullen worden gehecht. §2. Op grond van een bijzondere motivering kan aan deze convenanten terugwerkende kracht worden verleend. Artikel 21

Verzekering

§1. ACCI vzw zal voor de werking van haar bestuursorganen een verzekering BA voor administratieve fouten een verzekering objectieve aansprakelijkheid en een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afsluiten. §2. ACCI vzw zal voor de goederen en infrastructuur van de Stad die haar wordt toevertrouwd of die zij zal exploiteren, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Artikel 22

Duur

§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2014. De inwerkingtreding heeft geen invloed op de geldigheid van de voor de inwerkingtreding van deze overeenkomst door de Stad en ACCI vzw gestelde handelingen. Deze handelingen worden hierbij uitdrukkelijk door de Stad en ACCI vzw, voor zoveel als nodig, bekrachtigd. §2. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding eindigt de samenwerkingsovereenkomst in ieder geval uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad, zijnde 30 juni 2019. Partijen drukken de intentie uit om een nieuwe samenwerkingsovereenkomst te sluiten die uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad ingaat en geldt voor een periode van zes jaar. §3. Als bij het verstrijken van een samenwerkingsovereenkomst geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande samenwerkingsovereenkomst van rechtswege verlengd. §4. Als geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na de verlenging of als een samenwerkingsovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de gemeenteraad na overleg met ACCI vzw voorlopige regels vaststellen inzake de in de samenwerkingsovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Deze voorlopige regels zullen als samenwerkingsovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking treedt. Artikel 23 De omstandigheden waarin en de wijze waarop samenwerkingsovereenkomst kan worden gewijzigd, geschorst en ontbonden

de

Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin ACCI vzw actief is, hetzij in de beleidsopties, de financiële organisatie, hetzij door een wijziging in de wetgeving, en deze wijzigingen de opdrachten van ACCI vzw dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de contractanten, zijn partijen verplicht hierover te onderhandelen, op initiatief van de meeste gerede partij. Desgevallend zal de samenwerkingsovereenkomst gewijzigd, dan wel geschorst of ontbonden worden. Artikel 24 De maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst

39

Indien blijkt dat de Stad dan wel ACCI vzw haar verbintenissen niet naleeft, worden in overleg tussen partijen correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot resultaat moeten leiden, alsook de wijze en de frequentie waarop ACCI vzw hierover moet rapporteren. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de gemeenteraad geëvalueerd. Indien de gemeenteraad dan een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door ACCI vzw vaststelt, mag zij, na het horen van ACCI vzw, het gemotiveerde besluit formuleren om de overeenkomst te ontbinden. Artikel 25


§1. Voor de Stad: Naam: Burgemeester Naam: Secretaris Adres: Voor ACCI vzw: Naam: (Bevoegde schepen) Naam (Dossieropvolgers): Adres: Telefoon (Dossieropvolger): E- mail (Dossieropvolger):

Jan Durnez Stefan Depraetere Grote Markt 34, 8900 Ieper

Schepen Katrien Desomer Els Verlinde Griet Hoflack Fochlaan 1, 8900 Ieper 057 239 480 [email protected]

§2. Alle correspondentie en uitwisseling van informatie of bescheiden in uitvoering van deze overeenkomst is rechtsgeldig gedaan voor zover deze persoonlijk wordt afgeleverd of via geschrift of via schriftelijk bevestigde elektronische data - communicatie gebeurt op één van de bovenvermelde coördinaten, in de mate dat er niets anders geregeld is in deze overeenkomst. Artikel 26

Wijzigingen

Deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd bij akkoord van de partijen. Artikel 27

Deelbaarheid

§1. Indien krachtens wettelijke bepalingen van openbare orde of van dwingend recht één of meerdere bepalingen van de huidige overeenkomst nietig of niet - tegenstelbaar zouden zijn, dan zullen de artikelen die nietig of niet - tegenstelbaar zijn, als ongeschreven beschouwd worden. De nietigheid of niet - tegenstelbaarheid van een bepaling in deze overeenkomst zal geenszins de nietigheid of de niet - tegenstelbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst of van de overeenkomst zelf met zich meebrengen. §2. Partijen nemen een inspanningsverbintenis op zich om, in voorkomend geval, de nietige bepaling(en) te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een gelijkaardig resultaat, in die zin dat ten allen tijde het voorwerp van de huidige overeenkomst in essentie dient bewaard te blijven. Artikel 28


§1. Partijen zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze overeenkomst niet kunnen nakomen ingevolge bewezen overmacht. Overmacht moet in de gemeenrechtelijke zin van het woord worden toegepast. Partijen kunnen zich slechts beroepen op overmacht voor zover deze overmacht bij aangetekend schrijven aan de andere partij wordt gemeld binnen de dertig kalenderdagen nadat zij zich heeft voorgedaan. In geval van overmacht zullen partijen in gemeen overleg beslissen de overeenkomst te herzien.

40

Indien de overmacht gedurende meer dan twintig kalenderdagen blijft aanhouden, heeft elke partij het recht om de overeenkomst bij aangetekend schrijven op te zeggen, zonder dat hierdoor partijen tegenover elkaar kunnen gehouden zijn tot schadevergoeding. De verzending van het aangetekende schrijven heeft de beëindiging van rechtswege van de overeenkomst tot gevolg. §2. Indien er zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst onvoorziene omstandigheden voordoen, kan elke partij herziening van de overeenkomst verzoeken, inbegrepen het recht voor beide partijen op een passende compensatie, als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: -

de omstandigheden dienen een abnormaal karakter te hebben; zij konden niet redelijkerwijze worden voorzien bij het sluiten van de overeenkomst; de vragende partij heeft alle nodige inspanningen geleverd om de onvoorziene omstandigheden te verhelpen of te vermijden; de onvoorziene omstandigheden maken de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk moeilijker of kostelijker.

§3. Indien, gelet op het specifieke karakter van de Stad en ACCI vzw als lokaal openbaar bestuur, een beslissing van een hogere overheid die de Stad of ACCI vzw niet naast zich neer kan leggen meebrengt dat de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de overeenkomst onmogelijk wordt gemaakt, wordt dit als een onvoorziene omstandigheid aanzien. Hieronder worden ondermeer verstaan het nemen van beslissingen ingevolge bindende adviezen van andere overheden en het verplicht nemen of ondergaan van begrotingsmaatregelen ingevolge het verplicht financieel evenwicht voor lokale besturen. Artikel 29

Overdracht

ACCI vzw kan, zonder schriftelijke toestemming van de Stad, en op straffe van ontbinding van rechtswege van deze Overeenkomst lastens ACCI vzw, haar rechten en/of plichten uit deze overeenkomst noch geheel noch gedeeltelijk overdragen. Artikel 30

Verzaking

De nalatigheid of vertraging van een partij bij de uitoefening van een recht of rechtsmiddel krachtens deze overeenkomst, kan in geen geval beschouwd worden als een verzaking aan dit recht of rechtsmiddel, of aan enig ander recht of rechtsmiddel waarop deze partij zich kan beroepen krachtens deze overeenkomst. Tenzij anders voorzien in deze overeenkomst, dient elke verzaking schriftelijk te gebeuren en geldig ondertekend te worden door de verzakende partij. Artikel 31



---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9.

Beheersovereenkomst Stad Ieper en AGB Vauban. Goedkeuring.

OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid In toepassing van het Gemeentedecreet de artikelen 243, 243bis en 243ter..

41

Het gemeentedecreet artikelen 42,43,57 en 58 (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Juridische Grond De artikelen 27bis t.e.m. 27septies van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaams Gewest, van het administratief toezicht op de stad, aan de andere toepasselijke wetten, decreten en besluiten, en aan deze statuten voor zover zij niet van voornoemde regelen afwijken. Het Gemeentedecreet de artikelen 232 tot en met 246. Waarvan de statuten en de werking werden aangepast aan de bepalingen van het Gemeentedecreet bij beslissing van de gemeenteraad van 4 november 2013. Het Gemeentedecreet Titel VII - artikelen 221 tot en met artikel 247 bis de gemeentelijk verzelfstandige agentschappen. De artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. Tussen de Stad en AGB Vauban werd onderhandeld om de beheersovereenkomst van de AGB conform het Gemeentedecreet BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad in te stemmen met de Beheersovereenkomst van AGB Vauban, waar van de tekst hier volgt: TITEL I – ALGEMEEN JURIDISCH EN BELEIDSKADER - Voorwerp en grondslag van deze overeenkomst §1. Deze overeenkomst wordt gesloten binnen het juridisch kader van de Nieuwe Gemeentewet, het Gemeentedecreet en het oprichtingsbesluit van de gemeenteraad van 5 september 2005, goedgekeurd door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand bij ministerieel besluit. §2. Deze overeenkomst steunt bovendien op de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf dat werd omgevormd tot een AGB conform de bepalingen van het gemeentedecreet bij gemeenteraadsbeslissing van 4 november 2013 waarvan de gewijzigde gecoördineerde statuten werden goedgekeurd bij beslissing van de raad van bestuur van 18 november 2013. Ze wordt in het bijzonder gesloten ter uitvoering van artikel 9 van de statuten van AGB Vauban inzake de verplichting voor de Stad en AGB Vauban tot het opstellen van een beheersovereenkomst. §3. Deze overeenkomst wordt gesloten met het oog op het vastleggen en bepalen van het financieel en operationeel kader van AGB Vauban, het afstemmen van het beleid van AGB Vauban op het beleid van de Stad, alsmede met het oog op het formuleren van een duidelijke en transparante verhouding tussen de partijen in het kader van de werking van AGB Vauban dat, overeenkomstig artikel 5 van de statuten, als maatschappelijk doel heeft: – Doel, activiteiten en bevoegdheden §1. Het bedrijf heeft als doel het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en de valorisering van het patrimonium behorend tot het openbaar en privaat domein waarvan het eigenaar is of waarop, ongeacht de rechtstechniek, door de stad een beheers -of gebruiksrecht wordt toegekend, evenals de exploitatie van deze infrastructuren, bestemd voor stadsontwikkeling en het beheer van het stedelijk patrimonium; §2. Ter realisering van de in §1 vermelde doelstellingen, wordt het bedrijf opgericht voor de activiteiten bedoeld in artikel 4, 7, 8 en 15 van het Koninklijk Besluit van 10 april 1995 tot bepaling van de activiteiten van industriële of commerciële aard waarvoor de gemeenteraad een autonoom gemeentebedrijf met rechtspersoonlijkheid kan oprichten, laatst gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 9 maart 1999, te weten: (4°) de exploitatie van parkeergelegenheden, opslagplaatsen of kampeerterreinen; (7°) de exploitatie van infrastructuren bestemd voor culturele, sportieve of

42

toeristische activiteiten wetenschappelijke

of

voor of

ontspanning, onderwijs, verzorgende

voor sociale, activiteiten;

(8°) het verwerven van onroerende goederen, de vorming van zakelijke onroerende rechten, de bouw, de renovatie, de verbouwing, het verhuren of de financieringshuur van onroerende goederen met het oog op de verkoop, de verhuur, de financieringshuur of andere juridische handelingen betreffende deze onroerende goederen, en (15°) het beheer van het onroerend vermogen van de stad. §3. Het bedrijf mag, binnen de grenzen van zijn doel, vrij beslissen over de verwerving, de aanwending en de vervreemding van zijn lichamelijke en onlichamelijke goederen, de vestiging of de opheffing van de zakelijke rechten op die goederen, alsook over de uitvoering van dergelijke beslissingen en over hun financiering. Het mag ook gebruik maken van alle rechtstechnieken, waaronder de vestiging en de opheffing van zakelijke en persoonlijke rechten, de verlening en de beëindiging van concessies, en het uitgeven en verhandelen van vastgoedcertificaten, obligaties en andere effecten en andere wettelijke mogelijkheden van alternatieve financiering. Onverminderd artikel 9, is het bevoegd voor de affectaties en de desaffectaties van alle goederen waarvan het eigenaar of beheerder is, en dit rekening houdend met hetgeen hieromtrent bepaald wordt in de laatste paragraaf van artikel 9 van deze statuten. Binnen de grenzen van zijn doel kan het bedrijf met betrekking tot de eigen goederen en de goederen van de stad optreden als bemiddelaar met het oog op de verkoop, aankoop, ruil, verhuring of afstand van onroerende goederen, en roerende rechten of handelsfondsen, instaan voor het beheer van onroerende goederen of van onroerende rechten, en het syndicaat schap van onroerende goederen in mede-eigendom uitoefenen; het bedrijf, de leden van zijn organen, zijn personeel en zijn andere vertegenwoordigers zijn daarbij niet onderworpen aan de regelgeving tot bescherming van de beroepstitel en de uitoefening van het beroep van vastgoedmakelaar. Tegen deze achtergrond legt de beheersovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van partijen vast. §4. De beheersovereenkomst regelt overeenkomstig artikel 235, §2 van het Gemeentedecreet, zoals gewijzigd door het Wijzigingsdecreet van 29 juni 2012, en artikel 5 van de statuten van AGB Vauban minstens de volgende aangelegenheden: 34° de concretisering van de wijze waarop AGB Vauban zijn taken moet vervullen en de concretisering van de doelstellingen van AGB Vauban; 35° de modaliteiten van toekenning van middelen door de Stad voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van AGB Vauban; 36° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het bedrag van het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van AGB Vauban worden toegekend; 37° de voorwaarden waaronder door AGB Vauban eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend; 38° de wijze waarop de tarieven voor de geleverde prestaties door de raad van bestuur vastgesteld en berekend worden; 39° de gedragsregels inzake de publieke dienstverlening door AGB Vauban; 40° de voorwaarden waaronder AGB Vauban andere rechtspersonen kan oprichten, erin kan deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen; 41° de wijze van informatieverstrekking en rapportering door AGB Vauban aan de Stad; 42° de wijze waarop AGB Vauban zal voorzien in een systeem van interne en externe controle; 43° de maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit

43

hoofde van de beheersovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de beheersovereenkomst; 44° de omstandigheden waarin en de wijze waarop de beheersovereenkomst kan worden verlengd, gewijzigd, geschorst en ontbonden. Algemene publiekrechtelijke opdracht van AGB Vauban §1. Het bedrijf kan voor lokale PPS – projecten in de zin van het Vlaamse decreet betreffende publiek - private samenwerking van 18 juli 2003, op voorwaarde van bijzondere en omstandige motivering, zakelijke rechten vestigen op de onroerende goederen die behoren tot het openbaar domein, voor zover de gevestigde zakelijke rechten niet kennelijk onverenigbaar zijn met de bestemming van deze goederen. Het bedrijf kan rechtstreeks of onrechtstreeks participeren in publiek- of privaatrechtelijke ondernemingen, verenigingen en instellingen, waarvan het maatschappelijk doel verenigbaar is met het doel van het bedrijf. De beperkende maatregelen van dit artikel gelden echter niet wanneer door of krachtens de wet of het decreet een bijzondere afwijkende regeling is ingesteld. §2. AGB Vauban schakelt zich integraal en zonder voorbehoud in, in het stedelijk beleid inzake het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en de valorisering van het patrimonium behorend tot het openbaar en privaat domein waarvan het eigenaar is of waarop, ongeacht de rechtstechniek, door de stad een beheers -of gebruiksrecht wordt toegekend, evenals de exploitatie van deze infrastructuren, bestemd voor stadsontwikkeling en het beheer van het stedelijk patrimonium; waarvan het verder de uitvoering beoogt en nastreeft. §3. AGB Vauban zal, binnen haar visie en missie, instaan voor het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en valorisering van zowel het eigen patrimonium als van het patrimonium behorende tot het publiek of privaat domein van de Stad dat aan AGB Vauban, op welke wijze ook, wordt toevertrouwd, en zoals passend binnen haar maatschappelijke doelstelling en de taken van stedelijk belang waarmee AGB Vauban is belast. AGB Vauban wordt door de Stad meer bepaald belast met een publiekrechtelijke opdracht tot beheer en / of exploitatie van de volgende goederen: (4°) de exploitatie van parkeergelegenheden, opslagplaatsen of kampeerterreinen; (7°) de exploitatie van infrastructuren bestemd voor culturele, sportieve of toeristische activiteiten of voor ontspanning, onderwijs, voor sociale, wetenschappelijke of verzorgende activiteiten; (8°) het verwerven van onroerende goederen, de vorming van zakelijke onroerende rechten, de bouw, de renovatie, de verbouwing, het verhuren of de financieringshuur van onroerende goederen met het oog op de verkoop, de verhuur, de financieringshuur of andere juridische handelingen betreffende deze onroerende goederen, en (15°) het beheer van het onroerend vermogen van de stad. §4. Het beheer en de exploitatie van de bovenvermelde goederen omvat, in de mate er in deze overeenkomst niet verder wordt van afgeweken, minstens het volgende: • het onderhoud, met inbegrip van alle vereiste herstellingen, om de goederen in goede staat te houden en bruikbaar te houden voor de dienstverlening of doelstelling waarvoor zij zijn bestemd, • de uitbating ten overstaan van derden, op welke wijze dan ook, inbegrepen doch niet beperkt tot de verhuring of de terbeschikkingstelling, met inbegrip van alle

44

hiermee verband houdende aspecten zoals het verzorgen van een behoorlijke dienstverlening en informatieverstrekking aan de gebruikers, een nauwgezette en transparante facturatie van verstrekte diensten, etc…; • de verdere uitbouw en aanpassing van de goederen in samenspraak met de Stad, bvb. gericht op nieuwe noden en behoeften, gebruiksvriendelijkheid,…. §5. Alle aan AGB Vauban toevertrouwde goederen worden, middels tussenkomst van AGB Vauban, binnen de krijtlijnen van deze overeenkomst terug ter beschikking gesteld van de Stad, de verenigingen, organisaties, ondernemingen of bevolkingsgroepen, ongeacht hun ideologische of filosofische strekking. §6. AGB Vauban volgt verplicht, behoudens afwijking tussen partijen, de stedelijke reglementen over de ter beschikking stelling en tarifering van goederen. §7. In de mate het eigendomsrecht van de goederen overgaat van de Stad naar AGB Vauban, beschikt de Stad over een genotsrecht op de goederen indien zij dit wenst. §8. Het beheer en de exploitatie van andere goederen dan vermeld in deze overeenkomst kan eveneens worden overgedragen of toevertrouwd aan AGB Vauban binnen de uitvoering van het beleid en de visie van de Stad. De lijst bij deze overeenkomst kan dan ook steeds tussen partijen worden uitgebreid door middel van een convenant of naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie van onderliggende beheersovereenkomst door de gemeenteraad. §9. AGB Vauban kan ook zelf goederen oprichten of verwerven van derden, steeds binnen de budgettaire grenzen zoals vastgelegd met de Stad. De door AGB Vauban verworven of opgerichte goederen worden ter beschikking gesteld van derden of van de Stad zoals vermeld in dit artikel. Engagementen in verband met de algemene werkwijze van AGB Vauban §1. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan AGB Vauban ter beschikking gestelde middelen en goederen uitsluitend aangewend voor het bereiken van deze doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van AGB Vauban. Dit geldt zowel voor een mogelijke financiële toelage van de Stad, als voor middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen die door AGB Vauban zelf gegenereerd werden of enige andere middelen waarover AGB Vauban beschikt, alsmede alle goederen die aan AGB Vauban worden toevertrouwd. §2. AGB Vauban moet alle middelen en goederen, zowel haar eigen als deze van de Stad, steeds zorgvuldig en voorzichtig beheren op de wijze van een goede huisvader. §3. AGB Vauban streeft bij haar werking steeds de volgende waarden en basisfilosofie na: zodat dit AGB de stad toelaat om haar patrimoniumbeheer en exploitatie, voor wat de sport-, cultuur-, recreatieen ontspanningsinfrastructuur betreft, op een transparante en gestroomlijnde wijze te voeren; §4. AGB Vauban zal zich bij de uitoefening van haar bevoegdheden steeds houden aan de toepasselijke wetgeving, waaronder doch niet beperkt tot de reglementering overheidsopdrachten, de wettelijke regels inzake de formele motivering en de openbaarheid van bestuur, voor deze beide laatste zoals de regels gelden voor de Stad. §5. AGB Vauban verbindt zich ertoe eveneens de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren, zoals daar zijn het redelijkheidsbeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het zuinigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en openbaarheid van bestuur. §6. AGB Vauban verbindt er zich toe te goeder trouw en constructief samen te werken met alle diensten van de Stad en haar acties maximaal te coördineren met andere actoren

45

die binnen het stedelijk beleidsveld actief zijn. Met de stedelijke diensten kunnen daartoe bijkomende werkafspraken worden gemaakt. §7. Vanuit haar opdracht is AGB Vauban, met betrekking tot haar opdrachten, de belangrijkste adviseur van de Stad. Engagementen met betrekking tot interne beleidsplanning AGB Vauban concretiseert haar maatschappelijke opdracht, alsmede de concrete uitwerking ervan in deze overeenkomst, verder in een meerjarige beleidsplanning die zij opmaakt overeenkomstig de beheers – en beleidscyclus, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Financiële en niet-financiële engagementen §1. De financiële engagement van de Stad zijn verder opgenomen in deze overeenkomst. §2. De Stad stelt kosteloos huisvesting ter beschikking aan AGB Vauban om de in deze overeenkomst overeengekomen doelstellingen te realiseren: AGB Vauban sluit dit zakelijk recht met de Stad met betrekking tot het gebouw Sporthalle, gelegen Leopold III laan 18, 8900 Ieper en de Sporthalle – Poperingseweg 483 , 8908 Ieper-Vlamertinge §3. De Stad steunt AGB Vauban op het vlak van: • • • • •

loonverwerking, indien van toepassing; ICT- ondersteuning; administratieve ondersteuning; financiële en boekhoudkundige ondersteuning; gebruik van databanken beheerd door de Stad binnen de grenzen toegelaten door de privacywetgeving, bvb. met het oog op invorderingen; • operationele ondersteuning. Hieromtrent kunnen nadere afspraken worden gemaakt tussen partijen, onverminderd hetgeen reeds opgenomen is in deze overeenkomst inzake personeel. §4. Partijen kunnen elkaar mandateren om, voor overheidsopdrachten, op te treden als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten. TITEL II – SPECIFIEK BELEIDSKADER De gedragsregels inzake dienstverlening door AGB Vauban §1. AGB Vauban handelt steeds overeenkomstig de algemene gedragsregels die moeten worden nageleefd bij de dienstverlening in het algemeen binnen de Stad. Ze zal daartoe onder meer toegankelijkheid garanderen.

steeds

een

kwalitatieve

dienstverlening

evenals

§2. AGB Vauban zal zich, voor wat betreft de onderlinge relaties tussen bestuursorganen en personeel evenals voor wat betreft de relaties met de Stad en haar adviesorganen, steeds gedragen in overeenstemming met de gedragscode die geldt voor de Stad. De voorwaarden waaronder AGB Vauban andere rechtspersonen kan oprichten, erin deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen §1. Binnen de perken van zijn maatschappelijk doel, zoals vermeld in deze overeenkomst, kan AGB Vauban, overeenkomstig artikel 242, §5 van het Gemeentedecreet, andere

46

rechtspersonen oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen, voor zover dat past in zijn opdrachten. §2. AGB Vauban streeft met de oprichting, deelname of vertegenwoordiging geen speculatieve oogmerken na. De oprichting, deelname of vertegenwoordiging gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun en de voorwaarden, zoals bepaald in deze beheersovereenkomst. De beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging toont aan dat aan deze voorwaarden is voldaan. §3. AGB Vauban zendt zijn beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging binnen dertig dagen aan de Vlaamse regering. Tot de oprichting, deelname of vertegenwoordiging kan pas worden overgegaan nadat de beslissing hiertoe werd goedgekeurd. Binnen honderd dagen na verzending keurt de Vlaamse Regering de beslissing al dan niet goed. Als die termijn verstrijkt zonder dat de Vlaamse Regering een beslissing heeft genomen en die beslissing heeft verzonden aan AGB Vauban, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend. §4. Behoudens toepassing van andere wettelijke en decretale bepalingen, draagt AGB Vauban in geen geval zijn taken van stedelijk belang, noch geheel noch gedeeltelijk, over aan andere rechtspersonen. TITEL III - PERSONEEL Eigen personeel van AGB Vauban §1. Het personeel van AGB Vauban kan in statutair of contractueel dienstverband worden aangesteld volgens Artikel 25 van de statuten van de AGB. §2. De raad van bestuur beslist principieel over het aanwerven van personeel en stelt hun personeelsstatuut telkens vast volgens Artikel 25 van de AGB. §3. Het voeren van de aanwervingsprocedure kan worden gedelegeerd aan het directiecomité, die dit verder kan doordelegeren aan een personeelslid van AGB Vauban. §4. De overeenstemmende rechtspositieregeling van de Stad is van toepassing op het personeel van AGB Vauban. Bij overname van personeel van de Stad worden alle rechten en plichten opgebouwd binnen de Stad overgenomen. AGB Vauban stelt de afwijkingen op deze rechtspositieregeling vast, voor zover het specifieke karakter van AGB Vauban dat verantwoordt. AGB Vauban bepaalt de rechtspositieregeling van de betrekkingen die niet bestaan binnen de Stad. Personeelsinzet door middel van dienstverlening door de Stad §1. Binnen de grenzen van de regelgeving, inbegrepen de wetgeving op de uitzendarbeid, de Nieuwe Gemeentewet en het Gemeentedecreet, zal AGB Vauban met de Stad dienstverleningsovereenkomsten kunnen sluiten waarbij de uitvoering van bepaalde taken of opdrachten aan de Stad wordt toevertrouwd, waaronder: • • • • • •

het ondersteunen van de dagelijkse werking van AGB Vauban; de administratieve ondersteuning inzake documentenbeheer; het beheer van de rekeningen; de archivering van documenten; ICT; de operationele ondersteuning bij het beheer of exploitatie van goederen;

47

§2. De Stad zal deze taken uitvoeren met haar eigen personeel, hetzij hiervoor een beroep kunnen doen op derden. §3. Deze dienstverlening wordt door de Stad aan AGB Vauban verstrekt in het licht van de stedelijke verzelfstandiging van taken van stedelijke belang die met AGB Vauban wordt nagestreefd. In principe wordt deze dienstverlening dan ook kosteloos verstrekt, behoudens afwijking tussen partijen. §4. De inzet van personeel van de Stad door middel van dienstverleningsafspraken gebeurt steeds mits de ter zake geldende rechtspositieregeling nageleefd wordt. §5. Partijen verklaren uitdrukkelijk dat zij in dit geval op zelfstandige basis met elkaar willen en zullen samenwerken, dat de Stad in volledige vrijheid zijn werk uitvoert en zijn werktijd indeelt, en dat er geen hiërarchische controle door AGB Vauban zal worden uitgeoefend op de Stad. De Stad, noch haar werknemers en/of haar aangestelden, zullen zich gedragen of beschouwen als een werknemer, gezien hun relatie met AGB Vauban niet gebaseerd is op een arbeidsovereenkomst. §6. De Stad verbindt er zich alsdan uitdrukkelijk toe AGB Vauban te vrijwaren en/of schadeloos te stellen ongeacht het ogenblik waarop de gevolgen of mogelijke gevolgen zich voor AGB Vauban uiten, voor alle eisen, schade, verliezen en kosten die voortvloeien uit of het gevolg zijn van de foutieve of slordige uitvoering van de onderhavige overeenkomst. §7. De Stad verbindt er zich alsdan ook toe AGB Vauban te vrijwaren voor elke vordering of schadevergoeding die zouden voortvloeien uit of betrekking hebben op het sluiten, uitvoeren en/of beëindigingen van onderhavige overeenkomst en die zouden worden veroorzaakt door een fout vanwege de Stad bij het verlenen van de diensten. De verplichting tot schadeloosstelling is in het bijzonder van toepassing in geval van nietnaleving van een verbintenis van welke aard ook in verband met belastingen of sociale zekerheid. Terbeschikkingstelling van personeelsleden door de Stad Mits de ter zake geldende rechtspositieregeling van het personeel van de Stad in deze mogelijkheid voorziet, kan de Stad aan AGB Vauban statutair tewerkgesteld personeel ter beschikking stellen. Dit betekent dat het personeelslid van de Stad functioneel onder het gezag van het bestuur en de directie van AGB Vauban valt. De Stad blijft de juridische werkgever van het personeelslid. Het personeelsstatuut van de Stad blijft in dat geval dus van toepassing. Voor het ter beschikking stellen van personeel kan een vergoeding worden aangerekend. Welzijn op het werk AGB Vauban staat, voor het personeel dat bij haar, op welke wijze ook, wordt tewerkgesteld in voor de toepassing van de wetgeving inzake de reglementering en de bescherming van de arbeid die gelden op de plaats van het werk, behoudens andersluidende afspraken tussen partijen voor wat betreft het personeel dat wordt ter beschikking gesteld of wordt ingezet op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Beroep op derden AGB Vauban kan steeds een beroep doen op derden, overeenkomstig de ter zake geldende wettelijke bepalingen. TITEL IV – FINANCIËLE AFSPRAKEN

48

Autonomie Het bedrijf ontvangt de inkomsten van de uitoefening van zijn activiteiten; het kan vergoedingen en prijzen van alle aard innen, vaststellen en overeenkomen en door de stad ter beschikking gestelde of doorgestorte middelen ontvangen. De tarieven en de tariefstructuren voor het gebruik van de infrastructuur worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Het bedrijf draagt de lasten van zijn activiteiten. Het bedrijf beslist vrij over de omvang, de technieken en de voorwaarden van zijn externe financiering. Het kan onder meer toelagen, giften en legaten ontvangen en leningen aangaan. Financiële tussenkomst door de Stad §1. Om de werking en de uitvoering van de doelstellingen van het autonoom gemeentebedrijf te waarborgen en met het oog op de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde taken en bevoegdheden, voorziet de Stad in de nodige middelen ter financiering van de werking van het autonoom gemeentebedrijf. Wat het exploitatiebudget betreft, kan de financiële ondersteuning bestaan uit bijzondere werkingstoelagen en terbeschikkingstellingen van stedelijke infrastructuur. Daarnaast kan de Stad ook een periodieke algemene werkingstoelage voorzien om de algemene werkingskosten van AGB Vauban te financieren. §2. Wat het investeringsbudget betreft, kan de ondersteuning diverse vormen aannemen, afhankelijk van de aard van de investering: een kapitaalsubsidie, een doorgeeflening, een renteloze lening, een bijdrage in de aflossing van een lening,… §3. De Stad kan ook tussenkomen in het verlies van AGB Vauban indien uit het ontwerp van de jaarrekening van AGB Vauban een verlies blijkt. De Stad zal minstens tussenkomen in het tekort op het budgettair resultaat van het boekjaar dat blijkt uit het ontwerp van de jaarrekening (model J5 van BBC-besluit Vlaamse regering dd. 25/06/2010 en MB 1/10/2010 en latere aanpassingen). De tussenkomst door de Stad zal maar gebeuren mits uitdrukkelijk verzoek van het AGB en in de mate dat het opgelopen tekort niet het gevolg is van kennelijk onredelijke beslissingen van het AGB. De tussenkomst bedraagt maximaal het verlies zoals blijkt uit de staat van opbrengsten en kosten (model J7 van BBC-besluit Vlaamse regering dd. 25/06/2010 en MB 1/10/2010 en latere aanpassingen) De Stad beslist binnen deze krijtlijnen over de grootte van haar tussenkomst en engageert zich de nodige kredieten voor de tussenkomst in haar budget of budgetwijziging in te schrijven. De beslissing van tussenkomst dient te gebeuren vooraleer de jaarrekening van het AGB wordt afgesloten. In onderling overleg wordt bepaald of de tussenkomst definitief verworven is. Het AGB zal daartoe tijdig het verzoek tot tussenkomst voorleggen aan de Stad, zodat de Stad de vraag tot tussenkomst kan voorleggen aan haar bevoegde organen en vooraleer het AGB de jaarrekening ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad. De tussenkomst is op geen enkele wijze te beschouwen als een tegenprestatie voor de levering van een dienst door het AGB. Presentiegeld en andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van AGB Vauban worden toegekend §1. Aan de leden van de raad van bestuur en het directiecomité wordt geen presentiegeld toegekend.

49

De voorwaarden waaronder eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend §1. AGB Vauban kan, binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden. §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van het budget en het meerjarenplan zal AGB Vauban concreet aangeven in welke mate van deze mogelijkheid wenst gebruik gemaakt te worden en volgens welke modaliteiten. De Stad en AGB Vauban zullen op dat ogenblik in onderling overleg bepalen of desgevallend een andere financieringswijze meer aangewezen is. §3. AGB Vauban dient, voorafgaand aan transacties die een wijziging in negatieve zin in het budget van AGB Vauban betekenen, deze ter goedkeuring voor te leggen aan de Stad, behoudens in gevallen van hoogdringendheid waarbij zo snel mogelijk dient teruggekoppeld te worden met de Stad. Tarifering van de door AGB Vauban geleverde prestaties §1. Het bedrijf ontvangt de inkomsten van de uitoefening van zijn activiteiten; het kan vergoedingen en prijzen van alle aard innen, vaststellen en overeenkomen en door de stad ter beschikking gestelde of doorgestorte middelen ontvangen. De tarieven en de tariefstructuren voor het gebruik van de infrastructuur worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. §2. De tarieven dienen zo te worden vastgelegd door AGB Vauban dat zij tegemoetkomen aan de werkelijke kost voor het ABG om de dienst te leveren, onverminderd de mogelijkheid voor AGB Vauban om, gelet op de opdracht van stedelijk belang en al dan niet in overleg met de Stad, in de publieke dienstverlening gunsttarieven of kortingen toe te staan hetzij op de werkelijke kostprijs een toeslag aan te rekenen met het oog op het opbouwen van reserves binnen AGB Vauban voor een verdere optimalisering van de publieke dienstverlening in het algemeen. §3. Over nieuwe tarieven of wijzigingen aan bestaande tarieven, inbegrepen de eenvoudige indexering ervan, mag AGB Vauban zelfstandig beslissen op voorwaarde dat er een redelijke verhouding bestaat tussen het tarief en de kosten die betrekking hebben op de dienstverlening waarvoor het tarief geldt. Ingeval AGB Vauban een aanpassing wenst van meer dan 25% voor bestaande tarieven, dient eerst de goedkeuring van de gemeenteraad te worden gevraagd. Toezicht op de financiële toestand van AGB Vauban §1. AGB Vauban voert haar boekhouding overeenkomstig de Beheers –en Beleidscyclus en, indien van toepassing, overeenkomstig de vennootschapsboekhoudwetgeving . §2. Het toezicht op de financiële toestand en op de jaarrekeningen van AGB Vauban wordt opgedragen aan een bedrijfsrevisor, met ingang van 1 januari 2014. Deze erkende bedrijfsrevisor wordt benoemd door de Stad voor een hernieuwbare periode van telkens drie jaren. §3. De bedrijfsrevisor wordt gekozen buiten de raad van bestuur van AGB Vauban en vervult zijn opdracht in overstemming met de wettelijke bepalingen. Andere bepalingen met betrekking tot financiële aangelegenheden In de gevallen voorzien in artikel 10 en 11 van deze overeenkomst, kan de Stad kosten aanrekenen aan AGB Vauban. De Stad raamt deze kosten, indien mogelijk, voor de

50

uitvoering van de prestaties in een offerte die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan AGB Vauban. TITEL V – INFORMATIEVERSTREKKING EN RAPPORTERING, INTERNE CONTROLE Rapportering door AGB Vauban §1. Met het oog op: • de uitoefening van het toezicht door de Stad op de naleving van deze overeenkomst; • de controle op de gerechtvaardigde aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking worden gesteld aan AGB Vauban, zoals ook bedoeld in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de aanwending van sommige toelagen; • de evaluatie van de uitvoering van de opdracht van AGB Vauban door de gemeenteraad; • de evaluatie na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad door de gemeenteraad over de uitvoering van de beheersovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan; stelt AGB Vauban voor de Stad een jaarverslag en een financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar. §2. Het jaarverslag en financieel verslag omvat: • een rapportering over de uitvoering van deze overeenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende doelstellingen en opdrachten zoals bepaald in deze overeenkomst bereikt werden. In het geval van het niet bereiken van de vooropgestelde resultaten, moeten de vermoedelijke oorzaken vermeld worden, alsook eventuele suggesties voor correctieve acties, bijsturing van de overeenkomst of bijsturing van het gevoerde beleid. Ter gelegenheid van de evaluatie wordt het jaarverslag van het voorgaande jaar uitgebreid met respectievelijk een beknopt rapport over de voorgaande werkingsjaren van de overeenkomst; • een beknopt overzicht van de geleverde acties, te situeren binnen de opdrachten van AGB Vauban; • een financieel verslag, bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), het verslag van de raad van bestuur met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen, alsmede het verslag van de bedrijfsrevisor en de sociale balans. §3. De raad van bestuur stelt tevens de jaarrekening vast conform het Decreet van de Vlaamse regering. §4. De raad van bestuur maakt jaarlijks een beleidsplan op en het budget op overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Gemeentedecreet. §5. Uiterlijk op 31 december van ieder jaar doet AGB Vauban de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het bedrijf, van welke aard ook. Toezicht en opvolging door de Stad §1. Partijen komen overeen dat de gemeenteraadsleden, alsmede de betrokken personeelsleden van de Stad, volledig inzagerecht hebben in de werkings- en financiële documenten van AGB Vauban.

51

§2. De stedelijke dienst oefent minstens jaarlijks, op eigen stukken, toezicht uit op de naleving van de onderhavige overeenkomst en de aanwending van de door de Stad ter beschikking gestelde middelen. §3. De stedelijke dienst maakt ter gelegenheid van de evaluatie van deze overeenkomst zelf een beknopt opvolgingsverslag over de uitvoering van de overeenkomst door AGB Vauban ten aanzien van de gemeenteraad. Hierbij baseert de dienst zich op de rapporteringsdocumenten van AGB Vauban, en op door AGB Vauban en door toezichthouders eventueel verstrekte inlichtingen. Het opvolgingsverslag heeft tot doel de Stad te informeren over de uitvoering van de overeenkomst, eventuele gevolgen voor de nieuwe overeenkomst en de aanwending van de door de Stad aan AGB Vauban ter beschikking gestelde middelen. §4. AGB Vauban erkent het inlichtingenrecht van de Stad m.b.t. informatie en/of stukken die op de overeenkomst betrekking hebben. De Stad mag op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten vragen. §5. AGB Vauban en de Stad streven steeds naar een vlotte, snelle, correcte en eenvoudige informatie – uitwisseling. Er kunnen door de Stad en AGB Vauban periodieke overlegmomenten worden voorzien. De wijze waarop AGB Vauban zal voorzien in een systeem van interne controle §1. AGB Vauban voorziet binnen het jaar na aanvang van deze beheersovereenkomst in een ontwerp van gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat onder meer de volgende elementen behelst: • het effectief en efficiënt beheer van risico’s binnen AGB Vauban; • de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen AGB Vauban; • de naleving van de regelgeving en de procedures binnen AGB Vauban; • de effectieve en efficiënte werking van de diensten van AGB Vauban; • de bescherming van de activa van AGB Vauban. §2. Vanaf het tweede jaar na aanvang van deze beheersovereenkomst wordt het proces van organisatiebeheersing of interne controle minstens één maal per jaar door de raad van bestuur en het directiecomité geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd. §3. Om de realisatie van een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing haalbaar te maken, zal AGB Vauban een stappenplan opstellen, waarin aangegeven wordt hoe AGB Vauban de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie zal inbedden tegen eind 2016. Tegen dat tijdstip dienen de beheersingsmaatregelen ontwikkeld en aanwezig te zijn. Eveneens zijn de beheersingsmaatregelen gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden toegepast. TITEL VI – AFSLUITENDE BEPALINGEN Overdracht van overeenkomsten aan AGB Vauban §1. AGB Vauban treedt in de rechten en plichten van de Stad die neergelegd zijn in en voortvloeien uit overeenkomsten die zijn afgesloten met betrekking tot het beheer en/of de exploitatie van de goederen die in deze overeenkomst zijn toevertrouwd aan of ingebracht in AGB Vauban, behoudens andersluidende afspraak tussen partijen. Het gaat om de overeenkomsten zoals opgenomen als bijlage bij deze overeenkomst.

52

§2. Bedoelde rechten en plichten, met inbegrip van de betreffende deze overeenkomsten hangende gedingen, worden door de Stad van rechtswege overgedragen aan AGB Vauban overeenkomstig de statuten. Aanpassing aan wijziging van de regelgeving Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het evenwicht vervat in deze overeenkomst maximaal en te goeder trouw te behouden. Uitvoeringsmodaliteiten §1. Met het oog op de uitvoering, vervolledigen en verfijnen van deze overeenkomst kunnen de partijen convenanten sluiten die aan deze overeenkomst zullen worden gehecht. §2. Op grond van een bijzondere motivering kan aan deze convenanten terugwerkende kracht worden verleend. Verzekering §1. AGB Vauban zal, voor de werking van haar bestuursorganen een verzekering BA voor administratieve fouten en een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afsluiten. §2. AGB Vauban zal, voor de goederen en infrastructuur van de Stad die haar wordt toevertrouwd of die zij zal exploiteren, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten minstens de bestaande verzekeringspolis van de Stad overnemen. Duur §1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2014. De inwerkingtreding heeft geen invloed op de geldigheid van de voor de inwerkingtreding van deze overeenkomst door de Stad en het bedrijf gestelde handelingen. Deze handelingen worden hierbij uitdrukkelijk door de Stad en AGB Vauban, voor zoveel als nodig, bekrachtigd. §2. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding eindigt de beheersovereenkomst in ieder geval uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad, zijnde 30 juni 2019. Partijen drukken de intentie uit om een nieuwe beheersovereenkomst te sluiten die uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad ingaat en geldt voor een periode van zes jaar. §3. Als bij het verstrijken van een beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande beheersovereenkomst van rechtswege verlengd. §4. Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na de verlenging of als een beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de gemeenteraad na overleg met AGB Vauban voorlopige regels vaststellen inzake de in de beheersovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Deze voorlopige regels zullen als beheersovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt.

53

De omstandigheden waarin en de wijze waarop de beheersovereenkomst kan worden gewijzigd, geschorst en ontbonden Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin AGB Vauban actief is, hetzij in de beleidsopties, de financiële organisatie, hetzij door een wijziging in de wetgeving, en deze wijzigingen de opdrachten van AGB Vauban dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de contractanten, zijn partijen verplicht hierover te onderhandelen, op initiatief van de meeste gerede partij. Desgevallend zal de beheersovereenkomst gewijzigd, dan wel geschorst of ontbonden worden. De maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de beheersovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de beheersovereenkomst Indien blijkt dat de Stad dan wel AGB Vauban haar verbintenissen niet naleeft, worden in overleg tussen partijen correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot resultaat moeten leiden, alsook de wijze en de frequentie waarop AGB Vauban hierover moet rapporteren. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de gemeenteraad geëvalueerd. Indien de gemeenteraad dan een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door AGB Vauban vaststelt, mag zij, na het horen van AGB Vauban, het gemotiveerde besluit formuleren om de overeenkomst te ontbinden. Woonplaatskeuze, communicatie en mededelingen §1. Voor de Stad: Naam: Jan Durnez Functie: Burgemeester Adres:

Stefan Depraetere Secretaris Grote Markt 34, 8900 Ieper

Voor het bedrijf: AGB Vauban Naam: Bevoegde Schepen Naam: Dossieropvolger Adres: Telefoon: E-mail:

Dieter Deltour Ivan Decroix Leopold III laan 18, Ieper 057 239 400 [email protected]

§2. Alle correspondentie en uitwisseling van informatie of bescheiden in uitvoering van deze overeenkomst is rechtsgeldig gedaan voor zover deze persoonlijk wordt afgeleverd of via geschrift of via schriftelijk bevestigde elektronische data - communicatie gebeurt op één van de bovenvermelde coördinaten, in de mate dat er niets anders geregeld is in deze overeenkomst. Wijzigingen Deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd bij akkoord van de partijen. Deelbaarheid §1. Indien krachtens wettelijke bepalingen van openbare orde of van dwingend recht één of meerdere bepalingen van de huidige overeenkomst nietig of niet - tegenstelbaar zouden zijn, dan zullen de artikelen die nietig of niet - tegenstelbaar zijn, als ongeschreven beschouwd worden.

54

De nietigheid of niet - tegenstelbaarheid van een bepaling in deze overeenkomst zal geenszins de nietigheid of de niet - tegenstelbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst of van de overeenkomst zelf met zich meebrengen. §2. Partijen nemen een inspanningsverbintenis op zich om, in voorkomend geval, de nietige bepaling(en) te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een gelijkaardig resultaat, in die zin dat ten allen tijde het voorwerp van de huidige overeenkomst in essentie dient bewaard te blijven. Overmacht en Onvoorziene Omstandigheden. §1. Partijen zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze overeenkomst niet kunnen nakomen ingevolge bewezen overmacht. Overmacht moet in de gemeenrechtelijke zin van het woord worden toegepast. Partijen kunnen zich slechts beroepen op overmacht voor zover deze overmacht bij aangetekend schrijven aan de andere partij wordt gemeld binnen de dertig kalenderdagen nadat zij zich heeft voorgedaan. In geval van overmacht zullen partijen in gemeen overleg beslissen de overeenkomst te herzien. Indien de overmacht gedurende meer dan twintig kalenderdagen blijft aanhouden, heeft elke partij het recht om de overeenkomst bij aangetekend schrijven op te zeggen, zonder dat hierdoor partijen tegenover elkaar kunnen gehouden zijn tot schadevergoeding. De verzending van het aangetekend schrijven heeft de beëindiging van rechtswege van de overeenkomst tot gevolg. §2. Indien er zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst onvoorziene omstandigheden voordoen, kan elke partij herziening van de overeenkomst verzoeken, inbegrepen het recht voor beide partijen op een passende compensatie, als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: • de omstandigheden dienen een abnormaal karakter te hebben; • zij konden niet redelijkerwijze worden voorzien bij het sluiten van de overeenkomst; • de vragende partij heeft alle nodige inspanningen geleverd om de onvoorziene omstandigheden te verhelpen of te vermijden; • de onvoorziene omstandigheden maken de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk moeilijker of kostelijker. §3. Indien, gelet op het specifieke karakter van de Stad en AGB Vauban als lokaal openbaar bestuur, een beslissing van een hogere overheid die de Stad of AGB Vauban niet naast zich neer kan leggen meebrengt dat de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de overeenkomst onmogelijk wordt gemaakt, wordt dit als een onvoorziene omstandigheid aanzien. Hieronder worden ondermeer verstaan het nemen van beslissingen ingevolge bindende adviezen van andere overheden en het verplicht nemen of ondergaan van begrotingsmaatregelen ingevolge het verplicht financieel evenwicht voor lokale besturen. Overdracht AGB Vauban kan, zonder schriftelijke toestemming van de Stad, en op straffe van ontbinding van rechtswege van deze Overeenkomst lastens AGB Vauban, haar rechten en/of plichten uit deze overeenkomst noch geheel noch gedeeltelijk overdragen. Verzaking De nalatigheid of vertraging van een partij bij de uitoefening van een recht of rechtsmiddel krachtens deze overeenkomst, kan in geen geval beschouwd worden als een verzaking aan dit recht of rechtsmiddel, of aan enig ander recht of rechtsmiddel waarop deze partij zich kan beroepen krachtens deze overeenkomst.

55

Tenzij anders voorzien in deze overeenkomst, dient elke verzaking schriftelijk te gebeuren en geldig ondertekend te worden door de verzakende partij. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank §1. Deze overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgische recht. §2. Elk geschil wordt tussen Partijen behandeld waarbij steeds wordt gezocht naar een oplossing in der minne bij gebreke waaraan het geschil door de meest gerede Partij onderworpen aan de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Ieper.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10. Beheersovereenkomst Stad Ieper en AGB Spie. Goedkeuring. OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid In toepassing van het Gemeentedecreet de artikelen 243, 243bis en 243ter.. Het gemeentedecreet artikelen 42,43,57 en 58 (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Juridische Grond De artikelen 27bis t.e.m. 27septies van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaams Gewest, van het administratief toezicht op de stad, aan de andere toepasselijke wetten, decreten en besluiten, voor zover zij niet van voornoemde regelen afwijken. Het Gemeentedecreet de artikelen 232 tot en met 246. Waarvan de statuten en de werking werden aangepast aan de bepalingen van het Gemeentedecreet bij beslissing van de gemeenteraad van 4 november 2013. Het Gemeentedecreet Titel VII - artikelen 221 tot en met artikel 247 bis de gemeentelijk verzelfstandige agentschappen. De artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. Tussen de Stad en AGB Spie werd onderhandeld om de beheersovereenkomst van de AGB conform het Gemeentedecreet BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad in te stemmen met de Beheersovereenkomst van AGB Spie, waar van de tekst hier volgt: TITEL I – ALGEMEEN JURIDISCH EN BELEIDSKADER Artikel 1.


§1. Deze overeenkomst wordt gesloten binnen het juridisch kader van de Nieuwe Gemeentewet, het Gemeentedecreet en het oprichtingsbesluit van de gemeenteraad van 5 september 2005, goedgekeurd door de Vlaamse minister van bestuurszaken, binnenlands bestuur, inburgering, toerisme en Vlaamse Rand bij ministerieel besluit. §2. Deze overeenkomst steunt bovendien op de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf dat werd omgevormd tot een AGB conform de bepalingen van het gemeentedecreet bij gemeenteraadsbeslissing van dd. 4 november 2013 waarvan de gewijzigde gecoördineerde statuten werden goedgekeurd bij beslissing van de raad van bestuur van 5 december 2013 en waaromtrent door de gemeenteraad een positief advies werd gegeven op 4 februari 2014. Ze wordt in het bijzonder gesloten ter uitvoering van artikel 9 van de statuten van het AGB inzake de verplichting voor de Stad en het AGB tot het opstellen van een beheersovereenkomst.

56

§3. Deze overeenkomst wordt gesloten met het oog op het vastleggen en bepalen van het financieel en operationeel kader van het AGB, het afstemmen van het beleid van het AGB op het beleid van de Stad, alsmede met het oog op het formuleren van een duidelijke en transparante verhouding tussen de partijen in het kader van de werking van het AGB dat, overeenkomstig artikel 5 van de statuten, als maatschappelijk doel heeft: Artikel 2.


§1. Het bedrijf heeft als doel het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en de valorisering van het patrimonium behorend tot het openbaar en privaat domein waarvan het eigenaar is of waarop, ongeacht de rechtstechniek, door de stad een beheers -of gebruiksrecht wordt toegekend, evenals de exploitatie van deze infrastructuren, bestemd voor stadsontwikkeling en het beheer van het stedelijk patrimonium; §2. Ter realisering van de in §1 vermelde doelstellingen, wordt het bedrijf opgericht voor de activiteiten bedoeld in artikel 4, 7, 8 en 15 van het Koninklijk Besluit van 10 april 1995 tot bepaling van de activiteiten van industriële of commerciële aard waarvoor de gemeenteraad een autonoom gemeentebedrijf met rechtspersoonlijkheid kan oprichten, laatst gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 9 maart 1999, te weten: (4°) de exploitatie van parkeergelegenheden, opslagplaatsen of kampeerterreinen; (7°) de exploitatie van infrastructuren bestemd voor culturele, sportieve of toeristische activiteiten of voor ontspanning, onderwijs, voor sociale, wetenschappelijke of verzorgende activiteiten; (8°) het verwerven van onroerende goederen, de vorming van zakelijke onroerende rechten, de bouw, de renovatie, de verbouwing, het verhuren of de financieringshuur van onroerende goederen met het oog op de verkoop, de verhuur, de financieringshuur of andere juridische handelingen betreffende deze onroerende goederen, en (15°) het beheer van het onroerend vermogen van de stad. §3. Het bedrijf mag, binnen de grenzen van zijn doel, vrij beslissen over de verwerving, de aanwending en de vervreemding van zijn lichamelijke en onlichamelijke goederen, de vestiging of de opheffing van de zakelijke rechten op die goederen, alsook over de uitvoering van dergelijke beslissingen en over hun financiering. Het mag ook gebruik maken van alle rechtstechnieken, waaronder de vestiging en de opheffing van zakelijke en persoonlijke rechten, de verlening en de beëindiging van concessies, en het uitgeven en verhandelen van vastgoedcertificaten, obligaties en andere effecten en andere wettelijke mogelijkheden van alternatieve financiering. Onverminderd artikel 9, is het bevoegd voor de affectaties en de desaffectaties van alle goederen waarvan het eigenaar of beheerder is, en dit rekening houdend met hetgeen hieromtrent bepaald wordt in de laatste paragraaf van artikel 9 van deze statuten. Binnen de grenzen van zijn doel kan het bedrijf met betrekking tot de eigen goederen en de goederen van de stad optreden als bemiddelaar met het oog op de verkoop, aankoop, ruil, verhuring of afstand van onroerende goederen, en roerende rechten of handelsfondsen, instaan voor het beheer van onroerende goederen of van onroerende rechten, en het syndicaatschap van onroerende goederen in mede-eigendom uitoefenen; het bedrijf, de leden van zijn organen, zijn personeel en zijn andere vertegenwoordigers zijn daarbij niet onderworpen aan de regelgeving tot bescherming van de beroepstitel en de uitoefening van het beroep van vastgoedmakelaar. Tegen deze achtergrond legt de beheersovereenkomst de wederzijdse rechten en plichten van partijen vast.

57

§4. De beheersovereenkomst regelt overeenkomstig artikel 235, §2 van het Gemeentedecreet, zoals gewijzigd door het Wijzigingsdecreet van 29 juni 2012, en artikel .5 van de statuten van het AGB minstens de volgende aangelegenheden: 45° de concretisering van de wijze waarop het AGB zijn taken moet vervullen en de concretisering van de doelstellingen van het AGB; 46° de modaliteiten van toekenning van middelen door de Stad voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van het AGB; 47° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het bedrag van het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het AGB worden toegekend; 48° de voorwaarden waaronder door het AGB eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend; 49° de wijze waarop de tarieven voor de geleverde prestaties door de raad van bestuur vastgesteld en berekend worden; 50° de gedragsregels inzake de publieke dienstverlening door het AGB; 51° de voorwaarden waaronder het AGB andere rechtspersonen kan oprichten, erin kan deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen; 52° de wijze van informatieverstrekking en rapportering door het AGB aan de Gemeente; 53° de wijze waarop het AGB zal voorzien in een systeem van interne en externe controle; 54° de maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de beheersovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de beheersovereenkomst; 55° de omstandigheden waarin en de wijze waarop de beheersovereenkomst kan worden verlengd, gewijzigd, geschorst en ontbonden. Artikel 3.

Algemene publiekrechtelijke opdracht van het AGB

§1. Het bedrijf kan voor lokale PPS – projecten in de zin van het Vlaamse decreet betreffende publiek - private samenwerking van 18 juli 2003, op voorwaarde van bijzondere en omstandige motivering, zakelijke rechten vestigen op de onroerende goederen die behoren tot het openbaar domein, voor zover de gevestigde zakelijke rechten niet kennelijk onverenigbaar zijn met de bestemming van deze goederen. De beperkende maatregelen van dit artikel gelden echter niet wanneer door of krachtens de wet of het decreet een bijzondere afwijkende regeling is ingesteld. §2. Het AGB schakelt zich integraal en zonder voorbehoud in, in het stedelijk beleid inzake het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en de valorisering van het patrimonium behorend tot het openbaar en privaat domein waarvan het eigenaar is of waarop, ongeacht de rechtstechniek, door de stad een beheers-of gebruiksrecht wordt toegekend, evenals de exploitatie van deze infrastructuren bestemd voor stadsontwikkeling en het beheer van het stedelijk patrimonium; waarvan het verder de uitvoering beoogt en nastreeft. §3. Het AGB zal, binnen haar visie en missie, instaan voor het beheer, de exploitatie, de rentabilisering en valorisering van zowel het eigen patrimonium als van het patrimonium behorende tot het publiek of privaat domein van de dat aan het AGB, op welke wijze ook, wordt toevertrouwd, en zoals passend binnen haar maatschappelijke doelstelling en de taken van stedelijk belang waarmee het AGB is belast. Het AGB wordt door de meer bepaald belast met een publiekrechtelijke opdracht tot beheer en / of exploitatie van de volgende goederen: •

(4°) de exploitatie van parkeergelegenheden, opslagplaatsen of kampeerterreinen;

•

(7°) de exploitatie van infrastructuren bestemd voor culturele, sportieve of toeristische activiteiten of voor ontspanning, onderwijs, voor sociale, wetenschappelijke of verzorgende activiteiten;

58

•

(8°) het verwerven van onroerende goederen, de vorming van zakelijke onroerende rechten, de bouw, de renovatie, de verbouwing, het verhuren of de financieringshuur van onroerende goederen met het oog op de verkoop, de verhuur, de financieringshuur of andere juridische handelingen betreffende deze onroerende goederen, en

•

(15°) het beheer van het onroerend vermogen van de stad.

§4. Het beheer en de exploitatie van de bovenvermelde goederen omvat, in de mate er in deze overeenkomst niet verder wordt van afgeweken, minstens het volgende: • het onderhoud, met inbegrip van alle vereiste herstellingen, om de goederen in goede staat te houden en bruikbaar te houden voor de dienstverlening of doelstelling waarvoor zij zijn bestemd, • de uitbating ten overstaan van derden, op welke wijze dan ook, inbegrepen doch niet beperkt tot de verhuring of de terbeschikkingstelling, met inbegrip van alle hiermee verband houdende aspecten zoals het verzorgen van een behoorlijke dienstverlening en informatieverstrekking aan de gebruikers, een nauwgezette en transparante facturatie van verstrekte diensten, etc…; • de verdere uitbouw en aanpassing van de goederen in samenspraak met de Stad, bvb. gericht op nieuwe noden en behoeften, gebruiksvriendelijkheid,…. §5. Alle aan het AGB toevertrouwde goederen worden, middels tussenkomst van het AGB, binnen de krijtlijnen van deze overeenkomst terug ter beschikking gesteld van de Stad, de verenigingen, organisaties, ondernemingen of bevolkingsgroepen, ongeacht hun ideologische of filosofische strekking. §6. Het AGB volgt verplicht, behoudens afwijking tussen partijen, de stedelijke reglementen over de ter beschikking stelling en tarifering van goederen. §7. In de mate het eigendomsrecht van de goederen overgaat van de Stad naar het AGB, beschikt de over een genotsrecht op de goederen indien zij dit wenst. §8. Het beheer en de exploitatie van andere goederen dan vermeld in deze overeenkomst kan eveneens worden overgedragen of toevertrouwd aan het AGB binnen de uitvoering van het beleid en de visie van de Stad. De lijst bij deze overeenkomst kan dan ook steeds tussen partijen worden uitgebreid door middel van een convenant of naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie van onderliggende beheersovereenkomst door de gemeenteraad. §9. Het AGB kan ook zelf goederen oprichten of verwerven van derden, steeds binnen de budgettaire grenzen zoals vastgelegd met de Stad. De door het AGB verworven of opgerichte goederen worden ter beschikking gesteld van derden of van de zoals vermeld in dit artikel. Artikel 4.

Engagementen in verband met de algemene werkwijze van het AGB

§1. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan het AGB ter beschikking gestelde middelen en goederen uitsluitend aangewend voor het bereiken van deze doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van het AGB. Dit geldt zowel voor een mogelijke financiële toelage van de Stad, als voor middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen die door het AGB zelf gegenereerd werden of enige andere middelen waarover het AGB beschikt, alsmede alle goederen die aan het AGB worden toevertrouwd. §2. Het AGB moet alle middelen en goederen, zowel haar eigen als deze van de Stad, steeds zorgvuldig en voorzichtig beheren op de wijze van een goede huisvader.

59

§3. Het AGB streeft bij haar werking steeds de waarden en basisfilosofie na: zodat dit AGB de Stad toelaat om haar patrimoniumbeheer en exploitatie, voor wat de sport-, cultuur-, recreatieen ontspanningsinfrastructuur betreft, op een transparante en gestroomlijnde wijze te voeren; §4. Het AGB zal zich bij de uitoefening van haar bevoegdheden steeds houden aan de toepasselijke wetgeving, waaronder doch niet beperkt tot de reglementering overheidsopdrachten, de wettelijke regels inzake de formele motivering en de openbaarheid van bestuur, voor deze beide laatste zoals de regels gelden voor de Stad. §5. Het AGB verbindt zich ertoe eveneens de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren, zoals daar zijn het redelijkheidsbeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het zuinigheidsbeginsel. §6. Het AGB verbindt er zich toe te goeder trouw en constructief samen te werken met alle diensten van de Stad en haar acties maximaal te coördineren met andere actoren die binnen het stedelijk beleidsveld actief zijn. Met de gemeentelijke diensten kunnen daartoe bijkomende werkafspraken worden gemaakt. §7. Vanuit haar opdracht is het AGB, met betrekking tot haar opdrachten, de belangrijkste adviseur van de Stad. Artikel 5.


Het AGB concretiseert haar maatschappelijke opdracht, alsmede de concrete uitwerking ervan in deze overeenkomst, verder in een meerjarige beleidsplanning die zij opmaakt overeenkomstig de beheers – en beleidscyclus, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Artikel 6.


§1. De financiële engagementen van de Stad zijn verder opgenomen in deze overeenkomst. §2. De Stad stelt kosteloos huisvesting ter beschikking aan het AGB om de in deze overeenkomst overeengekomen doelstellingen te realiseren. §3. De Stad steunt het AGB verder op het vlak van: • • • • • •

loonverwerking, indien van toepassing; ICT- ondersteuning; administratieve ondersteuning; financiële en boekhoudkundige ondersteuning; gebruik van databanken beheerd door de Stad binnen de grenzen toegelaten door de privacywetgeving, bvb. met het oog op invorderingen; operationele ondersteuning.

Hieromtrent kunnen nadere afspraken worden gemaakt tussen partijen, onverminderd hetgeen reeds opgenomen is in deze overeenkomst inzake personeel. §4. Partijen kunnen elkaar mandateren om, voor overheidsopdrachten, op te treden als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten. TITEL II – SPECIFIEK BELEIDSKADER Artikel 7.

De gedragsregels inzake dienstverlening door het AGB

§1. Het AGB handelt steeds overeenkomstig de algemene gedragsregels die moeten worden nageleefd bij de dienstverlening in het algemeen binnen de Stad.

60

§2. Het AGB zal zich, voor wat betreft de onderlinge relaties tussen bestuursorganen en personeel evenals voor wat betreft de relaties met de Stad en haar adviesorganen, steeds gedragen in overeenstemming met de gedragscode die geldt voor de Stad. Artikel 8. De voorwaarden waaronder het AGB andere rechtspersonen kan oprichten, erin deelnemen of zich erin kan laten vertegenwoordigen §1. Binnen de perken van zijn maatschappelijk doel, zoals vermeld in deze overeenkomst, kan het AGB, overeenkomstig artikel 242, §5 van het Gemeentedecreet, andere rechtspersonen oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen, voor zover dat past in zijn opdrachten. §2. Het AGB streeft met de oprichting, deelname of vertegenwoordiging geen speculatieve oogmerken na. De oprichting, deelname of vertegenwoordiging gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving inzake mededinging en staatssteun en de voorwaarden, zoals bepaald in deze beheersovereenkomst. De beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging toont aan dat aan deze voorwaarden is voldaan. §3. Het AGB zendt zijn beslissing tot oprichting, deelname of vertegenwoordiging binnen dertig dagen aan de Vlaamse regering. Tot de oprichting, deelname of vertegenwoordiging kan pas worden overgegaan nadat de beslissing hiertoe werd goedgekeurd. Binnen honderd dagen na verzending keurt de Vlaamse Regering de beslissing al dan niet goed. Als die termijn verstrijkt zonder dat de Vlaamse Regering een beslissing heeft genomen en die beslissing heeft verzonden aan het AGB, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend. §4. Behoudens toepassing van andere wettelijke en decretale bepalingen, draagt het AGB in geen geval zijn taken van stedelijk belang, noch geheel noch gedeeltelijk, over aan andere rechtspersonen. TITEL III - PERSONEEL Artikel 9.

Eigen personeel van het AGB

§1. Het personeel van het AGB kan in statutair of contractueel dienstverband worden aangesteld volgens Artikel 25 van de statuten van de AGB. §2. De raad van bestuur beslist principieel over het aanwerven van personeel en stelt hun personeelsstatuut telkens vast volgens Artikel 25 van de AGB. §3. Het voeren van de aanwervingsprocedure kan worden gedelegeerd aan de gedelegeerd bestuurder, die dit verder kan doordelegeren aan een personeelslid van het AGB. §4. De overeenstemmende rechtspositieregeling van de Stad is van toepassing op het personeel van AGB. Bij overname van personeel van de Stad worden alle rechten en plichten opgebouwd binnen de Stad overgenomen. Het AGB stelt de afwijkingen op deze rechtspositieregeling vast, voor zover het specifieke karakter van het AGB dat verantwoordt. Het AGB bepaalt de rechtspositieregeling van de betrekkingen die niet bestaan binnen de Stad. Artikel 10.

Personeelsinzet door middel van dienstverlening door de Gemeente

§1. Binnen de grenzen van de regelgeving, inbegrepen de wetgeving op de uitzendarbeid, de Nieuwe Gemeentewet en het Gemeentedecreet, zal het AGB met de Stad dienstverleningsovereenkomsten kunnen sluiten waarbij de uitvoering van bepaalde taken of opdrachten aan de Stad wordt toevertrouwd, waaronder:

61

• • • • • •

het ondersteunen van de dagelijkse werking van het AGB; de administratieve ondersteuning inzake documentenbeheer; het beheer van de rekeningen; de archivering van documenten; ICT; de operationele ondersteuning bij het beheer of exploitatie van goederen;

§2. De Stad zal deze taken uitvoeren met haar eigen personeel, hetzij hiervoor een beroep kunnen doen op derden. §3. Deze dienstverlening wordt door de Stad aan het AGB verstrekt in het licht van de stedelijke verzelfstandiging van taken van stedelijk belang die met het AGB wordt nagestreefd. In principe wordt deze dienstverlening dan ook kosteloos verstrekt, behoudens afwijking tussen partijen. §4. De inzet van personeel van de Stad door middel van dienstverleningsafspraken gebeurt steeds mits de ter zake geldende rechtspositieregeling nageleefd wordt. §5. Partijen verklaren uitdrukkelijk dat zij in dit geval op zelfstandige basis met elkaar willen en zullen samenwerken, dat de Stad in volledige vrijheid zijn werk uitvoert en zijn werktijd indeelt, en dat er geen hiërarchische controle door het AGB zal worden uitgeoefend op de Stad. De Stad, noch haar werknemers en/of haar aangestelden, zullen zich gedragen of beschouwen als een werknemer, gezien hun relatie met het AGB niet gebaseerd is op een arbeidsovereenkomst. §6. De Stad verbindt er zich alsdan uitdrukkelijk toe het AGB te vrijwaren en/of schadeloos te stellen ongeacht het ogenblik waarop de gevolgen of mogelijke gevolgen zich voor het AGB uiten, voor alle eisen, schade, verliezen en kosten die voortvloeien uit of het gevolg zijn van de foutieve of slordige uitvoering van de onderhavige overeenkomst. §7 De Stad verbindt er zich alsdan ook toe het AGB te vrijwaren voor elke vordering of schadevergoeding die zouden voortvloeien uit of betrekking hebben op het sluiten, uitvoeren en/of beëindigingen van onderhavige overeenkomst en die zouden worden veroorzaakt door een fout vanwege de Stad bij het verlenen van de diensten. De verplichting tot schadeloosstelling is in het bijzonder van toepassing in geval van niet-naleving van een verbintenis van welke aard ook in verband met belastingen of sociale zekerheid. Artikel 11.

Terbeschikkingstelling van statutaire personeelsleden door de Gemeente

Mits de ter zake geldende rechtspositieregeling van het personeel van de Stad in deze mogelijkheid voorziet, kan de Stad aan het AGB statutair tewerkgesteld personeel ter beschikking stellen. Dit betekent dat het personeelslid van de Stad functioneel onder het gezag van het bestuur en de directie van het AGB valt. De Stad blijft de juridische werkgever van het personeelslid. Het personeelsstatuut van de Stad blijft in dat geval dus van toepassing. Voor het ter beschikking stellen van personeel kan een vergoeding worden aangerekend. Artikel 12.

Welzijn op het werk

Het AGB staat, voor het personeel dat bij haar, op welke wijze ook, wordt tewerkgesteld in voor de toepassing van de wetgeving inzake de reglementering en de bescherming van de arbeid die gelden op de plaats van het werk, behoudens andersluidende afspraken tussen partijen voor wat betreft het personeel dat wordt ter beschikking gesteld of wordt ingezet op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Artikel 13.

Beroep op derden

62

Het AGB kan steeds een beroep doen op derden, overeenkomstig de ter zake geldende wettelijke bepalingen. TITEL IV – FINANCIËLE AFSPRAKEN Artikel 14.

Autonomie

Het bedrijf ontvangt de inkomsten van de uitoefening van zijn activiteiten; het kan vergoedingen en prijzen van alle aard innen, vaststellen en overeenkomen en door de stad ter beschikking gestelde of doorgestorte middelen ontvangen. De tarieven en de tariefstructuren voor het gebruik van de infrastructuur worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Het bedrijf draagt de lasten van zijn activiteiten. Het bedrijf beslist vrij over de omvang, de technieken en de voorwaarden van zijn externe financiering. Het kan onder meer toelagen, giften en legaten ontvangen en leningen aangaan. Artikel 15.


§1. Met het oog op de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde taken en bevoegdheden stelt de Stad de nodige financiële middelen ter beschikking te stellen aan het AGB. Wat het exploitatiebudget betreft, kan de financiële ondersteuning bestaan uit bijzondere werkingstoelagen of resultaatgerichte prijssubsidies op inkomgelden en terbeschikkingstellingen van stedelijke infrastructuur. Daarnaast kan de Stad ook een periodieke algemene werkingstoelage voorzien om de algemene werkingskosten van het AGB te financieren. Wat het investeringsbudget betreft, kan de ondersteuning diverse vormen aannemen, afhankelijk van de aard van de investering: een kapitaalsubsidie, een doorgeeflening, een renteloze lening, een bijdrage in de aflossing van een lening,… §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van het beleidsplan en het budget van het AGB zal telkens voorafgaandelijk overleg plaatsvinden tussen het college van burgemeester en schepenen van de Stad en de gedelegeerd bestuurder van het AGB, teneinde overeenstemming te bereiken over de concrete financieringsmodaliteiten. De afspraken die in dit verband tussen partijen worden gemaakt, worden opgenomen in het budget en het meerjarenplan van de Stad en het AGB. §3. De Stad kan ook tussenkomen in het verlies van het AGB indien uit het ontwerp van de jaarrekening van het AGB een verlies blijkt. De Stad zal minstens tussenkomen in het tekort op het budgettair resultaat van het boekjaar dat blijkt uit het ontwerp van de jaarrekening (model J5 van BBC-besluit Vlaamse regering dd. 25/06/2010 en MB 1/10/2010 en latere aanpassingen). De tussenkomst door de Stad zal maar gebeuren mits uitdrukkelijk verzoek van het AGB en het opgelopen tekort niet het gevolg is van kennelijk onredelijke beslissingen van het AGB. De tussenkomst bedraagt maximaal het verlies zoals blijkt uit de staat van opbrengsten en kosten (model J7 van BBC-besluit Vlaamse regering dd. 25/06/2010 en MB 1/10/2010 en latere aanpassingen) De Stad beslist binnen deze krijtlijnen over de grootte van haar tussenkomst en engageert zich de nodige kredieten voor de tussenkomst in haar budget of budgetwijziging in te schrijven. De beslissing van tussenkomst dient te gebeuren vooraleer de jaarrekening van het AGB wordt afgesloten. In onderling overleg wordt bepaald of de tussenkomst definitief verworven is. Het AGB zal daartoe tijdig het verzoek tot tussenkomst voorleggen aan de Stad, zodat de Stad de vraag tot tussenkomst kan voorleggen aan haar bevoegde organen en vooraleer het AGB de jaarrekening ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad.

63

De tussenkomst in het verlies is op geen enkele wijze te beschouwen als een tegenprestatie voor de levering van een dienst door het AGB. Artikel 16. Presentiegeld en andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het AGB worden toegekend §1. Aan de leden van de raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder wordt geen presentiegeld toegekend. Artikel 17. De voorwaarden waaronder eigen inkomsten of andere financieringen mogen worden aangeworven en aangewend §1. Het AGB kan, binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden. §2. Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van het budget en het meerjarenplan zal het AGB concreet aangeven in welke mate van deze mogelijkheid wenst gebruik gemaakt te worden en volgens welke modaliteiten. De Stad en het AGB zullen op dat ogenblik in onderling overleg bepalen of desgevallend een andere financieringswijze meer aangewezen is. §3. Het AGB dient, voorafgaand aan transacties die een wijziging in negatieve zin in het budget van het AGB betekenen, deze ter goedkeuring voor te leggen aan de Stad, behoudens in gevallen van hoogdringendheid waarbij zo snel mogelijk dient teruggekoppeld te worden met de Stad. Artikel 18.

Tarifering van de door het AGB geleverde prestaties

§1. Het bedrijf ontvangt de inkomsten van de uitoefening van zijn activiteiten; het kan vergoedingen en prijzen van alle aard innen, vaststellen en overeenkomen en door de stad ter beschikking gestelde of doorgestorte middelen ontvangen. De tarieven en de tariefstructuren voor het gebruik van de infrastructuur worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. §2. De tarieven dienen zo te worden vastgelegd door het AGB dat zij tegemoetkomen aan de werkelijke kost voor het ABG om de dienst te leveren, onverminderd de mogelijkheid voor het AGB om, gelet op de opdracht van stedelijk belang en al dan niet in overleg met de Stad, in de publieke dienstverlening gunsttarieven of kortingen toe te staan hetzij op de werkelijke kostprijs een toeslag aan te rekenen met het oog op het opbouwen van reserves binnen het AGB voor een verdere optimalisering van de publieke dienstverlening in het algemeen. §3. Over nieuwe tarieven of wijzigingen aan bestaande tarieven, inbegrepen de eenvoudige indexering ervan, mag het AGB zelfstandig beslissen op voorwaarde dat er een redelijke verhouding bestaat tussen het tarief en de kosten die betrekking hebben op de dienstverlening waarvoor het tarief geldt. Ingeval het AGB een aanpassing wenst van meer dan 25% voor bestaande tarieven, dient eerst de goedkeuring van de gemeenteraad te worden gevraagd. Artikel 19.

Toezicht op de financiële toestand van het AGB

§1. Het AGB voert de boekhouding overeenkomstig de Beheers –en Beleidscyclus en, indien van toepassing, overeenkomstig de Boekhoudwetgeving van 17 juli 1975. §2. Het toezicht op de financiële toestand en op de jaarrekeningen van het AGB wordt opgedragen aan een bedrijfsrevisor, met ingang van 1 januari 2014. Deze bedrijfsrevisor wordt aangeduid door de Stad voor een hernieuwbare periode van telkens drie jaren.

64

§3. De bedrijfsrevisor wordt gekozen buiten de raad van bestuur van het AGB en vervult zijn opdracht in overstemming met de wettelijke bepalingen. Artikel 20.

Andere bepalingen met betrekking tot financiële aangelegenheden

In de gevallen voorzien in artikel 10 en 11 van deze overeenkomst, kan de Stad kosten aanrekenen aan het AGB. De Stad raamt deze kosten, indien mogelijk, voor de uitvoering van de prestaties in een offerte die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het AGB. TITEL V – INFORMATIEVERSTREKKING EN RAPPORTERING, INTERNE CONTROLE Artikel 21.

Rapportering door het AGB

§1. Met het oog op: •

de uitoefening van het toezicht door de Stad op de naleving van deze overeenkomst;

•

de controle op de gerechtvaardigde aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking worden gesteld aan het AGB, zoals ook bedoeld in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de aanwending van sommige toelagen;

•

de evaluatie van de uitvoering van de opdracht van het AGB door de gemeenteraad;

•

de evaluatie na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad door de gemeenteraad over de uitvoering van de beheersovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan;

•

stelt het AGB voor de Stad een jaarverslag en een financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar.

§2. Het jaarverslag en financieel verslag omvat: - een rapportering over de uitvoering van deze overeenkomst, meer in het bijzonder de mate waarin de verschillende doelstellingen en opdrachten zoals bepaald in deze overeenkomst bereikt werden. - In het geval van het niet bereiken van de vooropgestelde resultaten, moeten de vermoedelijke oorzaken vermeld worden, alsook eventuele suggesties voor correctieve acties, bijsturing van de overeenkomst of bijsturing van het gevoerde beleid. Ter gelegenheid van de evaluatie wordt het jaarverslag van het voorgaande jaar uitgebreid met respectievelijk een beknopt rapport over de voorgaande werkingsjaren van de overeenkomst; - een beknopt overzicht van de geleverde acties, te situeren binnen de opdrachten van het AGB; - een financieel verslag, bestaande uit de jaarrekening (balans en resultatenrekening), het verslag van de raad van bestuur met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen, alsmede het verslag van de bedrijfsrevisor en de sociale balans. §3. De raad van bestuur stelt tevens de jaarrekening vast, conform het Decreet van de Vlaamse regering. Er wordt verder gehandeld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. §4. De raad van bestuur maakt jaarlijks een beleidsplan op en het budget op overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Gemeentedecreet. §5. Uiterlijk op 31 december van ieder jaar doet het AGB de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het bedrijf, van welke aard ook.

65

Artikel 22.

Toezicht en opvolging door de Gemeente

§1. Partijen komen overeen dat de gemeenteraadsleden, alsmede de bevoegde dienst van de Stad, volledig inzagerecht hebben in de werkings- en financiële documenten van het AGB. §2. De bevoegde stedelijke dienst oefent minstens jaarlijks, op eigen stukken, toezicht uit op de naleving van de onderhavige overeenkomst en de aanwending van de door de Stad ter beschikking gestelde middelen. §3. De bevoegde stedelijke dienst maakt ter gelegenheid van de evaluatie van deze overeenkomst zelf een beknopt opvolgingsverslag over de uitvoering van de overeenkomst door het AGB ten aanzien van de gemeenteraad. Hierbij baseert de dienst zich op de rapporteringsdocumenten van het AGB, en op door het AGB en door toezichthouders eventueel verstrekte inlichtingen. Het opvolgingsverslag heeft tot doel de Stad te informeren over de uitvoering van de overeenkomst, eventuele gevolgen voor de nieuwe overeenkomst en de aanwending van de door de Stad aan het AGB ter beschikking gestelde middelen. §4. Het AGB erkent het inlichtingenrecht van de Stad m.b.t. informatie en/of stukken die op de overeenkomst betrekking hebben. De Stad mag op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten vragen. §5. Het AGB en de Stad streven steeds naar een vlotte, snelle, correcte en eenvoudige informatie – uitwisseling. Er kunnen door de Stad en het AGB periodieke overlegmomenten worden voorzien. Artikel 23.

De wijze waarop het AGB zal voorzien in een systeem van interne controle

§1. Het AGB voorziet binnen het jaar na aanvang van deze beheersovereenkomst in een ontwerp van gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat onder meer de volgende elementen behelst: • • • • •

het effectief en efficiënt beheer van risico’s binnen het AGB; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen het AGB; de naleving van de regelgeving en de procedures binnen het AGB; de effectieve en efficiënte werking van de diensten van het AGB; de bescherming van de activa van het AGB.

§2. Vanaf het tweede jaar na aanvang van deze beheersovereenkomst wordt het proces van organisatiebeheersing of interne controle minstens één maal per jaar door de raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd. §3. Om de realisatie van een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing haalbaar te maken, zal het AGB een stappenplan opstellen, waarin aangegeven wordt hoe het AGB de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie zal inbedden tegen eind 2016. Tegen dat tijdstip dienen de beheersingsmaatregelen ontwikkeld en aanwezig te zijn. Eveneens zijn de beheersingsmaatregelen gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden toegepast. TITEL VI – AFSLUITENDE BEPALINGEN Artikel 24.

Overdracht van overeenkomsten aan het AGB

§1. Het AGB treedt in de rechten en plichten van de Stad die neergelegd zijn in en voortvloeien uit overeenkomsten die zijn afgesloten met betrekking tot het beheer en/of de exploitatie van de goederen die volgens artikel 5 van deze overeenkomst zijn toevertrouwd aan of ingebracht in het AGB, behoudens andersluidende afspraak tussen partijen.

66

Het gaat om de overeenkomsten zoals opgenomen als bijlage bij deze overeenkomst. §2. Bedoelde rechten en plichten, met inbegrip van de betreffende deze overeenkomsten hangende gedingen, worden door de Stad van rechtswege overgedragen aan het AGB overeenkomstig de statuten. Artikel 25.


Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het evenwicht vervat in deze overeenkomst maximaal en te goeder trouw te behouden. Artikel 26.


§1. Met het oog op de uitvoering, vervolledigen en verfijning van deze overeenkomst kunnen de partijen convenanten sluiten die aan deze overeenkomst zullen worden gehecht. §2. Op grond van een bijzondere motivering kan aan deze convenanten terugwerkende kracht worden verleend. Artikel 27.

Verzekering

§1. Het AGB zal voor de werking van haar bestuursorganen een verzekering BA voor administratieve fouten en een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afsluiten. §2. Het AGB zal voor de goederen en infrastructuur van de Stad die haar wordt toevertrouwd of die zij zal exploiteren, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Artikel 28.

Duur

§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2014. De inwerkingtreding heeft geen invloed op de geldigheid van de voor de inwerkingtreding van deze overeenkomst door de Stad en het bedrijf gestelde handelingen. Deze handelingen worden hierbij uitdrukkelijk door de Stad en het AGB, voor zoveel als nodig, bekrachtigd. §2. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding eindigt de beheersovereenkomst in ieder geval uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad, zijnde 30 juni 2019. Partijen drukken de intentie uit om een nieuwe beheersovereenkomst te sluiten die uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad ingaat en geldt voor een periode van zes jaar. §3. Als bij het verstrijken van een beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande beheersovereenkomst van rechtswege verlengd. §4. Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen één jaar na de verlenging of als een beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de gemeenteraad na overleg met het AGB voorlopige regels vaststellen inzake de in de beheersovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Deze voorlopige regels zullen als beheersovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Artikel 29. De omstandigheden waarin en de wijze waarop de beheersovereenkomst kan worden gewijzigd, geschorst en ontbonden

67

Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het AGB actief is, hetzij in de beleidsopties, de financiële organisatie, hetzij door een wijziging in de wetgeving, en deze wijzigingen de opdrachten van het AGB dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de contractanten, zijn partijen verplicht hierover te onderhandelen, op initiatief van de meeste gerede partij. Desgevallend zal de beheersovereenkomst gewijzigd, dan wel geschorst of ontbonden worden. Artikel 30. De maatregelen bij niet-naleving door een partij van haar verbintenissen uit hoofde van de beheersovereenkomst en de bepalingen inzake beslechting van geschillen die rijzen bij de uitvoering van de beheersovereenkomst Indien blijkt dat de Stad dan wel het AGB haar verbintenissen niet naleeft, worden in overleg tussen partijen correctieve maatregelen en acties afgesproken, met inbegrip van de periode waarin deze acties moeten worden uitgevoerd en tot resultaat moeten leiden, alsook de wijze en de frequentie waarop het AGB hierover moet rapporteren. Na deze afgesproken periode wordt de gewenste verbetering door de gemeenteraad geëvalueerd. Indien de gemeenteraad dan een blijvende niet-nakoming van de verbintenissen door het AGB vaststelt, mag zij, na het horen van het AGB, het gemotiveerde besluit formuleren om de overeenkomst te ontbinden. Artikel 31.


§1. Voor de Stad: Naam: Jan Durnez Functie: Burgemeester Adres:

Stefan Depraetere Secretaris Grote Markt 34, 8900 Ieper

Voor het bedrijf: Naam: Voorzitter Naam : Gedelegeerd bestuurder Adres: (Dossieropvolger: Telefoon: (Dossieropvolger) E-mail: (Dossieropvolger)

Dominique Dehaene Stefan Depraetere Grote Markt 34, 8900 Ieper 057 239 200 [email protected]

§2. Alle correspondentie en uitwisseling van informatie of bescheiden in uitvoering van deze overeenkomst is rechtsgeldig gedaan voor zover deze persoonlijk wordt afgeleverd of via geschrift of via schriftelijk bevestigde elektronische data - communicatie gebeurt op één van de bovenvermelde coördinaten, in de mate dat er niets anders geregeld is in deze overeenkomst. Artikel 32.

Wijzigingen

Deze overeenkomst kan slechts worden gewijzigd bij akkoord van de partijen. Artikel 33.

Deelbaarheid

§1. Indien krachtens wettelijke bepalingen van openbare orde of van dwingend recht één of meerdere bepalingen van de huidige overeenkomst nietig of niet - tegenstelbaar zouden zijn, dan zullen de artikelen die nietig of niet - tegenstelbaar zijn, als ongeschreven beschouwd worden. De nietigheid of niet - tegenstelbaarheid van een bepaling in deze overeenkomst zal geenszins de nietigheid of de niet - tegenstelbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst of van de overeenkomst zelf met zich meebrengen. §2. Partijen nemen een inspanningsverbintenis op zich om, in voorkomend geval, de nietige bepaling(en) te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een gelijkaardig

68

resultaat, in die zin dat ten allen tijde het voorwerp van de huidige overeenkomst in essentie dient bewaard te blijven. Artikel 34.


§1. Partijen zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze overeenkomst niet kunnen nakomen ingevolge bewezen overmacht. Overmacht moet in de gemeenrechtelijke zin van het woord worden toegepast. Partijen kunnen zich slechts beroepen op overmacht voor zover deze overmacht bij aangetekend schrijven aan de andere partij wordt gemeld binnen de dertig kalenderdagen nadat zij zich heeft voorgedaan. In geval van overmacht zullen partijen in gemeen overleg beslissen de overeenkomst te herzien. Indien de overmacht gedurende meer dan twintig kalenderdagen blijft aanhouden, heeft elke partij het recht om de overeenkomst bij aangetekend schrijven op te zeggen, zonder dat hierdoor partijen tegenover elkaar kunnen gehouden zijn tot schadevergoeding. De verzending van het aangetekend schrijven heeft de beëindiging van rechtswege van de overeenkomst tot gevolg. §2. Indien er zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst onvoorziene omstandigheden voordoen, kan elke partij herziening van de overeenkomst verzoeken, inbegrepen het recht voor beide partijen op een passende compensatie, als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: • de omstandigheden dienen een abnormaal karakter te hebben; • zij konden niet redelijkerwijze worden voorzien bij het sluiten van de overeenkomst; • de vragende partij heeft alle nodige inspanningen geleverd om de onvoorziene omstandigheden te verhelpen of te vermijden; • de onvoorziene omstandigheden maken de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk moeilijker of kostelijker. §3. Indien, gelet op het specifieke karakter van de Stad en het AGB als lokaal openbaar bestuur, een beslissing van een hogere overheid die de Stad of het AGB niet naast zich neer kan leggen meebrengt dat de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de overeenkomst onmogelijk wordt gemaakt, wordt dit als een onvoorziene omstandigheid aanzien. Hieronder worden ondermeer verstaan het nemen van beslissingen ingevolge bindende adviezen van andere overheden en het verplicht nemen of ondergaan van begrotingsmaatregelen ingevolge het verplicht financieel evenwicht voor lokale besturen. Artikel 35.

Overdracht

Het AGB kan, zonder schriftelijke toestemming van de Stad, en op straffe van ontbinding van rechtswege van deze Overeenkomst lastens het AGB, haar rechten en/of plichten uit deze overeenkomst noch geheel noch gedeeltelijk overdragen. Artikel 36.

Verzaking

De nalatigheid of vertraging van een partij bij de uitoefening van een recht of rechtsmiddel krachtens deze overeenkomst, kan in geen geval beschouwd worden als een verzaking aan dit recht of rechtsmiddel, of aan enig ander recht of rechtsmiddel waarop deze partij zich kan beroepen krachtens deze overeenkomst. Tenzij anders voorzien in deze overeenkomst, dient elke verzaking schriftelijk te gebeuren en geldig ondertekend te worden door de verzakende partij. Artikel 37.


69


---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11. Pensioenfonds stad en OCMW. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen. BIJKOMENDE INFORMATIE: Bestek pensioenfonds Stad en OCMW - FIN/2014/01. OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Artikelen 42-43 en 57-58 van het gemeentedecreet (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. Omzendbrief van 3 december 1997 – Overheidsopdrachten – Financiële diensten bedoeld in categorie 6 van bijlage 2 bij de wet van 24 december 1993: bank- en beleggingsdiensten en verzekeringsdiensten. De artikelen 9 §§ 2 en 3 van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor Openbare werken van 14 januari 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013. Wet van 24 oktober 2011 tot vrijwaring van een duurzame financiering van de pensioenen van de vastbenoemde personeelsleden van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten en van de lokale politiezones, tot wijziging van de wet van 6 mei 2002 tot oprichting van het fonds voor de pensioenen van de geïntegreerde politie en houdende bijzondere bepalingen inzake sociale zekerheid en houdende diverse wijzigingsbepalingen (B.S., 3 november 2011). Feiten, Context, Argumentatie ste Inzake het wettelijk pensioen (1 pijler) voor haar statutaire personeelsleden is de stad Ieper en het OCMW aangesloten bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO). Om het hoofd te bieden aan de toekomstige stijging van de pensioenlasten van het statutair personeel wensen de stad en het OCMW een financiële buffer (verder ‘pensioenfonds’ genoemd) te vormen door middel van het aanleggen van een reserve in een verzekeringscontract dat een stabiel en gelijkmatig globaal rendement oplevert. Er wordt er voor gekozen om enkel het rendement uit het pensioenfonds minstens jaarlijks ten gunste te laten komen van de pensioenlasten. Het geplaatste kapitaal, verder de ‘koopsom’, zal gedurende de volledige contractduur behouden te blijven. De opdracht is in twee loten verdeeld: LOT 1: koopsom 13.000.000 euro in één maal en onmiddellijk bij toewijzing te plaatsen door Stad Ieper (BE0207 484 681) LOT 2: koopsom 3.000.000 euro in één maal en onmiddellijk bij toewijzing te plaatsen door OCMW Ieper (BE0211 104 959) Via dit contract wensen de stad en het OCMW ook de betaling van het rendement uit het pensioenfonds aan de RSZPPO over te dragen aan de verzekeraar, zoals voorzien in artikel 161 van de Nieuwe Gemeentewet. Dit zodra de procedure in relatie met de RSZPPO dit toelaat. In afwachting dient het rendement uit het pensioenfonds ten minste jaarlijks rechtstreeks ten gunste van de Stad en het OCMW uitbetaald te worden. Het rendement zal steeds worden verdeeld over de beide besturen in verhouding tot de door hen geplaatste koopsom. Financiële Gevolgen Het aangaan van het pensioenfonds zal zich uiten als een bestemming van de middelen uit het gecumuleerde budgettair resultaat zoals voorzien in het meerjarenplan 2014-2019.

70

Het rendement uit het fonds zal worden verwerkt op de algemene rekening 751001 ‘Intresten op belegging pensioenfonds’. Het jaarrendement werd in het meerjarenplan 2014-2019 geraamd op 384.000 euro. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad: Artikel 1: Er zal een opdracht uitgeschreven worden tot het aanleggen van een pensioenfonds van 13.000.000 euro voor de stad via een verzekeringscontract ten einde de stijging van de pensioenlasten voor de statutaire personeelsleden aangesloten bij de RSZPPO gedeeltelijk op te vangen. Artikel 2: Het bestek hiertoe opgemaakt door de stedelijke administratie, goed te keuren en deze opdracht te gunnen bij open offerteaanvraag. Artikel 3: De in het fonds geïnvesteerde middelen op te nemen onder de bestemde gelden conform het decreet Beleids- en Beheerscyclus en de directieven van het Agentschap Binnenlands Bestuur terzake.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12. Verkoop Yperleygebouw. Goedkeuring. OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid: In toepassing van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42,§1 waarin bepaald wordt dat de gemeenteraad over de volheid van bevoegdheid beschikt ten aanzien van deze aangelegenheid en artikel 43,§2, 12° waarin bepaald wordt dat de gemeenteraad steeds de bevoegdheid behoudt over het stellen van daden van beschikking. Feiten, context en argumentatie: De Stad Ieper is eigenaar van het “Yperley” gebouw, gelegen Sint - Jacobsstraat 1, kadastraal gekend e Ieper 1 afdeling, sectie A met perceelnummers 416 D en 416 voor een grootte van 11 a 50 ca. Het kadastraal inkomen bedraagt 5136,00 EUR. Dit gebouw wordt momenteel gebruikt als administratief centrum voor bepaalde stadsdiensten; Vermits de administratieve diensten naar het Auriscentrum op het Ieper business park verhuizen komt het “Yperley” gebouw leeg te staan. Omdat het “Yperley” gebouw niet voor andere doeleinden kan gebruikt worden, is verkoop de enige goede optie. De opbrengst van de verkoop kan aangewend worden voor andere doeleinden van gemeentelijk belang, zoals investeringen die nodig zijn in het Auriscentrum; Landmeterskantoor Sabbe & Co heeft op 10 september 2013 het schattingsverslag overgemaakt. Het gebouw werd geschat op 1.050.000,00 EUR; De blanco OVAM-attesten voor de desbetreffende percelen werden afgeleverd op…….., De hypotheekbewaarder te ontslaan van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij de overschrijving van de akte; Om deze openbare verkoop voor te bereiden moet er een notaris aangesteld worden. Volgens de beurtrol is het de beurt aan notaris Johanna De Witte; Omwille van de uitstekende ligging van het “Yperley” gebouw is het belangrijk om een maximum aan bekendmaking te verspreiden en zo veel en zo breed mogelijk openbaarheid aan deze verkoop te geven; Aan de gemeenteraad wordt gevraagd deze verkoop om openbaar nut goed te keuren; Op voordracht van het College van Burgemeester en Schepenen; BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de raad : e Artikel 1: Over te gaan tot de verkoop van het “Yperley” gebouw, kadastraal gekend als Ieper 1 afdeling, sectie A met perceelnummers 416 D en 416, met een oppervlakte van 11a 50ca. Artikel 2: Deze vervreemding te laten geschieden via openbare verkoop en notaris Johanna De Witte aan te stellen om de openbare verkoop te organiseren en de akte te verlijden. Artikel 3: Het College van Burgemeester en Schepenen te belasten met de uitvoering van deze beslissing.

71

Artikel 4 : De Burgemeester en Secretaris te machtigen om de stukken met betrekking tot deze openbare verkoop te ondertekenen. Artikel 5: De hypotheekbewaarder te ontslaan van zijn verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij de overschrijving van de akte.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13. Overdracht wegenis en openbaar domein Steenovenstraat. Goedkeuring. OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42, §1 die de gemeenteraad de volheid van bevoegdheid heeft ten aanzien van deze aangelegenheid en artikel 43, §2, 12° waarbij de gemeenteraad de bevoegdheid behoudt over het stellen van daden van beschikking. Feiten, context en argumentatie Vlerick Vastgoed NV, Doorniksewijk 49, 8500 Kortrijk heeft een verkaveling gerealiseerd op de gronden gelegen Steenovenstraat. Zij wensen de openbare infrastructuur (wegenis, fietspad, wandelpad…) en de groenzone kosteloos over te dragen aan de Stad Ieper; Deze gronden zijn kadastraal gekend als: e Ieper 1 afdeling, sectie C, perceelnummer 102 D met een oppervlakte van 77 are 15 ca e Ieper 1 afdeling, sectie C, perceelnummer 119/02 met een oppervlakte van 27 are 65 ca e Ieper 1 afdeling, sectie C, perceelnummer 68 Y3 met een oppervlakte van 24 ca e Ieper 1 afdeling, sectie C, perceelnummer 68 C4 met een oppervlakte van 60 are 59 ca In zitting van 17 juni 2013 heeft het College beslist om akkoord te gaan met de voorwaarden voor deze kosteloze grondafstand; Het opmetingsplan werd opgemaakt door landmeter Metimka op 10 mei 2013; Notarissen Eric en Annelies Himpe hebben de ontwerpakte overgemaakt; Van OVAM werden de bodemattesten verkregen waaruit volgt dat er voor deze kadastrale percelen geen gegevens beschikbaar zijn; Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd deze kosteloze overdracht goed te keuren; Op voordracht van het college van Burgemeester en Schepenen; BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad e Artikel 1: De kosteloze overdracht van de gronden gelegen Ieper 1 afdeling, sectie C met perceelnummers 102 D, 119/02, 68Y3 en 68 C 4 met een oppervlakte van 165 are 63 ca, te aanvaarden van Vlerick Vastgoed NV, Doorniksewijk 49, 8500 Kortrijk, om deze op te nemen in het openbaar domein. Artikel 2: De ontwerpakte opgemaakt door de Notarissen Eric en Annelies Himpe goed te keuren. Artikel 3: Het College van Burgemeester en Schepenen te belasten met de uitvoering van deze beslissing. Artikel 4: De Burgemeester en Secretaris te machtigen om de stukken met betrekking tot deze overdracht te ondertekenen.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14. Ondergronds brengen van het laagspanningsnet langs de Brugseweg in synergie met de afkoppelingswerken. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen. OVERWEGEND GEDEELTE : Referte TD/OV378.

72

Artikelen 42-43 en 57-58 van het gemeentedecreet (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het besluit van de gemeenteraad van 4 februari 2013 houdende vaststelling van het begrip “dagelijks bestuur”, gewijzigd bij besluit van 9 december 2013, inzonder artikel 1. Juridische Grond De Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Feiten, Context, Argumentatie Refertenr. TD/378. Studie van Eandis-Gaselwest, referte, GW/FL/231777/285.2013, plannummer NW231777 van 30 oktober 2013 voor “Ondergronds brengen laagspanningsnet Brugseweg”. Kosten ten laste van de stad : 98.214,79 EUR, kosten ten laste van Eandis-Gaselwest 62.306,52 EUR. In deze werken is begrepen het ondergronds brengen van het LS- en OV-net en het vervangen van 13 openbare verlichtingsarmaturen. De technische dienst adviseert de aanvraag gunstig, gezien de werken uitgevoerd worden in synergie met de afkoppelingswerken van ’t Wieltje. Financiële Gevolgen De werken kunnen gefinancierd worden met kredieten op begrotingsartikel ACS95/06700/225307/2014, beschikbaar krediet 333.000,00 EUR. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad om : Artikel 1 : De voorliggende offerte van Eandis-Gaselwest “Ondergronds brengen laagspanningsnet Brugseweg” goed te keuren ten overstaan van de concessiehoudende maatschappij Eandis-Gaselwest, waarvan 98.214,79 EUR voor rekening van de stad Ieper. Artikel 2 : De werken te gunnen aan de concessiehoudende maatschappij Eandis-Gaselwest ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgens artikel 26§1,1°f van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006. Artikel 3 : De kosten van deze opdracht te financieren met de kredieten ingeschreven op artikel ACS95/0670-0/225307/2014 van het budget 2014. Artikel 4 : Het College van Burgemeester en Schepenen te gelasten met de uitvoering van deze beslissing.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15. Aanpassen openbare verlichting naar aanleiding van aanleg fietspad Poperingseweg tussen de Tulpenlaan en de Omloopstraat. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen. OVERWEGEND GEDEELTE : Referte TD/OV221. Artikelen 42-43 en 57-58 van het gemeentedecreet (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Het besluit van de gemeenteraad van 4 februari 2013 houdende vaststelling van het begrip “dagelijks bestuur”, gewijzigd bij besluit van 9 december 2013, inzonder artikel 1. Juridische Grond De Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Feiten, Context, Argumentatie In zitting van 2 april 2012 heeft de gemeenteraad, met het oog op de aanleg van een fietspad langs de gewestweg N308 tussen Ieper en Vlamertinge, o.a. de koepelmodule 33011/4/G met de module 4 van het mobiliteitsconvenant afgesloten. Met deze module verbinden de partijen (het gewest en de lokale overheid) zich ertoe om een aan de bebouwde omgeving aangepaste verlichting aan te brengen of te

73

vernieuwen in doortochten van gewestwegen en in overgangsgebieden in bebouwde omgeving, met als doel de verkeersveiligheid, de sociale veiligheid en de ruimtelijke kwaliteit te verbeteren. De module 4 wordt afgesloten voor het gedeelte van de wegverlichting binnen de bebouwde kom (vanaf de Tulpenlaan tot aan de Omloopstraat en het gedeelte van de bebouwde kom Vlamertinge). De gemeente staat in voor het ontwerp (Eandis) en dit ontwerp wordt gesubsidieerd. Het gewest betaalt een forfaitair (niet-geïndexeerd) bedrag van 75.000,00 EUR per km gewestweg. Volgens de studie van Eandis-Gaselwest met referte, GW/GB/241855/306.2012 “Verlichten van fietspad Poperingseweg tussen de Tulpenlaan en de Omloopstraat” bedragen de kosten ten laste van de stad 79.285,68 EUR + btw = 95.935,67 EUR. Financiële Gevolgen De werken kunnen gefinancierd worden met kredieten op begrotingsartikel ACS363/06700/225407/2014, beschikbaar krediet 96.000,00 EUR. Op artikel ACS363/0670-0/150240/2014 is een ontvangst ingeschreven van 78.750,00 EUR (totaal geraamde lengte tussen kmpt 0,203 en 1,280 of 1,050 meter). BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad om : Artikel 1 : De voorliggende offerte van Eandis-Gaselwest “Verlichten van fietspad Poperingseweg tussen de Tulpenlaan en de Omloopstraat” goed te keuren ten overstaan van de concessiehoudende maatschappij Eandis-Gaselwest, waarvan 95.935,67 EUR voor rekening van de stad Ieper. Artikel 2 : De werken te gunnen aan de concessiehoudende maatschappij Eandis-Gaselwest ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgens artikel 26§1,1°f van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006. Artikel 3 : De kosten van deze opdracht te financieren met de kredieten ingeschreven op artikel ACS363/0670-0/225407/2014 van het budget 2014, subsidieerbaar voor een totaal geraamd bedrag van 78.750,00 EUR. Artikel 4 : Het College van Burgemeester en Schepenen te gelasten met de uitvoering van deze beslissing.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16. Bouwen van een voetgangersbrug aan Hill 60 langs de Zwarteleenstraat. Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst en stadsaandeel in de werken. OVERWEGEND GEDEELTE: Bevoegdheid Artikelen 42-43 en 57-58 van het gemeentedecreet (Vlaams Parlement 6 juli 2005 - Vlaamse Regering 15 juli 2005 - B.S. 31 augustus 2005) en latere wijzigingen, inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Juridische grond De Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Feiten, context, argumentatie De stad Ieper en de Provincie West-Vlaanderen bereiden volop de herdenking van WO I voor. Er wordt daarvoor gewerkt aan het verbeteren van de ontsluiting en de optimalisering van het onthaal op een aantal sites. In dit verband zal de site rondom Hill 60 opgewaardeerd worden. Sluitstuk van dit plan is de realisatie van een nieuwe brug ter hoogte van de site om de circulatie te verbeteren. De NMBS-Holding werd bereid gevonden om de realisatie van de nieuwe wandelverbinding te ondersteunen en zal 325.000,00 EUR investeren in het project. Infrabel zal hiertoe optreden als aanbestedende overheid. Het provinciebestuur staat in voor de bouwvergunningsaanvraag, de educatieve infrastructuur, de aansluiting op het domein Palingbeek en draagt ook de meerkosten voor de onderbouw van de brug die bovenop de 325.000,00 EUR zouden komen. De stad Ieper neemt de kosten voor het vernieuwen van de bovenbouw van de bestaande brug voor zijn rekening. Uit de voorlopige raming van Infrabel gaat dit om 26.838,05 EUR, btw niet inbegrepen. De stad Ieper zal, als

74

wegbeheerder tevens instaan voor het beheer en onderhoud van de nieuwe infrastructuur gelegen op haar openbaar domein. Een bouwrecht wordt verleend aan de provincie voor de aanleg van de voetpaden, die na oplevering overgedragen worden. Het definitief ontwerpdossier voor de aanleg/aanpassing van de voetgangersbrug ter hoogte van de spoorwegovergang aan Hill 60, Zwarteleenstraat en de plannen worden door Infrabel ter goedkeuring overgemaakt. Met het oog op de realisatie/uitvoering van het project wordt een samenwerkingsovereenkomst met de provincie West-Vlaanderen, NMBS-Holding en Infrabel ter ondertekening voorgelegd, waarin de diverse wederzijdse verbintenissen inzake de aanleg van de voetgangersbrug over de spoorlijn 69 en de voetpaden gelegen aan de Hill 60 langs de Zwarteleenstraat” vastgelegd worden. Financiële gevolgen Op het budget van 2014 is voor de ontsluiting van het oorlogslandschap van de Ieperboog (APS189) op artikel ACS377/0620/2201007 voor het onderdeel Ieperboog Zuid een bedrag ingeschreven van 100.000,00 EUR. BESCHIKKEND GEDEELTE: Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad : Artikel 1 : Principieel akkoord te gaan met de geplande werken aan Hill 60 – bouwen van een voetgangersbrug volgens het bestek van Infrabel, aanbestedende overheid. Artikel 2 : Het stadsaandeel in deze werken goed te keuren op het totaal geraamd bedrag van 26.838,05 EUR, btw niet inbegrepen, te pre financieren door de Provincie WestVlaanderen. Artikel 3 : De samenwerkingsovereenkomst inzake de aanleg van de voetgangersbrug over de spoorlijn 69 en de voetpaden gelegen aan de Hill 60 langs de Zwarteleenstraat met de provincie West-Vlaanderen, NMBS-Holding en Infrabel goed te keuren. Artikel 4 : Het College van Burgemeester en Schepenen te gelasten met de uitvoering van deze beslissing.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17. Bereikbaarheid Nieuw Administratief Centrum, openingsuren dienstverlening aan de burger en het recht op basismobiliteit van de Ieperling. (Interpellatie door raadslid Goudeseune) “Oorspronkelijk was voorzien om eind 2013 gebruik te kunnen maken van de gebouwen op ter Waarde. Het stadsbestuur en het OCMW zullen echter volgens onze informatie pas eind 2014 operationeel zijn in het Nieuw Administratief Centrum. Niet alleen zitten zij dan samen in één gebouw, tegen dan zijn ook stadsbestuur en OCMW hervormd naar één organisatie, zodat men efficiënter kan werken. Verdere centralisatie en zelfs maximale integratie van diensten is inderdaad wenselijk zowel vanuit het oogpunt van de burger (duidelijkheid/bereikbaarheid) als voor de organisatie zelf (rendement, efficiëntie en samenwerking). Het is dus zoals we in de papierwinkel van beleidsnota en financiële nota's kunnen lezen belangrijk dit gebouw nu tot een administratief centrum met een klantgerichte organisatie om te turnen. En vooral op dit laatste, klantgerichte organisatie, zou ik een aantal bedenkingen naar voor willen schuiven over: 1.De bereikbaarheid van het Nieuw Administratief Centrum met het openbaar vervoer. 2.De uren waarop de burger van de aangeboden dienstverlening gebruik zal kunnen maken. 3.De evaluatie van de basismobiliteit in Ieper en de agendering hiervan in de gemeentelijke begeleidingscommissie. 1.De bereikbaarheid van het N.A.C. Een opzoeking met de zoekmachine van De Lijn gaf me een nogal tegenvallend resultaat. De verbinding met de bussen van de Lijn geven aan dat 4 van de zeven deelgemeenten dubbel tot driedubbel zolang zullen op de bus vertoeven om vanuit hen woonplaats het Nieuwe Administratief Centrum op Ter Waarde te bereiken. Ik geef onmiddellijk toe dat dit op basis is van een steekproef. Maar de resultaten waren bedroevend. Een verder onderzoek dringt zich op en een overleg met de verantwoordelijken van De Lijn is noodzakelijk willen we de bereikbaarheid van het nieuwe centrum

75

optimaliseren. Om vooral ervoor te zorgen dat mensen die zich geen auto kunnen permitteren toch beroep kunnen doen op een bereikbare noodzakelijke dienstverlening. Want niet alles zal kunnen geregeld worden aan loket die zoals afgesproken in het centrum van de stad blijft. 2.Uren waarop de burger terecht kan. Daarnaast moet ik vaststellen dat de openingsuren die momenteel actueel zijn voor heel wat verbetering vatbaar zijn. Niet enkel het stadhuis maar ook de bib kan volgens mij efficiëntere openingsuren gebruiken. Een vergelijking met andere gemeenten toont aan dat bv. in Kortrijk de loketten van het stadhuis ook in de late namiddag open zijn. De bib in Kortrijk is open op zaterdag van 10u tot 16u en vooral is ook over de middag open tijdens de weekdagen. Mijn interpellatie bestaat dus om te beginnen uit twee delen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Welk is de mening van deze meerderheid en (indien we voor één keer dezelfde mening zijn toegedaan) welke initiatieven zullen er genomen worden/werden genomen om een betere verbinding met het openbaar vervoer vanuit de deelgemeenten te realiseren en een efficiëntere dienstverlening via betere openingsuren te realiseren. Toen ik nog mijn interpellatie aan het opstellen was leek het erop dat mijn tussenkomst om betere uren openbaar vervoer misschien voorbarig zouden kunnen zijn. Maar niets blijkt minder waar. De uitspraken van de directeur-generaal van De Lijn in de media, die minstens de indruk wekt dat de nodige middelen "op den buiten" kunnen gevonden worden om de stedelijke investeringen te financieren, maken ons althans bevreesd. Onze politieke keuze is dat ook voor wie niet in de stad woont, mobiliteit een basisrecht is. Een basisrecht dat we niet moeten afbouwen, maar verder moeten versterken. De geplande verhuis kan best ook aangegrepen worden om werk te maken van het versterken van dit basisrecht. Daarnaast is uiteraard ook voldoende tijd nodig om het desbetreffende vakbondsoverleg op te starten die gepaard gaat met aanpassingen van werkuren en voldoende tijd te vinden voor het overleg die moet opgestart worden om vooral De Lijn aan te moedigen beter in te spelen op de uren waar er meest nood is aan openbaar vervoer. Graag had ik dan kennis verkregen wat betreft het standpunt en/of de genomen initiatieven van het schepencollege en dus van deze meerderheid in deze eerste twee uitgangspunten. En zo kom ik tot het derde belangrijke luik van mijn interpellatie. 3.Dit alles past uiteraard in een globale visie op de basismobiliteit. Sinds het Vlaams Parlement in 2001 het decreet basismobiliteit goedkeurde heeft elke Vlaming die in woongebied woont recht op een gegarandeerd aanbod aan openbaar vervoer. Het decreet bevat een aantal normen op vlak van frequentie van de busverbindingen, loopafstand tot de halte en tussentijden tussen twee bussen. Zowel in 2010 als in 2011 onderging De Lijn evenwel besparingsrondes die dit gegarandeerd aanbod aan openbaar vervoer op de helling zetten. In veel gevallen voldoet het actuele aanbod dan ook niet meer aan de normen die opgelegd zijn door het decreet basismobiliteit. Vlaams minister voor mobiliteit Hilde Crevits beloofde in het Vlaams parlement dat ze de impact van de laatste besparingsronde op de dienstverlening per gemeente op de in kaart zou brengen. Intussen is deze oefening afgerond en zou De Lijn over deze resultaten in dialoog gaan met de gemeenten. Het is de bedoeling dat De Lijn de resultaten van hun interne evaluatie zal agenderen op de Gemeentelijk BegeleidingsCommissie. Het belang van deze evaluatie kan moeilijk overschat worden. Openbaar vervoer is voor heel wat mensen van groot belang om te kunnen deelnemen aan het openbare leven of zelfs te voorzien in hun basisbehoeften. Uit onderzoek van Mobiel 21 en het Netwerk tegen Armoede, in opdracht van Vlaams minister van Mobiliteit Hilde Crevits, blijkt dat 67% van de mensen in armoede moeilijk werk vindt door beperkte mobiliteit. Daarom stel ik graag ook volgende vragen: Wanneer is de volgende vergadering van de gemeentelijke begeleidingscommissie? Staat er een evaluatie gepland van de uitvoering van basismobiliteit voor onze gemeente na deze besparingsrondes? Indien deze evaluatie nog niet geagendeerd staat, kan het schepencollege hierover dan zelf een onderhoud vragen met De Lijn? Welke stappen zal het college ondernemen indien blijkt dat basismobiliteit in onze gemeente niet langer gegarandeerd is?

76

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18. Ontslag van schepen Delie als voorzitter van IVVO. (Interpellatie door raadslid Bolle) “Inhoudelijke vragen zullen gesteld worden omtrent de reden(en) van het ontslag, de inhoudelijke taakinvulling van het schepenmandaat, een eventuele herschikking van het schepenmandaat alsook de reden(en) waarom dit niet gecommuniceerd wordt/werd naar de gemeenteraad van Ieper. Tevens principiële vragen omtrent de toewijzing van dit belangrijk mandaat aan een raadslid i.p.v. schepen van de stad, daarenboven van een andere partij.”

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19. Re-enactmentgroepen. (Interpellatie door raadslid Six) “Aanleiding van deze interpellatie is ondertussen al gekend: de herhaaldelijke uitspraken van de bevoegde Schepen en daarin bijgetreden door onze burgemeester. Ik kan me niet van de indruk ontdoen dat zij enerzijds niet thuis zijn in het re-enactmentgebeuren of anderzijds bevooroordeeld zijn over deze vorm van geschiedenis-beleving. Als fervent bezoeker van dergelijke “theatraal” (…) gebeuren in zowel binnen-als buitenland wil ik toch enkele argumenten en toelichting naar voren brengen die hopelijk een andere visie op het re-enactment kunnen brengen. Onbekend maakt onbemind… 1/Re-enactment is het herbeleven van de geschiedenis. Het specifieke hieraan is dat men een bepaalde plaats en periode gaat uitbeelden in zijn totaliteit. Men gaat, aan de hand van opzoekingwerken, proberen te leven zoals men in die tijd leefde. Dit wil zeggen dat zowel de kleding als de gebruikte materialen historisch correct zijn. Men beeldt het leven uit van de mensen van die periode zonder in de huid te kruipen van een specifiek persoon. Men gaat personen en ambachten uitbeelden uit desbetreffende periodes. Deze periodes beslaan een tijdsspanne van 10 tot 50 jaar naargelang de culturele en industriële evolutie van desbetreffende periodes. Re-enacting is vergelijkbaar. Maar met deze verschillen dat men vaak vooraf afgesproken veldslagen of gebeurtenissen uit de geschiedenis gaat herbeleven via een al dan niet afgesproken scenario. Het grote verschil met het vorige is, dat men hier niet het gewone leven uitbeeldt, maar welgekende gebeurtenissen uit de geschiedenis, zo getrouw mogelijk probeert te herbeleven. Vaak komt het er op neer dat in de eerste groep vooral hobbyisten zitten die de gewone burger, burgerij en ambachtslui uitbeelden. Daarentegen is de tweede groep meer geconcentreerd rond militarisme, historische gebeurtenissen en veldslagen. En het is nu net over die tweede groep dat ik wil interpelleren. 2/Re-enacters proberen zo goed als mogelijk een gebeurtenis uit te beelden om de toeschouwers een beter idee te kunnen geven hoe het er vroeger aan toe ging. Zij beseffen maar al te goed dat zij de échte weergave niet kunnen brengen, niet de échte ellende kunnen uitbeelden, niet het échte vreugde en verdriet kunnen laten voelen. Wij mogen ons gelukkig prijzen dat het “maar” een uitbeelding is van dit alles… 3/Hun evenement staat open voor iedereen en dus niet gereserveerd voor VIP’s, titeldragers en andere genodigden. Het is dus een sociaal en educatief gebeuren waarbij iedereen zich heel eventjes in een andere tijd kan wanen. Het is nu niet omdat sommige perioden gruwelijk en mensonterend waren, dat we die moeten in de vergeethoek drummen. Aan censuur of geschiedenisvervalsing hebben we geen boodschap. 4/Re-enactment is een heel intensieve hobby die verdergaat dan gewoonweg het verzamelen van militaria, militaire voertuigen en prullaria allerhande. Dagen en zelfs weken voor een bepaald evenement worden soms al sites opgebouwd of uitgegraven om de toeschouwers een zo realistisch mogelijk beeld te kunnen geven. Die hobby is niet weggelegd voor watjes want het vergt een hele opoffering voor bijvoorbeeld zelfstudie, het aanleren van dril- en wapentechnieken, veiligheidsonderricht, dagmarsen, …De meeste re-enacters zijn geen militairen en dus is het niet zo

77

vanzelfsprekend om het bovenvermelde onder de knie te krijgen. Zij doen dus een inspanning voor de ontspanning van de toeschouwers. En vooraleer eventueel negativisten mij de mond snoeren door te zeggen dat het aanschouwen van bv oorlogstaferelen moeilijk als ontspannend kan omschreven worden, wil ik hen een stap voor zijn door mezelf te corrigeren en het woord ontspannen vervangen door beleven. Een doorsnee re-enactergroep doet gemiddeld 15 evenementen in de zomer en een 4tal in de winter. Zowel bij goed als guur weer, regen, sneeuw of vorst slapen zij tijdens het evenementweekend in tenten op de grond of op een veldbedje. Het investeren in uniformen, wapens, uitrusting is een niet te onderschatten factor maar het feit dat ze het ervoor over hebben, getuigt van de ernst waarmee ze hun hobby beoefenen en het is dus veel meer dan zomaar wat soldaatje spelen… Dat aanvragen voor re-enactevenementen kritisch bekeken zullen worden, is wenselijk want hier en daar kan er misschien weleens een groepje opduiken die het niet zo nauw neemt met “de regels der kunst”, zeg maar de gangbare vereisten, regels en afspraken binnen het re-enactmentmilieu. Daarom dat ik er graag wil op duiden dat er een overkoepelend orgaan bestaat die alle Belgische reenactmentgroepen bundelt waar het Stadsbestuur terecht kan met eventuele vragen. Het argument van de betrokken Schepen dat “gekostumeerde mannen die de Eerste Wereldoorlog naspelen, nep zijn en thuishoren in het theater en niet op historische slagvelden” is wel een hemelsbreed verschil met onze Franse buren. In Verdun, gekend van de Slag om Verdun ( 21 februari 1916 tot 15 december 1916) die een ommekeer betekende in de eerste wereldoorlog, herdenkt men deze zomer deze slag met een klanken lichtspel. Een hulde en herinnering aan de honderdduizenden slachtoffers van deze oorlog. Ruim 300 acteurs, 900 kostuums en meer dan 1100 schijnwerpers en speciale effecten laten deze nooit te vergeten periode uit de moderne geschiedenis op die manier herleven. In Verdun, ooit een slagveld, zijn re-enacters dus welkom…in Ieper niet… Waterloo: een keer per jaar bieden tal van re-enacters uit heel de wereld ons de kans om een magistrale reconstructie van de gebeurtenissen van 1815 te beleven. De Slag bij Waterloo is een van de belangrijkste veldslagen in de Europese geschiedenis, zowel omwille van zijn omvang als van de gevolgen. In Waterloo, ooit een slagveld, zijn re-enacters welkom…in Ieper niet… Maar dichter bij huis: Zonnebeke: n.a.v.de heropening van het Memorial Museum Passchendaele vond vorig jaar een reenactment plaats die erg gesmaakt werd door de vele bezoekers. In Zonnebeke…frontdorp van weleer, zijn re-enacters welkom…in Ieper niet… Raversijde: tijdens het Atlantikwall-weekend verwelkomde de Provincie West-Vlaanderen vorige zomer tientallen re-enacters uit binnen-en buitenland die de batterij opnieuw tot leven brachten. In Raversijde...ooit een verdedigingslinie, zijn re-enacters welkom…in Ieper niet… Oudenaarde: n.a.v.de 300 herdenking van de Slag bij Oudenaarde kwamen re-enacters van over heel Europa naar Oudenaarde om de slag uit 1708 over te doen. In Oudenaarde…ooit een slagveld…zijn re-enacters welkom…in Ieper niet… Ik kan hier nog een tijdje doorgaan met het opsommen van plaatsen waar ooit bloed heeft gevloeid, waar ettelijke tranen hebben gerold, waar de oorlog wonden heeft geslagen die tot lang na de oorlog littekens heeft nagelaten maar waar men deze gruwel niet laat wegebben voor het nageslacht. Men mag nooit vergeten hoe erg het was en of men dit nu laat herleven door een theatervoorstelling, een lezing, een academische zitting, een tentoonstelling of een re-enactment…het maakt niet uit als het maar sereen en historisch correct is. De betrokken Schepen vind dat een re-enactment in Ieper zou getuigen van weinig respect voor de vele oorlogsslachtoffers. Is staan dansen, springen en pintelieren aan de voet van de IJzertoren niet bedenkelijker? Reeds enkele jaren vindt daar een muziekfestival plaats. Men brengt er muziek als een schreeuw om een halt toe te roepen aan oorlog, geweld en terreur, onderdrukking en verdrukking, in al zijn vormen, op alle terreinen. Een initiatief die Stad Ieper langs de gebruikelijke stadskanalen n.a.v. de de 10 editie graag aankondigde in ruil voor gratis tickets. Diksmuide…ook een slagveld maar daar dansen en springen de festivalgangers op het dodenveld van weleer...Is dat respectvol??? Misschien dat de Schepen zich eens kan afvragen wie er intenser de herinnering aan de gruwelijke oorlog zal beleven: de bezoeker die een museum bezoek en via allerlei technologische snufjes informatie krijgt of een bezoeker aan een openlucht re-enactment die tastbaar de tijd kan opsnuiven en vragen kan stellen aan de re-enacter… En welk aandenken is er origineler: een foto genomen bij een re-enacter of een foto met een aangekocht herdenkingsproduct (pralines, snoepjes, wijn, bier, boek,………………………………). Nog een geluk dat het herdenkingstoerisme “geen platte commerce” mag worden (…).

78

Mijn vraag naar de betrokken Schepen toe is of hij zijn visie over de re-enacters zal herzien. Ondertussen mag hij alvast uitkijken naar het eerst volgende échte grote schouwspel dat op 25 mei zal plaatsvinden…”

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------20. Re-enactment. (Interpellatie door raadslid Thybergin) “Schepen van toerisme Jef Verschoore, hierin gesteund door de burgemeester, creëerde heel wat deining in de media omtrent re-enactment. Hij verklaarde als bevoegd schepen van de vredesstad Ieper aan de pers dat re-enacters niet welkom zijn in Ieper. Nochtans proberen deze re-enacters louter de geschiedenis in al haar facetten op een correcte manier uit te beelden. Soms wordt re-enactment zelfs gebruikt door historici om te toetsen of hun vermoedens wel juist zijn of konden zijn. Talrijke Ieperlingen trachten dit ook te doen op de driejaarlijkse kattenstoet. Sommigen keuren het tonen van oorlogsgruwels door re-enacters af, net zoals sommigen de gespeelde heksenverbranding van onschuldige vrouwen tijdens de kattenstoet betreuren. Maar dit kan toch onmogelijk een reden zijn om het hele re-enactment gebeuren te verbieden. Als de burgemeester en deze schepen hierin consequent moeten zij als gevolg ook de hele kattenstoet verbieden. Of zou het ware probleem van deze politici erin liggen dat de evenementen van re-enacters georganiseerd worden door privé personen, en dus ontsnappen aan hun onmiddellijke invloedsfeer. Waardoor ze niet eigenhandig met de duim kunnen goed of afkeuren? Kan cultuur die niet door de overheid wordt georganiseerd per definitie niet het minimum aanvaardbaar niveau overstijgen? Graag hadden wij geweten of re-enacters nu effectief niet welkom zijn, en om welke objectieve reden? Of dienen zij te voldoen aan bepaalde criteria?”

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------21. Projectoproep subsidiëring bovenlokale sportinfrastructuur. (Interpellatie door raadslid Talpe) “Vlaanderen kampt met een tekort aan bovenlokale sportinfrastructuur. Op 22 november 2013 besliste de Vlaamse Regering, onder impuls van minister Muyters, om via een projectoproep, een aantal pilootprojecten voor bovenlokale sportinfrastructuur te ondersteunen, zowel financieel als via procesbegeleiding. Gezien we ons in budgettair precaire tijden bevinden kunnen, door het aangaan van deze samenwerkingsakkoorden, de beperkte middelen doeltreffender benut en ingezet worden. De Vlaamse Regering wenst met de opstart van het project een hefboom te creëren om de drempels tot samenwerking te overwinnen tussen bovenlokale, lokale en Vlaamse actoren. Het gaat in concreto over sportinfrastructuur die het gemeentelijk niveau overstijgt op vlak van aard, karakter, draagkracht, bedieningsregio, uitstraling of intergemeentelijke sportinfrastructuur. Zowel nieuwbouw als renovatie komen in aanmerking. De subsidie bedraagt 30% van het investeringsbedrag. Voor het overige kan gekeken worden voor o.a. een co-financiering met de provincie. Er is tijd tot 21 februari 2014 om een project in te dienen. Wij mochten nog niets vernemen terzake en vermoeden dan ook dat Ieper geen project heeft ingediend noch zal indienen. Nochtans lijkt dit voor ons het ideale moment om de piste van een bovenlokaal openluchtzwembad te onderzoeken en grondig te overleggen met omliggende gemeentes en de provincie. De provincie West-Vlaanderen heeft overigens reeds expliciet aangegeven dat ze het bedrag wil gebruiken voor zwembadinfrastructuur. Moorslede heeft bv. een akkoord met Zonnebeke en Staden om samen te werken rond het zwembad in Moorslede.

79

Vragen: Is het stadsbestuur op de hoogte van deze projectoproep? Werd een project uitgewerkt en ingediend? Zoniet, waarom werd geen project ingediend? Heeft het stadsbestuur minstens contact opgenomen met omliggende gemeentes om te polsen naar een evt. bovenlokale opportuniteit? Ieper heeft de ambitie om een centrumstad te worden. Dit betekent dat Ieper ook op het vlak van sportinfrastructuur deze rol moet vervullen. Derhalve bij negatief antwoorden hierboven, betreuren wij het sterk dat niet gekeken werd naar de mogelijkheid om het openluchtzwembad te heropenen, dat als één van de weinige in West-Vlaanderen een olympisch bad is of om eventueel Dikkebusvijver met deze subsidie als bovenlokaal centrum voor watersport uit te bouwen. Graag enige toelichting over deze beleidskeuze.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------22. SOS Amfibieën. (Interpellatie door raadslid Despeghel) “Straks beginnen de amfibieën terug met hun voorjaarstrek. Van zodra de temperatuur begint te stijgen (eind febr. – begin maart) trekken ze naar een poel of vijver om hun eitjes af te zetten. Opnieuw zullen vele padden/kikkers/salamanders hierbij het leven laten. En dit blijft niet zonder gevolgen, want hoe minder amfibieën er bv. zijn, hoe meer muggen in de zomer. Om maar dat te noemen. Ieper kan voortreffelijke resultaten voorleggen wat betreft acties om het aantal ‘slachtoffers’ te verlagen. Dit is te danken aan door de goede samenwerking tussen de stad Ieper, natuurpunt, de provincie West-Vlaanderen en het ANB. Poelen werden verlegd aan de juiste kant van de weg zodat de voorjaarstrek niet langer langs druk bereden wegen moet passeren, padden overzetacties werden opgestart en heel goed opgevolgd door de dienst milieueducatie! Er blijven evenwel nog heel wat knelpunten over. Een groot knelpunt dat zich situeert tussen de nieuwe NMBS parking en de Tulpenlaan, werd opgelost door de aanleg van paddentunnels. Volgens de info waarover ik beschik zijn de paddentunnels zelf bijna klaar, maar moet er nog gestart worden met de omgevingswerken en de geleidingssystemen voor de amfibieën. Ik dring er dan ook op aan dat alle werken uiterlijk eind februari 2014 afgerond zijn vooraleer de trek echt op gang komt. Vervolgens ste blijft monitoring noodzakelijk om eventueel te kunnen bijsturen waar nodig. Ik hoop dat de 1 Ieperse paddentunnel nu een aanzet is om steeds bij grote infrastructurele werken te onderzoeken hoe we de aanwezige amfibieënpopulatie zo weinig mogelijk verstoren. Een ander, veel groter en minder zichtbaar probleem, vormen de straatkolken of rioolputjes. Bij de voorjaarstrek komen amfibieën vanuit weiden, bosjes, enz. richting poelen en vijvers. Veel obstakels vormen voor hen een enorme barrière. Zo zijn borduren voor hen erg moeilijk overbrugbaar, met als gevolg dat ze langs de borduren lopen tot ze ergens doorkunnen. Op dit traject liggen er meestal straatkolken met als gevolg dat vooral padden en kikkers in deze putten vallen en er nooit meer uit geraken. Uit een Nederlandse studie blijkt dat op die manier jaarlijks 2,5 miljoen dieren het leven laten. In België zijn er nog geen cijfers gekend. Een simpele en goedkope oplossing om dit probleem aan te pakken bestaat erin om in de straatkolken uitklimstrips te voorzien. Dit zijn smalle stroken aluminium met enorm veel kleine ronde gaatjes zodat zij uit de straatkolken kunnen kruipen. Ik pleit nu niet om in iedere straatkolk dergelijke uitklimstrips te voorzien. Laat ons de belangrijkste trekroutes in kaart brengen (dit is in grote lijnen al gebeurd) en kijken of er straatkolken aanwezig zijn. Wegen waar we dit systeem al eens kunnen uittesten zijn bv Tulpenlaan of de Omloopstraat. Als blijkt dat dit systeem werkt kunnen we dan de andere knelpunten aanpakken. Ook bij nieuwe infrastructurele werken zou dit moeten worden meegenomen.”

80

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------23. Vragen en antwoorden. Vragen van raadslid Bolle De opbouw van het Tour dorp “De stad Ieper heeft zich hals over kop in een avontuur gestort om de Tour de France dit jaar naar Ieper te halen. Wij hebben daar -met de nodige kanttekeningen- positief op gereageerd omdat we beseffen dat het een unieke kans biedt aan de Ieperling om dat Tour-circus eens van nabij mee te maken. Niet alleen voor de vele wielerfanaten die high worden van massageolie en gladgeschoren kuiten, maar evenzeer voor de vele duizenden die louter de sfeer willen opsnuiven van een spektakelstuk dat zich 3 opeenvolgende weken ontplooit, in telkens weer een andere stad. Maar de recente ontwikkelingen dreigen roet in het eten te gooien. En in het glas. We hebben in deze raad fors hogere tarieven goedgekeurd voor de terrassen op de Markt, met als verantwoording onder meer de verwijzing naar de extra inkomsten die gegenereerd zouden worden via bijvoorbeeld de doortocht van de Tour. Nu dreigen door de opstelling van het Tour dorp niet alleen die verhoopte extra-inkomsten verloren te gaan, daarenboven zullen ettelijk horeca-uitbaters hun broek scheuren aan het hele gebeuren als zij ook nog eens moeten instaan voor de kosten van afbraak en opbouw van hun vaste terras. En vooral dit laatste is manifest unfair. Het terrasreglement is voldoende sluw opgemaakt om te allen tijde de bal in het kamp van de horeca uitbater te leggen, maar wij menen dat de stad hier haar verantwoordelijkheid moet opnemen en de kosten voor afbraak en opbouw van die terrassen, die moeten wijken voor de opbouw van het Tour dorp, moet ten laste nemen. Onze vraag is dus heel duidelijk: zult u de integrale kosten voor afbraak en heropbouw van de terrassen in de binnenstad, die het gevolg zijn van de opbouw van het Tour dorp n.a.v. de doortocht van de Tour 2014, ten laste nemen? En laat uw antwoord geen enerzijds, anderzijds excuus zijn.”

De onteigening van de volkstuinen op de vestingen “In de notulen van het schepencollege van 30.12.2013 lezen wij dat u van plan bent de 29 private volkstuinen op de vestingen te onteigenen. En dit zonder advies in die zin van de GECORO, noch na enige raadpleging van deze raad. Sta mij toe als lid van de GECORO te spreken van een onaangename verrassing. Want dit is een emotioneel zeer beladen onderwerp dat de nodige reflectie verdient. Mogelijk bent u met de feestdagen in het vooruitzicht wat te kort en te snel door de bocht gegaan in deze materie. Het is in elk geval geen feest voor de 29 gedupeerde eigenaars van de tuinen die vaak van generatie op

81

generatie eigenaar zijn. De emotionele waarde van de tuinen overstijgt in de meeste gevallen ver de financiële waardoor u met uw besluit veel kwaad bloed zult zetten. We moeten ons de vraag stellen of het allemaal wel zo drastisch moet. De tuinen vormen in de belevingswereld van de wandelaars een onmiskenbaar onderdeel van de vestingen. Er gaat een zekere charme van uit en het authentieke karakter kan niet ontkend worden. Wij hebben er begrip voor dat u het vestinglandschap wil hertekenen na het verdwijnen van het groenpark, maar wij geloven niet in de hoogdringendheid die inherent is aan een brute onteigening. En wie de vele honderden ha groen in eigendom van de stad overschouwt, kan niet hard maken dat er dringende nood is aan nog meer groen in handen van de stad. Er lagen 2 pistes voor: - Enerzijds de prioritaire onteigening van 13 volkstuinen en daarnaast recht op voorkoop voor de stad vestigen voor de overige 16 - Anderzijds de volledige en onmiddellijke onteigening van de 26 volkstuinen, de drastische piste die u gekozen hebt. Uw beslissing is zeer ingrijpend en gaat over een verwerving van 12.600 m²! Sp.a vraagt u met aandrang dit punt op de dagorde van de volgende gemeenteraad te plaatsen zodat de discussie over alle partijgrenzen heen kan gevoerd worden. Dit gaat om een stuk erfgoed dat niet zomaar met een pennentrek kan teniet gedaan worden. Dit moet in consensus gebeuren én in overleg met de eigenaars over bijvoorbeeld het aanbieden van evenwaardige, alternatieve locaties. Wij vragen u dus uitdrukkelijk geen procedures op te starten vooraleer u de plannen uitvoerig hebt toegelicht op deze raad. Wij vragen u ook om open te staan voor andere beslissingen dan deze die u in het schepencollege al genomen hebt.”

Vragen van raadslid Talpe Randparking sensibilisering personeel stad Ieper. “Het stadsbestuur zette recent heel wat middelen in om randparkings aan te leggen, Rijselsepoort, Leopold III laan en Minneplein. Om de vlotte bereikbaarheid van het centrum te garanderen werd gekeken voor nabijgelegen haltes openbaar vervoer en de centrumbus. Er worden ook fietsenstallingen aangelegd, zodat voor gebruikers van de randparking niet alleen te voet, maar ook met openbaar vervoer en de fiets het centrum zo vlot mogelijk kan worden bereikt. Een groot deel van de mensen werkzaam in het centrum zijn onze ambtenaren. Ook zij dienen hun voertuig kwijt te kunnen tijdens hun werkuren. Vragen: In welke mate wordt door het personeel van stad Ieper, werkzaam in het centrum van de stad, gebruik gemaakt van deze randparkings? Indien dit op heden nog niet gekend zou zijn, kan het stadsbestuur hier een rondvraag toe organiseren en de gemeenteraad terzake inlichten over de resultaten? Op welke manier heeft het stadsbestuur haar personeel ook effectief geïnformeerd en aangemoedigd om van deze randparkings gebruik te maken? Indien dit nog niet gebeurde, kan dit op korte termijn gerealiseerd worden? Jammer genoeg kan de centrumbus niet gebruikt worden gezien de uren van inzetten van deze bus niet afgestemd zijn op normale werkuren. Kan er bij deze rondvraag tevens gepolst worden naar de wijze waarop de ambtenaren die gebruik maken van deze randparking, het centrum bereiken: openbaar vervoer, fiets of te voet?”

Tour de France. “Wij hebben er alle begrip voor dat ASO heel wat zaken oplegt waarover niet te onderhandelen valt. Daarom willen we het stadsbestuur nu al met klem oproepen om snel en transparant te communiceren. We denken daarbij in het bijzonder aan volgende cruciale punten: 1/ Afsluiten van parkeergelegenheid. ASO zal ongetwijfeld vragen om geruime tijd voor en ná 9 juli minstens de Markt en het Vanpeereboomplein parkeervrij te houden. Gelieve de bewoners en handelaars hiervan op de hoogte te brengen zodra jullie die concrete informatie

82

hebben. We veronderstellen dat deze informatie op vandaag zelfs al bekend is cfr. de instructies van ASO; 2/ Terrassen Grote Markt / Leet: Welke terrassen zullen met zekerheid verwijderd moeten worden? Welke terrassen misschien? En welke terrassen zeker niet? En dit voor welke periode? Sommigen zelfstandigen willen zelf iets organiseren, of worden nu reeds door klanten benaderd voor reservaties, maar kunnen geen beslissingen nemen zolang hierover geen duidelijkheid bestaat; 3/ Toegankelijkheid: Zal de markt en de Leet ten allen tijde toegankelijk blijven voor de handelaars/leveranciers/bezoekers? En op welke manier? Welke periode niet? We staan voor een unieke doch grote uitdaging en daarom vinden we het essentieel om nu al het belang van een tijdige communicatie te benadrukken. Het zou jammer zijn dat ongenoegen bij de centrumbewoners, handelaars en bezoekers over laattijdige of slechte communicatie een schaduw zou werpen op deze bijzondere gebeurtenis.”

Bellewaerde. “Naar verluidt stelt Bellewaerde jaarlijks toegangskaarten en/of abonnementen ter beschikking van stad Ieper. Kunt u dit bevestigen en hoeveel jaren is dit al zo? Indien bevestigend, hoeveel toegangskaarten en/of abonnementen worden per jaar door Bellewaerde of aanverwante vennootschappen/parken ter beschikking gesteld? Aan wie (ambtenaren, schepenen, derden, …) worden deze toegekend en op basis van welke criteria worden deze uitgedeeld? Graag krijgen we een gedetailleerd overzicht minstens van de toebedeling in het voorbije jaar. Blijkbaar krijgen sommige begunstigden zoveel toegangskaarten, dat ze er niet in slagen ze allen zelf te gebruiken. Opdat deze niet verloren zouden gaan worden ze dan uitgedeeld aan vrienden en kennissen. Betaalt stad Ieper voor deze ticketten? Zoja aan welk tarief en kunnen de facturen van de laatste 5 jaren worden voorgelegd? Of worden deze toegangskaarten en/of abonnementen gratis of aan sterk verminderd tarief ter beschikking gesteld door Bellewaerde? In welke context moeten we deze “geste” van Bellewaerde aan stad Ieper dan plaatsen? Wat is de tegenprestatie die de stad Ieper hiervoor moet leveren? Bestaat hierover enige geschreven overeenkomst? Indien ja, graag een kopie. Indien de kaarten gratis of aan sterk verminderde prijs ter beschikking gesteld worden door Bellewaerde stelt zich de pertinente vraag of dergelijk gebruik wel conform de deontologische code is? In deze code werd door de gemeenteraad immers unaniem vastgelegd dat het onontbeerlijk is dat ambtenaren en politici in hun onderlinge verhoudingen neutraal, objectief, en dus onpartijdig te werk gaan. Er wordt ook duidelijk gesteld dat “personeelsleden en politici geen gift of ander voordeel mogen aanvaarden dat met het ambt verband houdt.” We vragen dan ook verduidelijking en concrete cijfers.”

Vraag van raadslid Despeghel Warmtenetten “Door het Vlaams Parlement werd onlangs een resolutie goedgekeurd die het realiseren van warmtenetten in Vlaanderen moet stimuleren. In deze resolutie is o.a. opgenomen dat er een warmteatlas zal worden opgemaakt, dat steden en gemeenten een voorbeeldfunctie hebben om hun gebouwen aan te sluiten op een dergelijk warmtenet, dat er bij belangrijke stedenbouwkundige projecten reservatiestroken kunnen worden voorzien om een dergelijk net aan te leggen, … Onze fractie stelt vast dat Roeselare er zal voor zorgen dat een volledig nieuwe woonwijk met 1000 wooneenheden volledig verwarmd zal worden met de restwarmte van de verbrandingsoven. Maar ook in Ieper zijn er misschien wel mogelijkheden op dit vlak, weliswaar op een beperkter schaal. In 2013 heeft de WVI een onderzoek laten uitvoeren welke bedrijven in West-Vlaanderen over restwarmte beschikken. In Ieper werden 8 bedrijven onderzocht en 7 bedrijven zouden eventueel in aanmerking kunnen komen om restwarmte op een net te brengen, namelijk:

83

- IVVO (potentieel) - Solae Belgium nv (potentieel) - B.V.B.A. Partner Logistics (potentieel niet gekend) - Bakkerij de Trog (potentieel niet gekend) - Jules De Stroper (potentieel niet gekend) - Pidy Belgium (potentieel niet gekend) - Picanol nv / Proferro nv (potentieel niet gekend) Via de dienst duurzaamheid heb ik alvast vernomen dat Picanol nv / Proferro nv al gevraagd is geweest om een warmtenet aan te leggen tussen de gieterij, die met een overschot aan restwarmte zit en het Ieperse zwembad, uiteraard om er het zwemwater te verwarmen. Tot op heden is er vanuit Picanol nog geen officiële reactie gekomen. Onze fractie dringt er dan ook op aan dat het college van burgemeester en schepenen de nodige initiatieven neem om dit project te doen slagen, vooral omdat Eandis reeds bereid is om het net gratis te realiseren tussen beide entiteiten. Concreet: - Welke stappen zal het stadsbestuur ondernemen om het project in samenwerking met Picanol indien mogelijk te realiseren? - Zal het stadsbestuur actief bedrijven contacteren die de mogelijkheid hebben om een warmtenet aan te leggen? - Welke ondersteuning zal het stadsbestuur bieden aan bedrijven die hiervoor interesse tonen?”

Vraag van raadslid Verkruysse Verlichting Pompstraat “Ik zou het willen hebben over de Pompstraat in Ieper. Door een paar burgers werd ik erop attent gemaakt dat er een gedeelte van deze straat geen verlichting heeft. Deze straat wordt nochtans dagelijks door heel wat mensen gebruikt om zich van het station naar het centrum te begeven en omgekeerd. Veel schoolkinderen wandelen hier al ’s morgens vroeg terwijl het pikdonker is. Misschien zou het niet misstaan om daar wat verlichting aan te brengen.”

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------24. Mededelingen.

AGENDA VAN DE GEMEENTERAADSZITTING VAN 3 FEBRUARI 2014 SAMENVATTENDE INHOUD VAN DE AGENDAPUNTEN

Recommend Documents