Datum ontvangst:
Aanvraagformulier evenementen
Datum aanvraag Naam evenement Organisator Adres Locatie evenement Startuur Einduur Contactpersoon + gsm. nr.
UiTloket Gemeentebestuur Maldegem - Gemeentehuis - Marktstraat 7 - 9990 Maldegem -
[email protected] 050/72.86.22
1.
Algemene gegevens organisator
Binnen Maldegem Gemeentelijke dienst Erkende vereniging School Vereniging zonder winstoogmerk Instelling met winstoogmerk Privépersoon Eindverantwoordelijke Naam: Adres:
Buiten Maldegem Vereniging zonder winstoogmerk School Instelling met winstoogmerk Privépersoon Gemeentebestuur
Tel. / GSM: E-mail: Handtekening eindverantwoordelijke
Tel. /GSM E-mail: Handtekening 2de verantwoordelijke
2de verantwoordelijke Naam: Adres:
Facturatie Naam: Adres: Op welk rekeningnummer mag borg teruggestort worden, indien van toepassing? Rekeningnummer: BE _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
2.
Algemene gegevens evenement
Omschrijving van het evenement: (voeg indien nodig schets, plan of stratenplan of programma in bijlage toe)
2
Periodiciteit van het evenement Eenmalig Jaarlijks Editie … Ander __________________________________________________________________________ Voornaamste leeftijdsgroep < 12 jaar 12-18 jaar 18-30 jaar 30-60 jaar > 60 jaar Doel van het evenement Commercieel Enkel voor leden Met inkomgeld Niet-commercieel Publiek toegankelijk Gratis toegang Goed doel Met dansgelegenheid Ander Zonder dansgelegenheid Aantal verwachte deelnemers (enkel in te vullen bij evenement van 1 dag) 1005001.0001.500< 100 > 2.000 500 1.000 1.500 2.000 Meer bepaald ________ deelnemers Aantal verwachte toeschouwers (enkel in te vullen bij evenement van 1 dag) 1005001.0001.500< 100 > 2.000 500 1.000 1.500 2.000 Meer bepaald ________ toeschouwers
Inname openbaar domein Wij willen voor deze activiteit straten en/of pleinen innemen Straat Datum
Uur
3
3.
Programma (enkel invullen bij meerdere activiteiten)
Als uw evenement uit meerdere activiteiten bestaat, gelieve dan hieronder in detail het gehele programma te beschrijven. Het is niet voldoende om een folder toe te voegen! Gelieve ook een activiteit die meerdere keren herhaald wordt telkens op te nemen. Dag
Startuur
EindUur
Activiteit
Locatie
Verwacht aantal bezoekers1
Geluid2 Cat Cat Cat 1 2 3
Inname Openb. Dom.3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
Bezoekers zijn deelnemers en toeschouwers samen. Gelieve de categorie van geluid aan te kruisen, indien van toepassing (zie punt 5). 3 Inname openbaar domein. Gelieve aan te kruisen indien u voor een activiteit openbaar domein wil innemen. Verderop kan u dat specifiëren (zie punt 8). 2
4
4.
Locatie
Om veiligheidsredenen is het verplicht om een situatieplan van het evenement bij te voegen indien dit doorgaat op een tijdelijke locatie. Volgende gegevens zijn verplicht aan te duiden: Afmetingen van de tent. Grondplan met aanduiding van vaste opstelling bar en podium Vrije zone rond de locatie Nooduitgangen Evacuatiezone (plaats hulpdiensten) Aanduiden exacte locatie parking Plaats tijdelijke toiletten Indien er beroep wordt gedaan op een externe security-firma, gelieve de contactgegevens ter vermelden: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Buiten Openbaar domein Tent Oppervlakte terrein: Oppervlakte tent (indien van toepassing): Binnen Privaat domein Zaal Schuur Opslagplaats Oppervlakte:
Privaat domein Open lucht
Woning
Andere
Gemeentelijke accommodatie Oppervlakte Jeugdlokalen Jeugdlokalen Gidsenlaan Jeugdlokalen Zandakkers JOC De Redekiel Gemeenschapscentrum Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B Polyvalente zaal (incl. keuken en kleedkamers) 4 5
196 m² 50 m²
Billijke vergoeding
Geluid
X
109 m²
Milieuvergunning klasse 24
347 m²
Milieuvergunning klasse 35
X
Vergund voor elektronisch versterkte muziek categorie 3 (100 dB(A) LAeq 60 min)0 Vergund voor elektronisch versterkte muziek categorie 2 (95 dB(A) LAeq 15 min)
5
Gebruik tafels en stoelen (zelf te plaatsen) Bij organisatie van (2de hands)beurs of rommelmarkt: gebruik van tafels en stoelen dienst infrastructuur verplicht (worden door de gemeente voorzien, de huurder moet deze zelf plaatsen) Tribune (200 personen) vooraan de zaal Tribune achteraan de zaal (eventueel zelf stoelen voor te plaatsen) Beperkte techniek Volledige techniek Extra hulp technicus bij activiteit / repetitie / opbouw / afbouw (€ 50 per begonnen uur) Gelieve uren te specifiëren: _____________________________________________ Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B 34 m² X Vergaderzaal 1 Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B 125 m² X Cafetaria met keuken Den Hoogen Pad, Adegem-Dorp 16B 101 m² X Foyer Zaal De Kesel, Adegem-Dorp 14 78 m² Zaal Kanunnik Andries, Kloosterstraat X Wij maken gebruik van de aanwezige podiumelementen Zaal De Poermolen, Paardekerkhof 189 m² X Wij maken gebruik van de aanwezige podiumelementen Keuken De Poermolen, Paardekerkhof 45 m² Poetsen gemeenschapscentrum Wij staan hier als huurder zelf voor in Wij wensen hiervoor beroep te doen op de gemeentelijke poetsdienst (€ 50 per persoon per begonnen uur) Sportaccommodaties (sporthal MEOS enkel te gebruiken voor sportieve evenementen) Sporthal De Berken, Kleitkalseide 107 805 m² X Sporthal Meos, Bloemestraat 36D 1.627 m² Zwembad Sint-Anna, Gidsenlaan Organisatie van opbouw en afbraak Start Opbouw Einde Start Ingebruikname Einde Afbraak Ten laatste beëindigd
/ / / / /
/ / / / /
om om om om om
: : : : :
u u u u u
6
5.
Geluid
Wordt er muziek gespeeld? Geen muziek Achtergrondmuziek Muziek zonder versterking (akoestisch optreden) Elektronisch versterkte muziek Categorie 1 (Muziek als achtergrond, overstemt het publiek niet) Categorie 2 (Muziek overstemt het publiek (danscafé)) Categorie 3 (Muziekoptreden, fuiven, … opgelet: gratis gehoorbescherming voorzien) Naam en adres geluidstechnicus:…………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Telefoonnummer:……………………………………………………………………………………………………………… Buiten Binnen
6.
Materiaal
Feestmateriaal dienst infrastructuur Nadar Werfhek (3,5 x 2m) Kunststofvoet werfhek Afsluitdoek werfhek Podiumstukken (2m²) Potplanten Plooitafels Plooibare receptietafels Klapstoelen Zittribune Toogelement Vuilnisbakken Vlaggenmasten Belgische vlag Vlaamse Leeuw vlag Maldegemse vlag Vervoer dr gemeente Zelf afhalen
Prijs/stuk Niet erkend Erkend Gratis € 1,50/st. Gratis € 10,00/st. Gratis € 5,00/st. Gratis € 5,00/st. Gratis € 15,00/st. Gratis € 2,50/st. Gratis € 2,00/st. Gratis € 8,00/st. Gratis € 0,50/st. Gratis € 198,00 Gratis € 10,00/st. Gratis € 3,00/st. Gratis € 2,50/st. Gratis € 3,00/st. Gratis € 3,00/st. Gratis € 3,00/st. Gratis € 150,00 Gratis Gratis
Beschikbaar
18
Gevraagd
400 80 100 15 70 30 243 42 1.058 5 12 30 80 20 43 27
Plaats levering materiaal: ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7
………………………………………………………………………………………………………………………………………. Gewenste datum en tijdstip levering (door Dienst Infrastructuur):………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. Gewenste datum en tijdstip afhaling materiaal (door Dienst Infrastructuur):…………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. Contactpersoon levering en afhaling materiaal: (naam en telefoonnummer) ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Enkel erkende jeugdverenigingen kunnen materiaal van de jeugddienst ontlenen. Feestmateriaal jeugddienst Rookmachine Blacklight Geluidsinstallatie (versterker, 2 cd-deck en 2 boxen) EHBO koffer Veiligheidshesjes Herbruikbare drinkbekers Banners alcoholgebruik Projector Scherm 305x229cm
Prijs/stuk Erkend Niet erkend € 2,00 n.v.t € 2,00 n.v.t € 50,00 Gratis Gratis
€ 10,00 € 10,00
Materiaal milieu Sonometer (geluidsmeter) Audiovisueel materiaal
6
n.v.t
Waarborg
Beschikbaar
€ 50,00 € 50,00
1 1
€ 250,00
1
n.v.t € 50,00 n.v.t € 50,00 Gratis € 0,75/stuk Gratis 6 € 20,00 € 150,00 € 20,00 € 150,0015
Gevraagd
1 15 1.000 3 1 1
Prijs/stuk Waarborg Beschikbaar18 Gevraagd Gratis € 200,00 1 Verenigingen kunnen audiovisueel materiaal ontlenen via de cultuurraad.
De waarborg voor gebruik van projector en scherm samen bedraagt € 200,00.
8
7.
Veiligheid
Brandweer Wij wensen een kampvuur te maken Wij wensen vuurwerk af te steken Wij houden een BBQ of gebruiken mobiele gasvuren Wij zullen heliumballonnen vullen
8.
Mobiliteit
Doortochten Wij maken gebruik van gewestwegen Parkeergelegenheid Vermelding parkeergelegenheden: Privé-parking:……………………………………………………………………………………………………….. Openbare parking:……………………………………………………………………………………………….. Langs rijweg:…………………………………………………………………………………………………………………….
Worden er parkeerwachters ingezet? Wordt er een extra fietsenstalling voorzien? Worden er parkeerplaatsen voor rolstoelgebruikers voorbehouden?
9.
Ja Ja Ja
Neen Neen Neen
Publiciteit
Gebruik geluidswagen, reclamestoet of reclamevoertuigen WAT? Wij wensen luidsprekers en/of een geluidswagen te gebruiken op de openbare weg Wij wensen een reclamestoet, publicitaire karavaan of een optocht te organiseren Wij wensen … reclamevoertuigen langs de openbare weg te plaatsen WAAR? Straat Datum Uur
Promotie- en bewegwijzeringsborden Wij wensen gebruik te maken van de infoborden aan de invalswegen Bepijling rondrit
9
10. Handel & verkoop Sterke dranken, gegiste dranken en voeding Wij zullen sterke dranken serveren Wij zullen zelfgemaakte voedingsmiddelen verkopen Wij werken samen met professionele verkopers van voedingsmiddelen en hebben ons er van verzekerd dat zij over een vergunning tot het verkopen van voedingsmiddelen beschikken Tombola Wij wensen een tombola binnen de grenzen van de gemeente Maldegem te organiseren Wij wensen een tombola in meerdere gemeenten te organiseren Ambulante handel (markten, kermissen, occasionele verkopen) (zie ook 2. Alg geg ev.) Wij wensen een rommelmarkt / avondmarkt / kermisattractie te organiseren/plaatsen Op privaat domein Op volgende locatie… Op de openbare weg Op volgende locatie… Wij wensen occasioneel andere producten te verkopen Op privaat domein Op volgende locatie… Op de openbare weg Op volgende locatie…
11. Duurzaamheid en milieu Sanitair Wij voorzien voldoende toiletten De locatie heeft _____ permanente toiletten (aantal invullen) Wij sluiten de afvoer aan op de riolering Wij sluiten de afvoer niet aan op de riolering maar voorzien voldoende opvangcapaciteit voor septisch materiaal en laten dat na het evenement ophalen door een afvalverwerkende firma Milieuvergunningen Het is verplicht om voor het gebruik van volgende zaken een melding te doen bij de milieudienst: Generatoren (voor elektriciteitsproductie) met een vermogen vanaf 100 kW (vlarem rubriek 12.1.1.b.) Koelinstallaties en compressoren vanaf 5 kW (vlarem rubriek 16.3.1.1.) Mazoutopslag vanaf 100 liter (vlarem rubriek 17.3.6.1.b.)
12. Toegankelijkheid Een organisatie kan voor de organisatie van hun evenementen gebruik maken van toegankelijkheidslabels. Voor informatie hieromtrent kunt u contact opnemen met de inclusieambtenaar (OCMW)/ Mevr. Linde Vande Woestijne Sociaal Huis, Lazarusbron z/n 050/40.39.23 – 0800/96 524 10
13. Opmerkingen Hieronder vindt u ruimte om opmerkingen te formuleren. Gelieve ook het punt te vermelden waarop een opmerking betrekking heeft, indien van toepassing.
11
