Plan van aanpak “Aan de hand van een protocol met duidelijke tijdsplanning, alle punten afwerken van de evaluatie binnen één uur”. Opgesteld door Sammia Harraz
1
Inhoudsopgave Rekenschap 1. 2. 3. 4. 5.
Plaatsbepaling, situatie, doelformulering Doelgroepanalyse en deelnemersprofiel Probleem, vraag of behoefte en doelstelling Uitgangspunten, criteria en doelstelling Krachtenveldanalyse
Blz 3 3 4 4 4
Richting 1. Prototype (korte schets van het programma) 2. Begeleidingsplan 3. Evaluatieplan
5 5 6
Ruimte 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Planning tijdpad Financieel beheer Taken en personele inzet Beheer van middelen Draaiboeken Publiciteit en communicatie
7 7 7 7 7 7
Resultaat 1. Uitvoering, begeleiding en verantwoordelijkheden 2. Resultaat en evaluatie 3. Mogelijk vervolg, reikwijdte en perspectief Bijlagen Bronnen
7 7 8 8 15
2
Rekenschap 1. Plaatsbepaling, situatie, doelformulering Plaatsbepaling: De Van der Hoeven Kliniek is als centrum voor klinische forensische psychiatrie een gespecialiseerd ziekenhuis in Utrecht. De meeste patiënten zijn opgenomen op basis van een strafrechtelijke veroordeling, meestal een terbeschikkingstelling met bevel tot verpleging. Er is dus sprake van een onvrijwillige, niet zelf gekozen situatie. Doel van de opname is de samenleving te beschermen tegen ernstige (gewelddadige) recidiverisico’s. Het komt ook voor dat patiënten opgenomen worden ter preventie van (ernstige) delicten. Afdeling: een vergelijkbare ZISZ afdeling. Het in een gestructureerde, individuele afdeling. Patiënten zitten in begin van de behandeling/prebehandeling. Ze worden indien mogelijk groepsgeschikt gemaakt.
Situatie: 1x per week op maandag (10:30-11:30) is er een 3 maandelijkse evaluatie van een patiënt. Er wordt dan extra stilgestaan hoe het gaat in de behandeling. Voor deze evaluatie hebben we 1 uur de tijd. Wij, als team, lopen er steeds tegenaan dat niet alle punten die doorgenomen moeten worden aan bod komen¹.
Doelformulering: We werken met een 3 maandelijkse protocol (bijlage 1). In het protocol komen alle evaluatiepunten aan de orde. Omdat we dit vaak niet redden, ligt de verantwoording van de taken die niet besproken zijn in dat uur, bij één persoon. Namelijk de voorzitter of notulist. De gegevens worden dan nog verwerkt en genotuleerd ook voor andere collega’s. Het is van belang dat deze gegevens niet door één persoon worden uitgewerkt, maar dat dit eerst besproken wordt in het team.
2. Doelgroepanalyse en deelnemersprofiel; Doelgroepanalyse Persoonsgegevens; - M/V - Teamgenoten (15 collega’s) - 20-65 jaar Persoonlijke vaardigheden; - Opleidingsachtergrond - Werkervaring > 2 jaar - Verantwoordelijkheidsgevoel - Structuurbehoefte - Sociale vaardigheden Netwerkanalyse Direct betrokken partij (aanwezigen tijdens evaluaties); - Groepsleiding - Coördinator van de afdeling - Buitendienst - Hoofd behandeling Indirect betrokken partij; - Invallers (collega’s van een andere afdeling)
3
Financiën - Er zijn geen extra uitgaven omtrent het uitwerken en uitvoeren van het plan van aanpak. Het is een bestaande protocol en overleg, dat bijgesteld moet worden.
Deelnemersprofiel Elke deelnemer voldoet aan het profiel: - Gemotiveerd om programma uit te voren - Participatiebereidheid ten aanzien van het programma
3. Probleem, vraag of behoefte en doelstelling -
huidige situatie: Te weinig tijd om effectief te evalueren, concluderen en taken verdelen gewenste situatie: Aan de hand van een protocol binnen een uur alle punten afwerken van de evaluatie en sluiten af met een conclusie en taakverdeling voor de komende drie maanden probleemstelling: We hebben een uur de tijd om te evalueren, gezamenlijk een conclusie te trekken en taken te verdelen. We lopen er als team tegenaan dat dit niet binnen die tijd lukt. De punten die niet besproken zijn werkt de notulist verder uit, met als gevolg dat de informatie overdracht niet duidelijk is.
4. uitgangspunten, criteria en doelstelling We gaan aan de hand van een protocol (met tijdsplanning) alle punten afwerken van de evaluatie binnen één uur met steun van het hele team, binnen 6 weken.
5. krachtenveldanalyse
Meewerkende factoren; Gemotiveerde betrokkenen (moeten allemaal inzet vertonen, niet alleen taak van voorzitter) Eenduidigheid (elk teamlid moet achter het plan staan en zich ook verantwoordelijk voelen) Regelmaat (activiteit moet bij elk 3mnd. overleg terugkomen) Structuur (elke voorzitter moet volgens het schema te werk gaan. Dit voor de duidelijkheid en om het te structureren. Het moet wel meetbaar zijn) Tegenwerkende factoren; Geen structurele begeleiding, van de eindverantwoordelijke. Geen structurele begeleiding van de verantwoordelijke tijdens activiteit (voorzitter) Eindverantwoordelijke persoon valt weg Het zou kunnen dat het te veel informatie is om in één uur te bespreken
4
Programma: Aan de hand van een protocol met duidelijke tijdsplanning alle punten afwerken van de evaluatie binnen één uur.
Richting 1. Prototype (korte schets van het programma) Uitvoering wordt gedaan door groepsleiding Belang is voor het hele team en 2 invallers(collega’s vanuit andere afdelingen). Invallers rekenen op een uur. Protocol ontwerpen. Protocol introduceren tijdens een teamoverleg en uitleggen aan het team. Overeenstemming, betekend dat het uitgevoerd kan worden Taken verdelen. Met name wie is eindverantwoordelijke. De verantwoordelijke tijdens het programma is de voorzitter. Voorzitter is degene die de status van de te bespreken patiënt schrijft of degene aan wie het overgedragen is. Evalueren: na 3 weken en 6 weken. Ik heb een periode van 6 weken gekozen omdat we dan weer een teamdag hebben. We kunnen dan met het gehele team evalueren hoe het gaat. Bijstellen indien nodig (b.v. tijdsindeling veranderen) Evalueren van de bijstellingen Invoeren als het goed loopt. Dit houdt in dat het prettig en efficiënter werken is met zo’n protocol en dat het kwalitatief beter is. 2. Begeleidingsplan Eindverantwoordelijke van hele proefperiode: Stelt het plan op/bij Introduceert dit aan alle deelnemers Overeenstemming betekend het gaan uitproberen Procesbewaker over gehele proefperiode. In de gaten houden hoe ervaringen zijn en of het gestructureerd verloopt. Moet wel actief blijven. Productbewaker over gehele proefperiode. In de gaten houden of kwaliteit van de evaluatie wel gehandhaafd blijft. Leidt de evaluatie van de plan van aanpak omdat diegene overzicht heeft over het geheel Verantwoordelijke tijdens uitvoering plan van aanpak: Voert het plan uit Notuleert ervaringen
5
3. Evaluatieplan: Voorbereid door de eindverantwoordelijke. 1. Tussenevaluatie (na 3 weken, tijdens een teamoverleg): - Conclusie uit notulen: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ - Is het volgens plan gegaan? ja/ nee - ja, want__________________________________________________________ - nee, want__________________________________________________________ -
Is het werkbaar? ja/nee ja, want,__________________________________________________________ nee, want_____________________________________________________________
-
Hoe was de begeleiding van de eindverantwoordelijke? goed/ minder goed wat ging goed,_________________________________________________________ wat ging minder goed____________________________________________________
-
Hoe was het als voorzitter? prettig/ onprettig wat was prettig,________________________________________________________ wat minder prettig,______________________________________________________
-
Blijft kwaliteit van het evalueren gehandhaafd? ja/ nee ja, want_______________________________________________________________ nee, want_____________________________________________________________
-
Is het haalbaar? ja/ nee ja, want_______________________________________________________________ nee, want_____________________________________________________________
- Moet er iets bijgesteld worden? ja/nee - ja, want_______________________________________________________________ - nee, want_____________________________________________________________ (geen bijstellingen betekent: invoeren) 2. Eindevaluatie (na 6 weken, tijdens teamdag).Vragen van tussenevaluatie + onderstaande: - Doel behaald? ja/ nee? - ja, want_______________________________________________________________ - nee, want_____________________________________________________________ -
Invoeren? ja/ nee ja, want_______________________________________________________________ nee, want_____________________________________________________________
De bedoeling is dat de punten van de evaluaties afgewerkt moeten worden en dat deze worden overgedragen worden middels de notulen en mondeling.
6
Ruimte Praktische aandachtspunten voor een succesvolle uitvoering: - Steun van collega’s, hoofd behandeling, coördinator en buitendienst - Op organisatorische vlak: het is een al bestaand protocol, dat alleen wordt bijgesteld. Organisatorisch hoeft er niets geregeld te worden. De vrijheid is er om het op de afdeling in te voeren. Planning en tijdpad - Ik heb 6 weken uitgetrokken als proefperiode om plan van aanpak uit te voeren. - Één uur per evaluatie aangehouden. - Daarnaast wordt het tussentijds en aan het eind geëvalueerd. Financieel Er zijn geen extra uitgaven. Taken en personele inzet Taken; bijhouden van de tijd, structureren, notuleren, evalueren. Dit wordt uitgevoerd door een persoon van de groepsleiding i.c.m aanwezigen tijdens het evalueren. Beheer van middelen - Ruimte; het bevind zich 1x per week in een multifunctionele ruimte op de afdeling. - Materialen; protocol, klokje/horloge, computer. Dit is allemaal aanwezig op de afdeling. Draaiboeken Protocol met duidelijke tijdsplanning. Houd dit als richtlijn naast je, als je voorzit. Publiciteit en communicatie Het team informeren door middel van; - Mondelinge overdracht. Tijdens de overdracht van de dagdienst op late dienst. - Notulen. Deze worden door alle teamleden gelezen.
Resultaat 1. Uitvoering, begeleiding en verantwoordelijkheden -
Uitvoering en begeleiding beiden gecoördineerd door de groepsleiding. Verantwoordelijkheden: elk teamlid moet op de hoogte zijn hoe het protocol werkt en waarom op deze manier. Protocol waarborgen. Eindverantwoordelijk tijdens het hele proces: degene die het plan opstelt. In dit geval ben ik dat.
2. Resultaat en evaluatie Wat is er gedaan? - Er is consequent met het plan gewerkt. - Het stappenplan is strak aangehouden. - Geduld is opgebracht om het te proberen - Er is geëvalueerd, volgens het PRIMA schema; P; Hoe verliep het Proces? R; Wat is het Resultaat? I; Hoe verliep de Interactie tussen alle deelnemers? M; Wat was de Methode waarmee er gewerkt werd? En werkte die? A; Agogiek, een terugblik op de agogische aanpak²
7
Als je consequent met dit plan gewerkt hebt, wat is er dan bereikt? - Het doel; alle punten van de evaluatie zijn afgewerkt binnen één uur - Kwalitatieve evaluatie 3. Mogelijk vervolg, reikwijdte en perspectief -
Het ingevoerde plan zal bij succes blijvend worden uitgevoerd. Alleen als we weer ergens tegenaan lopen met dit plan, zal het weer opnieuw besproken worden.
Bijlagen: 1) 2) 3) 4)
Protocol van de 3 maandelijkse evaluatie Evaluatie in tijdsplanning Checklist plan van aanpak Bronnen
8
1) 3 maandelijkse evaluatie Voor en na de driemaandelijkse evaluatie moet er door degene die de betreffende patiënt schrijft een aantal dingen worden gedaan, zie hieronder. Je kunt aankruisen wat je gedaan hebt.
Voor de evaluatie Dit moet je doen op een schrijfdag 2 weken voor de evaluatie: o Conceptstatus schrijven o Patiënt uitnodigen tot het schrijven van een voorbereiding (evt. m.b.v. vragen) o Voorbereiding (volgende bladzijde en verder) invullen + kopie maken voor degene die notuleert o Formulieren in paarse evaluatiemap doen (programma, conceptstatus, evaluatievragen en antwoorden) o Checken of je al ingeroosterd staat bij de evaluatie anders het voorzitten overdragen o WPE plannen (+/- 1 week voor de evaluatie) o Eventuele groep waar patiënt naartoe gaat uitnodigen voor de evaluatie o Conceptstatus sturen naar buitendienst, hoofdbehandeling, aanwezige groepsleiding (zie agenda) en evt. mensen van een ander team of discipline die bij de evaluatie aanwezig zullen zijn o Deel B behandelplan bijvoegen (voor programma-indicaties) o Verslag vorige evaluatie bijvoegen o Indicatiewijzigingen formulier toevoegen o Indicaties uit dagelijks leven op flap-over zetten voor tijdens de3 evaluatie
Na de evaluatie Dit moet gebeuren binnen 1 week na de evaluatie: o Map doorsturen naar secretariaat o Status officieel maken o Indicaties in de OVD wijzigen o Programmawijzigingen doorvoeren o Alle betrokken disciplines op de hoogte stellen van de veranderde indicaties (formulier B opsturen naar docenten en AMS o Staf plannen (i.o.m. coördinator) o Afsprakenmapje bijwerken o Verslag vorige evaluatie in behandelmap plaatsten o Planbord bijwerken
9
Voorbereiding 3 maandelijkse evaluatie Naam patiënt: Datum: Beroepskracht(en): A) Inleiding (korte uiteenzetting door voorzitter zonder discussie) 1. Kernproblematiek _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. Zwaartepunten in de behandeling _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Indicaties patiënt _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Belangrijke zaken uit de voorbereiding patiënt + concrete vragen van patiënt _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
10
B) Discussie (degene die de evaluatie voorbereidt kan hier vast suggesties doen of heikele punten aangeven om de discussie voor te structureren)
1. Belangrijke aandachtspunten uit status _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. Hoe heeft patiënt zich persoonlijk ontwikkeld afgelopen periode (let op indicaties op flap-over)? Positief _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Negatief _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____________________________ 3. Structuur (moeten er binnen of buiten de kliniek uitbreidingen plaatsvinden? Denk aan: binnen/ buiten/ begeleid/ onbegeleid/ winkel/ kas/ bezoek/ tuin/ frequentie contactmomenten). _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Programma (wordt er gewerkt aan de indicaties/ volgt de patiënt zijn programma/ moeten er dingen bij of af/ hoe staat het met de indicaties voor contactmomenten). _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____________________________
11
5. Ontwikkelingen in netwerk _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 6. financiën _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 7. Hygiëne _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. Vrijetijdsbesteding _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 9. Tijdsplanning en toekomst (hoe lang zit de patiënt op de Nicolaï, welk traject wordt er gevolgd?) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 10. Wat voor houding hebben we naar deze patiënt (is dit de juiste, is er een plan nodig?) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 11. Wat is nog meer belangrijk om bij deze patiënt te bespreken (schrijf hier een aantal punten dat niet bij bovenstaande punten aan de orde kwam) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
12
12. Samenvatting/conclusie maken (wat hebben we concreet afgesproken?) 13. Wie doet wat?
Evaluatie met patiënt;
Samenvatting/conclusie schrijven en blauwe map compleet maken;
Programmawijzigingen doorvoeren;
Indicatieformulier wijzigen;
Overige taken (zie eerste pagina) worden gedaan door diegene die patiënt schrijft. 2) Evaluatie in tijdsplanning;
A) Inleiding (1 t/m 4) Maximaal 5 minuten. De gegevens die worden verteld worden op dit moment niet verder besproken. Alleen voorzitter is aan het woord. B) Discussie (1 t/m 11) Maximaal 45 minuten. In dit gedeelte wordt over de punten door alle aanwezigen gediscussieerd. Ik reken voor elk punt een kleine 5 minuten. Dit zal niet helemaal zo open, want voor de ene punt is iets meer tijd nodig dan voor de andere. Ik heb het gemiddelde genomen. B) Discussie (12 en 13) Maximaal 10 minuten. Voor de samenvatting/conclusie en taakverdeling lijkt mij dit haalbaar in 10 minuten. Voorheen lukt het niet of werd het afgeraffeld in de laatste minuut. Nu zal het efficiënt afgerond worden.
13
Checklist Plan van aanpak Programma van: Sammia Harraz Ingevuld door (eventueel): Collega Carmen
Inhoudelijke eisen
(afvinken)
REKENSCHAP Check de onderstaande aspecten: Aanleiding, cliënt of doelgroep, systeem en situatie Probleem, vraag of behoefte/wens Gewenste doelsituatie Betrokkenen, belangen, posities RICHTING Check de onderstaande aspecten: Signalement programma, dienst of interventie Visie op het programma, dienst of interventie Agogische taakopvatting RUIMTE Check de onderstaande aspecten: Organisatorische inbedding Draagvlak en participatie binnen instelling Organisatie, planning en beheer RESULTAAT Check de onderstaande aspecten: Wie zijn uitvoerders en/of begeleiders? Beoogde effecten en opbrengst Er wordt een beeld geschetst van een mogelijk vervolg
Kwaliteitseisen1
×
×
×
×
(afvinken)
Er wordt aandacht besteed aan de volgende kwaliteitseisen:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Brede professionalisering Klantgericht werken Multidisciplinaire integratie Creativiteit Complexiteit van handelen Methodisch en reflectief denken en handelen
× = afgevinkt - = niet aan de orde
× × × ×
Feedback van collega; Ik heb er even naar gekeken. Vind het er heel goed en duidelijk uitzien! Het plan is lekker overzichtelijk! Ik heb een paar dingetjes in het paars veranderd, moet je maar even kijken wat je daarmee doet. Groetjes Carmen
1
Zie toelichting kwaliteitseisen in studiehandleiding
14
Bronnen: ¹ Deze conclusie kwam naar voren tijdens de teamdag toen we het evaluatieprotocol aan het bespreken waren. ² PRIMA . zie Denken en doen, v.a. p. 284. Evaluatieprotocol: document van het werk Literatuur: Haaster, Kees J.M. van, Denken en doen. Programmeren in het sociale domein, Denken en doen, Coutinho (2008), ISBN 987 90 469 0111 3. Hulp bij studie: checklist van Kees van Haaster Tips bij uitwerken van het programmavoorstel en het plan van aanpak: van Kees van Haaster
15
