Time management Time management is een continue proces van afwegen wat een persoon binnen zijn taken en grenzen met zijn tijd wil en kan doen, en wat voor die persoon de beste manier is om dat te bereiken. Misvattingen over tijd
Waarheden over tijd
1. Tijd vliegt. 2. Tijd besparen. 3. Tijd inhalen. 4. Tijd gaat voorbij. 5. Tijd is onze vijand. 6. Tijd is tegen ons. 7. Tijd is nooit genoeg.
1. Tijd heeft constante snelheid. 2. Tijd kan niet bespaard worden. 3. Eenmaal besteed, dan onver vangbaar. 4. Wij gaan, tijd blijft. 5. Wij zijn zelf onze vijand. 6. Tijd is mèt ons, mits ingedeeld. 7. Neem zoveel er is, maar plan.
1.
De rol van een goede tijdsplanning
Een goede tijdsplanning levert een hogere productiviteit, tevredenheid en vrijheid op en werkt stress verlagend. Een lagere productiviteit vermindert de tevredenheid van jezelf en je werkomgeving. Minder tevredenheid leidt tot minder vrijheid (dwanggevoel "ik moet nog zoveel doen") en minder vrijheid leidt tot meer stress. Maar het begint allemaal met het hebben van heldere doelen en een goede filosofie waaraan je je werkzaamheden kan toetsen. Zijn je doelstellingen SMART? Specifiek (duidelijk, helder) Meetbaar (in tijd, geld, aantal uren etc.) Aanwijsbaar (wie is verantwoordelijk) of Acceptabel (sta je erachter, geloof je er in) Realistisch (haalbaar, betaalbaar, uitdagend) Tijdgebonden (wanneer en binnen hoeveel tijd) Als je grip wil krijgen op je eigen tijd dan zal je een helder beeld moeten hebben van je doelen. Zowel privé als met je werk. Werk van boven naar beneden om duidelijk te krijgen wat jij wilt bereiken en hoe jij met jouw tijd om wilt gaan. MIJN DOELSTELLINGEN ZIJN Levensplan Doelen:
Filosofie: Meerjarenplan Doelen:
Filosofie:
Jaarresultaat Jaarplan
Kwartaalresultaat Kwartaalplan
Maandresultaat Maandplan
Weekresultaat Weekplan
Dagresultaat Dagplan
Controle
2.
Gemiddelde tijdsbesteding per week
Een veel gehoorde uitspraak is: Ik heb te weinig tijd. Een ervaren time-manager zal antwoorden:
Tijd genoeg, maar je plant teveel.
Daarom is het goed om eens naar de gemiddelde tijdsbesteding per week (168 uur) te kijken van iemand die een doorsnee full-time baan heeft: • • • • •
slapen 33% persoonlijke verzorging incl. maaltijden 10% vrij (studie, hobby, gezin, soc. verpl.) 14% huishouden, inkopen, onderhoud huis/tuin 10% werken (incl. reistijd, excl. lunchtijd) 33%
3.
Oplossingen voor tijdgebrek
Bij psychologisch tijdgebrek: • je motivatie verbeteren • "nee" kunnen zeggen • het belang en de voordelen van vrijheid erkennen • je persoonlijke tijdsbeleving veranderen
ongeveer 55 uur ongeveer 17 uur ongeveer 24 uur ongeveer 17 uur ongeveer 55 uur
Bij kwantitatief tijdgebrek: • harder werken • vergroten van je werktijd-aandeel • verkleinen van je takenpakket Bij kwalitatief tijdgebrek: • beter plannen • beter prioriteiten stellen • urgentie en belangrijkheid vaststellen • verbeteren van je werkorganisatie en werkaanpak 4.
Fases in het oplossen van tijdgebrek
We gaan er even vanuit dat iedereen continu bezig moet zijn om zijn tijd beter te kunnen beheren en besteden. We hebben reeds geconstateerd dat een goede tijdsplanning de spil is waar alles om draait. Fase 1: Bij een goede tijdsplanning dienen we bij 100% tijd de volgende tijdsindeling te hanteren (natuurlijk hangt dit vaak samen met een functie, een brandweerman kent een andere tijdsverdeling dan een chirurg): • 60% geplande activiteiten… voor mijn functie is ideaal:…% nu zit ik op…% • 20% onverwachte activiteiten… voor mijn functie is ideaal:…% nu zit ik op…% • 20% ad hoc activiteiten… voor mijn functie is ideaal:…% nu zit ik op…% Fase 2: Na een goede tijdsindeling als basis te nemen, gaan we over tot het beter plannen van de activiteiten. Daarbij kunnen we gebruik maken van de volgende planningshulpmiddelen: • • •
doe-lijst (= geheugensteun en overzicht) inclusief agendasysteem (= chronologische structuur) inclusief prioriteitsaanduiding (= urgentie & belang)
Fase 3: Na het beter plannen van de activiteiten starten we met de uitvoering van de activiteiten. Hierbij dienen we extra aandacht te besteden aan: • een goede werkvoorbereiding “Wie zich vergeet voor te bereiden, bereidt zich voor om vergeten te worden.” • rekening houden met tijdverplichtingen opgedragen vergaderingen inkomende telefoontjes, mailtjes, whatsappjes…etc bezoekers miscommunicatie door anderen incompetentie van anderen bureaucratie door anderen onduidelijkheid van anderen sociale kontakten met anderen
• voorkomen van tijdverspillers duidelijkere doelstellingen hanteren beter plannen beter organiseren moeilijk concentratiewerk in de ochtend plannen eenvoudige routine-klussen in de middag plannen regelmatiger tussentijds evalueren beter prioriteiten stellen beter delegeren tijdig hulp inroepen voldoende ontspanning inbouwen beter archiveren geen onnodig papierwerk clean-desk-policy hanteren beter beslissingen durven nemen beter "nee" durven zeggen geen onnodige onderbrekingen toestaan geen onnodige correspondentie geen onnodige perfectie geen onhaalbare deadlines afspreken betere keuze van communicatiemiddelen beter communiceren niet wegzakken in negatieve stemming en instelling Fase 4: Na de uitvoering van de activiteiten is het belangrijk om via een valuatie de balans op te maken. Hierbij dienen we aandacht te besteden aan: • o o o o o
de kwantitatieve aspecten Wat is af? Wat is blijven liggen? Waarom is het blijven liggen? Wat kunnen we doen om dit in de toekomst te voorkomen? Welk actieplan stellen we daarvoor op?
• o o o o o
de kwalitatieve aspecten Wat is goed gegaan? Wat is slecht gegaan? Waarom is het slecht gegaan? Wat kunnen we doen om dit in de toekomst te voorkomen? Welk actieplan stellen we daarvoor op?
5.
Prioriteiten stellen
Veel mensen hebben moeite om prioriteiten te stellen. Een mens is van nature een gemaksdier. Vandaar dat we liever leuke dingen doen dan minder leuke. Daarom beginnen we vaak met de leuke dingen en schuiven we de minder leuke dingen vooruit. Leren om op eerlijke wijze prioriteiten te stellen is een middel om beter met de bovenstaande menselijke zwakte om te gaan. Bij het stellen van prioriteiten heeft Eisenhower ons de volgende meetwaardes meegegeven in zijn kwadrant: • • • •
dringend en belangrijk dringend, niet belangrijk belangrijk, niet dringend niet belangrijk, niet dringend
= prioriteit 1 = prioriteit 2 = prioriteit 3 = prioriteit 4
Om je prioriteiten te kunnen stellen heb je doelen nodig. Dan kan je gemakkelijker bepalen of iets dringend en/of belangrijk is.
+
BELANGRIJK -
Prioriteit I Calamiteiten Adhoc zaken Meteen afhandelen
Prioriteit III Storende mailtjes, ccslingers, sommige meetings Administratieve rompslomp Delegeren, klantgericht Nee-zeggen +
Prioriteit II Ontwikkelen, innoveren Samenwerking verbeteren Creatief werk Inplannen
Prioriteit IV Zinloos rondsurfen Over analyseren Roddelen Niet doen! Nooit!
DRINGEND
Opdracht: Maak iedere week een planning voor de komende week via het opstellen van een doe-lijst. Deze doelijst heeft tot doel om de tijd- en druktebeleving om te zetten in werkelijke tijd en werkelijke drukte (het omzetten van gevoel naar feiten). Kijk aan het einde van de week hoe je planning eruit ziet en hoe het daadwerkelijk is verlopen. Trek conclusies en maak een nieuwe planning voor de volgende week. Zo word je een time-managementkei!
