1 Time Management voor de Professional
Geschreven door Bettina Vrielink SMART Organized
SMART Organized
2 Inhoud Introductie: Waarom time management belangrijk is ....................................................... 3 Vijf handvatten om zo efficient mogelijk te werken ........................................................... 6 Het maken van een planning ................................................................................................ 9 Hoe creëer ik een verantwoordelijkheidsgevoel bij het thuiswerken? .......................... 12 Wanneer ben je het meest productief? Het vinden van de beste tijd om te werken 18
SMART Organized
3 Waarom time management belangrijk is De meeste mensen denken dat thuiswerken gemakkelijk en ongedwongen is. Het biedt zeker ook veel voordelen ten opzichte van werken op kantoor. Bedenk, dat als je van huis uit gaat ondernemen, je veel discipline nodig hebt. Hoewel je flexibel bent wat betreft de uren die je werkt, is het belangrijk om je tijd zo goed mogelijk in te delen om de beste resultaten te behalen. Dat noemen we time management. In dit e-book geef ik je tips hoe je zo effectief mogelijk thuis kunt werken met behulp van goed time management. Ben jij een professional werkzaam voor een werkgever, óók dan vindt je in dit E-book nuttige tips die je kunt toepassen in je dagelijkse werk! Waarom is time management zo belangrijk Er zijn een aantal redenen waarom time management juist voor thuiswerkers zo belangrijk is: 1. Sleutel tot succes bij werken vanuit huis: Eigenlijk moet time management een van de belangrijke aspecten zijn in je bedrijfsplan. Dit komt omdat tijd een van de belangrijkste middelen is om je bedrijf te doen groeien. Het maakt niet uit hoeveel geld je investeert, als je je tijd niet goed indeelt, zal je bedrijf aan huis nooit echt succesvol worden. 2. Afleiding als stoorzender Afleiding is een van de grootste stoorzenders als je je bedrijf vanuit huis runt. Er zullen altijd telefoontjes binnenkomen van vrienden en familieleden, omdat zij weten dat je 'toch altijd thuis bent'. En misschien heb je kinderen, die onder werktijd binnen kunnen lopen. Zij zien dat je altijd thuis bent en vragen nu eenmaal om je aandacht.
SMART Organized
4 Het is aan jou om de juiste manier te vinden om deze afleidingen zo veel mogelijk te negeren wanneer je thuis aan het werk bent. Een goede planning, de juiste afspraken met jezelf en je privé-omgeving zijn de sleutels tot succes. 3. Vermindering van stress: De verleiding om te genieten van de vele afleidingen kan overweldigend zijn. Geef toe: even reageren op een Facebook-bericht of snel kijken wat er op Twitter gebeurt, doet iedereen toch wel even tussendoor? Voordat je het weet heb je veel van je kostbare tijd verspilt met het lezen van ‘onzinnige dingen’. Ditzelfde geldt voor ‘tussendoor even bijpraten met vrienden’. Dat is heus gezellig en misschien lijkt het nodig, maar het werk blijft liggen. Het resultaat is een gevoel van stress. Het kan ontzettend frustrerend zijn om verloren tijd goed te maken. En als je het belang van time management niet begrijpt, moet je jezelf uiteindelijk tot het uiterste drijven om deadlines te halen en aan de wens van de klanten te voldoen. Het is dus veel gemakkelijker als je je tijd goed indeelt. Je krijgt alles op tijd af en hebt daarna tijd om te ontspannen. 4. Winstverhogend: Een andere reden waarom time management belangrijk is voor jou als thuiswerker, is omdat het productiviteitsverhogend werkt. Zodra je tijd steekt in bedrijfsontwikkeling dan zul je daar de vruchten van plukken. Je krijgt meer werk gedaan, wat zich zeer waarschijnlijk ook zal vertalen naar meer winst. 5. Goede klantrelatie: Je kunt beter aan de vraag van je klanten voldoen wanneer je je tijd goed indeelt. Door goed time management kun je beter inspelen op de wensen van je klanten en kun je leveren waar zij om vragen. Als je te veel tijd aan andere niet-werkgerelateerde zaken verspilt, zul je al snel onder druk moeten werken. En dit kan resulteren in teleurgestelde klanten.
SMART Organized
5 6. Opbouwen van je bedrijf: Je kunt je bedrijf alleen uitbreiden als je er tijd in investeert. Er zijn zoveel dingen die je kunt leren wanneer je je bedrijf en de marktvragen goed bestudeert en zo manieren bedenkt om te verbeteren. Het is dus verstandig daar tijd voor in te plannen. 7. Werklastvermindering: Je werklast vermindert enorm als je je tijd goed weet in te delen. Afleidingen zorgen ervoor dat werk blijft liggen. Als je de afleidingen weet te weerstaan, hoef je ook geen extra mensen in te huren om je werk af te krijgen. 8. Lever wat je beloofd: Leveren wat je beloofd is een van de belangrijkste zaken van ondernemerschap. Als je weet hoe je met je kostbare tijd om moet gaan, zul je je werk altijd goed in kunnen delen en zul je klanten niet teleurstellen. 9. Voldoende tijd voor ontspanning: Juist met een bedrijf aan huis zul je je persoonlijke tijd en die van je familie ook goed moeten indelen. Het maken van een planning is het enige wat je moet doen. Hierdoor kun je aan beide zaken aandacht besteden. Anders zul je blijven proberen om ze in evenwicht te brengen, wat zelfs kan leiden tot een gevoel van falen, op beide vlakken. Kortom, probeer altijd om het meeste uit je tijd te halen zodat zowel jij als je klanten meer dan tevreden zijn. De sleutel tot succes is het stellen van prioriteiten voor je bedrijf en de tijd en aandacht besteden die het bedrijf verdient.
SMART Organized
6 Vijf handvatten om zo efficiënt mogelijk te werken Van huis uit werkende ondernemers hebben het voordeel dat zij niet dagelijks tijd kwijt zijn aan woon-werkverkeer. Daardoor kunnen zij extra uren toevoegen aan hun dag. Echter, om zo efficiënt mogelijk met je tijd en bedrijf om te gaan, is het belangrijk om enkele time management-tactieken toe te passen. Een van de uitdagingen van thuiswerken is echter om je werk gerelateerde activiteiten te combineren met een druk privéleven. In de nieuwe tijd waarin we leven moeten we leren hoe we efficiënte time managementmethodes kunnen gebruiken om zo meer tijd te kunnen doorbrengen met familie en vrienden, terwijl we tegelijkertijd ons bedrijf willen laten slagen. Het is niet altijd gemakkelijk om de overgang te maken van een kantoorbaan naar zelfstandig ondernemerschap. In de zakelijke wereld zijn we gewend om te worden betaald aan de hand van de tijd die we aanwezig zijn. Echter, als ondernemer wordt je betaald voor je productiviteit. Nu bepaalt onze dagelijkse productiviteit ons inkomensniveau en ons algehele succes. Dat vergt een enorme verandering van onze gedachtegang en betekent dat we onze perceptie moeten veranderen. Nu moeten we leren hoe we onze tijd het beste kunnen gebruiken om successen te boeken. Als ondernemer van een bedrijf aan huis moet je ervoor zorgen dat je bedrijf niet je leven gaat domineren. De garantie voor succes ligt niet in het maken van lange werkdagen. De balans tussen werken en leven ligt nu in eigen hand en wordt niet meer bepaald door een opgelegd werkschema of een baas.
SMART Organized
7 Hieronder vindt je vier tactieken om zo efficiënt mogelijk te werken: 1. Maak een planning Het maken van een planning helpt je echt bij het vrijmaken van tijd voor boodschappen, klusjes, maaltijden, gezelligheid met de familie, ontspanning en werk. Maar hoe maak je een goede planning?
Of je nou sporadisch, parttime of fulltime aan je bedrijf werkt, zorg ervoor dat je voor elke dag en week tijd reserveert voor je werk.
Houd je werk en je persoonlijke leven gescheiden, zelfs als je vanuit huis werkt.
Zorg ervoor dat je voor elke dag prioriteiten en taken klaar hebt liggen.
Probeer om elke dag drie belangrijke dingen te benoemen die je die dag wilt bereiken, ter aanvulling op andere kleine taken die je wilt voltooien.
Het creëren van een takenlijst is vergelijkbaar met het maken van een actieplan. Maak bij voorkeur aan het begin van de week een takenlijst voor die week.
Het is verbazingwekkend hoeveel tijd je kunt verspillen als je jezelf geen tijdslimiet oplegt. Je moet de tijd bijhouden en voor elke taak een deadline stellen. Maar hoe doe je dat?
Verdeel je werk in kleine taken en geef jezelf 20 tot 30 minuten om deze specifieke taken te voltooien.
Gebruik een stopwatch om je werk bij te houden. Op deze manier zul je meer tijd besteden aan het voltooien van taken dan aan het perfectioneren van kleine details.
Bij het plannen van je werkschema moet je ook rekening houden met je eigen ritme. Sommige mensen werken het beste of het liefst in de avonduren, terwijl anderen de voorkeur geven aan het werken in de ochtend. Iedereen heeft een specifieke tijd van de dag waarin men geconcentreerder en productiever kan werken. Bij het plannen van werk waarbij concentratie vereist is, moet je profiteren van het deel van de dag waar je het beste uit de verf komt.
SMART Organized
8 2. Wijs plekken aan in huis voor werk en vertier Dit is ook een belangrijk aspect dat je niet over het hoofd mag zien. Zorg ervoor dat de plek waar gewerkt wordt ook echt alleen voor werk gebruik wordt, of het nu gaat om een simpel bureau of een aparte werkruimte. Vind een ruimte in je huis waarin een werkplek past. Op deze manier heb je minder afleiding en kun je de zaken beter georganiseerd houden. 3. Tijdslurpers de deur uit Iedereen heeft zinvolle of onzinnige bezigheden die tijd slurpen, of het nu gaat om de televisie, social media of e-mail. Bedenk voor jezelf welke zaken jou afleiden en zorg ervoor dat je deze niet actief zijn als je aan het werk bent. Studies hebben aangetoond dat thuiswerkers:
Constant onderbroken of afgeleid worden
Tijd verliezen door het spelen van spelletjes en social media
Multitasken
Het zijn grote verleiders, maar ze zorgen voor veel tijdverlies. Wanneer je thuiswerkt, moet je zorgen dat je deze of andere tijdslurpers vermijdt. Ik geef je een aantal tips: 1. Stel prioriteiten en kies ervoor om elke werkdag te beginnen met de taak die het meeste geld zal opleveren. 2. Stel een deadline voor elke taak en bedenk wanneer je gaat beginnen. 3. Geef voorrang aan je doelen en kies elke dag één of twee dingen die je die dag wilt bereiken. 4. Vermijd multitasking. Het is bewezen dat het inefficiënt is. Focus op één taak tegelijk en pak niet tegelijk andere projecten. 5. Gebruik een timer om je op koers te houden.
SMART Organized
9 4. Beloon jezelf Om te voorkomen dat je te veel hooi op je vork neemt, is het belangrijk om af en toe een korte pauze te nemen en te ontspannen. Maak er een gewoonte van om een stap terug te doen en je prestaties van die dag te evalueren. Je verdient af en toe een beloning ter ontspanning. Deze beloningen kunnen bestaan uit een avondje uit eten of theater, het lezen van een goed boek, een nieuwe outfit kopen, lekker sporten of gewoon even helemaal niks doen. Werken voor jezelf betekent namelijk dat je geen secundaire arbeidsvoorwaarden, promoties, of andere extraatjes hebt.
Het maken van een planning Leren plannen is een van de meest belangrijke stappen voor een succesvolle ondernemer in spe. Het runnen van je eigen bedrijf is een geweldige manier om zowel van de vrijheid als van de mogelijkheid tot financiële onafhankelijkheid te genieten. Maar hoewel het hebben van een eigen bedrijf zeer de moeite waard kan zijn, is het ook belangrijk om een portie zelfdiscipline te hebben om je doelen te bereiken. Het kost veel tijd en moeite om een succesvol bedrijf op te starten. Als ondernemer moet je tijd besteden aan de vormgeving en bijhouden van bijvoorbeeld je website en het uitzoeken van je nichemarkt. Daarnaast moet je tijd besteden aan het promoten van je online business via fora, websites en sociale media. Dit alles kost tijd - tijd die je vrij moet willen maken.. De enige manier waarop je voor voldoende tijd kunt zorgen, is door het het maken van een tijdschema en ervoor zorgen dat je je eraan houdt. Wat heeft je bedrijf nodig? De eerste stap in het maken van je planning is te kijken naar wat je bedrijf nodig heeft. Als je veel interactie hebt met klanten, dan moet je daar logischerwijs tijd voor vrijmaken.
SMART Organized
10 Eén van de redenen dat jij je eigen bedrijf gesticht hebt, is dat er enorme digitale mogelijkheden zijn die ondernemen gemakkelijker maken. Dit betekent dat je in het begin tijd in moet steken in bijvoorbeeld een goede site, maar daarna achterover kan leunen en de website voor je kunt laten werken. Het is echter wel belangrijk om te onthouden dat het online gedeelte van je bedrijf voortdurend aandacht nodig heeft. Je kunt een goede, interactieve website niet dagen of zelfs weken negeren en maar hopen dat ie succesvol wordt. Je moet tijd besteden aan je site en deze om de paar dagen promoten. Vind de tijd die bij je past Tijd vrijmaken om te werken aan je bedrijf betekent dat je vrije tijd moet vinden die past bij je schema. Als je een fulltime baan hebt, moet je voor jezelf bepalen of je liever voor of na werk aan je bedrijf werkt. Als je echt toegewijd bent en succesvol wilt zijn, is het wellicht een idee om zowel voor als na je normale baan te werken aan je bedrijf. Als je geen fulltime baan hebt, is het makkelijker. Het is belangrijk te weten dat als je meer tijd het, dit niet betekent dat je ook meer tijd hebt om te verspillen. Het betekent alleen dat je meer vrijheid hebt om je eigen planning te maken. Wanneer je een vast inkomen wilt genereren met je bedrijf, dan zul je er veel tijd aan moeten besteden. Het is jouw bedrijf; het is gemakkelijker om gemotiveerd te blijven als je je realiseert dat je degene bent die er uiteindelijk het meeste aan zal hebben. Maak een planning en houdt je eraan Als je een planning maakt, is het belangrijk om jezelf er aan te houden. Het is veel te gemakkelijk om te verslappen en te mislukken, omdat je nu geen baas hebt die over je schouder meekijkt. Het probleem is dat wanneer je excuses gaat maken en vrije dagen gaat opnemen, dat je in een negatieve spiraal zult belanden met als gevolg dat je minder productief wordt.
SMART Organized
11 Vrije dagen opnemen is geen optie wanneer je bezig bent met het opstarten van een succesvol bedrijf. Je moet elke dag hard werken om succesvol te zijn. Wees elke dag op tijd en wees bereid om te werken. Als je geen zin hebt om te werken, vraag jezelf dan eens af of je zou gaan werken als je een reguliere baan zou hebben. Als je gewoon naar je werk zou gaan, dan voel je je vast ook goed genoeg om vanuit huis te werken. Daarnaast moet je de drang kunnen weerstaan om te stoppen met werken wanneer je iets leuks ziet of tegenkomt. Het feit dat je eigen baas bent, betekent niet dat er geen consequenties verbonden zijn als je ineens stopt met werken. De consequenties kunnen zo ver oplopen dat ze je bedrijf in gevaar brengen. Leren plannen is een vaardigheid die je absoluut moet beheersen als je wilt slagen. Als je een uitsteller bent of moeite hebt om te focussen, is het verstandig om nog eens na te denken over je aspiraties. Kun je jezelf beheersen en productief blijven? Kun je een planning maken en je eraan houden? Stel je prioriteit aan je bedrijf en geef je het bedrijf de tijd en aandacht die het nodig heeft? Als je deze vragen niet met 'ja' kunt beantwoorden, dan is het waarschijnlijk beter om niet aan een eigen bedrijf te beginnen. Kun je dat wel, dan dit is waarschijnlijk een geweldige mogelijkheid om je leven voorgoed te veranderen. Want wat is er mooier om te stoppen met werken voor iemand anders en aan je eigen zakelijke toekomst te beginnen?
SMART Organized
12 Hoe creëer ik een verantwoordelijkheidsgevoel bij het thuiswerken?
De gedachte van het werken vanuit huis maakt veel mensen enthousiast. Logisch, want het kan enorm leuk zijn. Stel je zich eens voor dat je geen wekker hebt die je wakker maakt en geen baas hebt die je gedurende de dag in de gaten houdt. Een heerlijk gevoel van vrijheid maar zorg wel dat je gedisciplineerd bent. Veel mensen hebben moeite zich aan te passen aan deze levensstijl. Wie vanuit huis werkt, moet veel verleidingen kunnen weerstaan. Dus, hoe weersta je de drang om voor de televisie in je pyjama te blijven zitten, voordat je al je werk af hebt? Kun je de verleiding van een uurtje langer slapen of belangrijke taken uitstellen overwinnen? Thuiswerken vereist een sterk gevoel van verantwoordelijkheid. Maar met een paar eenvoudige handvatten lukt het om je doelen te bereiken. Hieronder vindt je acht tips: 1. Creëer een goede werkomgeving Focus is het toverwoord voor thuiswerken. Zorg er daarom voor dat je een sfeer creëert in je werkomgeving die bevorderlijk werkt. Dit kan van alles zijn: het dragen van nette werkkleding tot het luisteren van de juiste muziek of juist complete stilte. Voldoende licht of een comfortabele stoel en bureau kan ook helpen. Wat het ook is, zorg ervoor dat je voor jezelf een werkomgeving creëert die je 'triggert' om te werken. 2. Beheer je tijd Als je echt serieus aan de slag wilt gaan, zorg er dan voor dat je je tijd goed indeelt. Probeer om tijd vrij te maken om te werken wanneer je geen andere verplichtingen hebt met vrienden, familie, collega's of huisdieren.
SMART Organized
13 Sluit jezelf op in je kamer of huur iemand in om werk gedaan te krijgen. Het belangrijkste aspect van time management is het creëren van tijd zodat je je kunt focussen op uw dagelijkse taken. 3. Probeer op verschillende tijdstippen te werken Door te experimenteren kun je onderzoeken op welk deel van de dag je het meest productief bent. Misschien werk je het beste tegen middernacht, net na het ontbijt of in de namiddag. Door het te testen kun je kijken of je werksessies passen bij je planning. Het is nog beter als je in staat bent om de perfecte tijd te vinden die je direct in de juiste stemming brengt om te gaan werken. 4. Blijf gefocust Het is belangrijk om gefocust te blijven ongeacht het tijdstip dat je uitkiest om te werken. Vermijd daarom het beantwoorden van je telefoon, het controleren van je e-mail of berichten op sociale media als je aan het werk bent. Je kunt die dingen later controleren op een vast ingepland tijdstip of wanneer je je werk voor die dag af hebt. Probeer ook om je hoofd leeg te houden zodat je de aandacht bij het werk kunt houden. Door het aannemen van deze paar gewoonten zul je versteld staan hoeveel je kunt bereiken wanneer je geconcentreerd te werk gaat. 5. Bedenk doelen en stel deadlines Iedereen die vanuit huis werkt moet doelen hebben. Bedenk meetbare doelen en geef ze een deadline. Zorg dus ook dat je je agenda op orde hebt; koppel je taken terug in je agenda. Mensen die hun doelen voor de toekomst opschrijven hebben meer kans hebben op slagen dan mensen die hun doelen niet opschrijven of geen specifieke doelen hebben. En het helpt je ook om verantwoord bezig te blijven. 6. Doe één taak tegelijk Als je thuis werkt, kan de verleiding groot zijn om andere klusjes te gaan doen, terwijl je op hetzelfde moment enkele documenten voorbereidt of enkele e-mails beantwoordt.
SMART Organized
14 Multitasking kan verleidelijk zijn, maar het is juist contraproductief en helpt je niet om meer voor elkaar te krijgen. Realization, een leverancier van projectmanagementsoftware en -diensten, heeft onderzoek gedaan naar de effecten van multitasking in organisaties. Het bleek dat multitasking de productiviteit van werknemers tot wel 40% liet dalen. Dit betekent dat zij waarschijnlijk weinig voor elkaar krijgen tijdens het werken. Dit zal uiteindelijk leiden tot het uitstellen van werk. Doe daarom slechts één taak tegelijk, dit zal je echt productiever maken. Bovendien wordt het gemakkelijker overzicht te houden wat de voortgang van je taken is. 7. Evalueer je werk Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat er een relatie bestaat tussen evaluatie en verantwoordelijkheidsgevoel. Het is gebleken dat mensen die regelmatig hun werk evalueren beter presteren en zich meer verantwoordelijk voelen voor hun werk. Dus zelfs als je thuis werkt, is het belangrijk om je werk regelmatig te controleren en een systeem op te stellen. Bekijk je voltooide en niet voltooide taken alsof je een andere werknemer beoordeelt. Zijn er tekortkomingen? Kun je je sterke punten opnoemen? Kijk regelmatig met een objectieve blik naar je werk om vervolgens een plan op te stellen om zwaktes te fixen die je ervan weerhouden je doelen te bereiken. 8. Beloon jezelf Jezelf belonen in een poging om een verantwoordelijkheidsgevoel te creëren kan vreemd klinken, maar deze tactiek kan goed werken als je weet hoe je hem moet gebruiken. Beloningen en stimulansen kunnen bestaan uit het kijken van je favoriete film, shoppen of jezelf trakteren op een dat overheerlijke ijsje op het terras. De truc is om een aantal doelen of taken op te stellen die je moet halen, voordat je kunt genieten van een beloning.
SMART Organized
15 Met bovenstaande tips is het mogelijk om op een verantwoorde manier thuis te werken. Vergeet niet dat je de enige bent die verantwoordelijk is voor je carrière en succes. Je kunt geen luie collega's of slechte bazen de schuld geven als je geen verantwoordelijkheidsgevoel hebt en niet zelf je dagelijkse doelen bereikt.
Hoe gebruik te maken van het 80/20-principe in je bedrijf Slimme en intelligente mensen maken gebruik van het zogenaamde 80/20-principe in hun privé- en werkomgeving om succes te benutten. Vilfredo Pareto, een bekende Italiaanse econoom, creëerde een wiskundige formule om de ongelijke verdeling van rijkdom in zijn thuisland te beschrijven. Volgens hem bezit 20% van de bevolking 80% van de rijkdom. Na Pareto vonden veel mensen dat hetzelfde patroon te vinden was in hun eigen vakgebied. Zij accepteerden dat een minderheid van oorzaken en inspanningen leiden tot een meerderheid van resultaten en beloningen. Door de jaren heen hebben meer mensen dit principe toegepast. Uiteindelijk is het 80/20-principe uitgegroeid tot een belangrijk aspect van succesverhalen in het bedrijfsleven. Hoe gebruik je het 80/20-principe in je bedrijf? Bekijk de volgende belangrijke aspecten: 1) Begrijp het principe van Pareto goed Je hoeft geen hooggeleerde te zijn om dit principe te begrijpen: het is als een simpel concept dat uitstekende resultaten levert. Iedereen weet dat tijd gelijk staat aan geld en je kostbare tijd moet dan ook goed ingedeeld worden om de verwachte resultaten te bereiken.
SMART Organized
16 Het principe kent drie interpretaties: a) 20% van je klanten zorgt voor 80% van je resultaten b) 80% van je problemen is afkomstig van 20% van je klanten c) 20% van je activiteiten genereren 80% van je resultaten Hoe besteedt je je tijd? 80% van de activiteiten genereren 20% van de resultaten, terwijl de overige 20%, 80% van je resultaten bezorgt. Het is daarom altijd aan te raden om te focussen op de 20% om zo kostbare tijd te besparen. Voorbeeld: als je tien uur per dag werkt, dan is 80% 8 uur en 20% 2 uur. Je realiseert je dat je in feite slechts twee uur hoeft te werken om het meeste resultaat te behalen. Het principe leert je om een optimaal resultaat te behalen met minimale inspanningen. 2) Houd een week lang een logboek bij Je zou voor elke dag en elke week een logboek moeten bijhouden en daarin een lijst van activiteiten voor de dag moeten opschrijven. Aan het eind van de dag kun je zien hoeveel tijd het duurde om deze taken te voltooien. Na een week kun je alle activiteiten beoordelen op basis van de mate waarin het je bedrijf helpt om te groeien. Deze methode van aanpak helpt je om geen tijd te verspillen aan abonnementen op niet gewenste nieuwsbrieven, irrelevante blogs, het beantwoorden van e-mails, surfen op het internet en nog veel meer. Je kunt je nog beter focussen op taken die geld opbrengen. 3) Zoek en focus op de beste (potentiele) klanten Als je het 80/20-principe wilt toepassen, dan is het belangrijk om te focussen op de grootste en meest trouwe klanten (20%). Zij zorgen namelijk voor 80% van de resultaten. Je belangrijkste doel is het verkopen van je dienst of product aan deze mensen. Je kunt namelijk niet iedereen tevreden stellen waar je voor werkt.
SMART Organized
17 De beste methode van aanpak is om te focussen op het creëren van en vaste klantengroep. Het principe geeft aan dat je moet kijken naar de voordelen en emotionele eindresultaten van je belangrijkste klanten. Daardoor zul je je meer op hen (20%) kunnen focussen. 4) Leer prioriteiten stellen Bij het stellen van prioriteiten moet je rekening houden met twee belangrijke factoren, namelijk: (potentiële) winstgevendheid en tijdsdruk. Als het je lukt om de potentiële winstgevendheid bij een specifieke taak te identificeren, dan kunt je altijd de beste resultaten verwachten. De tijdsdruk moet altijd de aandacht ontvangen die het verdient. Als je je op deze twee taken focust terwijl je je prioriteiten stelt, dan zal dat leiden tot betere resultaten met minimale inspanning en kan de overgebleven tijd gebruikt worden voor andere activiteiten. 5) Vermijd afleiding en geef jezelf strikte richtlijnen Je moet strikte richtlijnen volgen om belangrijke taken te voltooien. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je ongewenste afleiding vermijdt. 6) Focus op één taak tegelijk Als je begint met werken, moet je niet je aandacht verdelen. Je taken hebben prioriteit en hier zul je aan moeten werken totdat ze af zijn. Dit proces staat ook wel bekend als killing projects. 7) Zoek de meest geschikte social media en focus daarop De meest relevante social media vinden is de sleutel tot succes. Het is slim om social media te automatiseren zodat zij kunnen samenwerken met andere tools zoals bijvoorbeeld CRM software (bijvoorbeeld ZOHO). Wat ook handig is om een tool als Hootsuite te gebruiken. Hiermee kun je al je berichten vooraf inplannen, bijvoorbeeld wekelijks. Zodat je die hele week in elk geval zichtbaar bent. Maar let op: monitoring op de reacties van (potentiele) klanten moet je wel in de gaten houden.
SMART Organized
18 8) Gebruik Google Analytics Google Analytics kan je op een gedetailleerde manier alles vertellen over de traffic op je website en daaruit de beste bezoekers identificeren. Het 80/20-principe kun je het beste implementeren door eerst inzicht te verkrijgen in hoe je geld verdient. Deze simpele en waardevolle tips helpen je om het principe met de grootst mogelijke kans van slagen te gebruiken in je bedrijf.
Wanneer ben je het meest productief? Het vinden van de beste tijd om te werken Iedereen heeft een bepaald deel van de dag waarin ze het meest productief zijn. Er zijn mensen die het beste en snelste in de ochtend werken, terwijl sommige de voorkeur geven aan het werken in de avond. Onderzoek heeft uitgewezen dat de meeste mensen de tijd tussen 9:00-11:00 als meest productief ervaren. Daarna noemt men de tijd voor 9:00 het meest productief, terwijl sommigen melden het meest productief te zijn tussen 7:00 en 10:00 en anderen tussen 10:00 en 12:00. Kijk dus naar je eigen piekmomenten op basis van je slaapritme. Hierdoor zul je het meest effectief en efficiënt werken. Hieronder vindt je mijn tips om te onderzoeken welke tijd voor jou het beste werkt. 1. Volg je gevoel De meeste mensen hebben een onderbuik gevoel over de tijd waarop ze het beste werken. Mensen die om 06:00 naast hun bed staan om hun werk af te ronden zijn ochtendmensen, terwijl degenen die daarmee worstelen en zich in de avond beter kunnen focussen avondmensen zijn.
SMART Organized
19 Als je denkt te weten wat je meest productieve dagdeel is, dan heb je daarin waarschijnlijk gelijk en is het aan te raden om je gevoel te volgen. 2. Ga experimenteren Als je niet zeker bent over je meest productieve dagdeel, dan kun je het altijd uitproberen en gaan experimenteren. Je kunt wellicht in de ochtend aan een taak werken die je volle concentratie vereist, nog voordat je hebt ontbeten. Dit betekent dat je 's avonds je inbox kunt checken en dus 's morgens zo veel mogelijk tijd heeft om belangrijke dingen te doen. Je kunt ook proberen om een uur eerder of later naar kantoor te gaan en te kijken wanneer je het meest productief bent. 3. Vanuit huis werken Als je vanuit huis werkt, bent jij degene die de tijden beslist. Als freelancer werk je niet fulltime voor één werkgever. Waarschijnlijk accepteer je werk van meerdere opdrachtgevers. Deze klanten geven niets om het tijdstip waarop je je werk doet, of het nu in de ochtend of avond is. Het enige wat hen interesseert is dat je de opdracht op tijd inlevert. Het enige dat je moet onthouden als thuiswerker, is dat als een klant of prospect je wilt bellen, dit waarschijnlijk tijdens kantooruren is. Daarom moet een deel van je werktijd overlap hebben met algemene kantooruren. Als je in de ochtend het beste werkt, is het misschien handig om je telefoon niet op te nemen en pas in de middag alles te beantwoorden. Je kunt je klanten ook vertellen dat ze je in de avond moeten bellen zodat ze een snelle reactie kunnen verwachten.
SMART Organized
20 4. Maak tijd vrij voor je eigen projecten Het is belangrijk om tijd vrij te maken voor je persoonlijke projecten (zoals het schrijven van een boek). Time management helpt je daarbij zodat je zoveel mogelijk werk gedaan kunt krijgen voor je kantoorwerk en je projecten. Je kunt wellicht overwegen om op sommige dagen een uur eerder op te staan of een uur langer op te blijven zodat je kunt werken aan dit project terwijl iedereen nog slaapt. 5. Sta werkvrije dagen toe Als je vanuit huis werkt, is het handig om een soort van werkvrije dagen te hanteren zodat je je natuurlijke ritme kunt benutten en kunt uitvinden wanneer je het meest productief bent. Je dient te weten hoe je je tijd nu besteedt zodat je kunt uitzoeken wat jouw meest productieve tijdstip is. Pak dus een vel papier en schrijf op wat je bezighoudt. Schrijf op waar je je aandacht aan besteed hebt en hoe je je daar bij voelde. Je zult merken dat je soms alles voor elkaar krijgt, terwijl je soms het gevoel heeft dat je liever een ommetje had willen maken. Met werkvrije dagen bedoel ik niet de dagen dat je echt je werk loslaat en kunt ontspannen met je gezin of voor jezelf. De werkvrije dagen zoals hierboven beschreven zijn puur bedoelt om uit te vinden hoe je lichaam en geest reageert op een dag dat je geen werk gepland hebt om uit te vinden wat je meest productieve tijd op de dag is. Zorg er in elk geval wel voor dat je voldoende vrije dagen hebt ter ontspanning. 6. Analyseer je bevindingen Nu je weet hoe je je dag doorbrengt, is het belangrijk op zoek te gaan naar patronen. Je zult zien dat je misschien wel 90 minuten kunt werken met slechts enkele kleine pauzes. Dit is een teken dat je op dat soort momenten het meest productief werkt.
SMART Organized
21 Op dezelfde manier zul je zien hoeveel tijd je heeft verspild aan surfen op internet of social media tussen je werktijd door. 7. Vraag het aan vrienden Als je niet zeker weet wanneer je op je best bent, kun je soms vrienden en collega's vragen naar hun mening: ze zullen je ongetwijfeld kunnen vertellen wanneer je op je slechtst bent, maar ook wanneer je opperbest functioneert. Vraag dus eens rond. Denk tot slot nog even aan het volgende:
Zet schermmeldingen van bijvoorbeeld e-mail of social media uit zodat je tijdens je werk niet gestoord kan worden.
Soms kan het ook helpen je werkplek iets te veranderen; denk aan belichting, stoel, geluid
Afsluiting
Na het lezen van dit e-book, heb je voldoende handvatten om goed time management toe te passen in je bedrijf. Of je nu beginnend of ervaren ondernemer bent, ik weet zeker dat je altijd een grote stap voorwaarts kunt maken als het om time management gaat. En sla dit e-book nog eens open op een later moment, als je merkt dat je discipline verslapt of wanneer je het idee hebt de grip op je tijdschema te verliezen. Mocht je op een meer persoonlijke wijze tips en adviezen willen ontvangen, dan kun je contact met me opnemen. Samen kijken we naar de beste manier voor jouw om alles uit je bedrijf te halen!
SMART Organized
22 Over de auteur Mijn naam is Bettina Vrielink en ik ben eigenaar van Smart Organized (2012). Mijn doel is managers, leidinggevende en professionals te motiveren de regie te nemen en te houden over hun tijd en werk. Zodat zij effectiever, succesvoller en met meer plezier kunnen werken en leven! Efficiënt (samen) werken met structuur en planning schept een gezond werkklimaat. Ik ben ervan overtuigd dat werknemers en professionals op deze manier meer tijd besparen, productiever zijn en effectiever communiceren. Ik kijk niet alleen op een praktische manier naar jou werkomgeving, werkwijze en werkplanning, maar help je ook het beste uit jezelf te halen. Persoonlijke ontwikkeling en zelfinzicht staan bij ons hoog in het vaandel. ‘Professional organizing, timemanagement en inzicht in jezelf zijn de sleutels tot succes op ieder vlak! En het is mijn missie om iedereen de juiste sleutels aan te reiken zodat ze voor zichzelf een fijnere werk en leefomgeving kunnen creëren!’
Bettina Vrielink (eigenaar SMART Organized)
SMART Organized
23 Disclaimer Dit E-book is geschreven voor informatieve doeleinden en is zo volledig en nauwkeurig mogelijk samengesteld door de schrijver. Dit E-book biedt slechts actuele informatie tot de datum van publicatie. Daarom dient dit boek gebruikt te worden als leidraad, niet als bron. De auteur kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele (type)fouten of nalatigheid. De auteur kan door niemand aansprakelijk of verantwoordelijk worden gesteld wanneer direct of indirect verlies of vermeende schade wordt veroorzaakt door dit e-book.
SMART Organized
