Verslag Algemene Ledenvergadering van dinsdag 19 maart 2013.
Aanwezig namens het bestuur: Jan Scheers , Birgitta van Niferik, Mireille Schadee, Hans Overkempe, Tim Schenk en Sanne van der Velden. Aanwezige leden: Gerrie Beetsma, Hilde Huijsmans, Lies Koning, Jos Willems, Gerard van Arendonk, Jasper de Groot, Jeroen ten Heuvel, Jarno de Groot, Marjo de Groot, Reina Vermeer, Tini Breet, Martijn Koops, Frederike van der Velden, Jeanette Homma, Jan van de Leck, Henk van Roemburg, Peter Pelt, Adriaan Sparreboom, Johan Meijer, Hans Gootjes, Frans Metsemakers, Wim Rademaker, Pascal Schade, Hans Stokkel, Ed Post, Janny van de Berg, Allert Evers, Karin Hijmans, Vincent van Yperen, Willem Langedijk, Harry Lenis, Nico Wilberink, Ingrid Moonen, Robert Post, Rene Konings, Mark Mulder, Wouter Schouwenaar, Roel Huijsmans, Leon Wiers, Tessa Wiers, Erwin Kok, John Jansen, Aldert Holwerda, Jeffrey Stokkel, Dennis van den Belt, Karin Bergmans, Mick van de Velden, Arjan Huijgen. 1. Opening De voorzitter opent om 20.35 de vergadering en heet iedereen welkom in onze kantine. Beste leden van de atletiekvereniging Flevo Delta! Welkom in een kantine die ietwat veranderd is. Volgens het verenigingsrecht moet elke vereniging minimaal een keer per jaar een Algemene Ledenvergadering houden. Tijdens die vergadering legt het bestuur verantwoording af over de werkzaamheden die het bestuur voor de vereniging heeft verricht en ook om goedkeuring te krijgen voor de werkzaamheden (beleid) voor het komende jaar, in dit geval 2013! Dus concreet terugkijken naar 2012 en vooruitkijken naar 2013. En dat doen we elk jaar op een aantal aspecten. Op sportief gebied, organisatorisch, technisch, de accommodatie beheer en exploitatie en financieel en vele andere zaken. Op sportief gebied was het opnieuw een uitstekend jaar met vele persoonlijke en clubrecords. De competitieploegen lieten van zich horen, Johan Meijer streed mee om het Nederlands Kampioenschap D-junioren Jongens in Krommenie. De damesploeg senioren wist in Etten leur net niet te promoveren naar de 2e Divisie. M.b.t. het organiseren van wedstrijden en evenementen waren er t.o.v. 2012 twee nieuwe activiteiten. Ten eerste was er de Memorial Saskia’s Seven. Een wedstrijd met veel deelnemers ter nagedachtenis aan het overlijden van Saskia Gootjes op 10 augustus 2011. En in het kader van 50 jaar Dronten besloten we een 50 km Estafette voor teams te organiseren. En uiteraard waren er de pupillen- en juniorenwedstrijden en het DSM-baancircuit. De clubkampioenschappen baan en cross, de Wisentloop, het Kampeerweekend, de Vossenjacht, Sinterklaasfeest , de Houtwijkkerstloop, de GOK cross, de Canicross, de Solana Indoor en de Start to Run. Vele nieuwe PR’s en clubrecords zowel op de baan als op de weg. Coach van het jaar werd John Jansen en vrijwilliger van het jaar Marjan Jonker. Voor 2013 staan al deze activiteiten weer op de agenda! Waarbij er jubileumdata zijn voor de Driedorpenloop 30 jaar, de Kerstloop 25 jaar en de Solana Indoor 5 jaar.
Het deelnemen aan wedstrijden en het behalen van successen is in belangrijke mate te danken aan de inzet van onze trainers. En die wil ik toch graag namens het bestuur bedanken voor hun inzet! Met Donkergroen de opvolger van Optisport was er contact over de accommodatie. Vooral over het onderhoud. De huur wordt nu door de gemeente geïnd! Het kunststof op de baan moet op een aantal plekken door slijtage gerepareerd worden, terwijl tijdens de jaarlijkse schoonmaakbeurt schade is aangericht. Zodra de temperatuur boven de 20 graden is kan de reparatie plaatsvinden. N.B.: een klacht die met name de baantrainers hadden over het verrijden van de overkapping hoogspringmatten is gisteren opgelost! Onverminderd blijven we op zoek naar een grotere krachtruimte. Ook de opslag van atletiekmateriaal anders dan in de containers blijft een wens. Vorig jaar vermeldde ik dat de webmaster doende was een nieuwe site te ontwikkelen. Maar ook hij is een vrijwilliger die dat moest gaan doen naast zijn toch al drukke baan. Dus werd er iemand ingehuurd waarvan gedacht werd dat hij de site kon maken zoals we dat wilden. Jammer genoeg bleek dat achteraf niet de oplossing te zijn en hebben we onlangs een zijdig besloten hiermee te stoppen. Erwin Steijns ondersteunt door Karin Hijmans hebben de klus nu toch zelf ter hand genomen. Hoe de site er kan gaan uitzien heeft Karin afgelopen weekend laten zien! Een ander punt van zorg is de inning van de contributie en de controle hierop, maar dat onderwerp komt in de agendapunten 8.1 en 8.2 aan de orde. En natuurlijk kan ik verder uitwijden over wat we van plan waren en weer van plan zijn. O.a. is er een contract gemeente/sportvereniging (dus ook Flevo Delta) in de maak. Een grote verandering is dat met ingang van 1 januari 2013 de gemeente het kunststofatletiekterrein, hier na te noemen ‘atletiek accommodatie’, op de locatie sportpark Burgemeester Dekker Sportpark ter beschikking is aan de Atletiekvereniging Flevo Delta, onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de overeenkomst. Onder meer houdt de verandering in dat het onderwijs na de meivakantie t/m half september kan huren van Flevo Delta. Dit voorwoord wil ik afsluiten met vooral alle vrijwilligers resp. de leden die vrijwillig werkzaamheden verrichten te bedanken. Zonder de inzet van velen zijn we geen vereniging. Hoewel ook dit jaar een enkele vrijwilliger vertrok, meestal omdat zoon of dochter met atletiek stopt wisten we de vacatures op te vullen. Het is voor commissies en bestuur een belangrijke reden gemotiveerd de schouders onder diverse activiteiten te zetten. Terug naar deze avond en de ALV. Ik wens ons en zinvolle Algemene ledenvergadering toe en verklaar deze vergadering voor geopend. 2. Mededelingen Met kennisgeving afwezig: Wim van Riesen, Richard Lauwrier Lisette de Bruin, Rien de Kwaadsteniet, Ewald en Bea Kendziorra, Carel en Loes van der Meer, Ilona Zoer, Henk Moerkens, Bianca Schaap-Oosterbeek, Peter Niekus, Johan en Adrie Simmelink, Peter
Leering, Ton Dreuning, Karin Vollema, Miranda de Witte, Atty en Jaap Woltjes, Reina Vermeer, Verder zijn er geen mededelingen. 3. Ingekomen stukken Informatie gewijzigde organisatie Buitensport gemeente Dronten. 4. Verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 23 maart 2012 Vraag Ed Post: Waarom worden er zo weinig lid van de start to run? Kan de start to run groep niet op de zaterdag blijven? Jan: De eerste keer start to run zijn er 17 lid geworden. De tweede keer 5 en de derde keer 2. De meeste mensen lopen 6 weken mee voor een juiste loophouding, daarna stoppen ze. Ze geven ook aan dat ze niet lid willen worden. Karin Bergmans: Is er vraag naar om op de zaterdag te blijven trainen? Adriaan: Dit is iets voor het trainingsoverleg. Wim: Neemt het mee voor het trainersoverleg. Allert Evers: kunnen er niet verschillende commissies komen bijvoorbeeld een bos commissie, cross commissie, baan commissie? Jan: 5. Jaarverslagen 2012 diverse geledingen van de vereniging Binnen gekomen reactie van Frans Metsemakers Jaarverslag 2012 Sponsorcommissie. 6. De benoeming van de sportiefste atleten en de vrijwilliger(s) van het jaar 2012 De benoeming van atleet of atlete van jaar, c.q. de vrijwilliger op vrijwilligster van het jaar begeef je jezelf op glad ijs. Dit jaar meer aanmeldingen en dat maakt het alleen maar moeilijker. Traditioneel is het niet de beste atleet of atlete maar de atleet of atlete die om diverse redenen positief opvalt. En wie zijn we dat we de beste vrijwilliger of vrijwilligster durven aan te wijzen. Vooral voor deze persoon geldt dat hij/zij in het zonnetje wordt gezet om daarmee alle vrijwilligers, die een klein beetje of heel veel voor de vereniging doen te respecteren. Ook voor deze vrijwilliger/vrijwilligster geldt dat indien niet aanwezig een belangrijke hoeveelheid werk niet wordt uitgevoerd. De leden en vrijwilligers mochten voordragen, het bestuur koos, de stemmen staakten, de secretaris en de voorzitter hebben toen, hoe zeg ik dat ‘een ei gelegd’! Sportiefste atlete: Ilona Zoer Ze is op elke training aanwezig, altijd met een lach, ze maakt deel uit van de vrouwenteam baanatletiek dat deelneemt aan de competitie. O wee, tijdens de competitie moest polsstokhoog worden gesprongen. Doe ik was haar antwoord. Vacature in de kledingcommissie: doe ik was haar antwoord. Kortom Ilona Zoer. Sportiefste atleet: Jarno de Groot Hij was D-Junior. Als lid van de D-juniorenploeg zich geplaatst voor het Nederlands Kampioenschap. Brak tijdens de hordentraining zijn pols! Met gebroken pols toch deel
genomen. Je kunt je team niet in de steek laten. Een voorbeeld van mentaliteit. Jarno de Groot Vrijwilliger van het jaar: Frederike van der Velden De voorzitter leest voor wat de indienster schreef: Graag reageer ik op jouw oproep om iemand te nomineren voor vrijwilliger van het jaar. Als kanttekening geef ik hierbij aan dat ik het jammer vind, dat degene die de meeste keren genoemd wordt, kennelijk vrijwilliger van het jaar wordt. Er zijn namelijk best wel veel mensen die niet op de voorgrond treden en die op de achtergrond en naar hun kunnen toch aardig wat werk verzetten voor Flevo Delta. Maar misschien zijn dit sowieso al mensen die liever niet op de voorgrond treden. Alleen, die mensen zullen waarschijnlijk niet zo gauw genoemd worden als vrijwilliger van het jaar. De persoon die ik wil voordragen is ook iemand die niet op de voorgrond wil treden, maar die als stille kracht de hele kantinecommissie draaiende houdt en die dat op een voortreffelijke manier doet. Je begrijpt dat ik het heb over Frederike. Frederike doet haar werk rustig, vastberaden en toch ook op een hele bescheiden manier. Ze geeft mensen de ruimte en is prettig in de omgang. Ze weet waar ze mee bezig is en waakt goed over de financiën van de club waar het de kantinecommissie betreft. Sinds zij de kar van de kantinecommissie trekt hebben we sinds een jaar of drie mooie geldbedragen in de clubkas kunnen laten vloeien, waar heel Flevo Delta baat bij heeft. Voldoende reden om Frederike te nomineren. En dat zijn we met deze indienster eens! 7. Pauze We willen jullie nu even de gelegenheid geven een kopje koffie/thee te halen. Het is nu 21.30 uur en we willen graag weer beginnen over 10 minuten. 8. Financiën. 8.1 Financieel verslag De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester Hans Overkempe. Hans geeft een toelichting op het verslag Het jaar 2012 heeft totaal gezien een positief resultaat opgeleverd van 8.674,56. Dit is opgebouwd o.a. appelactie, cartridges en de kerstloop. Opvallend is de grote achterstand van de contributie inning. Bij het bekijken van de Balans de volgende opmerkingen. - De vaste activa zijn afgeschreven per eind 2012 - De verkoop van de sportkleding is in 2012 lager dan in 2011. Er is meer aangeschaft. Vraag van Ingrid Moonen m.b.t. het negatieve resultaat van de Driedorpenlopen. Antwoord penningmeester: het positieve saldo was toegezegd aan de actie Alpe’d’huzes voor het team Saskia. Later bleek dat niet alle onkosten, zoals Rode Kruis en medailles waren meegenomen. De penningmeester zegt Ingrid een overzicht toe. Ed Post: kunnen wij geen elektronische tijd aanschaffen? - Tim: we hebben hierna gekeken, maar dan moeten er mensen zijn die dit willen gaan bedienen en er moeten cursussen gevolgd worden.
Jan van de Leck: Elk jaar wordt er een reanimatie cursus gehouden. Is het niet slim om een AED in de kantine te plaatsen. - Jan, deze vraag hebben al een keer eerder gehad. Een AED is erg duur. De tennisvereniging heeft er een en in ’t Dok hangt er ook een. Het is een hulpmiddel. De lopers zijn vaak van de baan af. 8.2 Verslag kascontrolecommissie Nico Wilbrink en Willem Langendijk De kascommissie stelt de leden voor op dit moment het bestuur i.c. de penningmeester geen decharge te verlenen. Eerst het bestuur en de penningmeester meer inzicht te laten geven in de achterstand van de contributie-inning. Hiertoe is een stappenplan opgesteld. Het bestuur neemt de opmerkingen gemaakt door de kascontrolecommissie uiterst serieus. Het bestuur stelt voor conform het voorstel het stappenplan uit te voeren. Een extra ledenvergadering in september waarin de achterstand van de contributie-inning en de resultaten van het stappenplan aan de orde zullen komen met als resultaat de goedkeuring van de leden over het uitgevoerde financiële beleid. 8.3 Verkiezing kascontrolecommissie Nico Wilberink is aftredend. Willem Langendijk gaat voor zijn 2e jaar en de voorzitter vraagt Nico het traject, plan van aanpak, tot begin september af te maken. 9. Verenigingsreglement Er zijn geen wijzigingen op het verenigingsreglement. 10. Bestuurswisseling Zoals aangegeven zij er twee bestuursleden aftredend. Birgitta van Nifterik, jeugdcommissie en Jan Scheers, voorzitter. Birgitta is niet herkiesbaar en dat betekent na drie jaar afscheid nemen, althans v.w.b. haar functie in het bestuur. Haar laatste bezigheid was Flevo Delta opgeven voor het project NL DOET. Met als gevolg dat de kantine een verandering heeft ondergaan! Birgitta ontvangt als dank het traditionele cadeau! Het bestuur stelt voor als opvolger van Birgitta, Jannie van den Berg. Jannie is als zodanig de vertegenwoordiger namens de jeugdcommissie in het bestuur. Er heeft zich geen tegenkandidaat gemeld. Stemt de vergadering in met Jannie als vertegenwoordiger van de jeugdcommissie in het bestuur? Met applaus gaan de leden akkoord met het bestuursvoorstel. De voorzitter heeft zich herkiesbaar gesteld en er zijn geen tegenkandidaten. Ook nu maakt de voorzitter dezelfde opmerking als drie jaar geleden. Hij wil wel doorgaan voor de volgende drie jaar maar de beslissing is aan de leden! Met applaus geven de leden aan dit voorstel te ondersteunen. 11. Financiën , vervolg: begroting 2013 en vaststelling contributies besluitvorming
De penningmeester krijgt weer het woord en licht de diverse posten op de begroting toe. Omdat we in Nederland een economisch wat moeilijker tijd hebben zullen we ook bij Flevo Delta zuiniger moeten zijn. Daarom het voorstel de contributie niet te verhogen: eenmalig (2013) 0%(= index 0% +0%) + 100% opbrengst oud papier. Wederom geeft de voorzitter het woord aan de penningmeester Hans Overkempe. Voor de begroting van 2013 wordt als basis genomen de werkelijke opbrengsten en uitgaven en de begroting van 2012. Dit jaar hebben we 2 berekeningen gemaakt voor de begroting van 2013, waarvan het bestuur er één wil voorstellen als de uiteindelijke begroting voor 2013. 12 Rondvraag René Konings stelt de vraag of de penningmeester aan de IBAN heeft gedacht en wanneer dit bij de vereniging rond is? De IBAN moet rond zijn per 1 jan 2014. Onmiddellijk na de zomer gaat de penningmeester de IBAN van alle leden opvragen! Ingrid Moonen: het materiaal voor de krachttrainingen veroudert. Is er al een keer gekeken naar een sportschool? - Jan: De apparatuur is aanwezig. Er is te weinig ruimte. Ed Post: en het stukje grond achter de fietsstalling? - Jan: is afgewezen door de gemeente. Naar aanleiding van de vraag van Jan van der Leck ontstaat er een discussie over het eventueel aanschaffen van een AED. De voorzitter geeft aan dat je weliswaar een AED kunt hebben, het is een hulpmiddel, de AED niet met de atleet buiten de poort mee gaat! En inderdaad kan er zich een situatie voordoen dat je kunt zeggen ‘als we een AED tot onze beschikking hadden gehad! 13. Sluiting De voorzitter sluit om 22.55 uur de vergadering met dank aan de aanwezigen voor hun positieve inbreng tijdens de vergadering. Hij wenst iedereen wel thuis.
