NOTULEN
VERSLAG VAN DE BIJZONDERE ALGEMENE LEDENVERGADERING gehouden op dinsdag 30 september 2014 om 20.00 uur in het clubgebouw van tennisvereniging Menheerse. Aanwezig namens het bestuur: Gilles Breur, John Mijnders, Alex Groenendijk, Jan van Nimwegen, Nelly van den Doel en Mark van der Weijden. Aanwezig op uitnodiging van het bestuur: Jaap Koese 1) Opening van de vergadering door de voorzitter. De voorzitter heet iedereen van harte welkom. De voorzitter is blij met de goede opkomst. Vanavond staat geheel in het teken van de renovatie van ons tennispark. 2) Ingekomen stukken en mededelingen. Met kennisgeving zijn de volgende leden afwezig: Richard Wolters, Wim Brooshoofd, Nelly Robijn, Michael Dekker, Wim Mastenbroek, Jan Robijn, Peter Vinke (tot 21.00), Peter Heemes, Eefke Taale, Gert Dorst, Erik Tillema, Jan Polder, Miranda Lagerwerf, Lisette Groenendijk, Marcel en Britt Kievit. 3) Inleiding door de voorzitter De notulen zijn – in verband met een Bijzondere Algemene Ledenvergadering - niet aan de orde en worden in de Reguliere Algemene Ledenvergadering van 2015 vastgesteld. De voorzitter benadrukt dat er is een groot tekort is aan vrijwilligers en aan een dagelijks bestuur. Eefke Taale heeft de bestuursfunctie als penningmeester helaas naast zich neergelegd, de penningen zijn op dit moment in handen van Jaap Koese. Er is nog geen secretaris. Er is een terugloop van leden waarneembaar. Dit is niet vreemd kijkend naar de omliggende verenigingen. Kijkend naar de leeftijdsopbouw hebben we te maken met een flink verloop. De grootste groep ligt tussen de 50 en de 70 jaar. Gilles vraagt aan leden dit mee te nemen in hun overweging tot renovatie. Gilles is blij dat Jaap Koese aanwezig is, Jaap geeft inhoudelijke info over het renovatieplan en de financiering hiervan. De opzet van vanavond is het bespreken van: 1) Motivatie van de renovatie 2) Gaan we over tot renovatie 3) Welke baansoort is gewenst door de leden Nogmaals benadrukt Gilles dat de noodzaak tot een representatief bestuur erg hoog is.
4) Bestuursverkiezing Voorzitter geeft aan dat er vacatures zijn voor de volgende functies binnen het bestuur: a) Functie Verenigings-Competitie Leider
Aftredend (niet herkiesbaar): Gilles Breur Kandidaten: Mark van der Weijden, Daniel Huising (Kandidaten zijn met een meerderheid van stemmen aangenomen)
b) Secretaris
Vacant Kandidaat: ………………………..
c) Penningmeester
Vacant Kandidaat: ………………………..
5) Renovatie a) Stand van zaken kwaliteit banen / hekwerk / technische installaties / terras (door Jan van Nimwegen, bestuurslid technische zaken) Jan ligt toe dat de drainage en de ondergrond van de banen geheel zijn dichtgeslibd. Het hekwerk is verzakt en is op diverse plaatsen kapot en verteerd. Reparatie is niet meer mogelijk. De sproeiinstallatie is versleten en de pompinstallatie is ook aan vernieuwing toe. Het straatwerk is verzakt dus alles zal opnieuw aangelegd moeten worden. Dit zal zoveel als mogelijk met oude tegels gedaan worden. Ook de baanverlichting dient vervangen te worden. De lichtsterkte is nog net voldoende om te spelen. Het voorstel is om deze te vervangen voor energiezuinige LED verlichting. Vragen van de leden omtrent punt 5a: Irene Derksen vraagt zich af of er een andere uitkomst is a.d.h.v. het onderzoek van de KNLTB. Jaap antwoord dat volgens de KNLTB de banen nog wel 5 jaar meegaan echter is de noodzaak tot renovatie hoog kijkend naar de staat van het park wat in punt 5a door Jan inhoudelijk is toegelicht. Ton vraagt of de gehele verlichting (lamp + armatuur) vervangen dient te worden of dat alleen de lamp zelf vervangen kan worden. Jaap antwoord dat de bestaande armaturen met een kleine aanpassing geschikt gemaakt kunnen worden voor LED verlichting. Wilma de Bruine vraagt of er een berekening is gemaakt wat LED verlichting schilt qua energieverbruik. Jaap heeft een besparing meegenomen in de begroting echter is dit vrij lastig te zeggen op dit moment. Marlo van der Weijden vraagt of we niet over 5 jaar kunnen renoveren. Jan antwoord dat het hekwerk, de sproei-installatie en lampen i.i.g. vervangen moeten worden. Tevens wordt er door diverse leden uit de zaal geroepen dat de banen erg snel verzadigd zijn en dat er op diverse plaatsen oneffenheden in de baan zitten wat het spelen erg bemoeilijkt. Thea vraagt zich af of de aanschaf van LED verlichting niet veel duurder is? Gilles antwoord dat er in het onderzoek rekening is gehouden met een besparing. Jaap antwoord dat we niet gaan investering indien het geen rendement op zal leveren. Jan Schellevis vraagt of het mogelijk is om de lampen te testen op baan 6. Jaap antwoord dat dit in overweging genomen zal worden. Alexander Robijn vraagt zich af welke componenten van het renovatieplan los van elkaar bekeken zijn en uitgevoerd kunnen worden. Jaap zegt dat alles los van elkaar bekeken is maar dat het vanavond om het gehele plan tot renovatie gaat.
b) Financiële planning / begroting Stand van zaken gemeente / offerte / draagkracht vereniging (door Jaap Koese, financieel advies renovatiecommissie) De renovatiecommissie heeft verschillende scenario’s bekeken. Het voorstel is om op dit moment baan 6 niet renoveren, dit zal ± €35.000 schelen in de kosten. Echter wordt er door Jaap voorgesteld obligaties uit te geven om het benodigde bedrag voor baan 6 bij elkaar te brengen. We hebben hier vanaf dit moment twee maanden de tijd voor om deze obligaties uit te geven. In de begroting is er gerekend met Smashcoard. Indien we overgaan naar Gravel scheelt dit € 25.000 in de kosten echter zit er veel onderhoud aan deze baansoort verbonden. Het bestuur staat echter open voor alle opties welke gewenst zijn door de leden. Voor de volledige renovatie zijn er offertes opgevraagd bij drie verschillende partijen. Jaap gaat niet inhoudelijk in op deze offertes. Eventueel zouden we de kosten nog kunnen drukken door onderdelen uit de offerte met vrijwilligers op te pakken echter is het erg lastig vrijwilligers te vinden die bereid zijn dit om dit uit te voeren. Daarom is ervoor gekozen om de volledige renovatie uit handen te geven aan een professionele aannemer. Jaap presenteert de cijfers van 2012 en 2013 en vertaalt deze door naar de begroting voor de komende jaren. De totaal benodigde investering is €195.000. De gemeente is bereid een eenmalig bedrag van €20.000 (renteloos) voor het hekwerk - aangrenzend aan het perceel van de gemeente - te vergoeden. Het huidige verenigingsspaartegoed is €25.000 waar we €15.000 van op willen nemen voor de renovatie. De totale financieringssom komt dan op €160.000. Dit is niet sluitend te krijgen gezien de huidige begroting dus moeten we enkele noodzakelijke wijzingen doorvoeren zoals het; verhogen van het lidmaatschap met €30,00, aantrekken van nieuwe (interne en externe) leden, verhogen van de barprijzen (is een noodzaak!), schoonmaakkosten (Webego) moeten structureel omlaag. Verder komt er een nieuwe sponsorcommissie onder leiding van Ewout de Kuijper welke moet gaan zorgen voor meer sponsorinkomsten. Verder moeten we gezamenlijk werken aan een financieel gezond klimaat, ieder lid dient het belang hiervan in te zien en waar nodig is de vereniging bij te staan. De begroting van 2015 wordt door Jaap gepresenteerd en het financieringsplan wordt toegelicht. Het voorstel hierbij is het aangaan van een financiering van €160.000 met een rentelast van ±4,5% welke in 12 jaar afgelost zal worden met een garantstelling van SWS en de gemeente Middelharnis. Jaap gaat - nadat de leden ingestemd hebben met het voorstel - de financiering aanvragen. In december 2014 zullen we waarschijnlijk weten of de financiering doorgaat zodat er opdracht gegeven kan worden aan de aannemer. Het streven van het bestuur is om voor de start van het volgende seizoen (april 2014) de renovatie afgerond te hebben. Vragen van de leden omtrent punt 5b: Vanuit de leden wordt geopperd om in de aankomende jaren structureel een inflatiecorrectie toe te passen en/of het lidmaatschap te herzien. Dit wordt door het bestuur in behandeling genomen. Jaap van Dongen vraagt zich af er een onderhoudscontract voor de banen begroot is. Et bestuur antwoord dat dit niet begroot is en de noodzaak hiervan ook geheel onduidelijk is. Volgens een aantal leden in de zaal is dit – op basis van ervaringen bij andere verenigingen - ook niet noodzakelijk. Het bestuur wil hier echter opheldering over hebben dus dit wordt nader onderzocht. Het voorstel wordt gedaan om een renovatie actie te houden om extra geld op te halen. Het bestuur vindt dit een goed plan en er wordt verder niets inhoudelijks afgesproken.
c) Lidmaatschap en contributie. Voorstel bestuur (door Gilles Breur, voorzitter) Er worden drie lidmaatschappen voorgesteld; een zomerlidmaatschap (april t/m oktober), winterlidmaatschap (november t/m maart) en een jaarlidmaatschap. Gilles stelt voor om voor het zomerlidmaatschap een contributieverhoging door te voeren van eenmalig €30,00 per senior lid. Dit komt neer op totaal €130,00 exclusief de keuzecontributie van €60,00 (welke leden terug kunnen verdienen door het draaien van twee bardiensten). Het winterlidmaatschap zal €70,00 bedragen (voor externe leden). Het lidmaatschap voor het gehele jaar zal €190,00 bedragen. Dit voorstel is gebaseerd op het voorstel met Smashcoard. Verder stelt Gilles voor om de contributie te betalen in termijnen. Enkele leden opperen om dit te doen d.m.v. automatische incasso. Het voorstel m.b.t. de lidmaatschappen en de verhoging van het lidmaatschap wordt met meerderheid van stemmen goedgekeurd. De verkiezing vindt plaats door middel van handopsteking waarbij vastgesteld wordt dat minimaal ⅔ van de aanwezige leden voor de verkiezing stemt. d) Vragen / discussie Irene Derksen oppert voor een meer verantwoorde manier van renoveren wat meer aansluit bij het plan van het vorige bestuur met als uitgangspunt; eerst sparen dan uitgeven. Dit komt neer op eerst een verhoging van de contributie, bezuinigingen doorvoeren en dan kijken wat er volgend jaar nodig is om op een verantwoorde manier te renoveren. Enkele leden willen echter dat er direct begonnen wordt met de renovatie. Margo van der Weijden vraagt zich af of we baan 6 nog wel nodig hebben. Jaap antwoord dat we hem op dit moment niet nodig hebben echter weten we niet wat voor nieuwe leden we aantrekken met de renovatie. De verwachting is echter dat dit positief uit zal vallen als de nieuwe banen er eenmaal liggen. e) Stemming renovatie Het voorstel m.b.t. het renovatieplan wordt met meerderheid van stemmen goedgekeurd. De verkiezing vindt plaats door middel van handopsteking waarbij vastgesteld wordt dat minimaal ⅔ van de aanwezige leden voor de verkiezing stemt. 6) Baankeuze (Smashcourt, Gravel(plus), WVTTK) Gilles vraagt de leden hun wensen en behoeften kenbaar te maken m.b.t. de baansoort. Daniel Huising zegt dat er veel tevredenheid is over Smashcoard bij andere verenigingen. Ton vind dat het prijsverschil t.o.v. gravel erg mee valt, meerdere leden in de zaal delen deze mening. Nadat er verder geen discussies zijn vraagt Gilles de leden om goedkeuring tot renovatie van de banen naar Smashcoard. Het voorstel wordt met meerderheid van stemmen goedgekeurd. De verkiezing vindt plaats door middel van handopsteking waarbij vastgesteld wordt dat minimaal ⅔ van de aanwezige leden voor de verkiezing stemt.
7) Rondvraag Er wordt nadrukkelijk aangegeven dat in ieder geval de hoofdtrainer van de tennisschool aanwezig dient te zijn bij de algemene ledenvergaderingen. Jacob vraagt zich af waarom het winterlidmaatschap zo laag is. Gilles antwoord dat het belangrijkste doel is om nieuwe mensen aan te trekken en wil de drempel daarom laag houden. Ina Groeneveld vraagt zich af of er tijdens het winterseizoen extra activiteiten georganiseerd gaan worden dus bijvoorbeeld een clubavond voor senioren en/of junioren. Gilles antwoord dat het de taak is van de PR en de tennisschool om extra activiteiten te gaan organiseren. Hiervoor zullen echter nieuwe vrijwilligers aangetrokken moeten worden. Leone de Boed bevestigd nogmaals dat de prioriteit hoog is een voltallig dagelijks bestuur aan te trekken en vraagt zich af of er bij een voltallig bestuur weer een algemene ledenvergadering gehouden dient te worden? Jaap antwoord dat wanneer er een voltallig bestuur is er direct een algemene ledenvergadering uitgeschreven dient worden. Corry Huising vraagt zich af of het gastlidmaatschap nog terugkomt? Gilles antwoord dat dit wel herzien kan worden. Eilandelijk gezien zullen we echter op één lijn moeten zitten. Alexander Robijn vraagt zich af of het bestuur ingestemd heeft met het bedrijfslidmaatschap en of hij hier meer informatie over kan krijgen. Gilles antwoord dat het bestuur ingestemd heeft met het bedrijfslidmaatschap en Alex antwoord dat hij de gevraagde informatie zal toesturen.
8) Sluiting Voorzitter Gilles bedankt alle leden voor hun komst en sluit de vergadering.
