College Onderwerp:
V200900587 Actualisatie meerjaren onderhoudsplanning basisscholen.
Samenvatting: Inleiding: Op 12 mei j.l. heeft de raad ingestemd met de ‘Actualisatie Integraal Huisvestingsplan Onderwijs’ (IHP). Het geactualiseerde IHP geeft onder meer richting aan de wens van de schoolbesturen in het basisonderwijs om over te gaan tot doordecentralisatie1 van het onderhoud van schoolgebouwen. Uit efficiëntie- en doelmatigheidsoverwegingen wordt aanbevolen de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de buitenkant van de schoolgebouwen over te dragen aan de schoolbesturen. Uitgangspunt is bekostiging op basis van een meerjaren onderhoudsplan (MOP). De huidige wijze van financiering van het gemeentelijk deel van het onderhoud, verloopt via de reserve ‘Buitenonderhoud schoolgebouwen’. Jaarlijkse dotaties aan die reserve zijn ook gebaseerd op een MOP en zouden in beginsel kunnen worden aangewend ter dekking van de kosten van doordecentralisatie van onderhoud. Dit voorstel is geen gedetailleerde uitwerking van doordecentralisatie van het onderhoud van basisscholen. Een uitgewerkt raadsvoorstel met doordecentralisatieovereenkomst wordt u later aangeboden. Dit voorstel gaat over de eerste stap die gezet moet worden om tot een goede afweging te kunnen komen: het opstellen van een gedetailleerd MOP. Zo’n MOP geeft inzicht wat planmatig onderhoud van de schoolgebouwen kost en is daarmee onderlegger voor het bepalen van de budgetten die met doordecentralisatie gemoeid zijn.
Afweging: In het raadsvoorstel IHP is opgenomen dat het in de bedoeling ligt om in de tweede helft van 2009 een doordecentralisatieovereenkomst met alle betrokken schoolbesturen af te sluiten. Om die tijdsplanning te kunnen halen is het van belang dat met enige voortvarendheid aan het proces gewerkt kan worden. Daarbij is een actueel MOP een onmisbare eerste stap, die gezet moet worden om duidelijk te krijgen wat de jaarlijkse kosten van planmatig onderhoud zijn. Vanwege het feit dat de firma Asset al beschikt over de gegevens van bijna alle basisscholen in onze gemeente, kan deze firma snel uitvoering geven aan de actualisatie van het MOP. Om belangenverstrengeling van de firma Asset te voorkomen wordt voorgesteld om een onafhankelijk bedrijf te vragen de MOP-kostenopstelling van Asset te toetsen en te vergelijken met kengetallen en de eerdere onderhoudsplanning. Indien er duidelijke verschillen geconstateerd worden, zal overleg plaatsvinden over en nadere analyse van die verschillen. Zodra de firma Asset het MOP geactualiseerd heeft worden voor dit werk offertes opgevraagd en zal u een voorstel terzake worden aangeboden.
Advies: In te stemmen met: opdrachtverlening aan de firma Asset voor het actualiseren en opstellen van een MOP voor alle basisschoolgebouwen - het extern laten toetsen en vergelijken met kengetallen en met de eerdere onderhoudsplanning van de MOP-kostenopstelling van Asset
-
1
Doordecentralisatie gaat een stap verder dan decentralisatie. De rijksoverheid heeft de zorgplicht voor onderwijshuisvesting naar de gemeenten gedecentraliseerd; de gemeenten kunnen op hun beurt (een deel van) die zorgplicht doordecentraliseren naar de schoolbesturen. 1/1
College Onderwerp:
V200900587 Actualisatie meerjaren onderhoudsplanning basisscholen.
Collegevoorstel Inleiding: Op 12 mei j.l. heeft de raad ingestemd met de ‘Actualisatie Integraal Huisvestingsplan Onderwijs’ (IHP). Het geactualiseerde IHP geeft onder meer richting aan de wens van de schoolbesturen in het basisonderwijs om over te gaan tot doordecentralisatie1 van het onderhoud van schoolgebouwen. Uit efficiëntie- en doelmatigheidsoverwegingen wordt aanbevolen de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de buitenkant van de schoolgebouwen over te dragen aan de schoolbesturen. Uitgangspunt is bekostiging op basis van een meerjaren onderhoudsplan (MOP). De huidige wijze van financiering van het gemeentelijk deel van het onderhoud, verloopt via de reserve ‘Buitenonderhoud schoolgebouwen’. Jaarlijkse dotaties aan die reserve zijn ook gebaseerd op een MOP en zouden in beginsel kunnen worden aangewend ter dekking van de kosten van doordecentralisatie van onderhoud. Dit voorstel omvat geen gedetailleerde uitwerking van doordecentralisatie van het onderhoud van basisscholen. Een uitgewerkt raadsvoorstel met een doordecentralisatie overeenkomst wordt u later aangeboden. Voorliggend voorstel gaat in op de eerste stap die gezet moet worden om tot een goede afweging te kunnen komen: het opstellen van een gedetailleerd MOP. Een MOP geeft inzicht wat planmatig onderhoud van de schoolgebouwen kost en is daarmee onderlegger voor het bepalen van de budgetten die met doordecentralisatie gemoeid zijn.
Feitelijke informatie: Basis voor doordecentralisatie van onderhoud aan basisscholen is een Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) voor alle scholen. Het MOP laat zien wat er per school gemiddeld jaarlijks aan geld nodig is voor planmatig onderhoud. De gemeente beschikte in het verleden zelf over een MOP. Stichting Scala, waar het merendeel van de scholen in de gemeente onder valt, heeft vorig jaar een actualisatie laten maken van de MOP voor de eigen scholen door het daarin gespecialiseerde bedrijf Asset. Om tot een goede doordecentralisatie overeenkomst te kunnen komen moet worden beschikt over een actueel MOP. Om tot een MOP te kunnen komen is een forse inzet van capaciteit nodig. Gezien de omvang van de benodigde werkzaamheden betekent snelle uitvoering door de gemeentelijke organisatie een aanmerkelijke belasting van de ambtelijke capaciteit. Een alternatief is om het opstellen en actualiseren van de MOP uit te besteden. De kosten van uitbesteding zijn in beeld gebracht. Conform de inkoopregeling van de gemeente zouden bij voorkeur meerdere offertes opgevraagd moeten worden hiervoor. Het merendeel van de bedrijven zal een offerte vanuit een nulsituatie opstellen. Een uitzondering hierop is de firma Asset die van bijna alle schoolgebouwen al een MOP heeft. Het schoolbestuur van Scala heeft laten weten er geen bezwaar tegen te hebben als Asset deze gegevens gebruikt als basismateriaal voor de actualisatie van het MOP. De gemeente heeft Asset gevraagd een offerte op te stellen voor het actualiseren van het MOP dat voor Scala is gemaakt. Daarbij is verzocht het volgende toe te voegen: - MOP van schoolgebouwen waarvoor nog geen MOP bestond;
1
Doordecentralisatie gaat een stap verder dan decentralisatie. De rijksoverheid heeft de zorgplicht voor onderwijshuisvesting naar de gemeenten gedecentraliseerd; de gemeenten kunnen op hun beurt (een deel van) die zorgplicht doordecentraliseren naar de schoolbesturen. 1/4
College Onderwerp:
-
V200900587 Actualisatie meerjaren onderhoudsplanning basisscholen.
de tijdspanne van het MOP te brengen op een periode van 20 jaar (zo hebben we nagenoeg alle voorkomende cyclische onderhoudswerkzaamheden in beeld); het preciseren van het brutovloeroppervlak (BVO) van alle scholen.
Deze laatste gegevens hebben we nodig bij de invoering van een nieuwe verordening. De verwachting is dat die in het najaar aan u aangeboden kan worden. De offerte van Asset is inmiddels uitgebracht en omvat 2 zaken: - actualiseren van de MOP kost € 10.263,00 incl. BTW - bepaling van het BVO van alle scholen kost € 3.451,00 incl. BTW De totale kosten bedragen € 13.714,00 incl. BTW. Voor de gemeente is dit de laatste keer dat geld gestoken wordt in het opstellen van een MOP; na doordecentralisatie zijn de schoolbesturen zelf verantwoordelijk voor opstellen en/of actualiseren van het MOP. Om belangenverstrengeling van de firma Asset te voorkomen wordt voorgesteld om een onafhankelijk bedrijf te vragen de MOP-kostenopstelling van Asset te toetsen en te vergelijken met kengetallen en de eerdere onderhoudsplanning. Indien er duidelijke verschillen geconstateerd worden, zal overleg over en nadere analyse plaatsvinden van die verschillen. Zodra de firma Asset het MOP geactualiseerd heeft worden voor dit werk offertes opgevraagd en zal u zonodig een voorstel terzake worden aangeboden. Zoals u weet wordt, in verband met achterstallig onderhoud, een inhaalslag gemaakt (uitvoering in 2008 en 2009). Bij het opstellen van het nieuwe MOP wordt hiermee rekening gehouden: werkzaamheden die nog niet zijn uitgevoerd en waarvoor de gemeente al een krediet verstrekt heeft, moeten worden meegenomen als zijnde uitgevoerd.
Afweging: In het raadsvoorstel IHP is opgenomen dat het in de bedoeling ligt om in de tweede helft van 2009 een doordecentralisatieovereenkomst met alle betrokken schoolbesturen af te sluiten. Om die tijdsplanning te kunnen halen is het van belang dat met enige voortvarendheid aan het proces gewerkt kan worden. Daarbij is een actueel MOP een onmisbare eerste stap, die gezet moet worden om duidelijk te krijgen wat de jaarlijkse kosten van planmatig onderhoud zijn. Vanwege het feit dat de firma Asset al beschikt over de gegevens van bijna alle basisscholen in onze gemeente, kan deze firma snel uitvoering geven aan de actualisatie van het MOP.
Inzet van middelen: dekking De kosten van het actualiseren van het MOP en het inmeten van het BVO ad € 13.714,00 incl. BTW kunnen ten laste worden gebracht van de onderhoudsgelden onderwijshuisvesting.
Procedure: vervolgstappen 1. 2. 3. 4.
Opstellen MOP en berekening jaarlijkse kosten planmatig onderhoud. Controle op kostenopstelling door een extern bureau. Voorbereiden doordecentralisatieovereenkomst met schoolbesturen. Raadsvoorstel doordecentralisatie onderhoud schoolgebouwen.
2/4
College Onderwerp:
V200900587 Actualisatie meerjaren onderhoudsplanning basisscholen.
Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen.
3/4
College Onderwerp:
V200900587 Actualisatie meerjaren onderhoudsplanning basisscholen.
BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 16 juni 2009;
besloten: in te stemmen met: - opdrachtverlening aan de firma Asset voor het actualiseren en opstellen van een MOP voor alle basisschoolgebouwen - het extern laten toetsen en vergelijken met kengetallen en met de eerdere onderhoudsplanning van de MOP-kostenopstelling van Asset
namens het college van Heusden, de secretaris,
mr. J.T.A.J. van der Ven
4/4
