AANVRAAGFORMULIER UITGEBREIDE EVENEMENTEN Dit zijn evenementen waarvoor er naast het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur (feestzaal, sporthal, …) ook nog gebruik gemaakt wordt van de gemeentelijke uitleendienst en waarvoor er ook nog bijkomende vergunningen (geluidsoverlast, …) moeten aangevraagd worden. Voor wedstrijden, test- en oefenritten met motorvoertuigen of motorvaartuigen dient u een milieuvergunning aan te vragen en te voldoen aan het gemeentelijk reglement inzake motorcrossen – zie bijlage 6.
Eetfestijn Bal Concert Optreden Repetities Fuif Jeugdactiviteit Tentoonstelling
Beurs (enkel voor de Zwalmparel) Bijeenkomst of vergadering Kermis of circus Sportmanifestatie (wielerwedstrijd, kermiskoers, motorcross, mountainbiketocht, wandeltocht, …) Buurtfeest Kampvuur Vuurwerk
Dit formulier moet zo vlug mogelijk en uiterlijk 4 weken voor de aanvangsdatum van het hier aangegeven evenement bezorgd worden aan: Gemeente Zwalm dienst Preventie & Veiligheid t.a.v. Erik Ceuterick Zuidlaan 36 9630 Zwalm 0474 59 51 32
[email protected] De aanvraag wordt vervolgens voorgelegd voor advies aan de evenementencel / veiligheidscel, nadien zal het college van Burgemeester en Schepenen oordelen over de goedkeuring. Een coördinatievergadering o.l.v. de bestuurlijke overheid tussen de verschillende overheden, de verschillende betrokken diensten (brandweer, politie, medische diensten) en de organisator kan plaatsvinden op advies van de evenementencel / veiligheidscel. Laat u niet afschrikken door de omvang van dit formulier. Een deel ervan betreft immers gewoon informatie die voor u nuttig kan zijn. U dient enkel de vragen te beantwoorden die op uw activiteit van toepassing zijn. Het formulier is zo opgesteld dat de cursor automatisch verspringt naar het volgende in te vullen veld telkens wanneer u de enter-toets of de tab-toets gebruikt. In sommige gevallen kunt u kiezen uit een keuzemenu.
NAAM ACTIVITEIT: ………………………………………………………………………………………………..…………………………………….. DATUM VAN DE ACTIVITEIT: ………………………………………………………………………………………………..………………………
1
I. ORGANISATOR VAN HET EVENEMENT
Naam vereniging: ….…………………………………………………………………………………………………………………………… Website: ….…………………………………………………………………………………………………………………………………………. Aard van de vereniging (jeugd, sport, cultuur, senioren …): ………………………………………………………………. Lid van een gemeenteadviesraad (jeugd, sport, cultuur, senioren …): zo ja , welke ? ……..……………………………………………………………………………………………………………………………… Feitelijke vereniging/vzw (doorhalen wat niet past) Ondernemingsnummer(**): ……………………………………………….………………………………………………………………
Verantwoordelijke persoon (moet meerderjarig zijn en dient aanwezig te zijn op het evenement): Naam en voornaam: ….………………………………………………………………………………………………………………………… Straat en nr. / bus: ….…………………………………………………………………………………………………………………………… Postcode en gemeente: ….…………………………………………………………………………………………………………………… Telefoon / GSM: ….………………………………………………………………………………………………………………………………. e-mailadres: ….……………………………………………………………………………………………………………………………………. geboortedatum : ….……………………………………………………………………………………………………………………………..
2de verantwoordelijke persoon (nodig indien we de verantwoordelijke niet kunnen bereiken): Naam en voornaam: ….………………………………………………………………………………………………………………………… Straat en nr. / bus: ….…………………………………………………………………………………………………………………………… Postcode en gemeente: ….…………………………………………………………………………………………………………………… Telefoon / GSM: ….………………………………………………………………………………………………………………………………. e-mailadres: ….……………………………………………………………………………………………………………………………………. geboortedatum : ….……………………………………………………………………………………………………………………………..
2
II. OMSCHRIJVING VAN HET EVENEMENT
Naam van het evenement: …………………………………………………………………………………………………………………. Omschrijving van het evenement: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Aard:
eetfestijn bal concert optreden repetities fuif jeugdactiviteit tentoonstelling beurs (enkel voor de Zwalmparel) bijeenkomst of vergadering kermis sportmanifestatie (wielerwedstrijd, kermiskoers, motorcross, mountainbiketocht, wandeltocht, …) buurtfeest vuurwerk andere: ………………………………………………………………………………………………………………………….
Doel:
commercieel goed doel benefiet wijkgebeuren
Doelgroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………… Verwacht aantal bezoekers: ………………………………………………………………………………………………………………. Beginuur: …………………………
Piekuur: …………………….
Heeft het evenement vroeger reeds plaatsgevonden: ja
Gewenst einduur: ……………………. nee
3
Programma: opsomming van uur tot uur, inclusief opstellen en afbraak. Eventueel als bijlage toevoegen aan het evenementenformulier. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Voorziene apparatuur (geluid, keuken, inrichting, …) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Risicohoudende producten of toestellen (kaarsen, rookmachines, kachels, chemicaliën, …) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Opmerkingen: …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
4
III. LOCATIE VAN DE ACTIVITEIT Locatie is: privaat
openbaar
Naam locatie: gemeentelijke sporthal gemeentelijke feestzaal ‘De Zwalmparel’ (*) Vergeet-mij-nietje in Munkzwalm Oude Post in Munkzwalm schoolgebouw in Nederzwalm schoolgebouw in Roborst – lokaal links schoolgebouw in Roborst – lokaal rechts schoolgebouw in Sint-Blasius-Boekel schoolgebouw in Sint-Denijs-Boekel – lokaal links schoolgebouw in Sint-Denijs-Boekel – lokaal rechts schoolgebouw in Sint-Maria-Latem – lokaal links schoolgebouw in Sint-Maria-Latem – lokaal rechts Parochiezaaltje Meilegem benedenzaal van het gemeentehuis andere Indien andere: Voeg in dit geval in de bijlage een grondplan op minstens schaal 1/200 met aanduiding van de locatie en van de directe omgeving van de locatie. Indien je hierover meer informatie wil, dan kan je steeds contact opnemen met de dienst milieu. Indien het evenement doorgaat in een tent of in openlucht dan heeft u ook de toelating van de burgemeester nodig om dit evenement te mogen organiseren. Indien u dit formulier invult, vraagt u deze toelating onmiddellijk aan. (*) In te vullen bij gebruik van de Zwalmparel Gebruik van de douches
ja
neen
Gebruik van de kleedkamers
ja
neen
Gebruik van de berging
ja
neen
Opkuis na de activiteit
door de gebruiker
door de gemeente (€ 100.00)
Het reglement voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur vind je in de bijlagen (bijlage 2 en 3 – p. 24 - 34)
5
Het evenement gaat door:
openlucht
tent
zaal
Naam locatie: …………………………………………………………………………………………………………………………….………. Straat en nr.: ……………………………………………………………………………………………………………………………….……… Telefoon/GSM-nummer eigenaar of uitbater: …………………………………………………………………………….…….. Vrije capaciteit voor het publiek in m²: ……………………………………………………………….…………………………….. Aantal uitgangen: ………………………………………………………………………………………………………………………………. Startplaats bij wielerwedstrijd of wandeltocht: ………………………………………………………………………………… Aankomstplaats bij wielerwedstrijd of wandeltocht: ………………………………………………………………………… Geef hier een gedetailleerd parcours, met haltes en/of stops. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………….… Verkeersmaatregelen: dient een deel van het openbaar domein ingenomen te worden (afzetten van straten of pleinen, parkeerverbod) ? nee
ja – vul onderstaande tabel in en voeg een situeringsplan bij. Wat
Straten
Huisnr. van …. tot .…
Datum en uur van ….. tot …..
Parkeerverbod Afzetten van straten en pleinen
BELANGRIJK: je moet een situeringsplan aan dit meldingsformulier toevoegen als het openbaar domein wordt ingenomen. In de andere gevallen is het mogelijk dat later nog een situatieplan wordt opgevraagd. Dit plan moet voldoende gedetailleerd zijn. Volgende zaken moeten er op vermeld staan: de plaats van de muziekactiviteit, het podium, discobar, de boxen, het hekwerk, toog, tapinstallatie, ingang, (nood)uitgang, EHBO-post, plaats van het publiek, kraampjes, enz. …. ) Aan de infobalie van het gemeentehuis zijn stratenplannen beschikbaar. Voor het afzetten van straten wordt het advies van de politie gevolgd; Als je de toelating krijgt om een straat tijdelijk af te sluiten, zal de gemeente je daarover tijdig inlichten. Verkeersborden worden door het gemeentebestuur ter plaatse gebracht.
6
IV VERGUNNINGSAANVRAAG WIELERWEDSTRIJD OF VELDRIT (er mogen geen gegevens worden opengelaten en wat niet past moeten worden doorgehaald) 1. Identiteit van de koersdirecteur Naam: …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Voornaam: …………………………………………………………………………………………………………………………………… Adres: ………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Postcode: ……………………………
Gemeente: ……………………………………………………………………………….
Telefoon: ………………………………………………………….
GSM: ……………………………………………………….
Geboortedatum: …………………………………………………………………………………………………………………………. die handelt namens het organiserend comité en de verantwoordelijkheid ervoor opneemt, mede ook de verplichting aangaat de volgende voorschriften te eerbiedigen. 2. Aard van de wedstrijd klassieke wedstrijd
rit in lijn
tijdrit
internationale wedstrijd
criterium op open omloop
nationale wedstrijd
criterium op gesloten omloop
lokale wedstrijd
veldrit
3. Categorie(ën) van renners die aan de wedstrijd mogen deelnemen elite met contract
dames / heren / jeugd
elite zonder contract
amateurs en masters
-23
leden van ambachtelijke- of werknemers- of werkgeversverenigingen
elite dames
……………………………………………………………………………………………………………
junioren heren
juniores dames
nieuwelingen heren
nieuwelingen dames
4. Tijdstip van de wedstrijd Dag en datum: ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Plaats en vertrek:
gemeente-deelgemeente: ……………………………………………………………………… Straat + huisnr. / klmpl: …………………………………………………………………………
Dit is een:
gewestweg gemeenteweg
Plaats van aankomst:
gemeente-deelgemeente: ……………………………………………………………………… Straat + huisnr. / klmpl: …………………………………………………………………………
Dit is een:
gewestweg gemeenteweg
Duur van de eigenlijke wedstrijd: van ……………………….. uur tot ……………………….. uur.
7
5. Is er een publiciteitskaravaan?
ja
neen
Duur van deze publiciteitskaravaan: van ……………………….. uur tot ……………………….. uur. 6. Afstand van de wedstrijd Totaal aantal kilometer van het parcours: ………………. km waarvan ………………. km op gewestwegen Het parcours is samengesteld uit:
1) ……………….. ronden van ……………….. km 2) ……………….. ronden van ……………….. km
Opsomming van de straten die worden gebruikt in de volgorde die aan de renners wordt opgelegd: 1) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7. Hierbij gevoegd een gemeentelijk plan met aanduiding van het parcours volgens de voorgeschreven kleuren: - Rood: voor de gewestwegen - Groen: voor de gemeentewegen Met zwarte pijltjes is de koersrichting aangeduid. Wanneer deze niet de richting van de wijzers van het uurwerk volgt, de reden opgeven: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Vertrek en aankomst zijn aangeduid met een zwarte streep en de letters V en A. Het kruisen van de gewestwegen is met een rode dwarsstreep aangeduid. Op elk kruispunt dient een seingever te worden opgesteld die toezicht tijdens de wedstrijd zal uitoefenen. Een lijst met de aangeduide kruispunten zal door de lokale politie aan de organisatie worden overgemaakt teneinde er de nodige gegevens op in te vullen. 8. Er wordt geen verkeersomlegging voorgesteld (1) Er wordt een verkeersomlegging langs volgende straten voorgesteld (plan verkeersomlegging bijvoegen): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(1) Schrappen wat niet past
8
9. Er is geen begeleiding van de federale / lokale politie aangevraagd. (1) Er is wel begeleiding van de federale /lokale politie aangevraagd en dit van ……………….. uur tot en met ……………….. uur. (1) 10. Voor de aanvraag van naderafsluiting, koorden, signalisatie of ander materiaal dient u, in uw eigen belang, onmiddellijk contact op te nemen met het gemeentebestuur. (1)
Datum en handtekening van de koersdirecteur
9
V. UITLEENDIENST BELANGRIJK: Zowel bij het leveren als bij het ophalen zal al het materiaal verzameld worden op één bepaald punt. Er dient ook telkens iemand van de organisatie of vereniging aanwezig te zijn.
Meer inlichtingen bij: Erik Ceuterick - 0474 59 51 32 of bij Marijke De Lange - 055 48 05 72
[email protected] Het reglement van de gemeentelijke uitleendienst vind je achteraan in de bijlagen p. 35
REGISTRATIESFORMULIER GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST ZWALM 1.
De aanvrager is: o Een nieuwe klant o Een bestaande klant maar wenst gegevens te wijzigen
2.
Erkenningsnummer van de aanvrager (*):
3.
Categorie waartoe de aanvrager behoort zoals bepaald in het reglement (*): ……………………...
De aanvrager dient dit formulier ingevuld en ondertekent in bij de verantwoordelijke van de gemeentelijke uitleendienst Erik Ceuterick of Marijke De Lange (Zuidlaan 36, 9630 Zwalm,
[email protected]) voorafgaand aan de aanvraag voor het ontlenen van materiaal. De aanvrager verklaart zich akkoord met de voorwaarden vermeld in het gemeentelijk reglement betreffende het uitlenen van het materiaal.
Datum van de aanvraag: ……………………………….
Datum van de goedkeuring(*): ………………………………
Gelezen en goedgekeurd, gevolgd door de handtekening
Gelezen en goedgekeurd, gevolgd door de handtekening van de
van de aanvrager.
bevoegde ambtenaar.(*)
(*) In te vullen door de gemeentelijke administratie. (**) Indien van toepassing
10
AANVRAAGFORMULIER GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST ZWALM Meer inlichtingen bij: Erik Ceuterick - 0474 59 51 32 of bij Marijke De Lange - 055 48 05 72
[email protected] 1.
Locatie van de activiteit en eventueel leveringsadres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
2.
Gewenste afhaal of leveringsdatum en uur (enkel in de week) (**): ……………………………………..
3.
Effectieve afhaal of leveringsdatum en uur (enkel in de week) (*): ………………………………………..
4.
Gewenste terugbreng of ophaaldatum en uur (enkel in de week) (**): ……………………………..
5.
Effectieve terugbreng of ophaaldatum en uur (enkel in de week) (*): ………………………………….
6.
Minder mobiel : JA / NEEN (**)
7.
Verwacht aantal aanwezigen bij levering door gemeentelijke diensten (*): ………………………
8.
Gewenst MATERIAAL
(aanduiden met een op de lijst op bijgevoegde bladzijden)
De waarborg dient voldaan te worden ten laatste 1 week voor de activiteit door middel van een ondertekend overschrijvingsformulier met als begunstigde Gemeentebestuur en als rekeningnummer 091-000 35 44 -81. Aan de gebruiker wordt gevraagd om de gemeentelijke materialen als een goede huisvader te beheren. Beschadiging omwille van slecht beheer zal leiden tot inhouding van geheel / of gedeeltelijk van de waarborg en/of uitsluiting van het huren van gemeentelijke materialen. Deze aanvraag dienen schriftelijk (per brief of e-mail) gericht te worden aan de gemeentelijke uitleendienst Zwalm, Zuidlaan 36 te 9630 Zwalm,
[email protected], minimum 15 dagen en maximum 6 maanden voor het plaatsvinden van de activiteit. Datum van de aanvraag: ………………………………..
Datum van de goedkeuring(*): ………………………………
Gelezen en goedgekeurd, gevolgd door de handtekening van de aanvrager.
Gelezen en goedgekeurd, gevolgd door de handtekening van de bevoegde ambtenaar.(*)
(*) In te vullen door de gemeentelijke administratie. (**) Doorhalen wat niet past.
11
MATERIALENLIJST Gevraagde materialen aanduiden met een Materiaal 1.
2.
Podium
Benodigde aantallen
Tarief (Cat. 1,2, 3)
Tarief (Cat. 4 - 5)
Beschikbaarheid (*)
1
a) Podium (platen 2.44 m x 1.22 m) + 1 poten 1 b) Podiumtrap c) Podiumwagen 1 (5 m x 2 m) Vlaggen a) Nationale vlag b)
Waarborg (Cat. 1 t.e.m. 5)
0
€ 2,50/plaat
/
€ 3,00/plaat
0 0
Aantal platen: (max.9) Max.1 Max.1
€ 10,00 € 100,00
/ /
€ 3,00 € 25,00
0
Aantal vlaggen:
€ 7,50/vlag
/
€ 0,75/vlag
Vlaamse leeuw
0
Aantal vlaggen:
€ 7,50/vlag
/
€ 0,75/vlag
Vlag gemeente Zwalm
0
Aantal vlaggen:
€ 7,50/vlag
/
€ 0,75/vlag
0 0
Aantal masten: Aantal lampen:
€ 25,00 € 5,00/lamp
0
Aantal borden:
/
0 0 0 0
Aantal bordjes: Aantal vestjes: Aantal meter: Aantal: (max. 12)
/ / € 2,50/st. € 2,50/st.
c) 1
3. 4.
Vlaggenmasten Signalisatielampen
5.
Borden verboden parkeren
6. 7. 8.
Signalisatiebordjes Signalisatievestjes 1 Nadars + poten 1 Tentoonstellingspanelen (2,40 m x 1,20 m)
2
/ € 1,00/mast Gratis en alleen te verkrijgen met bijhorend politiereglement Gratis en alleen te verkrijgen met bijhorend politiereglement / / / / / € 2,50/st. / € 2,50/st.
1
Groot materiaal wordt gratis geleverd binnen Zwalm voor cat. 1-3. Indien er voldoende ruimte is in de transportwagen, kan klein materiaal eveneens kosteloos worden meegeleverd. Een bestelling van enkel klein materiaal kan nooit gratis worden geleverd. 2 Afhalen niet mogelijk. De borden worden steeds gratis door de gemeentelijke diensten geplaatst, voor alle categorieën.
12
Waarborg (Cat. 1 t.e.m. 5) € 0,10/st. € 250,00
Tarief (Cat. 1,2, 3) / € 50,00
Standaardzijwand: zijwand met ramen: zijwand met deur: halve zijwand met stang (toog): (max.4 per tent)
4 zijzeilen, inbegrepen
4 zijzeilen, inbegrepen in huurprijs partytent
0
Max. 1
€ 50,00
0
Aantal km:
/
Materiaal 9. 10.
Benodigde aantallen
Schilderijhaken Partytent (6 x 3 m) met max. 4 1 zijzeilen per tent.
0 0
Aantal: Aantal tenten: (max.2)
0
Aantal zijzeilen: -
1
11.
Waterstandpijp
12.
Transportkosten
(indien buiten Zwalm)
Tarief (Cat. 4 - 5) € 0,10/st. € 100,00
Beschikbaarheid (*)
in waarborg partytent
- Gratis tot 30 m³ NIET VERKRIJGBAAR - € 5,00/m³ vanaf 30m³ - GRATIS levering van groot materiaal binnen Zwalm (cat 1-3) - Voor klein materiaal binnen Zwalm: € 15/manuur (cat. 1-5) - Voor groot materiaal binnen Zwalm : € 15/manuur (cat. 4-5) - Voor buiten Zwalm: € 15/10 km (cat. 1-5)
Bevestiging (*) Totaal waarborg: € Totaal huurprijs: € Totaal transportkosten: € Niet beschikbaar materiaal: €
Gelezen en goedgekeurd, gevolgd door de handtekening van de bevoegde ambtenaar.
1
Groot materiaal wordt gratis geleverd binnen Zwalm voor cat. 1-3. Indien er voldoende ruimte is in de transportwagen, kan klein materiaal eveneens kosteloos worden meegeleverd. Een bestelling van enkel klein materiaal kan nooit gratis worden geleverd.
13
VI. MUZIEK Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld ? neen, ga direct naar rubriek ‘Drank en eten’ ja, maar ik vraag geen erkenning als muziekactiviteit aan ja, en ik vraag wel een erkenning als muziekactiviteit aan (*) Gewenst beginuur:
Aard: live
en gewenst einduur:
van de afwijking van de geluidsnormen
DJ
Muziekgenre(s):
Contactgegevens live-band of DJ: Naam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Telefoonnummer of GSM: ……………………………………………………………………………………………………………………
Volgende persoon is contactpersoon op het terrein en is per GSM bereikbaar (enkel in te vullen indien verschillend van de verantwoordelijke op p. 2) Naam: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Telefoonnummer of GSM: ……………………………………………………………………………………………………………………
(*) Indien je op jouw evenement gebruik maakt van elektronisch versterkte muziek dien je de normen van het Koninklijk Besluit van 24-02-1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen na te leven. Deze normen leggen bij het gebruik van elektronisch versterkte muziek enkele beperkingen op betreffende geluidsniveau dat geproduceerd mag worden tijdens het evenement (o.a. max. 90 dB (A) in de inrichting. Een afwijking op deze geluidsnorm kan bekomen worden door een aanvraag in te dienen bij het college van burgemeester en schepenen. Bij heel wat evenementen waar elektronisch versterkte muziek niet de hoofdzaak is, zullen deze normen echter niet overschreden worden en is de aanvraag overbodig (bvb. Achtergrondmuziek). Een afwijking op de geluidsnormen betekent echter niet dat ‘alles mag’. Indien de overlast naar de buurt onaanvaardbaar hoog wordt, kan er steeds worden ingegrepen door de politie of toezichthoudende ambtenaren van de dienst milieu. Opmerking: Het Koninklijk Besluit is niet van toepassing in inrichtingen die beschikken over een milieuvergunning klasse 2 voor feestzalen. De zaal voldoet dan aan de normen betreffende geluidsinstallatie en heeft een vergunning gekregen om een onbeperkt aantal feesten te organiseren. Voor meer informatie over de auteursrechten van de gespeelde muziek (sabam) en de billijke vergoeding voor de uitvoerders ervan, kan je respectievelijk terecht op de websites www.sabam.be en www.bvergoed.be (zie ook p. 22). Voor sommige activiteiten betaalt de overheid de billijke vergoeding. Je dient dan enkel je activiteit nog aan te geven. Meer info: www.ikgebruikmuziek.be.
14
VII. DRANK EN ETEN De organisator van een occasionele drankgelegenheid moet meerderjarig zijn. A. Welk soort drank wil je schenken? Er wordt geen drank geschonken. Ga direct naar B Niet-alcoholische dranken Alcoholische gisthoudende dranken tot en met 22 % vol. alcohol (bier, wijn, porto, ….) Alcoholische dranken met meer dan 21 % vol. lcohol (enkel toegelaten in zaken die hiervoor een permanente vergunning hebben. Alcoholpops, limonades met alcohol. Soorten bekers of glazen glazen
plastic wegwerpbekers
herbruikbare plastic bekers
B. Is er eetgelegenheid voorzien ? neen ja
binnen
buiten
Welke ? - Hoeveel eetkramen – wagens ? - Voedingsbron per eetkraam (gas-elektriciteit) - Welke blusmiddelen zijn voorzien (per kraam) C. Ophalen afval Verenigingen of organisatoren kunnen bij de gemeente gratis containers en recipiënten aanvragen om op hun activiteit de volgende afvalstromen selectief in te zamelen: glas, papier en karton, PMD. Wie containers wil aanvragen dient wel het aanvraagformulier ingevuld binnen te brengen op het gemeentehuis. De aanvraag dient ons te bereiken minstens 10 dagen voor het evenement. Het aanvraagformulier (zie volgende blz.) kan je ook downloaden via de website of verkrijgen op het gemeentehuis. Ook voor het restafval op activiteiten is er een regeling uitgewerkt, zo kan je voor activiteiten nog steeds grijze zakken aankopen op het gemeentehuis. Deze worden voorzien van een speciale sticker. Het gemeentepersoneel komt na de activiteit deze zakken (en containers) terug ophalen. De zak met sticker kost € 1.60 en kan enkel aangekocht worden op het gemeentehuis. Deze prijs is bepaald aan de hand van het reeds vastgelegde Diftar-tarief (€ 0,20/kg) en het gemiddelde gewicht van een volle huisvuilzak, namelijk 8 kg.
15
AANVRAAG GEBRUIK GEMEENTELIJKE CONTAINERS BIJ FESTIVITEITEN Contactgegevens: Contactpersoon: ………….……………………………………………………………………………………………….……………… Tel: ................................................................................................................................ Adres: ……………………………………………………………………………………...………………………………… Naam activiteit: ……………………………………………………………………………………….…………………………………. Adres activiteit: ……….………………………………………………………………………….……………………………………… Datum en uur activiteit: ……………………………….……………………………………………………………….………………………… Datum levering containers: ……………………….…………………………………………………….……………………………………………
Datum ophaling containers: …………………………………………………………………………………..………………………………………
16
VIII. VEILIGHEID BELANGRIJK: voor grootschalige evenementen kan een veiligheidsdossier opgemaakt worden. De uiteindelijke beslissing of dit al dan niet opgemaakt moet worden ligt bij de veiligheidscel. Dit dossier omvat ondermeer de evacuatiewegen, aanwezige warmtebronnen, aanwezigheid van lichtbrug of stelling. Versieringen en spandoeken, brandbestrijdingsmiddelen, aanwezigheid van open vuurverbrandingen en/of vuurkorven. Dit dossier bezorgt u samen het eventuele situeringsplan aan de gemeente Zwalm, dienst Noodplanning, Zuidlaan 36 – 9630 Zwalm, e-mailadres:
[email protected]. Op de website van de gemeente vindt u een voorbeeld van een veiligheidsdossier. Indien gewerkt wordt met bewaking wordt de lijst van bewakingsagenten (naam, geboorteplaats, geboortedatum, adres, vergunningsnummer) gefaxt naar 055 48 05 99 of gemaild naar
[email protected] en dit tenminste één week voor het evenement. De politie controleert op voorhand en tijdens het evenement of bewakingsagenten een vergunning hebben. Indien vrijwilligers worden ingezet om persoonscontrole en/of verkeersbegeleiding uit te oefenen wordt de lijst van vrijwilligers (naam, geboorteplaats, geboortedatum, adres) gefaxt naar 055 48 05 99 of gemaild naar
[email protected] en dit tenminste één week voor het evenement. De lijst is nodig omdat de burgemeester de toestemming moet verlenen voor het optreden van deze vrijwilligers, na voorafgaand advies te hebben ingewonnen bij de korpschef van de lokale politie. Als organisator van een feest of fuif moet je zorgen voor toezicht. Dit kan gebeuren door vrijwilligers of een erkende bewakingsfirma. Toezicht op het openbaar domein valt steeds onder de bevoegdheid van de politie. Volgende persoon is contactpersoon op het terrein en is per GSM bereikbaar (enkel in te vullen indien verschillend van de verantwoordelijke op p. 2) Naam: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. GSM: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Toezicht politie. Is het evenement vroeger reeds georganiseerd ? Zijn er toen problemen geweest ?
ja
ja
neen neen
Geef indicaties waarvoor u denkt dat er politietoezicht wenselijk is. ……………………………………………....... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Toezicht brandweer. Is het evenement vroeger reeds georganiseerd ? Zijn er toen problemen geweest ?
ja
ja
neen neen
Geef indicaties waarvoor u denkt dat er toezicht door de brandweer wenselijk is. ………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
17
Bewaking/toezicht neen ja Erkende bewakingsfirma: ……………………………………………………………………………………………………………. Aantal: …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Vrijwilligers: ………………………………………………………………………………………………………………………………… Locatie + aantal:
ingang
aantal: …………………………………………………………
parking
aantal: …………………………………………………………
binnen
aantal: …………………………………………………………
andere
aantal: …………………………………………………………
18
Zitplaatsen voor de bezoekers neen ja tribunes
tafels en stoelen
andere: ………………………………………..
Medische steun (EHBO-post, Rode Kruis-post) LET WEL: het Rode Kruis moet door de organisator zelf gecontacteerd worden. Verdere info via www.rodekruis.be neen ja Aantal personen: …………………………………………………………………………………………………………………………. Voorziene plaats: …………………………………………………………………………………………………………………………. Middelen: ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Hoe te contacteren: ……………………………………………………………………………………………………………………
Vestiaire neen ja Bewaakt:
neen
ja
Betalend:
neen
ja
Omroepsysteem om info door te spelen naar het publiek neen ja
19
IX. TOEGANKELIJKHEID EN PUBLICITEIT Parkeerterrein neen ja
Hoeveel plaatsen: ………………………………………………………………………………………………………. Locatie: ………………………………………………………………………………………………..……………………
Aankondigingborden neen ja
Locatie: ……………………………………………………………………………………………………………………….
Bewegwijzering neen ja
Type: ………………………………………………………………………………………………………………………….. Aantal: ..………………………………………………………………………………………………………………………
Op welke manier wordt er publiciteit gemaakt affiches flyers website: ..………………………………………..…………………………………………………………………………………………… huis-aan-huisbedeling in volgende straten en wijken: ..……………………………………………………………… .………………………………………..………………………………………………………………………………………………………….. de buurt wordt verwittigd van eventuele overlast Het is in Zwalm verboden, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toelating van het college van burgemeester en schepenen, tijdelijke publiciteitsborden en/of bewegwijzeringbordjes voor de aankondiging van bepaalde activiteiten, vast of mobiele reclameborden op de openbare weg aan te brengen, onverminderd de wettelijke bepalingen ter zake. Er mag enkel aangeplakt worden op de plaatsen die door de stad zijn vastgesteld. Op de gemeentelijke aanplakborden mag enkel aangeplakt worden door een door de gemeente aangestelde ambtenaar: Erik Ceuterick – 0474 59 51 32. Indien je aankondigingborden en/of pijlen wil aanbrengen langs gemeentewegen, dien je toestemming aan te vragen bij het College van burgemeester en schepenen – Zuidlaan 36 – 9630 Zwalm. Indien je aankondigingborden en/of pijlen wil aanbrengen op gewestwegen, dien je een vergunning aan te vragen bij de Vlaamse Overheid, Agentschap Infrastructuur, afdeling Wegen en Verkeer OostVlaanderen, Heurnestraat 27 – 9700 Oudenaarde – 055 31 53 33.
20
X. VERZEKERING Als organisator van een activiteit ben je verantwoordelijk en kan je naderhand aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Als je vereniging een activiteit organiseert. Is het wenselijk om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Bovendien worden organisatoren van activiteiten waar vrijwilligers worden ingezet, verplicht om ook voor deze vrijwilligers een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Hoe kan je vereniging hierbij te werk gaan? Je sluit een polis af bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze. OF Je doet een beroep op een GRATIS provinciale collectieve verzekering voor vrijwilligerswerk (contactgegevens ???) Wat wordt door de gratis vrijwilligersverzekering van de provincie verzekerd? Deze verzekering is gebonden aan een procedure. Een folder met meer info hierover is beschikbaar bij de provincie. Op de provinciale vrijwilligersverzekering kan ook niet eindeloos beroep gedaan worden.
buitencontractuele aansprakelijkheid tegenover derden van de organisatie, de vrijwilliger en de ouders en voogden wanneer zij aansprakelijk zijn voor minderjarige vrijwilligers o voor lichamelijke schade tot € 21.158.412 o voor materiële schade tot € 1.057.921 schade aan toevertrouwde goederen is verzekerd tot maximum € 25.000 (met uitsluiting van goederen van de organisatie, schade door diefstal, verlies of verdwijning, schade aan motorvoertuigen). Schade aan gebouwen tot een maximum van € 250.000 met een vrijstelling van 10 % met een minimum van € 125 en een maximum van € 500. Burgerlijke en strafrechtelijke verdediging, insolventie en lichamelijke ongevallen (meer info in de brochure). Er wordt gewerkt met dagen verzekering. Per vrijwilliger heb je één dag verzekering nodig. De eerste 100 dagen zijn gratis. Daarna kunnen tegen betaling nog dagen aangekocht worden.
21
XI. DOCUMENTEN TOE TE VOEGEN AAN HET AANVRAAGFORMULIER Documenten van het veiligheidsdossier toe te voegen aan het meldingsformulier (niet limitatief)
Verzekeringen Burgerlijke/contractuele/objectieve Aansprakelijkheid
Kopie overeenkomst bewakingsonderneming
Lijst met de identiteiten van de vrijwilligers/medewerkers (indien niet vermeld in de rubriek security)
Taakverdeling medewerkers
Situatieplan inplanting gebouw en toegankelijkheid gebouw, plaats hydranten
Situatieplan met noodverlichting en nooduitgangen, plaats brandblustoestellen
Situatieplan inplanting podium/bar/catering
Brandpreventieverslag brandweer
Aanvraag politiereglementering inzake verkeer (parkeerverbod/afsluiten openbare weg, …)
Opgemaakt te: ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Op datum : ………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Door: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Handtekening
22
