Aanvraagformulier voor evenementen met verhoogde aandacht of grootschalige evenementen (B- en C-evenement) De aanvraag voor een B- of C-evenement dient minimaal aan het evenement bij de gemeente te zijn aangeleverd.
12 weken voorafgaand
Let op! Voordat u dit formulier gaat invullen, dient u eerst de risicoanalyse volledig in te vullen. Dit om te bepalen of het een A-, B-, of C-evenement betreft. Een A-evenement is meldingplichtig. Een B- of C-evenement is vergunningplichtig.
Gegevens organisator/ aanvrager KvK-nummer organisatie: ............................................................................ of Burgerservicenummer organisator: ............................................................................ Organisator
............................................................................
Naam:
............................................................................
Straat:
............................................................................
Postcode en Woonplaats:
............................................................................
Telefoonnummer:
............................................................................
Mobiel nummer:
............................................................................
E-mail adres :
............................................................................
Gegevens contactpersoon tijdens evenement Burgerservicenummer contactpersoon: ........................................................................ Naam:
...........................................................................
Adres :
...........................................................................
Telefoonnummer
...........................................................................
Mobiel nummer :
...........................................................................
E-mail adres :
...........................................................................
Locatie evenement Locatie activiteit: ............................................................................ (Locatie tevens aangeven op een situatietekening) Data activiteit
............................................................................
Start en eindtijd activiteit:
............................................................................
Datum opbouw evenement: ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) tot …………(uur)
-2Datum afbraak evenement: ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) tot …………(uur) Aantal bezoekers Verwacht aantal bezoekers:
............................................................................
Aantal deelnemers:
............................................................................
Omschrijving van de activiteiten ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ Verkeer en parkeren Bezoekers/ deelnemers kunnen parkeren op de volgende locaties: Locatie 1: .................................. Locatie 2: .................................. Locatie 3: .................................. Locatie 4: .................................. Vindt het evenement plaats op/langs een doorgaande weg en wordt het openbaar vervoer en/of het overige verkeer hierdoor gehinderd? Nee, ga verder met het onderdeel geluid Ja, dan neemt de gemeente een verkeersbesluit. Wij beschouwen uw melding tevens als verzoek om een verkeersbesluit. Voor een verkeersbesluit brengen wij leges in rekening. Waar? ............................................................................ Wanneer? ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) tot …………(uur) Tent/overkapping/tribune/podium tent aantal: ..................................................................(stuks) afmeting ...................................................................(m2) overkapping aantal: ..................................................................(stuks) afmeting ...................................................................(m 2) tribune(s) aantal: ..................................................................(stuks) afmeting ...................................................................(m 2) podium(s) aantal: ..................................................................(stuks) afmeting ...................................................................(m 2)
-3Geluid Wilt u tijdens het evenement versterkt geluid ten gehore brengen? Nee, ga verder met het onderdeel beveiliging Ja, dan heeft u een ontheffing geluidhinder nodig als bedoeld in artikel 4.6 van de Algemene Plaatselijke Verordening van gemeente Heerenveen. Wij beschouwen uw aanvraag tevens als verzoek om een ontheffing geluidhinder. Let op! Aan een geluidsontheffing worden voorwaarden gesteld op het gebied van o.a. eindtijden van een evenement, de opstelling van podia en indien van toepassing de geluidsnormering. Tevens brengen wij voor het verlenen van een ontheffing geluidshinder €32,50 leges in rekening. Op welke wijze brengt u versterkt geluid ten gehore? (meerdere keuzes mogelijk): o Geluidsapparatuur voor het versterkt ten gehore brengen van mededelingen o Geluidsapparatuur voor het versterkt ten gehore brengen van muziek, optredens van muziekgroepen/ zanggroepen o Rijdende geluidswagen o Anders, nl. ............................................................................ Tijdstippen ………………………..(datum) ………………………..(datum) ………………………..(datum) ………………………..(datum)
vanaf vanaf vanaf vanaf
……………(uur) ……………(uur) ……………(uur) ……………(uur)
tot tot tot tot
…………(uur) …………(uur) …………(uur) …………(uur)
Beveiliging Is er een contract met een particulier gecertificeerde beveiligingsorganisatie afgesloten? Nee, ga verder met het onderdeel EHBO Ja Naam beveiligingsorganisatie: ............................................................................ Adres:
..........................................................................
Postcode en woonplaats:
............................................................................
Telefoonnummer:
............................................................................
Aantal beveiligers
............................................................................ (wij hanteren als uitgangspunt 1 beveiliger op 250 bezoekers/deelnemers)
Pasnummer van beveiligers ............................................................................ EHBO Zullen er EHBO’ers bij het evenement aanwezig zijn? Nee, ga verder met het onderdeel 3 jarig evenement Ja, nl.: ........................................................(naam organisatie) Aantal EHBO’ers
............................................................................ (wij hanteren als uitgangspunt 1 EHBO’er op 250 bezoekers/deelnemers)
Op welke data zijn EHBO’ers aanwezig? ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) ………………………..(datum) vanaf ……………(uur) 3 jarig evenementen
tot tot tot tot
…………(uur), …………(uur), …………(uur), …………(uur),
aantal……. aantal……. aantal……. aantal…….
-4Voor een B- of C-evenement is het mogelijk om, indien het evenement jaarlijks wordt georganiseerd, een vergunning aan te vragen voor de duur van 3 jaar mits aan de volgende voorwaarden kan worden voldaan: er zich naar verwachting in de komende 3 jaren geen veranderingen in het evenement zelf zullen voordoen (programma, omvang en locatie) de organisator van het evenement zijnde de vergunningaanvrager de komende 3 jaren dezelfde blijft; Het evenement komt in aanmerking voor een 3 jarige vergunning Spandoeken Gaat u spandoeken ophangen? Nee Ja, vanaf ……………….……(datum) tot ………………………………(datum). Er zijn maximaal 4 spandoeken toegestaan.spij
-5-
Aanvullende informatie Horeca Wanneer u tegen betaling zwakalcoholische dranken verstrekt dan hebt u een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet nodig. Hiervoor dient u een aanvraagformulier artikel 35 Drank en Horecawet in te vullen. Dit formulier kunt u downloaden: http://www.heerenveen.nl/fileadmin/website/sport_en_vrije_tijd/aanvrform_artikel_35.pdf Lasershow of vuurwerk Wordt er tijdens het evenement een lasershow gehouden of vuurwerk afgestoken dan kunt u hiervoor een ontheffing aanvragen bij Provincie Fryslan. (www.fryslan.nl) Dranghekken/afzethekken Voor het afzetten van wegen middels afzethekken of het gebruiken van dranghekken dient u minimaal 4 weken voor het evenement contact op te nemen met J. van der Heide, telefoonnummer: 06 54 38 75 37. Het gebruik van afzethekken en/of dranghekken is gratis. Er kan gebruik gemaakt worden van maximaal 20 stuks (indien voorradig). De kosten voor het brengen en halen van afzethekken en/of dranghekken is € 50,00. Haalt u de dranghekken en/of afzethekken zelf dan is het gratis. Verkeersregelaars Wordt het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en/ of weggebruikers op de openbare weg geregeld? Nee Ja: dan hebt u verkeersregelaars nodig. Hoeveel verkeersregelaars zult u als organisatie inzetten? …………………………………………..(aantal). Deze verkeersregelaars moeten online een instructie volgen via www.verkeersregelaarsexamen.nl Hoe werkt het? 1. De gemeente vraagt een inlogcode aan via www.verkeersregelaarsexamen.nl 2. Deze inlogcode wordt naar u gemaild/doorgegeven. 3. U dient het evenement te registreren bij www.verkeersregelaarsexamen.nl 4. Elke verkeersregelaar dient zicht voor de module “Instructie Evenementenverkeersregelaar” (eenmalig) te registreren via www.verkeersregelaarsexamen.nl en kan met de ontvangen inlogcode van de gemeente de instructie volgen. Afvalcontainers Voor het huren van afvalcontainers kunt u contact opnemen met Omrin via
[email protected] of (0513) 614 528. Reclame (inclusief posters) Indien u overige reclame wenst te maken is dit uitsluitend toegestaan in de zogenaamde driehoeksborden. U kunt contact opnemen met Hoffman Outdoor Media te Groningen via www.hoffman.info of ( 050) 525 0 525. Zij beschikken momenteel over het alleenrecht. Geplaatste borden die niet een de voorwaarden voldoen, kunnen zonder waarschuwing vooraf, op kosten van de vergunningaanvrager, verwijderd.
-6Plaatsen van spandoeken Het plaatsen van spandoeken is mogelijk. Hiervoor gelden de volgende regels: o per evenement mogen maximaal 4 spandoeken worden geplaatst; o de afmeting van een spandoek mag maximaal 80x500 cm zijn; o de spandoeken dienen zo te worden geplaatst dat weggebruikers er geen hinder van ondervinden; o het is niet toegestaan spandoeken te plaatsen aan verkeersbordpalen, aan bomen, op kruisingen of splitsingen van wegen binnen een afstand van 15 meter daarna, aan brugleuningen, aan (wandel-, fiets-, auto- en spoorweg) viaducten; o het is niet toegestaan spandoeken te plaatsen op het grasveld aan de K.R. Poststraat ter hoogte van de kruisingen nabij de snelweg (A32) en nabij de McDonalds; o het is niet toegestaan spandoeken te plaatsen duidelijk zichtbaar vanaf de snelweg A32 of A7; o degene die de spandoeken plaatst dient dagelijks te controleren of het spandoek nog goed bevestigd is; o de spandoeken dienen op de laatste dag van de vergunning te worden verwijderd; o eventuele beschadigingen veroorzaakt door het ophangen of verwijderen van spandoeken zullen op de overtreder worden verhaald. Indien niet aan deze regels wordt voldaan heeft de gemeente de mogelijkheid het spandoek te verwijderen op kosten van de organisatie/overtreder.
-7-
Aan te leveren bijlagen 1. Formulier risicioanalyse volledig ingevuld 2. Situatietekening (1:1000) met daarop aangegeven: a. de te plaatsen tenten en/of overkappingen met maatvoering ten opzichte van de omgeving b. de gewenste verkeersmaatregelen (bijvoorbeeld afsluiten van wegen, omleidingroutes etc.) 3. Indelingstekening (1:100) van de tent(en) met daarop aangegeven: a. de (nood)uitgangen (breedte aangeven); b. de nood- en transparantieverlichting(en); c. de blusmiddelen: soort en hoeveelheid; d. eventuele tappunt(en); e. plaatsing van podia en tribunes; f. opstelplaats van tafels en stoelen indien deze geplaatst worden; g. een constructieberekening als er aan de spanten van de tent een constructie wordt opgehangen; h. kopie certificaat of kopie kwaliteitsverklaring met betrekking tot de brandveiligheid van de eventuele de aankleding/versiering. 4. Draaiboek met hierin vermeld (vanaf 500 bezoekers) a. de (brand)veiligheid tijdens het evenement (veiligheidsplan); b. contactpersonen tijdens het evenement en hoe deze zijn te bereiken; c. sanitaire voorzieningen; d. EHBO; e. horecavoorzieningen; f. een vervoer- en parkeerplan (aan- en afvoer bezoekers) en een plattegrond met daarop aangegeven waar eventuele bewegwijzering dient te komen op of aan de openbare weg; 5. Als er een route wordt afgelegd een situatietekening van deze route bijvoegen (1:1000)
Ondertekening Aldus naar waarheid ingevuld: ................................... (plaatsnaam)
....................................... (datum)
.................................... (handtekening aanvrager)
U kunt het aanvraagformulier opsturen naar: Gemeente Heerenveen t.a.v. Team bijzondere wetten postbus 15000 8440 GA Heerenveen. Met ondertekening (handtekening van de aanvrager) mag u het meldingsformulier ook mailen naar:
[email protected]
