Aanvraagformulier evenementen Aan de hand van dit document kan u al de nodige gegevens en aanvragen bezorgen aan het feestloket van de gemeente Leopoldsburg. LET OP: dit formulier is enkel voor de vergunningen die de gemeente Leopoldsburg aflevert of die via het fuifloket kunnen worden aangevraagd.
CONTACTGEGEVENS Naam vereniging (Vzw, feitelijke vereniging,…..)
Rechtsvorm Naam aanvrager
(Moet meerderjarig zijn,aanwezig zijn op activiteit en een bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen samen met deze aanvraag.)
Straat
Huisnummer
Gemeente GSM / Telefoon
Postnummer
E-mail Website vereniging Lid adviesraad
Geen lid
ACTIVITEIT Startdatum Aanvangsuur Naam activiteit
Einddatum Eind uur
Verwacht aantal bezoekers Kostprijs kassa
Doelgroep Kostprijs vvk Locatie
Zaal Open lucht Tent Buurthuis( Nr. Huurcontract vermelden verplicht)
Andere
Soort activiteit (Meerdere dingen aanvinken is mogelijk.)
Fuif / Bal Optreden / Show Markt Feest met vuur(werk) Andere
Adres Adres Adres Adres Adres Buurtfeest Verenigingenfeest Beurs
Wandeltocht Fietstocht Wielerwedstrijd
Congres
Mountainbiketocht
Voor deze tochten/wedstrijden is er enkel een vergunning nodig bij het plaatsen van een tent en/of het afsluiten van een openbare weg
1.
Promotie en publiciteit
1.1
Activiteitenkalender in infoblad en website www.Leopoldsburg.be
1.2
Gemeentelijke infoborden
Wil je een opname in de activiteitenkalender? JA/NEE De persoonsgegevens van de aanvrager mogen gebruikt worden voor inlichtingen. JA/NEE
De organisatie wil gebruik maken van de 6 gemeentelijke infoborden: JA
1.3
NEE
Eigen infoborden
De organisatie wil eigen reclameborden (max. 1m² groot) plaatsen op volgende privé-domeinen: Locatie 1
Locatie 4
Locatie 2
Locatie 5
Locatie 3
Locatie 6
2.
Ondersteuning
2.2
Technische dienst
De organisatie wil ……… meter nadar (max. 250 meter)
2.3
Toelagen en andere vormen van ondersteuning
De organisatie wil beroep doen op onderstaande vormen van ondersteuning:
Projectsubsidie jeugd *
3.
Sluitingsuur
Er is een sluitingsuur om 1 uur tenzij een nachtvergunning (€6.20) wordt aangevraagd. De organisatie wenst een nachtvergunning (02.00 uur buiten locatie, 04.00 uur binnen locatie): JA
NEE
4.
Muziek
(aanduiden wat van toepassing is) o
De organisatie houdt zich aan de geluidsnorm van 85 dB(A) (“categorie 1”).
o
De organisatie vraagt een afwijking op de geluidsnorm aan: o Categorie 2 (tot max. 95 dB(A)) (= continu meten of begrenzer) (deze categorie is van toepassing voor het Buurthuis, Heidestraat 65; 3971 Leopoldsburg); OPGELET: verplichte meting en registratie van het geluidsniveau. Het logfile van de volledige duur van het evenement dient binnen de 7 werkdagen te worden bezorgd aan:
[email protected] o Categorie 3 (tot max. 100 dB(A) (= continu meten of begrenzer én oordopjes uitdelen); OPGELET: verplichte meting en registratie van het geluidsniveau. Het logfile van de volledige duur van het evenement dient binnen de 7 werkdagen te worden bezorgd aan:
[email protected] Motivatie voor de keuze van de categorie en verantwoording naleving wetgeving: ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………
o o o
o
Voor volgende uren: o Van ……..uur tot ……….. uur. Op volgende locatie: o ……………………………………………………………………………………………………………… Opstelling muziekinstallatie en boxen (situatieschets/tekening)
De organisatie houdt haar activiteit in het Buurthuis; het Buurthuis bezit een milieuvergunning en valt onder categorie 2 (= continu meten of begrenzer). Voor verder informatie betreffende de geluidsnormen gelieve het retributiereglement van het Buurthuis te raadplegen. OPGELET: Het logfile van de volledige duur van het evenement dient binnen de 7 werkdagen te worden bezorgd aan:
[email protected]
o
Opstelling muziekinstallatie en boxen (situatieschets/tekening) in het Buurthuis.
5.
Alcoholische dranken
De organisatie wil een tapmachtiging voor: STERKE DRANKEN)
7.
Gegiste dranken (bieren, wijnen, alcoholpops… GEEN
Security / Toegangscontrole
Gsm-nummer van de verantwoordelijk(en) van het evenement. Deze personen dienen ook effectief aanwezig te zijn op het evenement Naam + voornaam
gsm-nummer
Naam + voornaam
gsm-nummer
Naam + voornaam
gsm-nummer
De organisatie wil de toegangscontrole laten uitvoeren: Door een externe bewakingsfirma. Naam firma (Moet meerderjarig zijn.) Huisnummer Postnummer
Contactpersoon Straat Gemeente Telefoon Erkenningsnummer Aantal professionelen
Door vrijwilligers vanuit de eigen vereniging.
Lijst van vrijwilligers die toegangscontrole doen
Naam
Voornaam
Geboorte- Straat datum
nr.
Gemeente
Functie/taak
9.
Verzekeringen
9.1
Vrijwilligersverzekering
De organisatie wil beroep doen op de gratis vrijwilligersverzekering (via de provincie) voor…… personen (= dagen)
10. Gebruik van de openbare weg De organisatie wil een gedeelte van de openbare weg verkeersvrij maken. Het gaat om volgende stra(a)t(en):
Reden voor het verkeersvrij maken van de openbare weg :
Startdatum voor de verkeerswijziging: Einddatum voor de verkeerswijziging:
Aanvangsuur Einduur
11. Fuifbussen Limburgse jeugd-, studenten- en sportverenigingen kunnen gratis een fuifbus aanvragen als ze een lokale fuif of evenement organiseren. De voorwaarden, het reglement, aanvragen (kan enkel digitaal) en verloop vind je op www.limburg.be Timing : ten laatste 6 weken vóór fuifdatum.
12. Flyer en affiche Gelieve een voorbeeld van de flyer en affiche van het evenement bij deze aanvraag te voegen
DATUM AANVRAAG Ontvangen bij feestloket op Opmerking
:
(Datum en uur wordt ingevuld door ontvanger.)
Een aanvraag kan ten vroegste 1 jaar voor de activiteit ingediend worden en moet ten laatste 8 weken voor de activiteit ingediend worden om alle vergunningen in orde te krijgen.
Handtekening organisator
Handtekening Jeugddienst (iov Gemeente Leopoldsburg)
